Договор с несколькими спецификациями. Что такое спецификация к договору поставки – правила заполнения. Соглашению оказания услуг

Договор о поставке товаров – является одним из главных юридических соглашений между двумя предприятиями . При заключении сделки составляются дополнительные соглашения, которые являются неотъемлемой частью договора. Одно из таких приложений – спецификации на поставку товарно-материальных ценностей. В данной статье мы предлагаем рассмотреть, что такое спецификация к договору поставки ТМЦ и её предназначение.

Письменным приложением к договору поставки, составляемым для определения качественных и количественных характеристик поставляемого товара, является спецификация к договору

Предназначение спецификаций

В том случае, когда заключается сделка, подразумевающая поставку товарно-материальных ценностей от производителя к заказчику (самостоятельно или при помощи посредников), между сторонами заключается договор. Так как список товаров и их описание занимает много места, создается дополнительное приложение, которое прикрепляется к договору. Это приложение является неотъемлемой его частью, и обладает той же юридической силой. Приложение в виде спецификации на поставку ТМЦ, заполняется по определенной форме. Она используется в таких договорах, как:

• подряд;
• оказание услуг на основе финансового вознаграждения;
• других видов сделок.

Согласно установленным законом правилам, подобные документы используются в качестве приложений к любым договорам. Они могут заполняться как во время заключения договора, так и после того, как стороны подпишут соглашение. Для того чтобы документ получил юридическую силу, необходимо в заполненных бумагах сделать отметку, где указывается принадлежность к конкретному договору. Отсутствие подобных отметок, может стать причиной потери юридической силы документа. Это означает, что в случае судебных разбирательств, подобные приложения рассматриваться не будут.

В спецификациях на поставку ТМП приводится список передаваемых товаров. К категории товарно-материальных ценностей относятся различные механизмы, производственное сырье и расходные материалы, оборудование, а также другие категории ценностей . В некоторых случаях, в этом документе фиксируется схема оплаты. Здесь указывается промежуток времени, за которое необходимо оплатить полную или частичную стоимость ТМЦ, этапы поставки и стоимость единицы товара.

Бланки, использующиеся в 2018 году

На сегодняшний день, четкий регламент заполнения данного документа отсутствует. Этот нюанс дает право каждому предприятию разработать собственную форму, которая в дальнейшем будет использоваться в качестве первичной документации. Однако, к заполненным бумагам имеется ряд определенных требований, касающихся отражаемой информации.

Поскольку унифицированная форма спецификации действующим законодательством не предусмотрена, стороны составляют ее в произвольной форме

В первую очередь необходимо указать номер приложения данного документа. Далее приводится ссылка на договор, его наименование, а также дату заключения сделки. Для удобства оформления бланка, перечисление товаров можно осуществлять в виде таблицы. Готовая таблица должна содержать в себе столбцы с порядковым номером, названием и количеством товара, а также единицами измерения . Важно обратить внимание на то, что в большинстве случаев в качестве единицы измерения используется штука, однако допускается использование объемных или весовых единиц. В отдельном столбце указывается стоимость одной единицы ТМЦ, а в конце таблицы приводится общая стоимость. Помимо всего вышеперечисленного, заполненная таблица должна содержать в себе сведения о НДС.

После таблицы с перечнем товаров, указываются условия оплаты поставки. В качестве примера рассмотрим ситуацию, где половина стоимости ТМЦ, переводится в виде авансового платежа. Произвести такую оплату необходимо в течение шести рабочих дней с момента подачи счета. Вторую половину указанной суммы необходимо выплатить в течение четырнадцати дней с момента авансового платежа.

Обязательным условием заполнения спецификации является указание наименования предприятий, данных об ответственных лицах и даты заключения сделки. Помимо рукописных подписей, допускается использование цифровых копий, в том случае, когда предприятие использует подобные технологии. При использовании цифровых подписей, необходимо сделать соответствующую пометку в договоре.

Важно обратить внимание, что спецификации с факсимильными подписями не имеют юридической силы.

