Как отправить уведомление о выдаче трудовой книжки. Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении? О необходимости явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте

Переписка по поводу невостребованной при увольнении трудовой книжки требует строжайшего соблюдения законодательных норм и установленных этими нормами сроков. Избежать ошибок, влекущих за собой правовые последствия, помогает консультант по вопросам делопроизводства, ведущий семинаров И.В. Мурнина.

Кадровики пишут нечасто: ведение переписки - не главная задача кадровой службы организации. Зато их переписка строго «привязана» к действующим законодательным нормам, а ее отсутствие может привести к серьезным правовым и финансовым последствиям для организации работодателя. Короче, «что ни слово - золото…», в смысле выплат работнику.

К категории процедур, которые требуют ответственного подхода, строжайшего соблюдения законодательных норм и установленных этими нормами сроков, относится переписка по поводу невостребованной при увольнении трудовой книжки . Разговоров было много. Но разговоры немного поутихли, а трудовые остались, живут и здравствуют, и все законодательные нормы, которые касаются весьма трудоемкого («от руки») процесса их ведения также действуют. Действует также и практика отправки писем слишком забывчивым или «юридически грамотным» работникам, которые уволились, но свою трудовую книжку не забрали.

Практический сюжет

В соответствии со ст. 62 Трудовым кодексом РФ в последний день работы (день увольнения) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (без напоминаний и заявлений со стороны работника), копии других документов, связанных с работой (это уже - по письменному заявлению работника) и произвести с ним окончательный расчет.

На практике трудовая книжка фиксирует различные периоды и аспекты трудовой деятельности работника, его трудовой стаж. И она не может выступать орудием жесткого психологического давления, манипуляций или шантажа работника при увольнении. Например, «Вот найдете себе замену, тогда и трудовую отдадим… »

В последний день работы трудовая книжка должна быть выдана работнику на руки лично : передавать книжку через посредников – других сотрудников, курьера организации, нельзя. В в графе 13 «Дата выдачи на руки трудовой книжки » и в графе 14 «Расписка рабочего или служащего в получении трудовой книжки » работник собственноручно ставит дату, которая должна совпадать с датой последнего дня работы (датой увольнения) и расписывается.

Законодательные нормы гласят…

Эта процедура регламентирована пунктом 35 , утвержденных Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Пересказываем близко к тексту: при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя… работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения действия трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись признается недействительной.

Указанные правила однозначны и непоколебимы: получение трудовой книжки в день увольнения лежит не только в сфере интересов увольняющегося работника. При неполучении трудовой книжки у работника могут возникнуть проблемы с трудоустройством, а в, далеком или недалеком будущем, и с оформлением пенсии. Работодатель не менее, а даже более работника, заинтересован в выдаче трудовой книжки в установленный законодательством срок – последний день работы (день увольнения) .

Пункт 36 рассматривает действия работодателя в случае неполучения работником трудовой книжки на руки в день увольнения. Если в день увольнения работника (прекращения ) работник отсутствует или отказывается от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на ее пересылку по почте. Отправка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Итак, работник, несмотря на неоднократные напоминания сотрудника отдела кадров организации, в последний день работы за трудовой книжкой не явился. Не позднее утра следующего рабочего дня кадровая служба подготавливает и подписывает у руководителя или другого уполномоченного должностного лица письмо-уведомление работнику с просьбой забрать трудовую книжку либо направить свое согласие на ее отправление по почте. В тексте письма указывается почтовый адрес с индексом и адрес местонахождения (если они различаются) кадровой службы, телефон контактного лица. Обязательно укажите время работы с перерывом на обед, если он зафиксирован. Помните, что такие письма выступают в качестве доказательной базы в суде, если работник решит доказать, что задержка трудовой книжки была намеренной со стороны работодателя.

Письмо оформляется на бланке организации и направляется работнику по адресу фактического проживания, указанному в формы (бывшая форма Т-2), личном листке по учету кадров (анкете), собственноручно заполненной работником и помещенной в его личное дело.

