Каковы сроки выплаты заработной платы. Выплата заработной платы: новые изменения в Трудовом кодексе РФ. Новые сроки по разным категориям рабочих

Документ составляется ежегодно и согласуется с руководителем и с профсоюзным комитетом, если такой орган предусмотрен штатом. После утверждения графика отпусков, производить какие-либо изменения непосредственно в самом документе уже не разрешается.

Правила составления графика отпусков

График отпусков должен быть утвержден администрацией за 2 недели до начала нового календарного года согласно Трудовому кодексу. При составлении очередности ухода в отпуск работодатель учитывает пожелания сотрудников, но без ущерба для техпроцессов на предприятии.

Количество сотрудников, которые могут в одном отделе или подразделении идти одновременно в отпуск, регламентируется Трудовым договором или другим нормативными документами предприятия. Данная процедура необходима для того, чтобы процесс производства продолжался без остановки.

График отпусков является обязательным документом в любом учреждении независимо от количества человек. Новым сотрудникам отпуск дается только по согласованию с руководителем.

Данные о новых сотрудниках в этом случае в график не добавляют. Для составления графика отпусков можно использовать Форму Т-7, но она является необязательной с 01.01.2013 г.

Работодатель может разработать собственную форму ведения документа. Данный пункт регламентирован статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы. График должен быть утвержден в текущем году не позднее 17 декабря.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что новые сотрудники могут уйти в отпуск не ранее, чем через 6 месяцев после трудоустройства согласно части 2 статьи 122 ТК РФ.

Некоторые категории сотрудников могут идти в отпуск в удобное для них время, это регламентировано статьями 122, 123 и 286 ТК РФ. Если с работником заключен трудовой договор не более чем на 6 месяцев, внесение такого сотрудника в График отпусков решается руководителем компании в зависимости от конкретной ситуации.

Порядок составления графика отпусков

Сотрудник в обязательном порядке должен ежегодно идти в отпуск, при этом минимальный период отпуска составляет 28 календарных дней. Об отпуске сотрудника необходимо извещать заранее, не позже, чем за 2 недели до его начала.

Необходимо отслеживать своевременность ухода работника в отпуск и полноту его предоставления, чтобы в течение года не накапливалось большое количество неиспользованных дней.

Если же за предыдущий период неиспользованные дни накопились, присоединить их к отпуску можно только при согласии сотрудника. Данный пункт после согласования с работником включается в график отпусков.

Перед тем, как начать составление графика, следует проанализировать и учесть следующие пункты:

• дополнительный отпуск в соответствии с законодательством (при наличии соответствующих условий);
• возможность подменить сотрудника на весь период отпуска без ущерба для производственных процессов;
• длительность работы сотрудника на данном предприятии.

Статья 122 НК РФ регламентирует возможность предоставления отпуска сотруднику в первый год работы на фирме по истечении 6 месяцев непрерывного стажа по согласованию сторон.

В некоторых случаях разрешается предоставить отпуск ранее, чем через 6 месяцев. Отпуск за последующие годы предоставляется в любом месяце согласно графику.

Документ хранится на предприятии в течение 1 года согласно статье 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В Графике отпусков указывается такая информация:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника;
• табельный номер (если предусмотрен);
• название подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
• должность согласно штатному расписанию;
• количество дней положенного отпуска;
• запланированная дата отпуска;
• фактическая дата отпуска;
• перенос отпуска с прошедшего периода (дата и основание переноса).

Порядок внесение изменений в График отпусков

Документ подписывается руководителем отдела кадров, утверждается в профсоюзном органе, затем подписывается руководителем предприятия.

Вносить изменения в график можно только с разрешения руководителя и лица, ответственного за составление документа.

Вносить изменения в документ можно в таких случаях:

• при переносе отпуска на более ранний или поздний период (на основании документа, составленного в произвольной форме), регламентировано статьей 124 ТК РФ;
• при досрочном отзыве сотрудника на рабочее место, регламентировано статьей 125 ТК РФ;
• при внесении данных о сотрудниках, которые были приняты на работу после утверждения графика.

Порядок внесения изменений законодательно не урегулирован, поэтому работодатель может вносить корректировку в удобной для него форме.

Наиболее оптимальным вариантом считается оформление изменений как приложения к существующему документу. Порядок оформления Графика отпусков и изменений к нему рекомендуется утвердить предприятию самостоятельно.

Типичные ошибки при составлении Графика отпусков

В небольших фирмах практикуется предоставлять отпуск только по заявлению сотрудника, при этом сам график отпусков не утвержден администрацией. Это нарушение трудового законодательства, которое несет за собой административную ответственность.

За подобные нарушения компанию имеют право дисквалифицировать на период до трех лет.

Документ должен быть в обязательном порядке утвержден лицом, отвечающим за ведение графика (начальником отдела кадров), руководителем фирмы и профсоюзом. Документ в обязательном порядке составляется даже, когда в организации работает один сотрудник (руководитель).

График должен подписываться только уполномоченными лицами, все графы документа должны быть заполнены соответствующим образом.

К типичным ошибкам относится несоблюдение графика отпусков, не учтены пожелания сотрудников по поводу отпуска в удобное для них время.

К нарушениям принадлежит выполнение записи в график других видов отпусков, например, по уходу за ребенком до 3 лет. Допускаются ошибки при делении отпуска на части. Следует помнить, что одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Неиспользованные дни отпуска не должны быть равны или превышать период работы в 2 года, что регламентировано ст. 124 Трудового кодекса РФ. Некорректный расчет оплаты за неиспользованные дни отпуска посредством округления дней в большую или меньшую сторону.

Некорректным считается назначение даты начала отпуска в последний день рабочей недели, например, в субботу при шестидневке. Учебный отпуск не принадлежит к тарифным отпускам, поэтому в графике не отображается.

В одном календарном году сотрудник может получить два отпуска только, если он оформлен на работу в прошлом году. В этом случае, работник в начале года берет отпуск за этот год, а в конце года – за следующий год.

В документе этот пункт должен отражаться с соответствующими пометками. Руководитель и его заместитель не могут идти в отпуск одновременно. Нарушением считается непредоставление отпуска в течение двух и более лет непрерывной работы.

Некоторые категории сотрудников имеют право уходить в отпуск в удобное для них время, но работодатель отказывается переносить отпуск. Такое действие руководителя расценивается как нарушение ТК РФ. Необходимо контролировать длительность отпусков, так как некоторым лицам согласно ТК положены удлиненные отпуска.

Данный пункт дожжен учитываться в графике. Ежегодный отпуск может переноситься или продлеваться на количество неиспользованных дней, если сотрудник в этот период болел (при наличии больничного листа) или был отозван на работу.

Работодатель обязан перенести отпуск на другой период по заявлению сотрудника в случае, когда работника не известили о начале отпуска за 2 недели до начала или не оплатили в установленные законодательством сроки (за 3 дня до начала), что регламентировано статьей 124 ТК РФ.

Если работник отказывается идти в отпуск, то согласно статье 123 ТК РФ при беспрерывной работе в течение 2 и более лет и работник, и фирма несут административную ответственность. Если работника по каким-либо причинам не включили в график, отпуск ему предоставляется по заявлению.

