1с предприятие документооборот 8 корп. Приобретение нового продукта по льготной цене на условиях апгрейда
Год/Дата Выпуска
: 2014
Версия
: 2
Разработчик
: 1C
Сайт разработчика
: www.1c.ru
Разрядность
: 32bit, 64bit
Язык интерфейса
: Русский
Таблэтка
: Не требуется
Требования для системы
любые
Описание
Это дополнение к книге 1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика построения делопроизводства и документооборота
Все представленные на диске материалы разделены по каталогам.
1. Каталог RTF содержит нормативные документы в формате.rtf
(такие файлы могут быть открыты наиболее распространенными программами для работы с текстами):
ДИ_начальник Архива.rtf - Должностная инструкция начальника Архива
ДИ_начальник группы контроля и обеспечения принятия управленческих решений.rtf - Должностная инструкция начальника Группы контроля и обеспечения принятия управленческих решений
ДИ_начальник группы стандартов регламентации и управления документами.rtf - Должностная инструкция начальника Группы стандартов регламентации и управления документами
ДИ_начальник группы учета и регистрации.rtf - Должностная инструкция начальника Группы учета и регистрации документов
ДИ_начальник Секретариата.rtf - Должностная инструкция начальника Секретариата
ДИ_начальник Службы ДОУ.rtf - Должностная инструкция начальника Службы документационного обеспечения управления
Положение о делопроизводстве и документообороте.rtf - Положение о делопроизводстве и документообороте
Положение о работе с договорной документацией.rtf - Положение о работе с договорной документацией
Положение о работе с ОРД.rtf - Положение о работе с организационно-распорядительной документацией
Положение о работе с регламентной документацией.rtf - Положение о работе с регламентной документацией
Положение о Службе ДОУ.rtf - Положение о Службе документационного обеспечения управления
2. Каталог PDF содержит нормативные документы в формате PDF:
ДИ_начальник Архива.pdf - Должностная инструкция начальника Архива
ДИ_начальник группы контроля и обеспечения принятия управленческих решений.pdf - Должностная инструкция начальника Группы контроля и обеспечения принятия управленческих решений
ДИ_начальник группы стандартов регламентации и управления документами.pdf - Должностная инструкция начальника Группы стандартов регламентации и управления документами
ДИ_начальник группы учета и регистрации.pdf - Должностная инструкция начальника Группы учета и регистрации документов
ДИ_начальник Секретариата.pdf - Должностная инструкция начальника Секретариата
ДИ_начальник Службы ДОУ.pdf - Должностная инструкция начальника Службы документационного обеспечения управления
Положение о делопроизводстве и документообороте.pdf - Положение о делопроизводстве и документообороте
Положение о работе с договорной документацией.pdf - Положение о работе с договорной документацией
Положение о работе с ОРД.pdf - Положение о работе с организационно-распорядительной документацией
Положение о работе с регламентной документацией.pdf - Положение о работе с регламентной документацией
Положение о Службе ДОУ.pdf - Положение о Службе документационного обеспечения управления
3. Каталог Схемы процессов содержит схемы некоторых процессов, описанных в нормативных документах. Схемы представлены в формате GRS (графическая схема 1С:Предприятия 8):
· Заявка на разработку типовой формы договора
· Заключение договора типовой формы
· Заключение договора нетиповой формы
· Заявка на разработку регламентного документа
· Подготовка проекта организационно-распорядительного документа
· Согласование, утверждение и ввод в действие типовой формы договора
Для просмотра схем можно использовать программу 1С:Предприятие. Работа с файлами, которую можно загрузить здесьhttp://v8.1c.ru/metod/fileworkshop.htm.
4. Каталог Демо-база содержит файл выгрузки демонстрационной информационной базы 1С:Документооборот версии 1.2.5.3 1cv8.dt.
Для использования этой выгрузки:
создайте новую информационную базу
откройте созданную информационную базу конфигуратором 1С:Предприятия
выполните команду Администрирование – Загрузить информационную базу…
Электронные документы и демонстрационная база данных, могут быть использованы в качестве основы при внедрении системы автоматизации на базе программы 1С:Документооборот 8 КОРП.
«1С:Документооборот 8 КОРП» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Работа с документами
«1C:Документооборот 8 КОРП » позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.
Хранение и права доступа
В конфигурации программы «1С:Документооборот 8 КОРП » внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к этому все данные конфигурации программы «1С:Документооборот 8 КОРП » ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц.
Регистрация входящих и исходящих документов
«1C:Документооборот 8 КОРП » позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
- автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль,
- оповещение исполнителей,
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов,
- последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Сканирование
В «1С:Документообороте 8 КОРП » предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN.
Электронная почта
Любой документ или файл «1С:Документооборота 8 КОРП » можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты.
Загрузка файлов
«1С:Документооборот 8 КОРП » умеет автоматически загружать файлы из указанного каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в нужную папку «1С:Документооборота 8 КОРП » с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот вашего предприятия.
Это удобно использовать для интеграции, например, с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.
Загрузка и отправка электронной почты
Любой документ или файл «1С:Документооборота 8 КОРП » можно отправить по электронной почте, например, контрагенту или сотруднику, работающему в другом офисе.
Предусмотрена возможность загрузки почтовых сообщений из одного или нескольких почтовых ящиков. Почтовые сообщения загружаются в справочники входящих или внутренних документов вместе с вложениями.
