Как должна быть оформлена копия трудовой. Копии для банка: как заверять. Зачем нужна копия трудовой книжки

Заверенная выписка из трудовой книжки может понадобиться при разных обстоятельствах.

Рассмотрим, как правильно оформить заверение копии документа, чтобы потом не пришлось заново обращаться в отдел кадров, а также выясним, какие реквизиты, печати должны быть обязательно проставлены в трудовой.

Где и как оформить копию (выписку) трудовой книжки с её заверением – инструкция

Трудовая книжка – юридически важный документ. В то время, когда гражданин работает, она должна находиться у специалиста отдела кадров, или же непосредственного руководителя организации.

Если же гражданин не числится в штате организации или не трудоустроен, то документ может и должен находиться на руках.

Способы заверения напрямую зависят от того, где храниться книжка:

1. В первом случае документ заверяет работодатель или начальник кадрового отдела.
2. При втором условии заверение проходит в нотариальной конторе.

Как правило, если вам отказывают в заверении, требуйте письменное объяснение , где пропишут причину отказа.

А вообще, на практике происходит так, что гражданину не отказывают, и без каких-либо проблем оформляют копию книжки - а затем и заверяют.

Оформление выписки документа осуществляется в несколько этапов:

1. Личное обращение в организацию. В нотариальной конторе достаточно устно огласить свою просьбу, а вот при обращении в кадровый отдел или к непосредственному руководителю вам необходимо будет написать заявление. Особенно часто такое требование выдвигают крупные компании, в которых больная численность работников.
2. Определение страниц, которые необходимо заверить. Подтверждения могут не требовать со всего документа, а лишь нескольких страниц. Стоит убедиться, какие периоды трудового стажа необходимы для подтверждения. Обычно специалист делает копию первого листа, где содержится информация о личности гражданина, и дополнительных листов книжки.
3. Ожидание и получение заверенной копии. При письменном обращении, отсчитайте 3 рабочих дня. Именно после этого времени вы сможете получить заверенную копию документа у должностного лица (пункт 7 Постановления Правительства РФ под номером 225, утвержденного 16 апреля 2003 года).

Не забудьте обговорить с нотариусом, сколько будут подготавливать документ. Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.

Заверение копии трудовой книжки или выписки из неё работнику для предоставления кредита в банке – о чем необходимо помнить?

Чаще всего трудовую книжку заверяют, чтобы получить в дальнейшем потребительский кредит в банковской организации.

Конечно, есть системы «двух документов» для получения займа, в которых не требуют заверять этот документ.

Но обычно условия кредитования лучше для тех граждан, которые трудоустроены и могут подтвердить свою занятость.

Заверять документ должен работодатель или начальник отдела кадров , если россиянин трудится на предприятии, или же нотариус .

Чтобы получить заверенную выписку, гражданину предстоит обратиться с личным письменным обращением , в котором обязательно указывать цель заверения.

Можно просто написать – «для предоставления в банк».

При заверении копии документа специалист должен учитывать такие особенности оформления:

1. Сделайте копии всех страниц документа. Возможно, сейчас вы занимаете должность обычного работяги, а ранее трудились в управленческом/административном составе. Это может повлиять на предоставление кредита.
2. Стоит делать копию в таком размере, каков размер настоящей, реальной книжки. Не стоит увеличивать масштаб.
3. Если вы сделали скан, то не рекомендуют распечатывать картинку, так как может измениться размер.
4. Обязательно должны быть указаны все реквизиты, стоять печать и подпись.
5. В выписке также указывают, кем работает заявитель. Достаточно написать «Работает по настоящее время/момент в должности…».

Заметьте, действует такая выписка всего лишь 1 месяц . Если вдруг работник уволился в этот период, устроился на новую работу, то копия будет недействительной.

Приведем пример: гражданин Занков обратился в банк за займом. Ему необходимо было предоставить документы: паспорт, копию трудовой книжки, справку с места работы о размере заработной платы.

Сделав заверенную копию и подав документы в банковскую организацию, спустя неделю Занков уволился. В трудовую книжку внесли соответствующую запись и документ выдали на руки.

В назначенное время Занкову была назначена консультация с банковским сотрудником. Явившись в банк, Занков предоставил оригинальные документы для сверки. Оказалось, что теперь заверенная выписка трудовой книжки была недействительной.

Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ.

Как заверить копию или выписку трудовой книжки правильно – обязательные реквизиты, подпись и печать

Помните, что не всегда заверенные копии принимают. Случается так, что специалист отдела кадров не в то место поставил печать, и гражданин получает из-за этого отказ.

Чтобы не случалось конфузных ситуаций, и документы не приходилось переделывать, следует правильно заверять выписку.

Рассмотрите внимательно полученную копию. На ней, в конце документа должна быть указана такая информация:

1. Номер записи.
2. Предложение – «Работает по настоящее время».
3. Должность специалиста.
4. Инициалы должностного лица.
5. Дата заверения.

Важно: обязательно должна стоять печать учреждения, компании, в которой вы работаете.

Также на копии каждого разворота, под ним, на листе должны быть:

1. Прописаны слова, которые оформляются без кавычек, – «Копия верна».
2. Указаны инициалы специалиста.
3. Вписана должность лица, заверяющего документ.
4. Стоять подпись кадрового специалиста.
5. Дата.

Чаще всего встречаются ошибки, связанные с неправильной постановкой печати. Она должна проставляться в специально-отведенном месте.

Например, как здесь:

Общая схема заверения трудовой книжки такова:

Придерживайтесь его при оформлении выписки.

Учтите, чтобы:

1. Печати как бы фиксировали копию, расположенную на листе А4.
2. Печати были проставлены на каждой странице.
3. Заверяющие надписи располагают внизу, на каждой странице, где есть копия.

Приведем несколько примеров правильно заверенной выписки:

Сегодня нередко для свершения многих действий требуется копия трудовой книжки с места официального трудоустройства.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

При этом необходимость в подобном документе возникает достаточно часто и в самых разных ситуациях. Именно поэтому стоит по возможности заранее обзавестись им.

Куда она необходима

На сегодняшний день трудовая книжка является очень важным документом. Она подтверждает сам факт официального трудоустройства конкретного гражданина Российской Федерации. Именно поэтому нередко требуется предоставление её копии.

Простому работнику лучше всего заранее узнать, куда нужна копия трудовой книжки (работодатель заверить и передать её обязан по первому требованию). Так как таким образом можно будет сэкономить достаточно большое количество времени.

Чаще всего копия рассматриваемого документа требуется в следующих случаях:

• при оформлении кредитного займа любого типа в банковском учреждении;
• для восстановления утерянной трудовой книжки – при наличии заверенной копии эта процедура займет минимальное количество времени;
• для составления резюме;
• для пенсионного фонда;
• для получения загранпаспорта;
• для иных целей – их перечень достаточно обширен.

Почти всегда при устройстве к новому работодателю необходимо предоставлять информацию о прежних местах трудоустройства.

Занимаемые ранее соискателям должности служат подтверждением наличия определенного опыта, необходимого в конкретном случае.

Но согласно действующему на территории РФ законодательству после заключения трудового договора оригинал трудовой книжки обязательно должен храниться в отделе кадров.

Забрать её оттуда не имеется возможности. Именно поэтому требуется заверенная копия. Потенциальный работодатель сможет легко оценить опыт своего будущего работника.

Иногда случается, что работник или же работодатель теряют трудовую книжку. В таком случае желательно восстановить её. При отсутствии копии данного документа такая процедура займет очень большое количество времени.

Если же на руках у работника будет заверенная копия, то она может быть осуществлена всего за один день. Потому стоит заранее озаботиться получением такого документа. Это существенно упростит жизнь в случае утери оригинала.

Также стоит приложить копию трудовой копии к своему резюме – если осуществляется отправка его простой или же электронной почтой работодателю. Таким образом, стоит заранее обратиться к своему работодателю с просьбой о её изготовлении.

Зачем нужна копия трудовой книжки для банка

Чаще всего трудовая книжка требуется в первую очередь при обращении в банк за получением кредита. Обычно наличие данного документа строго обязательно. Его отсутствие может послужить причиной отказа в предоставлении услуги.

Данный документ требуется банку для следующих целей:

• установления основного источника дохода обратившегося клиента;
• определения платежеспособности – насколько велика будет вероятность возврата кредита в случае его выдачи;
• если по какой-то причине клиент решит не возвращать взятые в долг у банка средства – чтобы осуществить операцию взыскания по месту работы клиента.