Если отпуск поделен на части без согласия работника, даже когда этот пункт имеется в трудовом договоре фирмы, такое соглашение не имеет юридической силы. Для того, чтобы разделить отпуск на части по инициативе администрации компании, необходимо письменное оформление договоренности с подписью обеих сторон и пометкой «С уведомлением знакомлен и согласен».

Видео на тему: «Находим ответ. Особенности составления графика отпусков»

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Автор: Батура Анна Владимировна, Потапова Лидия Александровна
Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск
Рубрика: Распорядок действий: шаг за шагом…

Лето – пора отпусков, а ноябрь и начало декабря – время их планирования на следующий календарный год. График отпусков должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Составление графика отпусков и учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) занимают определенное время, поэтому к подготовке этого документа необходимо приступить заранее.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а значит, именно работники отдела кадров несут ответственность за его составление и оформление. Остановимся на процедуре разработки и утверждения графика отпусков подробнее.

На основании ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

НА № 6‘2004Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных названным постановлением, содержится норма о том, что при составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников.

К положениям действующего законодательства можно отнести: общие правила предоставления и исчисления продолжительности отпусков; особенности использования отпуска отдельными категориями работников (например работники в возрасте до 18 лет имеют право использовать отпуск в удобное для них время); особую продолжительность отпуска (например отдельным работникам может предоставляться удлиненный основной отпуск, а также дополнительные отпуска); особенности использования отпуска отдельными работниками (например работник может не использовать полностью или частично отпуск за предыдущий рабочий год).

Специфика деятельности работодателя при составлении графика отпусков учитывается таким образом, чтобы использование отпуска работниками не влияло на нормальный ход работы организации (принимаются во внимание, например, взаимозаменяемость работников, планы работы на следующий календарный год).

Что касается учета пожеланий работников, то трудовое законодательство не предусматривает норму о том, что очередность отпусков определяется соглашением сторон. В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и фактически график отпусков может быть составлен и утвержден работодателем. Однако для соблюдения баланса интересов сторон трудового договора желательно, чтобы работники имели возможность принимать участие в планировании отпусков. На практике чаще всего в составлении графиков отпусков участвуют все заинтересованные лица, в т. ч. работники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений, кадровая служба.

Подготовку графика отпусков работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за подготовку графика, были определены работодателем в локальных нормативных актах, например в Инструкции по кадровому делопроизводству. В этом случае у работодателя не будет необходимости ежегодно организовывать работу по составлению графика отпусков.

Этап 1. Получение сведений о планируемом времени использования отпусков

На практике информация о времени использования отпусков работниками поступает в кадровую службу различными способами.

Во многих организациях руководители структурных подразделений составляют перечень планируемых дат отпусков работников подразделения. Такие сведения для передачи в кадровую службу могут оформляться, например, в виде докладной записки.

У некоторых работодателей учет пожеланий работников и рекомендаций руководителей структурных подразделений о времени использования отпусков осуществляют работники кадровой службы. При этом могут оформляться отдельные документы в произвольной форме, например анкеты, опросные листы, ведомости.

Все предварительные сведения о планируемых отпусках анализируются работниками кадровой службы и корректируются с учетом положений действующего законодательства, о которых было сказано выше. При этом в отношении каждого работника учитываются индивидуальные особенности предоставления отпусков: продолжительность отпуска, который должен быть предоставлен работнику, его текущий рабочий год, продолжительность использованных отпусков за предыдущий рабочий год, причины, по которым отпуск не был использован в предыдущем рабочем году, и другие особенности.

Этап 2.Составление графика отпусков

График отпусков – сводный, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам.

Такой график составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф. При составлении графика отпусков заполняются только графы 1–6 таблицы.

Этап 3. Учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации

График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ.

Шаг 1. Направляем проект графика отпусков в выборный орган первичной профсоюзной организации

Обратите внимание!

Процедура учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не проводится, если в организации нет профсоюза

Часть 1 ст. 372 ТК РФ предусматривает, что работодатель перед принятием решения направляет проект документа и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющей интересы всех или большинства работников.

Направление проекта графика отпусков и документов, являющихся основанием для его составления, в выборный орган первичной профсоюзной организации целесообразно осуществлять с сопроводительным письмом, в котором указываются: наименования документов, количество листов и число экземпляров каждого документа.

Сопроводительное письмо можно оформить, например, в виде уведомления, которое подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом и регистрируется в специальной учетной форме.

Шаг 2. Получаем мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации

Выборный орган первичной профсоюзной организации в течение установленного ч. 2 ст. 372 ТК РФ срока (не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта) направляет мотивированное мнение по проекту графика отпусков в письменной форме.

Вариант 1. Мотивированное мнение отражает согласие на утверждение графика отпусков в представленном виде Вариант 2. Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом графика отпусков. Работодатель согласен с внесенными в проект поправками

Проект графика отпусков дорабатывается по замечаниям и утверждается в редакции, предложенной выборным органом первичной профсоюзной организации.

Вариант 3. Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом графика отпусков. Работодатель не согласен с внесенными в проект поправками

Обратите внимание!

Если выборный орган первичной профсоюзной организации в установленный срок не направил работодателю мотивированное мнение в письменной форме, работодатель имеет право утвердить график отпусков в том виде, в котором подготовлен проект

В течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель должен провести дополнительные консультации. Для этого ему следует известить выборный орган первичной профсоюзной организации о времени и месте консультаций.

Результаты консультаций (переговоров) оформляются протоколом, который может фиксировать:

новые даты предоставления отпусков работникам, согласованные сторонами; факт недостижения соглашения сторонами по возникшим разногласиям по поводу запланированных дат использования отпусков.

Работодатель вправе утвердить график отпусков в редакции, которую он считает целесообразной.

Шаг 3. Оформляем отметку об учете мнения выборного органа первичной профсоюзной организации

После получения письменного мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации на графике отпусков делается отметка о том, что это мнение учтено при планировании отпусков.

Этап 4. Оформление и утверждение графика отпусков Шаг 1. Оформляем реквизиты унифицированной формы

После составления графика отпусков и учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации оформляются следующие реквизиты.

1. Наименование организации.

Указывается в соответствующей строке унифицированной формы № Т-7 в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

2. Код организации.

Код, включающий восемь знаков, проставляется в зоне кодирования унифицированной формы № Т-7 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3. Дата составления.

Оформляется цифровым способом в соответствующей графе. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами.

Кроме даты составления, в соответствующей графе унифицированной формы № Т-7 указывается, на какой календарный год составлен график.

Шаг 2. Подписываем график отпусков

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.

Шаг 3. Утверждаем график отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.

Шаг 4. Регистрируем график отпусков

Унифицированная форма № Т-7 содержит графу «Номер документа». График отпусков составляется в одном экземпляре и действует в течение всего календарного года, поэтому на практике этому документу при регистрации присваивается номер 1.

Этап 5. Ознакомление работников с графиком отпусков

Часть 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Форма ознакомления работников с графиком законодательством не предусмотрена, унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления работников с графиком отпусков.

Работодатель может использовать разные варианты ознакомления работников с этим документом.

Вариант 1. Дополнение таблицы унифицированной формы № Т-7 графой 11

Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, позволяет работодателю при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом – приказом или распоряжением работодателя.

17 декабря – последний день утверждения графика отпусков, ведь он должен быть подписан руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Осталось совсем немного времени, чтобы успеть грамотно его составить.