Почтовое сообщение может включать в себя файл описания документа, соответствующий ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». При загрузке такого сообщения «1С:Документооборот 8 КОРП » автоматически заполнит все реквизиты входящего или внутреннего документа. При отправке документов из «1С:Документооборота 8 КОРП » по электронной почте это сообщение взаимодействия СЭД формируется автоматически и добавляется к электронному письму вместе с другими вложениями.
При отправке и загрузке электронной почты поддерживается ЭЦП и шифрование.
Подробнее отправка и загрузка почты рассмотрены в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».
Правила обмена
В комплект поставки «1С:Документооборота 8 КОРП » включены правила обмена с другими типовыми конфигурациями «1С:Предприятия 8», работающими в режиме «Обычное приложение»:
- «Зарплата и управление персоналом» начиная с редакции 2.5 ;
- «Управление производственным предприятием» начиная с редакции 1.2 ;
Используя эти правила обмена и входящие в комплект поставки обработки, можно организовать ручной обмен общими справочниками и документами.
В комплект поставки также входит демонстрационное правило обмена, которое показывает возможности переноса согласованных договоров между конфигурациями «Документооборот» и «Управление производственным предприятием» ред. 1.2.
Подробнее правила обмена описаны в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».
Планы обмена
В «1С:Документооборот 8 КОРП » встроены планы обмена с другими типовыми конфигурациями, разработанными с использованием библиотеки стандартных подсистем, например:
Предусмотрен также план обмена 1С:Документооборот - 1С:Документооборот , который удобно использовать для организации распределенной или межведомственной системы электронного документооборота.
Используя эти планы обмена, можно организовать автоматический обмен общими справочниками и документами. По аналогии с ними можно разработать и использовать свои планы обмена для решения узкоспециализированных задач, например, обмен кадровой документацией с конфигурацией «Зарплата и управление персоналом» или первичной бухгалтерской документацией с конфигурацией «Бухгалтерия предприятия».
Подробнее планы обмена описаны в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».
Веб-сервис работы с файлами
«1С:Документооборот 8 КОРП » можно использовать как внешнюю библиотеку файлов, которая может быть предназначена для различных внешних программ:
- конфигураций на платформе «1С:Предприятие 8.2»;
- других приложений, которые умеют работать с веб-сервисами.
Применение «1С:Документооборота 8 КОРП » как библиотеки файлов позволяет:
- присоединить файлы к объектам вашей информационной базы;
- разгрузить вашу информационную базу за счет переноса хранимых файлов в «1С:Документооборот 8 КОРП » ;
- обеспечить безопасное, надежное и централизованное хранение неструктурированной информации вашего предприятия;
- интегрировать файлы, относящиеся к вашей информационной базе, в общий документооборот предприятия;
- организовать единое хранилище файлов для разных информационных баз и приложений.
Подробнее веб-сервис работы с файлами описан в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».
Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами
Этот механизм интеграции появился в программе «1С:Документооборот 8 КОРП » редакции 1.1.3.
Основное назначение этого механизма интеграции – автоматизировать такие процессы обработки данных, которые пересекают границы различных информационных баз. Второе назначение механизма – сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей.
Примеры бизнес-процессов, пересекающих границы конфигураций:
- бизнес-процесс обработки заказа покупателя начинается в информационной базе , продолжается в «1С:Документообороте 8 КОРП » и заканчивается в "1С:Управление торговлей, редакция 11" ;
- согласование исходящего документа начинается и заканчивается в «1С:Документообороте 8 КОРП » , но одним из согласующих лиц является менеджер по продажам, который работает в информационной базе "1С:Управление торговлей, редакция 11" .
Как работает этот механизм.
Некоторые роли исполнителей могут быть определены как внешние. Установка роли признака «Внешняя» указывает программе на то, что исполнители этой роли определены в другой информационной базе. Для пользователей эта роль ничем не отличается от других.
Примеры ролей в программе «1С:Документооборот 8 КОРП » :
- Делопроизводитель (внутренняя),
- Директор (внутренняя),
- Менеджер по продажам (внешняя),
- Главный бухгалтер (внешняя).
Рассмотрим пример, когда в качестве одного из исполнителей бизнес-процесса «Исполнение» в «1С:Документообороте 8 КОРП » указан не конкретный сотрудник, а внешняя роль «Менеджер по продажам». В этом случае произойдет следующее:
«1С:Документооборот 8 КОРП» |
«1С:Управление торговлей», ред. 11 |
|
Для роли «Менеджер по продажам» будет сформирована задача «Исполнить» | |
|
Создается и стартует специальный бизнес-процесс «Поручение», в котором эта задача будет указана как задача-источник. Дополнительно к этому поручению будут приложены:
| |
|
Происходит обмен внешними бизнес-процессами между «1С:Документооборотом 8 КОРП » и "1С:Управление торговлей, редакция 11" |
|
|
Ранее созданный бизнес-процесс «Поручение» завершается и автоматически помечает свою задачу-источник из бизнес-процесса «Исполнение» как выполненную. Таким образом, бизнес-процесс «Исполнение» продвигается дальше по маршруту | |
План обмена внешними бизнес-процессами между типовыми конфигурациями и «1С:Документооборотом 8 КОРП » является частью библиотеки стандартных подсистем. Этот план обмена переносит между конфигурациями такие данные, как:
- бизнес-процессы «Поручение» и «Задание»,
- присоединенные к ним файлы,
- задачи этих бизнес-процессов,
- внешние роли.
