Документооборот в логистике на предприятии. Документальное оформление в транспортной логистике: Основные направления оптимизации. Внедрение электронного документооборота обеспечивает

Международная транспортная накладная (CMR) — это документ, сопровождающий груз при перевозке автомобильным транспортом. CMR — сокращение с французского «Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route» (Конвенция о договоре международной перевозки грузов автомобильным транспортом — Конвенция CMR).

Аналогичные документы оформляются при перевозках грузов авиационным транспортом (Air WayBill — AWB) и железнодорожным транспортом (Rail WayBill — RWB).

Накладная регулирует отношения между участниками процесса перевозки грузов: перевозчиком, отправителем и получателем груза. По своей сути данный документ подтверждает оформление договора перевозки груза.

Транспортная накладная сопровождает груз на пути его следования от пункта приема груза к перевозке (пункта отправления) до пункта получения груза, выдается грузоотправителю, перевозчику и, в зависимости от правил перевозки, передается грузополучателю вместе с грузом в пункте назначения.

Транспортная накладная содержит данные, относящиеся к перевозимому грузу (наименование груза, число мест, вес, маркировка, время приема груза к перевозке и прибытия его в пункт назначения и другую необходимую информацию).

Документ имеет большое значение для доказательства факта заключения договора перевозки и обязателен при предъявлении исков к перевозчику, грузоотправителю или грузополучателю по поводу возможных претензий в связи с недостачей груза, порчей, разрушением или повреждением груза, задержкой доставки, задержкой выдачи и прочими издержками.

Использование грузовой транспортной накладной CMRпредполагает, что, по крайней мере, одна из стран, вовлеченных в международную транспортную операцию (страна отправления или назначения), является договаривающейся стороной КонвенцииCMR, о чем говорит и преамбула документа:

«Настоящая Конвенция применяется ко всякому договору дорожной перевозки грузов транспортными средствами за вознаграждение, когда место принятия груза и место, предназначенное для сдачи груза, указанные в договоре, находятся в двух разных странах, из которых, по крайней мере, одна является участницей Конвенции, независимо от местожительства и национальности сторон договора» .

Конвенция о договоре международной перевозки грузов автомобильным транспортом была принята в Женеве 19 мая 1956 г. и вступила в силу со 2 июля 1961 года. Данная конвенция призвана регулировать отношения, возникающие в процессе перевозки международных торговых грузов автомобильным транспортом, и обладает статусом Конвенции ООН.

В предыдущей статье отмечалось, что для получателя груза очень важно проверить правильность заполнения перевозчиком CMR во избежание недоразумений и конфликтных ситуаций по пути следования и на российской таможне. Дело в том, что Международная транспортная накладная представляет собой самокопирующийся бланк, форма которого может существенно отличаться в различных странах.

Ниже приведены правила заполнения некоторых граф CMR, унифицированной в странах Евросоюза, на содержание которых нужно обращать особое внимание.

Графа 1. «Отправитель». Указывается полное наименование отправителя груза (если груз отправляется по поручению другой фирмы, то после наименования грузоотправителя указывается наименование поручителя: «by order», «on behalf»). Одно из наименований обязательно должно быть указано в инвойсе (ввиду того, что продавцом груза может быть как грузоотправитель, так и поручитель). Также указывается полный юридический адрес отправителя.

Графа 2. «Получатель». Указывается полное наименование получателя груза и почтовый или юридический адрес. В случае отправки груза в адрес таможенного брокера делается примечание «для фирмы ХХХХ».

Графа 3. «Место разгрузки груза». Указывается адрес доставки груза после произведенной таможенной очистки. При наличии заполненной графы 3 перевозчику, независимо от страны принадлежности, разрешается перемещаться по территории России без каких-либо других товарно-транспортных документов.

Графа 5. «Прилагаемые документы». Указываются документы, прилагаемые к CMR (инвойс, упаковочный лист,TIR Carnet, сертификаты, экспортные декларации).

Графы 6-9 — указываются количество грузовых мест, наименование груза и вид упаковки.

Все данные этого раздела должны точно соответствовать данным, указанным в инвойсе и упаковочном листе. При большом количестве наименований возможно указание объединенного названия со ссылкой «расшифровку смотри в инвойсе».

При наличии большого количества наименований желательно указывать разбиение веса товара по каждому коду ТН ВЭД.

При контейнерных перевозках количество транспортных мест должно соответствовать данным, указанным в морском коносаменте.

Графа 10 . «Статистический код». Указываются коды ТН ВЭД по каждой группе товаров. При этом не допускается объединять в одну группу товары, которые имеют разные коды ТН ВЭД.

Например, в случае перевозки запчастей для кондиционеров нельзя указать для них единый код 8415 90 0009 (части кондиционеров). Обязательным требованием является разбивка по видам запчастей: электродвигатели, сетчатые фильтры, компрессоры, крыльчатки вентиляторов, платы управления, пульты, приводы воздушных заслонок и так далее.

Графа 11. «Вес брутто». Указывается вес брутто, заявленный в инвойсе. При контейнерных перевозках данная графа должна соответствовать данным, указанным в морском коносаменте.

Графа 13. «Указания отправителя». Указываются полные реквизиты таможенного терминала, на который должен быть доставлен груз для таможенной очистки, включая адрес, код таможни, номер и дату выдачи лицензии СВХ.

Графа 15. «Условия оплаты». Указываются условия поставки товара по ИНКОТЕРМС.

Графа 16. «Перевозчик». Указываются полные реквизиты транспортной компании (владельца TIR Carnet или таможенного перевозчика).

Графа 17. «Последующий перевозчик». Заполняется в случае, если перевозка осуществляется с перегрузом с одного транспортного средства на другое. Обычно указываются реквизиты агента (экспедитора), который контролирует данную перевозку.

Графа 18. «Оговорки и замечания перевозчика». Могут быть указаны любые замечания или уточнения перевозчика относительно груза (качество упаковки, температурный режим и прочее).

Очень важно, чтобы в CMR и всех прилагаемых документах веса, коды ТН ВЭД, наименования товаров, цены, названия компаний и их адреса были одинаковы. В противном случае неизбежны простои транспорта на пограничных пунктах перехода и таможнях.

TIR, или TIR Carnet, — сокращение с французского «Transport international routier» — международные дорожные перевозки (МДП). Используя последнюю аббревиатуру, TIR еще называют книжкой МДП.

Итак, TIR — это система международных автомобильных перевозок товаров, работающая на основе Таможенной конвенции о международной перевозке грузов, принятой в 1975 году в Женеве для упрощения административных формальностей при международных автоперевозках. Компании-перевозчики, входящие в Ассоциацию стран — членов конвенции, пользуются при пересечении границ таможенными документами, называемыми книжками МДП (TIR Carnet), по которым разрешается пересекать границу без уплаты таможенных пошлин в пункте пропуска. На сегодняшний день эта система действует в более чем 60 странах мира и предоставляет возможность перемещения через границы товаров:

• в опечатанных грузовиках или контейнерах;
• отправленных из таможни в одной стране в таможню другой страны;
• без обязательных полных проверок на промежуточных границах;
• а также в определенное время, предоставляемое таможенными властями, с соблюдением требований безопасности и гарантиями (например, перевозка гуманитарной помощи).

Для обеспечения безопасности перевозок конвенция устанавливает, что грузы должны перевозиться в контейнерах или грузовых отделениях транспортных средств, сконструированных таким образом, чтобы исключить возможность доступа к содержимому запломбированной части транспортного средства или контейнера без оставления видимых следов вскрытия грузового отделения транспортного средства, контейнера или повреждения таможенных печатей и пломб.