Организуем работу по составлению графика

В графике отражаются сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам. Разработка графика отпусков занимает у кадровой службы много времени. Организовать работу по сбору и обработке необходимых данных можно по-разному. Кому-то удобно поручить это отдельному специалисту по кадрам, который будет занят графиком «от и до». Другим удобнее распределить обязанности: закрепить за каждым сотрудником отдела кадров по одному или несколько структурных подразделений.

Составление графика – дело ответственное, в нем нужно учесть многое: и пожелания работников о датах отпуска, и потребности производственного процесса, и нормы трудового законодательства. Порядок разработки графика, условия и правила предоставления отпусков целесообразно отразить в локальных нормативных актах организации (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре). В инструкции по кадровому делопроизводству можно подробно описать процедуру заполнения графика отпусков как на этапе его создания, так и в процессе ведения в течение года. Если в локальных нормативных актах организации порядок разработки графика отпусков не прописан, начать его подготовку стоит с издания приказа, в котором нужно указать:

• на кого возложена обязанность по подготовке графика отпусков (график подписывает руководитель кадровой службы, но работы по подготовке может вести специалист по кадрам);
• в какой срок работники должны предоставить свои пожелания относительно отпусков;
• срок, к которому руководители структурных подразделений должны согласовать пожелания работников с производственными планами отделов;
• срок, к которому проект графика нужно представить на утверждение руководителю.

График отпусков должен учитывать особенности производственного процесса организации, обеспечивать его непрерывность и взаимозаменяемость работников. Трудовой кодекс дает для этого все возможности, ведь очередность предоставления отпусков определяет работодатель (ст. 123 ТК РФ). Для того чтобы избежать споров и разногласий с работниками, порядок определения очередности отпусков следует прописать в локальном нормативном акте (ПВТР или коллективном договоре). Так, например, в нем стоит предусмотреть, что руководители структурных подразделений не должны находиться в отпуске одновременно со своими заместителями. В каких-то организациях может быть установлено, что ежегодный отпуск предоставляется работникам только в определенные месяцы (например, в образовательном учреждении предоставление отпуска в осенне-зимне-весенний период негативно повлияет на процесс обучения). Возможна ситуация, когда работодателю выгодно отправить в отпуск большую группу работников одновременно (например, производитель оконных конструкций в связи с низким спросом на продукцию может запланировать отпуск всех сотрудников производственного отдела на период с 12 января по 8 февраля). Для большинства организаций оптимальным вариантом является равномерное распределение отпусков работников в течение года.

Проект графика отпусков готовит кадровая служба организации. Удобнее всего делать это, используя видоизмененный бланк графика отпусков (Приложение 1). Прежде всего, необходимо проанализировать «отпускные истории» и определить на какое количество дней отпуска в следующем году вправе рассчитывать каждый сотрудник, есть ли работники льготных категорий, которые пользуются преимуществами при установлении очередности отпусков. После этого данные по сотрудникам передают руководителям структурных подразделений, которые должны выяснить пожелания работников о времени ухода в отпуск и разделении отпуска на части, а также согласовать эти пожелания с планами подразделения на год, установив оптимальную очередность отпусков. На основе проектов структурных подразделений кадровая служба готовит сводный график отпусков организации и передает его на утверждение руководителю.

Кстати! Чтобы безошибочно составить график отпусков воспользуйтесь онлайн-сервисом « Моё Дело ». Также сервис поможет вам автоматически производить расчёт авансов, зарплат, пособий, компенсаций с учётом всех требований законодательства. Осуществляя пошаговые действия вы не допустите ошибок и вам не придется платить штрафы. Отчётность формируется поэтапно на основании ваших данных и контролируется на каждом шаге. Составленную отчётность можно сдать через интернет. Без специальных знаний и навыков вы сможете вести даже самый сложный кадровый учёт. Шаблоны документов содержат подсказки по заполнению, ключевые бланки формируются автоматически. В личном кабинете вы найдете все необходимые инструкции и подсказки. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке .

Что включить в график

В график отпусков нужно включить:

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
• отпуск, который не был использован работником в течение текущего года и был перенесен на следующий год.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для некоторых категорий работников законодательство предусматривает отпуска большей продолжительности – удлиненный основной отпуск. К таким категориям относятся в частности:

• работники в возрасте до 18 лет. Они имеют право на отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• инвалиды. Им устанавливают отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
• педагогические работники. Продолжительность их отпуска зависит от должности и вида образовательного учреждения и составляет от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 «О продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам»);
• государственные гражданские служащие имеют право на отпуск от 30 до 35 календарных дней в зависимости от должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Помимо основного некоторым сотрудникам могут предоставляться ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Такие отпуска предоставляются работникам:

• занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• имеющим особый характер работы;
• с ненормированным рабочим днем;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Кроме отпусков, предусмотренных законодательными актами, работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, утвердив порядок их предоставления в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным (ст. 120 ТК РФ).

Пример. Гражданский служащий Тропинин В.В. имеет право на:

• удлиненный отпуск (30 календарных дней);
• дополнительный отпуск за выслугу лет (8 календарных дней);
• дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день (3 календарных дня);
• дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда (7 календарных дней).

Значит, в графике нужно запланировать отпуск продолжительностью 48 календарных дней (полностью или, по соглашению с работником, разделив отпуск на части).

При составлении графика нужно проверить, есть ли в организации работники, которые имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время – их отпуск планируют в графике в первую очередь. К таким работникам относятся в частности:

• несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
• работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Однако стоит помнить, что даже в том случае, если отпуск был запланирован в графике отпусков строго в соответствии с пожеланиями работника, принадлежащего к вышеуказанной категории, он имеет право в любой момент года изменить свое решение и написать работодателю заявление с просьбой предоставить отпуск с другой даты. Отказать в переносе отпуска такому работнику нельзя.

График отпусков – сводный документ. И хотя он составляется на календарный год (в данном случае на 2015 год), планируемый период отпуска каждого работника относится к его индивидуальному рабочему году.

Пример. Секретарь Петрова И.В. принята на работу 19 июня 2014 года. В графике отпусков должен быть запланирован ее отпуск за период с 19.06.2014 по 18.06.2015. Отпуск за следующий рабочий год (с 19.06.2015 по 18.06.2016) может предоставляться в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). Его можно запланировать:

• в графике отпусков на 2015 год (после 19.06.2015);
• часть отпуска по соглашению с работником можно включить в график на 2015 год (после 19.06.2015), а часть оставить на 2016 год;
• в графике отпусков на 2016 год (до 18.06.2016).

Как видим, отпуск работнику может быть запланирован как полностью, так и по частям. При разделении отпуска на части необходимо соблюсти требования статьи 125 ТК РФ. Во-первых, хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Это требование обусловлено медицинскими причинами: для того чтобы восстановиться после трудовых свершений, человеку необходим полноценный продолжительный отдых. Во-вторых, разделение отпуска на части возможно только при достижении соглашения между работником и работодателем. Если одна из сторон трудовых отношений против этого, то дробить отпуск нельзя. Согласие работодателя на разделение отпусков подтверждает подпись руководителя в графике (или в приказе на отпуск, если отпуск предоставляется не по графику). В каком документе должно быть отражено согласие работника – законодательством не установлено. На практике организации используют для получения подтверждения согласия работника разные способы:

Способ 1. До утверждения графика отпусков работник пишет заявление с просьбой о разделении отпуска на части, указывает даты начала и продолжительность частей отпуска, а работодатель ставит резолюцию «Разрешить. Подпись. Дата». Хороший способ, если инициатива о разделении отпуска исходит от работника. В противном случае речь идет о принуждении, что недопустимо.