В процессе обмена происходит преобразование бизнес-процесса «Поручение» из «1С:Документооборота 8 КОРП » в бизнес-процесс «Задание» из БСП и наоборот.
Для использования этого механизма интеграции необходимо настроить конфигурации следующим образом:
- в настройках программы на закладке «Бизнес-процессы» установить флажок «Использовать интеграцию бизнес-процессов»;
- настроить узлы обмена данными (раздел «Настройка и администрирование»);
- настроить внешние роли (раздел «Задачи и бизнес-процессы»).
В карточках задач внешних бизнес-процессов исполнителям дополнительно показан список присоединенных файлов и содержание предмета задачи в формате HTML или в формате табличного документа «1С:Предприятия 8» (MXL).
В остальном обработка задач внешних бизнес-процессов ничем не отличается от обработки задач других бизнес-процессов.
Веб-сервис документооборота
Начиная с редакции 1.1.3, в «1С:Документообороте 8 КОРП » предусмотрен веб-сервис для синхронной интеграции с другими приложениями. Синхронная интеграция применяется для реализации пользовательского интерфейса и для неинтерактивного онлайн взаимодействия интегрированных конфигураций и приложений.
Веб-сервис «DM» (Documents Management) содержит только одну операцию execute(). Эта операция принимает запрос на выполнение того или иного действия, а возвращает ответ. Классы запросов (Request) и ответов (Response) определены в XDTO-пакете этого веб-сервиса. Всего предусмотрено 23 пары запрос-ответ.
С использованием этого веб-сервиса в «Библиотеке стандартных подсистем» сделана подсистема «Интеграция с 1С:Документооборотом». Эта подсистема позволяет бесшовно (т. е. незаметно для пользователя) интегрировать другие конфигурации с «1С:Документооборотом 8 КОРП » на уровне пользовательского интерфейса. Для сотрудников это будет выглядеть как работа в единой информационной базе в едином интерфейсе с общими данными.
Примеры интеграции:
- Из карточки документа «Заказ покупателя» в "1С:Управление торговлей, редакция 11" сотрудники смогут сформировать исходящий документ «1С:Документооборота 8 КОРП » , отправить его на согласование, утверждение, регистрацию и контролировать эти процессы.
- Ответственный за работу с контрагентом в "1С:Управление торговлей, редакция 11" может посмотреть его входящие и исходящие документы и узнать, какие процессы идут по этим документам и в какой стадии они находятся.
- Менеджер по продажам может присоединить к документу «Заказ покупателя» в "1С:Управление торговлей, редакция 11" файлы, поступившие от клиента по электронной почте и подписанные ЭЦП. Хранение этих файлов и сведений об ЭЦП обеспечит «1С:Документооборот 8 КОРП » .
Веб-сервис очереди сообщений для асинхронного взаимодействия
Начиная с редакции 1.1.3, в «1С:Документообороте 8 КОРП » предусмотрен веб-сервис для асинхронной интеграции с другими приложениями и конфигурациями по принципу «отправил и забыл». Приложение-потребитель отправляет в «1С:Документооборот 8 КОРП » запросы на обработку путем вызова операции put и получает ответы вызовом операции get. Обработка сообщений может выполняться «1С:Документооборотом 8» в любом порядке. На один запрос может быть сформировано несколько ответов.
Классы запросов (Request) и ответов (Response) определены в XDTO-пакете этого веб-сервиса. Всего предусмотрено 23 пары запрос-ответ.
Этот веб-сервис удобно использовать для интеграции «1С:Документооборота 8 КОРП » с другими приложениями на платформе ESB (Enterprise Service Bus).
Описание этого веб-сервиса, его операций и классов приводится в файле «Описание веб-сервисов», который входит в комплект поставки.
Другие возможности
Исходный код «1С:Документооборота 8 КОРП » открыт, и вы можете добавлять к нему другие интеграционные механизмы, даже не снимая конфигурацию с поддержки.
Так, например, можно добавить:
- дополнительные веб-сервисы для взаимодействия с другими приложениями;
- дополнительные планы обмена данными с нетиповыми конфигурациями;
- механизмы взаимодействия с другими приложениями на основе COM-технологий;
- регламентные задания для автоматизированной обработки электронной почты;
- и многое другое.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов «1С:Документооборот 8 КОРП » использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
«1С:Документооборот 8 КОРП » обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В конфигурации программы «1С:Документооборот 8 КОРП » коллективная работа с документами реализована в следующих бизнес-процессах:
- Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
- Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
- Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
- Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
- Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
- Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
- Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли «Директор» и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов.
Поиск
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
В «1С:Документообороте 8 КОРП » реализован полнотекстовый поиска любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского и украинского языков.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Организация распределенной информационной базы
В «1С:Документообороте 8 КОРП » предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.
«1С:Документооборот 8» представленный в конце 2009 г., является преемником программного продукта «1С:Архив 3». Решение выполняет задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. «1С:Документооборот 8» позволяет автоматизировать полный цикл обработки официальных и внутренних документов коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота; а также обеспечить в организации централизованное безопасное хранение, оперативный доступ, поиск и эффективную работу с официальными и внутренними документами любых типов (офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.). «1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.
