Инструкция: оформляем маршрутный лист. Образец оформления маршрутного листа

Ключевое назначение бумаги — подтвердить расходы сотрудника, который для исполнения своих трудовых обязанностей вынужден оплачивать транспортные расходы. Маршрутный лист 2019 может быть использован следующими категориями работников:

1. Водители, эксплуатирующие служебный или личный транспорт.
2. Курьеры, логисты и иные работники доставки (транспортных компаний).
3. Специалисты, должности которых по должностным инструкциям имеют разъездной характер работы.
4. Сотрудники, которые совершают служебные поездки в силу специфики своей должности. Например, бухгалтер сдает отчетность в контролирующие органы.

Стоит отметить, что данный список не является закрытым. Использовать такой вид первички могут и другие категории наемных специалистов.

Нельзя путать путевой лист и маршрутный. Это совершенно разные виды первичной документации. Даже несмотря на то, что, по сути, листы имеют одно назначение — подтверждение произведенных расходов. Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.

Какой бланк использовать

Унифицированной формы документа нет. Чиновники не утвердили бланка, который обязаны применять все предприниматели и организации. А это значит, что каждая компания, использующая МЛ для подтверждения транспортных расходов работников, обязана разработать бланк самостоятельно. Либо можете скачать бланк маршрутного листа служебных поездок, который мы предлагаем в статье.

Актуальный бланк маршрутного листа

Как составить собственный бланк

Допустимо разработать свой, индивидуальный формат документа, который будет полностью отвечать особенностям деятельности учреждения и специфике работы конкретного сотрудника. Однако предусмотрите, чтобы бумага содержала следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа, например «маршрутный лист, образец для водителя».
2. Полное наименование организации, которая оформила МЛ.
3. Место и дата выдачи бланка, если он подготовлен за пределами компании.
4. Период действия. МЛ можно выписать сроком на один день либо на неделю или месяц.
5. Ф.И.О. сотрудника, который получил маршрутный лист, его должность и структурное подразделение.

1. Место назначения, то есть куда отправляется работник.
2. Цель поездки — указывается конкретная цель, с которой работник направился в пункт назначения, например доставка отчета.
3. Отметки о прибытии или убытии. Такие отметки ставит представитель организации (госоргана), в который был направлен работник.
4. Вид транспорта, который использовался в качества средства передвижения, например автобус, такси или личное авто.

Дополнительные сведения указываются в произвольном порядке. К примеру, можно предусмотреть отметки о времени, проведенном в пути — это актуально, например, если вы готовите образец маршрутного листа для курьера. Сведения о суммах понесенных затрат также можно отразить в табличной части.

Бланк маршрутного листа для курьера

В конце документ должен быть заверен. Сначала работником, ответственным за составление МЛ (Ф.И.О., должность, дата и время, подпись). Затем проставляются аналогичные сведения и подпись сотрудника, который получил документ.

Особенности оформления

Разработанный бланк следует утвердить в учетной политике учреждения либо закрепить в отдельном локальном распоряжении. Порядок и правила заполнения также следует закрепить в приказе. Рекомендуем ознакомить ответственных лиц с данными локальными актами под подпись. Такая процедура позволит исключить ошибки и проблемы в заполнении первичной документации.

Если в маршрутном листе была допущена ошибка, то ее необходимо исправить соответствующим образом. Неверная запись (ошибка) зачеркивается (одной чертой), рядом делается исправительная запись, а также ставится дата, подпись и Ф.И.О. работника, внесшего исправления. Использование затирок и корректирующих средств недопустимо.

Печать ставить не обязательно, так как бланк считается внутренним документом. Однако это на индивидуальное усмотрение учреждения.

Готовый документ необходимо сдать начальнику отдела либо сразу в бухгалтерию. Допустимо приложить чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы работника. Например, квиток такси или билет на автобус.

Пример заполнения

Исключительные моменты

Некоторые организации берут на себя обязательства оплатить своим работникам дорогу к месту отдыха. Такие положения должны быть закреплены в локальных распоряжениях учреждения, а также должны иметь экономическое обоснование (по объемам и целесообразности).

