Какие документы отправляют по факсу. Правильная отправка и принятие факса. Сколько стоят тарифные планы
Обмен данными в нашей жизни происходит постоянно. Технологии не стоят на месте и важное место среди них занимает факсимильная связь. О том, что факс – это передача или обмен текстовой и графической информации по электронным каналам, известно сегодня всем. Но еще немногие знают, каким способом отправлять документы по факсу. Появились интернет-сервисы, в которых факсимильный аппарат заменяют специальные программы. Некоторые из них позволяют бесплатно отправлять дакументы по городу Киев, или осуществлять автоматическую рассылку. Рассмотрим «аппаратную» и «виртуальную» отправку факсов.
Итак, если в вашем офисе установлен телефакс, т.е. аппарат с телефоном, то действовать нужно по такой схеме. Подготовленный к пересылке документ, с четко пропечатанным текстом, без потеков от чернил и без скоб и скрепок, вставляется в лоток лицевой стороной вниз.
Большинство аппаратов,
например, телефаксы Panasonic и Sharp, имеют автоподатчики на 10-15
листов для оперативного совершения массовых рассылок. Если
такая опция не предусмотрена, то документы отправляются
поочередно. После вставки документа прозвучит короткий тональный сигнал
и произойдет захват листа. Затем в дело вступает телефон: вы
звоните адресату, просите принять факс, и по условному паролю
«Стартуем» нажимается кнопка «Старт».
После отправки документа необходимо связаться с получателем
и уточнить, насколько успешно доставлен факс, нет ли смазанных
строк. Если адресат не доволен качеством полученного факса,
перешлите документ еще раз.
Принимать факс тоже не составляет труда, для приема нужно нажать кнопку "Старт", когда услышите тональный сигнал. А после того, как прием документов будет закончен, нужно нажать кнопку "Стоп".
Для отправки факса виртуальным способом вы ищете компанию-посредника и создаете на их сайте личный кабинет. Далее загружаете с компьютера документы Word, которые нужно переслать, задаете номер получателя, свои координаты и, по желанию, параметры связи (количество повторных звонков при занятом номере и т.д.). Больше ничего делать не нужно, факс отравится автоматически. Вам останется только дождаться сообщения на e-mail или мобильный телефон о доставке документа.
Осваивать премудрости онлайн сервисов или защитить свои документы от посредников и купить факс для себя – каждый решает сам. И оба эти способа нисколько не исключают друг друга, ведь онлайн пересылка может использоваться в качестве альтернативы. Например, когда закончилась бумага для факса или по каким-то причинам отсутствует телефонная связь. Главное, чтобы вам было удобно работать с документами, и адресаты получали их быстро и в отличном качестве.
Конечно, к каждому факсу всегда есть инструкция. Только вот не во всех случаях она хранится. Поскольку принципы работы аппаратов всех фирм одинаковые, зная их, вы легко сможете разобраться в этом деле. Итак, как же отправить факс?
Стоит сразу отметить, что чаще всего факсом пользуется одновременно несколько человек на предприятии. Чтобы ваше письмо получил адресат, обязательно составьте сопроводительное. Сопроводительное письмо должно состоять из таких данных:- должность и Ф.И.О. адресата;
- краткая информация о содержании письма, а также количество приложенных страниц;
- Ф.И.О. и контактный номер телефона отправителя (на тот случай, если получающая сторона захочет отправить факс в ответ или связаться для уточнения данных).
И помните, что передавать секретную или личную информацию можно лишь в том случае, если вы уверены – на другом конце провода тот человек, кому она адресована. Также нередки ситуации, когда машина адресата настроена на автоматический прием. Поэтому позвоните по личному номеру адресата и предупредите его о передаче документа.
Факс – это способ обмена информацией посредством передачи графических и текстовых документов по телефонной линии или через глобальную сеть. С появлением электронной почты такой способ связи отошел на второй план, но тем не менее некоторые организации все еще им пользуются. В этой статье разберем способы передачи факсов с компьютера через интернет.
Для передачи факсов изначально использовались специальные факсимильные аппараты, а позже – факс-модемы и серверы. Последние требовали для своей работы dial-up-соединения. На сегодняшний день такие устройства безнадежно устарели, и для передачи информации гораздо удобнее прибегнуть к тем возможностям, которые предоставляет нам интернет.
