Документы уничтожению документов подлежащих хранению. Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения. о выделении к уничтожению документов

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;
• перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом 06.10.2000, в настоящее время не действует, при уничтожении документов, созданных в период его действия, необходимо руководствоваться теми сроками хранения, которые в нем указаны. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?» .

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

• отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
• сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

• наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
• дату оформления акта;
• описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
• подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

• запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
• нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
• нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
• необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Уничтожение документов в организации - необходимая процедура, которую нужно проводить регулярно. Как подготовить акт о выделении документов к уничтожению, расскажем в статье.

Из статьи вы узнаете:

Правила уничтожения документов

Правила уничтожения деловых бумаг с истекшими сроками хранения для всех организаций одинаковы. Обычно это логическое завершение экспертизы ценности (ЭЦ) бумаг . Самая массовая группа документов, которые уничтожают, - дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет.

Выделяет деловые бумаги для утилизации экспертная комиссия (ЭК) организации. Это коллегиальный совещательный орган при руководителе организации, который принимает решение об архивном хранении деловых бумаг или их утилизации. ЭК создается приказом руководителя организации. ЭК состоит из должностных лиц, которые могут дать профессиональную оценку бумагам разных систем документации. Грамотно оценить деловые бумаги по личному составу может только начальник отдела кадров, деловые бумаги бухгалтерского и налогового учета - главный бухгалтер и т. д.

Экспертиза ценности деловых бумаг, проводящаяся в делопроизводстве по завершении календарного года, заключается в разделении дел, находящихся на хранении в структурных подразделениях организации, на три группы:

Оценивают деловую бумагу, чтобы определить: имеет ли она после окончания срока хранения практическую, научную, историческую или любую другую ценность. Если бумага ценная, то ЭК решает продлить срок ее хранения. Если нет - она уничтожается. До того как срок хранения истечет, вопрос об оценке деловой бумаги не поднимается и она хранится, даже если ЭК в полном составе считает его ненужным.

Составление акта о выделении документов к уничтожению

Уничтожить деловые бумаги нужно способом, который исключает возможность восстановить информацию. Поэтому нельзя пускать деловые бумаги на черновики или разрывать. Уничтожить бумаги организация может сама, если у нее, например, есть промышленный шредер – обыкновенные «кабинетные» шредеры для масштабной утилизации деловых бумаг не подходят. Также можно воспользоваться услугами специализированной компании.

Графы 1, 2, 3, 6 и 7 являются обязательными, а графы 4 и 5 заполняются в том случае, если выделение деловых бумаг для утилизации проводится в архиве организации (имеются в виду документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения и деловые бумаги по личному составу , выделение для утилизации которых проводится по истечении сроков их хранения уже в архиве).

Cрок хранения истек

Дела отбираются к уничтожению и включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором он составляется.

На деловые бумаги с отметкой «ЭПК» может составляться отдельный акт о выделении деловых бумаг для утилизации.

В нем указываются:

дата и место его составления, наименование перечня, в соответствии с которым проводилась экспертиза ценности документов, годы, за которые выделяются к уничтожению документы, заголовки дел, количество дел (единиц хранения), сроки хранения и номера статей по перечню.

Если к уничтожению выделяются деловые бумаги, имеющие одинаковые заголовки (дела, состоящие из нескольких томов, или дела за несколько лет), в акт вносится групповой заголовок документов дела, а количество дел (единиц хранения) указывается в графе 6, например:

Хранение деловых бумаг, отобранные для утилизации

Деловые бумаги, отобранные для утилизации, должны храниться отдельно от документов, подлежащих передаче в архив организации и быть систематизированы по группам в соответствии с тем, как они включены в акт о выделении к уничтожению.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, отобранные для утилизации дела физически не уничтожаются до утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного органа и утверждения описей дел руководителем организации.

Акты согласовываются с экспертной комиссией организации и утверждаются руководителем организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в нем указывается, что описи дел постоянного хранения за те же годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК архивного учреждения, при этом делается ссылка на дату и номер протокола ЭПК.