Наличие печати на заполненном документе не является обязательным требованием . Необходимость штампования возникает только в том случае, когда одна из сторон использует данный метод при ведении внутренней документации. Ниже представлен образец спецификации на поставку товара, который наглядно демонстрирует, как выглядит данное приложение:

«Приложение №__

к Договору №_____

от «__» _________ 201_г.

Товары		Количество	Единицы измерения	Цена за единицу (в рублях)	Стоимость (в рублях)
1.
2.
3.
4.
5.
Итого: _________________ рублей
В т.ч НДС 18% ___________ рублей

Условия оплаты: оплата проводится в несколько этапов.

Первый этап:

Выплата аванса в размере ____% от стоимости товарно-материальных ценностей, в срок не позднее 5 (пяти) банковских дней с момента выставления счета Исполнителем;

Второй этап:

Оплата ____% стоимости товаров, согласно Спецификации, производится Заказчиком в течение 5 (пяти) банковских дней, с момента получения уведомления от Исполнителя о наличии на складе Исполнителя и готовности к отгрузке товарно-материальных ценностей.

Срок выполнения поставки составляет не более __ недель со дня зачисления финансовых средств по авансовому платежу на расчетный счет Исполнителя.

Продавец: Генеральный директор (указать форму организации) «____________»

__________/__________/

Покупатель: Генеральный директор (указать форму организации) «____________»

__________/__________/

Спецификация к договору поставки образец, заполненный:

«Приложение №7

к Договору №31

Спецификация на поставку товарно-материальных ценностей

Товары		Количество	Единицы измерения	Цена за единицу (в рублях)	Стоимость (в рублях)
1.	Кресла	5	штука	500,00	2500,00
2.	Стулья	5	штука	200,00	1000,00
3.	Столы	5	штука	1500,00	7500,00
4.	Диваны	2	штука	3000,00	6000,00
Итого:17 000,00 (семнадцать тысяч, 00 копеек) рублей
В т. ч. НДС 18%: 3 060,00 (три тысячи шестьдесят рублей, 00 копеек) рублей

По условиям договора, оплата производится в два этапа.

Сначала производится авансовый перевод в размере 25% от общей стоимости товарно-материальных ценностей, в срок не позднее 7 (семи) рабочих дней со дня выставления счета Исполнителем. На втором этапе, после получения Заказчиком уведомления о наличии на складе Исполнителя необходимой продукции, оплачивается оставшаяся сумма, согласно данной Спецификации – также в течение 7 (семи) рабочих дней.

Срок выполнения поставки составляет не более 2 (двух) недель с момента зачисления первого перевода на расчетный счет Исполнителя.

Исполнитель: Генеральный Директор ИП «МебельВДом»

Алексеев Алексеев Д.А.

Заказчик: Генеральный Директор ЗАО «ВашБизнес»

Морозов Морозов П.Л.»

Следует обратить внимание на то, что каждое предприятие наделено правом выбора количества спецификаций, а также составлением образцов их оформления. Допускается создание как одного длинного перечня товарно-материальных ценностей, так и нескольких таблиц, разбитых по категориям товаров. В задачу составляющего входит указание на страницах договора количества спецификаций с фиксацией порядкового номера приложений.

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки

Ответственность за заполнение

Разобравшись с вопросом для чего нужна спецификация, давайте рассмотрим, на ком лежат обязанности за составление подобной документации. По установленным законом правилам, данный документ должен составляться исполнителем. В момент заключения сделки, готовый бланк передается заказчику для изучения. Допускается передача подобных документов после подписания договора. В большинстве случаев, исполнителем используются типовые бланки, в которые добавляются необходимые позиции.

В крупных организациях, занимающихся производством различных товаров, ответственность за разработку спецификации возлагается на руководителя отдела менеджмента. При отсутствии данной структуры в условиях предприятия, допускается составление бумаг лицом, обладающим необходимыми должностными полномочиями. Согласно текущему законопроекту, данные полномочия могут быть возложены на любого сотрудника. Единственным требованием является – наличие необходимых знаний для составления первичной документации.