TIR Carnet, или книжка МДП, представляет собой блокнот с отрывными листами, которые удаляются по очереди при прохождении грузом очередной таможни. Книжка МДП может состоять максимум из 20 отрывных листов, что позволяет осуществлять перевозку через максимум 10 стран (включая страну отправления и назначения).

Для правильного оформления TIR Carnet необходимо предоставить перевозчику или экспедитору следующие данные:

• адрес получателя;
• таможня, в которую следует ваш груз;
• наименование и таможенные коды (ТН ВЭД) для каждого перевозимого товара;
• вес брутто каждого товара;
• количество мест каждого кода.

Следует помнить, что:

• срок действия книжки МДП — 60 дней с момента выдачи;
• общее количество мест отправления и назначения не может быть больше 4;
• прилагаемые документы — только те, которые физически прикреплены к соответствующим страницам TIR;
• в графе 5 TIR должны быть указаны номера CMR и инвойса;
• коды ТН ВЭД должны совпадать с кодами в CMR и инвойсе;
• количество мест и вес должны совпадать с CMR, инвойсом и упаковочным листом.

В самом простом случае (одно место отправления и одно место назначения) так называемый короткий TIR содержит 4 отрывных листа: для таможни отправления, для первой таможни на границе, для второй таможни на границе, для таможни назначения.

При наличии по пути следования транзитных стран или нескольких мест отправления/назначения TIR должен содержать дополнительные листы. Существуют 4 вида TIR, содержащих, соответственно, 4, 6, 14 или 20 листов.

Проверка получателем груза содержания TIR тоже абсолютно обязательна, поскольку нередки случаи ошибок, допускаемых перевозчиком, особенно при перевозке сборных грузов. В качестве примера можно привести случай из реальной практики, когда перевозчик оформил на грузы, следовавшие на разные таможенные посты, «короткий» TIR, который был «закрыт» на первом таможенном посту, и машина не смогла доставить грузы на второй пост. Потребовались значительные усилия, время и материальные затраты для исправления этой ошибки.

Причина произошедшего была проста: перевозчик перепутал названия и коды таможенных постов и не направил документы на проверку получателю груза.

T1 — транзитная декларация

Иногда для грузов, следующих транзитом через территорию стран Евросоюза (ЕС), вместо TIR Carnet в качестве альтернативы оформляется транзитная декларация T1. Этот документ является финансовой гарантией того, что товар, пересекший границу Евросоюза, будет доставлен либо на таможенный склад или таможню внутри ЕС, либо покинет территорию ЕС через границу одной из стран Евросоюза. Транзитная декларация T1 оформляется на основании инвойса, упаковочного листа и доверенности от отправителя.

Для полноты картины нельзя вкратце не упомянуть о других путевых документах, таких как авианакладная и железнодорожная накладная.

Авианакладная (Air WayBill) — документ, который выписывает грузоотправитель или его агент и который подтверждает наличие договора между грузоотправителем и перевозчиком о перевозке грузов по авиалиниям перевозчика. Авианакладная не является ни товарораспорядительным, ни передаточным документом. Авианакладная удостоверяет заключение договора перевозки, принятие товара к перевозке и условия перевозки. Во многих странах (но не в России!) этот документ может использоваться как таможенная декларация, в которой содержится подробное описание груза.

• наименование аэропортов отправления и прибытия;
• прилагаемые к накладной документы;
• объявленная ценность;
• сумма платежа за перевозку;
• дата составления накладной и прочее.

Железнодорожная накладная международного сообщения (RailWay Bill) — транспортный документ, используемый при международных железнодорожных грузовых перевозках. Накладная является документарным оформлением договора перевозки между грузоотправителем и администрацией железной дороги. Текст железнодорожной накладной печатается на стандартных бланках обычно на двух языках.

Накладная выписывается грузоотправителем или его экспедитором на имя грузополучателя, заверяется перевозчиком, который ставит штамп на накладной-дубликате. Накладная следует с грузом. К каждой накладной прилагается товаросопроводительная документация: инвойс, отгрузочная спецификация, сертификат о качестве, упаковочный лист и прочее.

• наименование груза;
• пункт отправления и пункт назначения;
• время приема к перевозке;
• дата доставки груза.

Правильное заполнение вышеописанных документов и достоверность содержащейся в них информации крайне важны не только для экономии времени транспортировки и быстрого прохождения процедур таможенного оформления грузов, но и для получения страхового возмещения владельцем груза от страховой компании при наступлении страхового случая — порчи, повреждения, хищения груза.

Андрей Ломтев, заместитель генерального директора УКЦ «УНИВЕРСИТЕТ КЛИМАТА»

http://www.hvac-school.ru/vestnik_ano/vestnik_ano_ukc_universitet_30/prakticheskaja_logistika_putevie/

Организация системы документооборота в логистике

Организация системы документооборота в логистике

Общая система документооборота логистического предприятия включает несколько отдельных подсистем (блоков, модулей):
. Блок общеуправленческого делопроизводства, обеспечивающий регистрацию, обработку и архивирование традиционной организационно-распорядительной, входящей и исходящей документации;
. Блок финансового делопроизводства, включающий работу с бухгалтерскими документами и управление денежными потоками (бюджетирование);
. Блок кадрового делопроизводства, предназначенный для документального обеспечения кадрового учёта и управления кадрами;
. CRM-модуль, позволяющий автоматизировать процессы взаимодействия с контрагентами предприятия (поставщиками, клиентами, учредителями и т.п.);
. Аналитический блок, на основе документов которого принимаются основные управленческие решения.
От того, насколько слажено функционируют указанные блоки, во многом зависит не только оперативность и эффективность различных деловых процессов, но и конкурентоспособность предприятия на рынке логистических услуг.
Инструменты комплексной автоматизации делопроизводства в логистической сфере
Поскольку рутинные ручные способы ведения документации на предприятиях разных видов деятельности остаются в прошлом, на первый план выходит задача поиска доступного и функционального системного решения, позволяющего максимально полно решать различные виды деловых задач логистического предприятия в рамках одного программного продукта.
Разработчики компании «Дабл Би» (Москва) предложили свой оригинальный подход к комплексной автоматизации делопроизводства в логистике. Так, программный продукт , созданный на базе ECM-платформы bb workspace, является специальным отраслевым изданием, адаптированным к потребностям предприятий, который занимаются логистикой и транспортными перевозками.
Отдельные визуальные слои системы позволяют решать любые задачи из блоков системы делопроизводства, а интеграция рабочих оболочек между собой, а также с офисным пакетом Microsoft и программой 1С обеспечивает комплексный подход к работе с документацией.

Преимущества модной Системы bb workspace

Решающие факторы при взаимодействии с контрагентами

Зачастую результаты работы и прибыль предприятия зависят не только от правильно принятых «больших» решений, но и от технически правильного их сопровождения. Зато игнорирование казалось бы незначительных мелочей способно нанести урон деловой репутации и свести «на нет» проделанную ранее работу.

Особенно важен учёт нюансов при построении взаимоотношений между представителями различных организаций. Какие же факторы оказываются при этом решающими:

1. Обязательность и дисциплина. Принятые обязательства необходимо выполнить полностью и к указанной дате. Если в ходе работы возникли непредвиденные обстоятельства, влияющие на сроки, вопрос возможных задержек следует обсудить с контрагентом.

2. Чёткость и оперативность. Переговоры, деловая переписка, принятие решений должны быть быстрыми и понятными для обеих сторон.

