Акт выполненных работ оформляется в случае. Почему бухгалтерии так нужны необязательные акты об исполнении договора
Акт выполненных работ по договору оказания услуг – документ, который подтверждает факт выполнения поставленной задачи, фиксирует объем проведенных работ, сроки и стоимость. гарантирует отказ от взаимных претензий между заказчиком и исполнителем, он должен быть оформлен в соответствии с законодательством. Кроме того, этот документ необходим для бухгалтерии, так как на его основании проводится оплата работ, и эти средства относятся к затратам.
Акт выполненных работ — документ, в котором указываются важные факты и моменты (стоимость, время, наименование оказанных услуг)
Единой унифицированной формы такого акта сегодня нет, но есть перечень реквизитов, которые обязательно должны в нем присутствовать:
- В верхней части листа указывается название документа с указанием основания для его заполнения (договора на оказание той или иной услуги). Строчкой ниже необходимо указать город и полную дату.
- Информация о компании-заказчике и компании-исполнителе, указанных в договоре. Указывается название организаций и фамилии уполномоченных лиц.
- Указывается название услуги. Например, по определенному маршруту.
- Указывается срок завершения работ по договору и время фактического исполнения услуги.
- Далее нужно указать, что работы были выполнены в полном объеме, и у участников договора нет претензий друг к другу.
- Указывается стоимость проведенной работы. Указывается не только цена, но и НДС.
- Ставятся подписи уполномоченных лиц и печати организаций.
Акт выполненных работ оформляется в двух экземплярах, его подписывают представители обеих сторон. После подписания документа один экземпляр остается у заказчика, один у исполнителя, впоследствии они предъявляются в налоговые органы для подтверждения полученных доходов.
Этот документ несколько отличается от акта приема-сдачи работ.
Оказание услуги не подразумевает материального результата, поэтому фактически нечего принимать и передавать. Из-за этого наименование услуги в договоре может оказаться несколько размытым, что может привести к различным спорам и двояким толкованиям.
В каких случаях оформляется акт об оказанных услугах?
В Гражданском кодексе РФ присутствует глава «Возмездное оказание услуг». В ней приписывается, какие виды деятельности могут быть отнесены к группе услуг, и в каких случаях необходимо оформлять и подписывать акт выполненных работ. Договор и соответствующий акт оформляется по факту исполнения ветеринарных, туристических, консультационных услуг, туристического обслуживания, доверительного управления и прочие. Все эти и некоторые другие сферы не предполагают материального результата труда, и в этом их основное отличие от, например, строительно-монтажных работ, по факту выполнения которых оформляется документ по стандартизованной форме КС-2.
Согласно подписанному акту производится оплата, поэтому нужно внимательно контролировать соответствие суммы в договоре и в самом акте. Также важно, чтобы в договоре и в акте была прописана единая формулировка названия услуг, чтобы в дальнейшем не были выявлены расхождения при судебном разбирательстве. Если работы не были завершены в срок, это обязательно указывается в акте, так как в дальнейшем заказчик может подавать в суд на исполнителя для взыскания неустойки.
Важные требования при оформлении акта выполненных работ
Этот документ используется не только для налоговой и бухгалтерской отчетности, но и для защиты интересов компании-заказчика и исполнителя, если обнаружится, что услуги были выполнены некачественно или не в полном объеме, а также в том случае, если возникли какие-либо проблемы с оплатой. Во время судебного разбирательства будет важна каждая мелочь, поэтому нужно обратить внимание на следующие аспекты:
- Если было выполнено несколько видов работ, необходимо отразить в акте их все, можно сделать это в табличной форме. Например, если во время оказания услуг по грузоперевозкам было несколько рейсов, прописывается каждый из них с указанием времени доставки груза.
- Желательно указать не только наименования компаний-участниц договора, но и должности и ФИО ответственных лиц. Например, ООО «Вектор» в лице замначальника отдела снабжения Иванова И. И. принял работу и т. д. Так будет проще установить, кто занимался данным делом, если с момента оказания услуги прошло много времени.
- Сумму нужно указать прописью во избежание путаницы в любой отчетности.
Правильное оформление акта позволит в дальнейшем установить истину и определить справедливость претензий участников договора друг к другу. подаются в российские суды достаточно часто, и во многих случаях установить истину сложно именно из-за недостаточно внимательного отношения к оформлению документов.
Мнение юриста-эксперта:
Статья акцентирует внимание читателей на составлении такого важного документа, акт выполненных работ. Однако, здесь же упоминается договор оказания услуг. На практике такая чехарда с понятиями услуги и работы происходит повсеместно. Как различить два понятия, люди не всегда задумываются. Многие заблуждаются, путая эти два понятия. Давайте будем разбираться.
Вот два примера. Предприятие заключило договор о проведении курсов повышении квалификации с соответствующей организацией, имеющей образовательную лицензию. Для проведения занятий необходимо подготовить 3 учебных класса. И предприятие заключает договор с другой организацией, имеющей право производить ремонтно-строительные работы. Классы были отремонтированы, в них провели курсы.
С обеими организациями были составлены акты о выполнении обязательств по договорам. Что это за акты, догадайтесь. Правильно, один акт выполненных работ, а другой – акт оказания услуг. Как определить где записаны услуги, а где работы? Тоже правильно. Ремонт – это работы, а курсы – это услуги. Этот вывод очевиден, но требуется уточнение. На каком основании мы такой вывод сделали?
Основание одно. Работы и услуги имеют один отличительный признак – результат. Любой договор заключается для получения какого-либо результата. Результат ремонта – наличие пригодного для использования по прямому назначению классов. Результат проведения курсов – получение работниками знаний и навыков, позволяющих повысить производительность труда.
В первом случае результат материализован (стены, потолок, пол, электропроводка и т.д.), а во втором – нет. Нельзя материализовать знания, навыки. Если только потрогать свидетельство об окончании курсов повышения квалификации. Вот так и следует различать эти два понятия.
Когда составляется акт при выполнение работ (услуг)? Узнаете из видеоматериала:
"Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании", 2005, N 8
В рамках заключаемых предприятиями торговли и общественного питания соглашений (договоров) на выполнение работ и (или) оказание услуг предусматривается необходимость оформления двухсторонних (а в ряде случаев - трехсторонних и большего числа сторон) актов приемки выполненных работ (оказанных услуг). Именно данными актами документально подтверждается факт выполнения работы (оказания услуги).
В случаях же, когда согласно положениям гражданского законодательства отношения между сторонами могут регулироваться соглашениями в устной форме, оформляемые акты приемки выполненных работ (оказанных услуг) зачастую являются единственными документами, подтверждающими наличие между сторонами соответствующих отношений.