Правила составления и пересылки

При разработке бланка спецификации необходимо учитывать несколько особенностей этого вида документа, который имеет первостепенную важность . Свободная форма заполнения подразумевает использования фирменных бланков для печати документа. Допускается использование электронных копий приложений в сочетании с бумажными.

Важно обратить внимание, что электронные версии должны быть заверены электронной подписью руководителей предприятий.

Документ изготовляется в количестве двух копий, одна из которых остается у исполнителя, а вторая передается заказчику . Заполненный бланк не должен содержать в себе помарки или исправления, но допускается дополнение готовых бумаг. В случае с необходимостью исправления, спецификация расторгается, после чего заполняется новый бланк. Также следует обратить внимание на условия хранения первичной документации. Согласно установленным правилам, данный документ должен быть прикреплен к договору. Действие приложения – до момента выполнения условий, оговоренных на страницах договора.

Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению

Передать заполненные бумаги, можно воспользовавшись одним из четырех нижеперечисленных вариантов:

1. Личная передача заказчику в лице директора организации или через секретариат;
2. С помощью электронной почты (необходимо наличие цифровой подписи);
3. При помощи Почты России (многие эксперты рекомендуют использовать заказные письма с уведомлением о получении);
4. С помощью курьерской службы, работающей по принципу «доставка прямо в руки».

Важно обратить внимание, что в приведенном выше списке отсутствует вариант передачи документов с помощью факса. На сегодняшний день, данный вид техники признан устаревшим. Помимо этого, при подобной передаче приложений, необходимо сделать соответствующую пометку в договоре.

В том случае, когда компания исполнителя осуществляет поставку товарно-материальных ценностей на постоянной основе, необходимо разработать единый образец данного бланка, который будет использоваться в дальнейших сделках.

Решение конфликтов через суд

Основываясь на данных судебной практики, можно выявить важные правовые условия применения спецификаций. Несмотря на свободную форму составления и отсутствие регламента, существуют определенные правила на отображение ключевых сведений . Каждая спецификация должна содержать в себе информацию о точной стоимости товара, их количестве, а также общей сумме. Важно обратить внимание на то, что налог на добавленную стоимость указывается в отдельной графе.

Необходимость указания информации о выбранной схеме оплаты отсутствует. Однако выбранная схема не должна противоречить тем условиям, что были указаны в договоре. В некоторых ситуациях, возникает необходимость в заключение дополнительных соглашений, где рассматриваются условия оплаты. Также отсутствует необходимость в перечислении технических характеристик товарно-материальных ценностей, сведений об изготовителе и других параметров.

В случае с претензиями со стороны налоговой службы о несоответствии информации о товарно-материальных ценностях, в приложении к договору сведениям, приведенным в счет-фактуре, действия проверяющей инстанции считаются необоснованными. Это можно объяснить тем, что каждое предприятие имеет право решать самостоятельно, о том какие данные указывать в приложении. С точки зрения теории, данный документ является одним из средств юридической защиты, каждой из сторон. Так как договор, заключенный между заказчиком и исполнителем, имеет собственную юридическую силу, отсутствие спецификаций не снимает с каждой из сторон необходимость выполнения тех условий, на которых была заключена сделка.

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком

В случае претензий со стороны проверяющих органов, стороны могут использовать в качестве доказательств своей правоты:

1. Договор, где четко прописываются наименования и реквизиты обеих организаций, порядок поставки товарно-материальных ценностей и условия выплат. Также в некоторых договорах прописывается процесс урегулирования конфликтов.
2. Спецификации, имеющие уточняющую информацию о товарно-материальных ценностях, признаются действующими только при наличии самого договора. В заполненном документе в обязательном порядке должна иметься ссылка на договор.

При отсутствии самостоятельно изготовленной формы приложения, можно с нашего сайта.