Также трудовая книжка является одним из подтверждений правдивости всех предоставленных в банк данных. Но в первую очередь данный документ необходим для определения платежеспособности.

Специальная кредитная комиссия на основании копии трудовой, а также обширного перечня иных документов и различных важных факторов осуществляет анализ вероятности возврата долга. И только если данный показатель близиться к 90% — кредит будет выдан.

При этом трудовая книжка служит источником информации о постоянстве клиента. Обычно не вызывают доверия лица, часто меняющие место своего трудоустройства.

Такие клиенты вызывают подозрения у работников кредитного комитета. Потому чем большее количество записей будет представлено в трудовой за короткий срок, тем меньше вероятность получить кредит.

Также работодатель имеет право вносить пометку о причине увольнения. К данному разделу трудовой книжки работники банка присматриваются особенно пристально.

Наличие факта увольнения по статье может стать причиной невозможности получения кредитного займа. Фактически трудовая книжка является для банка вторым паспортом. Она содержит массу важной информации.

Причем как раз именно по этому причине в некоторых случаях не стоит предоставлять банку данный документ (если в трудовой книжке имеются записи об увольнении по статье).

Для загранпаспорта

Согласно ранее действующему на территории РФ законодательству для получения загранпаспорта необходимо было предоставить копию или же оригинал трудовой книжки – в зависимости от статуса работодателя.

Так, для выдачи или же замены этого документа необходимо было представить:

• ксерокопию каждой страницы с печатью организации и подписью непосредственного руководителя;
• на чистый лист переписать все данные о местах трудоустройства за последние 10 лет (данный документ обязательно должен быть заверен кадровой службой работодателя).

Копия всех страниц трудовой книжки с печатями и подписями требуется в случае, если получающий загранпаспорт работает в частной организации.

Выписка всех мест работы за последние 10 лет допускается в случае трудоустройства в государственной организации, муниципальной. Данные требования предъявляют очень многие учреждения, занимающиеся выдачей загранпаспортов.

Хотя фактически они незаконны – законодательством прямо запрещается в данном конкретном случае требовать от официально трудоустроенного гражданина РФ такие документы.

Ранее обозначенная выше процедура регламентировалась специальным нормативно-правовым актом – Приказом Министерства внутренних дел от 26.05.97 г.

Данный НПД предусматривал процедуру получения паспорта лицом, возраст которого составлял 18 и более лет. На данный момент документ действительным не является.

Этим же ведомством 07.04.13 г. был принят приказ №320. По нему был дан целый ряд разнообразных пояснений Федеральной миграционной службы.

Именно одно из этих пояснений содержит мнение о том, что копия трудовой для получения загранпаспорта на данный момент не требуется.

Тем не менее, стоит все же обзавестись заранее документом рассматриваемого типа. Так как некоторые выдающие паспорта учреждения не придерживаются нового законодательства.

Что является нарушением. Но в некоторых случаях проще всего избегать конфликта с паспортным столом. Чтобы разобраться, нужна ли копия трудовой книжки для загранпаспорта старого образца, необходимо в обязательном порядке ознакомиться с освещающими данный момент НПД.

При возникновении по этому поводу конфликта с паспортным столом следует обратиться в региональное отделение ФМС – это позволит разрешить многие трудности.

Д ля Пенсионного фонда

Как бы странно это не звучало, но порой требуется предоставить копию трудовой книжки именно для Пенсионного фонда РФ. Так как трудовая книжка является основным подтверждением наличия трудового стажа у конкретного гражданина Российской Федерации.

Именно поэтому в случае оформления пенсии по старости ПФР вправе запрашивать у подающего документы копию трудовой книжки.

Данный момент регламентируется следующими нормативно-правовыми документами:

• Трудового кодекса РФ;
• Правил подсчета величины трудовой пенсии;
• Постановление правительства от 24.07.02 г.

Согласно обозначенным выше НПД, сотрудники Пенсионного фонда имеют право запрашивать у обращающегося в него документы, перечисленные специальном перечне – в него входит копия трудовой.

Данный перечень устанавливается Постановлением Министерства труда РФ от 27.02.02 г. Копия трудовой обозначается в рассматриваемого перечня. При это нередко работники пенсионного фонда требуют от работника кадрового отдела предоставления оригинала трудовой.