Свое особое значение оформляемые акты приобретают при исчислении предприятиями торговли и общественного питания налога на прибыль или уплаты единого налога при применении упрощенной системы налогообложения. Обусловлено это положениями ст. 252 НК РФ, согласно которой в целях налогообложения прибыли признаются только обоснованные и документально подтвержденные расходы, осуществленные соответствующим налогоплательщиком.
Под документально подтвержденными расходами в соответствии с положениями налогового законодательства понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Следовательно, если при оформлении актов приемки работ (услуг) и иных документов будут допущены нарушения и ошибки, это может повлечь за собой не что иное, как отказ от принятия расходов в уменьшение налоговой базы на прибыль и, как следствие тому, увеличение суммы уплачиваемого организацией налога.
Отсутствие надлежаще оформленных первичных документов, к которым также относятся и акты приемки работ (услуг), в соответствии со ст. 120 НК РФ относится к грубому нарушению правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, что влечет за собой наложение штрафа в размере 5000 руб. Если такие деяния совершены в течение более одного налогового периода, то штраф составляет уже 15 000 руб., а если деяния повлекли за собой занижение налоговой базы, то штраф составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
При всем этом следует учитывать, что к грубому нарушению правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения также относится отсутствие счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета, а также систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений организации.
За отсутствие или неправильное хранение первичных учетных документов может наступить административная ответственность, предусмотренная ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации (Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ). Это нарушение влечет за собой наложение административного штрафа на виновных должностных лиц в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда.
Акты выполненных работ (оказанных услуг) относятся к первичным учетным документам, которые могут оформляться на типовых бланках или же на бланках, оформленных с соблюдением требований ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
Если используемая предприятиями торговли и общественного питания форма акта не включена в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, исходя из требований законодательства о бухгалтерском учете она должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации утверждаются в установленном порядке Госкомстатом России (в настоящее время - Росстат).
Если организация использует утвержденные в установленном порядке форматы бланков актов, то она должна оформлять их в соответствии с утвержденными соответствующим постановлением указаниями по оформлению. При этом согласно Постановлению Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" допускается изменять форматы утвержденных бланков, вводя дополнительные реквизиты (не исключая утвержденных), расширять и сужать графы и строки с учетом значности показателей, включать дополнительные строки (включая свободные) и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Любые изменения утвержденных в установленном порядке форматов бланков должны быть оговорены в утвержденной организацией учетной политике для целей бухгалтерского учета. Это может быть реализовано, в частности, путем приложения к учетной политике измененных унифицированных форм первичной учетной документации.
Если организация применяет самостоятельно разработанные формы актов (не содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации), то она должна разработать для использования необходимые формы, имеющие реквизиты, указанные в ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Для применения таких форм организация обязана объявить их в учетной политике (как возможные варианты - включить в приложения к учетной политике, утвердить специальным распорядительным документом, приведя в нем ссылку на учетную политику и др.).
Как представляется, для целей налогообложения организации вправе принимать те же первичные учетные документы, которые в соответствии с Законом о бухгалтерском учете признаются для целей бухгалтерского учета. При этом следует учитывать, что согласно ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учета могут являться в том числе и оформляемые бухгалтерские справки.
В отдельных случаях организация вынуждена отражать в бухгалтерском и налоговом учете хозяйственные операции, которые подтверждаются актами, оформленными контрагентами. Если такие акты оформлены на бланке, содержащемся в альбомах унифицированной первичной документации, то достаточно сравнить бланк с законодательно утвержденным на предмет наличия всех предусмотренных реквизитов. Если же сторонняя организация использует самостоятельно разработанные формы актов, то организацией должна быть обеспечена проверка используемого в расчетах документа на предмет наличия обязательных реквизитов.
На практике распространены также случаи, когда для отражения каких-либо расходов в бухгалтерском и налоговом учете предприятия торговли и общественного питания вынуждены оформлять односторонние акты, подтверждающие факт выполнения работ (оказания услуг), то есть без отражения в них реквизитов о сдаче работ (услуг) со стороны исполнителя. Как правило, такие акты составляются комиссионно, то есть с привлечением определенного круга должностных лиц предприятия, включая специалистов по предмету выполненных работ (оказанных услуг).
Такие односторонние акты составляются, например, в обоснование произведенных расходов на оплату услуг связи (Интернет, мобильная связь) и в полной мере имеют юридическую силу, так как в отдельных случаях подтвердить экономическую обоснованность расходов невозможно.
Как отмечалось ранее, в соответствии со ст. 252 НК РФ экономическая обоснованность производимых организацией расходов является еще одним (наряду с документальным подтверждением) обязательным условием для принятия их в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Под экономически обоснованными (оправданными) расходами понимаются затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота.
Требования, предъявляемые к оформлению стандартизированных актов выполненных работ
В случаях, особо предусмотренных действующим законодательством, при документальном оформлении выполненных работ (оказанных услуг) организация обязана использовать унифицированные формы актов или же формы актов, утвержденные соответствующими нормативно-правовыми актами.
Так, при выставлении актов строительными подрядными организациями за работы по капитальному строительству и ремонту объектов применяются типовые формы первичных документов, утвержденные Постановлением Росстатагентства России от 11 ноября 1999 г. N 100 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ", - "Акт о приемке работ" (форма N КС-2) и "Справка о стоимости выполненных работ и затрат" (форма N КС-3).
Применение данных форм является обязательным не только в силу того, что утверждены они в качестве унифицированных форм, но также и в силу требований гражданского законодательства. В частности, согласно п. 4 ст. 753 ГК РФ сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами. Одной из сторон от подписания акта в нем делается отметка об этом, и акт подписывается другой стороной. Односторонний акт сдачи или приемки результата работ может быть признан судом недействительным лишь в случае, если мотивы отказа от подписания акта признаны им обоснованными.
Выполненные строительными и иными организациями работы и произведенные затраты отражаются в актах по формам N N КС-2 и КС-3 исходя из договорной стоимости. При этом в стоимость выполненных работ (затрат) включается как непосредственно стоимость строительно-монтажных работ, предусмотренных сметой, так и прочие затраты, не включаемые в единичные расценки на строительные работы и в ценники на монтажные работы (включая рост стоимости материалов, заработной платы, тарифов, расходов на эксплуатацию машин и механизмов, дополнительные затраты для производства работ в зимнее время, средства на выплату надбавок за подвижной и разъездной характер работы, надбавки за работу на Крайнем Севере и в приравненных к нему районах, изменение условий организации строительства и т.п.).
В случае если определение стоимости строительной продукции производится и расчеты, согласно заключенным договорам, осуществляются по твердым договорным ценам, реквизиты в части единичных расценок (графы "номер единичной расценки", "единица измерения", "цена за единицу") при оформлении акта по форме N КС-2 не заполняются.