Оплата данного вида расходов может быть произведена только по подтверждающим документам. Например билетам, чекам. Или работник вправе предоставить маршрутный лист для отпуска на машине, если в отпуск он отправился на личном транспорте.

Отметки о прибытии или убытии должна проставить соответствующая сторона. Например, администрация санатория или гостиницы. Далее предлагаем скачать бланк маршрутного листа в отпуск на автомобиле.

Составление маршрутного листа для водителя и других сотрудников производится в свободной форме, которую разрабатывает сама организация. Примерный бланк этого документа, а также готовый образец, на который можно ориентироваться, инструкция по составлению представлены ниже.

Маршрутный лист имеет важное значение не только с точки зрения памятки по схеме движения в ту или иную точку. Этот документ выполняет несколько функций:

• описание маршрута – инструкция движения для курьера, водителя или другого сотрудника, выполняющего служебное поручение;
• подтверждение фактически понесенных транспортных расходов водителя или сотрудника, перемещавшегося с помощью общественного транспорта: здесь имеются в виду оплата проезда или ГСМ;
• на основании проеденных данных работнику производится соответствующая компенсация, а сам документ заносится в деловые бумаги фирмы и регистрируется секретарем;
• наконец, маршрутный лист – это документ, по которому производится бухгалтерский учет и начисляются соответствующие налоги.

Оформляется маршрутный лист не только для водителя, но и для всех остальных штатных и нештатных сотрудников, которые принимают участие в выполнении служебной задачи, связанной с поездкой по городу:

• курьер;
• бухгалтер – для поездки в налоговую;
• юрист – поездки по судам, к контрагентам и т.п.;
• менеджеры продаж;
• прочие сотрудники.

Условно можно выделить также группу командированных работников, которые ездят с определенными задачами, но пользуются при этом собственными автомобилями. В некоторых случаях вся их работа предполагает в основном разъездной характер. Однако форма документа от этого не меняется – для них заводится маршрутный лист точного такого же образца.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Как правило, форма маршрутного листа разрабатывается в учетной политике организации, после чего для удобства все работники пользуются единым образцом.

Бланк маршрутного листа 2019

Вне зависимости от категории служащих форма составления маршрутного листа одинакова как для водителя, так и для всех остальных сотрудников. Единого утвержденного бланка не существует, поэтому каждая организация может разработать собственный шаблон и воспользоваться формой, приведенной ниже в качестве примера.

Документ содержит следующие разделы:

1. Реквизиты – в шапке заполняется номер листа, личные данные и должность сотрудника, которому он выдан, указывается основание. Чаще всего нужно просто написать «служебная поездка». Если сотрудник едет на служебном автомобиле или на своем личном, прописывают марку этой машины. Если же он перемещается по городу на общественном транспорте, это поле оставляется пустым.
2. Основная часть документа – это таблица, в которой прописывается дата поездки, места прибытия с указанием точного адреса, а также остаются поля для отметки о том, что сотрудник прибыл на место и убыл. Здесь же оставляется поле для того, чтобы вписать документ, который подтверждает факт оплаты. Последняя графа – затраты, т.е. фактические издержки с учетом километража и расхода топлива на 100 км пути.
3. В конце приводятся отметки о сдаче и принятии маршрутного листа – т.е. ФИО и подписи сотрудников, передавших и принявших документ (например, водитель сдал бухгалтеру).

Пример заполненного маршрутного листа

Пример реального документа, составленного на водителя для доставки товаров по заявкам приведен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поездки оформляются в хронологическом порядке. Сам документ всегда составляется в двух одинаковых экземплярах, на каждом из которых сотрудники ставят рукописные подписи. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на руках водителя или другого сотрудника.

Как оформляются

Наряду с заполнением самого документа правильное оформление маршрутных листов состоит из следующих этапов:

1. Соответствующий приказ, который выпускается от имени директора или другого уполномоченного лица. В приказе подтверждается факт составления маршрутного листа по образцу, а также те данные, которые в нем представлены.
2. Отчет работника о тратах на ГСМ или проезд – он составляется либо разово (если поездки осуществляются редко), либо периодически (например, раз в месяц).
3. К отчету прилагаются билеты на проезд или чеки на оплату ГСМ, прочие финансовые документы, которые подтверждают факт траты. Именно они впоследствии используются для бухгалтерского, налогового учета, а также для начисления компенсации.

