1с накладная торг 12. Сроки хранения документа

Товарная накладная ТОРГ-12 - это документ, которым сопровождается поставка товарно-материальных ценностей. Форма не является обязательной для применения.

Что такое форма ТОРГ-12

Товарная накладная ТОРГ 12 довольно часто применяется организациями для оформления товарно-материальных ценностей (ТМЦ), измеряемых в штуках или весе. Руководитель организации может не использовать данную форму (см. ФЗ-402 «О бухучете»). Товарная накладная (скачать ее можно будет ниже) имеет ряд преимуществ, о которых расскажем в этой статье.

Скачать ТОРГ 12 можно в конце статьи.

Форма товарной накладной ТОРГ 12 входит в альбом унифицированных форм (ОКУД 0330212). Однако с вступлением в силу закона 402-ФЗ первичные документы не обязательно должны быть унифицированной формы. Достаточно того, чтобы документ содержал весь перечень обязательных реквизитов, поименованных в законе.

Однако унифицированная форма ТОРГ 12 (скачать бланк можно ниже) настолько удобна, что многие предприниматели не отказались от использования этой товарной накладной по нескольким причинам:

1. Она привычна и понятна.
2. Отвечает требованиям нормативных актов.
3. В случае необходимости товарная накладная послужит основанием при решении спорных ситуаций, например, претензий к качеству приобретенного товара (Закон № 2300-1).
4. Подтверждает факт получения или отгрузки товара (ст. 458 ГК РФ ).
5. Является обоснованием принятия НДС.
6. Служит подтверждением истечения гарантийного срока (Закон № 2300-1) и т. д.

Основание для оформления товарной накладной ТОРГ-12

Если предусмотрена продажа товара, то основанием оформления товарной накладной является договор.

Как правило, цена и количество передаваемой продукции указываются в договоре или в приложениях (спецификациях). Возможен вариант, когда по условиям договора цена товара определяется действующим прейскурантом компании, а количество — в заявке от покупателя.

Альтернативой формой является универсальный передаточный документ (Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Товарная накладная ТОРГ-12, правила заполнения

Товарную накладную ТОРГ 12 составляет продавец. Форма содержит информацию о продавце, покупателе, наименовании товара, его количестве и стоимости, сведения о материально-ответственных лицах, которые товар отгрузили и получили.

Графа накладной ТОРГ 12	Накладная ТОРГ 12, правила заполнения
Организация-грузоотправитель, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты	Наименование вписывается и полное, и краткое.
Структурное подразделение	Максимально полная информация (наименование, контактные данные).
Поставщик	Полное и краткое наименование, адресные и банковские данные.
Грузополучатель	То же, что для поставщика.
Плательщик	Указывается организация-покупатель (если самостоятельно покупает и оплачивает груз).
Основание	Указываются данные договора или заказа-наряда, на основе которых состоялась сделка.
Коды ОКУД и ОКПО, вид деятельности по ОКДП	Указываются коды, присвоенные организации органом статистики при постановке на учет.
Табличная часть ТОРГ 12	Поставщик перечисляет реализованные товары, их единицы измерения и количество, массу брутто и нетто, цену и ставку НДС. Здесь же указана сумма товара с НДС и без него.
Груз получил грузополучатель	Подпись руководителя или сотрудника, имеющего право подписи (приказ, доверенность).
Груз принял	Подпись материально-ответственного лица, принимающего товар (кладовщик, водитель, менеджер и пр.).
По доверенности №	Данные доверенности сотрудника, получившего груз. Не заполняется в случае, если в строке «Груз получил грузополучатель» расписался руководитель.
Груз получил грузополучатель	Заполняется в случае получения груза руководителем организации.
Место печати со стороны поставщика	Проставляется печать поставщика, при ее наличии.
Место печати со стороны грузополучателя	Проставляется печать грузополучателя. Если груз получен по доверенности, то печать не обязательна.
Показатель даты	Фактическая дата отгрузки должна совпадать с датой в накладной.

Сроки хранения документа

Срок хранения накладной бухгалтер должен начать отсчитывать после окончания отчетного года. Для определения срока обратимся к ст. 17 402-ФЗ: для всех первичных документов этот срок составляет пять лет. Необходимо придерживаться его и для накладной ТОРГ 12, но только в том случае, если данным документом организация не подтверждает размер убытка, переносимого на будущее. Если же это происходит, то, в соответствии со ст. 283 НК РФ , документ может храниться дольше.

Ответственность за составление и учет

Сотрудники организаций должны обращать внимание на детали заполнения документа. Зачастую это помогает минимизировать правовые и налоговые риски компаний.

