Копии паспортов на предприятии. Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Предоставление дел правоохранительным органам

Все могут ошибаться, в том числе инспекторы по труду. В частности, проверяя организацию, они могут неправильно применить нормы законодательства или нарушить процедуру привлечения к ответственности. Возможно, работодатель просто не согласится с мнением инспектора и воспользуется своим правом на обжалование его решения. О том, как правильно это сделать, в какой орган обратиться и в какие сроки, вы узнаете из статьи.

Полномочия инспектора по труду

В силу ст. 353 ТК РФ федеральный государственный надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, осуществляется федеральной инспекцией труда в порядке, установленном Постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 N 875 "Об утверждении Положения о федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права" (далее — Положение).

По результатам проверки государственной инспекцией труда (ГИТ) юридическое лицо, а также руководители и иные должностные лица организаций, виновные в нарушении трудового законодательства и других актов, содержащих нормы трудового права, несут ответственность в случаях и порядке, определенных ТК РФ и прочими федеральными законами.

Осуществляющие проверки инспекторы по труду имеют довольно много прав, установленных п. 13 Положения: право беспрепятственно в любое время суток посещать работодателей в целях их проверки, запрашивать у них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, и т.д. В случае обнаружения при проверке нарушений законодательства о труде и об охране труда инспектор может привлечь организацию или должностное лицо к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ. Для этого по окончании проверки он должен зафиксировать факт нарушений документально. Такими документами являются:

— акт проверки — в нем указываются сведения о результатах проверки. Акт составляется непосредственно после проверки, в двух экземплярах, один из которых передается работодателю. При этом не имеет значения, был ли обнаружен факт нарушения трудового законодательства и охраны труда. Если нарушения были обнаружены, в акте фиксируются характер нарушений и лица, их допустившие. Требования к акту установлены п. 2 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (далее — Закон N 294-ФЗ);

— предписание об устранении нарушений — выдается одновременно с актом проверки, непосредственно после окончания проверки (п. 3 ст. 16 Закона N 294-ФЗ). В предписании указываются выявленные нарушения и сроки их устранения;

— протокол об административном правонарушении — составляется в случае обнаружения правонарушений. Копия протокола направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение трех дней со дня его составления. Протокол подписывается инспектором по труду, его составившим, и законным представителем работодателя. В случае отказа представителя от подписания протокола в нем делается соответствующая запись (п. 4.1, 5 ст. 28.2 КоАП РФ). С момента составления протокола дело об административном правонарушении считается возбужденным (пп. 3 п. 4 ст. 28.1 КоАП РФ);

— постановление о назначении административного наказания или о прекращении производства по делу об административном правонарушении. Оно составляется в течение 15 дней с даты составления протокола после рассмотрения дела об административном правонарушении. Копия вручается работодателю (представителю работодателя) под расписку либо высылается по почте в течение трех дней со дня вынесения этого постановления (п. 2 ст. 29.11 КоАП РФ).

Напомним, что ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены следующие виды ответственности:

— административный штраф;

— дисквалификация руководителя;

— административное приостановление деятельности работодателя.

При этом если привлекать к административной ответственности и приостанавливать деятельность организации имеет право инспектор по труду, то дисквалификация осуществляется только по решению суда. То есть если инспектор выявит правонарушение, за которое предусмотрена ответственность в виде дисквалификации, он составляет протокол и в течение трех суток передает документы в суд (который рассматривает дело и выносит постановление), а работодателю направляет копию протокола.

Право на обжалование

В силу ст. 361 ТК РФ решения государственных инспекторов труда могут быть обжалованы соответствующему руководителю по подчиненности, главному государственному инспектору труда РФ и (или) в суд. Решения главного государственного инспектора труда РФ могут быть обжалованы в суд.

Согласно п. 12 ст. 16 Закона N 294-ФЗ юридическое лицо, проверка которого проводилась, в случае несогласия с фактами, выводами, предложениями, изложенными в акте проверки, либо с выданным предписанием об устранении выявленных нарушений вправе обжаловать эти документы в трудовую инспекцию, приложив документы, подтверждающие обоснованность возражений.

Обратите внимание! Предписание об устранении выявленных нарушений обязательно для исполнения. Если организация его не выполнит, она будет привлечена к административной ответственности по п. 1 ст. 19.5 КоАП РФ.

Руководствуясь ст. 361 ТК РФ, работодатель может обжаловать любой документ — акт, предписание, протокол, постановление о привлечении к административной ответственности. При этом обычно акт обжалуют вместе с предписанием, а протокол с постановлением.