Вконтакте

Поставка товаров – одна из важнейших услуг, для юридического оформления которой всегда заключается соответствующий договор. Одним из приложений к нему является спецификация на поставку товара, образец и инструкцию заполнению которой можно найти в этой статье.

Если осуществляется поставка товаров от продавца покупателя без посредников или через них, практически всегда заключается договор поставки. Однако сам перечень товарных единиц, их количество и прочие данные в большинстве случаев выносится отдельным текстом как приложение, поскольку в самом договоре он займет много места. Таким образом, спецификация на поставку товара, оформленная по определенному образцу, – это приложение к одноименному договору. Так же используется и как приложение к таким договорам:

• возмездного оказания услуг;
• подряда;
• некоторых других.

По законодательству её (как уточнение перечня определенных позиций) можно использовать как приложение к любому договору в момент заключения сделки или после подписания базового соглашения.

Как и любое другое приложение, она действует только при наличии и ссылке на соответствующий договор. То есть оформлять её без договора не допускается – такая бумага не имеет юридической силы.

Основное назначение состоит в том, что в ней перечисляется полный перечень поставляемых материальных ценностей, среди которых могут быть как сами товары, так и:

• материалы;
• сырье;
• оборудование и механизмы;
• прочие ценности.

Нередко в документе отражается также схема оплаты (этапы, суммы, предельные сроки и т.п.). Поэтому по сути – это перечень товаров, их сумма и условия оплаты.

Бланк и образец 2017 — 2018

Единой, утвержденной формы нет. Поэтому каждая компания вправе утвердить любой бланк и в дальнейшем использовать его в своей работе. Тем не менее, в ней всегда отражаются такие сведения:

1. Сначала нужно прописать, каким приложением идет этот документ к основному договору поставки (номер приложения, ссылка на договор – номер, название, дата).
2. Сам перечень товаров и других материальных ценностей удобнее всего приводить в табличном варианте. Перечисляются такие позиции:

• номера по порядку (для удобства);
• полные наименования товаров;
• количество товаров;
• единицы измерения (обычно штуки, но также могут быть весовые, объемные единицы и т.п.);
• цена за единицу и общая стоимость по каждому товару (по каждой строке);
• общая стоимость и общий НДС прописываются в конце таблицы.

1. Далее можно продублировать условия оплаты товаров. Например, половина суммы переводится как авансовый платеж в срок 5-6 рабочих дней с даты выставления счета. А другая половина – в течение 2 недель с того дня, когда авансовый платеж фактически зачислится на банковском счету.
2. Затем следуют подписи ответственных лиц (обычно на уровне генеральных директоров), расшифровки, названия компаний и дата. Допускается поставить не только рукописные, но и электронные цифровые подписи, если фирма официально использует их в своей работе, а в договоре есть соответствующее упоминание. При этом использование факсимильных подписей не допускается.
3. Что касается печати, то ставить ее на приложениях необязательно. Однако если сам договор и внутренние документы компании обязывают к штампованию, печать нужно поставить.

Бланк спецификации, который прилагается к договору поставки товара, можно использовать как образец для оформления.

А готовый пример заполненного представлен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Каждая компания вправе выбирать количество спецификаций и их образцы при оформлении поставки товара. Можно сделать одну с длинным перечнем, можно оформить неограниченно много разных по каждой группе товаров. Однако важно указать точное количество в договоре, сославшись на наличие этих приложений.

Кто составляет

Обязанность составления по умолчанию лежит на поставщике. Документ изучается покупателем и подписывается либо в момент оформления договора, либо позже, по факту составления. Как правило, договор поставки предусматривает многократное оказание подобных услуг. Поэтому сам текст договора не меняется, а происходит только добавление новых позиций, актуальных для текущих ситуаций.

В компании-поставщике её разработкой занимается, как правило, руководитель отдела (или менеджер), в чьей компетенции находится данный вопрос. По законодательству любой сотрудник может взять на себя подобные обязанности. Поэтому единственное требование – достаточный уровень компетентности для подобной работы.