Все способы отправки факсов, приведенные ниже, сводятся к одному: подключению к службе или сервису, предоставляющему услуги по передаче данных.
Способ 1: Специализированный софт
Подобных программ в сети представлено несколько. Одной из них является VentaFax MiniOffice. Софт позволяет принимать и отправлять факсы, имеет функции автоответчика и автоматической пересылки. Для полноценной работы требует подключения к сервису IP-телефонии.
Вариант 1: Интерфейс
Отправляем факс:
При установке программы в систему интегрируется виртуальное устройство, позволяющее отправлять редактируемые документы по факсу. Функция доступна в любом софте, поддерживающем распечатку. Приведем пример с .
При работе с программой все отправления оплачиваются по тарифам сервиса IP-телефонии.
Способ 2: Программы для создания и конвертирования документов
Некоторые программы, позволяющие создавать PDF-документы, имеют в своем арсенале инструменты для отправки факсов. Рассмотрим процесс на примере .
Строго говоря, данная функция не позволяет отправлять документы из интерфейса программы, а перенаправляет нас на сервис, принадлежащий разработчикам. Бесплатно можно отправить до пяти страниц, содержащих тексты или изображения. На платных тарифах доступны некоторые дополнительные функции – прием факсов на выделенный номер, рассылки нескольким абонентам и так далее.
Здесь также существует два варианта отправки данных посредством PDF24 Creator – непосредственно из интерфейса с переадресацией на сервис или из редактора, например, все того же MS Word.
Вариант 1: Интерфейс
Первым делом необходимо создать аккаунт на сервисе.
После того как будет создан аккаунт, можно приступить к использованию услуг.
- Запускаем программу и выбираем соответствующую функцию.
- Откроется страница официального сайта, на которой будет предложено выбрать документ на компьютере. После выбора нажимаем «Next»
.
- Далее вводим номер адресата и снова жмем «Next»
.
- Ставим переключатель в положение «Yes, I already have an account»
и входим в свою учетную запись, введя адрес почты и пароль.
- Поскольку мы пользуемся бесплатным аккаунтом, то никакие данные поменять не получится. Просто нажимаем «Send Fax»
.
- Далее снова придется выбрать бесплатные услуги.
- Готово, факс «полетел» адресату. Подробности можно узнать из письма, параллельно отправленного на e-mail, указанный при регистрации.
Вариант 2: Отправка из других приложений
Недостаток данного способа заключается в том, что из направлений отправки, кроме стран дальнего зарубежья, доступны только Россия и Литва. Ни в Украину, ни в Белоруссию, ни в другие страны СНГ факс передать невозможно.
Способ 3: Интернет-сервисы
Многие сервисы, существующие на просторах интернета и ранее позиционировавшие себя, как бесплатные, перестали быть таковыми. Кроме того, на зарубежных ресурсах существует строгое ограничение по направлениям отправки факсов. Чаще всего это США и Канада. Вот небольшой список:
- gotfreefax.com
- www2.myfax.com
- freepopfax.com
- faxorama.com
Поскольку удобство таких сервисов является весьма спорным, посмотрим в сторону российского провайдера таких услуг RuFax.ru . Он позволяет отправлять и принимать факсы, а также осуществлять рассылки.
Факс отправляется следующим образом:
Данный сервис позволяет бесплатно получать факсы и хранить их в виртуальном офисе, а все отправления оплачиваются согласно тарифам.
Заключение
Интернет дает нам массу возможностей для обмена различной информацией, и отправка факсов не является исключением. Решать вам – пользоваться ли специализированным софтом или сервисом, так как все варианты имеют право на жизнь, незначительно отличаясь друг от друга. Если факсимильная связь используется постоянно, лучше скачать и настроить программу. В том же случае, если требуется отправить несколько страниц, имеет смысл воспользоваться услугой на сайте.
Современный мир информации требует быстрого обмена различных сведений. Значительное место в этом потоке занимает факсимильная связь. С её помощью передаются текстовые сообщения, графические схемы, рисунки. В офисах установлены факсимильные аппараты, но не все умеют ими пользоваться, несмотря на широкую распространённость такой техники. Также можно отправлять/принять факсы посредством интернета . Ниже найдёте рекомендации, как отправить факс разными способами.