Это письмо направляется в адрес уволившегося работника заказным письмом с уведомлением о вручении. Копия письма, квитанция , а впоследствии – уведомление о вручении , подшивается в личное дело работника или отдельное дело. После получения письменного согласия работника трудовая книжка отправляется по указанному им адресу заказным ценным отправлением с уведомлением о вручении и описью вложения.

Отправлять трудовые книжки обычным письмом не рекомендуется, т.к. это не дает гарантии личного получения трудовой книжки работником и, в значительной мере, увеличивает риск ее утраты при пересылке. Копия сопроводительного письма, квитанция об отправке и уведомление о вручении также подшиваются в личное дело работника (отдельное дело).

Трудовая книжка может быть передана на руки доверенному лицу работника на основании нотариально заверенной доверенности . В этом случае доверенность изымается и подшивается в личное дело работника, а в Книге учета движения трудовых книжек… делается соответствующая запись с указанием даты и номера доверенности. Понятно, что лицо, получившее трудовую книжку по доверенности, ставит свою личную подпись и дату получения трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его родственникам после предъявления свидетельства о смерти и документов, подтверждающих родство . С этих документов снимаются копии, заверяются сотрудником кадровой службы организации и подшиваются в личное дело работника. В Книге учета движения трудовых книжек… также делается соответствующая запись. Трудовая книжка может быть также выслана по почте по запросу родственников умершего работника.

В каждом конкретном случае в делается отметка, которая отражает процедуру выдачи или отправки трудовой книжки. При этом, указываются даты и номера документов (например, дата и номер письма, почтовой квитанции, которой отправлена трудовая книжка, нотариально заверенной доверенности), фамилий лиц, которым она выдается на руки на основании доверенности или свидетельства о смерти и других особо значимых реквизитов.

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, ведущий семинаров

Уведомление – вид документа, который характеризует официальную передачу сведений о чём-либо. Сопровождает многие юридические процедуры.

В ситуации, когда работник не желает забрать трудовую книжку при увольнении, выступает в роли напоминания о необходимости забрать документ с прошлого места работы.

Уведомление играет двоякую роль. Для уволившегося лица оно служит предупреждением о необходимости получить документ, играющий существенную роль в дальнейшем трудоустройстве.

Вероятны случаи, когда граждане действительно забывают о том, что не получали трудовую. Так же нередко увольнению предшествовала суматоха, в которой они просто упустили из виду данное действие. После получения уведомления они могут:

• подойти за получением документа;
• послать запрос о пересылке документа почтой.

Ещё более важно отправление уведомления для работодателя: этим действием он констатирует факт добросовестного отношения к процедуре увольнения, что позволит избежать правовых последствий в случае возникновения трудового спора.

Нередки случаи мошенничества со стороны бывших работников, которые требуют материального или морального возмещения за задержку трудовой.

Цель составления уведомительного оповещения – предупредить бывшего работника, или напомнить таковому об ответственности за принадлежащий ему документ. Так же это действие по делегированию ответственности работодателя – владельцу книжки.

Уведомление составляется в следующих случаях:

1. если увольняемый работник принципиально не получил документ в последний рабочий день.
2. Если лицо уволено по инициативе работодателя за прогулы и отсутствовало на рабочем месте по неуважительной причине.
3. Когда владелец трудовой работает в филиале, в том числе – за пределами города.
4. В иных ситуациях, когда работник не получил трудовую в последний рабочий день или на протяжении последующих двух дней.

Если назавтра после увольнения, книжка не получена, допускается устное напоминание:

• по телефонному звонку;
• через сотрудников – друзей или соседей.

Так же допускается передача уведомления по электронной почте.

На третий день требуется обязательно оформить документ на бумажном носителе, в официальном виде, удостоверив подписью работодателя или лица, уполномоченного на выдачу трудовых, и передать его владельцу книжки.

Сроки и нормы передачи уведомления ориентируются на нормы статей 62 , , , 127 и т.п. А так же – на Правила № 225 , утверждённые ПП РФ 16.04.03 г.