Способ 2. Разрабатывая график отпусков, работодатель направляет работнику предложение разделить отпуск на части, указывает даты частей отпуска и их продолжительность, а работник ставит отметку «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи. Дата». Этот вариант предпочтителен, когда инициатива о разделении отпуска исходит от работодателя, и полностью соответствует духу закона: есть предложение, есть ответ на него, соглашение сторон налицо. К сожалению, этот способ самый затратный по времени.

Способ 3. Форма графика отпусков дополняется столбцом «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи». Предполагается, что одной своей подписью работник соглашается и с датами начала отпуска, и с самим фактом разделения отпуска на части. Это достаточно распространенный способ, требующий минимальных временных затрат. Однако он не совсем корректен. Представьте: десять работников отдела расписались в столбце, а один категорически отказывается, не хочет делить отпуск на части. Вы не имеет права его заставить. Что делать? Составлять новый график? Заново собирать подписи работников? Тем более что график уже утвержден руководителем (ведь знакомят с вступившим в силу документом). Да и как можно утверждать документ, если не выполнено требование законодательства о достижении соглашения между работником и работодателем?

Некоторые организации прописывают в Правилах внутреннего трудового распорядка пункты о том, что отпуск работникам предоставляется два раза в год продолжительностью 14 календарных дней. Предполагается, что подпись работника об ознакомлении с ПВТР и есть его согласие на разделение отпуска на части. Однако это ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством, а значит, не может применяться согласно статье 8 ТК РФ. Не забывайте, что ПВТР – это документ, содержащий правила, установленные работодателем, и выражающий его волю, а вовсе не соглашение между сторонами трудовых отношений. То, что он принимается с учетом мнения представительного органа работников, ситуацию не меняет, ведь, например, приказы об увольнении, изданные с учетом мнения профсоюза, по-прежнему остаются распорядительными документами работодателя, а не становятся соглашениями о расторжении трудового договора.

Вопрос. Савельев А.В. принят на работу 12.12.2014. Нужно ли включать его в график отпусков на 2015 год?

Ответ. Право работника на оплачиваемый отпуск возникает через 6 месяцев его непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон работодатель может предоставить ежегодный отпуск и до истечения этого срока. Некоторым категориям сотрудников работодатель обязан по их заявлению предоставлять ежегодный отпуск независимо от стажа работы в организации (несовершеннолетним, совместителям и др.). В рассматриваемом случае право на отпуск возникнет у работника с 12.06.2015. В графике отпусков на 2015 год нужно запланировать его отпуск после вышеуказанной даты. Отпуск может быть запланирован полностью (28 календарных дней) или по соглашению с работником разделен на части (например, 14 календарных дней может быть запланировано в 2015 году, а оставшиеся дни в 2016 году).

Вопрос. Как запланировать отпуск совместителя?

Ответ. Бывает непросто запланировать отпуск совместителя, ведь точная дата его ухода в отпуск по основному месту работу известна не всегда (например, если разработка графиков отпусков ведется в организациях параллельно или на основной работе формально подходят к вопросу отпусков). Трудовой кодекс в этом случае категоричен: отпуск нужно предоставить одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Запланируйте в графике начало отпуска со слов работника, но будьте готовы к тому, что его, вероятно, придется переносить, и учтите это при планировании отпусков других работников того же подразделения.

Вопрос. Обязательно ли включать в график отпусков женщин, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком?

Ответ. Многие организации включают в график отпусков всех работников, в том числе женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Законом это не запрещено, но и не обязательно. В сущности, невозможно реально запланировать их отпуска, ведь они могут прервать свой отпуск по уходу в любой момент, кроме того, неизвестно когда они захотят использовать ежегодный отпуск. В случае выхода такой женщины на работу удобнее предоставить ей отпуск по заявлению.

Вопрос. Как поступить с неиспользованными отпусками? Например, инженер-технолог Петров В.Г. не ходил в отпуск уже два года. Можно ли включить эти отпуска в график? И правда ли, что не использованный в течение двух лет отпуск «сгорает»?

Ответ. Не использованные ранее отпуска можно включить в график отпусков либо предоставить их по соглашению с работником по его заявлению (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Включение в график более удобно, так как позволяет наглядно оценить, сколько таких отпусков накопилось в организации. Отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ), в исключительных случаях перенесения отпуска на следующий рабочий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Например, если работник был принят 01.02.2014, отпуск ему должен быть предоставлен (а работник должен его использовать) не позднее 31.01.2016. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а работники в возрасте до 18 лет и работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда должны использовать отпуск ежегодно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Конечно, если отпуск по каким-то причинам не был предоставлен, он вовсе не «сгорит», работник сохранит на него право, но работодатель в этом случае может быть наказан при проверке ГИТ или в судебном порядке.

После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для исполнения (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Это означает, что работодатель обязан предоставить работнику отпуск в срок, указанный в графике, а работник обязан этот отпуск использовать. Любые отклонения от графика должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом и отметкой в графике. Работников, принятых на работу после утверждения графика можно включать в график отпусков на основании приказа или предоставлять таким работникам отпуск по заявлению.

Оформляем документ

Форму графика отпусков организация может разработать самостоятельно, при этом необходимо соблюсти требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эта статья содержит перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. При разработке своей формы графика за основу целесообразно взять унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в случае необходимости удалив из нее ненужную информацию и дополнив необходимыми графами. Например, можно удалить из формы графика отпусков коды по ОКУД, по ОКПО и реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Дополнить график можно визой согласования документа с юридической службой или другими структурными подразделениями организации. В письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 говорится о допустимости дополнения формы № Т-7 графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска (образец заполнения такой формы приведен в Приложении 2). Разработанную форму должен утвердить руководитель организации по представлению бухгалтера (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На этапе составления графика кадровый работник заполняет графы 1–6. Наименование организации, структурных подразделений, должностей, фамилий, имен и отчеств работников указываются без сокращений. В графе 5 отражают продолжительность отпуска в календарных днях. Если отпуск предоставляется по частям, информация о каждой части отпуска оформляется отдельной строкой. В графе 6 ставят дату начала отпуска. В некоторых организациях принято указывать не дату начала отпуска, а весь его период, например, 01.04.2015–28.04.2015. Это не является нарушением.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации. При наличии профсоюза необходимо учесть мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 ТК РФ.

Трудовой кодекс напрямую не обязывает работодателя знакомить работников с графиком отпусков. Мнения экспертов по этому вопросу расходятся. Часть экспертов считает график отпусков локальным нормативным актом, а следовательно, ознакомить с ним сотрудников необходимо. Другие считают, что локальный нормативный акт устанавливает нормы общего характера для неопределенного круга лиц, а в графике отпусков мы указываем фамилии конкретных работников, следовательно, график нельзя относить к локальным нормативным актам и знакомить с ним работников не обязательно. На практике большинство организаций все же собирают подписи работников, ведь в этом есть практический смысл: ознакомление с утвержденным графиком дает работнику возможность узнать, было ли учтено его мнение о дате отпуска и, если это не так, спланировать отдых иначе. Ознакомить работников можно по-разному: включив в график дополнительную графу, собрав подписи в отдельном листе ознакомления или разместив график на информационном стенде организации.