При выполнении предприятиями торговли и общественного питания подрядным или хозяйственным способом работ по ремонту, реконструкции и модернизации принадлежащих им объектов основных средств в обязательном порядке оформляется "Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств" (форма N ОС-3), утвержденный Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств".
Акт составляется постоянно действующей в организации комиссией, в обязанности которой входит оформление приема и передачи объектов основных средств. В нем приводятся сведения о произведенных хозяйственным или подрядным способом затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств, полноте и качестве выполненных работ. Отдельно отражаются результаты испытания объекта после проведенных работ, а также дается характеристика изменениям, происшедшим в связи с капитальным ремонтом, реконструкцией, модернизацией.
Акт по форме N ОС-3 подписывается всеми членами комиссии, включая председателя, и утверждается руководителем организации. Акт подписывает также и исполнитель работ, в качестве которого могут выступать как сторонние организации и физические лица (при подрядном способе выполнения работ), так и вспомогательные и иные подразделения организации (при выполнении работ хозяйственным способом).
Необходимо учитывать, что, если работы выполнялись сторонней организацией, акт составляется в двух экземплярах, по одному каждой из сторон. Если по итогам модернизации или реконструкции объектов основных средств улучшены (повышены) первоначально принятые нормативные показатели их функционирования (срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п.), то произведенные организацией расходы в соответствии с п. 27 ПБУ 6/01 относятся на увеличение первоначальной (восстановительной) стоимости модернизированных (реконструированных) объектов.
При этом в бухгалтерском учете на основании оформленного акта оформляются следующие записи по счетам учета:
дебет счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" кредит счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - стоимость работ по реконструкции и модернизации объектов основных средств, выполненных подрядным способом, то есть силами привлеченных сторонних лиц;
дебет счета 08 кредит счетов 10 "Материалы", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и др. - затраты по реконструкции и модернизации объектов основных средств, осуществленные собственными силами предприятий торговли и общественного питания, то есть хозяйственным способом;
дебет счета 01 "Основные средства" кредит счета 08 - затраты по реконструкции и модернизации объектов основных средств, улучшающие ранее принятые нормативные показатели их функционирования, отнесены на увеличение стоимости соответствующих объектов основных средств.
При изготовлении предприятиями торговли и общественного питания собственными силами специальной одежды по окончании работ должен оформляться "Акт выполненных работ по изготовлению специальной оснастки и специальной одежды", форма которого приведена в Приложении к Методическим указаниям по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденным Приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. N 135н.
Осуществленные расходы по изготовлению предметов санитарной, специальной и иной подобной одежды и обуви оформляются в учете следующими записями:
дебет счета 44 "Расходы на продажу" кредит счетов 10, 69, 70 и др. - расходы, связанные с изготовлением специальной одежды, отражены на счетах учета издержек обращения;
дебет счета 10, субсчет "Специальная оснастка и специальная одежда на складе" кредит счета 44 - оприходована изготовленная собственными силами специальная одежда.
В оформляемом акте указывается количество изготовленных предметов, их цена (под ней должна пониматься себестоимость изготовления), срок службы, сумма списания стоимости.
Кроме акта выполненных работ, в соответствии с п. 15 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды передача на склад организации изготовленной специальной одежды должна оформляться соответствующими первичными учетными документами. Для этой цели используются типовые формы N М-11 "Требование-накладная" и N М-15 "Накладная на отпуск материалов на сторону", утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (в ред. изм. и доп.).
Требования, предъявляемые к оформлению актов, самостоятельно разрабатываемых предприятиями торговли и общественного питания
Самостоятельно разрабатываемые предприятиями торговли и общественного питания или их контрагентами акты выполненных работ (оказанных услуг) должны в первую очередь содержать все предусмотренные действующим законодательством (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете) обязательные реквизиты.
Во вторую очередь оформляемые акты должны содержать достоверную информацию о характере выполненных работ (оказанных услуг) с указанием их необходимости и экономической целесообразности, а также со ссылкой на осуществление соответствующих расходов в рамках той деятельности организации, которая направлена на получение дохода. Такие требования к актам определяются положениями налогового законодательства, а именно гл. 25 НК РФ.
Составляемыми актами прежде всего фиксируется выполнение закрепленных в договоре (соглашении) обязательств той стороной по договору, которая является исполнителем. Как правило, именно фиксация данного факта влечет за собой обязанность заказчика по оплате работ (услуг).
При оформлении актов работ, выполненных по договору подряда, выступающей в роли заказчика организации торговли и общественного питания необходимо учитывать положения ст. 720 ГК РФ. В частности, организация обязана в установленные договором сроки с участием подрядчика осмотреть и принять выполненную работу (ее результат), а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе немедленно заявить об этом подрядчику и оговорить их в акте приемки работ. Исключение составляют скрытые недостатки, уведомить о наличии которых следует в разумный срок после их обнаружения.
В части расходов на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, которые признаются в целях налогообложения по налогу на прибыль в соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, необходимо учитывать, что перечни указанных услуг установлены Федеральным законом от 7 июля 2003 г. N 126-ФЗ "О связи", а также правилами оказания соответствующих услуг, утвержденными Правительством Российской Федерации.
Правила предоставления услуг телеграфной связи утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222, Правила оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи - Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 г. N 310, а Правила оказания услуг почтовой связи - Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.
При оформлении актов оказания услуг необходимо четко разграничить каждую из перечисленных услуг, а также обосновать их непосредственную связь с производственной деятельностью организации.
В Письме Минфина России от 12 февраля 2004 г. N 04-02-05/1/12 "О порядке отражения в налоговом учете по налогу на прибыль услуг связи" дата признания для целей налогообложения расходов на оплату услуг телефонной связи должна определяться в соответствии с порядком оплаты услуг, предусмотренным в договоре оказания услуг телефонной связи.
Если исходя из условий заключенного договора обязанность оплатить оказанные услуги возникает в момент выставления счета (или же, например, в момент подписания двустороннего акта), то датой признания расходов будет являться именно дата выставления счета (подписания акта). В связи с этим при применении метода начисления, расходы на оплату услуг телефонной связи будут относиться к тому налоговому (отчетному) периоду, в котором возникла обязанность оплатить оказанные оператором связи услуги.
На основании того же пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения принимаются расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).
При оформлении актов, подтверждающих произведенные расходы на рекламу, организации должны учитывать положения пп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ, согласно которым к уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль расходам относятся расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности организации, товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках, но с учетом положений п. 4 ст. 264 НК РФ.
Кроме того, принимаемые в целях налогообложения расходы на рекламу должны соответствовать ст. 2 Федерального закона от 18 июля 1995 г. N 108-ФЗ "О рекламе", согласно которой под рекламой понимается распространяемая в любой форме, с помощью любых средств информация о физическом или юридическом лице, товарах, идеях и начинаниях (рекламная информация), которая предназначена для неопределенного круга лиц и призвана формировать или поддерживать интерес к этим физическому, юридическому лицам, товарам, идеям и начинаниям и способствовать реализации товаров, идей и начинаний.
Акт приемки работ (услуг), связанных с размещением организациями торговли и общественного питания рекламы, в полной мере относится к документу, которым они могут быть подтверждены в целях налогообложения. Однако в обязательном порядке в нем должны быть указания на то, что произведенные расходы непосредственно связаны с осуществляемой организацией производственной деятельностью и имеют своей целью сформировать или поддержать интерес к организации или ее деятельности.
Если у организации возникает необходимость оформить актом услуги, связанные с подготовкой и переподготовкой кадров, то следует обратить внимание на положения п. 3 ст. 264 НК РФ.
Если речь ведется о направлении сотрудников на курсы повышения квалификации, то для признания расходов обоснованными, а потому подлежащими отнесению в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, рекомендуется оформлять следующие документы: приказ руководителя организации (уполномоченного лица) о направлении работника на обучение (переобучение) с указанием необходимости (например, для повышения квалификации, для назначения на должность и т.п.), договор с учебным заведением с приложением к нему программы обучения и указанием документа, который будет выдан по итогам обучения, акт оказанных услуг и счет (счет-фактуру) учебного заведения.
В акте в обязательном порядке приводится перечень сотрудников, которые прошли обучение, программа обучения (продолжительность обучения, специализация и др.), необходимость обучения (взаимосвязь с производственной деятельностью), а также указываются документы, которые выданы работникам по итогам прохождения обучения (переобучения), это могут быть дипломы, свидетельства и т.п.
Также указываются реквизиты документов, подтверждающих государственную аккредитацию учебного заведения, выданной ему лицензии. При этом, как отмечено в Письме Минфина России от 12 марта 2003 г. N 04-02-03/29, решающее значение имеет наличие у учебного заведения лицензии (а не государственной аккредитации).
Если оплачиваются услуги по участию сотрудников организации в семинарах, то, как и расходы по подготовке и переподготовке кадров, они принимаются в целях налогообложения прибыли в случае, если у проводящей их организации имеется лицензия на право ведения образовательной деятельности. Если лицензии нет, оказанные услуги можно причислить к консультационным и также принять для целей налогообложения, но уже на основании пп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ. Соответственно и должны различаться оформляемые в указанных ситуациях акты оказанных услуг. В первом случае речь в них должна вестись об учебном семинаре с указанием программы семинара, увязки обучения с торговой деятельностью организации, во втором случае необходимо говорить о консультационном семинаре с указанием предмета и цели консультации (цель следует увязать с производственной деятельностью предприятия), ее практической необходимости.
При документальном оформлении расходов на оплату услуг кадровых агентств необходимо учитывать положения пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ. Несмотря на то что в целях налогообложения по налогу на прибыль в полной мере принимаются расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных организаций по набору персонала, такие расходы не могут быть признаны экономически оправданными, если фактически не состоится набор работников (в том числе и в результате рассмотрения кандидатур, представленных специализированными компаниями по подбору персонала). Исходя из этого для принятия расходов в целях налогообложения по налогу на прибыль в акте должны содержаться ссылки на заключенные договоры с отобранными кандидатами.
Для оформления расходов на оплату услуг охранных организаций (агентств и т.п.) прежде всего необходимо, чтобы у сторон имелся оформленный письменный договор на оказание услуг, в котором должны быть отражены сведения о договаривающихся сторонах, включая номер и дату выдачи лицензии, содержание поручения, срок его выполнения, ориентировочная сумма денежных расходов и гонорара за услуги, меры ответственности сторон, дата заключения договора. Таковы требования ст. 9 Закона Российской Федерации от 11 марта 1992 г. N 2487-1 "О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации" (в ред. изм. и доп.).
В договоре также предусматривается обязанность охранного предприятия предоставлять клиенту письменный отчет о результатах проделанной работы, который должен включать ответы на основные вопросы, интересующие клиента в соответствии с договором. К отчету прилагается уточненный расчет гонорара и расходов охранной организации.
Отчет в полной мере может быть оформлен в виде двустороннего акта между торговой организацией (предприятием общественного питания) и исполнителем из числа охранных предприятий. Как представляется, в оформляемом документе должны быть указаны перечень охраняемых объектов (с указанием их адресов и размеров охраняемых территорий) и прочих услуг (только так можно подтвердить взаимосвязь расходов с производственной деятельностью организации), их стоимость, период оказания услуг, сведения о реквизитах лицензии охранной организации.
При списании на расходы стоимости оказанных организации юридических услуг оформляемый акт должен содержать ссылки на характер оказанных услуг (правовое консультирование по всем отраслям права; правовая работа по обеспечению хозяйственной и иной деятельности организации; представительство в судебных и других органах; правовая экспертиза учредительных и иных документов юридических лиц; составление заявлений, договоров, исков, соглашений, контрактов, претензий и других документов, имеющих юридический характер; подбор и систематизация нормативных актов, составление справочников по юридическим вопросам и т.д.).
Наравне с расходами на оплату юридических услуг в целях налогообложения по налогу на прибыль принимаются также расходы на информационные, консультационные и иные аналогичные услуги (пп. 14 и 15 п. 1 ст. 264 НК РФ), аудиторские услуги, услуги по управлению организацией или отдельными ее подразделениями, услуги по предоставлению работников (технического и управленческого персонала) сторонними организациями для участия в производственном процессе, управлении производством либо для выполнения иных функций, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 17 - 19 п. 1 ст. 264 НК РФ), расходы на текущее изучение (исследование) конъюнктуры рынка, сбор информации, непосредственно связанной с производством и реализацией товаров (работ, услуг) (пп. 27 п. 1 ст. 264 НК РФ), расходы на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями (пп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При документальном подтверждении указанных расходов в оформляемых актах следует особо отражать их непосредственную взаимосвязь с торговой (производственной) деятельностью организации, то есть для каких нужд и с какой целью должны были осуществляться работы (оказываться услуги). Также рекомендуется максимально шире раскрывать перечень осуществляемых расходов и избегать общих фраз типа "юридические услуги", "информационные услуги" и т.п.
Также следует учитывать, что, если консультационные, юридические, нотариальные и иные подобные услуги непосредственно связаны с приобретением организацией имущественных ценностей, они включаются в первоначальную стоимость данного имущества как для целей бухгалтерского, так и налогового учета.
Такие требования в части объектов основных средств содержатся в п. 8 ПБУ 6/01, в части материально-производственных запасов - в п. 6 ПБУ 5/01, в части нематериальных активов - в п. 6 ПБУ 14/2000. Если обращаться к вопросам налогообложения, то положения о порядке определения стоимости амортизируемого имущества содержатся в ст. 257 НК РФ. Следовательно, если какие-либо услуги оказываются сторонними организациями при приобретении имущества, расходы на их оплату единовременно в целях налогообложения по налогу на прибыль приняты быть не могут.
При отражении расходов на оплату аудиторских услуг организации следует учитывать следующие нормы действующего законодательства.
В настоящее время правовое регулирование аудита осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 7 августа 2001 г. N 119-ФЗ "Об аудиторской деятельности" (в ред. изм. и доп.).
Если торговая организация или предприятие общественного питания в обязательном порядке проводят аудит в соответствии с требованиями законодательства, то в качестве исполнителя могут выступать только аудиторские организации (п. 2 ст. 7 Федерального закона N 119-ФЗ), а индивидуальные аудиторы для этих целей привлечены быть не могут.
Выступающая в качестве исполнителя аудиторская организация должна обладать лицензией на право осуществления аудиторской деятельности. В качестве обоснования произведенных расходов организация должна располагать договором на оказание аудиторских услуг, выданным аудиторской организацией заключением, а также оформленным сторонами актом оказанных услуг.
В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения по налогу на прибыль принимаются расходы на сертификацию продукции и услуг.
При этом, как указано в Письме Минфина России от 23 декабря 2002 г. N 04-02-06/2/120, не имеет значения, проводится ли сертификация в обязательном или же в добровольном порядке. В обоих случаях целью сертификации является осуществление надзора за качеством продукции или услуг, а потому в обоих случаях она считается обоснованной, а расходы должны приниматься в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.
Вместе с тем следует учитывать, какая организация проводит сертификацию и выдает соответствующее заключение. Если она не уполномочена Госстандартом России для таких целей, то расходы в таких случаях не могут быть приняты в целях налогообложения. Поэтому при оформлении акта оказанных услуг по сертификации продукции необходимо указать реквизиты документа, свидетельствующего о том, что проводившая сертификацию организация является уполномоченной на то в соответствии с действующим законодательством.
Предлагаемая к применению типовая форма акта выполненных работ (оказанных услуг)
Если обратиться к вопросу разработки типовой формы акта, которая могла бы применяться в большинстве случаев, то необходимо отметить следующее.
Прежде всего, такой документ должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Кроме того, в акте рекомендуется отражать и другие реквизиты.
Например , в нем следует указать дату фактического принятия работ, которая может отличаться от даты оформления самого акта. При этом следует учитывать, что именно от даты приемки работ начинает применяться гарантийный срок на выполненные работы.
Что касается необходимости удостоверения оформленных актов печатями организаций, то данный вопрос рекомендуется решать согласно заключенному договору или достигнутым в дальнейшем соглашениям. Если особо данный вопрос договором не разрешен, печати могут и не проставляться. Если же возникает необходимость особо удостоверить правомочность документов, то по договоренности в оформляемом акте можно предусмотреть такой реквизит, как мастичная (в том числе гербовая) печать каждой из сторон.
Примерная форма акта выполненных работ, используемого в случаях, когда другая форма четко не определена нормативно-правовыми актами, может быть следующей:
Акт
о выполненных работах (оказанных услугах)
по договору ________________________________________________
(указывается договор - подряда, на информационные
и др. услуги)
г. Москва "____" июля 2005 г.
______________________________________________________, именуем___
(наименование торговой организации или предприятия
общественного питания)
в дальнейшем "Заказчик", в лице _________________________________,
(уполномоченное должностное
лицо организации)
действующего на основании Устава, с одной стороны, и _____________
(наименование
______________, именуем___ в дальнейшем "Исполнитель" (Подрядчик),
организации)
действующего на основании Устава, с другой стороны, составили
настоящий акт о нижеследующем:
1. В соответствии с заключенным сторонами договором
(указывается наименование договора)
N _______ от "____" ______ 200__ г. Исполнителем выполнен комплекс
работ (оказаны услуги), включающий: ______________________________
__________________________________________________________________
(приводится описание выполненных работ, оказанных услуг)
2. Вышеуказанные работы (услуги), согласно договору, должны
были быть выполнены к "__" __________ 200___ г. Фактически
выполнены - "__" _________ 200__ г.
3. Возможные варианты записей в акте:
3.1. Качество работ по договору должно соответствовать ______.
Фактически качество выполненных работ соответствует
(не соответствует) предъявляемым требованиям.
3.2. В результате осмотра и проверки выполненных работ
недостатки не выявлены (выявлены), в том числе ___________________
_________________________________________________________________.
(приводятся выявленные недостатки)
3.3. При приеме работ установлено, что работы выполнены в
полном объеме и в срок (с нарушением условия договора о сроке
выполнения работ).
3.4. Качество работ соответствует (не соответствует) указанным
в договоре требованиям.
3.5. Услуги оказаны полностью. Стороны по договору претензий
друг к другу не имеют.
4. В соответствии с заключенным договором Исполнитель
осуществлял ______________________________________________________
(приводится перечень осуществленных работ, услуг,
__________________________________________________________________
отчет Исполнителя)
5. По результатам выполненных работ (оказанных услуг) ________
__________________________________________________________________
(приводится описание результатов работ, их проверки и контроля,
исправность систем, возможность принятия в эксплуатацию,
использования результатов и др.)
6. Работы (услуги) выполнены для нужд ________________________
(указываются цели
__________________________________________________________________
выполнения работ, оказания услуг, структурные подразделения,
__________________________________________________________________
для которых они осуществлялись)
7. Стоимость выполненных работ (оказанных услуг), согласно
заключенному договору, составляет __________ руб., кроме того НДС
(ставка - 18%, 10%) - ____________ руб., всего - ____________ руб.
8. Зачтен ранее выданный аванс в сумме __________________ руб.
Всего к окончательной оплате - __________________________ руб.
Срок окончательной оплаты - "____" ___________ 200___ г.
Подписи сторон:
От Заказчика: От Исполнителя:
(наименование должности) (наименование должности)
______________________________ ______________________________
(подпись, расшифровка подписи) (подпись, расшифровка подписи)
"___" ____________ _____ г. "___" _____________ ____ г.
М.П. М.П.
Особенности оформления актов выполненных работ (оказанных услуг) в рамках отношений с физическими лицами
Предприятия торговли и общественного питания могут заключать договоры (соглашения) и, соответственно, оформлять акты о выполненных работах (оказанных услугах) как в рамках отношений с юридическими, так и с физическими лицами. При этом в последнем случае дополнительно должны быть учтены ряд требований действующего законодательства.
Результаты работ, выполненных физическими лицами по срочным трудовым договорам на время выполнения определенной работы, оформляются "Актом о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы" (форма N Т-73), форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Акт может оформляться для окончательного или поэтапного расчета по заключенному сторонами трудовому договору. В нем со ссылками на заключенный сторонами трудовой договор приводятся наименование выполненных работ, их договорная стоимость, причитающаяся к выплате сумма, а также заключение о качестве, объеме и уровне выполнения работ.
Если с физическим лицом заключается договор гражданско-правового характера (например, договоры подряда, возмездного оказания услуг) или же авторский договор, предусматривающие собой выполнение работ (оказание услуг), то результаты таких работ (услуг) также могут подтверждаться составлением соответствующего акта.
В таких случаях оформленный первичный документ должен иметь все те же обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Учитывая же нормы налогового законодательства, форму акта рекомендуется дополнить реквизитами о месте постоянного (временного) проживания физического лица, являющегося исполнителем по договору и, соответственно, получателем сумм доходов, а также реквизитами о документе, удостоверяющем личность исполнителя (наименование документа, его серия и номер, кем выдан, дата выдачи).
Обусловлены такие рекомендации положениями ст. 230 НК РФ, согласно которой организации обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц за соответствующий календарный год и суммах начисленных и удержанных налогов. Такие сведения представляются один раз в год не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим календарным годом, по форме N 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица" (в настоящее время используется форма, утвержденная Приказом МНС России от 31 октября 2003 г. N БГ-3-04/583). Применение данной формы в настоящее время подтверждено Письмом ФНС России от 14 февраля 2005 г. N ГИ-6-04/122.
Если в акте выполненных работ (оказанных услуг) реквизиты о месте жительства получателя доходов не будут отражены, их следует указать в документе, которым оформляется выплата доходов (расходном кассовом ордере, расчетно-платежной ведомости и т.п.).
Не должны представляться сведения по форме N 2-НДФЛ в части доходов, выплаченных индивидуальным предпринимателям за выполненные ими работы (оказанные услуги), но только в том случае, если эти индивидуальные предприниматели предъявили организации документы, подтверждающие их государственную регистрацию в качестве предпринимателей без образования юридического лица и постановку на учет в налоговых органах. Учитывая данные положения налогового законодательства, в акт выполненных индивидуальным предпринимателем работ (оказанных услуг) необходимо вносить реквизиты о номере и дате документа, которым подтверждается его государственная регистрация в качестве индивидуального предпринимателя.
При расчетах с физическими лицами за выполненные ими в пользу организации работы (оказанные услуги) обязательно также учитывать "налоговый" статус получателя доходов (является резидентом Российской Федерации или нет), а также необходимость исчисления и уплаты с начисленной суммы единого социального налога, страховых взносов на обязательное социальное страхование и обеспечение.
Акт выполненных работ относится к первичной документации бухгалтерского учета, которая заполняется по завершении (выполнении) работ.
Оформление акта проводится на основании ранее подписанного договора, если акт отсутствует – затраты не учитываются при расчете налога на прибыль.
Акт выполненных работ – это документ, в котором зафиксировано то, что назначенные работы завершены частично или в полном объеме. Даты, которые указаны в акте свидетельствуют о том, что работы были проведены в сроки, установленные договором.
По этим датам можно судить о том, нарушены ли сроки выполнения соглашения и, если нарушения присутствуют, предприятие может принять соответствующие меры согласно положениям договора. Перечень проведенных работ в акте подтверждает то, что условия соглашения выполнены в рамках договоренности или имеются нарушения со стороны исполнителя.
Акт выполненных работ называют еще актом приемки-передачи, этот документ оформляется одновременно с договором, так как подписание акта без подписания соглашения считается грубой ошибкой ведения бухгалтерской документации. Акт выполненных работ необходим также в тех случаях, когда работы предприятие осуществляет собственными силами.
В каких ситуациях требуется заполнение акта
Акт выполненных работ заполняется, когда между заказчиком и исполнителем существует соглашение в письменном виде на выполнение работ или предоставление услуг (исключение – финансовые услуги), так как документ считается основанием для оплаты клиентом оказанных услуг. Акт оформляется даже в тех случаях, когда в условиях договора о нем ничего не сказано или текст соглашения составлен некорректно.
Документ необходимо заполнить по специальной форме, а также поставить в обязательном порядке подписи заказчика и исполнителя. При неправильном ведении первичной бухгалтерской документации сотрудники налоговой инспекции накладывают административные взыскания, в том числе доначисление налогов в полном объеме.
В некоторых случаях акт выполненных работ при оказании исполнителем услуг не нужен, например, договор аренды. Для осуществления оплаты по арендным отношениям достаточно составить акт приема-передачи имущества. Согласно письму Министерства финансов Российской Федерации от 9 ноября 2006 года, необходимо оформить также счета и платежные поручения.
Составление акта не требуется и при оказании услуг в сфере мобильной связи. Ведение бухгалтерской документации на данный вид услуг детально регламентируется положениями «Правил оказания услуг подвижной связи», утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 мая 2005 года.
Если организация предоставляет услуги на официальном сайте с использованием договора публичной оферты, то в договоре должно быть зафиксировано положение о предоставлении актов выполненных работ на портале в личном кабинете, где заказчик (клиент) сможет распечатать отсканированную копию, поэтому отправлять по почте данный документ не обязательно. Акт должен быть выслан в подобной ситуации только по запросу заказчика, когда ему необходим оригинал документа с печатями.
В договоре желательно прописать условие: если заказчик на протяжении регламентированного промежутка времени не запросил оригинал документа, то он согласен с объемом и качеством проведенных работ, и никаких претензий не имеет.
При таком порядке ведения первичной документации нарушений со стороны бухгалтерии не будет.
Для оформления документации по оказанию строительных услуг используют формы КС-3 и КС-2, на основании которых составляются в произвольном порядке акты на виды услуг, которые не относятся к сфере строительства (отдельная форма на эти виды услуг законодательством не предусмотрена):
- Форма КС-2 используется при осуществлении строительно-монтажных работ.
- Форма КС-3 используется в качестве справки при подсчете стоимости услуг и затрат по строительным услугам.
Акт выполненных работ в обязательном порядке должен включать следующие пункты:
- Дата составления акта и порядковый номер.
- Номер договора, к которому относится акт.
- Номер счета, соответствующий выполненному объему работ и предоставленный заказчику.
- Сроки осуществления работ.
- Единицы измерения услуг (работ).
- Стоимость проведенных работ с учетом НДС.
- Объем выполненной работы (оформляется в виде перечня или таблицы).
- Названия организаций заказчика и исполнителя.
- Печати компаний и подписи представителей сторон.
При заполнении формы акта следует руководствоваться такими правилами:
- В графе «Исполнитель» необходимо указать данные той стороны, которая предоставляет услуги: наименование (сокращенное или полное) согласно учредительным документам, юридический адрес исполнителя (город, почтовый индекс, улица, дом).
- В строке «Заказчик» должны быть указаны данные стороны, потребляющей услуги (аналогично графе «Исполнитель»).
- Таблица в бланке акта выполненных работ заполняется аналогично накладной, только вместо товаров указывается перечень проведенных услуг.
- В строку «№» следует внести порядковые номера оказанных услуг.
- В графу «Наименование работы (услуги)» вносятся наименования всех услуг и работ, которые соответствуют порядковым номерам.
- В графу «Ед. изм.» вписывается номенклатура (шт., час).
- В строку «Количество» заносится объем проведенных работ или предоставленных услуг в соответствующих единицах измерения.
- В графу «Цена» вписывается цена в рублях за единицу осуществленной работы или оказанной услуги.
- В графу «Сумма» вписывается стоимость осуществленной работы или предоставленной услуги (то есть результат перемножения соответствующих ячеек строк «Количество» и «Цена»). При этом сумма чисел во всех ячейках графы «Сумма» вписывается в «Итого», после этого указывается НДС от общей стоимости всех услуг или работ и сумма всех услуг или работ с учетом НДС. Но если исполнитель работает без НДС, то в графу «В том числе НДС» вписывается: «Без НДС».
- В строке «Всего предоставлено услуг на сумму» пишется сумма из графы «Всего», прописью. Если эта сумма – целое числе (то есть без копеек), то там, где копейки вписывается «ноль».
- В строку «В т.ч. НДС» прописью вписывается сумма из графы «Без налога (НДС)».
Акт выполненных работ следует составить в двух экземплярах. Один экземпляр передается клиенту, второй – исполнителю.
Заказчик может оспорить информацию в акте и отказаться от его подписания. Все замечания по качеству услуг и срокам исполнения должны быть зафиксированы в акте. В таком случае исполнитель должен устранить все имеющиеся недостатки в регламентированный срок, после чего составляется новый акт.
Если же одна из сторон повторно отказывается подписывать акт или же замечания не найдены (незаконны), то в акте фиксируется факт отказа и документ подписывает только вторая сторона. После чего в судебном порядке принимается решение о необоснованности или правомерности отказа и оплата работ осуществляется на основании судебного решения.
Однако до того момента, пока клиент не подаст на исполнителя исковое заявление в суд, односторонний акт считается действительным и воспринимается как полноценная приемка и сдача работ. После подписания одностороннего документа исполнитель должен оплатить НДС независимо от того, будет ли он требовать уплату долга клиентом или нет.
Формы КС-2 и КС-3 заполняют на основе информации, внесенной в «Журнал учета выполненных работ» (составляется по форме КС-6 а). Если при строительстве использовались материалы заказчика, то исполнитель по окончании работ должен отчитаться перед заказчиком об использовании материалов в поставленном объеме и по назначению, согласно нормам расхода, а остатки должны быть сданы. В подобном случае повышение стоимости услуг нельзя оформить за счет использования материалов. В стоимость монтажно-строительных услуг включают расценки, которые предусмотрены сметой и договором, и затраты, не входящие в ставки тарифа (единичные расценки). К таким затратам относят:
- Расходы на эксплуатацию техники.
- Тарифы.
- Расходы на заработную плату.
- Сезонное удорожание.
- Надбавки за сложные условия работы.
Удорожание материалов включают в затраты только при использовании комплектующих, которые были куплены за счет исполнителя. Если исполнитель проводит работы по ремонту и реконструкции, то следует оформлять также отдельный акт (по форме ОС-3), который заполняет специальная комиссия, ответственная за сдачу и прием таких объектов.
При этом расходы на модернизацию и ремонт конструкций относят к первоначальной стоимости здания, а документ подписывается в двустороннем порядке. Также в документе ОС-3 содержатся все затраты, которые связаны с выполнением работ. Если после оформления акта ОС-3 и сдачи объекта были замечены скрытые дефекты, то исполнитель должен устранить их в установленный заказчиком срок.
За нарушение исполнителем сроков сдачи объекта клиент вправе потребовать уплату пени, если подобная санкция прописана в условиях договора.
На основании этого документа у исполнителя возникает право на получение оплаты. Заказчик посредством акта подтверждает свои расходы. Как выглядит документ, что такое акт выполненных услуг или работ?
Базовые сведения
Акт приема выполненных работ формируется с учетом требований по наличию обязательных реквизитов. В перечне таковых отсутствует указание на обязательность отражения в акте детализации исполненных работ.
Обязанностью заказчика является принять выполненную работу в оговоренный договором срок, при условии, что ее качество соответствует должному. Прием работ осуществляется на основании акта выполненных работ.
Основные понятия
Акт выполненных работ, по-другому или приема-сдачи работ, являет собой двухсторонний документ, в котором отображен факт исполнения работ, их стоимость и период выполнения.
Целью акта является фиксация выполнения работы согласно договору. Под выполненными работами подразумеваются любые работы или услуги, которые одна сторона договорного соглашения оказывает другой. Участниками сделки могут выступать организации, ИП и физлица.
Заполняя акт о приеме выполненных работ, надлежит указать:
- название документа, его номер и дату составления;
- наименования сторон, их реквизиты и адрес;
- реквизиты договора, к которому прилагается акт;
- номер счета исполнителя для получения оплаты;
- вид работ, их объем, сроки исполнения, стоимость, НДС;
- единица измерения услуги;
- подписи и печати исполнителя и заказчика.
Количество экземпляров акта согласовывается сторонами, но каждый из участников должен получить свой экземпляр.
Назначение документа
Но само наличие акта приемки не означает принятия работ заказчиком. Документ должен быть подписан обеими сторонами. Только после этого условия договора считаются исполненными.
На основании акта заказчик обязан выплатить полную стоимость работ. Исполнитель получает право требовать оплаты. Другой важный момент это учет расходов.
Затраты организации на выполнение работ, связанных с производственной деятельностью, можно включить в себестоимость продукции. При расчете эти затраты могут включаться в расходы предприятия.
Но подтвердить обоснованность отнесения стоимости работ по договору подряда к расходам необходимо документально. В противном случае затраты не уменьшат налогооблагаемую базу.
К тому же налоговики вправе наложить штраф за недостоверность учета и попытку уклонения от налогов. Назначение акта выполненных работ можно рассматривать и с юридической точки зрения.
Если акт подписан, но оплата от заказчика в положенный срок не поступила, исполнитель вправе подать .
Когда заказчик отказывается от приема работ без должного обоснования, исполнитель вправе самостоятельно подписать акт.
Наличие такого одностороннего акта с приложением первичной документации и договора дает исполнителю права требовать оплаты работ заказчиком в судебном порядке.
Действующая нормативная база
Акт приема выполненных работ зачастую относят к первичным документам. Тем более что в нем должны наличествовать обязательные для первичной документации реквизиты.
Для сделок, не касающихся передачи вещей, обязателен акт при принятии работ по (п.4 ст.753 ГК).
В п.2 ст.720 ГК сказано о возможности составления акта по договору подряда, но исключительно по усмотрению сторон. То есть с юридической точки зрения акт не обязателен.
Но существует еще и бухгалтерская сфера. На основании акта выполненных работ бухгалтера осуществляют учет хозоперации. Налоговиками и финансистами акт воспринимается как первичный учетный документ.
Отсутствие такового может существенно осложнить деятельность бухгалтерского подразделения в том, что касается подтверждения затрат и полученной прибыли.
Еще один довод по поводу обязательности составления актов приемки это налоговые правоотношения. По мнению ФНС только акт принятия работ может достоверно подтвердить факт осуществления затрат.
Поэтому составлять подобный акт следует даже при выполнении работ внутри самой организации. При этом форма акта может быть любой, главное наличие в документе необходимых данных.
Обязательные реквизиты
Акт о выполнении работ, независимо от своей формы, должен содержать такие обязательные данные как:
- идентификационные дынные относительно самого акта (название, номер, дата составления и т.д.);
- основание составления (договор подряда и подобное);
- реквизиты участвующих сторон;
- суть свершаемой по договору операции;
- подписи с расшифровкой.
Особое внимание следует уделить детализации работ. По закону достаточно указать вид, объем и стоимость работ, то есть основное содержание договора.
Но порой договор предполагает выполнение комплекса работ, причем и плата может осуществляться поэтапно. Кроме того, не всегда «сухое» изложение предмета договора позволяет обосновать экономическую составляющую расходов заказчика.
В связи с этим налоговики требуют четко указывать фактически исполненный объем работ, их характер и сроки, что позволяет проследить связь исполненной работы с деятельностью предприятия.
Судебные органы не всегда поддерживают налоговиков в вопросе необходимости детализации работ. Организация может предоставлять иные подтверждающие факт исполнения работ документы.
Но во избежание разногласий с ФНС желательно прилагать к акту детализацию работ, предусмотрев данное условие в договоре. Неотъемлемыми реквизитами акта выполненных работ считаются подписи сторон.
Неподписанный акт не может являться подтверждающим документом. Кроме того именно подпись заказчика удостоверяет, что результат работ принят без претензий. Потому при наличии недостатков подписывать акт заказчику не следует.
Порядок устранения недостатков
Прием работы заказчиком осуществляется в соответствии со . Так заказчик обязан принять выполненную работу в срок, указанный в договоре.
При отступлении от договора и выявлении недостатков об этом должно незамедлительно сообщить исполнителю. При этом обнаруженные несоответствия должны быть задокументированы.
В случае подписания приемочного акта без указания на явные недостатки работа считается принятой безоговорочно, и заказчик теряет право требовать устранения изъянов.
При выявлении недостатков в процессе принятия исполненных работ могут составляться такие акты как:
Если между сторонами возникают споры о недостатках, назначается экспертиза. Расходы по таковой несет подрядчик, если доказана его вина .
При отсутствии причинной связи между действиями подрядчика и обнаруженными недостатками экспертизу оплачивает сторона, потребовавшая ее проведения. Если процедура осуществляется по согласованию сторон, то оплата делится пополам.
Формирование доверенности на подписание
Подписывать акт выполнения работ вправе любое лицо, уполномоченное непосредственно участником договорных отношений. Представление происходит на основании доверенности на подпись акта выполненных работ.
Формирование данного документа напрямую зависит от статуса сторон договора. Если выдается от имени лица юридического, то форма ее может быть простой письменной.
Обусловлено это тем, что составляется документ с указанием реквизитов юрлица, зачастую на типовом бланке и содержит заверяющие реквизиты.
В частности проставляется подпись полномочного представителя юрлица и печать организации. Доверенность от физического лица не имеет должного подтверждения, наличия одной подписи не достаточно.
Поэтому такая доверенность обязательно должна быть нотариально заверенной. Если акт подписывается доверенным лицом, то в документе надлежит указать реквизиты доверенности и данные доверителя.
По договору ГПХ с физическим лицом
Исполнителем по договору подряда может выступать физическое лицо или индивидуальный предприниматель. В этом случае заключается договор, который носит гражданско-правовой характер (ГПХ).
При этом договор может оформляться на выполнение работ или на оказание услуг. Важный нюанс заключения договора ГПХ это отсутствие в нем положений .
То есть сторонами являются заказчик и исполнитель, предмет договора – работа или услуга. По приему результата и факту оплаты договорные отношения считаются завершенными.
Акт приема выполненных работ по с физлицом составляется произвольной, заранее оговоренной форме. Непременно указываются все обязательные реквизиты.
В качестве реквизитов физлица прописываются его паспортные данные и адрес регистрации или места проживания, для ИП указывается номер свидетельства о госрегистрации. В остальном принятие работ по договору ГПХ осуществляется в обычном порядке.
Универсальный передаточный документ вместо акта выполненных работ
Составление такого акта процесс сугубо добровольный. При оформлении указывается:
- данные арендатора и арендодателя;
- реквизиты договора аренды;
- сведения, идентифицирующие объект недвижимости;
- сумма оплаты и т.д.
При подписании акта прописывается, что объем обязательств исполнен в полном объеме, оплата осуществлена, претензии к содержанию помещения отсутствуют.
На транспортные услуги
Когда предметом договора оказания услуг являются грузоперевозки, факт исполнения также подтверждается актом о выполнении работ.
Таковой подтверждает, что перевозчик осуществил транспортировку материальных ценностей в соответствии с , а клиент обязуется оплатить работу в установленный срок.
Подписание акта клиентом свидетельствует об отсутствии претензий. В акте выполнения работ по транспортным услугам помимо обязательных реквизитов прописывается:
- пункт назначения груза;
- срок его доставки;
- реквизиты накладных, выступающих основанием транспортировки.
Если в строительстве
В сфере капитального строительства в качестве акта выполненных работ применяется унифицированная . С 2013 года ее использование носит рекомендательный характер.
Но большинство строительных организаций предпочитают использование стандартного бланка. Акт приема исполненных строительных работ по форме КС-2 заполняется на основании данных Журнала учета выполнения работ.
Акт подписывается подрядчиком и заказчиком. Затем на основании акта готовится справка о стоимости работ и понесенных затратах по . На основании справки заказчик оплачивает услуги подрядчика.
Как разъясняет Минфин РФ, составлять акт о выполнении работ можно в произвольной форме, но с отображением всех обязательных реквизитов.
Таковые перечислены в . При этом в приведенном перечне реквизитов отсутствует условие обязательного отображения детализации исполненных работ.
На практике налоговые органы требуют уточнения в акте свершенных действий и в том числе присутствия информации о периоде осуществления таковых.