Организации - источники комплектования государственного или муниципального архива, как правило, представляют акты о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК» на рассмотрение ЭПК архивного органа в двух экземплярах вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

Уничтожение дел с истекшими сроками хранения, включенных в акт, производится только после утверждения руководителем организации описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период. Накладная (или иной документ), выданная пунктом приема вторсырья и подтверждающая прием деловых бумаг для утилизации, хранится в организации вместе с актом.

Любая бумага имеет свой срок хранения. В архивных организациях и компаниях с продолжительной историей существования может пригодиться акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем прописываются важные моменты, необходимые для соблюдения всей процедуры по уничтожению макулатуры.

ФАЙЛЫ

Причем в архив передаются только те документы, которые не подлежат уничтожению в 10-летний отрезок времени. Все иные сдаются в центральный архив организации (при наличии такового). Но оттуда бумаги с истекшим сроком хранения тоже нужно время от времени ликвидировать, так как даже 75-летнее хранение не означает вечное.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специально созванная комиссия.

Законы

Федеральный закон №125-ФЗ от 22 октября 2004 года предусматривает время содержания каждого вида официальной бумаги. Он описывает архивную деятельность в целом. Также Перечни утверждены:

• Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года (информация содержится в указателе);
• Приказом Минкультуры №1182 от 31 июля 2007 года;
• Главархивом СССР от 15 августа 1988 года – регулирует время архивного хранения государственных документов;
• Постановлением ФКЦБ №03-33/пс от 16 июля 2003 года и др.

Принципиально важные пункты

Акт в подавляющем большинстве случаев является приложением к какому-либо основному документу. Об этом должна присутствовать пометка в правом верхнем углу. Для удобства утверждения прямо под ссылкой расположено место для подписи руководителя (с должностью и расшифровкой) и даты.

Что содержится в первой части акта

Обязательно в верхнем разделе акта должны быть указаны следующие данные:

• номер и место заполнения акта;
• наименование фонда, из которого изымаются документы (при наличии);
• самое главное – основания, по которому те или иные бумаги могут быть уничтожены.

Для оптимизации пространства остальная информация оформлена в виде таблицы. Графы ее обязательны для заполнения и имеют следующие наименования:

• порядковый номер строки;
• заголовок уничтожаемого дела или групповое название документации;
• крайние даты;
• идентификационные номера прикладываемых описей;
• индекс дела согласно номенклатуре, при отсутствии – нумерация по описи;
• общее количество единиц хранения, подлежащих уничтожению;
• время хранения;
• номера статей согласно Перечню;
• примечания.

Каждая из граф информативна если не для филиала организации, то для ее архива. После таблицы подводятся ее итоги. Отдельная графа выделена под описание итогового количества единиц хранения, описанных в таблице. Эти данные представляются цифрами и прописью.

Также указываются годы выпуска подлежащих уничтожению документов, согласована ли указанная информация с архивом. Если да, то с каким именно (заполняется номер и дата протокола этого согласования).

Подпись на акте ставит лицо, ответственное за экспертизу ценности бумаг. Расшифровка подписи и дата – обязательны. Но на этом акт не заканчивается. Вторая его часть посвящена непосредственно утилизации документов в качестве макулатуры.

Чему посвящена вторая часть

Вторая часть описывает:

• количество единиц документации, подлежащей уничтожению;
• ее общий вес;
• место, куда сдается макулатура (название предприятия);
• дата и номер приемно-сдаточной накладной по этим бумагам;
• должность работника, который сдавал документацию для утилизации;
• дата и подпись этого работника с расшифровкой;
• кто из работников архива вносил изменения в учетные бумаги: должность, подпись и ее расшифровка.

Причем правый верхний угол продолжения документа должен содержать ссылку на номер приложения, которым является акт.

Сроки

Стоит иметь в виду, что каждый экземпляр того или иного документа имеет свой «срок годности». Что касается всех первичных документов, то минимальный срок их хранения составляет 4 года. Если же это бухгалтерские бумаги (или имеющие к ним отношение), то они не подлежат уничтожению все 5 лет.

Всего существует 12 разделов документации. Срок «жизни» документов из каждого из них регулируется своей законодательной базой. Более того, один закон или перечень иногда противоречит другому. Правило здесь одно: чем дольше – тем лучше. С особой же тщательностью подходят к хранению кадровых бумаг.