По сравнению с версией «ПРОФ» версия «КОРП» поддерживает учет договоров, штрихкодирование документов и файлов, потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов, автоматическое заполнение файлов по шаблонам, печать регистрационного штампа на бумажных документах, настройку и использование условий маршрутизации, учет и использование графиков работы, веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборота 8» из других приложений, расширенный поиск документов и файлов по реквизитам, категоризацию данных и др.
Для автоматизации широкого спектра задач в сфере делопроизводства и документооборота фирма "1С" в декабре 2010 г. выпустила новый программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП" на платформе "1С:Предприятие 8.2". При разработке программного продукта были проанализированы и учтены пожелания пользователей, опыт эксплуатации решения "1С:Документооборот 8 ПРОФ", а также более чем десятилетняя практика использования в сотнях организаций, предприятий и учреждений программного продукта "1С:Архив" – предшественника программного продукта "1С:Документооборот 8".
Программа "1С:Документооборот 8" является комплексным решением для автоматизации учета документов, организации коллективной работы сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины и решения ряда других задач.
Следует отметить, что сферой применения продукта "1С:Документооборот 8 ПРОФ" являются малые и средние коммерческие предприятия, а также государственные учреждения с простой организационной структурой и несложным документооборотом. Характерной особенностью версии ПРОФ программы "1С:Документооборот 8" является простота внедрения. После выпуска в конце 2009 г. версия "1С:Документооборот 8 ПРОФ" была внедрена и успешно эксплуатируется в настоящее время более чем в 200 учреждениях и организациях, в том числе в Управлении федеральной службы судебных приставов по Воронежской области, санатории "Волжский утес", Управлении ЗАГС Свердловской области, на предприятии "ЮИТ Уралстрой" и т.д.
Прикладное решение "1С:Документооборот 8 КОРП" включает в свой состав более широкий спектр функциональных возможностей, чем версия продукта ПРОФ, и его рекомендуется использовать для автоматизации государственных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
Программа "1С:Документооборот 8 КОРП" обеспечивает централизованное безопасное хранение документов. Оперативный доступ сотрудников к документам для просмотра или редактирования в решении реализован с учетом их пользовательских прав. Предусмотрены регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, полнотекстовый поиск документов по их содержанию. Обеспечиваются коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля за исполнением документов, а также маршрутизация документов, которая настраивается для каждого вида документов по отдельности. Программа позволяет автоматически загружать документы из электронной почты и со сканера. При этом сканирование документов возможно в потоковом режиме. Реализованы учет и контроль рабочего времени сотрудников. Предусмотрена работа с решением "1С:Документооборот 8 КОРП" в режиме распределенной информационной базы.
Программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП" полностью соответствует действующим стандартам и нормам. В их число входят, например, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, Федеральный закон от 27.07.06 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти, общие требования к документам и службам документационного обеспечения и другие нормативные акты. Для подписания, а также шифрования документов и файлов в программе используются сертифицированные механизмы электронной цифровой подписи.
Решение создано на технологической платформе "1С:Предприятие 8.2" и поддерживает работу пользователей через Интернет, в том числе с использованием низкоскоростных каналов связи. Поддерживается также работа приложения в режиме тонкого и веб-клиента. При этом для работы веб-клиента можно использовать различные интернет-браузеры: Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome и Safari под управлением операционных систем Microsoft Windows, Linux и Mac OS. Таким образом, в программе обеспечивается поддержка сотрудников, работающих вне офиса.
Работа с документами
В программе "1С:Документооборот 8 КОРП" предусмотрены ведение учета и регистрация входящих и исходящих документов. Решение позволяет работать с документами любых типов. Это могут быть, например, документы на бумаге, телефонограммы или факсограммы, файлы с текстами, изображениями, аудио- и видеофайлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Для каждого документа в системе формируется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива, а также сложившимся отечественным традициям делопроизводства.
В процессе регистрации автоматически выполняется генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам. Кроме того, каждому документу в системе автоматически присваивается штрихкод. Сформированный штрихкод можно распечатать на отдельном листе или поверх титульного листа бумажного документа, распечатать на наклейке или вставить в электронный документ как изображение. Штрихкоды используются в дальнейшем для быстрого поиска учетных карточек документов и при потоковом сканировании для автоматического прикрепления файлов к документам.
"1С:Документооборот 8 КОРП" также позволяет выводить на печать регистрационный штамп документа с названием организации, регистрационным номером, датой регистрации и штрихкодом.
При регистрации документа в системе можно инициировать несколько процессов, например запустить процедуру рассмотрения документов с последующей постановкой на контроль, а также выполнить оповещение исполнителей. В карточке документа можно указать несколько резолюций. Резолюции формируются автоматически с помощью бизнес-процесса "Рассмотрение" или вводятся вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать как сотрудники собственного предприятия или учреждения, так и должностные лица сторонних организаций.
Учет обращений граждан
В программе предусмотрены регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 2.05.06 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". Реализован учет дубликатов и повторных обращений. Кроме того, ведется учет обращений граждан, переадресованных в сторонние организации, а также полученных ответов.
Для работы с обращениями граждан предназначено специальное рабочее место, которое позволяет быстро получить доступ ко всем поступившим обращениям граждан, к истории переписки и другой сопроводительной информации по обращениям. Проанализировать и проконтролировать работу с обращениями граждан можно с помощью отчетов "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений" и "Список обращений граждан".