ТК РФ, Статья 127. Реализация права на отпуск при увольнении работника

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.

При предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник.

Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении по образцу?

Составление этого документа не подчиняется особому регламенту, трудовое законодательство не указывает на особенности его оформление.

Основными критериями являются:

• письменная форма;
• вид официальной бумаги;
• удостоверение уполномоченным лицом;
• текст сообщения.

Его можно составить на фирменном бланке организации, или поставить штамп организации, с её реквизитами. Если это невозможно, или по усмотрению работодателя – в верхней части листа следует вписать наименование предприятия или компании.

В правой верхней части, под наименованием организации указываются:

• Ф.И.О. владельца книжки;
• его бывшая должность.

Строкой ниже, посередине листа вписывается наименование настоящего документа: «Уведомление». Ниже располагается основной текст. Он составляется в свободной форме и может иметь следующую формулировку: «Настоящим уведомляем Вас о необходимости срочно подойти в отдел кадров для получения трудовой книжки лично, или передать письменное согласие на её пересылку, с указанием адреса получателя».

После основного текста следует подпись ответственного лица и печать отдела кадров.

Если речь идёт о работнике индивидуального предпринимателя, у которого отсутствует кадровая служба, он оформляет документ самостоятельно, собственноручно расписывается и ставит свою печать.

Текст уведомления может исходить из конкретной ситуации и отражать её специфику, что допускает замену «подойти» на «отправить доверенное лицо» и т.п., если документально зафиксирован факт невозможности личного прибытия уволившегося работника.

Этот документ составляется в двух экземплярах, один из которых подшивается в личное дело, а второй отправляется адресату.

Регистрация документа

Составленное сообщение требуется зарегистрировать, чтобы оно имело полностью правоспособный вид.

При регистрации документ вносится в соответствующий журнал исходящей корреспонденции. В результате сведения о документе вносятся очередным порядковым номером и датой составления, которая не должна быть позже, чем три дня, отсчитываемые от последнего рабочего дня владельца книжки.

При регистрации адресатом выступает уволившийся, которому требуется получить документ.

Здесь указывается его фамилия с инициалами и домашний адрес, извлечённый из личного дела или иного информационного банка с кадровыми сведениями о сотрудниках.

Регистрационный (порядковый) номер исходящего документа и дата его регистрации в учётных записях кадрового делопроизводства вносятся в верхнюю часть уведомления.

Как правильно отправить?

Отправление уведомления обязательно должно подтверждаться официальным документом или подписью владельца книжки. Поэтому его недопустимо просто бросить в почтовый ящик адресата, передать через знакомых сотрудников или иных третьих лиц.

Правоспособной процедура передачи может считаться в следующих случаях:

1. подойти лично по адресу проживания бывшего работника с двумя экземплярами документа, в одном из которых он сделает личную подпись: «получено мною лично», с указанием даты и подписью. Подписанный экземпляр остаётся у работодателя, а второй передаётся владельцу трудовой.
2. Передать документ через курьерскую службу, с официальным оформлением документации.
3. Переслать заказным письмом Почтой РФ, с уведомлением о получении.

Если уведомление пересылается по почте, то предварительно нужно сообщить содержание текста по сотовой связи или электронной почте, чтобы избежать обвинений в нарушении сроков. Для подтверждения достаточно факта совершения звонка или скриншота электронного сообщения.

Для эффективного проведения данной процедуры, работодатель заведомо должен иметь в своей базе все контактные данные своих сотрудников.

Что делать, если сотрудник проигнорировал уведомление?

Главная задача работодателя – уведомить бывшего работника о необходимости получить книжку.

После того, как им получено подтверждение о передаче уведомления владельцу трудовой, он должен продолжать хранить трудовую.

Возможно бывший сотрудник получит ее позже, когда у него появится необходимость устроиться на работу и забрать документ.

После надлежащего оформления и отправления уведомления, работодатель обязан её хранить до момента вручения работнику лично или его представителю по нотариально удостоверенной доверенности, независимо от того, когда он обратится за её получением.