Сроки хранения

Обязанность хранить маршрутный лист остается на уполномоченном сотруднике – чаще всего это главный бухгалтер. Что касается сроков хранения, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, требование Министерства транспорта (Приказ №152) гласит, что такой документ организация должна хранить не менее 5 лет, после чего по желанию может продолжать хранение или уничтожить его.

С другой стороны, если документ является единственной бумагой, которая подтверждает факт того, что труда водителя или другого сотрудника характеризуется определенной опасностью, вредностью или тяжестью (например, перевоз опасных грузов), срок его хранения увеличивается как минимум на 70 лет – т.е. оригиналы бумаг нужно хранить в течение 75 лет.

Таким образом, маршрутный лист любого образца должен сохраняться в оригинале в течение минимально 5 лет, а в некоторых случаях срок увеличивается – 75 лет.

На что обратить внимание при оформлении

Поскольку организация сама вправе выбирать, как оформить маршрутный лист, какой применить образец в том или ином случае, то особенных требований к заполнению бланка не предъявляется. Тем не менее, следует обратить внимание на несколько нюансов:

1. Печать организации можно не ставить, хотя если она поставлена – это не нарушение.
2. Точно так же и реквизиты фирмы – их можно вписывать и не выписывать.
3. Форма и порядок оформления маршрутного листа никак не зависят от дальности поездок, перевозимого груза и типа автомобиля. Этот документ должен только зафиксировать факт того, что сотрудник действительно был отправлен в поездку по служебным делам и понес определенные расходы на транспорт.
4. Не стоит путать маршрутный лист и путевой лист , который также называется путёвка. Такой документ содержит и информацию о маршруте (таблицу с пунктами прибытия, временем прибытия и убытия), и реквизиты компании, а также показания приборов, учитывающих расход топлива. Т.е. путевой лист – это и маршрутный лист, и реквизиты компании, и учетные данные, в то время как маршрутный лист представляет собой часть этого документа.

Путевой лист: образец 2019 и правила его заполнения

В отличие от маршрутного, форма путевого листа утверждена официально. Причем существует четкая классификация в зависимости от типа автомобиля, на котором совершается перевозка:

• легковой автомобиль (несколько форм);
• специальный автомобиль;
• грузовой (несколько форм);
• автобус и т.п.

Некоторые наиболее распространенные образцы приводятся ниже.

Форма 3

Это самый распространенный вариант – в этом случае нужно учесть расходы топлива легкового автомобиля (чаще всего служебного, но иногда и личного).

Документ состоит из общей части (сведения об организации, водителе и легковом автомобиле), учет времени выезда из гаража и заезда обратно, отметки в пути и графы, где фиксируется расход топлива.

Если же легковой автомобиль находится в собственности индивидуального предпринимателя, и он сам или его сотрудник совершают служебную поездку, форма несколько меняется. Здесь, в частности, включается поле для подписи медработника, который совершил осмотр и разрешил выход водителя в линию.

В поле «гаражный номер» нужно вписать номер только в том случае, если в собственности ИП (служебный парк) содержится одновременно несколько машин. Если же автомобиль один, поле остается пустым.

Эта форма специально разработана для тех случаев, когда водителя работают на легковых или грузовых автомобилях специального назначения, например:

• смесители бетона;
• актокраны;
• снегоуборочные машины;
• автомобили с компрессорными установками и т.п.

Если требуется отследить перемещение и расход топлива на автобусе, предназначенном для городских или пригородных перевозок, используется форма 6. В данном случае документ приобретает особое значение, поскольку именно он является основой для начисления зарплаты водителю, работающему по сдельной системе.

Таким образом, если маршрутный лист содержит просто указание о точках передвижения водителя и транспортных расходах, то в путевом содержатся сведения о состоянии автомобиля, данные об учете горючего.