Обратите внимание на печать! Так, например, печать не является обязательным реквизитом (не поименована в списке обязательных реквизитов в 402-ФЗ). Но в товарной накладной ТОРГ 12 печать должна стоять, т. к. она предусмотрена формой. По данному вопросу могут возникнуть разногласия при зачете НДС с налоговой инспекцией. С другой стороны, если грузополучатель получил товар по доверенности, заверенной печатью организации, то в накладной ее ставить не обязательно. В этом случае достаточно прикрепить к накладной доверенность и обеспечить хранение этих двух документов вместе.

Лица, которые подписали накладную со стороны продавца и грузополучателя, несут, в том числе, и уголовную ответственность в случае, например, хищений или краж товара. Поэтому бухгалтерам необходимо обращать особое внимание на наличие всех необходимых подписей в документе при принятии его к учету.

ТОРГ 12 также заполняется покупателем в случае возврата товара поставщику. В данном случае происходит «обратная» реализация. Правила заполнения документа в этом случае остаются неизменными.

ТОРГ-12, образец заполнения 2019

При применении унифицированных форм документации товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12. Форма и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать бланк вы можете на нашем сайте.

При необходимости в форму можно вносить дополнительные поля, графы, реквизиты (см. также постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20) или использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму товарной накладной (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Когда и для чего применяется форма ТОРГ-12

Унифицированная форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Основная сфера действия документа — оптовая торговля.

Оформляет товарную накладную продавец. Для него она является документом, на основании которого отражается списание и реализация товаров.

Для покупателя накладная ТОРГ-12 является одним из документов, подтверждающих приобретение ТМЦ, и служит основанием для их оприходования.

Какие сведения содержит товарная накладная

Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:

1. Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
2. Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
3. Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
4. Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)» ).
5. Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
6. Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Количество экземпляров товарной накладной

Накладную составляет уполномоченный работник организации-продавца в момент отпуска товаров в 2 экземплярах. Один из них остается у продавца, второй передается покупателю.

Электронная накладная ТОРГ-12

Первичные документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

О том, какую подпись нужно использовать для электронной документации, читайте .

Для электронной товарной накладной утвержден формат для передачи по ТКС (с 1 июля 2017 - приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@), что позволяет не только наладить электронный обмен накладными с контрагентами, но и представлять накладные в электронном виде по требованию налоговиков.

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12 также можно увидеть и скачать на нашем сайте.

Итоги

Унифицированная форма ТОРГ-12 является первичным документом, на основании которого продавец реализует товар, а покупатель приходует. Формуляр выписывается в 2-х экземплярах: по 1-му для каждой из сторон сделки, или отправляется в электронном виде покупателю, при условии заверения ее электронно цифровой подписью.

Универсальный бланк товарной накладной ТОРГ-12, скачать который предлагается бесплатно в Excel и Word на этой странице, специально разработан, чтобы грамотно организовать учет торговых операций в любой компании. Правильное заполнение предложенного образца в двух экземплярах будет основанием продающей стороне для списания отпущенных материальных ценностей, а покупающей - для оприходования приобретенной продукции. Практически, товарная накладная (ТН), выступая в роли первичного документа, позволяет законно оформить переход прав собственности на указанную продукцию от одного собственника к другому.

Назначение ТОРГ-12

Накладная ТОРГ-12 - специфический бланк, предназначенный для документального оформления специфических операций, связанных с перемещением товарно-материальных ценностей (ТМЦ) между отдельными организациями, с одной стороны в числе которых юридические лица или индивидуальные предприниматели, а с другой - как предприятия, так и частные покупатели. Заполнение бумажной версии первичного документа реализуется в двух экземплярах. Один остается в компании (ИП), отпускающей товары или продукцию, а второй передается предприятию (ИП или частному лицу), приобретающему ТМЦ.

Истоки появления и особенности УФТН ТОРГ-12

Унифицированная форма товарной накладной (УФТН) - ТОРГ-12 в формате Word, как и правила заполнения, утверждена в декабре 1998 г. специальным постановлением Госкомстата. А так как, согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывается обязательное оформление фактов хозяйственной деятельности первичными документами, ее необходимо выписывать при каждой отгрузке (отпуске) или продаже различных товарно-материальных ценностей.

С января 2013 года использование унифицированной формы стало необязательным, за исключением определенных оговорок. С этого периода по инициативе главного бухгалтера директор компании (ИП) мог самостоятельно определить образец первичных документов, которые планировалось применять для дальнейшего оформления хозяйственной деятельности своей организации.