Важный момент! Если производство связано с влиянием негативных факторов, ведется работа в трудных условиях, то автоматически вся первичная документация относительно работников сохраняется не менее 75 лет.

Все кадровые бумаги классифицированы по сроку хранения:

• 1 год — графики отпусков, информация о не принятых на работу гражданах, бланки;
• 3 года — бумаги для подтверждения записей в трудовых книжках, записи, касающиеся соблюдения трудовой дисциплины;
• 5-летний период — отчеты и предписания, касающиеся техники безопасности на предприятии, выписки по охране труда, ознакомление с техникой безопасности, командировочные, бумаги по финансовой деятельности фирмы;
• 50 лет — аттестаты (и другие документы об образовании), удостоверения, трудовые и другие предоставленные для хранения в организации личные документы сотрудников;
• 75 лет — личные карточки работников, их трудовые договоры.

Проверка налоговой службы при этом – необходимый этап для официальной процедуры изъятия документов. Без нее такие действия не считаются законными.

Исключение из правил – государственные структуры. Там сроки хранения документов кадровой политики другие. Да и охраняться документы там должны тщательнее. Обязательно для них обращение в правоохранительные органы при утере какой-либо бумаги. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в этом случае составляется только в архиве, после сохранения в специальном помещении госструктуры.

Собрание ЦЭК (Центральной экспертной комиссии) обязательно при составлении подобного рода бумаг. Она может существовать постоянно, ее созыв утверждается каждый год, и с этой же периодичностью производится изъятие и уничтожение документации, потерявшей свою ценность.

Архивный отдел

администрации города Кемерово

ПАМЯТКА

по составлению акта

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Кемерово - 2011

Настоящая Памятка определяет порядок составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и предназначена для ответственных лиц за ведение делопроизводства, оперативное хранение

документов и состояние архива в организациях – источниках

комплектования архивного отдела администрации города Кемерово

1. Общие положения

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации одновременно.

Согласованный ЭК акт и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описей дел постоянного хранения. С этого момента организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт.

Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать правило : дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.

Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2007 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 года.

2. Основные реквизиты акта

● наименование организации;

● наименование вида документа : «Акт»;

● дата акта;

● номер акта;

● место составления : город Кемерово;

● заголовок (стандартный: «о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»);

● гриф утверждения (акт утверждается руководителем организации);

● вводная часть текста :

В качестве основания указывается наименование перечня документов с указанием сроков их хранения;

Номер фонда указывается, если организация уже сдавала дела в государственный (муниципальный) архив, если нет – указывается наименование организации. В случае если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то акт должен содержать и данные об утверждении (согласовании) описи дел с архивным учреждением, а также о том, что работник архива внес изменения в учетные документы.

● основная часть оформляется в виде таблицы:

Графа «№ п/п»: ведется валовая нумерация пунктов записей;

Графа «Заголовок дела или групповой заголовок дел» (пример заполнения: «Приказы по личному составу о предоставлении отпусков, командировании за годы»);

Графа «Крайние даты дел»: даты дела или дел (пример: «»);

Графа «Номера описей (номенклатур)» заполняется, если уничтожаются дела, включенные в описи;

В графу «Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи» включаются индексы дел, например, «02-04». Если трудно определить индекс дела по номенклатуре (допустим, в соответствующем году она не составлялась, либо индекс дела подвергался изменениям), то вносятся номера дел по описи, если в предыдущей графе внесены номера описей;

В графу «Количество дел» вносится общее количество дел данного вида или с данным индексом;

Графа «Сроки хранения дела и номера статей по перечню» является основной, то есть она фактически является основанием уничтожения дел;

Графа «Примечание» заполняется дополнительной информацией.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации . Если в акте отражены дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

В итоговую запись акта вносится общее количество дел, подлежащих уничтожению.

Акт подписывается лицом, его составившим.

Акт обязательно согласовывается с ЭК организации , о чем составляется протокол заседания комиссии, дата и номер которого указывается в грифе согласования акта.