3. Уважительное отношение. Часто в условиях жёсткой конкурентной борьбы решающей оказывается не только экономическая выгода от делового партнёрства, но и «выстроенные» на межличностном уровне взаимоотношения. «Секретным оружием» вашей организации могут оказаться детальное выявление потребностей клиента, поздравление руководителя заказчика с днём рождения или корпоративным праздником, актуальная картотека «ключевых» представителей вашего контрагента.

4. Сохранение конфиденциальности, защита базы данных. Конкретные детали договорных взаимоотношений, а также информация о ваших контрагентах должны быть надёжно защищены от возможной «утечки» к конкурентам, а сама база - от «исчезновения» вместе с одним из ваших сотрудников, отвечающим за её ведение.

Эти требования несложно выполнить в маленькой организации с небольшим числом контрагентов. А если вы - лидер рынка, и у вас сотни, а то и тысячи партнёров? В таком случае лучшим выходом станет с поставщиками и заказчиками. Например, комплексная bb workspace не только обобщает информацию о каждом контрагенте, но и отслеживает стадии выполнения договоров, «увязывает» воедино управленческие и финансовые документы. С её помощью любой работник компании всегда вовремя найдёт необходимую информацию, а руководитель предприятия сможет проконтролировать любой этап взаимодействия с партнёрами и принять эффективные управленческие решения.

Документооборот
- движение документов в организации с
момента их создания или получения до
завершения исполнения или
отправления (ГОСТ Р 51141-98);
- комплекс работ с документами: прием,
регистрация, рассылка, контроль
исполнения, формирование дел,
хранение и повторное использование
документации, справочная работа.

Проблемы документооборота

Исполнители документы (бумажные):
не оформляют
оформляют с ошибками
ошибки не выявляют, не
исправляют
не возвращают, не передают
возвращают (передают) после
установленных сроков

Исполнители допускают ошибки
При внесении данных в электронную
базу,
ошибки не выявляют и не исправляют
При сверке данных электронной базы
и бумажного документа вносят
ошибки, не выявляют, не исправляют
При сверке физических данных и
данных в документах. Даже при
наличии WMS складом (данные 1с,
физические единицы, данные WMS)
А ГДЕ ЖЕ РУКОВОДИТЕЛИ???

Документы - термины и определения

Реквизит документа - Обязательный элемент
оформления официального документа
Оформление документа - проставление
необходимых реквизитов, установленных
правилами документирования
Текст документа - информация, зафиксированная
любым типом письма или любой системой
звукозаписи, заключающая в себе всю или
основную часть речевой информации документа
Дата документа - реквизит документа,
содержащий указанное на документе время его
создания и/или подписания, утверждения,
принятия, согласования, опубликования
Подпись - реквизит документа, представляющий
собой собственноручную роспись полномочного
лица.

Основные документы, используемые при работе с ТМЦ.

Внешние:
ТТН (N 1-Т), CMR
ТН(ТОРГ-12), ГТД
Спецификация, упаковочный лист
Счет-фактура, инвойс
Заявка на прием (отгрузку) товаров
Сбор-лист (лист комплектации)
Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение (МХ-1),
о возврате ТМЦ, сданных на хранение (МХ-3)

Доверенность на получение ТМЦ со
склада
Инвентаризационная опись
Сводная инвентаризационная опись
Сличительная ведомость
Таблица несоответствий
Акт инвентаризации
Акт о выборочной проверке наличия
ТМЦ в местах хранения (МХ-14)

Внутренние документы:
Приходная
накладная
Расходная накладная
Журнал регистрации ТС
Акт приема ТМЦ с таблицей
обнаруженных повреждений
Лист осмотра товара
Пропуска на въезд и выезд с
территории склада

Документооборот при закупке.
Сырье и материалы поступают на предприятие от
поставщиков, подотчетных лиц, закупивших
материальные ценности за наличные, в результате
списания основных средств и МБП, а также из
собственного производства.
Одновременно с отгрузкой продукции поставщик
высылает покупателю расчетные и другие
сопроводительные документы:
платежное требование-поручение (когда данная
форма расчетов была предусмотрена действующим
законодательством);
товарно-транспортные накладные;
квитанции с железнодорожной накладной.
Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где
проверяют правильность их оформления и после
этого передают ответственному исполнителю по
снабжению.

Документооборот в отделе снабжения
По поступающим документам производят проверку
соответствия объема, ассортимента, сроков поставки,
цен, качества материалов и т.д. В результате проверки
делают отметку о полном или частичном акцепте
(согласие на оплату).
Отдел снабжения осуществляет контроль за
поступлением грузов и их розыск. С этой целью в
отделе снабжения ведут журнал учета поступающих
грузов, в котором указывают: регистрационный
номер, дату записи, наименование поставщика, дату и
номер транспортного документа, номер, дату и сумму
счета, род груза, номер и дату приходного ордера или
акта о приемке, запроса о розыске груза. В
примечаниях делают отметку об оплате счета или
отказе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из
отдела снабжения передают в бухгалтерию, а
квитанции транспортных организаций -
экспедитору для получения и доставки
материалов.
Экспедитор принимает на станции
прибывшие материалы, в случае недостачи,
порчи составляют коммерческий акт для
предъявления претензий поставщикам или
транспортной организации. Затем экспедитор
сдает материалы на склад по приходным
ордерам.

Документооборот в
производстве.
Перемещение материалов из одной
производственной единицы (цеха,
отдела) данного предприятия в другие
оформляют накладной на внутреннее
перемещение. По данным накладных,
подписанных получателем и сдатчиком,
составляют ведомость учета движения
материалов внутри предприятия.

Расход материалов, ежедневно отпускаемых в
производство и на другие нужды, оформляют лимитнозаборными картами. Они выписываются службой, на
которую возложено лимитирование, в двух экземплярах
на один или несколько видов материалов и, как правило,
сроком на один месяц. Могут применяться квартальные
и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными
месячными талонами на фактический отпуск.
В них указывают: вид операций, номер склада,
отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат,
номенклатурный номер и наименование отпускаемых
материалов, единицу измерения и лимит месячного
расхода материалов, который исчисляется в
соответствии с производственной программой на месяц
и действующими нормами расхода. Один экземпляр
лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю,
другой - складу.

Применение лимитно-заборных карт
значительно сокращает количество разовых
документов. При наличии современной
вычислительной техники расчеты лимитов и
выписку лимитно-заборных карт
целесообразно осуществлять на машинах,
что позволит повысить обоснованность
исчисляемых лимитов и уменьшить
трудоемкость составления карт.
Если материалы со склада отпускаются
нечасто, то отпуск оформляют
требованиями. Требования выписывают
цехи-получатели в двух экземплярах. Один из
них с распиской кладовщика остается в цехе,
второй - с распиской получателя у
кладовщика.

Документооборот при
складировании.
Поступление на склад материалов собственного
изготовления, отходов производства оформляют
накладными на внутреннее перемещение
материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в
двух экземплярах. Один из них служит основанием
для списания материалов с цеха-сдатчика, второй
направляется на склад и используется в качестве
приходного документа.
При приобретении подотчетными лицами
материалов за наличные деньги оформляют
товарный счет или акт (справка), составляемый в
порядке, установленном на предприятии (в нем
излагают содержание хозяйственной операции о
указанием даты, места покупки, наименования и
количества материалов и цены).