Каждое предприятие (ИП) может использовать либо предложенную Госкомстатом версию УФТН или самостоятельно разработанные, в том числе и фирменные бланки товарных чеков (ТЧ) и товарных накладных (ТН). При этом разрешается корректировка (внесение изменений) путем добавления реквизитов, полей, граф, строк и пр. Причем нет «жестких» требований как в плане количества пунктов, так и относительно формата данного документа. В зависимости от специфики деятельности компании и/или особенностей реализуемой продукции можно скачать и распечатать книжную или альбомную версию бланков товарных накладных.

В то же время существуют обязательные требования по поводу самостоятельной разработки первичных документов. В товарной накладной любой компании (ИП) должны присутствовать следующие моменты:

• наименование и номер этого документа;
• шаблон для заполнения даты оформления;
• полное название компаний, участвующих в сделке, с указанием всех реквизитов: ИНН, контакты, адрес в ТОРГ-12, р/счет и пр.;
• описание фактов хозяйственной деятельности, в отношении которых оформляется текущая накладная;
• документы, на основании которых реализуется сделка;
• перечень реализуемых наименований с указанием количества, цены за единицу, НДС, массы и итоговой стоимости покупки;
• должности лиц, которые непосредственно совершают сделку и отвечают за ее документальное оформление;
• подписи в ТОРГ-12 и печати.

С января 2016 года в дополнение к бумажному формату товарных накладных в Word, традиционно заполняемых под копирку, разрешено использование электронных версий на одном листе, сформированных программой Excel, с последующей распечаткой и заверением электронной подписью. В этом случае один лист (файл) необходимо отправить покупателю, а первоисточник остается на хранение у продавца.

В чем отличие товарной накладной от товарного чека

ТН (товарная накладная) считается обязательным первичным документом, подтверждающим сделку, совершаемую на основании предварительно заключенного договора о сотрудничестве юридического лица со сторонней организацией или частным лицом (например, о поставках). Она оформляется при передаче (продаже) продукции другой организации.

ТЧ (товарный чек) выдается в качестве подтверждения розничной продажи-купли без предварительного заключения каких-либо документов. В определенных моментах ТН вполне может заменить ТЧ.

Сроки хранения ТОРГ-12

Согласно требованиям действующих актов Минфина РФ срок хранения товарных накладных ТОРГ-12 и счетов-фактур составляет 4 года после завершения отчетного налогового периода, в котором последний раз использовался данный первичный документ. Например, если ТН и С-Ф были «закрыты» (учитывались в расчете НДС) в первом квартале 2017 года, следовательно, срок их хранения истекает в апреле 2021 года. Однако в интересах бухгалтерии период сбережения учетных документов составляет 5 лет, поэтому ТОРГ-12 придется сохранять до 1 апреля 2022 года.

Нововведения с 1 июля 2017 г.

В соответствии с приказом № ММВ-7-15/329 ФНС РФ с 1 июля 2017 года всем компаниям и ИП разрешается оформлять первичные документы, связанные с движением ТМЦ, двумя способами (форматами):

• бумажный : заполнение ТОРГ-12 в бланке Word, введенном в действие с 9.01.2016 приказом №551 ФНС РФ от 31.11.2015;
• электронный : предоставление на 1 листе электронной версии первичного документа вместе со счетом-фактурой в формате Excel, введенном в действие с 1 июля 2017 г. приказом №555 ФНС РФ от 24.03.2016.

В то же время формально разрешено до конца 2020 года использование и «фирменных» - собственно разработанных бланков ТОРГ-12, которые были применены приказом №172 ФНС РФ от 21.03.2102 г. Заверенные бумажные копии таких товарных накладных при истребовании необходимо будет направлять в налоговую инспекцию.

Особенности заполнения ТОРГ-12

Использование установленных форм товарных накладных предполагает соблюдение определенных правил заполнения. Оформление товарной накладной может проводиться как специалистами бухгалтерии, так и кладовщиками, продавцами и прочими лицами, уполномоченными для отпуска продукции. Бумажная версия первичного документа обязательно составляется в 2 экземплярах, один из которых передается получателю товаров.

В «шапке» УФТН ставится номер и дата совершения сделки. Здесь же заполняются реквизиты компании (ИП), отпускающей товар: полное наименование, адрес в ТОРГ-12, контакты, расчетный счет и другая информация, утвержденная директором (ИП). Аналогично оформляются поля «Плательщик» и «Грузополучатель в ТОРГ-12». Далее - записываются реквизиты договора поставок или других документов, на основании которых совершается текущая сделка.