Кроме того, работодатель может обжаловать действия инспектора его руководителю или главному государственному инспектору. В силу ст. 364 ТК РФ за противоправные действия или бездействие государственные инспекторы труда несут ответственность, установленную федеральными законами.

Подведомственность и сроки обжалования

Если работодатель решил обжаловать предписание в государственную инспекцию труда, сделать это он должен в течение 15 дней с момента получения акта и предписания (п. 12 ст. 16 Закона N 294-ФЗ). Обратите внимание: если в период рассмотрения жалобы наступит срок устранения нарушений, указанный в предписании, а они не будут устранены, работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Некоторые работодатели одновременно обращаются и в трудовую инспекцию, и в суд. Делать это не стоит, поскольку тогда жалобу будет рассматривать только суд (п. 2 ст. 30.1 КоАП РФ).

Обжалование предписаний в судебном порядке осуществляется по правилам, установленным ГК РФ. Однако здесь возникают некоторые противоречия по поводу сроков. Так, в силу п. 1 ст. 256 ГПК РФ работодатель может обратиться в суд в течение трех месяцев со дня получения предписания. Но есть ст. 357 ТК РФ, согласно которой в случае обращения профсоюзного органа, работника или иного лица в государственную инспекцию труда по вопросу, находящемуся на рассмотрении соответствующего органа по рассмотрению индивидуального или коллективного трудового спора (за исключением исков, принятых к рассмотрению судом, или вопросов, по которым имеется решение суда), государственный инспектор труда при выявлении очевидного нарушения трудового законодательства или иных актов, содержащих нормы трудового права, имеет право выдать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению. Данное предписание может быть обжаловано работодателем в суд в течение 10 дней со дня его получения работодателем или его представителем.

Если воспринимать норму дословно, то работодателю дается 10 дней на обжалование, если в инспекцию обратился профсоюз или работник по вопросам, связанным с трудовыми спорами.

Судебная практика по вопросу, какие же сроки применять — 10 дней или три месяца, противоречива, поэтому работодателю в любом случае рекомендуется не затягивать с подачей жалобы и уложиться в 10 дней с даты получения предписания.

При этом, чтобы работодателя не привлекли к ответственности за неисполнение предписания во время рассмотрения жалобы, к жалобе следует приложить заявление о приостановлении действия предписания. Сделать это суд может и самостоятельно, но это только его право, а не обязанность.

К сведению. Вопрос о приостановлении действия оспариваемого решения может разрешаться судом на любой стадии производства по делу: при подготовке дела к судебному разбирательству, в ходе рассмотрения дела, а также после разрешения дела, но до момента вступления решения суда в законную силу, если из приобщенных к делу материалов, объяснений заявителя следует, что приостановление действия оспариваемого решения может предотвратить возможные негативные последствия для заявителя (п. 19 Постановления Пленума ВС РФ от 10.02.2009 N 2).

Обжалование постановления о привлечении к административной ответственности происходит соответственно в административном порядке. Жалоба на постановление в силу п. 1 ст. 30.3 КоАП РФ подается в течение 10 суток со дня вручения или получения копии постановления. Если жалоба подается в трудовую инспекцию, срок ее рассмотрения составляет 10 дней, если в суд — два месяца (п. 1.1 ст. 30.5 КоАП РФ).

Отметим, что жалоба подается в суд общей юрисдикции, а не в арбитражный суд, как это установлено ст. 30.1 КоАП РФ, поскольку в силу ст. 207 АПК РФ арбитры рассматривают дела о привлечении к административной ответственности в связи с осуществлением предпринимательской и иной экономической деятельности. Трудовые же отношения подведомственны судам общей юрисдикции.

Обстоятельства, исключающие административную ответственность

В заключение обратим внимание на процессуальные моменты, при которых организация не может быть привлечена к административной ответственности. Это прежде всего нарушение сроков привлечения к ней.

Так, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения нарушения. А за административные правонарушения, влекущие дисквалификацию руководителя, он может быть привлечен к ответственности не позднее одного года со дня совершения правонарушения (п. 3 ст. 4.5 КоАП РФ).

При длящемся административном правонарушении двухмесячный срок начинает исчисляться со дня обнаружения этого нарушения.

К сведению. Длящимся является такое административное правонарушение (действие или бездействие), которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении предусмотренных законом обязанностей. Днем обнаружения длящегося административного правонарушения считается день, когда должностное лицо, уполномоченное составлять протокол об административном правонарушении, выявило факт его совершения.

