Как заполнить командировочный лист. Командировочное удостоверение отменили: постановление, когда отменили, как оформить командировку по новому Номер командировочного удостоверения

Нужно ли командировочное удостоверение в 2020 году? Форму отменили, но применять ее не запретили, если руководитель включит бланк в учетную политику предприятия официально.

Порядок направления в командировки и оформления отчетности о служебной поездке в России изменился еще три года назад. Новые правила пока известны не всем, поэтому стоит уточнить, какие именно документы отменены и как они теперь используются.

Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили

Однако, для тех, кто незнаком с этими изменениями в нормативных актах, уточним, что командировочное удостоверение в 2020 году отменили. Фактически же Постановление Правительства № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" было подкорректировано законодателями еще в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015.

В соответствии с ними, работодатель теперь не обязан составлять по факту поездки командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. Эти документы в настоящее время отменили, однако их использование не запрещено. Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Можно использовать унифицированную форму Т-10.

В связи с чем это возможно? Постановлением Правительства, как уже сказано, запрет на использование бланков не установлен, а многие бухгалтеры считают, что применение данных бланков очень эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (в частности, факт пребывания в пункте назначения). Его составление не обязательно по закону, но внутренними, локальными нормативными актами на предприятии эти формы могут быть утверждены для оформления служебных поездок, и в таком случае все сотрудники данной организации должны их применять.

Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения

Отмена командировочных удостоверений была вызвана, по всей видимости, следующими соображениями:

• сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от некоторой части работы;
• предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.

В постановлении же указано, что время пребывания в служебной поездке теперь определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В качестве таковых можно рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус. Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талоном, квитанцией, оформленными в соответствии с требованиями нормативных актов, или иными бланками, подтверждающими факт заключения договора и его исполнения. Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут иные, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.

Если она заграничная, гражданин, по аналогии, может предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.

В случае использования транспорта предприятия или личного, факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.

Командировочное удостоверение отменили, однако многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно.

С 08.01.2015 Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 исключило из текста Положения об особенностях направления работников в служебные поездки, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, требование об обязательности оформления командировочных удостоверений. Несмотря на это, работодатель на основании положений статей 21 и 189 ТК РФ вправе издать локальный нормативный акт, предусматривающий обязательность оформления и заполнения служебных документов в организации. Используйте либо самостоятельно разработанную форму, либо унифицированный бланк Т-10.

Унифицированный бланк Т-10

Порядок заполнения

Отмена удостоверений никак не сказалась на порядке заполнения. Бланк унифицированной формы Т-10 или собственная форма заполняется с двух сторон.

1. Заполнение начинается с внесения сведений о наименовании организации и восьмизначного кода ОКПО.

2. Присваиваем номер и дату.

Мы рекомендуем придерживаться правила: у командировочного удостоверения, служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Это позволит избежать путаницы и лишней работы. Кроме того, эти формы неразрывно связаны между собой, одной без другой не бывает, поэтому такая нумерация обоснованна.

3. Записываем фамилию, имя, отчество командируемого работника и его табельный номер.

4. Вносим сведения о структурном подразделении и должности командируемого.

5. Указываем, куда командируется сотрудник.

6. Прописываем цель его командирования.

7. Указываем количество календарных дней командировки и период поездки по датам.

8. Прописываем паспортные данные сотрудника.

9. Подписываем у руководителя предприятия.

После подписи первого лица переходим к заполнению оборотной стороны бланка.

10. В левой верхней части документа, в графе «Выбыл из», указываем наименование населенного пункта и название собственной организации. Ставим дату, когда работник уедет в командировку, подписываем и заверяем печатью предприятия.

11. Прибыв в место командирования, работник отмечает в бланке формы дату приезда. Для этого он идет в отдел кадров той организации, в которую его направили, и просит кадровика сделать ему отметку о прибытии.

12. Когда настанет время возвращаться, работнику необходимо поставить отметку об убытии.

13. По возвращению на работу сотрудник сдает документ в отдел кадров, где ему сделают отметку о прибытии и окончании командировки.

Хранение

Хотя командировочные удостоверения отменили, если организация их использует наравне со служебными заданиями, они хранятся вместе с приказами в отделе кадров организации пять лет, после чего уничтожаются установленным на предприятии порядком.

На основании ст. 166 ТК РФ, командировкой признается поездка, осуществляемая работником, состоящим с работодателем в трудовых отношениях, на определенный срок с целью исполнения производственного задания вне места постоянного ведения трудовой деятельности.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Чтобы командировка была правомерной, работодателю необходимо оформить подтверждающие ее факт документы.

Что это такое

Командировочное удостоверение – это документ, который оформляется работодателем с целью подтверждения факта направления труженика в командировку, а также дат его прибытия и убытия в определенные пункты назначения.