Порядок оформления и пересылки

При оформлении и разработке документа нужно обратить внимание на несколько важных нюансов:

1. Поскольку форма свободна, лучше всего выбрать для нее фирменный бланк.
2. Законодательство не запрещает использовать электронные версии документа наряду с бумажными, но только в том случае, если они будут подписаны электронными цифровыми подписями.
3. Оформляется всегда в двух экземплярах – по одному для поставщика и покупателя.
4. Исправления и помарки не допускаются. Однако их можно дополнить, а также расторгнуть предыдущие и составить новые.
5. Хранятся вместе с договором и действуют бессрочно – до фактического исполнения приведенных условий, т.е. поставки соответствующих товаров в описанном количестве и в установленные сроки.

При этом передать её можно как в руки, так и с помощью:

• электронной почты (при наличии электронных подписей);
• Почты России (лучше отправить заказным письмом);
• курьерской почты (по принципу «от двери до двери»);
• через факс передают значительно реже, поскольку эта техника менее распространена, и к тому же для передачи по факсу нужно, чтобы в договоре предусматривалась такая возможность.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если компания начала заниматься поставкой товара недавно, лучше сразу разработать соответствующий бланк единого образца, по которому и оформлять все подобные документы.

Судебная практика

Исходя из судебной практики можно понять несколько важных правовых условий использования:

1. Форма свободная, однако в ней должны обязательно содержаться сведения о точном количестве, точной стоимости как отдельных товаров, так и их суммарного количество (и общей суммы с отдельным указанием НДС).
2. Сведения о схеме оплаты можно приводить или не приводить, но в любом случае они не должны противоречить условиям договора. В других случаях можно заключить дополнительное соглашение, в котором сделать исключение для конкретной ситуации.
3. Сведения о технических характеристиках товаров, их изготовители, соответствии нормативным документам указывать необязательно.

В частности, претензии проверяющих налоговых органов о несоответствии данных о товарах в образце спецификации к договору поставки информации, приведенной в счете-фактуре, представляются необоснованными.

Дело в том, что компании сами вправе решать, какие данные, в каком виде должны содержаться в ней. Теоретически документ составляется исключительно для удобства и юридической защиты сторон, поскольку сам договор поставки самодостаточен и даже в отсутствие приложений он имеет обязательную юридическую силу для поставщика и покупателя (в объеме прописанных прав и обязанностей, если они не противоречат ГК).

Таким образом, даже в случае возникновения подобных претензий сторонам будет достаточно доказать свою правоту, используя:

• собственно договор (поставки, подряда и другие), в котором подробно прописываются названия, реквизиты сторон, порядок поставки, оплаты, урегулирования споров и т.п.;
• спецификации, которые имеют характер уточнения сведений по товарам (точное количество, сумма и т.п.) и действуют только в случае наличия соответствующего договора, а также ссылки на этот договор.

11.5.1 Спецификация составляется на каждый сборочный чертеж в соответствии с ГОСТ 2.108-68«ЕСКД. Спецификация».

11.5.2 Спецификацию выполняют на отдельных листах формата А4 и размещают в конце ПЗ в приложениях (после основных приложений). В содержании спецификации не указываются, а записываются в ведомость проекта.

Спецификации имеют собственную нумерацию листов. Код спецификации – СП. При наличии места на чертеже сборочной единицы, выполненном на листе формата А1, спецификацию допускается размещать над основной надписью чертежа.

11.5.3 В спецификацию вносят составные части изделия, а также конструкторские документы, относящиеся к нему. Спецификация в общем виде состоит из разделов, которые располагают в следующей последовательности:

Документация;

Комплексы;

Сборочные единицы;

Стандартные изделия;

Прочие изделия;

Материалы;

Комплекты.

11.5.4 В графе "Формат" указывают форматы документов, обозначения которых записывают в графе "Обозначения". Если документ выполнен на нескольких листах, то в графе проставляют "звездочку", а в графе "Примечание" перечисляют все форматы. Для деталей, на которые не выпущены чертежи, в графе указывают "БЧ" (без чертежа);

11.5.5 В графе "Зона" указывают обозначение зоны, в которой находится записываема составная часть (при разбивке поля чертежа на зоны по ГОСТ 2.104).

