1с зуп 3.0 больничный во время отпуска. Оформление в «1С» отпуска в связи с болезнью. Перенос части отпуска из-за болезни

Сотрудник благополучно ушел в очередной отпуск, а по окончании отпуска вместо выхода на работу сообщил о внезапно наступившей болезни и как следствие просит продлить отпуск на период временной нетрудоспособности.

Знакомо? Думаю что "ДА", ответит почти каждый бухгалтер. Особенно летом. Много отпусков и много соблазнов: от мороженки с банальной простудой, до всевозможных летних развлечений, грозящих ушибами и переломами.
Вот и моих любимых клиентов в этом году не миновала чаша сия (я имею ввиду исправление отпуска, конечно), поэтому я решила написать небольшую статью по поводу такой ситуации, которая регулярно возникает в организациях.
Пример будем рассматривать в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1. Для редакции 2.5 исправление в программе делается аналогично.
Итак, сотрудник Остапенко Е.Д. в середине июля благополучно ушел в отпуск. В программе документ Отпуск рассчитан и выплачен.

По окончании отпуска сотрудник не вышел на работу 31.07.2017 в связи с болезнью. Этот факт в программе необходимо зафиксировать с помощью документа Прогул, неявка . Для создания этого документа переходим в раздел Кадры , открываем список всех отсутствий сотрудников:

И создаем новый документ с видом операции Прогул , неявка :

В этом документе отмечаем даты отсутствия сотрудника на работе. Обращаю внимание, что этот документ обязателен в том случае, если сотрудник еще не предоставил больничный лист и нам необходимо правильно рассчитать зарплату за июль. Если листок нетрудоспособности сотрудник принес, то отмечать отсутствие сотрудника на рабочем месте специальным документом необязательно. Достаточно сразу рассчитать больничный лист.

Зарплата за июль по организации рассчитана и выплачена. Т.е. период закрыт. Сотрудник приносит листок нетрудоспособности, который мы оформляем в программе:

При расчете больничного листа программа автоматически сторнирует начисление отпуска за пересекающийся с больничным период. Есть у меня очень любознательные клиенты, которые хотят понимать каждую цифру, полученную в программе и это правильно. Так вот, обычно они спрашивают "Откуда программа взяла вот такой НДФЛ?". Т.е. бухгалтер смотрит, что начислен больничный в сумме 10762,80. И с этой суммы НДФЛ должен быть
10762,80 × 0,13 = 1399
Откуда же взялась сумма 268 руб? Все очень просто. Ведь при расчете больничного листа была сторнирована сумма отпускных с 26.07.2017 по 30.07.2017 а это ни много ни мало -8704,40. Так вот 268 руб. это НДФЛ с разницы между больничным и сторнированными отпускными
(10762,80 - 8704,40)×0,13 = 268
Кстати, на закладке Пересчет прошлого периода вы можете проанализировать сторнирование. А при нажатии кнопки Показать подробный расчет информация будет еще больше детализирована:

Да, а что же нам делать с отпуском, который сотрудник просит продлить. Период закрыт и править июльский документ мы не можем.
В этом случае в программах 1С:ЗУП предусмотрен очень удобный механизм. Открываем первоначальный документ Отпуск и внизу документа видим гиперссылку Исправить :

У нас открылся новый документ, который будет являться исправлением предыдущего. Вот тут самое главное правильно указать новую дату окончания отпуска. Обратите внимание: начало отпуска менять не надо! А что же с окончанием? Сотрудник болел с 26.07.2017 по 06.08.2017 при этом отпуск был уменьшен на 5 дней (с 26.07.2017 по 30.07.2017). Тогда новой датой окончания отпуска будет 11.08.2017. Т.е. после окончания больничного продлеваем отпуск на 5 дней:

При этом обратите внимание: сумма начисленных отпускных НЕ ИЗМЕНИЛАСЬ по сравнению с предыдущим документом. И это правильно. Ведь сотрудник полностью получил отпускные в июле. И эта же сумма осталась в новом документе. Ничего доплачивать ему не надо. Просто он выйдет на работу на 5 дней позже, после окончания периода больничного.
Ну а что же НДФЛ в сумме 1131? Так это как раз та самая разница с больничным, что мы рассматривали раньше. Вместо 1399 руб. при расчете листка нетрудоспособности программа исчислила 268 руб. Недостающие 1131 руб. исчислены сейчас.
Вот и все. Возможно, вам покажется это немного сложноватым. Однако это только на первый взгляд. Проверив все сами, вы убедитесь, что программа нигде вас не обманывает. И главный критерий – суммы отпускных не меняются, средний заработок не меняется. Потому что за основу берется первоначальный расчет отпуска.
Надеюсь, моя статья была для вас полезной. Желаю вам не болеющих сотрудников, ну а если все же такая ситуация приключилась пусть программы 1С будут для вас надежным помощником в работе.
С вами была Виктория Буданова. Оставляйте свои отзывы, пишите, задавайте вопросы. Тем самым вы поможете нам искать актуальные темы для новых статей.

В 1С 8.3 Бухгалтерия есть два варианта оформления больничного и отпуска в зависимости от настроек программы:

• Вручную – документом Начисление зарплаты;
• Автоматически – документами Отпуск и Больничный.

Выбор варианта начисления устанавливается в Настройках зарплаты из пункта Зарплата и кадры.

В настройках необходимо установить флаг Вести учёт больничных, отпусков и исполнительных документов , если предполагается автоматический учёт в 1С 8.3 и убрать флаг – если учитывается вручную:

Рассмотрим на примере:

Предположим, Иванов Иван Иванович отправляется в отпуск с 05.06.2016г. до 20.06.2016г., однако в период с 10.06.2016г. по 18.06.2016г. сотрудник болел. После выхода сотрудник предоставил больничный лист.

Автоматический учёт больничных и отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия

Автоматический учёт в 1С 8.3 возможен при условии:

• Ведения в базе только небольших организаций до 60 сотрудников;
• График по пятидневке с совпадением с производственным календарём;
• Основное начисление – оклад.

Шаг 1. Расчёт отпуска

При автоматическом учёте в 1С 8.3 необходимо оформить документ Отпуск из раздела Зарплата и кадры, выбрав пункт Все начисления и при создании выбрать Отпуск:

В документе необходимо отразить период отпуска и основание, а также за который период предоставляется отпуск. Более подробный расчёт начисления отображается на вкладке Начисления:

Если требуется корректировка среднего заработка или НДФЛ, то можно воспользоваться редактированием данных полей сразу из документа с помощью кнопки Редактирование:

Важно! Если в базе 1С 8.3 не отражены данные для расчёта среднего заработка, то все данные по заработной плате можно занести в разделе Средний заработок. Но необходимо помнить, что при создании нового документа нужно заново занести эти данные или создать документ копированием:

Данный документ формирует типовые проводки по начислению отпуска и отражению НДФЛ:

После предоставления больничного листа, в зависимости от периода отпуска, переходит на следующий период или нет – необходимо:

• Создать сторно отпуска.

Шаг 2. Корректировка старого документа Отпуск

Для этого необходимо зайти в реестр всех начислений, найти документ отпуска и откорректировать даты отпуска:

Шаг 3. Сторнирование отпуска

Если больничный сотрудника охватывал не все дни отпуска, то необходимо ввести документ Отпуск на период фактического отпуска.

Важно! В дате выплаты необходимо установить дату выплаты прошлого отпуска:

• В документе заполняем период болезни, а также другие данные больничного листа;
• В документе Больничный лист, как и в документе Отпуск можно откорректировать данные НДФЛ и среднего заработка, воспользовавшись кнопкой Редактирования:

Важно! Документ Больничный лист в 1С 8.3 Бухгалтерия формирует только проводки по начислению больничного и не делает сторнирующие проводки, поэтому для исключения пересечения периодов больничного и отпуска нужно или откорректировать документ Отпуск или сделать по нему сторно вручную:

Шаг 5. Контроль НДФЛ и начислений

В итоге проверить начисления можно в расчётном листке, а также НДФЛ в регистре налогового учёта по НДФЛ. Все эти отчёты в 1С 8.3 Бухгалтерия можно посмотреть из документа Начисление зарплаты или выбрав аналогичные ссылки в Отчётах по зарплате в разделе Зарплата и кадры.

Проверим начисления в расчетном листке:

Проверим НДФЛ в регистре налогового учёта по НДФЛ:

Если по окончанию сумма удержанного налога превышает сумму исчисленного, то необходимо создать документ Возврат НДФЛ.