Графы 7–10 заполняют от руки в течение года по мере предоставления отпусков. В случае предоставления отпуска не по графику в графе 8 указывают наименование и дату приказа, на основании которого переносится отпуск. В некоторых организациях принято указывать в качестве основания переноса отпуска по инициативе работника его заявление. Это неверно, для внесения изменений в утвержденный график необходим распорядительный документ, то есть приказ. В графе 9 указывают дату предполагаемого отпуска (в текущем году или в следующем). Графу 7 заполняют по мере фактического использования отпусков работниками (ведь в разных ситуациях отпуска могут предоставляться раньше графика, по графику или позже установленного графиком срока).

Графа 10 «Примечание» может содержать любую информацию, главное, чтобы она была понятна кадровому работнику. Здесь, в частности, можно указывать причину переноса отпуска (например, по заявлению работника; ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска; ч. 3 ст. 124 ТК РФ – если отпуск не предоставлен, потому что это неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации).

Оригинал графика отпусков хранится, как правило, в кадровой службе. Копия графика может потребоваться бухгалтерии или финансовой службе для нужд бухгалтерского или управленческого учета (чтобы оценить, сколько средств необходимо зарезервировать для выплаты отпускных в разные периоды года). Для остальных структурных подразделений организации можно подготовить выписки из графика – так им будет удобнее организовывать свою деятельность в течение года.

Срок хранения графика отпусков составляет один год (п. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства, то есть график отпусков на 2015 год нужно хранить до 31.12.2016.

Многих сотрудников работодатель и не спрашивает, в какое время года и в какой месяц им лучше предоставить отпуск, а составляет график отпусков на свое усмотрение. Разберемся, всегда ли работодатель прав, поступая таким образом.

Трудовым законодательством предусмотрено, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).

Правила очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регулируются ст. 123 ТК РФ. Согласно данной норме очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов <1>.

При этом график отпусков становится обязательным как для работодателя, так и для каждого работника. А о времени начала отпуска конкретный работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Не секрет, что большинство работников желают отдыхать в более подходящее для этого время года. Например, летом. Конечно, есть небольшая часть сотрудников, в основном любителей зимних видов спорта, которая предпочтет отпуск зимой.

Между тем нормой ст. 123 ТК РФ не предусмотрена обязательность учета интересов самого работника при определении очередности предоставления отпусков. И только ч. 4 ст. 123 ТК РФ оговаривает, что Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время .

Давайте рассмотрим, что должен знать работодатель при составлении графика отпусков и как при этом учитываются интересы работников.

Ежегодное предоставление отпуска

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).

Это означает, что в графике отпусков работодатель не вправе предусмотреть менее 28 календарных дней отпуска для работника на будущий год. Больше — можно (с учетом накопившихся за предыдущие годы дней), а меньше — нельзя. Даже если работник настаивает на том, что ему такой длительный отпуск не нужен и он, планируя вскоре расторгнуть трудовой договор, получит компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.

По факту указанная ситуация вполне возможна, но это не означает, что в графике отпусков она может быть учтена.

Таким образом, В графике отпусков каждому работнику должен предусматриваться ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней или более, если работнику в силу норм законодательства и локальных нормативных актов работодателя установлена удлиненная продолжительность отпуска . Исключение составляют те работники, которые и так находятся в длительных отпусках с сохранением места работы (например, в отпуске по уходу за ребенком).

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Хотя это не означает, что непредоставление отпуска работнику в такой ситуации можно запланировать заранее, не включив соответствующую информацию в график отпусков на год.

К сведению. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Период отпуска

Начало ежегодного основного отпуска Нужно запланировать так, чтобы его окончание приходилось на период не позднее одного года после начала работы сотрудника у данного работодателя, но Можно запланировать его и на период по истечении шести месяцев работы или ранее.

Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев.

Другими словами, работодатель в графике отпусков должен предусмотреть отпуск для каждого работника, который отработает на предприятии в текущем году более шести месяцев. Однако момент возникновения права на отпуск вовсе не означает, что работодатель Обязан предоставить отпуск работнику сразу же по истечении шести месяцев непрерывной работы. Он должен «уложиться» в понятие «ежегодности» (ст. 122 ТК РФ), т. е. в 12 месяцев со дня приема работника на работу. С учетом того, что ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (почти календарный месяц), запланировать его в графике отпусков нужно не позднее чем за 28 календарных дней до истечения года непрерывной работы (если более длительный отпуск не установлен работнику в соответствии с требованиями законодательства).

Пример 1. Сотрудник принят на работу 17.11.2014. Планировать отпуск работника на 2014 г. работодателю не нужно, т. к. как он еще не отработал в этом году шести месяцев. Однако в график отпусков на 2015 г. данного работника работодатель уже должен включить. При этом в графике работодатель должен запланировать отпуск данного работника не позднее 20.10.2015 (за 28 дней до окончания первого рабочего года), а минимально — с 17.04.2015 (по истечении полугода после начала работы). Однако в первом случае — это обязанность работодателя, а во втором — обязанность только при наличии такого соглашения между сторонами трудового договора. Если же в графике отпусков время с 17.04.2015 по 20.10.2015 полностью занято предусмотренными отпусками других сотрудников, работающих не первый год, то работодатель обязан предоставить отпуск, который начнется не позднее 20.10.2015. С расчетом, что к годовщине работы (до 17.11.2015) сотрудник уже должен будет отгулять свой ежегодный основной отпуск в 28 календарных дней. Предоставление отпуска ранее не исключается, например, в случае такой возможности и при наличии согласия на это самого работодателя.

Таким образом, Работодатель в графике отпусков обязан предусмотреть отпуск вновь принятого работника с таким расчетом, чтобы окончание данного отпуска при полном исчислении его продолжительности приходилось не позднее годовщины даты приема на работу . По соглашению между работником и работодателем отпуск может быть предоставлен и ранее этого срока, в том числе ранее истечения шести месяцев непрерывной работы данного сотрудника.

Закон предусматривает несколько Исключений из вышеуказанного правила при утверждении перечня категорий работников и обстоятельств, при которых оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен им работодателем Независимо от стажа работы работника на предприятии (в том числе менее шести месяцев). Категории работников см. в таблице 1.