Если владелец трудовой пришлёт официальное согласие или заявление на пересылку документа – отправить заказным письмом.

Если он так и не запросит свой документ – хранить трудовую книжку следует отдельно от остальных, в течение 75 лет.

Заключение.

Если трудовая книжка не получена, работодателю нужно принять меры к уведомлению её владельца о том, чтобы он её обязательно получил, или дал письменное согласие на пересылку по почте.

Согласно действующему законодательству, все документы, принадлежащие работнику, выдаются ему на руки в день увольнения – последний день работы. Нередко бывает так, что у сотрудника нет возможности или желания явиться в организацию: например, если он заболел, находится в отпуске или не согласен с расторжением трудового договора. В такой ситуации работодатель или сотрудник отдела кадров обязан составить акт о невозможности вручения трудовой, а также отправить уведомление явиться за трудовой книжкой, образец которого обычно содержит следующую информацию:

• Наименование работодателя, адрес и телефон.
• Регистрационный номер.
• Ф.И.О. уволенного сотрудника.
• Просьбу о явке за книжкой, либо даче согласия на ее отправку почтой.

Стоит отметить, что трудовая книжка выдается на руки только после внесения в нее записи об увольнении. Во всех остальных случаях работники отдела кадров могут предоставить заверенную копию или выписку, т.к. до окончания действия трудового договора они несут ответственность за все документы и не могут их давать на руки даже под расписку. Это делается из-за того, что в случае утери трудовой виновным будет признан кадровик, и ему придется самостоятельно добывать всю информацию: где ранее работал сотрудник, периоды трудовой деятельности, причины увольнения и т.д.

В соответствии с КоАП, работники отделов кадров не имеет права намеренно удерживать трудовые книжки уволенных сотрудников, и если будет обнаружено данное нарушение трудовой инспекцией или другим уполномоченным органом, на них будут наложены штрафные санкции.

Сроки выдачи уведомления

Обязанность отправки уведомления на кадровиков или работодателей возлагается ст. 84.1 ТК РФ. В ней сказано, что, если работник по каким-либо причинам не может получить трудовую книжку в день увольнения, они должны отправить ему данный запрос, и со дня его отправки с них снимается ответственность за несвоевременный возврат документов. Это говорит о том, что уведомление необходимо направить уже утром, следующим за последним рабочим днем уволенного сотрудника. Если от него не было получено ответа, но по истечении некоторого времени он обратился с письменной просьбой выдать трудовую, нужно удовлетворить заявление и отдать на руки документ в течение трех дней после его визита.

Наиболее распространенные ошибки кадровиков:

• Отправка уведомления вместе с трудовой: этого делать нельзя, т.к. для почтового отправления документа требуется согласие его владельца, к тому же он может затеряться, и тогда придется самостоятельно восстанавливать всю информацию.
• Устная просьба явиться в отдел кадров за получением книжки: в случае судебных разбирательств будет невозможно доказать, что работник был уведомлен о необходимости явиться на старое место работы за документом.
• Неотправка уведомления: по закону данная ситуация трактуется как нарушение сроков выдачи трудовой книжки, и если работник обратится надзорный орган, на работодателя может быть наложен административный штраф за такое нарушение.

Сам образец уведомления о выдаче трудовой книжки законом не установлен, но работодателям рекомендуется составлять его в письменном виде и вписывать туда все необходимые данные: реквизиты сторон, дату составления и саму просьбу явиться за документами.

Ответственность за задержку и невыдачу трудовой книжки

Нередко бывает так, что работодатель не выдает трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний рабочий день, или же несвоевременно отправляет уведомление с просьбой забрать данный документ, тем самым нарушая нормы ст. 84.1 ТК РФ. Есть всего несколько исключений, при которых с руководителя снимается ответственность:

• Если работнику вовремя было направлено уведомление.
• Если последний день работы не совпадает с датой прекращения трудовых отношений по причине прогула или осуждения сотрудника к наказанию.