Маршрутный лист оформляется в том случае, когда служащий в предприятии обязан доказать затраты своего транспорта, осуществленные при выполнении порученных заданий. Потом согласно представленного документа служащему возвращаются потраченные деньги, кроме этого сданный отчет сотрудники бухгалтерии используют для налоговой отчетности.

Цели составления маршрутных листов

Маршрутные листки, за исключением отчета по издержкам, могут пригодиться руководству учреждения в изучении передвижений командированных для определения оптимальных путей сообщений, благодаря чему можно будет кардинально уменьшить издержки учреждения на передвижение работников по населенному пункту.

Оформление такого листка требуется шоферам, курьерам, работникам торговли, бухгалтерским и юридическим работникам, специалистам по продажам и т.п. Этот пласт тружеников чаще всего выезжает по производственным делам.

Кроме этого, маршрутные листки выдаются служащим, отъезжающим в производственные командировки на собственном автотранспорте. Маршрутные документы торговых работников имеют свои особенности. У них имеются 2 главные задачи оформления маршрутных листков:

1. Первая : – расширение сетей сбыта. Здесь в маршрутном бланке отображается список торговых прилавков, которые надо объехать согласно запланированных задач по расширению клиентуры. Цель торгаша – проехаться по возможным торговым прилавкам, отобразить их расположение, записать контактные сведения, отметить категорию магазина.
2. Вторая : – отработка задания по продажам или отгрузкам. Здесь маршруты составляются силами торговых сотрудников на базе сведений, собранных в первом варианте, при наработке клиентских точек. Маршрутный документ в этом варианте требуется для осуществления распределения логистики и передачи в отделение доставки товара. Благодаря маршрутному документу выдаются накладные и прочие свидетельства, необходимые для торговых операций. Если же транспортировка товара выполняется торговыми сотрудниками, то для них маршрутный листок является отчетным бланком по времени доставки товара, расходу горючего, затратам времени на разъезды.

Маршрутный бланк отображает сведения о последовательности передвижений по торговым прилавкам за день, с отметкой:

• Точного адреса.
• Номера телефона.
• Сведения о лицах контрагента.
• Время объезда торговых прилавков.
• Номера документов, по выдаче товара.

Порядок оформления

Формат маршрутного листка разрабатывается учреждением самостоятельно с определением периодичности отчета (ежедневного, еженедельного, ежемесячного), а также правил его заполнения.

Необходимо иметь ввиду, что для доказательства издержек в производственных разъездах, требуется не только грамотно заполнить маршрутный листок, но и приложить к нему соответствующие материалы для подтверждения оформленного документа, в том числе:

• Приказ, являющийся основанием выезда по служебным заданиям.
• Отчет служащего о выполненных затратах.
• Четко прописанные проездные билеты, доказывающие действительность предоставления услуг.

Все затраты проверяются сотрудниками бухгалтерии, после чего отчет оправляется руководству на подпись, а потом направляется для компенсации понесенных издержек или списания подотчетных денег. Добавочные выплаты служащим, использующим служебные разъезды на собственном автомобиле или же использующих общественный транспорт, учреждения относят на затраты, которые непосредственно оказывают влияние на размер налога на прибыль.

Как правильно заполнить маршрутный лист?

Унифицированного шаблона маршрутного листка нет, поэтому учреждения имеют право разрабатывать собственный шаблон такого документа или составлять его в произвольном виде. При этом нельзя путать путевой лист водителя и маршрутный лист, – это разные документы. Первый утвержден законом, а второй заполняется в свободном стиле.

Главным обстоятельством оформления маршрутного листка является обязательное включение всех разъездов в последовательности действий, осуществленных служащим в указанное время с описанием их целей, а также с подтверждением исходными материалами. Составлять формуляр можно на обыкновенном листе А4 или на фирменном бланке учреждения.

Маршрутный формуляр создается в 2-х экземплярах, один из которых направляется в бухгалтерию учреждения, следующий сохраняется у служащего. Учитывая, что данный документ является для учреждения внутренним, заверять его печатью не нужно.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист составляется по обычным правилам составления документов, поэтому затруднений в его заполнении возникнуть не должно.