Таблица 1. Работники, имеющие право на отпуск независимо от стажа работы

N	Категория работников	Обстоятельство, в силу которого работник обладает льготой в части очередности отпуска	Когда работодатель обязан предоставить отпуск	Основание/Примечание
1	Мужчина, находящийся в браке	Беременность жены	В период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам	Часть 4 ст. 123 ТК РФ. Обязательность предоставления работником работодателю документов, связанных с подтверждением беременности или периода отпуска жены, закон не устанавливает
2	Одинокий мужчина	Имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет	В указанное ими время до дня достижения детьми возраста 12 лет	Подпункт «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», Распоряжение Совмина СССР от 30.10.1985 N 2275р «О предоставлении отпуска для одиноких работающих мужчин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет»
3	Женщины
4	Беременность	Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него	Часть 3 ст. 122 ТК РФ	Прямого требования о документальном подтверждении факта, с которым закон связывает возникновение льготы по очередности отпусков, закон не установил. Но в случае спорности вопроса работодатель вправе потребовать представления такого документа
5	Работники любого пола	Возраст работника — до 18 лет	Любое удобное для них время	—
6	Факт усыновления ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев	В указанное ими время	Работодатель вправе потребовать представить решение суда об усыновлении ребенка (детей)
7	Работающие у данного работодателя по совместительству	Одновременно с отпуском по основной работе	Статья 286 ТК РФ. Прямого требования о представлении копии приказа по основной работе о предоставлении отпуска закон не содержит, но в целях выполнения требования указанной нормы такой документ предполагается к представлению работодателю по работе по совместительству

Учет пожеланий работников

Стоит помнить, что при составлении графика отпусков учет желания некоторых категорий работников обязателен. Так, в соответствии с ч. 4 ст. 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Поэтому, чтобы избежать многократного внесения изменений в уже утвержденный на год график отпусков, кадровая служба перед его составлением должна запросить у некоторых категорий работников их пожелания о времени отпуска. К таким категориям работников законами отнесены граждане, перечисленные в таблицах 1 и 2.

Таблица 2. Работники, мнение которых при составлении графика отпусков следует учитывать

N	Категория работников (их статус)	Норма закона, установившая льготу по очередности отпусков для них
1	Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, дети первого и второго поколений граждан, принимавших участие в работах по ликвидации последствий аварии на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча в 1957 и 1958 гг. и страдающие заболеваниями вследствие воздействий радиации на их родителей	Пункт 5 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (далее — Закон N 1244-1), ст. 12 Федерального закона от 26.11.1998 N 175-ФЗ «О социальной защите граждан Российской Федерации, подвергшихся воздействию радиации вследствие аварии в 1957 году на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча»
2	Участники ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС	Пункт 1 ч. 3 ст. 15 Закона N 1244-1
3	Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр), из числа граждан, подвергшихся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне	Пункт 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»
4	Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы	Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»
5	Ветераны Великой Отечественной войны, иные участники ВОВ и боевых действий, ветераны труда, военнослужащие и лица начальствующего состава ОВД, Государственной противопожарной службы, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, ставшие инвалидами вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (служебных обязанностей) и др.	Подпункт 17 п. 1 ст. 14, пп. 13 п. 1 ст. 15, пп. 11 п. 1 ст. 16, пп. 9 п. 1 ст. 17, пп. 9 п. 1 ст. 18, пп. 10 п. 1 ст. 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»
6	Супруги военнослужащих (отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих)	Пункт 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»
7	Граждане, награжденные знаками «Почетный донор России» и «Почетный донор СССР»	Пункт 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона РФ от 20.07.2012 N 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»
8	Герои Социалистического Труда, Герои Труда РФ и полные кавалеры ордена Трудовой Славы	Часть 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического труда, героям труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена трудовой Славы»
9	Сотрудник органов внутренних дел, не реализовавший свое право на основной отпуск в определенный графиком срок (отпуск в удобное для него время до окончания текущего года либо в течение следующего года)	Часть 3 ст. 57, ст. 64 Федерального закона от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»
10	Военнослужащие, имеющие ребенка-инвалида в возрасте до 16 лет, трех и более детей в возрасте до 16 лет, одинокие военнослужащие, воспитывающие ребенка до 14 лет	Подпункты «г», «д», «ж» п. 12 ст. 29 Указа Президента РФ от 16.09.1999 N 1237 «Вопросы прохождения военной службы»
11	Любой работник, которого по инициативе работодателя в связи с производственной необходимостью отозвали из отпуска (за неотгулянные дни отпуска в удобное время в течение текущего рабочего года)	Часть 2 ст. 125 ТК РФ
12	Работник, являющийся родителем (опекуном, попечителем) ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования в другую местность (ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка к месту поступления на обучение)	Часть 5 ст. 322 ТК РФ

Обратите внимание: ТК РФ не вменяет в обязанность работникам представить документы, подтверждающие их льготы на установление очередности отпусков в удобное для них время; также закон не обязывает таких работников-льготников представлять заявления об определении удобного для них времени отпуска До составления и утверждения графика отпусков . Соответственно, и документы, подтверждающие льготы, и заявления они могут направить работодателю в любое время. Такую позицию неоднократно озвучивали и сами инспекции труда (см., например, Памятку работодателю по составлению графика отпусков, размещенную на официальном сайте ГИТ в Хабаровском крае <2>).

Лица с семейными обязанностями

Законодательством РФ не установлена гарантия предоставления отпуска в определенное время (например, летом) лицам с семейными обязанностями (см. гл. 19 и 41 ТК РФ). Однако имеется не отмененное Постановление ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», пп. «б» п. 3 которого установил для работающих женщин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время. В соответствии со ст. 423 ТК РФ указанный нормативный правовой акт можно применять постольку, поскольку он не противоречит ТК РФ.

Следует добавить, что Решением Верховного Суда РФ от 17.06.2014 N АКПИ14-440 названная норма признана не противоречащей положениям ТК РФ и не носящей дискриминационный характер по отношению к другим работникам.

Стаж работы

Многолетняя работа на предприятии не гарантирует работнику «льготного» положения при определении очередности и времени отпуска. Напомним, что отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

Другими словами, здесь работодатель не связан требованиями ч. 2 ст. 122 ТК РФ, поэтому ограничений по стажу работы в текущем году, необходимому для предоставления отпуска, нет. Если работодатель при составлении графика отпусков учитывает пожелания работников, то работнику в будущем году отпуск может быть предоставлен и через два месяца после прошедшего ежегодного отпуска в текущем году, то есть через любое, даже небольшое время после очередного отпуска.

Если же работник не относится к льготным категориям, то работодатель не обязан удовлетворять просьбу сотрудника, но может пойти ему навстречу, если это возможно.

Заявление о переносе отпуска может быть написано:

— если время отпуска по графику прошло и работник по каким-то причинам не отгулял весь отпуск или его часть. Обычно такая необходимость возникает, если сотрудник был отозван из отпуска или заболел во время его;

— если сотрудник просит о новых датах до отпуска, указанного в графике отпусков. Тогда можно как написать обычное заявление, так и сослаться на утвержденный график.

Если работодатель обязан предоставить отпуск работнику по его желанию или если он не против просьбы сотрудника о переносе дат отдыха, он должен издать приказ.

Как поступить с графиком отпусков в случае изменений? Если меняется период отпуска, то все данные, связанные с переносом отпуска, предусмотрены в документе. Так, дату следует поставить в графе 7 «Дата фактическая» графика отпусков после того, как сотрудник фактически использует отпуск. В графах 8 — 10 графика указываются причины изменений. В графе 8 «Основание (документ)» отразите реквизиты приказа о переносе отпуска, в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — новый период отдыха. Графу 10 «Примечание» заполнять не обязательно, но там можно указать причины переноса отпуска, например то, что отпуск перенесен в связи с уходом в отпуск по беременности и родам супруги работника, как в примерах 3 — 4.

Некоторые специалисты вносят изменения в график отпусков, издавая соответствующий приказ. Наиболее вероятен случай, когда в график вносятся дополнения в связи с приемом нового сотрудника уже после утверждения документа. Однако документами, подтверждающими правомерное использование ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудником, который трудится у работодателя первый год, являются заявление и приказ об отпуске.