Согласно действующему законодательству, за задержку трудовой книжки работодатель может понести административную ответственность:

• За нарушение трудового законодательства – штраф от 30 000 до 50 000 руб., а для лица, отвечающего за выдачу документа – от 1000 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Если сотрудник планировал трудоустроиться в другую организацию, но из-за несвоевременной выдачи трудовой прежним работодателем некоторое время был без работы, для последнего наступает материальная ответственность: он должен возместить не полученный за весь период заработок (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Теперь более подробно о том, кто именно отвечает за выдачу трудовых книжек: руководители или кадровики? Согласно п. 45 Правил ведения и хранения, вся ответственность за ведение, выдачу и хранение данных документов отвечают работодатели. Если же ими был издан приказ, согласно которому ответственность возлагается на другое уполномоченное лицо (чаще всего – сотрудника отдела кадров), то считаться виновным будет оно.

Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?

В данной ситуации действия работника отдела кадров или самого руководителя очень просты:

• Необходимо направить уволившемуся сотруднику письменное уведомление с просьбой явиться на старое место работы за документом, при этом его копию и квитанцию об отправке письма необходимо сохранить.
• Если работник дает согласие на отправку трудовой по почте, нужно переслать ее ценным письмом с уведомлением о вручении.
• Если уволившийся отказывается получать трудовую, необходимо оформить акт об отказе и указать в нем причину.

Как забрать трудовую книжку по почте?

Часто возникает необходимость отправки уведомления о направлении трудовой книжки по почте, если уволившийся сотрудник работает в филиале компании, а главный офис находится в другом городе, или же когда работник трудился вахтовым методом и изменились обстоятельства до приезда на вахту. В таких случаях пересылка документов осуществляется на основании заявлений на увольнение и на отправку почтовым отправлением.

Заявление о пересылке почтой должно содержать следующую информацию:

• Дату и причину увольнения.
• Саму просьбу отправить документ и адрес, куда он должен быть доставлен.

Если же работник не забрал при увольнении трудовую и не написал заявление с просьбой отправить ее письмом, то сам работодатель или ответственное лицо должны составить уведомление о направлении трудовой книжки по почте, после чего получить согласие от ее владельца таким же путем. Когда все документы будут готовы (уведомление и письменное согласие), необходимо посетить почтовое отделение, взять бланк на отправку заказного письма и описи вложения. После заполнения сотрудник почты оформит письмо и выдаст уведомление об отправке.

Когда заказное письмо будет получено работником, на адрес работодателя придет уведомление об этом. Квитанция, опись и уведомление должны быть зарегистрированы в журнале входящей корреспонденции, т.к. эти документы могут послужить доказательством правомерных действий руководителя, если уволенный сотрудник решит обратиться в надзорные органы.

Получение документа по почте

Отправка документов по почте – самый простой вариант, облегчающий жизнь как уволившимся сотрудникам, так и кадровикам. Чтобы это сделать на законных основаниях, нужно выполнить несколько действий:

• Отправить гражданину письменное уведомление на получение трудовой книжки или дать согласие на ее пересылку по почте.
• После получения согласия переслать документ ценным письмом с уведомлением о получении.

Согласие в обязательном порядке должно содержать паспортные данные и саму суть: то, что работник не возражает против пересылки трудовой по почте. Данный документ составляется в форме расписки.

Снятие ответственности с работодателя

Как говорилось ранее, всю ответственность за несвоевременную выдачу документов при увольнении несет руководитель или иное уполномоченное лицо, назначенное его приказом. Существует всего несколько ситуаций, при которых они не отвечают за задержку трудовой:

• Если уведомление было направлено вовремя.
• Если уволившийся сотрудник сам отказался приходить в организацию и забирать книжку, но и не дал согласие на пересылку по почте.
• Если по каким-либо причинам письмо-уведомление не было доставлено до адресата, но имеется квитанция о его отправке.
• Если последний рабочий день не совпадает с датой увольнения по причине расторжения трудового договора из-за ареста или прогулов работника.