11.5.6 В графе "Поз." указывают порядковые номера составных частей, входящих в изделие. Для раздела "Документация" графу не заполняют.

11.5.7 В графе "Обозначение" указывают:

В разделе "Документация" - обозначения записываемых документов по ГОСТ 2.201-80;

В разделах "Сборочные единицы" и "Детали" - обозначения основных конструкторских документов на записываемые в эти разделы изделия;

В разделах "Стандартные изделия", "Прочие материалы" и "Материалы" графу не заполняют;

11.5.8 в графе "Наименование" записывают следующие данные.

В разделе "Документация" - сначала документы на специфицируемые изделия, а затем документы на неспецифицируемые составные части.

В разделах "Сборочные единицы" и "Детали" - наименования изделий, непосредственно входящих в специфицируемое изделие. В наименованиях, состоящих из нескольких слов, на первом месте помещают имя существительное, например: "Колесо зубчатое".

В разделе "Стандартные изделия" - наименования и обозначение изделий в соответствии со стандартом на эти изделия.

В разделе "Прочие изделия" записывают изделия и условные обозначения изделий в соответствии с документами на их поставку.

В разделе "Материалы" - обозначение материалов, установленные в стандартах или ТУ на эти материалы.

Наименование каждого раздела записывают в виде заголовка "Наименование" и подчеркивают.

11.5.9 В графе "Кол." указывают количество составных частей на одно специфицируемое изделие; в разделе "Материалы" – общее количество материалов на одно изделия с указанием единиц физической величины;

11.5.10 В графе "Примечание" указывают дополнительные сведения, относящиеся к записанным в спецификации изделиям, материалам и документам.

Рисунок 3 – Размеры таблицы спецификации

Первого и последующего листов спецификации согласно ГОСТ 2.108-68. Шаблоны представляют собой листы формата А4, с изображенными на них таблицами с графами «Формат», «Зона», «Позиция», «Обозначение», «Наименование», «Количество» и «Примечание». В нижней части листа должна располагаться основная надпись, в которой будет указана фамилия разработчика, проверяющего и другие о документе.

Заполните основную надпись. Укажите фамилию разработчика, проверяющего, а также того, кто будет утверждать спецификацию. Проставьте порядковый номер листа и укажите количество листов документа. Не забудьте последним листом приложить лист регистрации изменений, шаблон которого можно найти в ГОСТ 2.503-90. В этом листе указываются изменения, которые будут вноситься в документ в течение всего его существования. Если вся спецификация умещается на двух листах, то лист регистрации изменений не прилагается. Если количество листов спецификации равно трем или более, то добавляется лист регистрации. Таким образом, в графе «Листов» основной надписи не может стоять цифра «3» (либо «2», без листа регистрации, либо «4» с листом регистрации).

Подпишите спецификации. Названия разделов в графе «Наименование» и подчеркиваются тонкой линией. Разделы спецификации идут в следующем порядке: «Документация», «Комплексы», «Сборочные единицы», «Детали», «Стандартные изделия», «Прочие изделия», «Материалы», «Комплекты».

В разделе «Документация» напишите обозначения и названия конструкторских документов, которые выпускаются на изделие. Первым, как правило, идет сборочный чертеж, затем прочая сопроводительная документация, например ведомость спецификаций, технологических документов, инструкции и т.д.

Внесите в разделы «Комплексы», «Сборочные единицы» и «Детали» наименования и обозначения соответствующих узлов или деталей, входящих в изделие. Располагать их рекомендуется в алфавитном порядке, а при одинаковом сочетании букв в обозначении – в порядке увеличения регистрационного номера.