Следует знать, что подобное требование является незаконным и кадровику стоит отказать. Но, в то же время, он может пойти на встречу ПФР и под подписку выдать работнику оригинал.

Но следует помнить, что согласно требованиям НПД о хранении документов рассматриваемого типа, в случае его утери ответственность полностью ложится именно на работодателя. Он обязан будет в кратчайшие сроки восстановить рассматриваемый документ.

Нужна ли копия трудовой книжки для визы

Для оформления некоторых документов в случае поездки за рубеж необходимо обязательно предоставлять копию трудовой книжки – не только для загранпаспорта.

В практике каждого сотрудника кадровой службы возникает ситуация, когда работнику организации необходимо выдать заверенную копию документа. Как это правильно сделать?

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.

Трудности с заверением копии приказов возникают редко, так как требования к оформлению организационно-распорядительных документов подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003) говорится, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

1. Формат копии

Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки. Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша.<

На основании п. 4.1. ГОСТ Р 6.30-2003 примем за стандарт копии лист формата А4 (210х297 мм). При копировании книжная ориентация предпочтительнее альбомной, так как, во-первых, она более удобна для чтения (нет необходимости переворачивать лист); во-вторых, такая ориентация копии в отличие от альбомной точно отражает размер и формат оригинала.

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть сделана на листе формата А4, один разворот на одном листе, предпочтительна книжная ориентация.

2. Отметка о копийности

В большинстве инстанций просят ставить отметку о копийности в виде надписи «Копия верна», в ГОСТ Р 6.30-2003 же рекомендовано проставлять заверительную надпись «Верно». С одной стороны, требования организаций указывать слово «копия» на копии документа выглядят вполне логичными, но они противоречат нормам ГОСТ Р 6.30-2003./

На сегодняшний день, к сожалению, ГОСТ Р 6.30-2003 – единственный нормативный акт, регулирующий вопрос о заверении копии документа. Однако,

• ГОСТ носит рекомендательный характер, то есть обязать придерживаться его требований нельзя;
• ГОСТ составлен исключительно для организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, инструкции, положения и др.), но это не подходит для трудовой книжки. Трудовая книжка – это особый документ, у которого свое назначение, своя форма и иной состав реквизитов;
• ГОСТ устарел! Он был выпущен более 10 лет назад и основывается в основном (с незначительными изменениями) на стандартах советского времени (1972 г. и 1990 г. и заменившем их ГОСТ 1997 г.). В то время не было того понятия «копия», которое есть сейчас. Сейчас это не выписка из документа, сделанная от руки или составленная на печатной машинке, а ксерокопия или скан – фотографическое изображение оригинала документа. Применительно к трудовой книжке трудно спутать копию с оригиналом, а вот по отношению к другим документам часто невозможно определить, где оригинал, а где копия. Именно поэтому на законодательном уровне необходимо пересмотреть правила и вместо «Верно» использовать формулировку «Копия верна»;
• нормативная база не успевает отражать сложившуюся практику. Сейчас требования ГОСТ известны в основном узким специалистам, имеющим профильное образование, и работникам государственных органов. Большинству работников коммерческих организаций, которые, как правило, и требуют копию трудовой, непонятна надпись «Верно», они не знают про реквизит «Отметка о заверении копии» и не используют его. Для них заверенная копия должна содержать слово «копия». А так как чаще всего заверенная копия требуется для банков, возникают недопонимания между работником, у которого заверенную по ГОСТ копию не принимают, и работником кадровой службы, который вынужден доказывать, что он прав. Эти конфликты отнимают очень много рабочего времени;
• если следовать ГОСТ, то реквизит «Отметка о заверении копии» должен быть проставлен в виде надписи, то есть полностью прописываться работником кадровой службы от руки. Но в настоящее время в условиях огромных объемов работы это лишняя трата времени. Использование готовых печатей, самонаборных штампов и датеров существенно экономит время, и отказываться от этого в пользу формулировки ГОСТ скорее всего нецелесообразно.

Спорным также представляется вопрос о расположении отметки о копийности. Многие опять же ссылаются на ГОСТ Р 6.30-2003, однако, как уже отмечалось выше, этот стандарт рассчитан лишь на организационно-распорядительные документы. Трудовая книжка, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, не входит в систему организационно-распорядительных документов. Также на каждой странице трудовой книжки может не быть реквизита «Подпись», после которого должна располагаться отметка о заверении копии.