Учет договоров
В решении "1С:Документооборот 8 КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договоров и сопутствующих им документов, включая этапы создания проекта договора, внутреннего и внешнего согласования, а также исполнения. Ведется учет всех документов, которые связаны с договорами, например актов, дополнительных соглашений. Предусмотрен контроль за сроком действия договоров. Реализована возможность автоматического продления срока действия договора по правилам, которые заданы в договоре.
Ведется учет финансовых обязательств по договору и контролируется их исполнение. Предусмотрен многовалютный учет сумм договоров. Система позволяет контролировать наличие сопроводительных документов по договору, например счета-фактуры, а также возврат экземпляров документов по договору, переданных на согласование в стороннюю организацию.
Проанализировать работу с договорами можно с помощью отчетов "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающим сроком действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров" и "Расторгнутые договоры".
Бизнес-процессы и работа пользователей
Для коллективной работы с документами в решении "1С:Документооборот 8 КОРП" предусмотрены бизнес-процессы "Рассмотрение", "Исполнение", "Согласование", "Утверждение", "Регистрация", "Ознакомление" и "Поручение". При этом бизнес-процесс "Согласование" поддерживает варианты последовательного, параллельного и смешанного согласования, в том числе с учетом маршрутизации. Бизнес-процесс "Обработка входящего документа" предназначен для автоматизации полного цикла обработки входящего документа, включая рассмотрение, исполнение и списание в дело. Аналогично для автоматизации полного цикла создания исходящего документа, включая согласование, утверждение и регистрацию, применяется бизнес-процесс "Обработка исходящего документа".
В программе предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом некоторых условий. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тыс. руб., будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров – другой. Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.
Программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП" является универсальным и может быть легко настроен с учетом специфики любого учреждения или организации.
«1С» в 3 раза увеличивает стоимость своей СЭД
Фирма «1С» объявила в мае 2011 года о повышении с 8 июня 2011 г. стоимости программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».
Как отмечали в компании в декабре прошлого года, в связи с существенным развитием функционала «1С:Документооборот 8» было принято решение о разделении продукта на версии «ПРОФ» и «КОРП». Версия «ПРОФ» предназначена для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот. В свою очередь, «КОРП» ориентирована на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
Первоначально, новую цену на решение для документооборота в средних и крупных компаниях планировали установить еще в марте на уровне 120 тыс. руб. Однако затем эти сроки отодвинули на июнь, а новую стоимость продукта снизили до 98 тыс. руб.
До 8 июня обе версии решения – «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Документооборот 8 ПРОФ» - еще можно приобрести по старой цене 30 тыс. руб. При этом, как отмечают в «1С», цена на версию для СМБ-компаний («ПРОФ») после объявленной даты меняться не будет.
Осенью 2011 года, в рамках партнерского семинара, «1С» также планирует обсудить сокращение в конфигурации «Документооборот ПРОФ» выходящей за рамки версии «ПРОФ» функциональности, такой как: настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел, учет передачи дел в архив, уничтожение дел, учет по вопросам деятельности, составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов.
Планируется, что перечисленные возможности будут поддерживаться только в конфигурации «Документооборот КОРП» начиная со следующей версии, которая будет выпущена ориентировочно в октябре 2011 г. Окончательное решение будет принято по результатам обсуждения с партнерами-франчайзи.
Кроме того, пользователям версии «ПРОФ» предоставляется возможность до 1 октября 2011 г. получить без дополнительной оплаты обновление конфигурации «Документооборот КОРП» на сайте компании или через партнеров-франчайзи «1С», а также приобрести документацию по данной конфигурации на стандартных условиях. После указанной даты переход с версии «ПРОФ» на версию «КОРП» будет возможен только на стандартных условиях апгрейда по цене 68 150 руб.
Фирма "1С" извещает пользователей и партнеров о выпуске 21.12.2010 г. нового прикладного решения "1С:Документооборот 8 КОРП":
В связи с существенным развитием функционала продукта на основе анализа опыта применения и пожеланий пользователей и партнеров принято решение о разделении продуктов на версию ПРОФ и версию КОРП. Это позволит обеспечить простоту внедрения для массового использования и поддержку мощной функциональности для корпоративного рынка.
Планируется увеличение цены продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" после обсуждения на партнерском семинаре в феврале 2011 года. В марте 2011 года может быть установлена следующая цена:
"1С:Документооборот 8 КОРП" ориентирован на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия и предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
- централизованное безопасное хранение документов;
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- учет входящих, исходящих и внутренних документов;
- учет обращений граждан;
- учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;
- учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них;
- использование сертифицированных механизмов ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов;
- обработка персональных данных в соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ;
- просмотр и редактирование документов;
- контроль версий документов;
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
- автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
- штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;
- автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласование, утверждения, регистрация;
- условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая пользователями;
- поддержка сложных процедур согласования, например параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
- поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;
- присвоение любым данным различных тематических категорий, как ручное, так и автоматическое, основанное на анализе содержания документов и файлов;
- контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;
- шаблоны процессов обработки документов, настраиваемые пользователями;
- настраиваемые связи между документами, как односторонние, так и двухсторонние;
- автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты;
- загрузка файлов со сканера, в том числе и потоковая с автоматическим распознаванием штрихкодов;
- учет и контроль рабочего времени сотрудников;
- онлайн и оффлайн обмен данными с другими типовыми конфигурациями;
- обмен входящими и исходящими документами с другими СЭД в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.