Не забывайте указывать позицию (номер, под которым стоит деталь или сборочная единица на чертеже), формат листа, на котором изображен чертеж соответствующей детали. На сборочные единицы в спецификацию вводятся обозначения их спецификаций, поэтому для них в графе «Формат» проставьте «А4».

Заполните остальные разделы спецификации. В разделе «Стандартные изделия» запишите изделия, изготовленные по межгосударственным, государственным и отраслевым стандартам (например, крепежные изделия). В разделе «Прочие изделия» записываются изделия, примененные по техническим условиям (резисторы, конденсаторы и т.д.). В разделе «Материалы» указываются все примененные в изделии материалы и их количество (бумага, кабели и т.д.).

В наши дни, когда стремительно развиваются рыночные отношения и требуется все больше знаний по поводу некоторых юридических нюансов все больше входящих в нашу повседневную жизнь. Даже рядовому гражданину, достаточно далекому от мира бизнеса, практически на каждом шагу приходится сталкиваться с теми или иными видами отношений, которые оформляются посредством договоров, соглашений, контрактов.

И практически в каждом из них присутствует один документ – спецификация, важность роли и особенности которой следует рассмотреть далее.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Что это такое

Прежде всего, в экономическом и правовом смысле она является обязательным письменным приложением, оформленном в двух оригинальных экземплярах, которые прилагаются к договору поставок или иным аналогичным документам.

Спецификация обычно имеет стандартный вид таблицы и характеризуется следующими позициями:

• Ссылка на договор, к которому она прилагается и порядковый номер, так как спецификаций может быть несколько.
• Перечисление позиций согласно с пунктами пронумерованного списка.
• Точное описание каждой позиции в соответствии с общепринятой номенклатурой и техническими показателями.
• Единицы измерения, количество, цена одного экземпляра и сумма по каждой позиции.
• В обязательном порядке должно быть итоговое суммовое выражение по спецификации без НДС, а затем с НДС.
• Подписи уполномоченных должностных лиц сторон, участвующих в договоре, заверенные мокрыми печатями.

Несмотря на кажущуюся простоту и легкость составления, спецификация является одним из документов, регулирующих долгосрочные договорные отношения.

Особенности договора поставки

Обычно бизнесмены, которые настроены на долгую и продуктивную деятельность на рынке, предпочитают работать по хорошо проверенным схемам. К чему приводит отсутствие прочных договорных связей в рыночной среде:

1. Самые разные поставщики сырья и комплектующих для производства, товаров для дальнейшей мелкооптовой и розничной торговли и других сфер деятельности приводят к тому, что промышленные мощности перестают ритмично работать, а торговлю начинает лихорадить.
2. В свою очередь спонтанные поставки приводят к тому, что крупные покупатели с солидной репутацией начинают искать других поставщиков, а сам бизнес начинает приходить если не в упадок, то терпеть солидные потери доходов и прибыло в конечном итоге.

Однако всех этих проблем можно избежать, следуя проверенной генеральной линии менеджмента, направленной на длительное сотрудничество с традиционными проверенными контрагентами. Долгосрочные договоры – вот исключительно надежный путь к достижению высоких финансовых результатов и приобретению хорошей репутации.

Подавляющее большинство бизнеса основано на долгосрочных, буквально рассчитанных на несколько лет договорах поставки. При этом очень выгодно заключать один документ с пропорциональным делением на календарные периоды.

При этом роль прилагаемой к договору спецификации в следующем:

• Представляет собой документ, по которому производится единичная сделка, где указан ассортимент или перечень предназначенной продукции.
• Ей четко оговорен срок и мельчайшие условия для осуществления поставки.
• В этом документе четко определены формы расчетов, методика, сумма, валюта и период, в течение которого должны поступать платежи.
• Если самый тщательно прописанный договор поставки содержит исключительно общие позиции, то посредством спецификаций он конкретизируется. В ней указаны виды транспортной доставки и место разгрузки.
• Договор поставки, как и остальные приложения, в том числе и спецификации, остаются недействительными, пока все документы не подписаны всеми участниками сделки.
• Поставка, совершающаяся на основании одного только договора, является незаконной, то есть осуществляемой в нарушение комплекса условий, прописанных в документе.
• Договор поставки, начинающий работать без спецификации является нарушенным по всем условиям. В правовом поле это расценивается как неисполнение договорных условий в полной мере и чревато определенными последствиями в виде нарушений налогового законодательства.