Нужно ли в 2020 году

В силу аб. 2 ст. 166 ТК РФ, нюансы направления в командировки регламентируются Постановлением Правительства России № 749 от 13 октября 2008 года “Об особенностях…” (далее – Постановление).

Самая первая редакция Постановления, начавшая действовать с 25 октября 2008 года, содержала следующие положения об удостоверении:

п. 7	о том, что удостоверение оформляется в силу решения работодателя, кроме случаев, указанных в п. 15
аб. 2 п. 7	о том, что удостоверение оформляется в одном экземпляре, вручается командированному сотруднику и хранится у него в течение всего срока командировки
аб. 3 п. 7	о том, что командировочное удостоверение должно содержать фактические отметки о дате приезда, дате выезда и месте командирования, а также подпись должностного лица и печать организации, куда приехал сотрудник
п. 15	о том, что для заграничных командировок не нужно было оформлять удостоверение (кроме случаев, когда командировка планировалась в одну из стран-участниц Содружества Независимых Государств)
аб. 2 п. 26	о том, что в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник обязан предоставить командировочное удостоверение (приложить его к авансовому отчету, оформляемому )

Ныне действующая редакция Постановления – шестая по счету, и начала действовать с 8 августа 2015 года.

По сравнению с самой первой редакцией было внесено множество изменений, вот лишь наиболее важные из них:

• в силу Постановления Правительства № 1595 от 29 декабря 2014 года, утратил свою законную силу п. 6 – то есть было отменено обязательное оформление служебного задания , в котором указывалась цель командировки;
• отменили командировочные удостоверения – если раньше срок командирования и период пребывания в каждом пункте назначения определялся именно по ним, теперь же подтверждениями выступают иные бумаги (см. ниже);
• теперь проездные документы служат подтверждением даты пересечения государственной границы РФ в случае направления в командировку в одну из стран Содружества Независимых Государств (ранее подтверждением выступали отметки в командировочном удостоверении);
• было отменено также обязательное предоставление отчета о выполненной работе;
• и многие другие изменения.

Форма Т-10 и скачать бланк

Как видим, теперь на работодателя не возлагается обязательство по оформлению командировочного удостоверения.

Однако законодательством не запрещено его оформление. Если работодатель решит, что удостоверение, отчет о проделанной работе и служебное задание необходимы для ведения делопроизводства, то он вполне может использовать их.

С 1 января 2013 года некоторые унифицированные формы документов по кадровому учету, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 5 января 2014 года “Об утверждении…”, перестали быть обязательными к применению. Это значит, что работодатель может использовать либо унифицированную форму Т-10, либо свою собственную.

В случае, если работодатель решит использовать собственный бланк, его форму, а также основные правила по заполнению, следует отразить в локальном нормативном акте организации.

Кому и как заполнять и его образец

Командированный на основании приказа работодателя сотрудник самостоятельно не заполняет удостоверение. Вместо него это делают иные лица.

В частности, лицевую сторону удостоверения заполняет ответственный работник кадровой службы. Подписывает удостоверение руководитель работодателя, то есть ставит свою личную подпись и расшифровку.

Оборотную же сторону заполняют должностные лица той организации, в которую был командирован труженик. Если таких организаций несколько, то отметки о прибытии и убытии ставятся в каждой такой организации.

Правила заполнения лицевой стороны удостоверения:

Поле	Что сюда писать
Форма по ОКПО	Указывается 8-значный код согласно уведомлению из Росстата
Наименование организации	Полное название компании-работодателя согласно учредительной документации
Номер документа, дата составления	Фактическая дата составления и порядковый номер документа в соответствии с принятой у работодателя системой нумерации
Работник, табельный номер	ФИО командированного труженика, его табельный номер
Структурное подразделение	Указывается название отдела, в котором осуществляет деятельность командированное лицо (например, “Отдел продаж”)
Должность	Должность согласно штатному расписанию
Командируется в	Указывается страна, город и полное наименование организации, куда командируется сотрудник
Цель командировки	Пишется цель (подробности см. далее)
На… календарных дней	Срок командировки не считая времени нахождения в пути
С… по…	Указываются дата начала и окончания командировки
Действительно при предъявлении…	Указывается название и реквизиты документа, при предъявлении которого командировочное удостоверение признается действительным (обычно, это паспорт)

Заполнение оборотной стороны также не вызовет затруднений:

• в поле “Выбыл из” и “Прибыл в” ставится, соответственно, город и название организации, откуда выбыл и прибыл командированный труженик;
• также ставятся даты выбытия и прибытия в соответствующие поля;
• ответственные лица организаций ставят свои подписи и расшифровки;
• в поле “М.П.” ставится печать компании, из которой уехал или в которую прибыл сотрудник.