Ручной учёт больничных и отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия

При ручном учёте больничных и отпусков в 1С 8.3 все начисления производятся в документе Начисление зарплаты и рассчитываются вручную.

Для этого необходимо создать или проверить начисления:

• Оплата основного ежегодного отпуска:

• Оплата больничного листа за счёт работодателя:

• Оплата больничного листа за счёт ФСС:

Шаг 1. Расчёт отпуска

Создаём документ Начисления зарплаты для отражения отпуска из раздела Зарплата и кадры – далее Все начисления:

• В документе подбираем сотрудника и редактируем вручную закладку Начисления;
• В начислениях необходимо выбрать Оплата ежегодного отпуска и установить количество дней отпуска;
• Сумма начисленного отпуска рассчитывается вручную;
• НДФЛ и взносы рассчитываются автоматически по введённой сумме:

Важно! Если оплата отпуска производится не в конце месяца, то необходимо откорректировать дату получения дохода на закладке НДФЛ. Для этого нужно поставить галочку Корректировать НДФЛ:

Проверим начисления в расчетном листке:

Проверим НДФЛ в регистре налогового учёта по НДФЛ:

В зависимости от периода отпуска – переходит на следующий период или нет, необходимо:

• Откорректировать старый документ;
• Создать сторно начисления зарплаты (отпуска).

Шаг 2. Корректировка старого документа Начисление зарплаты

Для этого необходимо зайти в реестр всех начислений, найти документ Начисление зарплаты и откорректировать дни и сумму отпускных:

Шаг 3. Сторнирование отпуска

Если был переход отпуска на следующий период или была выплата отпускных заранее, то необходимо создать сторнирующие проводки документом Операция, введённая вручную с видом операции Сторно документа из раздела Операции.

При этом сторнируются не только проводки, но и движения по всем регистрам:

Шаг 4. Отражение больничного листа во время отпуска

Если больничный сотрудника охватывал не все дни отпуска, то необходимо также отразить все начисления по отпуску:

На вкладке НДФЛ необходимо откорректировать даты получения дохода по прошлому отпуску:

Отражение больничного производится также документом Начисление заработной платы:

Для отражения в регламентированных отчётах больничного необходимо зарегистрировать документ Операция учёта взносов в разделе Зарплата и кадры:

Материал актуален для слушателей курсов профессиональной переподготовки по направлениям:

Работник взяла в отпуск на 2 недели – четырнадцать дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), и во время отпуска заболела. В поликлинике ей выдали больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней, из которых 4 дня захватили отпуск).

Разбираем ситуацию:

Статья 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.) указывает, что работник может выбрать что-то одно из двух вариантов:

• продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая она выйдет на работу 4 июня;
• выйти на работу по графику (через 14 дней), а дни по больничному перенести на другой период.

Во всех этих случаях работник должен предоставить в бухгалтерию или в кадровую службу лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный оплачиваются отдельно. Сам работник должен известить работодателя о болезни, сообщив о дальнейшем варианте оформления этих больничных: перенести или продлить отпускные дни.

Продление отпуска из-за больничных

Здесь бухгалтерам не нужно пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.

Продлевая отпуск в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, регистрируем невыходы на работу сотрудницы после того, как отпуск закончился.

• Открываем кадровый документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)»из раздела «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников».
• В качестве причины отсутствия в данном случае необходимо поставить «Болезнь (больничный еще не закрыт)».

Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.

При выходе на работу пятого июня, предоставив больничный лист, начисляем пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует (исправляет) зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника.

После этого исправляем исходный документ начисления отпуска (раздел «Зарплата» или «Кадры» – документы «Отпуска»), нажав ссылку «Исправить», при этом меняем в нем только дату окончания отпуска с учетом дней болезни, то есть продлеваем дату на количество дней нетрудоспособности.

Конец отпуска у работника выпадает на 4 июня. Расчетный период и сумма отпускных остаются прежними, так как отпуск не прерывается.

Отпуск в мае, больничный в июне

Обратите внимание, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только тогда, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а вот больничный уже отражается в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск», поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.

Перенос отпуска на другой период с перерасчётом отпускных

Дни отпуска, которые совпали болезнью переносятся на другой период. Здесь необходим перерасчет отпускных. Например, сотрудница решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. Перерасчет отпуска необходим, так как отпускные дни разрываются, где меняются расчетные периоды.