При наличии в офисе телефакса несложно принять либо отправить документ. Ниже подробно расскажем, как принять факс, затем как отправить факс с телефона.
Приём факса
Если вам позвонили, просят принять факс, вы отвечаете: «Принимаю» либо условным сленговым словом «Стартуем», означающим, что вы готовы к процедуре.
- После тонального сигнала нажмите зелёную кнопку «Start».
- Дождитесь полной распечатки пересылаемого документа.
- Приняв документ, нажмите «Stop».
Для получения документа сообщите отправителю о готовности и нажмите кнопку «Start».
Если передача прошла с искажениями текста, графики, сообщите об этом передающему, чтобы тот повторил отправку.
Во время пересылки трубку можно положить уже после того, как начнётся передача. Работа тогда не прервётся. Если вы хотите подтвердить передачу либо продолжить разговор, оставайтесь на линии, когда передача завершится, вновь заработает аудиовызов, вы сможете сообщить об успешности процедуры и продолжить беседу.
Существует автоматический режим, позволяющий устройству самому, без вашей помощи, принимать документы. Настроить его можно в специальном меню «Параметры - Количество звонков», включить выделенной для этого на панели кнопкой. Автоматический режим удобен, когда возможна передача ночью, в праздничные дни, при отсутствии в офисе работников.
Отправка факса
Если вы ни разу не работали с офисной техникой, мы объясним, как отправить документ по факсу.
Приготовьте документ, обычно используется формат А4 . Проверьте качество печати, чтобы потом у адресата не возникало проблем с чтением. При размазавшихся чернилах, наличии подтёков могут возникнуть сложности, лучше распечатайте лист повторно. Перед отправкой снимите с листа скрепки, скобы. Пронумеруйте страницы, чтобы избежать путаницы потом.
- Откройте крышку, обычно для этого есть небольшая кнопка на боковой панели.
- Вставьте лист в специальный лоток лицевой стороной обязательно вниз. Лоток в большинстве аппаратов находится в тыльной части, прикрыт крышкой. Прозвучит щелчок, короткий сигнал, означающий, что лист вставлен правильно, аппарат его захватил.
- Позвоните адресату, сообщите о пересылке факса, количестве отправляемых страниц.
- Когда адресат готов принять документ, он отвечает: «Стартуем». Затем нажимает кнопку «Start». Бумага станет двигаться через ролики, значит, передача началась. Если лист остановился, произошла ошибка, на табло высветится информация о ней. Получатель не должен класть трубку до завершения передачи.
- Свяжитесь с адресатом, узнайте, получил ли он информацию, не смазался ли текст. Если качество неудачное, перешлите повторно документ.
- Закройте крышку, опустив её до щелчка.
Вставьте в лоток документ лицевой стороной вниз и нажмите «Start».
Если вам нужно отправить несколько листов, вставляйте их поочерёдно. Есть аппараты, поддерживающие массовую отправку, тогда в лоток можно положить сразу до 10 страниц.
Специализированные программы отправки
Если у вас есть встроенный модем , можно отправить факс с компьютера через него. Вам потребуется специализированная программа наподобие VentaFax либо встроенная в Windows функция. Настроив функцию отправки, вы сможете переслать отсканированный документ получателю на его факсимильный аппарат.
Отправка через интернет
Если отсутствует телефонная связь по каким-либо техническим причинам, закончилась бумага в аппарате, можно для отправки с компьютера воспользоваться услугами всемирной паутины. Также может быть так, что принимающая сторона требует отправки документов через факс, а у вас отсутствует данный аппарат либо он сломался. Почтовые отделения могут помочь вам в отправке, но это требует временных и финансовых затрат. Когда есть интернет, вы можете действовать в удобное для вас время. Не все юзеры знают, как отправить факс с компьютера через интернет. Вам нужно лишь отсканировать документ, найти сайт-посредник, занимающийся пересылкой факсов. Назовём некоторые из них.
MyFax
Для примера приведём сервис MyFax, позволяющий бесплатно переслать через интернет 2 факса в сутки до 10 страниц каждый. Регистрация не требуется. Преимуществом сервиса является возможность посылать информацию в 41 страну мира. Кроме того, предлагается тестовый период в 30 дней, когда вы сможете получить личный факс-номер, отправлять неограниченное количество документов, получать их. Пересылать документы можно в нескольких форматах. Есть платный контент.