Подведем итоги. Отпуск должен предоставляться работнику каждый год в количестве не менее 28 дней (или более — в силу норм законодательства).

В графике отпусков должны быть предусмотрены отпуска работников, которые были приняты и после составления графика, если к моменту окончания года сотрудник проработает на предприятии 11 месяцев. Причем закон позволяет предусмотреть и предоставить отпуск таким «новичкам» и ранее этого срока, в том числе ранее шести месяцев стажа работника на данном предприятии.

Указанные изменения необходимо отражать в графике отпусков, внося в ранее утвержденный график изменения и/или дополнения и утверждая их приказом работодателя.

В некоторых случаях работодатель обязан запрашивать мнение по вопросу удобного времени будущего отпуска и учитывать его при составлении графика отпусков на следующий год.

Закон не налагает на сотрудника обязанность представлять работодателю при приеме на работу или перед составлением графика отпусков на очередной год документы, подтверждающие его право на отпуск в удобное для него время.

Работник, обладающий в силу закона правом на отпуск в удобное для него время, может выразить свое желание взять отпуск в любой момент, а не тогда, когда утверждается график отпусков. При этом внесенная в график информация о том, что ему предусмотрен отпуск, например, зимой, не будет иметь правового значения для реализации его права на отпуск в удобное для него время.

Если самим законом сотрудник не отнесен к «льготной» категории работников, имеющих право выбора времени отпуска в удобное для них время, отпуск ему может быть запланирован самим работодателем и без учета его мнения.

Как видите, работодатель наделен большими правами в части определения очередности отпусков и приоритетного времени их предоставления работникам. Он, по сути, вправе предоставить отпуска не в «сезон» под предлогом того, что предоставление отпуска летом негативно скажется на производственном процессе. Но большинство работодателей в целях исключения конфликтных ситуаций по поводу очередности отпусков и соблюдения интересов работников перед составлением графика отпусков на будущий год все-таки руководствуются пожеланиями работников (запрашиваемых у них с учетом мнения их непосредственных руководителей), а не только нормами закона и правом на свое усмотрение устанавливать очередность отпусков.

Отпускная кампания 2011 г. завершается. И снова предстоит организовывать работу по составлению графика отпусков уже на следующий календарный год. Эту работу кадровой службе целесообразно провести, не дожидаясь наступления нового года.

Организация работы по составлению графика отпусков

График отпусков - это локальный нормативный правовой акт организации, который определяет очередность предоставления трудовых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отпусков между работниками всех структурных подразделений организации.

Порядок составления графика отпусков может быть закреплен в коллективном договоре. Процедура разработки этого документа может быть изложена и в инструкции по кадровому делопроизводству, утвержденной на предприятии.

Организациям с достаточно большой численностью работников следует позаботиться о предстоящей отпускной кампании уже в ноябре (например, путем издания приказа (распоряжения) нанимателя с указанием руководителям структурных подразделений представить сведения о планируемых их работниками отпусках). Если в организации создана профсоюзная организация, необходимо определить сроки нахождения проекта графика отпусков на рассмотрении этого органа. График отпусков должен быть утвержден руководителем организации.

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза (ст. 168 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)).

График трудовых отпусков в организации составляют на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводят до сведения всех работников.

Согласование с профсоюзом графика отпусков обязательно при условии его наличия в организации. Без согласования с профсоюзом данный график будет являться недействительным.

Форма и содержание графика отпусков

В ст. 168 ТК не установлены требования к содержанию графика трудовых отпусков.

Вместе с тем приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 утверждена Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), куда включена унифицированная форма графика отпусков (см. приложение).

В унифицированной форме этого документа графа для проставления отметки об ознакомлении работников с графиком отпусков не предусмотрена.

В нормативных правовых актах РБ отсутствует норма, прямо предусматривающая необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком отпусков под роспись, поэтому способы доведения графика до сведения работников могут различаться. На практике обычно используют один из следующих вариантов ознакомления работников с графиком отпусков:

1) размещение графика отпусков в общедоступном для работников месте (информационной доске и т.д.);
2) ознакомление с графиком отпусков каждого работника под роспись.

Наиболее целесообразным является 2-й вариант. Такое ознакомление может быть оформлено соответствующей отметкой по форме, аналогичной отметке об ознакомлении работника с приказом о предоставлении отпуска. При необходимости можно включить в форму графика отпусков дополнительную графу «Отметка работника об ознакомлении с графиком», где будут проставляться собственноручная подпись ознакомленного работника и дата ознакомления. Кроме того, к графику отпусков возможно составить приложение в виде листа ознакомления работников.

Требований об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит. В графике могут быть указаны только месяцы предоставления трудовых отпусков. В этом случае требуется дополнительная договоренность между работником и нанимателем о конкретной дате начала трудового отпуска. Согласованный день следует зафиксировать в приказе, записке об отпуске. Месяц и дата отпуска, определенные нанимателем по согласованию с работником, обязательны для них и могут быть изменены только по соглашению между ними.

Что должен помнить специалист по кадрам при составлении графика отпусков

Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляется в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков, если иное не предусмотрено ТК (ст. 167 ТК).

При составлении графика отпусков наниматель обязан учитывать желание отдельных категорий работников, которым предоставлено право на предоставление трудового отпуска в определенное время или периоды (часть четвертая ст. 168 ТК).

Cледует также учитывать положения коллективного договора (при его наличии в организации) и условия трудового договора, поскольку в них могут содержаться категории работников, которым трудовой отпуск предоставляется по их желанию в летнее либо любое другое удобное время. Например, в коллективном договоре может быть предусмотрено положение о предоставлении трудового отпуска в летнее время одиноким матерям, воспитывающим ребенка в возрасте до 14 лет.

После подачи в отдел кадров руководителями структурных подразделений предложений о запланированных их работниками отпусках в установленный нанимателем срок (например, не позднее 15 декабря) дальнейший их анализ осуществляет специалист кадровой службы.

На что необходимо обратить внимание специалисту по кадрам при обработке поступивших предложений от руководителей структурных подразделений

В первую очередь специалист по кадрам рассматривает в отношении каждого работника предложение о месяце (дате начала) трудового отпуска с учетом его рабочего года. Такая необходимость обусловлена нормой ст. 170 ТК: трудовой отпуск необходимо предоставить работнику в течение рабочего года (ежегодно).

Рабочий год - это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).

Пример

Работник был принят на работу 4 июля 2010 г. Его рабочий год исчисляется с 4 июля 2010 г. по 3 июля 2011 г. Продолжительность трудового отпуска составляет 30 календарных дней. За указанный рабочий год работник уже использовал трудовой отпуск в 2011 г. В график отпусков на 2012 г. ему может быть запланирован трудовой отпуск только в период с 1 января 2012 г. по 4 июня 2012 г., т.е. реально работник должен использовать трудовой отпуск до окончания рабочего года - 3 июля 2012 г.

Если данный работник желает использовать свой трудовой отпуск в другой период, например в сентябре 2012 г., то в график отпусков следует включать 2 отпуска: один - за рабочий год с 4 июля 2011 г. по 3 июля 2012 г. (до 4 июня 2012 г.), второй - за рабочий год с 4 июля 2012 г. по 3 июля 2013 г. на сентябрь.