После этого оформляются данные о реализуемых товарах с указанием перечня, кодов (артикулов), единиц измерения, типов упаковки, цен за единицу наименования, НДС и пр. Если продукция отгружается в особой упаковке (таре), целесообразно заполнять поля «Масса брутто». Иногда в конце бланка перечисляются приложения и сопроводительные документы.

Завершается заполнение ТОРГ-12 информацией о лицах, которые совершают и контролируют сделку. Их подписи, как правило, заверяются печатью компании.

Скачать накладную

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Товарная накладная ТОРГ-12 типовой бланк

Если приходная накладная (ТОРГ-12 или УПД) содержит десятки или сотни товарных позиций, то увеличивается время между фактическим поступлением товара на склад и появлением остатков в базе "1С" .

Проблема решается, когда поставщик высылает заполненную накладную ТОРГ-12 (счет-фактура, УПД) в Excel. В таком случае данные приходной накладной из Excel можно загрузить в "1С:Управление торговлей", "1С:Бухгалтерия 3.0", "1С:УНФ". Но и в этом случае возникает множество вопросов, решить которые помогает загрузка приходных накладных из Excel в 1С

Без лишних вопросов и настроек.

Внимание! Вы можете попробовать работу загрузки накладных из Excel для "1С" в наших демо базах

Вас может заинтересовать инструмент Загрузка и обработка прайс-листов поставщиков

Задачи загрузки ТОРГ-12 и Счет-фактура из Excel в 1С

На самом же деле при загрузке приходных накладных из Excel в 1С возникает целый набор вопросов, которые необходимо решить.

• Автоматическое определение колонок с показателями, которые необходимо загрузить
• Сопоставление наименования товара поставщика в файле с Вашей номенклатурой в 1С
• Что делать если у разные форматы колонок в Excel, разный порядок и количество колонок?

Все эти вопросы мы решаем в нашей программе "Загрузка поступлений из Excel", которая работает для различных конфигураций

• 1С:Управление торговлей ред.11
• 1С:Бухгалтерия ред.3.0
• 1С:УНФ
• 1С:Комплексная автоматизация 2.0

Инвестиции в эффективность работы

Мы предлагаем два варианта поставки общего механизма загрузки накладных из Excel в 1С

Обратите внимание , что даже без использования функции сопоставления названия товаров поставщиков и номенклатуры использование обработки загрузки накладных из Excel в 1С принесет Вам пользу.

• При чтении Excel автоматически проверяются и создаются в 1С номера ГТД и страны мира
• Выполнив чтение документа из Excel, Вы уже получаете готовую таблицу с количеством, ценой, суммой.

Учитывая это, Вам необходимо только указать номенклатуру в каждой строке. Т.е. Вы избавлены от рутинного и кропотливого процесса ввода цифр и ГТД, в ходе которого можно ошибиться. При этом если название в накладной Excel совпадает с названием из Вашей базы номенклатуры "1С" (Управление торговлей, Бухгалтерия, УНФ), то Вы получите полностью заполненную строку документа.

Как работает загрузка из Excel в 1С

Обработка загрузка накладных из Excel в 1С (Управление торговлей, Бухгалтерия, УНФ) считывает Excel файл (в формате xls или xlsx), определяет тип файла (ТОРГ-12, счет-фактура, УПД), определяет структуру файла, наличие необходимых и обязательных колонок и показывает результат чтения файла пользователю.

На данном этапе загрузки накладной в 1С и происходит решение все возможных коллизий, которые возникают в при загрузке торг-12.

Видео, в котором демонстрируется загрузка накладной ТОРГ-12 из Excel в 1С. В данном примере показано как номенклатура может быть найдена в информационной базе 1С по наименованию, по артикулу или она может быть не найден, но до создания документа Вы можете указать требуемую номенклатуру из справочника.

Сопоставление номенклатуры при обработке Excel

Наименование товара поставщика в накладной или счет-фактуре может отличаться от наименования номенклатуры в Вашей 1С. А если поставщиков несколько, то у каждого вполне может быть собственный взгляд на название товаров.

Вы можете сопоставить название товара из Excel файла Вашей номенклатуре, записать данное соответствие. В следующий раз при загрузке накладной от данного поставщика из Excel программа автоматически найдет данное соответствие и определит номенклатуру в Вашей базе.

Важно учесть , что соответствие названия товара и номенклатуры из 1С выполняется с учетом поставщика. Т.е. если Вы приходуете один и тот же товар от разных поставщиков и он у них называется по-разному, то необходимо сделать один раз сопоставление названия номенклатуры для каждого поставщика. В дальнейшем при загрузке накладной из Excel в 1С название товара будет автоматически сопоставляться с Вашей номенклатурой.