Если документы организации подлежат передаче на архивное хранение в государственный (муниципальный) архив, то акт вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу передается на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.

3. Заключительный этап

После утверждения акта руководителем организации можно приступать к физическому уничтожению документов, о чем в акте заполняются соответствующие разделы. Как правило, документы либо сжигают самостоятельно, либо вывозят в пункты приема вторичного сырья , где в присутствии членов комиссии или сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива, документы подвергаются переработке (об этом составляется приемо-сдаточная накладная, которая хранится вместе с актом).

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

руководителя

______________ № ___________ Подпись Расшифровка

Дата

(место составления)

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании _______________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием

____________________________________________________________________

сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда № ____________ ____________________________________________________________________

(название фонда, организации)

Заголовок
дела или
групповой
заголовок
дел

Крайние
даты дел

Номера
описей
(номенк -
латур)

Индекс дела
по номенкла-туре или

№ дела по описи

Коли-чество дел

Сроки
хранения
дела и
номера
статей по
перечню

Приме-чание

Итого __________________________ дел за _____________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены, а

по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________ № _______)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Документы в количестве ______________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом ________________ кг сданы в ________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

(название организации)

Документы, которые в силу Перечня типовых управленческих документов, а также других законодательных и нормативных актов должны храниться постоянно, подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным положением об Архивном фонде РФ. Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то хранить их она должна самостоятельно.

Документы, отобранные экспертной комиссией организации на постоянное или длительное хранение, описываются. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в 4 экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации.

Если организация является фондообразователем государственного архива, то составленные и утвержденные в организации описи дел в обязательном порядке направляются на утверждение архивному органу (ЭПК государственного или муниципального архива). Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в государственный или муниципальный архив в качестве контрольного документа, по которому документы будут приниматься на хранение.

Сопроводительная документация для уничтожения документов

Основным документом, в соответствии с которым осуществляется уничтожение документов, является акт о выделении документов к уничтожению. В общем виде это список разновидностей документов, предлагаемых к уничтожению, с указанием их количества (см. Пример 2)

Типовая форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждена решением коллегии Росархива и является приложением 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.

Дела, подлежащие уничтожению, в дальнейшем передаются на утилизацию. Факт уничтожения документов оформляется следующим актом. Он составляется в произвольной форме, при этом обязательно указываются состав комиссии, проводившей утилизацию документов, дата совершения действия, акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации, которая занималась уничтожением (см. Пример 3).
Мнение
Свернуть
Наталия Носарева, эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:

Членами комиссии, проводящими утилизацию документов, не обязательно должны быть члены ЭК вашей организации. Это особенно актуально в том случае, когда уничтожением документов занимается сторонняя организация. В акте обязательно указывается следующая фраза: «Документы уничтожены (измельчены, сожжены) в нашем присутствии полностью».

Если утилизация документов не проводилась в организации самостоятельно, а документы были переданы на уничтожение сторонней организации, то от нее нужно получить (в этих документах нет необходимости перечислять уничтожаемые документы, как в акте из Примера 2, в них будет достаточно указать количество сдаваемых дел и их общий вес):
- сначала накладную о передаче документов (она оформляется в момент их передачи);
- акт об уничтожении документов, который вы сможете получить позже, после их фактического уничтожения (хотя некоторые организации могут отказаться его вам предоставить, сказав, что хватит и накладной).

Получается, что в результате процедуры уничтожения у вас на руках должно остаться несколько документов:
- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (см. Пример 2), он оформляется только вашей организацией;
- накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону» для уничтожения;
- акт об уничтожении документов (см. Пример 3) оформляется обязательно той организацией, которая осуществляла этот процесс (т.е. это может быть как ваша, так и сторонняя организация). Если уничтожение проводилось самостоятельно, то акт для себя вы, конечно, оформите. Если документы передавались сторонней организации, то попросить акт стоит, но в случае отказа можно довольствоваться и накладной.

Акты о выделении к уничтожению документов после внесения изменений в учетные документы архива подшиваются в дело «Акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения». К каждому из них прилагаются копии протоколов, указанных в акте, и приемо-сдаточная накладная, акт уничтожения документов.