Помимо нарушения сроков инспектор по труду может также нарушить процессуальные нормы при составлении протокола об административном нарушении. Поскольку КоАП РФ установлена специальная процедура составления и заполнения протокола, ее нарушение тоже может стать причиной освобождения от административной ответственности. Но такие нарушения должны быть существенными. Требования к составлению протокола установлены ст. 28.2 КоАП РФ.

Согласно п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 02.06.2004 N 10 "О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при рассмотрении дел об административных правонарушениях" нарушение административным органом при производстве по делу об административном правонарушении процессуальных требований, установленных КоАП РФ, является основанием для отказа в удовлетворении требования административного органа о привлечении к административной ответственности либо для признания незаконным и отмены оспариваемого постановления при условии, что указанные нарушения носят существенный характер.

Существенный характер нарушений определяется исходя из последствий, которые данными нарушениями вызваны, и возможности устранения этих последствий при рассмотрении дела.

Работодатель, который по результатам проверки Государственной инспекции труда (ГИТ) получил предписание об устранении выявленных нарушений, вправе обжаловать данное предписание в установленном порядке. В статье разберем, как обжаловать предписание трудовой инспекции, куда подавать жалобу на действия ГИТ, каков срок обжалования предписания трудового инспектора.

Предписание трудовой инспекции

В соответствие с нормами действующих законодательных актов, ГИТ регулярно осуществляет проверки работодателей (как юрлиц, так и ИП) на предмет соблюдения ними норм трудового права.

ГИТ проводит проверки как в плановом порядке, в соответствие с утвержденным графиком, так и внепланово, на основании жалоб, поступивших от работников, а также в связи с истечением срока выданных ранее предписаний.

В случае если в результате проверки трудовым инспектором установлено, что работодатель ведет деятельность с нарушением норм трудового законодательства, то по окончанию проверки ГИТ, вместе с актом проверки, выдает работодателю предписание. В тексте документа содержится информация о нарушениях, выявленных инспектором, указаны требуемые меры по их устранению, а также установлен срок предоставления ответа на предписание ГИТ.

За работодателем закреплено право на обжалование предписаний, выданный инспектором ГИТ, при наличии одного из следующих оснований:

1. Информация о выявленных нарушениях недостоверна . Работодатель имеет право не согласиться с информацией о выявленных нарушениях, указанных в предписании. Для обжалования представителю организации необходимо располагать фактами и документами, подтверждающими, что инспектор указал в предписании недостоверную информацию, исказил факты, а, следовательно, какие-либо нарушения норм ТК РФ на предприятии места не имеют.
2. Проверка ГИТ проведена с несоблюдением установленных норм . Организация вправе обратиться с жалобой на предписание ГИТ в случае, если проверка, предшествующая выдаче предписания, была проведена с нарушениями. К таким нарушениям, в частности, относится отказ ГИТ в ознакомлении с актом проверки, распоряжение имуществом и документами организации в период проверки без согласования с работодателем, т.п. Указанные нарушения ГИТ, зафиксированные работодателем в ходе проверки, должны быть подтверждены документально.

Работодатель вправе обратиться с жалобой на предписание ГИТ не позже 10-дневного срока от момента ознакомления с таким предписанием.

На основании статьи 361 ТК РФ действия ГИТ могут быть обжалованы в порядке подчиненности либо через суд. Ниже мы подробно рассмотрим порядок действий работодателя при обжаловании предписания ГИТ каждым из способов.

Жалоба на предписание ГИТ в порядке подчиненности

В случае если руководитель организации получил предписание ГИТ, но не согласен с его содержанием в силу объективных причин и обстоятельств, то первоначально работодателю рекомендуется подать жалобу в соответствие с порядком подчиненности, а именно Главному государственному инспектору по труду. Инструкция по подготовке и подаче жалобы представлена ниже.

Шаг-1. Подготовка документов

Прежде чем обращаться к Главному трудовому инспектору с жалобой, работодателю следует позаботиться о подготовке документов, которые послужат основанием для последующего обжалования действий инспектора, выдавшего предписание.

Если, по мнению работодателя, предписание содержит недостоверную информацию, то руководству компании необходимо подготовить документы, данную информацию опровергающие. Таким документами могут выступать:

• копии локальных нормативных актов;
• ведомости начисления заработной платы;
• приказы, распоряжения;
• журналы о прохождении инструктажей, т.п.

В случае если суть жалобы – нарушение инспектором порядка проведения проверки, то в данный факт можно подтвердить:

• отсутствием уведомления о внеплановой проверке (в случае если данный вид проверки предусматривает уведомление);
• наличием акта проверки без подписи работодателя, что подтверждает факт неознакомления инспектора с результатами такой проверки;
• отсутствием письменных запросов на предоставление документов (в случае если суть жалобы – бесконтрольные действия инспектора в части распоряжения документами и имуществом работодателя на период проверки).