• Вверху формуляра посередине строки записывается его наименование. Немного ниже отображается населенный пункт и дата составления: число, месяц (прописью), год.
• Потом пишется полное ФИО отчитываемого служащего, заполняется его должность, модель автотранспорта, а также причина поездки.
• Далее в отчете составляется таблица, в которую последовательно записывается дата поездки, конечный пункт маршрута, время приезда и уезда (с точностью до минуты), отчет, доказывающий издержки (его номер, дата), а также размер денег, потраченных на поездку.
• Маршрутный листок подписывается служащим, составившим отчет и бухгалтером учреждения.

После того, как документ утвержден в должном порядке, он превращается в свидетельство отчетности по налогообложению в бухгалтерии. Налоговые службы при проверке учреждения, такие документы также могут проверить. При этом, кроме маршрутного листка, чиновники могут проверить и исходные материалы, в т. ч. проездные документы, подтверждение заправок транспорта, путевые листы и т.д.

В данном видео на Ю-Тубе можно ознакомится с примером заполнения маршрутного листа.

(Видео : “Маршрутный лист торгового представителя”)

Срок хранения маршрутных листов

Правила сохранности маршрутных листов регламентируется пунктом 842 «Перечня типовых управленческих архивных док…» принятым Министерством культуры РФ N 558 от 25.08.2010 года.

В данном приказе оговаривается, что минимальное время сохранности маршрутного листа равно 5-ти годам. Однако, если на протяжении данного периода, не была проведена проверка или ревизия контролирующими органами (ст. 842 перечня…), то маршрутные листы списывать нельзя до проверки.

Кроме того, в приказе Минкультуры говорится, что если маршрутный лист является единственным документом, который подтверждает сложные условия работы, то срок сохранности такого документа увеличивается до 75 лет.

Отличие маршрутного листа от путевого

Основным отличием путевого листа от маршрутного является то, что в путевом листе содержаться сведения о показаниях расхода топлива, служащим основанием расхода ГСМ обоснованными, отображается реквизитный раздел и на оборотной стороне путевого листа, называемой маршрутной, содержатся сведения о маршруте движения транспорта. Маршрутный лист, фактически, является частью путевого листа.

Более полная информация о поездках содержится в путевом лист, т.к. в нем отображается и километраж, и значение спидометра, и расход ГСМ.

Современные экономические условия для коммерческих предприятий обуславливают необходимость создания и развития гибкой логистической системы. Данная задача требует большого количества вложений и соответствующего законодательству РФ документального оформления. Логистика предприятия может подразумевать перемещение различных видов груза, людей и корреспонденции.

Маршрутный лист

Крупные предприятия имеют на балансе легковые и грузовые транспортные средства, которые выполняют различные функции. Независимо от направления использования, автомобили снабжаются сопроводительными документами, основным из которых является маршрутный лист. Порядок заполнения, срок действия, форма путевых бланков зависят от многих факторов. При работе, имеющей разъездной характер, предприятия разрабатывают маршрутный лист служебных поездок, имеющий несколько практических значений. Легковые автомобили, обеспечивающие взаимодействие между офисами или филиалами фирмы, также могут использовать для более эффективной работы маршрутный лист. Данный вид документации многофункционален и выполняет несколько функций.

Грузоперевозки

Большинство организаций предпочитает пользоваться услугами специализированных транспортных компаний, которые обеспечивают доставку груза к месту назначения и предоставляют заказчику документы, подтверждающие его затраты. В этом случае товарно-транспортная накладная является заменой путевых бумаг, маршрутный лист водителя или экспедитора может содержать схему более быстрого проезда и являться дополнением к основному пакету документов. Вся информация о грузе, организации продавце, покупателе, транспортной компании содержится в ТТН, также данный документ является подтверждением доставки товара, основанием оплаты услуг доставщика и начислением заработной платы водителю и экспедитору. В случае доставки нескольких партий товара практикуется оформление ТТН для каждого рейса, маршрутный лист составляется один и содержит обязательное подтверждение времени прибытия, погрузочно-разгрузочных работ. Транспортные компании, занимающиеся оказанием услуг доставки, разрабатывают маршрутный лист для каждого автомобиля на конкретный заказ, это позволяет отслеживать перемещение машины и время нахождения в пути.