Цель командировки и ее примеры

Поскольку командировка предусматривает собой выполнение какого-либо задания от работодателя за границами постоянного места труда, всегда существует цель направления, которая, в том числе, и указывается в командировочном удостоверении.

Приведем примеры целей:

• представление интересов компании-работодателя в судебных инстанциях;
• участие в переговорах с поставщиками продукции;
• осуществление выездной проверки с целью контроля за деятельностью обособленных представительств, филиалов и др.;
• принятие участия в семинарах, конференциях;
• презентация продуктов, товаров, услуг компании-работодателя перед потенциальными клиентами или инвесторами;
• обучение персонала, обмен опытом;
• осуществление маркетинговых исследований, изучение конъюнктуры рынка;
• приобретение сырья, материалов и иных принадлежностей, необходимых в производстве;
• другие цели.

Если в локальных нормативных актах предусмотрено оформление плана командировок, то цели также указываются в нем (образец см. ниже).

Как подтвердить факт поездки без удостоверения

На основании п. 7 действующей редакции Постановления, теперь срок пребывания труженика в командировке определяется на основании проездных документов, то есть билетов на самолет, поезд, автобус и др. Предоставление этих документов осуществляется по возвращении из поездки.

Если билеты на транспорт отсутствуют, то подтверждение осуществляется на основании договоров найма жилого помещения по месту командирования (например, квитанции или справки, подтверждающей заключение договора на оказание гостиничных услуг).

Если же всего этого нет, то подтверждением будет служебная записка от ответственного лица компании, куда был направлен командированный труженик. В такой записке должны быть данные о сроке прибытия и убытия.

Итак, с 2015 года, после введения соответствующих поправок в Постановление, командировочные удостоверения перестали быть обязательными к применению, однако работодатели все также могут использовать их в работе.

Теперь подтверждением нахождения в командировке служат проездные документы, договоры о проживании или служебные записки.

(кликните, чтобы открыть)

В 2015 году в трудовое законодательство были внесены существенные изменения, касающиеся порядка оформления документов при направлении работника в служебную командировку. Командировочное удостоверение отменили. Изменения были направлены на упрощение кадрового делопроизводства и сокращение оформляемой бухгалтерией первичной документации. Изменения коснулись, в том числе, и такого всем известного документа, как командировочное удостоверение. Установленное ранее действовавшим законодательством и существовавшее в течение длительного времени требование о необходимости выдачи работнику командировочного удостоверения было отменено.

Командировочное удостоверение отменили или нет?

С 08.01.2015 по общему правилу составление командировочного удостоверения больше не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). С учетом этого на вопрос о том, нужно ли командировочное удостоверение в 2016 году, следует ответить отрицательно.

Согласно статье 22 ТК работодатель также вправе самостоятельно разрабатывать ЛНА предприятия, включая положение о командировках, где может быть предусмотрено составление удостоверений по рекомендуемой форме Т-10 или по собственному образцу. При этом остается обязательным оформление сотрудниками авансовых отчетов в целях подтверждения произведенных расходов и представление первичных документов по затратам (счета, чеки, квитанции, билеты и т.д.).

Несмотря на то, что командировочное удостоверение в 2017 году отменили, контрольные органы не рекомендуют предприятиям спешить отказываться от их использования. И вот по каким причинам. Этот документ (наравне с авансовым отчетом) был необходим, прежде всего для подтверждения обоснованности произведенных расходов. Ведь по статье 252 НК налогоплательщик вправе законно уменьшить полученные доходы на расходы при условии их оправданности и документального подтверждения.

Если речь идет о командировках, то на издержки относятся как суточные, так и оплата проезда, проживания и прочих сопутствующих поездкам трат. Основным первичным документом для подтверждения по-прежнему остается авансовый отчет. Однако при отсутствии удостоверения потребуется приложить к нему косвенно подтверждающие факт поездки документы – приказ руководителя о командировке и проездные (п. 2 статье 252 НК). Фактический период пребывания специалиста в поездке подтверждается на основании проездных документов, а при их утере – документами о найме жилья (п. 7 Постановления № 749). При отсутствии и гостиничной документации потребуется служебная записка или другой документ с отметками принимающей стороны.

Обязательные документы

Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты:

1. Наименование документа, его номер и дата издания.
2. Наименование предприятия, издавшего документ.
3. Личные данные командируемого, его должность.
4. Пункт назначения командировочной поездки.
5. Дата начала и продолжительность командировки.
6. Цель поездки, служебное задание.
7. Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
8. Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.

Следующим обязательным документом является авансовый отчет работника о затраченных средствах. В течение трех дней с момента завершения командировки, сотрудник обязан предоставить отчет в организацию, оплачивающую командировку, с приложением подтверждающих командировку документов.

Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения

Основной функцией командировочного удостоверения по ранее действовавшему законодательству являлось подтверждение времени нахождения работника в служебной командировке. На основании данного документа производился расчет суточных, выплачиваемых работнику. В настоящее время, поскольку командировочные удостоверения в 2015 году были отменены, документами, подтверждающими срок пребывания работника в служебной командировке, являются проездные документы, которые работник обязан передать работодателю по возвращении из командировки ().

Последние несколько лет работодатели не обязаны пользоваться командировочными удостоверениями, так как командировочное удостоверение в 2020 году отменили. Однако этот документ может быть предусмотрен в организации, и у кадровиков могут возникнуть вопросы при его оформлении.

Отменили, но не запретили

Командировочные удостоверения в 2020 году не являются обязательными — такое правило действует с 2014 года, когда нормативным актом была принята отмена командировочных удостоверений (постановление от 29.12.2014 N 1595 . Но это не значит, что предпринимателям запретили этим документом пользоваться. Если в локальных нормативных актах компании он предусмотрен, его по-прежнему заполняют и выдают на руки работникам, отправляемым в командировки.

Сейчас рабочую поездку можно подтвердить служебной запиской, проездными билетами, а также отчетом о проделанной работе. Это важно в том случае, когда принимающая сторона отказывается заполнять справку о командировке, и сотруднику необходимо самостоятельно подтвердить отсутствие на рабочем месте по уважительной причине и свои расходы.

Разберемся, какая должна быть форма командировочного удостоверения в 2020 году и как его правильно заполнять.

Бланк документа на командировку и образец заполнения

Подчеркиваем, что это лишь рекомендуемая форма, поэтому на предприятии может быть установлен и иной образец. Тем не менее, большинство реквизитов должно совпадать, иначе по нему сложно будет определить, кто и по чьему распоряжению командирован.

Рассмотрим такой пример:

Главный инженер предприятия «Альтернативный сервис» Петров Семен Васильевич отправляется в поездку на неделю в соседний город, чтобы провести пусконаладочные работы деревообрабатывающих станков. Как заполнить командировочное удостоверение?

Шаг 1. Заполняем данные об организации работодателе

Вписываем наименование предприятия, а также восьмизначный ОКПО.

Шаг 2. Указываем исходные сведения о документе

Для этого необходимо присвоить ему номер, а затем указать дату составления.

Шаг 3. Вписываем сведения о командируемом сотруднике

Записать корректно фамилию, имя и отчество (при наличии) работника, его табельный номер, а также занимаемую должность. Ошибок быть не должно, поскольку такая справка всегда «сопровождается» документом, подтверждающим личность гражданина.

Шаг 4. Указываем место командировки

В предусмотренных для этого полях необходимо записать наименование предприятия, куда отправляется работник, с уточнением города, а при необходимости и страны.

Шаг 5. Записываем, какие задачи ставятся перед работником

Важно максимально точно указать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры четко поставленных задач:

• для проведения переговоров по вопросу о заключении договора о рекламе;
• для осуществления пусконаладочных работ дизельного генератора;
• для участия в судебном заседании по делу № ГКПИ100-1682.

Шаг 6. Рассчитываем длительность командировки

Необходимо записать даты отъезда и возвращения, а также указать количество тех дней, которые работник фактически проведет на территории иного населенного пункта.

Шаг 7. Вписываем персональные данные командированного

Поскольку на каждого сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, нужен отдельный документ и он является бумагой, подтверждающей отсутствие работника на месте, в него обязательно нужно вписать паспортные данные командированного. Вместо паспорта РФ можно использовать сведения из заграничного паспорта, если работать придется на территории другого государства. Если командируется работник-иностранец, записываем данные из документа, удостоверяющего его личность.

Шаг 8. Отдаем на подпись руководителю

Шаг 9. Заполняем оборотную сторону

Работодатель в левой части листа указывает, откуда и какого числа работник отравляется в командировку. Лицо, выполнившее эту запись, обязательно должно указать свою должность и Ф.И.О.

Шаг 10. Работник просит внести записи принимающую сторону

Если организация, куда направлен сотрудник, не ведет командировочные удостоверения, ответственное лицо в отделе кадров, бухгалтер или секретарь могут отказаться заполнять такой документ. В этом случае поля о прибытии и выбытии из населенного пункта остаются незаполненными. Подтвердить дату отбытия работник обязан билетами (путевым листом), служебной запиской.

Шаг 11. Ставим отметку о прибытии

По возвращении из командировки сотрудник должен отдать документ. Тогда же необходимо вписать дату окончания служебной поездки.

Напомним, правильно оформленные документы хранятся в отделе кадров или в бухгалтерии. На их основании можно компенсировать расходы организации и предоставлять дополнительные дни отдыха работнику. Срок их хранения — не менее 5 лет