Перечень, требуемый для подготовки жалобы, является строго индивидуальными и полностью зависит от особенностей и обстоятельств конкретной ситуации.

Шаг-2. Составление жалобы

Бланк, в соответствие с которым работодатель должен оформлять жалобы на предписание ГИТ, законом не утвержден, поэтому документ может быть составлен в свободной форме, с указанием обязательных реквизитов:

• полное название и реквизиты органа, в который подается жалоба;
• информация о заявителе (наименование организации, адрес);
• данные представителя работодателя (должность, ФИО);
• дата составления документа.

В тексте жалобы заявителю следует указать:

• реквизиты документа, который подлежит обжалованию (номер и дата предписания);
• обстоятельства и факты, подтверждающие незаконность вынесенного ГИТ предписания, подкрепленными ссылками на нормативные документы и локальные акты;
• требования заявителя, коими могут быть отмена действия выданного предписания либо признание действий (бездействия) инспектора, его выдавшего, незаконными либо не соответствующими нормативным требованиям.

В связи с ужесточением законодательства о персональных данных многих кадровых специалистов интересует вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника. Ответ на этот вопрос дал Роструд, разбирая обращения граждан и организаций.

Условие, при котором хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации.

В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации. Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».

С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН.

В то же время чиновники уточняют, что в ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников. Ими пользуются для: обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов; содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе; обеспечения личной безопасности работников; контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя. Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен. Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны. И даже после увольнения.

Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать? Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.

Штрафы за несоблюдение закона Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным. В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и хранить копии паспортов не нужно. Стоит вкладывать в дела работников копии их персональных документов или нет, решать вам.

Напомним только, что за нарушение норм в области личных данных предусмотрено наказание по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку личной информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц могут оштрафовать на 5000-10 000 рублей, а организацию - на 30 000-50 000 рублей. В свете разъяснений Роструда работодателей, возможно, смогут штрафовать согласно п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний - до 15 000-75 000 рублей.

Суд назначил штраф кадровику, не уничтожившему копию паспорта уволившегося сотрудника
В Тюмени инспектор отдела кадров коммерческой компании привлечена к административной ответственности за хранение копии паспорта уволившегося работника, сообщает пресс-служба управления Генпрокуратуры РФ ЮФО.
В ходе проверки прокуратуры было установлено, что сотрудник ООО "ДИП" не давал согласия на обработку биометрических персональных данных. Кроме того, в карточках учета кадров компании допускалась обработка персональных данных родственников работников без их разрешения – в частности, полностью прописывалась дата рождения, хотя законом предусмотрен сбор только года рождения. Таким образом, инспектор отдела кадров нарушила ФЗ "О персональных данных".
В надзорном органе отмечают, что, в соответствии с действующим законодательством, возможность обработки персональных данных допускается только с письменного согласия их владельца.
В отношении инспектора было возбуждено дело по ст. 13.11. КоАП РФ (нарушение установленного законом порядка распространения информации о персональных данных). По результатам его рассмотрения мировой суд Ленинского округа Тюмени назначил кадровику денежный штраф.

На основании этого возник вопрос.... По нынешнему законодательству, что должно содержаться в личном деле уволенного сотрудника? Если на всех правовых сайтах пишут, что:

Поскольку в каждой отдельно взятой организации используется свой образец личного дела сотрудника, список включаемых в него документов может в значительной мере варьироваться. Тем не менее, есть типовой перечень, в который входят:
копии СНИЛС, ИНН и паспорта работника (копируются развороты с персональными данными и пропиской);
заполненная анкета компании, резюме, автобиография;
копия военного билета (для военнообязанных);
цветная или черно-белая фотография;
документы о полученном образовании (диплом, аттестат, свидетельство об окончании курсов профессионального обучения);
характеристики, рекомендательные письма и отзывы с прошлых мест работы;
копия приказа о приеме на работу; копия трудового договора и дополнительных соглашений к нему (если есть);
копия должностной инструкции;
результаты аттестаций, тестирования, испытания при трудоустройстве;
копии приказов о награждении и поощрении, стажировке, переводах, представлениях;
документы о наложении взысканий;
справки о доходах, расходах, имущественном положении (для некоторых видов работ, в том числе для поступления на государственную или муниципальную службу);
справки о составе семьи, копия свидетельства о браке;
иные документы на усмотрение работодателя.