Учет документов ведется в разрезе видов документов, в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, рекомендациям Росархива и отечественной делопроизводственной практике.
"1С:Документооборот 8 КОРП" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или среднее предприятие.
"1С:Документооборот 8 КОРП" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
В связи с выпуском "1С:Документооборота 8 КОРП" программные продукты 4601546071880 "1С:Документооборот 8" (аппаратная защита) и 4601546081117 "1С:Документооборот 8" с 15.12.2010 г. получают новые названия, цена не меняется:
Продукт с программной защитой "1С:Документооборот 8 ПРОФ" в настоящее время продается только на территории Российской Федерации, а продукт "1С:Документооборот 8 ПРОФ (аппаратная защита)" продается в Азербайджане, Армении, Беларуси, Грузии, Казахстане, Кыргызстане, Латвии. Литве, Молдове, Таджикистане, Туркменистане, Узбекистане, Украине, Эстонии.
Сравнение функциональных возможностей версий ПРОФ и КОРП
"1С:Документооборот 8 ПРОФ" предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот. "1С:Документооборот 8 КОРП" рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
В таблице приводится список функциональных возможностей программы "1С:Документооборот 8" и их наличие в версиях ПРОФ и КОРП.
|
1С:Документооборот 8 |
ПРОФ |
КОРП |
|
Учет договоров | ||
|
Штрихкодирование документов и файлов | ||
|
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов | ||
|
Автоматическое заполнение файлов по шаблонам | ||
|
Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ | ||
|
Сложное согласование документов | ||
|
Настройка дополнительных связей между документами | ||
|
Автоматическое заполнение документов по шаблонам | ||
|
Печать регистрационного штампа | ||
|
Учет нескольких резолюций по документу | ||
|
Учет и контроль переадресации входящих документов | ||
|
Учет и контроль передачи документов | ||
|
Многовалютный учет сумм в документах | ||
|
Принятие задач к исполнению | ||
|
Настройка и использование условий маршрутизации | ||
|
Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут | ||
|
Периодические бизнес-процесс | ||
|
Учет и использование графиков работы | ||
|
Иерархия бизнес-процессов | ||
|
Остановка бизнес-процессов | ||
|
Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2 | ||
|
Веб-сервисы для работы с файлами "1С:Документооборота 8" из других приложений | ||
|
Полнотекстовый поиск любых данных | ||
|
Хранение файлов в томах на диске, а не только в информационной базе | ||
|
Коллективная работа с файлами любых типов | ||
|
Хранение и контроль версий | ||
|
Сканирование документов | ||
|
Распознавание изображений | ||
|
Учет входящих документов | ||
|
Учет исходящих документов | ||
|
Учет внутренних документов | ||
|
Автоматическая генерация регистрационных номеров | ||
|
Настройка правил учета документов в разрезе видов документов | ||
|
Ведение учета по номенклатуре дел | ||
|
Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел | ||
|
Учет передачи дел в архив, уничтожение дел | ||
|
Учет по организациям | ||
|
Учет по вопросам деятельности | ||
|
Ведение журнала передачи документов | ||
|
Настройка личного доступа к документам | ||
|
Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов | ||
|
Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ | ||
|
Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности | ||
|
Настройка и использование дополнительных реквизитов | ||
|
Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение) | ||
|
Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов | ||
|
Шаблоны бизнес-процессов | ||
|
Учет затрат рабочего времени сотрудников | ||
|
Распределенная информационная база | ||
|
Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.1 | ||
|
Версионирование объектов |
Преимущества использования прикладных решений на платформе "1С:Предприятие 8"
Прикладное решение "1С:Документооборот 8 КОРП" разработано на платформе "1С:Предприятие 8.2", которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи. Описание возможностей платформы "1С:Предприятие 8.2" представлено на сайте фирмы "1С" http://v8.1c.ru/overview/release_8_2_9/
"1С:Предприятие 8" поддерживает работу с различными СУБД - файловый режим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.
Сервер "1С:Предприятия 8" может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. Это обеспечивает при внедрении возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.
Состав продукта и порядок продаж
Программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП" включает комплект документации, регистрационную карточку и лицензионное соглашение на использование программного продукта на одном рабочем месте, конверт с пинкодами программной защиты, текущий выпуск информационно-технологического сопровождения (ИТС) и купон на оформление бесплатной полугодовой подписки на ИТС, пинкод для регистрации продукта на сайте поддержки пользователей, почтовый конверт для отправки регистрационной анкеты.
Документация по прикладному решению представляет собой книгу "1С:Предприятие 8. Конфигурация "Документооборот КОРП". Редакция 1.1. Описание". Дополнительные экземпляры данной книги могут быть приобретены отдельно:
Помимо документации по прикладному решению, продукт содержит документацию по платформе:
- "1С:Предприятие 8.2. Руководство администратора";
- "1С:Предприятие 8.2. Руководство разработчика" (в двух частях);
- "1С:Предприятие 8.2. Руководство пользователя".
Синтаксис встроенного языка и языка запросов представлен в книге "1С:Предприятие 8.2. Руководство разработчика" (в двух частях).