Какие виды документа могут быть

Как было сказано выше, спецификации являются обязательным документом, который необходим практически к каждому договору. Она обладает юридической силой и является неотъемлемым приложением к договору. Тип этого документа зависит исключительно от вида договора, к которому он прилагается.

Отечественная правовая система проводит операции по нескольким видам договоров, где обязательным документом является спецификация:

• Договор предоставления имущества в залог.
• Договорные документы по процедуре дарения.
• Тип предварительных соглашений и договор по купле-продаже.
• Контрактные документы государственного назначения.
• Финансовая аренда или лизинг, оформленный договорами.
• Рента и получение рентных платежей.

Несмотря на разнообразие договоров, спецификации к каждому из них являются сугубо индивидуальными и составляются по конкретному плану.

Форма

На сегодняшний день единой формы государственного образца, по которой формируется спецификация, нет. Поэтому в Договоре прописывается условие присутствия такового документа и его образец. Как было сказано ранее, это табличная форма, содержащая главные показатели и технические особенности товара, который будет продан.

При этом следует учитывать, что по форме спецификация полностью идентична накладной ф.ТОРГ-12. Основным различием является разница в стоимости, в товарной накладной она ниже, так как следует предусматривать фактические отклонения по некоторым позициям договорных поставок.

Что в ней указывается

Помимо наименования, единиц товара и его количества, цены товарной единицы, стоимости и суммы с НДС и без него, в документе должны содержаться следующие позиции:

1. Наименования, юридические названия, адреса поставщика и покупателя.
2. Номер и дата подписания договорных обязательств поставок.
3. Налоговые и банковские реквизиты участников сделки.
4. Подпись каждой из сторон, расшифровка подписей и оттиски печатей сторон – участников.

Дополнительными данными являются срок, условие поставок товарных ценностей, качественные гарантии, условия ответственности при невыполнении условий. Здесь же уточняются отклонения от идеального количества, веса и размеров товаров.

Правила заполнения

Согласно с позициями нормативных документов, которые на сегодняшний день приняты для бухгалтерского, финансового, экономического и товарного учета существуют строго определенные правила по ее заполнению.

Необходимо учитывать наличие всех требуемых реквизитов, перечисленных выше, их точное воспроизведение и соответствие фактическим данным. Кроме этого, особенно важно точно указывать полное номенклатурное название товара, его технические параметры, присутствующие в нем.

Названия или их фрагменты, которые в ассортиментной номенклатуре выполнены на иностранном языке или в латино буквенной аббревиатуре, переносятся в спецификацию в оригинальном виде. Никоим образом переводить их нельзя. Рекомендации и указания по заполнению можно найти на сайтах специализированной тематики – http://allcontract.ru/ и др.

Суть технической спецификации

Инженерная практика достаточно далека от сферы торговли, однако и здесь очень часто встречается термин технической спецификации. Этот сопроводительный документ значительно отличается от того, о чем написано выше.

Техническая спецификация представляет собой следующее:

• Является перечнем характеристик и технических нюансов, присущих конкретным предметам, оборудованию, объектам.
• На предприятиях она является основанием для составления технического пакета документов при изготовлении сложных конструкции.
• Для сборочных чертежей документ полезен тем, что предоставляет полное описание отдельных узлов, деталей и составляющих фрагментов.
• Позволяет получить информацию о наименованиях, комплектации и количестве единиц.
• Содержит информацию о ценах на изделие и объемах при возможности поставок.

Этот документ является сугубо техническим, однако он широко используется маркетологами при формировании заявок на приобретение необходимого ассортимента товаров, сырья, деталей, единиц основного промышленного и вспомогательного оборудования.