Что должно быть в личном деле работника: образец. Правила формирования личного дела на сотрудника

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

1. Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
2. Какие документы должны содержаться в нем;
3. Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Личное дело: что это такое и зачем вести

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

• Руководящий состав и лица, их замещающие;
• Главные специалисты;
• Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
• Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Оформление личного дела

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его . Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

• Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
• В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
• Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
• Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
• Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

• Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
• Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
• Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
• На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

• Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
• Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
• Ксерокопия СНИЛС;
• Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
• Ксерокопия ;
• Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
• Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
• Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
• Автобиография;
• Экземпляр ;
• Ксерокопия трудовой книжки;
• Материалы об аттестации (если проводилась);
• Фотографии работника, которые периодически обновляются;
• Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Образцы и бланки документов для личного дела

• Анкета для личного дела
• Внутренняя опись личного дела
• Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

• Внесение записей в соответствующих разделах;
• Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
• Проверку личных делна сохранность документации;
• в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.

Журнал регистрации: как вести

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию . Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Заключение

Если вы , то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

Внутренняя опись документов личного дела – образец можно скачать по ссылке, которая содержится в статье. Кроме того, в публикации представлена информация о том, каким образом составляется опись, и как сделать это правильно.

Внутренняя опись личного дела работника: общая информация

Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника. Далее, в процессе деятельности трудящегося, оформляется огромное количество иных документов, и все их необходимо как-то структурировать. В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.

Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:

• трудовой договор;
• автобиография;
• приказ о приеме на работу;
• копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
• приказы о повышении квалификации;
• характеристики;
• документы, связанные с аттестацией;
• иные.

Чтобы структурировать информацию в личном деле, необходимо описать каждый документ, содержащийся в нем, создать своего рода содержание. Оно называется «внутренняя опись документов личного дела». Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность.

Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.

Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.

Сведения, которые должны содержаться в описи

Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:

1. Порядковый номер документа.
2. Дата его принятия.
3. Номер.
4. Название.
5. Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
6. Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
7. Количество документов, содержащихся в деле.
8. Сведения о количестве листов описи.
9. Должность и данные о составителе, его подпись.
10. Дата, когда опись составлялась.

Скачать бланк и образец заполнения внутренней описи личного дела

Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.

Внутренняя опись личного дела № 1

работника ООО «Вихрь» Авдеева Романа Петровича

№ п.п.	Дата документа	Номер документа	Наименование документа	Номера листов дела	Примечание
1	11.05.2015	1-ТД	Трудовой договор	1-5
2	11.05.2015	1-П	Приказ о приеме на работу	6-7	Документ предоставлен работнику 17.03.2016 на основании заявления, с целью снятия копии. Никифоров А.Г. Документ возвращен в личное дело работником по минованию надобности, 17.03.2016 Никифоров А.Г.
3	17.10.2015	2-О	Приказ о предоставлении отпуска	8
4	17.02.2016	1-ПК	Приказ о прохождении повышения квалификации	9
5	и т. д.

Итого 4 документа

Количество листов внутренней описи 1

Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А.Г.

Никифоров

Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.

Когда составлять опись документов в личном деле работника образец

В делопроизводстве термином «дело» обозначают пакет документов, объединенных общей тематикой и помещенных в одну папку. Кадровая служба, в обязанности которой входит хранение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, подшивает и хранит их в личных делах.

Для каждого сотрудника выделяют отдельную папку – «Личное дело». На лицевую сторону папки подклеивают обложку. На ней указывают регистрационные данные папки по номенклатуре дел, наименование подразделения, в котором числится сотрудник, его фамилия, имя и отчество.

Обложка личного дела сотрудника (образец)

Какие организации обязаны вести личные дела

Вести личные дела сотрудников обязательно в отношении военнослужащих, работников государственной и муниципальной службы. Федеральное законодательство устанавливает документы, которые должны быть подшиты в личные дела перечисленных категорий работников, например:

• анкета при поступлении на работу;
• конкурсная документация;
• копии военного билета, паспорта и трудовой книжки и пр.

В коммерческой организации обязанность кадровой службы ведения личных дел сотрудников и порядок их оформления устанавливают локальным нормативным актом.

В перечень документов, которые должны хранится в личном деле, может войти несколько десятков наименований. Для облегчения их систематизации и поиска составляют внутреннюю опись личного дела.

Внутренняя опись документов личного дела содержится в каждой папке. Составьте ее сразу, как только в личное дело будут подшиты первые документы, представленные сотрудником при трудоустройстве. Приклейте ее к внутренней стороне обложки или вшейте первым листом. Записи в опись вносите по мере формирования дела, сразу после того, как в него будут подшиваться другие документы. По мере обновления состава дела к описи составляется новая итоговая и заверительная надпись.

Важно! Копии документов, хранящихся в личных делах, заверять не обязательно. Законом такие требования не установлены. Используйте от журнала «Кадровое дело».

Какие документы нужно внести в опись личного дела сотрудника

В личное дело подшивайте только ту документацию, которая непосредственно относится к трудовым взаимоотношениям и деятельности работника. Документы, которые включают в опись личного дела работника, смотрите в таблице:

Представляемые работодателю при трудоустройстве	Копии и оригиналы документов (ст. 65 ТК РФ и другие законодательные акты)
Подтверждающие факт наличия трудовых отношений	Заявление и копия приказа о приеме на работу; трудовой договор; согласие на обработку персональных данных; анкета и автобиография; характеристики; рекомендательные письма; отзывы должностных лиц о работнике; личный листок по учету кадров и дополнения к нему
Сопровождающие трудовую деятельность работника	справки из медицинских учреждений, подтверждающие факт прохождения обязательных медосмотров; дополнительные соглашения к трудовым договорам; приказы о переводах и перемещениях; заявления и объяснительные записки работника; докладные записки; аттестационные листы и пр.

Важно! Сведения, которые хранят в личном деле, даже после увольнения работника, являются конфиденциальными и подпадают под действие закона о персональных данных. Доступ к личному делу должны иметь только те работники кадровой службы, которые подписали обязательство о неразглашении персональных данных. Эксперт «Системы Кадров» подскажет, как формируется личное дело сотрудника, какие документы можно хранить в личном деле , а какие запрещается законодательством о персональных данных.

Опись в личное дело работника: образец

Законом не предусмотрена унифицированная форма внутренней описи. Организация вправе самостоятельно утвердить и использовать в учетной политике и кадровом делопроизводстве собственный бланк. Как образец используйте опись документов в личном деле работника, бланк которой представлен как приложение № 27 к Правилам работы архивов организаций (приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).Когда внутренняя опись личного дела образец заполнения будет разрабатываться организацией самостоятельно, информацию вносите в табличной форме. К числу обязательных сведений относятся:

• порядковый и регистрационный номер дела;
• индекс, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
• дата документа;
• наименование (заголовок);
• номера листов дела;
• примечание.

Внутренняя опись документов личного дела

Под таблицей разместите итоговую надпись об общем количестве единиц хранения, подшитых в дело, и под ней - заверительную. В нее внесите информацию:

• общее количество листов в деле;
• лицо, ответственное за ведение дела;
• дату обновления описи.

Заверительная надпись описи личного дела сотрудника (образец)

Последним в личное дело подшивают или приклеивают с внутренней стороны заднего листа обложки лист-заверитель. В него вносят сведения об общем количестве прошитых и пронумерованных листов, данные о физическом состоянии документов, подшитых в дело.

Внутренняя опись поможет вам сформировать и синхронизировать документы в личном деле. Кроме того, с ее помощью вы упорядочите документы сотрудника и быстрее найдете нужную информацию в личном деле. Мы подготовили для вас образец описи и пояснили, как исправить ошибки.

Как заполнять образец внутренней описи личного дела работника

Внутреннюю опись документов личного дела можно заполнять и от руки, и на компьютере. При заполнении придерживайтесь следующих рекомендаций:

• Своевременно вносите записи о пополнении досье, сразу фиксируйте факты изъятия каких-либо бумаг.
• По мере формирования дела опись пополняется новыми записями. Если весь перечень невозможно разместить на одном листе - оформите дополнительные листы. Нумеруйте их отдельно от сквозной нумерации хранящихся в деле документов.
• После увольнения работника по окончании года передайте дело в архив компании по описи. Последняя запись в описи при закрытии реестра будет с реквизитами приказа об увольнении. Строки таблицы, оставшиеся пустыми, перечеркните, чтобы в них нельзя было внести какие-либо дополнения.
• Избегайте ошибок и неточностей. Если нужно внести изменения, зачеркните ошибочно внесенную запись и внесите верные сведения в новой строке.
• Соблюдайте правила хранения личных дел. С периодичностью не реже, чем раз в 3-5 лет проводите ревизию личных дел, проверяйте правильность ведения и систематизации. Результаты проверки оформляются актом произвольной формы.

Составление и правильное оформление внутренней описи личного дела сотрудника позволяет исключить утерю документов кадрового учета и обеспечивает контроль над полнотой сведений о его трудовой деятельности.

До того, как провести внутреннюю опись личного дела, его необходимо правильно сформировать, убедившись, что все документы в нем являются документами длительного хранения. И обложка личного дела, и внутренняя опись документов личного дела заполняются в соответствии с требованиями, установленными государственными регламентами. В статье расскажем, как это правильно сделать.

Из статьи вы узнаете:

Как формируется личное дело и зачем проводится опись документов в личном деле

С того момента, когда сотрудник считается официально принятым на работу, то есть, когда издан и подписан приказ об этом, на него формируется личное дело. Это папка, в которую подшиваются все документы, касающиеся его трудовой деятельности на данном предприятии.

Оформление личного дела сотрудника, образец его, не регламентируется каким-либо общим для исполнения всеми работодателями нормативным актом. Обязанность кадровой службы вести такие дела установлена только в отношении государственных предприятий федеральным законом «Об основах государственной службы Российской Федерации» № 119-ФЗ от 31 июля 1995 г. Но понятие «личное дело» является устоявшимся и такие дела ведутся на предприятиях любой формы собственности.

Это удобный и рациональный способ сформировать единый пакет документов, объединенный общим назначение - полные и достоверные сведения о всех фактах трудовой биографии данного работника,. И, чем больше в личном деле будет таких документов, тем более объективное представление о нем может составить кадровая служба и руководство предприятия. И, значит, тем более объективными будут кадровые и управленческие решения, принимаемые в отношении данного сотрудника.

Поскольку личное дело формируется из копий и оригиналов документов, представленных в бумажном виде, чтобы было удобно осуществлять их поиск, формируется опись личного дела сотрудника. Посредством описи эти документы в установленном в документоведении порядке нумеруются, классифицируются и индексируются. Это позволяет при последующем хранении учесть каждый документ, срок хранения которого превышает 10 лет.

Государственные организации ведут внутренние описси документов личных дел в соответствии с п. 3.6.17 Правил Росархива от 06.02.2002 г. - далее - Правила. Для остальных предприятий эти Правила являются рекомендуемыми. И, если компания ведет документооборот в соответствии с теми нормами, которые установлены Росархивом, внутренняя опись личного дела образец, может быть использован тот, что предлагается в приложении №10 к Правилам.

Внутренняя опись личного дела образец

Внутренняя опись составляется, когда дело уже сформировано, но еще не отдано в переплет. По своему назначению она является оглавлением, благодаря которому в папке быстро можно найти подшитый в нее документ. Если составлять опись в соответствии с тем образцом, который предложен в Перечне, она будет представлена в виде таблицы, графы которой сдержат следующую информацию:

Порядковый номер документа, в соответствии с тем порядком, в каком он был подшит в дело;

Индекс документа - это его регистрационный номер в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. В случае, когда такого номера документ не имеет, в этом поле проставляется пометка «б / н»;

Дата документа. За эту дату, как правило, принимается дата регистрации документа. В том случае, когда документ не был зарегистрирован, за его дату принимается дата подписания должностным лицом, она также является обязательным реквизитом;

Наименование документа и его краткое содержание, суть;

Примечание - в этом поле, в том числе, делаются пометки о состоянии документа, например: «включение», «изъятие» с обязательной ссылкой, на основании чего это включение или изъятие было произведено.

Опись личного дела образец представлен ниже.

Таблица, представляющая собой внутреннюю опись документов личного дела сотрудника, имеет последнюю, итоговую строку. В ней цифрами и прописью указывается количество документов, пошитых в деле. Если количество таких документов велико, внутренняя опись может состоять из нескольких листов. В этом случае каждый из них должен быть пронумерован и их общее количество также указано в описи. Все эти сведения справочного характера заверяются подписью должностного лица, ответственного за ведение кадровых дел, составившего опись.

Обратите внимание: Нумерация листов описи личного дела сотрудника не сквозная. Листы должны быть пронумерованы отдельно от нумерации документов дела, поскольку она является научно-справочным документом и к ним не относится.

В любой организации обязательно должно быть личное дело сотрудника, образец оформления которого и состав папки оговаривается в Трудовом кодексе РФ и Указе президента РФ №609 от 30 мая 2005 года. Это обязательный документ, который заводится на каждого работника и предоставляет полную информацию о его трудовой деятельности и учебе в вузе. Личное дело оформляется в начале трудовой карьеры человека, то есть при первом принятии его на работу, со временем туда вносятся необходимые сведения, которые отражают трудовые отношения сотрудника с его работодателями.

Основные требования закона

Для государственного предприятия личные дела работника оформляются в обязательном порядке, что указано в ч. 3 ст. 42 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» от 27.07.2004 года. Поэтому на каждого государственного служащего в день приема на работу заводится личное дело и заносится в базу данных.

При смене места работы новый работодатель с легкостью получит всю необходимую информацию о сотруднике.

Таким образом, единая база данных облегчает доступ к полной информации о платежных данных и формировании налоговых выплат, трудовом и общем стаже, возрасте и другой необходимой информации сотрудников.

Несколько по-другому обстоит дело с учетом работников на частном предприятии. Ни один закон или акт трудового законодательства не обязывает руководителя заводить личные дела своих сотрудников.

Постоянная текучка кадров или нехватка времени и средств усложняет этот процесс, в результате многие признают это непродуктивным занятием. С другой стороны, никто не запрещает оформить в организации такую систему учета.

Для этого нужно выдать определенный акт, приказ или распоряжение, в котором будут полно и доступно раскрыты все правила оформления, ведения и хранения документов. Обязательно надо указать должностное лицо, которое будет нести ответственность за ведение и оформление, а также хранение личного дела сотрудников.

Комплект документов

Оформление личного дела должно соответствовать определенным правилам. Личное дело состоит из целого списка необходимых документов, которые собираются в одну папку.

Там должно находиться заявление работника с просьбой принять его на работу, заполненная анкета с указанием всех важных событий в жизни работника (автобиография) и характеристики с предыдущего места работы, при наличии такового.

Также в папке сотрудника должны быть:

Фото 1. Образец внутренней описи.

1. Ксерокопии документов об образовании (дипломы, сертификаты).
2. Копия паспорта.
3. Копия свидетельства о заключении брака (при наличии).
4. Трудовое соглашение.
5. Фотография.
6. Документ, утверждающий работника в должности, разные выписки из протоколов или результаты тестирования.
7. Заявление или приказ о переводе на определенную должность (при переходе на другое место работы).

Обязательно в общий комплект включаются должностные инструкции или регламент работы, при повышении квалификации аттестационные листы и отзывы, личный лист учета кадров с дополнениями, документы о награждении или о наложении взыскания.

Кроме того, в личном деле должны находиться справки о доходах и имуществе.

Последовательность наполнения папки

Фото 2. Лист-заверитель.

Заполняют папку документами в порядке хронологии. При появлении необходимых документов их следует внести в общий список или же снять копию и вложить в папку.

Если работник был уволен, его личное дело прекращает функционировать и через 3 года переходит в архив.

Для работников государственной службы дело должно пролежать в кадровом отделе 10 лет и только после этого перейти в архив.

Все бумаги, которые лежат в папке личного дела, должны быть описаны и пронумерованы. Образец внутренней описи можно увидеть на фото 1.

Отдельно должен быть заполнен лист-заверитель, в котором отмечают общее количество пронумерованных страниц (фото 2).

Иногда несколько личных дел группируют между собой в наряд за год. В таком случае общая папка группы должна состоять еще из одного листа с перечнем всех прошитых личных папок. Это делается для упрощения поисков необходимого документа конкретного сотрудника.

На каждого работника формируется только одно личное дело. Это требование государства.

Оформление дела начинается с обложки (фото 3), в которой записывается следующая информация:

Фото 3. Обложка дела.

• ФИО в именительном порядке;
• первая буква фамилии;
• дата поступления на работу;
• срок хранения;
• общее количество листов.

Итак, титульный лист (обложка) в верхней части (первая строчка) заполняется только государственным или муниципальным органом при переходе папки в архив (код архива или организации). Все требования подробно расписаны в ГОСТ 17914-72 от 17.07.1972 г. Поэтому на обложке нужно предусмотреть место для этой записи или штампа.

Журнал регистрации

Лучше всего, если на предприятии будет заведен отдельный журнал для регистрации всех личных дел работников.

Строгих условий для его оформления нет, поэтому журнал делают самостоятельно или приобретают готовый. Ведение журнала заключается в записи информации обо всех оформленных делах сотрудников в хронологическом порядке. Расчертить страницу можно по таким параметрам:

• порядковый номер;
• номер личного дела;
• ФИО сотрудника;
• дата оформления папки;
• другая информация.

Если же дело передается в архив или сотрудник увольняется, в журнале необходимо сделать определенную пометку с указанием даты закрытия дела и причины.

Заполнение журнала, формирование и оформление личных дел должны проводиться специальным сотрудником службы кадров. Самостоятельно собирать документы личного дела работник не имеет права, также никто не может читать или разглашать персональные данные служащих. За разглашение важных данных человек несет ответственность. Причем каждый сотрудник обязан знать обо всех документах, которые находятся у него в личном деле и ежегодно ставить подпись об ознакомлении с ними.

Если у работника изменились данные (например, при замужестве сменилась фамилия), необходимо отразить это в личном деле. Допускается перечеркивание одной горизонтальной линией старой фамилии с последующим указанием над ней новой.

Такое действие кадровая служба вправе сделать только при наличии подтверждающего документа (в данном случае свидетельства о браке и паспорта).

Хранение и выдача

Все, что находится в личном деле, является строго конфиденциальным, хранение таких документов должно быть безопасным и продуманным. Следует исключить возможность проникновения посторонних лиц с целью ознакомления с важными документами любого сотрудника.

Поэтому чаще всего папки хранятся в сейфе. Будет правильно расположить дела корешками наружу, на которые для удобства можно наклеить порядковый номер или фамилию.

Личное дело работников предприятия на руки не выдается никогда. Лишь правоохранительные или контролирующие органы вправе затребовать эти документы.