Применение на малых предприятиях

Маршрутный лист автомобиля, используемый ИП, может также служить дополнением к ТТН, если речь идет о грузовых перевозках товара. Его содержание является стандартным. В качестве транспортного средства может быть использован легковой или грузовой автомобиль, оформленный на собственника предприятия. Часто транспортное средство арендуется для уменьшения расходов, в этом случае у водителя должна быть копия договора аренды и маршрутный лист поездки.

Обязательные для заполнения графы

• Порядковый номер и дата документа.
• Собственник автотранспортного средства.
• Личные данные водителя (паспорт, водительское удостоверение).
• Наименование грузоотправителя (полное название, ИНН, регистрационные коды, адрес фактического месторасположения склада погрузки).
• Получатель (наименование, адрес доставки).
• Информация о грузе (название, количество упаковок, масса, условия транспортировки).

Для индивидуальных предпринимателей и малых предприятий законодательством не предусмотрена единая форма маршрутного листа. Бланк и порядок его заполнения организация утверждает самостоятельно в учетной политике. Также внутренними документами регламентируется порядок его выдачи, срок возврата, лица, имеющие право подписи. В соответствии с требованиями ПБУ маршрутный лист должен содержать все реквизиты и отражать цели поездок, время и пути перемещения. В качестве образца может быть взят утвержденный 27 ноября 1997 года Госкомстатом РФ путевой лист по форме 3. Документ дорабатывается с учетом специфики перевозок и направления деятельности компании.

Авансовый отчет

Некоторые группы сотрудников предприятия вынуждены много времени проводить в разъездах. Это связано со спецификой работы или с интересами бизнеса. Служба курьерской доставки, торговые представители и менеджеры продаж, финансовый директор, главный бухгалтер, группа работников эксплуатационно-ремонтного участка и т.д. - каждая из перечисленных должностей подразумевает наличие служебных командировок или постоянное перемещение по городу. При этом постоянного маршрута, как правило, не существует, что влечет возникновение у сотрудника затрат по проезду на различных видах транспорта. Предприятия по условиям трудовых договоров обязано возместить сотрудникам данные расходы при наличии подтверждающих документов, которые, в свою очередь, должны быть проведены через бухгалтерию предприятия и войти в состав затрат. В большинстве случаев для правильного отражения в налоговом учете применяется авансовый отчет, но в связи с несоответствием данного документа для учета транспортных расходов к нему дополнительно прикрепляется маршрутный лист. Унифицированного бланка не существует, поэтому предприятие самостоятельно разрабатывает удобную для отчета форму. При этом обязательно учитывается не только количество предоставленных проездных документов и их цена, но и соответствие поездок задачам конкретного сотрудника.

Маршрутный лист: образец

Схема перемещения торгового представителя ООО «Теремок» И. А. Васечкина за период с 15.07.2012 по 18.07.2012 г.

Приложено документов: 4 шт.

Маршрутный лист сдал торговый представитель Васечкин И. А. __________(подпись, дата)

Маршрутный лист принял бухгалтер Кузнецова А. В. _____________(подпись, дата)

Заполнение

Обратная сторона отчета заполняется бухгалтером, который его принял и провел по соответствующим регистрам после проверки. Также утверждению подлежит сумма отчета. Обязательным условием заполнения является указание дат и соответствие их проездным документам. Все подтверждающие бланки должны быть четко читаемы и соответствовать информации, отраженной в разработанном регистре. Маршрутный лист сдается с авансовым отчетом в течение трех дней с момента выдачи денежных средств. Многие курьеры и торговые представители компаний используют данный вид документа для оптимизации рабочего времени. Маршрутный лист составляется на каждый день, он содержит очередность посещения запланированных сотрудником мест. При его разработке учитываются схемы движения транспорта, время в пути, выбирается маршрут, который позволит соответствовать запланированному времени деловых встреч и т.д.