Вместо первичных документов по расходу
материала можно использовать карточки
складского учета. С этой целью
представители цехов-получателей
расписываются в получении материалов в
самих карточках складского учета, которые
становятся в связи с этим оправдательным
документом.
При этом в карточках проставляют шифр
производственных затрат с целью
последующей группировки записей по
объектам калькуляции и статьям затрат. Такое
совмещение расходных документов и карточек
складского учета уменьшает объем учетной
работы и усиливает контроль за соблюдением
норм складских запасов.

Документооборот при
распределении.
Отпуск материалов сторонним
организациям или хозяйствам своего
предприятия, расположенным за его
пределами, оформляют накладными на отпуск
материалов на сторону. Их выписывают в
двух экземплярах на основании нарядов,
договоров и других документов.
Первый экземпляр накладной остается на
складе и служит основанием для
аналитического и синтетического учета
материалов, второй передается получателю
материала. Если материалы отпускаются с
последующей оплатой, то первый экземпляр
служит также основанием для выписки
бухгалтерией расчетно-платежных документов.

Примеры недостатков при оформлении
документов:
Отчет, служебная записка, ТН, ТТН,
сбор-лист:
- информационная часть – дата, период,
которому соответствуют данные –
отсутствуют; цена – без указания ее
формата (с НДС или без)
- реквизиты – отсутствие даты, подписи и
реквизитов исполнителя, исправления
неподтвержденные, неразборчивые
подписи и реквизиты (ТН, ТТН, сбор-лист)

Документооборот в транспортной логистике

Документов на грузоперевозки
целесообразно разбить их на 4 блока:
1. Документы на груз (со стороны
заказчика/грузоотправителя).
2. Документы на автомобиль и водителя
для осуществления грузоперевозки (со
стороны транспортной компании).
3. Документы для оформления
грузоперевозки (договор и заявка).
4. Договор на страхование груза (на
грузоперевозку с учетом погрузки и
выгрузки).

Для перевозки товара по территории Российской
Федерации необходимы следующие
сопроводительные документы:
Товарно-транспортная накладная – главный
документ перевозки, выписывается
грузоотправителем. В транспортном разделе
указывается маршрут, данные автомашины и
водителя. В товарном разделе – перечень,
количество, вес и стоимость перевозимого груза, а
также перечень дополнительных документов на груз.
ТТН должны быть заверены оригинальными
печатями и выписывается в 4 экземплярах (один
остается на загрузке у грузоотправителя, второй для
грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый
является основанием для расчета оплаты за
перевозку и прилагается транспортной компанией к
счету на оплату заказчику).

Путевой лист. Необходимый документ со
стороны перевозчика. Выписывается
автопредприятием.
Договор между грузоотправителем
(грузополучателем) и перевозчиком
(экспедитором). Или копия договора,
заверенная одной из сторон. Договор
является основанием для транспортировки
груза данным перевозчиком. Может быть
заменен Доверенностью на перевозку груза,
выписанную на водителя
грузоотправителем/грузополучателем, также с
оригинальными печатями.

Дополнительными документами могут
быть:
Товарная накладная, прилагается, в
случае, если в товарном разделе ТТН не
указан полный перечень перевозимого
груза
Сертификат соответствия и качества,
паспорт (прилагаются в зависимости от
характера груза)
Счета-фактуры и договор между
поставщиком и покупателем (не являются
обязательными, но часто делаются в
дорогу, для избегания недоразумений с
сотрудниками ГИБДД).

Электронный документооборот

Электронный документ (ЭД)
- документ, созданный с
помощью средств компьютерной
обработки информации, который
может быть подписан
электронной цифровой подписью
(ЭЦП) и сохранён на машинном
носителе в виде файла
соответствующего формата

Система электронного документооборота (СЭД)

- это автоматизированная
многопользовательская система,
сопровождающая процесс управления
работой иерархической организации с целью
обеспечения выполнения этой организацией
своих функций. При этом предполагается,
что процесс управления опирается на
человеко-читаемые документы, содержащие
в слабоформализованной форме инструкции
для сотрудников организации, необходимые
к исполнению.

Электронный документооборот (ЭДО, EDI)

- это единый механизм по работе
с документами, представленными
в электронном виде, с
реализацией концепции
«безбумажного
делопроизводства».

Основные принципы электронного документооборота:

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно
идентифицировать документ в любой инсталляции данной
системы.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая
сократить время движения документов и повышения
оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая
идентифицировать ответственного за исполнение документа
(задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной
информации, позволяющая исключить возможность дублирования
документов.
Эффективно организованная система поиска документа,
позволяющая находить документ, обладая минимальной
информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам
документов, позволяющая контролировать движение документов
по процессам документооборота и принимать управленческие
решения, основываясь на данных из отчётов.

Внедрение электронного документооборота обеспечивает:

регистрацию, учет и хранение документов;
оперативный доступ к документам и
отчетной информации;
эффективное управление процессами
движения документов;
сокращение времени процедур
согласования документов и принятия
решений;
повышение исполнительской дисциплины;
снижение финансовых затрат на
документооборот и делопроизводство.

Основные задачи электронного документооборота:

автоматизация канцелярии;
электронный архив документов;
корпоративный электронный
документооборот (workflow).
управление договорным процессом;
автоматизация работы с документацией СМК
(системы менеджмента качества);
автоматизация обращений граждан.

Система электронного документооборота предназначена для
построения эффективной системы управления бизнеспроцессами и документами компании.
Инструментарий, входящий в систему электронного
документооборота, позволяет реализовать технологии
электронного документооборота в любой компании, независимо
от ее численности и формы собственности.
Система электронного документооборота рассчитана на работу
как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии,
отдела, департамента или локальной организации в целом, так
и в рамках территориально-распределенной организации со
сложной схемой информационных потоков.

Преимущества электронного документооборота.

возникает возможность полностью отказаться от
бумажных документов при условии, что это не
противоречит действующему законодательству
(некоторые типы документов требуется иметь в
бумажном виде). Это позволяет избежать
дублирования информации на различных носителях,
обеспечивает надежное хранение данных и
предотвращает утечку конфиденциальной
информации;
отпадает надобность в физической передаче
сотрудникам бумажных документов, что многократно
ускоряет процессы принятия решений по документам
и доведения решений руководства до сотрудников.

Portable Document Format (PDF):

Portable Document Format (PDF)-это
переносимый платформонезависимый
портативный формат электронных
документов.

Использование Portable Document Format:

Portable Document Format могут быть
использованы для подготовки
различных документов, таких как
новости, пресс-релизы, служебные
записки, контракты, электронные книги,
электронные учебники и многое другое.

История:

Формат PDF был создан в 1991 году корпорацией
Adobe.
В первые дни существования данный формат был
крайне непопулярен:
Программное обеспечение от Adobe для чтения и
создания PDF было платным;
В PDF отсутствовала поддержка внешних ссылок, что
делало его практически бесполезным во всемирной
паутине;
PDF-документы были большего размера по сравнению
с обычным текстом, что означало более длительную
загрузку на медленных модемах, широко
использующихся в те времена;
На слабых машинах отображение PDF-документов
осуществлялось с заметными задержками;

Преимущества (PDF):

удобная навигация, позволяющая быстро найти
нужную страницу;
простота пользования;
Для просмотра PDF-файла не нужно ничего, кроме
самого файла и бесплатной программы Adobe
Reader;
Формат PDF позволяет внедрять необходимые
шрифты (построчный текст), векторные и растровые
изображения, формы и мультимедиа-вставки;
Включает механизм электронных подписей для
защиты и проверки подлинности документов.