Описание объектной модели полностью включено в поставку в электронном виде (в разделах справки конфигуратора и Синтакс-Помощнике). Также описание объектной модели содержится в книге "1С:Предприятие 8.2. Описание встроенного языка" (в пяти частях), ее бумажный вариант можно приобрести отдельно.
|
Приобрести продукт "1С:Документооборот 8" и необходимые лицензии "1С:Предприятия 8" можно через партнеров-франчайзи фирмы "1С" (). Сервисные услуги пользователямДля программных продуктов системы "1С:Предприятие 8" предусмотрено обслуживание по линии информационно-технологического сопровождения (ИТС). В комплект поставки программного продукта входит диск ИТС текущего выпуска и купон на бесплатное обслуживание по линии ИТС на 6 месяцев. Для получения сервисных услуг пользователю необходимо зарегистрировать купленный программный продукт в фирме "1С" и оформить бесплатную полугодовую подписку у продавшего коробку партнера по купону, входящему в комплект поставки программного продукта. Сервисные услуги по линии ИТС включают:
Обслуживание пользователей по линии ИТС осуществляют квалифицированные сервис-партнеры фирмы "1С". Список сервис-партнеров публикуется на сайте фирмы "1С": . Приобретение нового продукта по льготной цене на условиях апгрейдаПрограммный продукт 4601546085931 "1С:Документооборот 8 КОРП" можно пробрести на условиях апгрейда, то есть сдать перечисленные ниже продукты и получить скидку:
Продукт, сданный на апгрейд, снимается с обслуживания в фирме "1С". "1С:Документооборот 8 КОРП" можно приобрести на условиях апгрейда отдельно либо совместно с клиентскими и серверными лицензиями (см. раздел "Состав продукта и порядок продаж" настоящего информационного письма). Цена апгрейда вычисляется по общей формуле: стоимость приобретаемого набора продуктов "1С:Предприятия 8" минус стоимость сдаваемого продукта плюс 150 руб., но не менее половины стоимости приобретаемого набора продуктов. Организации, которые по результатам ознакомления с тестовой версией 1.1.1 планировали приобретение "1С:Документооборота 8" с расширенными функциональными возможностями на старых условиях, могут до 01.03.2011 г. получить обновление конфигурации "Документооборот КОРП" без дополнительной оплаты на сайте http://users.v8.1c.ru/ или через партнеров-франчайзи фирмы "1С", а также приобрести документацию по данной конфигурации на стандартных условиях (см. раздел "Состав продукта и порядок продаж" настоящего информационного письма). Обновление на указанных условиях предоставляется зарегистрированным пользователям продуктов 4601546071880 "1С:Документооборот 8" (аппаратная защита) и 4601546081117 "1С:Документооборот 8", имеющим действующую подписку на ИТС, по отдельному письму-заявке, в котором требуется обосновать необходимость обновления без дополнительной оплаты. Письмо-заявку можно отправить в фирму "1С" по адресу [email protected] или через партнеров фирмы "1С". Для выполнения апгрейда с продуктов "1С:Архив" необходимо вернуть в фирму "1С" регистрационные анкеты на сдаваемый программный продукт. Дистрибутивы, книги и ключи защиты остаются пользователям для завершения работы в старой программе и перевода информационных баз на продукты "1С:Предприятия 8". Для выполнения апгрейда с продукта "1С:Документооборот 8" необходимо вернуть в фирму "1С" регистрационную карточку с лицензионным соглашением, а также, в зависимости от поставки, аппаратный ключ защиты или конверт с пинкодами программной защиты. Перенос накопленных данныхПеренос документов из программы "1С:Архив" всех версий в "1С:Документооборот 8 КОРП" поддерживается в полном объеме. Методика переноса включена в поставку продукта "1С:Документооборот 8". Перенос накопленных учетных данных из типовой конфигурации "Документооборот" редакции 1.0 в типовую конфигурацию "Документооборот КОРП" осуществляется полностью. Методика переноса данных включена в поставку прикладного решения "Документооборот КОРП". Переход с ознакомительной версииПользователи, создававшие документы в ознакомительной версии "1С:Архив 8" и бета-версии "1С:Документооборот 8", могут выполнить автоматическое обновление конфигурации на финальную версию "1С:Документооборот 8 КОРП". После обновления конфигурации все созданные ранее документы будут сохранены. Настройки, которые необходимо выполнить после обновления, описаны в файлах комплекта поставки. Приложение 1.
|
Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы управления документооборотом крупного холдинга, решившего полностью отказаться от бумажных документов, предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении «1С:Документооборот 8».
Универсальный инструмент для целей построения систем электронного документооборота (также часто используют - 1С СЭД) на предприятиях любого масштаба – программу 1С Документооборот фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management), которая, помимо документов, помогает запустить комплексный процесс, контролировать и управлять бизнес-потоками и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.
Функционал 1С:Документооборот 8 дает возможность:
- Централизовано и безопасно хранить документы;
- Регистрировать входящие и исходящие документы;
- Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки;
- Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
- Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины;
- Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера;
- Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С:Документооборот 8
- 1С:Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
- 1С:Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
- 1С:Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом.
- 1C:Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.
Программа 1С Документооборот не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере 1С:Документооборот КОРП (релиз 2.1.11.5).
Функциональные возможности 1С:Документооборот 8
Учет корреспонденции, входящей и исходящей
В программе встроено связанное отображение входящих и исходящих документов. Ведется контроль целостности ответов, контроль истории переписки.