Служебные командировки

Для многих предприятий актуально применение маршрутного листа при разъездном характере работы сотрудников. По ТК РФ служебной командировкой признается поездка по поручению работодателя для выполнения поставленных производственных задач. Возмещение возникающих проездных расходов регламентируется ст. 168.1 ТК РФ. Для признания расходов необходимо правильно оформить маршрутный лист, прикрепить к нему проездные документы. Для налогового учета и признания командировочных затрат расходами необходимы следующие документы:

• Приказ, подтверждающий деловую цель поездки.
• Отчет сотрудника о произведенных тратах.
• Маршрутный лист перемещений.
• Заполненные проездные документы, подтверждающие факт оказания услуг.

Сумма затрат проверяется бухгалтерией, после чего отчет, утвержденный руководителем, сдается на возмещение или погашение суммы, полученной под отчет. Форма маршрутного листа разрабатывается предприятием самостоятельно и отражается в соответствующих учредительных документах.

Работа логистических и транспортных предприятий связана с применением большого количества автомобилей, которые являются источниками повышенной опасности. Одним из средств упорядочивания их использования служит такой документ как маршрутный лист. Он применяется не только в целях контроля за состоянием водителей и временем их работы, но и служит первичным документом, на основании которого формируются данные бухгалтерского и налогового учета.

Помимо фискального значения, этот документ полезен для анализа маршрутных сетей в целях поиска наиболее оптимальных путей, которые улучшат экономические показатели предприятия. Это касается тех компаний, которые не перешли на использование систем автоматизации.

Требования к форме и содержанию маршрутного листа.

При крупных перевозках применяется сопроводительная документация (накладные), которые содержат всю необходимую информацию о пути груза. По этой причине путевой лист в виде отдельного документа не потребуется.

В правовых базах можно встретить форму № 3, утвержденную Росстатом. Она носит рекомендательный характер и подлежит адаптации с учетом того, какой деятельностью занимается предприятие, специфика работы которого несколько иная, нежели обычная логистика. В частности, даже компании-такси должны предоставлять своим водителям путевые листы. Что же в них должно обязательно содержаться?

Необходимыми элементами при оформлении путевого листа являются:

• Номер документа по порядку и дата, когда он был выдан;
• Информация о собственнике транспорта;
• Информация о водителе, включая реквизиты его водительского удостоверения;
• Информация о назначении поездки, маршруте и пробеге.

Оформление маршрутного листа при компенсации расходов на использование личного транспорта сотрудников.

Нередко в компаниях действует положение о компенсациях сотрудникам, которые используют в работе собственный транспорт. Дополнительные выплаты персоналу за то, что он применяет в работе личные автомобили, относятся компаниями на расходы и влияют на расчет налога на прибыль.

В этом случае представители фискальных органов могут осуществить проверку и затребовать представления всей первичной документации. В нее, помимо платежных документов от автозаправок, должны входить путевые листы. В них отражается информация о деловых поездках всех таких сотрудников.

Важным требованием служит соответствие географии перемещений работников их трудовой функции. У налоговиков не будет претензий, если окажется, что юрист ездит в суды , а бухгалтер в банки.

Оформление маршрутного листа необходимо и в случае направления работника в командировку с использованием им своей машины. После возвращения он прикладывается к авансовому отчету.

Форма путевого листа может быть утверждена положением об использовании личного транспорта в работе и положением о командировках.

Перспективы.

Очевидной становится тенденция постепенного вытеснения маршрутного листа из сферы крупных грузоперевозок. В настоящее время он превращается в документ учета, на основании представления которого происходит оформление компенсаций сотрудникам компаний.

С развитием систем мониторинга движения транспорта и совершенствования аналитического программного обеспечения маршрутный лист будет заменен более актуальными аналогами. Ими станут технические отчеты, содержащие показания о пройденном пробеге, путях следования и фактическим расходе топлива. Такие новшества станут быстро внедряться после прохождения процедур сертификации.

Образец заполнения путевого листа

Заполнение путевого листа в «1С:Бухгалтерия 8» - возможности «Учет. Анализ. Управление 8»

Автор публикации