Преимущества (PDF):

Известность и популярность. Основным
преимуществом PDF перед DjVu является его
популярность и широкоизвестность. Формат PDF
популярен в мировом масштабе.
Открытость стандарта. Формат PDF стандартизован
международным комитетом по стандартам ISO.
Обилие программ по работе с форматом. Для работы
с форматом PDF существует великое множество
всевозможных программ - как коммерческих, так и
бесплатных.

Недостатки (PDF):

даже при заметном сокращении
объема, файлы PDF невероятно
громоздки.
защита, которую применяют для
кодирования файла, если не применять
специальных для этого программ –
знающим программистом
преодолевается за несколько секунд.

Недостатки (PDF):

Завышенная сложность внутреннего устройства
формата. Формат PDF довольно сложен по своей
внутренней структуре. Одна лишь его спецификация
занимает более тысячи страниц.
Ориентированность на бумажную печать, а не на
электронный вид. Формат ориентирован в основном на
создание бумажных распечаток из PDF-файла. PDF не
является электронно-ориентированным форматом. Он
плохо масштабируется, он "тормозит" при скроллинге
(как векторный PDF, так и растровый), он не позволяет
открыть недокаченный файл - чтобы открыть PDF, его
требуется всегда полностью скачать, поскольку
заголовок PDF находится в конце файла.

Преимущества DjVu:

Специализированность для электронизации
бумажных текстов. DjVu всегда использует 3-слойную
сегментацию контента, обеспечивающую
оптимальное сжатие.
Ориентированность на электронный вид документа.
Низкие ресурсные требования.
Малый размер файла. DjVu обеспечивает
минимально возможный размер файла.
Простота и оптимальность внутреннего устройства
формата.

Недостатки DjVu:

Закрытость стандарта. Стандарт DjVu
не подавался в ISO для утверждения.
Относительная неразвитость
программного обеспечения для работы
с форматом.

- это реквизит электронного документа,
позволяющий установить отсутствие
искажения информации в электронном
документе с момента формирования ЭЦП и
проверить принадлежность подписи
владельцу сертификата ключа ЭЦП.
Значение реквизита получается в результате
криптографического преобразования
информации с использованием закрытого
ключа ЭЦП.

Электро́нная цифрова́я по́дпись (ЭЦП)

ЭЦП - это аналог собственноручной подписи
человека, применяемый в электронных
документах. Электронно-цифровая подпись
создается с помощью закрытого ключа -
уникальной последовательности символов,
которая известна его владельцу и
предназначена для создания ЭЦП в
электронных документах с использованием
соответствующих средств.

История возникновения ЭЦП:

В 1976 году Уитфилдом Диффи и Мартином Хеллманом было
впервые предложено понятие «электронная цифровая подпись
В 1977 году, Рональд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман
разработали криптографический алгоритм RSA, который без
дополнительных модификаций можно использовать для создания
примитивных цифровых подписей.
Вскоре после RSA были разработаны другие ЭЦП, такие как
алгоритмы цифровой подписи Рабина, Меркле.
В 1984 году Шафи Гольдвассер, Сильвио Микали и Рональд Ривест
первыми строго определили требования безопасности к алгоритмам
цифровой подписи.
В 1994 году Главным управлением безопасности связи Федерального
агентства правительственной связи и информации при Президенте
Российской Федерации был разработан первый российский стандарт
ЭЦП - ГОСТ Р 34.10-94, основанный на вычислениях в группе
точек эллиптической кривой и на хеш-функции, описанной в ГОСТ Р
34.11-94.
В 2002 году для обеспечения большей криптостойкости алгоритма
взамен ГОСТ Р 34.10-94 был введен стандарт ГОСТ Р 34.10-2001.
В соответствии с этим стандартом термины «электронная цифровая
подпись» и «цифровая подпись» являются синонимами.

Назначение и применение ЭЦП

Назначение и применение
ЭЦПЦифровая подпись предназначена для аутентификации лица,
подписавшего электронный документ.
Контроль целостности передаваемого документа: при любом
случайном или преднамеренном изменении документа подпись
станет недействительной, потому что вычислена она на основании
исходного состояния документа и соответствует лишь ему.
Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления
подделки при контроле целостности делает подделывание
нецелесообразным в большинстве случаев.
Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную
подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть
известен только владельцу, то владелец не может отказаться от
своей подписи под документом.
Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать
корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен
быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может
доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от
деталей определения документа могут быть подписаны такие поля,
как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

Характеристики электронного документа с ЭЦП:

подлинность - подтверждение
авторства документа;
целостность - документ не может быть
изменен после подписания;
неотрицание авторства
(неотрекаемость) - автор
впоследствии не сможет отказаться от
своей подписи.

Основные схемы использования ЭЦП:

подписание электронного сообщения при его передаче
и проверка подписи отправителя после получения, то
есть защищенная передача документа. Часто подобную
схему воспринимают как юридически значимый
документооборот, что является глубоким
заблуждением. Защита электронного сообщения
посредством ЭЦП - вещь, безусловно, полезная и
нужная, но для обеспечения полноценного
документооборота совершенно недостаточная;
использование ЭЦП во всем жизненном цикле
электронного документа - при его создании,
согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д.
Только в том случае, когда автоматизируется полный
жизненный цикл документа и ЭЦП является его
неотъемлемой частью, можно говорить об
использовании полноценной, т. е. юридически значимой
системы электронного документооборота.

Пример ЭЦП.

Источники:

PDF Specifications, including the PDF Reference for
PDF 1.7, PDF 1.6 (ISBN 0-321-30474-8), PDF 1.5, PDF
1.4 (ISBN 0-201-75839-3), PDF 1.3 (ISBN 0-201-615886)
Adobe PDF 101: Quick overview of PDF - pdfдокумент с описанием основных возможностей
формата.
@ http://www.compute-rs.com
PC Week\RE 19 сентября 2006 г. Сергей Силин,
специалист компании "Аплана Софтвер" по ЭЦП
ГОСТ Р 34.10-2001 Информационная технология.
Криптографическая защита информации. Процессы
формирования и проверки электронной цифровой
подписи.

Источники:

ГОСТ Р 34.10-94 Информационная
технология. Криптографическая защита
информации. Процедуры выработки и
проверки электронной цифровой подписи на
базе асимметричного криптографического
алгоритма.
Электронная цифровая подпись - Термин Энциклопедический Фонд
Электронная цифровая подпись - Компания
«Криптомаш»

Технология ввода и обработки бумажных документов в САД

Документ
на бумаге
Сканирование и
получение графического образа
документа
Оптическое
распознавание
символов
Поиск и
просмотр
текстов
документов
Информация
в электронном
виде
Пример безбумажного ДО

Системы электронного документооборота на современном этапе:

Система «ДЕЛО»
Система «Евфрат»
Система «Directum»
Система «Босс референт»
Система «1С Документооборот»

Система «ДЕЛО»

- регистрация документов;
- работа с файлами (электронными
документами);
- работа с поручениями;
- работа с проектами документов;
- прием и внешняя рассылка документов;
- движение документов внутри организации;
- формирование дел;
- информационно-справочная работа.

Система «Евфрат»

Система «Евфрат»
- автоматизация процессов
делопроизводства;
- создание электронных архивов
документов;
- организация корпоративного
документооборота.

Система «Directum»

Система «Directum»
Обеспечивает эффективную организацию
и контроль деловых процессов:
- согласование документов;
- обработка сложных заказов;
- подготовка и проведение совещаний,
поддержка
цикла продаж и других процессов
взаимодействия.