Внутренний документооборот
Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.
На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).
Поиск информации, штрихкодирование
Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:
- Поиск по реквизитам;
- Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
- Полнотекстовый поиск;
- Поиск бумажных документов по штрих-кодам.
1С:Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.
В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.
Договорные документы и все, что с ними связано
- Согласование договоров;
- Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
- Контроль жизненного цикла договора;
- Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.
Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к документам.
Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.
Бизнес-процессы и задачи
Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:Документооборот 8 включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.
Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:
- Рассмотрение, результатом которого является постановка руководителем резолюции и возвращения заверенного документа автору.
- Исполнение: передача документации, находящейся в разработке, всем пользователям, согласно списку, а также контролирующему лицу для совершения исполнительской дисциплины. Один из пользователей назначается ответственным исполнителем.
- Согласование: в рамках этого бизнес-процесса выбранные респонденты вносят корректировки или заверяют документацию, а затем возвращают ее инициатору для проработки результатов и дальнейших действий.
- Утверждение: документ передается на утверждение назначенному ответственному. Результатом является возвращение к автору для внесения корректировок или ознакомления с резолюцией.
- Регистрация: документ передается секретарю. Секретарь присваивает регномер, проставляет печать организации и отправляет корреспонденту.
- Ознакомление позволяет всем сотрудникам, внесенным в список заинтересованных лиц, изучить документ.
На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.
Управление проектами
Данный блок 1С:Документооборот 8 необходим, чтобы разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь командам, работающим на проектах в административно-организационных вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.
Учет рабочего времениНесложный функциональный блок 1С:Документооборот 8, позволяющий сотрудникам в удобной, интуитивно понятной форме фиксировать вопросы, которыми они занимались в течение дня, а также на какие виды работ было потрачено время. При этом все данные о работах привязываются к документам, задачам, процессам и проектам, с которыми сотрудник взаимодействовал. Блок учета рабочего времени помогает оценить, как реально структурировано рабочее время сотрудников, какой его процент был потрачен на совещания, а какой – на подготовку и согласование документов.
Небольшой, но очень полезный механизм, сообщающий об отсутствии сотрудника и позволяющий на всех этапах процесса или проекта, где подразумевается взаимодействие с ним, найти варианты замены ответственного лица.
Контроль исполнительской дисциплины
Важный функционал, встроенный в программу – контроль исполнительской дисциплины по задачам:
- Контроль сроков и объемов выполнения задач;
- Ежедневный учет рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач);
- Анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений и проектов на основе отчетов.
Классическое делопроизводство
Необходимые для бумажного документооборота формы в полном объеме уже заложены в программу 1С Документооборот, например, печать обложки дела, журнал передачи и много другое.
1С:Документооборот 8 дает исчерпывающие возможности по учету мероприятий, начиная с плана проведения встречи или совещания, заканчивая контролем исполнения тех решений, которые были на этом мероприятии приняты. Если на состоявшемся мероприятии не были до конца разработаны все пункты протокола или не по всем пунктам приняты решения, следующее мероприятие будет отображаться в программе, как связанное с предыдущим, что увеличивает прозрачность и контроль хода согласования принятых решений и повышает исполнительскую дисциплину. Реализовано в версиях КОРП и ДГУ.
с возможностью привязки к конкретной организации и графику проведению мероприятий помогает сотрудникам быстро находить помещение в непосредственной близости. Есть возможность просмотра помещения на плане.
Встроенный в 1С:Документооборот 8 инструмент для решения рабочих вопросов сотрудниками с той степенью формализации, которая принята в организации: от неформального общения, до деловой переписки, служащей подкреплением решений и действий. При этом все обсуждения на форуме привязаны к документам, задачам, процессам. Форум удобен в использовании для первой линии поддержки, где опытные сотрудники разъясняют новичкам те или иные рабочие моменты. Механизм «Форум» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.
Механизм предназначен для разграничения прав доступа пользователей к базе документооборота по таким параметрам, как политика доступа, папки и рабочие группы.
Прочее
- Прямо «в коробке» 1С Документооборот находится механизм интеграции с 13-ю другими конфигурациями 1С. В частности, есть возможность интеграции с конфигурацией ERP посредством плана обмена и бесшовной интеграции .
- Конфигурация работает на мобильных устройствах на платформе Android, IOS, Windows Phone, а также через браузеры, благодаря возможностям платформы 1С:Предприятие 8.
- Личные и общие календари, в которых можно вести не только учет записей, как в программе MS Outlook, но и документов, и задач пользователей.
- Настройка интерфейса – штатная возможность 1С:Предприятие, но в программе 1С:Документооборот 8 она имеет более широкое применение, позволяя все интерфейсы программа настроить «под себя», то есть поменять состав реквизитов, сделать цветные списки, настроить сортировку, назначить состав колонок и пр.
Каких-либо ограничений (кроме соответствующего технического обеспечения) для внедрения программы документооборота от фирмы 1С не зафиксировано: возможность ее использования не зависит от отраслевой принадлежности предприятия, его структуры, организационной формы, вида деятельности, численности персонала и т.д. Система может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи и требования заказчика, легко осваивается пользователями, и на сегодня существует более 1700 успешных внедрений 1С Документооборот 8 в отраслях торговли, оказания услуг, промышленности и бюджетных организациях.