Для отправки факса заполните блоки отправителя и получателя, прикрепите документ и перешлите, нажав кнопку «SEND FAX».
На адрес электронной почты , указанный вами, придёт ссылка на подтверждение отправки. После доставки информации придёт сообщение об этом либо извещение об ошибке в пересылке.
Freepopfax
Сервис позволяет без регистрации переслать через интернет бесплатно 5 факсов до 14 страниц. Отправка осуществляется в 48 стран, к сожалению, по России не работает. На первой странице отправленных документов будет размещена реклама Popfax.com. Поддерживается несколько форматов документов. После отправки на почту вам придёт извещение.
FaxOrama.com
Интернет-сервис, позволяющий бесплатно отправлять факсы в США, Канаду. Нет регистрации, не добавляется реклама на отосланные документы. Разрешено пересылать 2 документа в день по 5 страниц. Есть приложения для IOS, Android, позволяющие сделать фото, затем отправить его с телефона. Поддержка нескольких форматов.
Сервисов отправки/получения факсов через интернет существует много, платные обычно предоставляют тестовый период для бесплатного пользования. В бесплатных часто размещается реклама на пересылаемых страницах. Если вам нужно часто пересылать либо получать информацию, рекомендуется пользоваться платными услугами, для одноразовой же отправки подойдёт бесплатный ресурс глобальной сети.
Как видите, вопрос, как отправить факс, несложный. Процедура занимает мало времени. Использование электронной вычислительной машины, интернет-сервисы, мобильные приложения позволяют работать с факсами в удобном для вас режиме.
Продолжая тему начатого разговора о бесплатных способах передачи факса, сегодня будем знакомиться с интернет-сервисом MyFax. Правда, в этом случае, бесплатно с оговоркой, есть пробный период, в течении 30 дней им можно отлично воспользоваться.
Так как подобных сервисов много, то можно удачно использовать бесплатные возможности пробных периодов для своего бизнеса. Ну и со временем, выбрать для самый удобный для вас и ваших сотрудников, который может полностью заменить специальную телефонную линию, бумагу и чернила, крайне необходимые для деятельности факсимильного аппарата.
Бесплатная версия действует 30 дней
С помощью онлайн сервиса MyFax. MyFax вас порадует красивым дизайном, и простой и удобной формой отправки.
Подробные действия повторять здесь не буду, читайте в предыдущей статье . Лучше расскажу, что из себя представляет этот сервис.
MyFax отправит факс по электронной почте
MyFax — это интернет факс-сервис, который позволяет получать и отправлять факсы через электронную почту. Список стран, куда можно отправлять факс, имеет 40 позиций. Имеется бесплатная 30-дневная пробная версия, а также есть, так называемая «пробная поездка», где вы можете отправить сами себе факс на электронную почту для того, чтобы проверить возможности. В бесплатной версии можно отправить 2 факса в день, 100 страниц в месяц и получить 200 страниц. Каждый факс должен быть не более 1 мб. Есть возможность прикрепить файлы и порекомендовать этот сервис своим друзьям. Вот такое письмо я получила, рекомендуя этот сайт себе самой:
Елена прислала вам автоматическое сообщение: Я думал, это может вас заинтересовать. Это бесплатный сервис, который позволяет отправлять факсы с компьютера на 41 стран по всему миру.
http://www.myfax.com/free/
С уважением,
После того, как нажмем на кнопку «отправить», на почту придет письмо, в котором нужно подтвердить отправку факса. После этого факс будет отправлен получателю.
Сколько стоят тарифные планы
Для тех, кому этот сервис понравится, для дальнейшего использования предусмотрены разные тарифные планы от 10 долларов. У вас будет реальный телефонный номер, привязанный к 5 почтовым ящикам, гарантии хранения, служба поддержки и т. п.
Несмотря на то, что в России еще многие с недоверием относятся к отправке факса через интернет, надо отдать должное, что с помощью онлайн-сервисов факс можно отправить быстрее, экономнее и намного качественнее.
А вам понравился способ отправки факса, не отходя от компьютера? Пишите в комментариях и подписывайтесь на новые статьи, чтобы не пропустить информацию о других бесплатных сервисах.
Успевайте больше за меньшее время вместе с
Короткое видео на английском языке покажет вам, как отправить факс с онлайн-сервисом MyFax.