Часто сотрудники кадровой службы проставляют эту отметку в правом верхнем углу. Возможно, это делается по аналогии с оформлением дубликата трудовой книжки. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). В соответствии с п. 1.2. Инструкции по заполнению трудовой книжки, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 10 (далее – Инструкция по заполнению трудовой книжки), «в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат». Представляется, что такое расположение отметки о копийности не совсем корректно. Во-первых, дубликат документа и его копия – это различные понятия, и смешивать их недопустимо. Во-вторых, в правом верхнем углу трудовой книжки располагаются серия и номер документа, при наличии – надпись «Дубликат», и отметка о копийности будет закрывать эти реквизиты.

Поэтому наиболее рациональный выход в рассматриваемой ситуации – ставить отметку о копийности в левом нижнем углу копии, при этом текст или иные реквизиты должны хорошо читаться и не перекрываться отметкой. Такое расположение оправданно тем, что соотносится как с рекомендациями ГОСТа, так и с требованиями организаций о проставлении этой отметки в тексте, а не на пустом листе.

Таким образом, отметка о копийности состоит из надписи «Копия верна», которая располагается в левом нижнем углу копии.

3. Подпись заверяющего лица

В соответствии с действующим Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствовании предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х) верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица. В п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что «ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя». Это же должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книжек. Реквизит «подпись» оформляется в соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003.

Таким образом, подпись заверяющего лица состоит из должности, личной подписи и расшифровки подписи и располагается ниже отметки о копийности.

На копию трудовой книжки необходимо ставить печать, так как оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», в соответствии с п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки это может быть либо печать организации, либо печать структурного подразделения (кадровой службы). На наш взгляд, оттиск печати целесообразно ставить правее отметки о копийности на самой копии, а не на пустом листе.

Таким образом, копию трудовой книжки необходимо заверять либо круглой печатью организации, либо печатью кадровой службы.

На копии обязательно должна ставиться дата – это предписывает действующее законодательство (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и п.1 Указа № 9779-Х). Данный реквизит позволяет заверить актуальность сведений, содержащихся в трудовой книжке, а также отмечает «срок годности» заверенной копии: до 30 календарных дней. Это указано в требованиях к документам, подтверждающим трудовую занятость заемщика, при обращении в банк. Данные требования, например, размещены на официальных сайтах некоторых банков: Сбербанка, Юникредит. Дата может проставляться как в цифровом, так и в буквенно-цифровом формате (например, 08.10.2014 или 08 октября 2014 г.).

Таким образом, на копии ниже подписи должна проставляться дата заверения.

6. Отметка о подлиннике

Пункт 1 Указа № 9779-Х предписывает делать на копии отметку, что подлинник документа находится в данном предприятии, учреждении, организации, однако по ГОСТу такая отметка не предусмотрена. В большей степени это требование правомерно для документов, которые созданы в организации (учредительные, организационно-правовые, распорядительные и другие документы), но не для трудовой книжки. В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы и выдается работнику на руки только в день увольнения (последний день работы). В связи с этим для копии трудовой книжки отметка о нахождении подлинника представляется лишней.

7. Способы заверения копии

В делопроизводственной практике применяются два способа заверения копии трудовой книжки:

• заверяют постранично – рассмотренные выше реквизиты проставляют на каждой странице;
• прошивают несколько листов – все листы нумеруют по порядку, сшивают, на обороте последнего листа наклеивают лист с заверительной надписью о том, сколько листов прошито, пронумеровано и скреплено печатью, заверяют подписью и печатью.

Из судебной практики, касающейся признания юридической силы копии документов, следует, что заверена должна быть каждая страница документа, а не его подшивка. Под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение <…> копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09).

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть заверена постранично.

8. Дополнительные надписи

Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время». Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой лишней надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить незаконную надпись. Часто эту надпись просят также отдельно заверять. На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется.

Таким образом, заставлять делать надпись «Работает по настоящее время» неправомерно, однако работников кадровой службы вынуждают так поступать.

Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет. В организациях с большой численностью работников и с большими объемами документооборота в кадровой службе целесообразно использовать штампы. Это могут быть либо отдельные штампы («Копия верна», штамп с реквизитом «Подпись», датер), либо общий штамп, содержащий все необходимые реквизиты. Такой способ заверения копий документов помогает существенно сэкономить время, так как от руки ставится только личная подпись. Итак, в настоящее время не существует единых правил заверения копий трудовой книжки. Каждая организация выдвигает собственные требования исходя из своих внутренних стандартов. Для того чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо законодательное закрепление правил оформления копии трудовой книжки.

Пример заверенной копии трудовой книжки

Ксения Белоконева - к.фил.н., специалист отдела управления персоналом ООО «ТОЙОТА БОШОКУ», Санкт-Петербург. Редакция журнала «Кадровик»

Сколько действительна копия трудовой книжки?

Многие банки при выдаче клиентам кредита на крупные суммы в числе необходимых документов требуют копию трудовой книжки гражданина. К оформлению этого документа предъявляются определенные требования, в том числе и по срокам действия. Поэтому необходимо знать, сколько действительна копия трудовой книжки.

Требования банков к трудовой деятельности клиентов

Банкам сведения о работе клиента необходимы в первую очередь для подтверждения правдивости сообщенной будущим заемщиком информации, а также для:

• определения степени платежеспособности предполагаемого клиента;
• установления его основного стабильного источника дохода;
• подстраховки для возможного взыскания суммы кредита по месту работы заемщика в случае ее невозврата.

Принимая решение о выдаче кредита, кредитная комиссия банка исходит из анализа вероятности возврата долга. Важную роль в этом играет информация о постоянстве клиента в трудовых отношениях, источником которой является его трудовая книжка.

Поэтому лица, часто меняющие место своей работы (у которых за последнее время много записей о трудоустройстве и увольнении в трудовой книжке), не всегда могут быть признаны надежными клиентами.

Так же обстоят дела и с лицами, в трудовых книжках которых имеются записи об увольнении по так называемым виновным основаниям, предусмотренным ст. 81 ТК РФ (за систематические нарушения трудовой дисциплины, прогул, появление на работе в нетрезвом виде, совершение хищения по месту работы и др.).

Подобным клиентам зачастую отказывают в предоставлении кредита, а причины при этом могут не разъясняться.

Копия трудовой книжки для банка

Согласно трудовому законодательству трудовая книжка хранится у работодателя и выдается в строго оговоренных в законе случаях. Предоставление в банк для получения кредита к ним не относится.

Если гражданину необходимо предоставить в банк информацию о своей трудовой деятельности, понадобится копия трудовой книжки.

Работник имеет право обратиться за ее выдачей к работодателю путем представления письменного заявления об этом, и тот обязан выдать заверенную надлежащим образом копию безвозмездно в течение трех дней с момента обращения (ст. 62 ТК РФ).

В копии трудовой книжки для банка обычно заверяются все страницы (на листе может быть как один, так и два разворота трудовой книжки). После последней записи о приеме на работу должна быть проставлена надпись синей ручкой: «Продолжает работать по настоящее время в должности такой-то. Номер записи, текущая дата». Эта надпись должна быть заверена подписью должностного лица (с указанием должности).

Требования к оформлению и срокам действия копии трудовой книжки

У каждого банка свои правила относительно предъявляемых клиентами документов.

Их можно узнать в офисе банка или на его сайте в интернете.

Там всегда содержатся требования и к копии трудовой книжки для предъявления в банк: правила ее оформления и срок действия.

Как правило, банки ограничивают срок действия копии трудовой книжки одним месяцем после даты ее заверения. Однако в некоторых случаях срок действия этого документа банки уменьшают до двух недель, а иногда даже до трех дней. Поэтому нужно внимательно следить за сроками.

Если работник уволился в этот период, то копия трудовой книжки с заверительной надписью работника кадровой службы «продолжает работать в настоящее время» становится недействительной.

Таким образом, ответ на вопрос, сколько действует копия трудовой книжки для получения кредита, нужно искать в информации конкретного банка об общих требованиях к предъявляемым документам и об интересующем клиента кредитном продукте.

Мы часто получаем от наших читателей вопросы, связанные с тем, как нужно правильно заверять трудовую книжку для кредита? Сегодня мы подробно расскажем вам про те действия, которые вам нужно совершить, а также покажем образец правильного выполнения такой работы.