В «1С: Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при оформлении данного случая предусматривает почти такие же действия, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно:

• сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист».
• Исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не нужно, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Начисление дней отпуска будет происходить в будущем периоде, соответственно в отдельном документе «Отпуск».

Переплата отпускных

Количество отпускных дней и сумма отпускных при пересчете уменьшились, следовательно, есть переплата денежных средств данному работнику. Ее можно удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Внимание! Бухгалтеры, руководители организаций могут посетить бесплатный образовательный вебинар по теме " Налоговая оптимизация". Мероприятие пройдет 3 августа 2018 года. Начало 13-00 по московскому времени. Семинар проведет Шестакова Екатерина Владимировна (кандидат юридических наук).

О чем семинар?

Слушатели узнают о практике использования законных способов налоговой оптимизации. Вы узнаете, на чем попадаются "оптимизаторы" в налоговой службе. Значение темы семинара особенно актуально на фоне повышения НДС. На семинаре слушатели рассмотрят такие темы, как:

• Налоговое планирование в организации и понятие налоговых рисков.
• Методические вопросы учетной политики для целей налогообложения.
• Учетная политика для целей налогообложения.
• Отраслевые схемы налоговой оптимизации.

Участие в вебинаре бесплатное. Количество мест ограничено. Подробности и форма заявки на странице мероприятия: .

В отпуске человек заболевает – хотя и неприятное, но вполне обыденное явление, для которого в ТК РФ есть соответствующий пункт, разъясняющий права и обязанности работника в этой ситуации. Предоставив больничный и, тем самым, подтвердив свое положение, работающий может дополнить отпуск сроком, проведенным на больничном, или такое же количество дней взять в другие даты. На практике, чаще всего, для соблюдения корпоративной этики подобные действия будут осуществляться не только исходя из интересов работающего, но и его руководства, то есть исходя из принятого в компании графика.

В этой статье мы рассмотрим на примере, что надо сделать в 1С ЗУП 8.3 для отображения описанной ситуации.

Бабочкин Б.Б. уходит в отпуск с 15 по 28 октября 2018 года. Бухгалтер рассчитывает его отпускные и выплачивает 8 октября 2018 года, соответственно, месяцем начисления отпуска в ЗУП становится октябрь 2018 года.

Во время этого Бабочкин Б.Б. простужается, обращается к врачу и 6 ноября 2018 предоставляет больничный сроком с 26 октября по 2 ноября 2018. Бухгалтер сталкивается с тем, что три дня Бабочкин Б.Б. находился на больничном в отпуске.

Бухгалтер вводит предоставленное подтверждение в 1С ЗУП 8.3 и получает сообщение, что Бабочкину Б.Б. был оформлен отпуск на совпадающие с больничным листом даты.

Когда периоды начислений для обоих событий совпадают (оба они проведены октябрем 2018 г.), в больничном листе мы видим только сумму начислений по этому листу. Начисления за отпуск здесь не сторнируются и без дополнительных манипуляций со стороны бухгалтера сотруднику будут оплачено и то, и другое за один и тот же период. Чтобы избежать этой ситуации и дать Бабочкину Б.Б. возможность на законном основании отгулять свои дни, посмотрим, как внести исправление в документ, оформленный в первую очередь, то есть в «Отпуск».

Приняв подтверждение от Бабочкина Б.Б. о том, что он будучи в отпуске заболел, бухгалтерия запрашивает у него заявление на перенос или продление в соответствии с ТК и внести эти данные, используя «Исправить» в изначальном, отпускном документе. Отметим, что перенести или продлить отпуск работающий может, когда болел непосредственно он сам, а уход за членами семьи таких возможностей не дает.

В исправленном документе отпуск будет рассчитан только за дни, в которые Бабочкин Б.Б. не болел официально. В нашем примере – за 11 дней при условии, что он еще не решил, на какие даты перенесет три дня.

Если Бабочкин Б.Б. продлевает прерванный болезнью отдых, бухгалтер в исправлении указывает новый срок окончания отдыха, и дни «Основного отпуска» будут посчитаны как все календарные между датами начала и окончания, однако на вкладе «Начислено (подробно)» будут оплачены дни за вычетом трех дней больничного.