Загрузка ГТД

Если в Excel файле накладной есть колонки указанными номерами ГТД и страной происхождения, то программа считывает данные значения. Если указанных номеров ГТД и страны еще нет в Вашей базе 1С, то соответствующие справочники будут созданы и заполнены. При создании документа "Поступление товаров услуг" номер ГТД и страна будут заполнены.

Некоторые поставщики могут указывать номер ГТД и страну в колонке с названием товара. Обработка загрузки накладных распознает данный случай и загрузить раздельно название товара и номер ГТД.

Оформляйте приход товара в 1С за 4 минуты без ручного ввода.

Доработка загрузки накладных из Excel в 1С

В каждой компании существуют свои особенности работы с документами в 1С, своя специфика ведения справочника номенклатуры. Поэтому Вам может потребоваться настройка и доработка инструмента загрузки документов из Excel в 1С именно с учетом Ваших особенностей.

Мы рассматриваем любые запросы на доработку и настройку механизма загрузки накладных и любых документов из Excel в любые программы 1С:Предприятие - Управление торговлей, Бухгалтерия, УНФ, УПП и т.д.

Позвоните и расскажите или напишите нам свои пожелания по индивидуальной настройке инструмента загрузки документов в 1С. Мы рассмотрим Ваши задачи и согласуем формат выполнения работы.

Более подробно о работе с обработкой загрузки накладных из Excel в 1С мы готовы рассказать по телефону и провести демонстрацию работы с обработкой загрузки накладных из Excel в 1С.

Обработка загрузки поступления товаров и услуг из excel в 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0. Загрузка осуществляется из печатной версии накладной файла ТОРГ-12, формат данных файла excel (.exl).

Обработка решает поставленную задачу по быстрому вводу и обработки данных, автоматическому созданию документов закупки, с проставлением счетов учета номенклатуры, счетов расчетов. А кроме того обладает важной функцией: созданием элементов справочника «Номенклатура», если нужный элемент не был найден.

Есть возможно добавления в обработку еще одного или несколько документов для загрузки, например УПД (Универсальный передаточный документ) так же в формате excel (.exl).

Достоинства обработки :

• Если указанная номенклатура не найдена в базе, то предусмотрено создание новых элементов справочника "Номенклатура" автоматически;
• Настройки обработки Загрузка накладной ТОРГ-12 формата Excel сохраняются, поэтому достаточно один раз ее настроить и вы будете загружать документы нажатием пары кнопок.
• Возможность выбора реквизитов документа. На фое обработки можно выбрать организацию, контрагента, договор для автоматического проставления в документ
• Код обработки открыт, вы можете ее изменять под себя.
• Все данные берутся из ТОРГ-12, достаточно запросить у поставщика накладную в формате excel(.exl) и можно загружать документ Поступление товаров и услуг.\
• С нашей обработкой вы экономите свое время, которое можно потратить куда более интереснее чем многочасовым внесением первичной информации

Программное обеспечение:

Обработка Загрузка накладной ТОРГ-12 формата Excel написана для конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП30, БП83). Релиз конфигурации: не ниже 3.0.43.239

Установка:

Обработка может быть подключена как дополнительная внешняя обработка. Или просто можно открывать через меню Файл-Открыть...

Для подключения обработки нужно зайти в "Администрирование" - "Печатные формы, отчеты, обработки" - "Дополнительные отчеты и обработки" и в появившемся списке добавить файл этой обработки (в настройках программы 1С должно быть разрешено использование дополнительных отчетов и обработок). Так же у пользователя должны быть права на использование внешних обработок

Принцип действия обработки:

После открытия обработки необходимо заполнить данные:

• Файл (файл формата. xls откуда загружаем данные ТОРГ-12)
• Организация (От какой организации создаем накладную)
• Контрагент (Кто является поставщиком в накладной)
• Договор (Договор с поставщиком)
• НакладнаяОт (Дата накладной)

• Далее мы нажимаем на кнопку «Прочитать файл» и на странице ТМЦ появляются данные из нашей накладной

• Остается только нажать кнопку «Создать документ» и наша накладная будет создана.

Элементы номенклатуры, которых нет в базе, отмечаются красным и создаются, поиск осуществляется по наименованию. Поиск номенклатуры можно поменять на поиск по: код, артикул.

Доработка программы:

При необходимости возможна доработка функционала программы на платной основе исходя из тарифа 1700 руб./час.

Код программы полностью открыт.