Итак, на сегодняшний день кредитные отношения с банком имеет каждая пятая семья в стране. И для того, чтобы получить сумму кредита от и выше, в большинстве банковских организаций от заемщика потребуют копию его трудовой книжки, которая должна быть заверена работодателем.

Почему именно копию?

Дело в том, что согласно действующему российскому законодательству, работодатель обязан хранить труд.книжку у себя на предприятии в течение всего периода времени, пока сотрудник работает у него. Хранится документ, чаще всего, в головном офисе.

И в том же законодательстве указано, что если сотруднику требуется получить данный документ, то он может быть выдан в виде заверенной копии. Основное ее отличие от дубликата состоит в том, что копия верна только при наличии оригинала, и ни в коем случае не заменяет его.

Работодателю дается 3 рабочих дня на то, чтобы выдать работнику требуемую бумагу со всеми необходимыми подписями и печатями, в противном случае можно подать в суд, и вашему начальству будет грозить административная ответственность.

Подчеркнем, то получение копии трудовых документов – это безвозмездная услуга, которая должна оказываться бесплатно.

К кому нужно обращаться за её получением?

К вашему непосредственному начальству или же в отдел кадров, если он есть на вашем предприятии. При этом нужно будет написать заявление, где необходимо указать:

• В шапке: на чье имя подается заявление – адресуется руководителю организации, т.е. нужно указать его полное ФИО и должность,
• Далее указывается ФИО и должность работника,
• Данное обращение именуется «Заявлением» и пишите посередине листа с новой строчки,
• В тексте нужно указать, что вы просите выдать вам копию трудовой книжки согласно статье 62 Трудового Кодекса РФ. При этом необязательно указывать причину обращения, но если захотите, например, для предоставления в банк, это не возбраняется,
• Заявку нужно подписать, проставить дату составления и передать руководству,
• На рассмотрение руководителю дается не более 3-ех дней, после чего должен быть издан указ и назначен ответственный за выдачу сотрудник, например, инспектор отдела кадров.

Требования к оформлению:

• Все листы, начиная с первого разворота должны быть отксерены, если есть нечитаемые записи – их можно набрать на компьютере. Не допускаются полосы, подчистки и исправления,
• Каждый лист заверяется требованиям, которые находятся в Правилах Госстандарта и Указе ПВС 9779-Х. Внизу каждой страницы должна иметься надпись «Копия верна», а также ФИО кто заверил (фамилия и инициалы), должность заверяющего (например, главный бухгалтер или директор), когда заверил, и подпись проверяющего,
• Внизу каждого листа обязательно ставится печать. Важно: печать должна захватывать саму копию и подпись проверяющего. Делается она на ксерокопии, ни в коем случае нельзя ставить подпись в самой книжке!
• На последней странице с имеющимися данными о работнике должна быть запись: «Работает по настоящее время», ее номер, дата заверения, должность заверяющего, его инициалы с фамилией и подпись. Печать ставится на этом тексте, чтобы «захватить» её, а также внизу ксерокопии.

Ниже мы даем образец того , как должна быть правильно заверена копия трудовой книжки для того, чтобы получить кредит:

Зачем нужно предоставлять копию трудовой?

Еще не так давно большинство банковских организаций в нашей стране выдавали денежные средства в кредит по 1-2 документам. Однако, такая лояльность по отношению к заемщикам привела к тому, что у многих компаний начались проблемы с непогашенными займами, люди просто переставали платить по своим долгам из-за различных финансовых трудностей.

После того, как с 2016 года в России началась массовая «чистка» в банковском секторе, несколько десятков финансовых компаний с большим количеством проблемных кредитов . Они попросту не могли исполнять свои обязательства перед вкладчиками.

Именно после этого банки начали ужесточать свои требования к клиентам. Если раньше достаточно было принести паспорт гражданина РФ + еще один документ на ваш выбор, то теперь кредитор обязательно попросит вас подтвердить свою платежеспособность. А делается это как раз при помощи справки о доходах и копии трудовой.

Есть ли компании, где выдают деньги без документов? Конечно, в основном, это или небольшие региональные банки, занимающиеся экспресс-кредитованием. Также сюда можно отнести который выдает свои кредитки без справок с места работы, но и условия здесь не самые выгодные.