Если расчетный период успели закрыть

Когда расчетный период (октябрь 2018 г.) уже закрыт, а больничный проведен в ноябре 2018 года, программа сторнирует начисление отпуска за пересекающийся с больничным период на вкладке «Пересчет прошлого периода», отнимая сумму за три дня, которые Бабочкин Б.Б. проболел в отпуске.

Если исправление отпуска будет проведено в периоде (ноябрь 2018 г.), не совпадающим с периодом его начисления (октябрь 2018 г.), в документе появится вкладка «Пересчет прошлого периода», где начисление отпуска будет отсторнировано за дни отпуска, не пересекающиеся с днями больничного.

Важно подчеркнуть необходимость создания исправленного отпускного документа, даже когда решение о переносе еще не принято, а излишние начисления уже отсторнированы в «Больничном», так как в личную карточку сотрудника Т2 отпуска попадают из документа «Отпуск», а без исправленного документа данные об отпуске будут отражены неверно.

На данном примере мы убедились: чтобы отразить больничный во время отпуска, в специализированной кадровой программе 1С ЗУП 8.3 имеются все инструменты, и результат будет полностью соответствовать действующему законодательству, поддерживая правильность и «прозрачность» учета.

Вопрос:

Сотрудник в отпуске. В 1С ЗУП 3.1 проведен документ Отпуск . Сотрудник приносит больничный после отпуска, который приходится на несколько дней отпуска. При вводе больничного начисления по отпуску корректируются, а период нахождения в отпуске в личной карточке Т-2 сотрудника не меняется.
Как внести изменения в карточку сотрудника Т-2, чтобы реально использованный им отпуск (с учетом корректировки в больничном) отражался правильно?

Ответ:

✅

✅

✅

В 1С ЗУП 3.1 существует несколько вариантов регистрации больничного во время отпуска. Рассмотрим тот вариант, который позволит формировать корректные сведения в отчете Личная карточка Т-2.

Сотруднику в ФЕВРАЛЕ введен отпуск на 14 дней на период с 12.02.2018 по 26.02.2018.

Этот период и отразился в отчете Личная карточка Т-2.

Сотрудник в отпуске заболел и после возвращения из отпуска в МАРТЕ предоставил больничный за период с 19.02.2018 по 05.03.2018 (т.е. отпуск был перекрыт больничным на 7 дней).

В документе Больничный лист произошло сторнирование отпускных, приходящихся на больничный.

Однако в отчете Личная карточка Т-2 этот перерасчет отпуска в больничном листе никак не повлиял на данные. Отпуск так и остался 14 дней за период с 12.02 по 26.02.

Если нам требуется, чтобы период скорректировался, то необходимо ввести на основании исходного документа Отпуск докмуент-исправления с периодом 12.02.2018 — 18.02.2018.

В этом документе реально не произойдет никакого уменьшения начисленной суммы (сколько сторнируется, столько и начислится), поскольку перерасчет произошел уже в документе Больничный лист.

Однако этот документ скорректирует сведения для Т-2.

Ещё хотелось бы сказать несколько слов по поводу продления отпуска в связи с «наложением» больничного. Если отпуск продлевается сразу, т.е. сразу после больничного, то можно отразить это двумя способами:

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

1. Ввести отдельный документ Отпуск месяцем МАРТ, в котором указать период продления (в рассматриваемом случае это 7 дней с 06.03.2018 по 13.03.2018 — с учетом праздника). В этом случае в Т-2 это продление отразится отдельной строкой.

ПРИМЕЧАНИЕ: при таком варианте важно помнить, что период расчета среднего должен быть таким же, как у исходного февральского отпуска, т.е. его надо скорректировать в калькуляторе расчета среднего заработка. Также необходимо указать дату выплаты такую же, как в исходном документе.

2. Отразить продление непосредственно в докмуенте-исправления. т.е. указать в нем период с учетом продления отпуска: 12.02.2018 — 13.03.2018, т.е. 7 календарных дней (с учетом праздника) после окончания больничного.

В этом случае на основной вкладке мы видим, как будто отпуск составил 28 дней. Однако это не так, он начисляется за 14 дней, т.е. с учетом больничного. Это видно на вкладке Начислено (подробно).

В этом случае в Т-2 будет зарегистрирован весь период одной строкой 14 дней с 12.02.2018 по 13.03.2018.

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога: