Что нужно для поступления на работу. Документы и справки для устройства на работу. Основные документы для устройства на работу

При устройстве на новое рабочее место специалисты кадрового отдела обязаны принять у человека некоторые документы. Список необходимой документации обозначен в Трудовом кодексе РФ. Рассмотрим более детально, какой перечень документации может потребоваться при трудоустройстве.

Законодательная регламентация

Согласно действующему законодательству РФ, в момент принятия нового сотрудника в компанию ответственные лица кадрового отдела обязаны сформировать следующие документы :

• трудовое соглашение;
• распоряжение о приеме на работу;
• личные карточки работников (форма №Т-2);
• личное дело на каждого сотрудника;
• лицевые счета по зарплате.

Перечень документации, необходимой при приеме на работу, регламентирован в статье 65 ТК РФ .

Какие документы нужны для устройства на работу

Согласно ТК РФ потребуются следующие документы :

• паспорт ;
• свидетельство о рождении (при трудоустройстве лиц, не достигших 14 лет);
• военный билет (если на работу трудоустраивается военнослужащий со званием прапорщика или мичмана;
• удостоверение беженца (при трудоустройстве лиц, которые утратили документы и получили статус беженца);
• водительское удостоверение ;
• подтверждение об освобождении (при устройстве лиц, которые отбывали тюремное наказание);
• подтверждение о предоставлении временного убежища в РФ , оформленное в письменном виде.

Из всей вышеперечисленной документации обязательным к предъявлению является только паспорт РФ (). Если документ отсутствует, то работодатель вправе отказать в трудоустройстве.

При определенных обстоятельствах может потребоваться иная документация:

1. Военный билет или приписное свидетельство . Если соискать мужского пола, является военнообязанным и подлежит призыву, то документ воинского учета обязательно понадобится. Если свидетельство у кандидата отсутствует, то наниматель имеет право отказать в трудоустройстве. Сотрудник кадрового отдела вправе сделать отметку в личном деле и известить комиссариат о трудоустройстве потенциального призывника.
2. Подтверждение прохождения обучения (сертификаты, дипломы, листы с оценками). Эти бумаги необходимы для подтверждения профессиональных навыков и квалификации будущего работника. Наниматель имеет право установить для работника испытательный срок или назначить дополнительную аттестацию.
3. Трудовая книжка необходима, если человек меняет работу . В некоторых ситуациях она может у соискателя отсутствовать, если трудоустройство произошло впервые, гражданин будет работать по совместительству, при утере трудовой книжки.
4. СНИЛС – страховое пенсионное свидетельство.

Существуют должности, которые связаны с некоторыми законодательными требованиями, поэтому они нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности кандидата. К таким документам относятся:

1. Медицинская книжка . Обычно документ необходим гражданам, которые трудятся в торговой, медицинской, педагогической сфере.
2. Права на вождение транспортным средством (при трудоустройстве граждан на должность, которая предусматривает вождение ТС определенной категории).
3. Справка об отсутствии судимости (или наличии).
4. Справка о прохождении медосмотра (для вида работы, связанного с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях).
5. Разрешение на работу (для иностранцев, которые устраиваются в РФ).

Список документов при трудоустройстве впервые

При трудоустройстве впервые наниматель должен спросить у кандидата только общегражданский паспорт. Если работа требует специальной подготовки и профессиональных знаний, то потребуется диплом об образовании и военный билет.

Другие документы оформляются работодателем после заключения трудового договора (например, трудовая книжка заполняется в течение 5 дней с момента устройства).

Прием на работу иностранного работника

Иностранец для трудоустройства в России должен иметь следующие документы:

• разрешение на работу, выдаваемое ФМС по месту пребывания (или вид на жительство);
• дипломы об образовании;
• два экземпляра заявления;
• миграционная карта;
• медицинский сертификат, подтверждающий отсутствие у заявителя наркозависимости, ВИЧ и других опасных заболеваний;
• регистрационный талон по адресу временного пребывания.
• медицинский полис или договор с медицинским учреждением на оказание платных услуг;
• документ о прохождении курсов обучения русскому языку.

Перечень документации при устройстве иностранца практически совпадает с перечнем для граждан Российской Федерации.

Какие документы необходимо предоставить иностранному гражданину при приеме на работу в Российской Федерации? Ответ — ниже.

Что дополнительно может попросить работодатель

В большинстве случаев работодатели спрашивают при трудоустройстве дополнительные документы.

Непредоставление дополнительных документов не может быть основанием для отказа в трудоустройстве. Если такая ситуация имела место быть, то кандидат вправе обжаловать ее в судебном органе.

Итак, в перечень дополнительных документов, которые может спросить работодатель, входят:

1. На этапе конкурсного отбора (собеседования) соискателям предлагается заполнить анкету кандидата. В документе часто задаются вопросы об уровне образования, желаемом заработке, увлечениях и т.д.
2. Заявление. Документ формируется будущим сотрудником по установленному в организации образцу. Заявление содержит перечень стандартных реквизитов:
   • полное название организации, ФИО и должность директора компании;
   • персональные данные сотрудника (ФИО и адрес);
   • наименование документа – заявление;
   • основная часть заявления состоит из просьбы о принятии на определенную должность в то или иное структурное подразделение организации;
   • нюансы по трудоустройству (график занятости — полный или неполный рабочий день, работа по совместительству, на определенный срок и т. д.);
   • подпись и расшифровка;
   • дата формирования документа.

Заявление о приеме на работу подшивается сотрудником кадров в личное дело работника.

Название должности должно совпадать с ее формулировкой в штатном расписании, а также быть одинаково указано во всех документах (трудовой договор, заявление, трудовая книжка).

Также дополнительно могут потребовать предоставить:

1. Фотографии . Обычно требуется 2-3 фото для оформления индивидуальной карточки работника, рабочего пропуска и личного дела. Часто одну фотографию приклеивают на анкету соискателя на этапе конкурсного отбора.
2. Справка о доходах с предыдущего места работы предоставляется с целью повышения начислений по больничному листку и отпускному пособию. В интересах кандидата предоставление справок своевременно.
3. Характеристика с предыдущего места работы . Документ может повысить шансы трудоустройства в новую компанию. Положительная характеристика благоприятно влияет на процесс устройства. Кандидат может рассчитывать на получение лучших условий труда.
4. Дополнительные документы об образовании . Это могут быть аттестаты о прохождении соответствующих курсов, дипломы о переподготовке, справки о прохождении аттестации, документы, подтверждающие ученую степень и т.д.
5. Справка о составе семьи предоставляется для получения некоторых льгот (материальная помощь, дополнительный отпуск, льготные путевки в лагерь или санаторий).
6. Документация, влияющая на получение социальных гарантий, льгот или начисление соответствующих компенсаций :

• документы из медицинского учреждения, подтверждающие наличие беременности;
• справка о подтверждении статуса многодетной семьи;
• справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
• справка о донорстве;
• перечень государственных наград.

Для трудоустройства требуется общегражданский паспорт, СНИЛС и трудовая книжка. Однако, согласно практике, работодатели могут запросить дополнительные бумаги, подтверждающие образование, состав семьи и т.д. Если гражданин пришел устраиваться на работу в первый раз, то ему необходимо предоставить только паспорт и СНИЛС. Трудовую книжку работодатель заведет самостоятельно.

Заинтересованные в привлечении, а также удержании квалифицированных и ценных кадров работодатели на основании предоставленных документов могут назначить работнику льготы и выплаты различных компенсаций.

Дополнительная информация по документам представлена ниже.

Документы при приеме на работу требуются любому человеку. Перечень требующихся при приеме на работу документов установлен Трудовым кодексом, и работодатель не вправе требовать от соискателя никаких других сверх этого списка. Разберемся, что в таком перечне соответствует требованиям закона, а что можно назвать только «местной самодеятельностью» кадровиков конкретной фирмы.

Список документов, необходимых для устройства на работу по ТК РФ в 2019 ― 2020 годах

Трудовое законодательство определяет, какие документы нужны при устройстве на работу в общем случае. К ним относятся:

Трудовая книжка не нужна только в 2 случаях:

1. Если работник впервые заключает трудовой контракт (СНИЛС в такой ситуации работодатель также оформляет сам).
2. Если он трудоустраивается по совместительству.

В том случае, если трудовой на руках у работника нет, он может подать заявление о ее восстановлении. В этом случае на предприятии на имя работника оформляется новая книжка.

Перечень предъявляемых дополнительно документов для отдельных категорий работников

Главным из таких документов является военный билет — обязательный по ТК РФ документ при приеме на работу военнообязанных, которыми в России являются практически все мужчины в возрасте от 18 до 27 лет. Кроме того, некоторые женщины также имеют ВУС и подлежат призыву в случае начала военных действий (например, медработники).

Не знаете свои права?

Для работников, занимающихся педагогической деятельностью, в списке документов при приеме на работу числится справка о том, что они не были осуждены за совершение преступлений. Также эта справка может встретиться в перечне документов при приеме на работу на государственную службу или для выполнения других видов работ, требующих по закону отсутствия судимости.

В том случае, если работник будет занят в пищевой промышленности, в торговле продуктами питания или в некоторых других подобных видах работ, среди необходимых при приеме на работу документов будет числиться санитарная книжка. Ее оформляют отдельно в местном отделении Санэпиднадзора (см.: Зачем нужна санитарная книжка и сколько стоит ее сделать?). Кроме того, раз уж речь зашла о медицинской документации, то для некоторых видов работ может потребоваться и медсправка установленной формы, без которой работодатель не вправе допустить нового сотрудника к работе.

Наконец, для иностранцев из большинства стран (кроме Белоруссии и других государств, с которыми есть соответствующие договоры) при приеме на работу обязательным документом в 2019-2020 годах будет патент или иное разрешение на работу в России.

Какие документы нужны при приеме на работу несовершеннолетнего

Скачать форму договора

В России трудовой договор может заключаться и с гражданами, не достигшими совершеннолетия, однако для них существуют свои ограничения. В частности, лица в возрасте до 16 лет могут работать только с согласия одного из родителей или лиц, которые их заменяют. Это согласие дается в письменном виде и обязательно прикладывается к остальным предъявляемым при приеме на работу документам.

Отсутствие этих документов при приеме на работу несовершеннолетнего означает, что трудоустройство было незаконным. В этом случае работодатель может быть привлечен к ответственности. Кроме того, он обязан будет возместить вред, причиненный здоровью подростка при выполнении тем трудовых обязанностей.

Необязательные для устройства на работу документы

В ст. 65 ТК РФ четко оговорено, какие документы необходимы при приеме на работу, и работодатель не вправе требовать от работника при трудоустройстве документы сверх указанного перечня. Однако на практике это условие нередко нарушается, и некоторые руководители предпочитают самостоятельно определять, какие документы нужны при приеме на их предприятие. В большинстве случаев таким дополнительным документом при приеме на работу называется свидетельство о присвоении ИНН. На самом же деле предъявлять его работник не обязан, т. к. все необходимые сведения работодатель может получить сам в налоговой инспекции.

А вот требование представить в числе документов при приеме на работу подтверждение прописки абсолютно незаконно — и здесь идти на поводу у работодателя не следует. Закон прямо запрещает дискриминацию по месту жительства, т. к. трудоустройство никак с ним не связано.

Обращаем ваше внимание, что список для приема на работу изменился. Закон приняла Госдума.

При устройстве человека на работу кадровик и бухгалтер должны принять у него и проверить ряд документов. Порядок приема на работу по шагам по ТК РФ и полный список документов при трудоустройстве в 2020 году мы привели в статье.

Регламент приема на работу по ТК РФ в 2020 году по шагам

Шаг 1. Получите от будущего сотрудника все бумаги, необходимые для кадрового учета на предприятии.

Сразу предупредим: с представленных документов безопаснее не снимать копии и не хранить их. Такие действия контролеры могут квалифицировать как нарушение работы с персональными данными. Во избежание рисков советуем отдельно изучить эту тему, если в личном деле сотрудника вы храните «левые» бумаги.

Не вызовет вопроса наличие в деле экземпляра трудового договора, распоряжения о приеме на работу. То же самое можно сказать про все другие распоряжения, касающиеся непосредственно сотрудника. Как бланк строгой отчетности хранится трудовая книжка.

Шаг 2. Ознакомьте человека со всеми внутренними документами фирмы, касающимися персонала.

Шаг 3. Подпишите договор с сотрудником.

Шаг 4. Подготовьте приказ или распоряжение о приеме на работу.

Шаг 5. Внесите запись в трудовую книжку .

Шаг 6. Заведите личную карточку на нанятого сотрудника.

Какой именно пакет документов запросить у будущего работника: полный список

При приеме на работу человек должен показать, прежде всего, свой паспорт . Если соискателю меньше 14-ти, то удостоверяющей бумагой будет свидетельство о рождении . А у гражданина, постоянно проживающего за границей, попросите загран .

Далее от уже опытных специалистов потребуйте трудовую книжку . Исключение - если речь идет о совместителе. Новичкам, для которых позиция в вашей компании - первое место их работы, вы должны сами выдать книжку. Об этом мы еще поговорим далее.

Прием на работу в трудовй оформляется так. В левой графе поставьте номер записи и дату. В графе "сведения о приеме на работу..." напишите Полное наименовании и сокращенное организации или ИП.

Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" (ООО "Альфа")

Индивидуальный предприниматель А.А. Петров (ИП А.А. Петров)

Из персональных документов также понадобится СНИЛС - чтобы отчитываться в Пенсионный.

Если указанное страховое свидетельство человек никогда не получал, теперь он ее должен получить сам по форме АДИ-РЕГ.

Госдума отменила карточку СНИЛС. Закон вступил в силу. После чего бухгалтеру не придется требовать саму карточку. Однако номер СНИЛС работник должен будет указать. Обратите внимание, что старая форма карточка СНИЛС продолжается действовать.

Вместо карточки СНИЛС работники могут принести работодателю форму АДИ-РЕГ. Эта форма выдается ПФР и содержит номер СНИЛС.

Обратите внимание, что старые СНИЛС не утрачивают своего действия. Они будут использоваться в работе в общем порядке.

Получить уведомление нового образца можно несколькими способами:

1. Лично в территориальном отделении ПФР. Не забудьте взять с собой паспорт гражданина РФ.
2. Лично в МФЦ. Обратиться в Многофункциональный центр придется в том случае, если в населенном пункте, по месту жительства отсутствует ТО ПФР.
3. Через личный кабинет на официальном сайте ПФ РФ. Для получения сведений требуется регистрация в системе.
4. Через учетную запись на портале «Госуслуги». Доступ к единому порталу можно получить в МФЦ.

Сведения формируются автоматически, на основании данных, зафиксированных в единой системе обязательного пенсионного страхования.

Вот так выглядит новая форма

С военнообязанных потребуйте военный билет или временное удостоверение . С призывников - приписное свидетельство . Сошлитесь на пункт 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719.

Если закон предъявляет к соискателю спецтребования, нужен документ об образовании, квалификации или наличии особых знаний . Так, фармацевту полагается иметь на руках сертификат специалиста. Аналогично - по справке о наличии или отсутствии судимости либо уголовного преследования. Данная бумага обязательна, когда к работе в силу прямого указания закона нельзя подпускать «сомнительный» контингент. Например, это условие есть в отношении педагогов в статье 331 ТК.

Мы перечислили обязательный минимум документов из статьи 65 ТК, которые соискатель должен представить при приеме на работу в 2020 году.

Другие бумаги вы вправе потребовать, если это прямо предусмотрено законом. Так, например, временно пребывающие иностранцы помимо разрешения на работу или патента предъявляют полис ДМС. Таковы требования части 1 статьи 327.3 ТК.

Как ввести человека в дела компании

Познакомьте будущего работника с локальными нормативными актами, действующими по организации. Имеются в виду колдоговоры, различные положения. Например, об оплате труда. Не забудьте про Правила внутреннего трудового распорядка. Сокращенно - ПВТР. И другие инструкции. Ознакомьте обязательно под подпись (ст. 68 ТК).

Факт знакомства с «местными» правилами удобно фиксировать в специальном журнале, составленном в табличной форме. Типового бланка нет. Оформите его самостоятельно. Можете ориентироваться на наш вариант.

Кстати: со штатным расписанием знакомить вновь устроенных не обязательно. Подобный документ совсем не регулирует рабочий процесс. Исключение - ситуация, когда вы прямо предусмотрели знакомство со штаткой в каком-либо внутреннем документе фирмы. Смотрите на эту тему письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1.

На этапе знакомства с компанией обговорите все основные моменты будущей работы с соискателем. В частности, вводится ли для новичка испытательный срок.

Оформить сотрудника на работу вы можете бесплатно в программе Бухсофт.

Оформить сотрудника

Что учесть при заключении соглашения с соискателем

После ознакомления со всем рабочим процессом подпишите соглашение с соискателем в двух экземплярах. Один - для него, другой - для компании. Сделать это нужно не позднее трех дней с того дня, когда человек приступил к работе. Каждый экземпляр визируют обе стороны. Такие правила - в части 1 статьи 67 ТК.

Форма договора в общем случае - свободная. Но к содержанию есть законодательные требования. Обязательные сведения и условия для ТД найдете в главах 10 и 11 ТК. Например, это сведения о должности, режиме работы, заработной плате и т. д. Должность обязательно укажите как в штатке. Нельзя принимать человека на позицию, которой нет в расписании. Это следует из статьи 57 ТК и подтверждено Рострудом в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1.

Микропредприятия могут использовать типовой бланк договора. Таковой утвержден постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858. При этом «малыши» могут исключить из шаблона пункты, которые они не заполняют из-за специфики предлагаемой работы. А также убрать ненужные примечания к тексту (письмо Минтруда от 30.06.2017 № 14-1/В-591).

Приятный бонус: если субъект МП подписывает с сотрудниками типовые соглашения, то разрешено сократить кадровый документооборот. А именно частично или полностью отказаться от таких НПА, как Правила трудового распорядка, Положение об оплате труда и о премировании. Можно не составлять график сменности и отпусков, другие локальные акты по труду. Так следует из статей 309.1 и 309.2 ТК.

Контракт - непосредственное основание для приема на работу. Заявление с просьбой трудоустройства, составляемое соискателем в произвольном виде, в принципе излишне. Но ошибкой не будет. На нем можно делать при необходимости полезные служебные пометки: резолюцию директора, визу непосредственного начальника, «галки» об исполнении. Если заявление составлено, подшейте его в личное дело сотрудника.

Что включить в приказ о приеме и где взять шаблон формы

На основании подписанного договора нужно оформить приказ руководителя о включении в штат новичка. Для этого можно взять унифицированную форму № Т-1. Образец мы заполнили. Или самостоятельно разработанный бланк - при условии, что в нем есть все необходимые реквизиты из Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Выбранный вариант обязательно закрепите в своей «учетке». Если в один день вы устраиваете несколько человек, вам подойдет сводная форма № Т-1а.

В любом случае содержание документа должно строго соответствовать условиям договора. Об этом сказано в части 1 статьи 68 ТК. В частности, д ата принятия на работу в приказе должна соответствовать дате из соглашения. Исключение - случай, когда сотрудник начал трудиться без оформления ТД.

Сверьте сведения о структурном подразделении и должности. Перепроверьте информацию о том, на какую работу принимается человек - на основную или нет. Проверьте числовые показатели - размер оклада (тарифной ставки) и надбавок. В приказе приводится период испытательного срока, если стороны согласовали условие об испытании.

От имени работодателя приказ может завизировать директор либо другое уполномоченное им лицо со ссылкой на доверенность - основание подписания. Сотрудника ознакомьте с приказом под подпись в трехдневный срок с того дня, когда он фактически приступил к работе.

Обязательно ли заполнять трудовую в 2020 году

Наличие трудовой книжки обязательно. После того как издан приказ, сделайте запись в ней о приеме на должность новоиспеченного сотрудника.

Если ваша фирма первая, где работает сотрудник, оформите ему книжку сами (ч. 4 ст. 65 ТК). Для этого человек пишет заявление в произвольной форме.

Если сотрудник - совместитель, то соответствующие сведения вносятся в трудовую лишь по его просьбе. Плюс делается это на основании документа, который подтвердит, что сотрудник работает где-то еще. Это может быть справка, копия контракта или приказа о приеме на работу.

Более того, работодатели обязаны вести учет книжек. Для этого используют спецкниги. Первая - приходно-расходная, по учету самих бланков и вкладышей в них. В этом регистре фиксируются все операции по получению и расходованию бланков, с указанием серии и номера каждого. Вторая - книга учета движения указанных бумаг. В этот регистр вносите как вновь выданные трудовые, так и те, что приняты от сотрудников при заступлении на работу (приложения 2 и 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Можно ли обойтись без личных карточек

Открыть личную карточку и внести в нее первые сведения - это обязательный последний этап кадровой стороны трудоустройства.

Обычно используют типовую форму. Заполнение идет на основании трудовой книжки и других персональных документов сотрудника.

Хранить дело нужно минимум 50 лет.

Особенности приема на работу по ТК РФ гендиректора

Для заключения трудового договора с гендиром собственник фирмы должен принять решение о его избрании (назначении). Вместо решения будет протокол общего собрания, если учредителей несколько. Либо решение совета директоров или наблюдательного совета - при наличии в компании данного органа. Так предусмотрено законами от 26.12.95 № 208-ФЗ и от 08.02.98 № 14-ФЗ.

Назначение директора максимально сверьте с процедурой, изложенной в уставных документах компании. Любое нарушение может быть чревато.

Трудовой договор с руководителем имеет ряд особенностей. А именно может заключаться на срок не более пяти лет (ст. 58, 59 и 275 ТК). Возможный испытательный период - удлиненный по сравнению с обычным. И составляет до шести месяцев (ч. 5 ст. 70 ТК). Условие об испытании может быть установлено только в том случае, если гендир назначен, а не избран на должность по конкурсу (ч. 4 ст. 70 ТК). Договор с главным может предусматривать дополнительные основания для его расторжения.

Приказ о приеме генерального издайте по форме № Т-1 или в свободной форме - смотря какую применяет компания. При этом первым приказом главного должен быть приказ о вступлении в должность. Обычно с формулировкой: «Во исполнение решения акционеров (участников) приступаю к исполнению обязанностей с такого-то числа».

Расскажем, что учесть при трудоустройстве: какие документы нужны всем работникам, а какие - только в особых случаях. Два перечня, обязательный и дополнительный, запретный список для кадровика и основные образцы вы найдете в статье.

В статье:

Скачайте документы, которые понадобятся при приеме на работу:

Какие документы сотрудник обязан предоставить кадровику

Перед оформлением трудового договора соискатель знакомится с нормативными актами компании и представляет документы, необходимые для трудоустройства. На их основании кадровик оформляет личную карточку, ставит нового сотрудника на воинский учет, заполняет трудовой договор и приказ о приеме на работу. Все оригиналы документов, за исключением трудовой книжки, сразу же после завершения необходимых кадровых процедур возвращаются владельцу. Заполненную трудовую книжку хранят в отделе кадров вплоть до увольнения работника, и выдают ему на руки в день окончательного расчета.

Сотрудник при приеме на работу должен принести обязательные документы:

• паспорт или другой документ, который удостоверяет личность . Например, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет;
• трудовую книжку . Исключение – совместители и сотрудники, которых впервые поступают на работу;
• документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета или карточку СНИЛС;
• документы воинского учета , за исключением сотрудников-иностранцев. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, – военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
• документы об образовании , квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний или специальной подготовки.

Об этом сказано в статье 65, части 3 статьи 327.3 Трудового кодекса и Законе от 01.04.2019 № 48-ФЗ.

➤

Иногда состояние переданного в отдел кадров документа вызывает обоснованные опасения. Порванные или неаккуратно вклеенные страницы, выгоревшие или залитые напитками записи могут стать проблемой для кадровика, ведь речь идет о важной документации, на основании которой считается стаж, начисляются выплаты, предоставляются льготы.

Запрещается требовать не предусмотренные законом документы для трудоустройства: ТК РФ не позволяет выходить за рамки перечня, состоящего всего из пяти пунктов , и расширяет его лишь в отдельных случаях. Например, чтобы работать во вредных или опасных условиях, следует пройти предварительный медосмотр и получить заключение, подтверждающее отсутствие противопоказаний (ст. 213 ТК РФ). А педагоги и авиационный персонал (ст. 331 ТК РФ, ст. 52 Воздушного кодекса РФ). Кадровик должен знать, какие документы нужны для трудоустройства в каждом конкретном случае, не выходить за рамки своих полномочий и соблюдать право работника на неприкосновенность частной жизни.

➤ Читайте также об

Обязательный перечень документов при приеме на работу: на что обратить внимание кадровику

Все обязательные документы при приеме на работу перечислены в статье 65 ТК РФ. С ними следует ознакомиться, проверив срок действия и подлинность. Убедитесь, что на бланке есть водяные знаки, серийный номер, печати и другие защитные элементы. Закон не запрещает работодателям уточнять подлинность дипломов, паспортов, лицензий и других документов через сайты и порталы государственных услуг, а также отправлять письменные запросы в МВД, Рособрнадзор и прочие инстанции.

Список обязательных документов при приеме на работу (ТК РФ)

1. Трудовая книжка

Основной документ работника, который подтверждает стаж и содержит сведения о ключевых этапах карьеры - должностях, занимаемых на предыдущих местах работы, переводах и поощрениях, причинах и обстоятельствах увольнений. Запись о приеме на работу со ссылкой на приказ вносят в трудовую книжку каждого сотрудника, проработавшего в организации свыше пяти дней.

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность

Основным подтверждением личности гражданина РФ считается внутренний паспорт, но если он утерян, украден, испорчен или недействителен, попросите другой документ. Например, временное удостоверение личности, которое выдают на время замены паспорта (постановление Правительства РФ №91 от 12.02.2003).

Подсказка от экспертов журнала Кадровое дело: сервисы, которые помогут кадровикам проверить основные документы при приеме на работу

Проверить общегражданский паспорт нового сотрудника проще, чем другие документы. Для этого внесите серию и номер паспорта сотрудника в отдельном сервисе на сайте МВД: мвд.рф/сервисы-гувм. Базу данных обновляют каждый день. На сайте есть список паспортов, которые украдены, потеряны или выданы с нарушениями.

Внимание! Ни водительские права, ни загранпаспорт не удостоверяют личность на территории России, поэтому оформлять трудоустройство на их основании нельзя!

1. СНИЛС

Страховой номер индивидуального лицевого счета в системе пенсионного страхования присваивают при первом трудоустройстве. Когда сотрудник получает работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку и страховое пенсионное свидетельство (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Чтобы его получить, подайте заверенную работником анкету застрахованного лица (форма АДВ-1) вместе с описью передаваемых документов (форма АДВ-6-1) в территориальное отделение ПФР.

Те граждане, которые не смогли получить бумажную карточку СНИЛС, с 29 октября 2019 года могут предъявить при приеме на работу уведомление, выдаваемое ПФР. Форма уведомления утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п. Документ подтверждает регистрацию застрахованного лица в системе персонифицированного учета. Он содержит те же сведения, что и карточка СНИЛС, включая номер лицевого счета. Уведомление в кадровую службу может быть предъявлено как в бумажном, так и в электронном виде, заверенное усиленной квалифицированной подписью должностного лица территориального отделения ПФР.

Если у сотрудника, который поступает на работу впервые, не открыт индивидуальный лицевой счет, обратитесь в ПФР. Представьте в территориальное отделение сведения для регистрации сотрудника в системе индивидуального учета.

1. Документы воинского учета

К ним относят военный билет, удостоверение призывника или офицера запаса, в том числе временное (постановление Правительства РФ №719 от 27.11.2006). Предъявляются при трудоустройстве всеми военнообязанными гражданами РФ. У иностранцев, независимо от статуса, военный билет не требуют, поскольку на воинский учет на территории РФ их не ставят и на службу не призывают.

➤

1. Дипломы и другие документы для трудоустройства на работу, подтверждающие квалификацию

Если должность требует специальных знаний или спецподготовки, попросите работника подтвердить их наличие. Документы об образовании, полученном за рубежом, признаются автоматически, если образовательное учреждение включено в перечень, утвержденный распоряжением Правительства РФ №2777-р от 30.12.2015.

Внимание! Документы, полученные в других иностранных образовательных учреждениях и не попадающие под действие международных договоров, признаются только через Рособрнадзор. В этом случае к диплому прилагается свидетельство о признании (приложение №1 к приказу Минобрнауки России №975 от 22.08.2013).

Если работник отказался предоставить паспорт или любой другой документ из числа обязательных, ему можно обоснованно отказать в трудоустройстве, сославшись на требования статьи 65 ТК РФ. Таким же образом действуйте, если выявили подделку.

Дополнительные документы, предъявляемые при приеме на работу

Дополнительные документы требуйте только в законодательно оговоренных случаях. Этим правилом работодатели, к сожалению, часто пренебрегают. Например, многие коммерческие организации требуют у соискателей ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), хотя в статье 65 ТК РФ этот документ не упоминается. Поэтому такое требование считается незаконным, равно как и отказ принять соискателя на работу лишь потому, что он не предоставил ИНН.

Внимание! Идентификационный номер действительно необходим для оформления трудоустройства лишь в некоторых случаях, например, при заключении контракта с государственным гражданским служащим (ст. 26 закона №79-ФЗ от 27.07.2004).

Дополнительный список документов при приеме на работу

1. Справка об отсутствии судимости или факта уголовного преследования

Нужна для выполнения работы, к которой не допускают лиц с судимостью. Запрет на трудоустройство ранее судимых лиц действует:

• в сфере образования, воспитания, здравоохранения, социальной защиты и развития несовершеннолетних;
• в отношении сотрудников прокуратуры, службы судебных приставов, федеральной службы безопасности, таможенных органов и ведомственной охраны;
• при наборе авиационного персонала.

Справка, состоящая из корешка и основной части, выдается органами МВД. Корешок хранится в течение 5 лет в отделении МВД, выдавшем справку, а основную часть работник получает на руки и предъявляет при трудоустройстве.

Справка о наличии или отсутствии судимости

Внимание! Справки о несудимости часто подделывают, поэтому тщательно проверяйте наличие обязательных реквизитов - гербовой печати, номера бланка, дату выдачи, подписи должностных лиц.

1. Справка о неприменении к работнику административного наказания за потребление наркотических или психотропных веществ

Требуется для трудоустройства на судно или в службу авиационной безопасности, для выполнения работ, связанных с движением поездов, маневрированием, обеспечением транспортной безопасности. Выдается в соответствии с регламентом, утвержденным приказом МВД России №665 от 24.10.2016.

1. Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний к работе

Оформляется перед направлением сотрудника в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности , а также на вредные, опасные, выполняемые вахтовым методом или связанные с химическим оружием работы.

1. Медицинская книжка

Оформляется для работы в организациях общественного питания, пищевой промышленности и торговли, в поликлиниках и других лечебно-профилактических учреждениях, в школах и детских садах. Форма документа, утвержденная приказом Роспотребнадзора №402 от 20.05.2005, представляет собой типовой бланк с несколькими степенями защиты.

Оформить медицинскую книжку может как сам работник, так и работодатель. Для этого следует обратиться в территориальный центр гигиены и эпидемиологии, оплатить медосмотр и сдачу анализов, а в некоторых случаях - профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию (письмо Минздрава России №1100/2196-0-117 от 7.08.2000).

1. Справка о прохождении предварительного медосмотра

Нужна для устройства на должность, связанную с движением транспорта, вредными или опасными условиями труда, подземными работами. Несовершеннолетние работники обязаны проходить предварительный медосмотр и предъявлять справку по форме 086/у перед приемом на любую работу, даже самую легкую.

1. Патент, разрешение на работу или временное проживание, в ид на жительство, полис добровольного медицинского страхования

Это необходимые документы для трудоустройства иностранцев. Их запрашивают с учетом статуса работника:

• временно проживающие предъявляют разрешение на временное проживание;
• постоянно проживающие предъявляют вид на жительство;
• временно пребывающие предъявляют разрешение на работу или патент (за исключением иностранцев – граждан стран ЕАЭС), а также действующий полис ДМС.

Высококвалифицированных иностранных специалистов принимайте на работу в особом порядке - по упрощенной процедуре и без учета квот на выдачу приглашений на въезд, в том числе для членов семьи сотрудника.

1. Заявление о приеме на работу

В обязательном порядке заявление подают при приеме на государственную гражданскую или муниципальную службу, в добровольном - если соответствующая норма закреплена локальными нормативным актами работодателя.

1. Письменное согласие родителей, разрешение органов опеки

Для приема на работу подростка до 15 лет требуется согласие одного из родителей или опекунов, а если работнику еще нет 14 лет - еще и разрешение органа опеки и попечительства. Прежде чем дать работу подростку, убедитесь, что она не помешает процессу обучения и не способна нанести вред здоровью.

Заявление родителя о подтверждении согласия на трудоустройство несовершеннолетнего подростка

1. Индивидуальная программа реабилитации

Запрашивается, если компания принимает в штат инвалида. Программа разрабатывается государственными учреждениями МСЭ (медико-социальной экспертизы) и обязательно содержит рекомендации по специальному оснащению рабочего места, адаптации и профессиональной ориентации работника. Отнеситесь к ним серьезно: нежелание оборудовать рабочие места для инвалидов может вылиться в административный штраф до 20 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Внимание! Если инвалид отказывается выполнять требования реабилитационной программы, попросите его оформить отказ в письменном виде - только так в случае спора вы сможете доказать, что организация выполнила свою часть обязательств.

1. Справка об условиях труда по основному месту работы

Оформляют при приеме внешнего совместителя на «вредную» должность.

Закон запрещает одновременно работать в двух и более местах с опасными или вредными условиями труда, делая исключение только для педагогических, фармацевтических и медицинских работников, а также для тех, кто занят в сфере культуры. Рабочее время этих категорий персонала строго нормируется (постановление Минтруда России №41 от 30.06.2003).

1. Справка о доходах работника, его супруги и несовершеннолетних детей

Нужна при приеме на работу руководителя федерального государственного унитарного предприятия. На коммерческие организации данное требование не распространяется.

1. Письменное согласие на обработку персональных данных (ПД)

Понадобится для получения, хранения и передачи любых сведений личного характера, кроме тех, которые необходимы для исполнения условий трудового договора и заполнения личной карточки (форма Т-2). Например, если вы хотите узнать адрес персональной электронной почты сотрудника, разместить его фото на пропуске или передать полученные данные третьим лицам. За обработку ПД с нарушениями компании грозит штраф до 75 000 рублей, а виновному должностному лицу - до 20 000 рублей.

Внимание! Работник имеет право в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных, написав заявление в произвольной форме.

Нельзя требовать у работников документы, прямо или косвенно нарушающие их права и не предусмотренные трудовым законодательством:

• обязательство не устраиваться на работу в конкурирующие фирмы;
• не брать больничные;
• заявление на выплату зарплаты один раз в месяц;
• заявление на замену отпуска деньгами;
• справку об отсутствии беременности.

Оформляя прием на работу, запросите обязательный пакет документов, предусмотренный статьей 65 ТК РФ: паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, оригиналы дипломов и аттестатов, у военнообязанных - военный билет или удостоверение призывника. Если трудоустройство первое в жизни работника, заведите ему трудовую книжку и оформите страховое пенсионное свидетельство. Другие документы - справки, свидетельства, патенты - требуйте только по необходимости, с учетом актуальных законодательных норм.

Инструкция

Паспорт
Это главный документ, удостоверяющий вашу личность, поэтому взять его с собой просто необходимо. Проверьте, чтобы паспорт был действителен, т.е. своевременно заменен вами в возрасте 20 и 45 лет, а также в случае перемены фамилии. Кроме ваших фамилии, имени и отчества из паспорта работодатель узнает о месте вашей регистрации, семейном положении, наличии детей.

Трудовая книжка

Если вы устраиваетесь на работу впервые или претендуете на должность по совместительству, трудовая книжка не требуется. В остальных случаях ее необходимо иметь при трудоустройстве.

Документ об образовании

Как правило, на должности, требующие высоких профессиональных навыков, работодатели предпочитают брать человека, имеющего профильное высшее образование. Если вы закончили несколько ВУЗов, захватите все ваши дипломы – возможно, это впечатлит работодателя, и он предложит вам более высокооплачиваемую должность.

Помимо дипломов об окончании ВУЗа или техникума стоит взять с собой документы, подтверждающие вами окончание различных курсов, тренингов, семинаров и т.п. если, конечно, они имеют отношение к должности, на которую вы претендуете.

Пенсионное свидетельство

Это документ, выданный вам в Пенсионном фонде РФ, на котором указан номер вашего пенсионного счета. В настоящее время это второй по значимости документ для российского гражданина – к пенсионному счету идет «привязка» многих ваших персональных данных. Без него вам не будут идти перечисления в Пенсионный фонд, что затруднит оформление пенсии.

Документ, полученный в налоговой инспекции, на котором указан ваш индивидуальный налоговый номер. На него будут поступать налоговые выплаты, перечисляемые работодателем согласно законодательства.

Полис ОМС

Полис обязательного медицинского страхования – тоже важный документ при поступлении на работу. Раньше медицинским страхованием работников занимался работодатель, теперь это стало личным делом каждого гражданина. Без данного документа работодатель не сможет оплачивать вам больничный в случае необходимости.

Медицинская справка о состоянии здоровья

Перед устройством на работу вам предложат пройти медицинское освидетельствование. Перечень специалистов, которых необходимо будет посетить, зависит от должности, на которую вы претендуете. Как правило, оплату медицинской комиссии производит работодатель сразу, либо компенсирует затраты работника на ее прохождение после трудоустройства.

Если вы устраиваетесь на работу в сферу общественного питания, медицинскую или педагогическую, скорее всего, работодатель потребует оформленную соответствующим образом медицинскую книжку.

Другие документы

Военнообязанные должны также предоставить работодателю военный билет.

Если должность, на которую вы претендуете, предполагает автомобильные поездки, предоставьте права на управление соответствующим транспортным средством.