Чтобы избежать проблем, нужно учитывать все вышеперечисленные пункты, т.к. гражданин, права которого были нарушены работодателем, может обратиться в трудовую инспекцию или суд. Если вина последнего будет установлена, то на него возлагается материальная и административная ответственность.

Хранение трудовой книжки

Как быть, если уведомление было отправлено, но работник так и не явился за трудовой или не дал письменное согласие на ее пересылку по почте? В такой ситуации необходимо руководствоваться п. 43 Правила учета и хранения, который говорит о том, что все трудовые книжки, не полученные сотрудниками в день увольнения, должны храниться у работодателя до востребования.

Если сотрудник все же решил забрать трудовую после расторжения договора, то он должен написать соответствующее заявление. Оно рассматривается руководителем, и в течение трех дней после даты обращения необходимые документы должны быть выданы на руки. Такая обязанность установлена ст. 84.1 ТК РФ, и если работник не получает вовремя книжку, он имеет право обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.

Руководитель компании не только не имеет права удерживать бланк работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении сотрудника может быть расценена как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать в соответствии с п. 1 и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ .

Судебная практика

Судебная практика в этой сфере противоречивая. Так, согласно Апелляционному определению Верховного суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

• пытался трудоустроиться без трудовой;
• потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

Отметим, что аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.

В то же время есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача трудовой книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход можно найти также в Апелляционном определении Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.

Алгоритм действий работодателя

Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях:

1. Если работник явился в последний рабочий день и получил на руки документы, необходимо зафиксировать факт их своевременного вручения. В частности, сотрудник расписывается в книге учета трудовых книжек и личной карточке.
2. Если работник не пришел за документом, кадровику прежде всего нужно зафиксировать этот факт документально и проставить отметку в .
3. После этого следует направить гражданину уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец приведен в статье) лично или дать согласие на ее пересылку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи бланка. Помните, что направление документа по почте без получения на это предварительного согласия его владельца является нарушением ст. 84.1 ТК РФ .

Документ направляется заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему трудовую книжку по почте. Когда письмо пришло, в конверте документа не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить, потому что суду была предоставлена квитанция об отправке письма, но доказательств, что в нем была трудовая книжка бывшего работника, не нашлось: при отправке опись вложения не составлялась.

Если после отправки заказного письма от уволившегося сотрудника не получено письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения документа составляет 75 лет.

Основной документ, используемый для фиксации истории трудовой деятельности и сопутствующих фактов – трудовая книжка. Правила внесения в нее информации строго регламентированы, поскольку содержание напрямую влияет на расчет стажа и пенсии. Также есть требования к хранению книжек и их выдаче. При увольнении работнику отдают этот документ на руки. Если по каким-то причинам сотрудник не забирает его, то нужно составить уведомление о явке за трудовой книжкой (образец см. в конце статьи).

Особенности документа

Есть требования, согласно которым, при устройстве на работу сотрудник должен предоставить свою трудовую книжку. Исключения – первое трудоустройство, когда до этого человек нигде не работал, а также утеря документа.

В любом из этих случаев работодатель должен завести на сотрудника книжку. Хранить её будут в организации.

Также при внесении в бланк книжки информации нужно полностью соблюдать установленные нормы. Какие-либо нарушения могут повлечь признание записей в документе недействительными.

Выдача при увольнении

Если сотрудник увольняется, ему положено выдать причитающиеся остатки денежных средств, а также трудовую книжку со всеми необходимыми записями. При этом отметки должны быть заверены определенным образом:

• подписью должностного лица;
• печатью организации (если есть в принципе);
• росписью самого владельца книжки.

Обычно в день увольнения сотрудник получает книжку и уходит, но достаточно часты случаи, когда работник отказывается забирать документ из-за конфликта с организацией.

ВНИМАНИЕ

Невыдача книжки считается нарушением и может повлечь негативные последствия, поэтому если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, нужно принять соответствующие меры.

В законодательстве указано, что предприятие в подобной ситуации обязано составить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, выслав его заказным письмом. Невыдача или задержки грозят существенными санкциями, поэтому подобные действия обязательны.