Система «Босс референт»

Система «Босс референт»
- организация эффективной работы с договорами;
- сделать внутрикорпоративный документооборот
максимально безбумажным;
- автоматизация документооборота органов власти
федерального или регионального уровня;
- обеспечение качественного контроля исполнения
поручений руководителей, повышение
эффективности работы с заявками;
- реализация проектного документооборота и
возможность коллективной работы;
- наладить управление документами в рамках системы
менеджмента качества.

Система «1С Документооборот»

- позволяет автоматизировать различные
виды деятельности, используя единую
технологическую платформу.

Данная подборка образцов и бланков поможет осуществить любую перевозку груза по России автомобильным транспортом. Нормативные документы регулируют транспортную логистику и позволяют наладить правовые отношения между грузовладельцем, грузоперевозчиком и экспедитором. Помимо документов, вам может быть интересен наш обзор .

На странице представлены образцы и бланки документов для грузовладельцев и грузоперевозчиков. Данные коммерческие документы позволяют регулировать обязанности и ответственность заказчика и исполнителя в области грузовых перевозок по России. База нормативных актов (форм), будет полезна транспортно-логистическим компаниям, а так же частным лицам, работающим в сфере логистики и грузоперевозок. На основе представленных типовых документов, грузоотправители и перевозчики могут осуществлять внутрироссийские или международные грузоперевозки любых видов и назначений, таких как: автоперевозки, ж/д перевозки, авиа перевозки, морские, речные перевозки.

При перевозке грузов по России грузоперевозчики и грузовладельцы обязаны соблюдать и положения РФ и оформлять следующие документы:

1. ДОГОВОР НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗА

• Примечание: договор на перевозку груза заключается между юридическими лицами (компаниями), где одна сторона это заказчик, а другая исполнитель. Такой же договор заключается между компанией (юр.лицом) и физическими лицом (частником), где частное лицо может быть только заказчиком. Договора на перевозку грузов разделяются на краткосрочные и долгосрочные. Краткосрочные договора, как правило заключаются на единоразовую перевозку конкретного товара (груза), краткосрочным договором может выступать и договор заявка. Долгосрочные договора заключаются на один год или более и подразумевают под собой постоянные обязательства исполнителя (грузоперевозчика), принимать и доставлять грузы заказчика в течение всего срока действия договора, а заказчик (грузовладелец) обязан предоставлять на постоянной основе грузы для перевозки (объем) прописанный в договоре.

• Правила по заключению договоров на перевозку грузов: автотранспортом, ж/д транспортом, авиа транспортом, морским или речным транспортом, регламентирует .

Бланк договора на перевозку груза автомобильным транспортом

• Шапка.
• Пункт 1. Предмет договора - кратко указываем предмет договора между заказчиком и исполнителем.
• Пункт 2. Обязанности исполнителя - указываем обязанности исполнителя. (Это пункт можно убрать и прописать обязанности исполнителя например в пункте 3).
• Пункт 3. Обязанности сторон - указываем обязанности исполнителя и заказчика.
• Пункт 4. Порядок оплаты услуг исполнителя - вписываем порядок оплаты, тут можно указать сроки оплаты, каким образом будет оплачивать заказчик, наличный или безналичный расчет и т.д.
• Пункт 5. Ответственность сторон - указываем ответственность исполнителя и заказчика, штрафы, пени и т.д. (Пункт 5 можно разделить на разные пункты, например, ответственность заказчика и ответственность исполнителя).
• Пункт 6. Срок действия настоящего договора - указываем врем действия договора и методы его пролонгации.
• Пункт 7. Разрешение споров - указываем как и где будут решаться споры между заказчиком и исполнителем в случае их возникновения.
• Пункт 8. Форс мажорные обстоятельства - указываем при каких обстоятельствах с заказчика и исполнителя могут быть сняты обязательства по договору.
• Пункт 9. Особые условия - в данном пункте можно указать особые условия договора, например, не разглашать третьим лицам какую-либо информацию друг о друге, в скольких экземплярах составлен договор или каким образом он может быть изменен и т.д.
• Пункт 10.

2. ДОГОВОР ТРАНСПОРТНОЙ ЭКСПЕДИЦИИ

• Примечание: Договор транспортной экспедиции нужен тогда, когда при перевозке грузов возникает необходимость выполнения целого комплекса вспомогательных операций, связанных с перевозкой и получением грузов: в частности, их упаковка, маркировка, погрузка и выгрузка, доставка их на станцию (в порт) отправления или со станции (порта) назначения на склад получателя. У многих может возникнуть вопрос, в чем разница между договором перевозки и договором транспортной экспедиции. В сфере правового регулирования договор перевозки и договор транспортной экспедиции являются двумя независимыми и неподчиненными друг другу договорами.

• Гражданский кодекс Российской Федерации, прямо предусматривает возможность исполнения перевозчиком обязанностей экспедитора - в этом случае договор становится смешанным и к транспортно-экспедиционным отношениям по такому смешанному договору применяются правила , регулирующей договор транспортной экспедиции (п.2 ст. 801 ГК). Статья 801 ГК РФ понятие «обязанности экспедитора.

Бланк договора транспортной экспедиции

• Для вашего удобства договор уже заполнен. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе word и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению договора

• Шапка. В шапке договора вписывается название организации (полное наименование фирмы), Ф.И.О. директора и на основании каких документов он заключает договор, например устава, доверенности и т.д.
• Пункт 1. Предмет договора - кратко указываем предмет договора между экспедитором и клиентом.
• Пункт 2. Обязанности экспедитора - указываем обязанности экспедитора.
• Пункт 3. Документы экспедитору - документы необходимые экспедитору для перевозки груза.
• Пункт 4. Ответственность экспедитора - указывается ответственность экспедитора, штрафы, пени, неустойки и т.д.
• Пункт 5. Заключительные положения - указываем правила расторжения договора, полные реквизиты юр. лица или физ.лица, подписи и печати обеих сторон.

3. ДОГОВОР ЗАЯВКА НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗА

• Примечание: договор заявка на перевозку груза может выступать как основным договором между заказчиком и исполнителем, так и приложением к основному договору на грузоперевозку. Договор заявку часто используют при единоразовой перевозке, как упрощенный вариант основного договора. В таком "мини договоре" как правило прописывают основные пункты, которые регулируют обязанности и ответственность сторон.

Бланк договор заявки на перевозку груза автомобильным транспортом

• Для вашего удобства договор заявка уже заполнена. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе word и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению договора заявки

• Шапка. В шапке договора заявки указывается, что это договор заявка, указывается исходящий номер, дата и место заключения договора заявки.
• Пункт 1.
• Пункт 2.
• Пункт 3.
• Пункт 4.
• Пункт 5.
• Пункт 6. Дополнительные условия - тут можно указать ответственность заказчика, штрафы, пени и другие правовые вопросы.
• Пункт 7.
• Пункт 8. Реквизиты сторон - тут указываем полные реквизиты юр. лица или физ.лица. (Обязательно должны быть поставлены подписи и печати обеих сторон, иначе договор не будет иметь юридической силы).

4. ПРИЛОЖЕНИЕ К ОСНОВНОМУ ДОГОВОРУ ЗАЯВКА НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗА

• Примечание: заявка на перевозку груза как приложение к основному договору, может не иметь пунктов регулирующие юридические права заказчика и исполнителя. Как правило, её используют при долгосрочном сотрудничестве между грузовладельцем и грузоперевозчиком, о чем свидетельствует договор заключенный сроком на один год и более. Такая форма заявки является больше информационным документом, где указывается: дата и время подачи транспорта, точка погрузки и разгрузки, данные водителя, машины и только после утверждения подписью либо печатью заказчика имеет юридическую силу и выступает в роли приложения к договору на перевозку грузов. Все основные пункты регулирующие обязанности и ответственность сторон, регламентирует основной договоров с ссылкой на приложение (заявку).

Бланк заявки на перевозку груза приложение к договору

• Для вашего удобства приложение к договору уже заполнено. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе word и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению заявки на перевозку груза

• Шапка. В шапке заявки указывается, что это приложение к основному договору, указывается исходящий номер договора и заявки, дата и место заключения заявки.
• Пункт 1. Маршрут - указываем город загрузки и город разгрузки.
• Пункт 2. Погрузка - указываем грузоотправителя, адрес, дату погрузки и контактное лицо, которое будет присутствовать на погрузке.
• Пункт 3. Разгрузка - указываем грузополучателя, адрес, дату разгрузки и контактное лицо, которое будет присутствовать на разгрузке.
• Пункт 4. Параметры груза - указываем наименование груза, вес, габариты, упаковку.
• Пункт 5. Взаиморасчеты - указываем стоимость перевозки и как будет происходить оплата исполнителю.
• Пункт 6. Дополнительные условия - указываем, что факсимильная копия имеет юридическую силу. (Вообще этот пункт можно убрать, так как все условия прописаны в основном договоре.
• Пункт 7. Выделенный подвижной состав - указываем название транспорта, гос. номера, Ф.И.О, паспортные данные, номер прав и телефон водителя.
• Пункт 8. Реквизиты сторон - тут указываем полные реквизиты юр. лица или физ.лица. (Обязательно должны быть поставлены подписи и печати обеих сторон, иначе заявка не будет иметь юридической силы).

5. ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ ТН

• Примечание: Новый нормативный акт транспортная накладная действует с марта 2012 г. Является обязательным и основным сопроводительным перевозочным документом для перевозчиков грузов. ТН печатается в трех экземплярах, для: грузовладельца, грузоперевозчика и грузополучателя. Форма (ТН) содержит поля с полными данными перевозчика груза, грузоотправителя, грузополучателя и подтверждает право перевозчика на транспортировку груза. ТН заполняется только тогда, когда доставка груза до получателя осуществляется сторонней транспортной компанией. Основная задача (ТН) регулировать отношения между грузоотправителем, грузоперевозчиком и грузополучателем.

Бланк транспортной накладной ТН

• Для вашего удобства транспортная накладная ТН уже заполнена. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе word и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению транспортной накладной ТН

• Пункт 1. Грузоотправитель - заполняем название компании грузоотправителя, адрес, телефон.
• Пункт 2. Грузополучатель - заполняем название компании грузоотправителя, адрес и телефон.
• Пункт 3. Наименование груза - указываем название груза, кол-во мест, упаковка, размеры груза (вес, объем).
• Пункт 4. Сопроводительные документы - указываем документы если таковые требуются на груз, например санитарные сертификаты, паспорта и т.д.
• Пункт 5. Указания грузоотправителя - указываем параметры грузового транспорта, вес, объем или температурный режим и т.д.
• Пункт 6. Прием груза - указываем адрес, число, время погрузки, номер пломбы, если груз опломбирован.
• Пункт 7. Сдача груза - указываем адрес, число, время разгрузки, номер пломбы, если груз опломбирован.
• Пункт 8. Условия перевозки - вписываем номер пломбы.
• Пункт 9. Информация о принятии заказа - вписываем число, месяц, год, Ф.И.О и роспись того, кто принял заявку.
• Пункт 10. Перевозчик - заполняем название компании перевозчика, адрес, телефон и Ф.И.О водителя.
• Пункт 11. Транспортное средство - заполняем марку, номер и другие параметры ТС.
• Пункт 12. Оговорки и замечания перевозчика - заполняем замечания, например если упаковка или груз поврежден.
• Пункт 13. Прочие условия - заполняем номера специальных разрешений, если груз является негабаритным или опасным.
• Пункт 14. Переадресовка - заполняем если пункт разгрузки изменился.
• Пункт 15. Стоимость услуг - заполняем стоимость услуг перевозчика и указываем форму оплаты, например наличный или безналичный платеж.
• Пункт 16. Дата составления и подписи сторон - заполняем дату, Ф.И.О, ставим росписи и печати.
• Пункт 17. Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков - заполняем краткое описание обстоятельств, если такие возникли в процессе перевозки груза.

6. ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ ТТН

• Примечание: Товарно-транспортная накладная (ТТН) форма 1-Т - этот документ предназначен для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их доставку автотранспортом. Согласно УАТа и Гражданского кодекса является подтверждением заключения договора перевозки. ТТН составляется в 5 оригинальных экземплярах: 1-й экземпляр остается у грузоотправителя, в подтверждении приема груза водителем к перевозке за его подписью, остальные подписанные водителем уезжают вместе с грузом, 4 бланка ТТН отдаются на выгрузке получателю для заверения его печатью и подписью, 2-й экземпляр ТТН остается у грузополучателя, а 3, 4 и 5 отдается водителю и эти бланки ТТН уже распределяются между перевозчиком (один экземпляр), экспедитором (один экземпляр) и последний затем отправляется грузополучателю для подтверждения факта окончания перевозки и передачи материальных ценностей получателю в полном объеме.

• Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

Бланк товарно-транспортной накладной ТТН

• Для вашего удобства товарно-транспортная накладная ТТН уже заполнена. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе excel и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению транспортной накладной ТТН

• Первый раздел. Первый раздел называется "Товарным". В этом разделе описывается товарные взаимоотношения между грузоотправителем, грузополучателем и покупателем товара (зачастую получатель и покупатель являются одним и тем же лицом).
• Второй раздел. Второй раздел называется "Транспортным" в нем указываются данные на автомобиль, водителя, маршрут грузоперевозки.

7. ДОВЕРЕННОСТЬ НА ПОЛУЧЕНИЕ ТМЦ

• Примечание: Доверенность на получение груза является особым документом, дающий право на получение груза и сопроводительных документов на него, а также позволяет оформить накладные на груз и получение денег за услуги доставки. Доверенность может заполняться от имени организации, ИП, или от частного лица. Доверенность на получение материальных ценностей имеет 2 типовых формы: М-2 и М-2а, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. Форма М-2 применяется в случае однократного получения ТМЦ, при регулярном получении ТМЦ используют форму М-2а.

• Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами согласно в п. 1 ст. 185 ГК РФ).

Бланк доверенности на получение ТМЦ форма М-2

Бланк доверенности на получение ТМЦ форма М-2a

• Для вашего удобства доверенности уже заполнены. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе excel и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению доверенности на получение ТМЦ форма М-2 форма М-2а

• Форма М-2. Данная форма выписывается исключительно на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) у поставщика, с которым впервые был заключен договор или товар приобретается у него очень редко. При этом корешок отрывной части, является подтверждением данного факта имеющийся доверенности и сберегается в отделе бухгалтерии.
• Форма М-2а. Данная типовая форма применяется для постоянного получения ценностей у одного поставщика. Эта доверенность составляется в едином экземпляре, а так же регистрируется в соответствующем журнале, где храниться перечень всех выдаваемых доверенностей.
• 1. Название предприятия-получателя. Это предприятие и выписывает доверенность.
• 2. Номер. Он должен быть индивидуальным.
• 3. Дата выдачи. Дата окончания действия доверенности.
• 4. Наименование получаемого товара, т.е. название, маркировка, фасовка, и прочее.
• 5. Единица измерения количества получаемой продукции.Количество или объем получаемого.
• 6. ФИО, серия и номер паспорта, должность человека на которого оформляется доверенность.
• 7. Подпись доверенного лица.
• 8. Место для заверяющих подписей руководителей предприятия, директора и главного бухгалтера. Подписи заверяются печатью.

8. УСТАВ АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА

• Примечание: Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (с изм. и доп., вступ. в силу с 19.10.2015).

• РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН УСТАВ АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА И ГОРОДСКОГО НАЗЕМНОГО ЭЛЕКТРИЧЕСКОГО ТРАНСПОРТА (Принят Государственной Думой 18 октября 2007 года, одобрен Советом Федерации 26 октября 2007 года.

Устав автомобильного транспорта (редакция от 20.04.2015 N 102-ФЗ, от 13.07.2015 N 248-ФЗ)

• Для вашего удобства устав полностью заполнен. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе word и распечатать.

Инструкция, краткое содержание устава.

• Глава 1. Общие положения
• Глава 2. Перевозки грузов
• Глава 3. Регулярные перевозки пассажиров и багажа
• Глава 4. Перевозки пассажиров и багажа по заказам
• Глава 5. Перевозки пассажиров и багажа легковыми такси
• Глава 6. Ответственность перевозчиков, фрахтовщиков, грузоотправителей, грузополучателей, пассажиров, фрахтователей
• Глава 7. Акты, претензии, иски
• Глава 8. Заключительные положения

9. ПУТЕВОЙ ЛИСТ

• Примечание: Путевой лист грузового автомобиля оформляется организацией, эксплуатирующей автомобиль с целью перевозки товарных грузов. Он предназначен для учета работы водителя и транспортного средства, являясь основанием для осуществления расчетов с заказчиком за перевозку груза, а также для расчетов с водителем по оплате его труда.

• Путевой лист грузового автомобиля Типовая межотраслевая форма N 4-С Утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78

Путевой лист форма 4-С

• Путевой лист грузового автомобиля Типовая межотраслевая форма N 4-П Утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78

Путевой лист форма 4-П

Инструкция по заполнению путевых листов.

• Форма № 4-С. Применяется при сдельной системе оплаты за перевозку груза.
• Форма № 4-П. Применяется при повременной системе расчетов.
• 1. На выданном водителю путевом листе в обязательном порядке должна быть проставлена дата выдачи, а также штамп и печать организации - владельца автомобиля. Каждый выданный путевой лист подлежит обязательной регистрации в специальном Журнале учета движения путевых листов. При этом дата регистрации документа должна совпадать с датой, указанной на его бланке. Как правило, за регистрацию путевых листов отвечает диспетчер компании — владельца автотранспортного средства.
• 2. Форма № 4-п содержит строки, позволяющие вписать номера соответствующих товарно-транспортных документов, оформляемых при перевозке товарно-материальных ценностей. К каждому путевому листу прилагается по одному экземпляру товарно-транспортной документации на весь груз, перевезенный в течение данной рабочей смены водителя.

10. МЕЖДУНАРОДНАЯ ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ CMR

• Примечание: Под CMR подразумевается международная товарно-транспортная накладная, которая считается обязательным элементом таможенной декларации. При пересечении границы с каким-либо товаром, такая накладная должна присутствовать у вас в наличии. Накладную CMR необходимо оформлять в случае осуществления перевозок по всем европейским странам.

• Форма и порядок заполнения CMR (международной товарно-транспортной накладной), утверждены Министерством транспорта и коммуникаций. Все правила зафиксированы в соответствующей конвенции, которая была утвержден в 1956 году. Конвенция предполагает регулирование договорных отношений по международной транспортировке грузов между странами.

Международная товарно-транспортная накладная CMR

Инструкция по заполнению CMR.

• Сколько экземпляров. Один экземпляр для отправителя. Второй экземпляр для получателя. Третий экземпляр для перевозчика. Четвертый экземпляр для расчетов.
• Пункт 1. Имя/наименование отправителя/отправляющей товар компании.
• Пункт 2. Имя/наименование получателя/получающей товар компании.
• Пункт 3. Наименование груза, который надо перевезти через границу.
• Пункт 4. Вес перевозимого груза.
• Пункт 5. Перегрузка товара по пути следования не допускается.
• Пункт 6. Данные о платежах, которые должны быть оплачены в обязательном порядке.
• Пункт 7. Сумма тех платежей, которые подлежат оплате во время сдачи товара.
• Пункт 8. Данные об объявленной стоимости товаров.
• Пункт 9. Рекомендации, в которых сказано о страховании товара.
• Пункт 10. Информация о том сроке, в течение которого отправитель должен осуществить перевозку.
• Пункт 11. Список всей документации, которая передается непосредственно перевозчику.

Скачайте файл с подробной инструкцией по заполнению CMR

Использование электронного документооборота не только значительно бы ускорило процесс получения вознаграждения за выполненные работы, но и оптимизировало бы в целом взаимодействие с контрагентами.

Электронная ТТН. Решение №2

Не так давно, в интервью отделу новостей ИА "Клерк.Ру", представители бизнеса выразили свое мнение по переводу ТТН в электронный вид и даже поделились вариантами реализации. Специалисты считают, что вопрос перевода такого документа в электронный вид будет вопросом самого ближайшего времени.

По-прежнему регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок.

Действующее законодательство РФ не содержит ограничений прав субъектов экономической деятельности в рамках гражданских отношений на использование при оформлении сделок любого формата документа в электронном виде, в том числе и документа, подтверждающего перевозку, если он содержит все необходимые сведения и реквизиты.

В целом, по моему мнению, схема работы значительно не поменяется, а на стороне каждого из участников будет оригинал ТТН в электронном виде со всеми необходимыми подписями.

1. Водитель-экспедитор может иметь доступ к реестру электронных документов через планшет/смартфон, также имеет возможность подписывать документы в сервисе.
2. В случае наличия веских оснований для дополнительного осмотра инспекторами ГИБДД, водитель может иметь возможность предъявить электронные ТТН, или имеет одну ТТН в бумажном виде, распечатанную из сервиса с отметками о подписании документа электронной подписью.
3. К тому же, если в сервисах появится возможность создания таких документов как акт передачи, то можно значительно ускорить процесс урегулирования споров, если по пути следования товар был поврежден.

Как выяснилось, основные вопросы по переводу ТТН в электронный вид связаны только с реализацией и доверием новым технологиям.

Выводы

Организация процесса работы с ТТН с целью ускорения взаиморасчетов, конечно, в основном лежит на плечах самих ТЭК, однако любой контрагент нуждается в надежном, проверенном перевозчике и своевременном получении всех документов.

Несомненно, есть множество нюансов при заполнении товарно-транспортной накладной в электронном виде, но они есть и на бумаге.

Используя сервис обмена для передачи документов компания получает ряд неоспоримых преимуществ:

• Вы можете работать в привычной вам информационной среде и готовить документы именно там;
• Все документы, отправленные в сервисе надежно шифруются;
• Заверенные УКЭП и отправленные документы любых форм имеют юридическую значимость;
• Доставка осуществляется за считанный минуты, сокращаются сроки исправлений и корректировок;
• И конечно, значительно сокращается время взаиморасчетов с контрагентами, не говоря о экономии на бумаге и почтовых отправках.

Автоматизация внешнего электронного документооборота транспортно-экспедиционным компаниям откроет массу возможностей для оптимизации всех процессов, начиная от своевременности расчетов с заказчиками, заканчивая оперативным выставлением счетов и значительной экономией на бумаге.