При разделении трудового отпуска на части (часть первая ст. 174 ТК), в т.ч. по желанию работника, в период составления графика отпусков в графике необходимо указывать 2 части отпуска.

Изменение времени предоставления трудового отпуска как мера дополнительного взыскания

Наниматель имеет право применить дополнительные меры взыскания к работникам, совершившим дисциплинарный проступок, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания (ст. 198 ТК), например изменить время предоставления трудового отпуска. Виды и порядок применения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением, иными локальными нормативными правовыми актами.

При этом право работника на получение трудового отпуска в период, предусмотренный частью четвертой ст. 168 ТК, не исключает право нанимателя на применение дополнительных мер взыскания к работникам, совершившим дисциплинарный проступок.

Оптимальный вариант - трудовой отпуск в полном размере каждый год

Составляя график отпусков, кадровая служба должна проверить наличие у работников неиспользованных частей трудовых отпусков (например, сверив информацию в личной карточке) и включить их в график отпусков, присоединив к отпуску за следующий рабочий год либо предоставив отдельной частью.

Справочно: наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск, как правило, в течение каждого рабочего года (ежегодно) (ст. 170 ТК).

Вместе с тем право на перенос части трудового отпуска на следующий рабочий год закреплено в 2 статьях ТК - ст. 170 и 174.

В исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год (ст. 170 ТК). Оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года. Переносимую часть трудового отпуска по желанию работника присоединяют к отпуску за следующий рабочий год или используют отдельно.

Иными словами, наниматель обязан предоставить в текущем рабочем году, а работник должен использовать не менее 14 календарных дней трудового отпуска.

При этом запрещено непредоставление трудового отпуска работникам моложе 18 лет и работникам, имеющим право на дополнительный отпуск в связи с вредными и (или) опасными условиями труда.

Возможен перенос неиспользованной части трудового отпуска в случае отзыва работника с его согласия из трудового отпуска (ст. 174 ТК). Однако работник должен использовать в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска.

Необходимо помнить, что отзыв из отпуска работников моложе 18 лет и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, не допускается.

Трудовой отпуск за первый рабочий год

Условия предоставления трудовых отпусков за первый рабочий год предусмотрены ст. 166 ТК.

Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя, за исключением случаев, предусмотренных ст. 166 ТК.

До истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска следующим категориям работников по их желанию:

Женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;
- лицам моложе 18 лет;
- работникам, принятым на работу в порядке перевода;
- совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до 6 месяцев работы по совместительству;
- участникам Великой Отечественной войны;
- женщинам, имеющим двоих и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- работникам, обучающимся в вечерних школах и учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, в вечерней или заочной форме получения образования;
- другим лицам в случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением или трудовым договором.

Работающим женам (мужьям) военнослужащих по их желанию трудовой отпуск предоставляется одновременно с отпуском их мужей (жен).

Вместе с тем законодательство допускает предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней с согласия нанимателя и другим работникам. В этом случае у нанимателя есть право до истечения 6 месяцев работы у него предоставлять трудовой отпуск пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней. Таким образом, предоставляемая часть трудового отпуска должна быть не менее 14 календарных дней, что фактически является разделением отпуска на части.

Шесть месяцев - это минимальный период, после которого может предоставляться трудовой отпуск за первый рабочий год. Трудовой отпуск может быть предоставлен в первом рабочем году через 6-11 месяцев.

Особенности предоставления трудового отпуска совместителям

При составлении графика отпусков необходимо учесть следующее.
Трудовой отпуск работающим по совместительству предоставляют одновременно с трудовым отпуском по основной работе (ст. 347 ТК).

Если работник не отработал на работе по совместительству 6 месяцев, то трудовой отпуск ему следует предоставить авансом.

Если продолжительность трудового отпуска работника на работе по совместительству меньше, чем продолжительность трудового отпуска по основному месту работы, наниматель по просьбе работника предоставляет ему социальный отпуск соответствующей продолжительности без сохранения заработной платы.

Часть трудового отпуска работающего по совместительству, превышающая трудовой отпуск по основной работе, по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией.

Предоставление отпуска работающему по совместительству одновременно с отпуском по основному месту работы является обязанностью, а не правом нанимателя, и отказать в предоставлении такого отпуска он не вправе.

Порядок оформления предоставления трудового отпуска

Если трудовой отпуск работнику предоставляют в соответствии с графиком отпусков, он не обязан подавать заявление о предоставлении отпуска. Отпуск необходимо предоставлять в согласованный с нанимателем срок по письменному заявлению работника в следующих случаях:

В графике не указана дата начала отпуска;
- отпуск предоставляется не по графику отпусков (отпуск перенесен на другой срок);
- работник не включен в график (например, принят новый работник, женщина приступила к выполнению должностных обязанностей после отпуска по уходу за ребенком до достижении им возраста 3 лет);
- график отпусков отсутствует.

О времени начала трудового отпуска наниматель обязан уведомить работника не позднее чем за 15 календарных дней (ст. 169 ТК).

Уведомить работников о времени начала трудового отпуска можно следующими способами:

Вывесить списки работников с указанием структурного подразделения, месяца и дня начала отпуска и его окончания;
- путем направления руководителям соответствующих структурных подразделений такого списка;
- индивидуально - путем ознакомления работника под роспись с приказом о предоставлении отпуска или запиской об отпуске, в которой указаны даты начала и окончания трудового отпуска.

Варианты уведомления, как правило, зависят от штата работников.

Возможность предоставления трудового отпуска досрочно

В случае неожиданной приостановки работы в связи с аварией, стихийным бедствием, необеспеченностью энергоресурсами, сырьем и по другим исключительным и непредвиденным обстоятельствам ст. 172 ТК предусматривает право нанимателя на досрочное (т.е. раньше срока, предусмотренного графиком трудовых отпусков или индивидуальным соглашением) предоставление трудового отпуска всем или отдельным категориям работников.

Особенность данного права заключается в том, что наниматель в этом случае действует в одностороннем порядке без согласия работников и профсоюза.

Заключительные положения

При составлении графика отпусков кадровой службе следует помнить еще об одном важном обстоятельстве - необходимости обеспечения работы организации в нормальном режиме, т.е. о выполнении производственных, финансовых и иных планов. При планировании трудовых отпусков также надо учитывать взаимозаменяемость руководителя структурного подразделения и его заместителя, работников, выполняющих однородные функции, работников, занимающих одинаковые должности в одном структурном подразделении, и другие случаи, которые могут быть присущи организации определенной отрасли.

При составлении графика важно помнить и о таком моменте, как распределение трудовых отпусков в течение календарного года, а не только в летний период (с мая по сентябрь). Заметим, что законодательство о труде не дает определение понятия «летний период». Во избежание спорных ситуаций в локальном нормативном правовом акте организации следует самостоятельно установить границы летнего периода (его начало и окончание).

Планомерный подход к очередности предоставления отпусков будет способствовать налаженному производственному процессу, выполнению планов и показателей.

В реальной жизни график отпусков, к сожалению, не всегда соблюдается по различным причинам: наступление у работника периода временной нетрудоспособности, наступление срока отпуска по беременности и родам, прием на работу новых сотрудников, выход работника на работу после окончания социального отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, приобретение путевки в санаторий, изменение срока предоставления трудового отпуска по семейным обстоятельствам, производственная необходимость и др. Однако основанием изменения графика отпусков является соглашение сторон.