Куда прячется начальник 100 к 1. Что спросить у проверяющих

Отсюда вытекает необходимость морально и организационно готовиться к проверкам, причем это относится как к руководителю и ключевым сотрудникам, которые будут общаться с проверяющими близко и напрямую, так и к остальным работникам. Цель такой оргподготовки — повышение общей безопасности субъекта предпринимательской деятельности.

Система общей безопасности предприятия может быть представлена как совокупность «контуров безопасности». Чем их больше — тем меньше возможностей для незваных визитеров явиться неожиданно.

Пример. Обычный забор вокруг офисной территории, с охраной на входе и шлагбаумом — это уже первый контур безопасности, первый барьер на пути нежелательных посетителей. Сквозь этот контур уже может пройти не всякий, хотя и достаточно широкий круг лиц (например, дворники или работники складов, которые находятся на офисной территории).

Второй контур — офисное здание. На входе — охрана и/или секретарь ресепшн. В офис проходит еще более узкий круг лиц с соответствующим допуском.

Третий контур — это те помещения, куда могут попасть только определенные работники. Этого можно достичь сугубо техническими средствами — кодовые или электронные замки и т.п. К таким помещениям относятся бухгалтерия, отдел кадров, договорной отдел, серверная и т.п. в зависимости от особенностей конкретного предприятия.

Следующий контур — это руководство, высший менеджмент предприятия. Войти к ним в кабинет можно только через приемную секретаря. Секретарь, доложив о приходе посетителей, как правило, приглашает их вовсе не в кабинет к начальнику, а в переговорную комнату.

В данном примере рассмотрены четыре контура, а может их быть произвольное количество. Важен принцип, согласно которому первым проверяющих встречает охранник, а далее — по цепочке, в которой руководитель будет замыкающим. Такая организация встречи проверяющих является наиболее рациональной.

На данном рубеже охранник не должен самостоятельно принимать решение о допуске или недопуске посетителей. Такое решение может и должен принимать только руководитель или иное уполномоченное лицо. При этом по внутреннему телефону идет оповещение ключевых подразделений и сотрудников. И в случае, если будет команда «пропустить внутрь», у сотрудников предприятия уже будет некоторый запас времени, чтобы подготовиться к проверочным действиям. У охранника должны быть чёткие должностные инструкции.

Второй контур — стойка охраны или офис-менеджер собственной персоной. Обязательная внимательная и дотошная проверка документов и служебных удостоверений, данные которых переписываются. Регистрация в вахтовой книге, тетради учета посетителей или аналогичной (не путайте с Журналом учета проверок, туда записи вносятся по окончании проверки). Доклад руководителю. И проверяющие пусть находятся у двери или стойки охраны до тех пор, пока руководитель не даст команду допуска. После чего посетителей препровождают в кабинет для переговоров, где им предстоит встреча с руководителем. Все это время их нельзя оставлять одних. Это, с одной стороны, дисциплинирует пришедших. С другой, сигнализирует о высоком уровне организации и порядка на проверяемом предприятии.

Под переговорную комнату рекомендуется отвести отдельный кабинет с самой простой необходимой мебелью, без цветов и прочего декора и без телефонов. Это место, предназначенное не только для деловых встреч. Именно здесь целесообразно устроить проверяющих при длительных проверках. Абсолютно неправильно выделять проверяющим места, скажем, в бухгалтерии. В течение короткого времени между Вашим персоналом и чиновниками завязываются неформальные отношения, которые могут привести к утечке информации. Нужно организовать работу проверяющих так, чтобы они не выходили из переговорной, принося им необходимые документы для изучения. Идеальная схема передвижения и проверяющих, и прочих гостей офиса только одна: вход-охрана-секретарь-переговорная- и обратно.

Во время проверки сотрудникам необходимо ограничить обсуждение рабочих вопросов вне рабочих мест: в коридорах, курилках, столовых. Проверяющие собирают информацию в т.ч. и из таких «случайно подслушанных бесед».

Материально-техническое обеспечение офиса

1. Обязательное наличие электронных замков на помещениях, самых важных для жизнеобеспечения предприятия, таких как бухгалтерия, серверная и аналогичных (в зависимости от специфики). Цель — не допустить внезапного и несанкционированного появления нежеланных лиц в таких ключевых точках.
2. Обязательно наличие сейфов и запирающихся шкафов для документов. Вообще, любые документы не должны находиться в легкодоступных местах, архивные документы лучше хранить вне предприятия. Документы, в которых отпала надобность, должны уничтожаться. Цель — не допустить утечек информации.
3. ПК, на которых работают с жизненно важной информацией, должны быть укомплектованы съемными винчестерами, на которых и должна храниться Ваша важная электронная документация. В минуту тревоги съемный диск может быть для Вашего спокойствия быстро изъят и спрятан в личных вещах. Цель — уберечь данные от внезапного и несанкционированного доступа со стороны визитеров.
4. Офис желательно оборудовать устройствами для аудио- и видеозаписи. У охраны, кроме того, должна быть возможность сфотографировать или сделать копии удостоверения пришедших. Цель — иметь доказательства небезупречных документов и поведения проверяющих.
5. Целесообразно завести журнал учета посетителей (или иной аналогичный документ, в который заносятся сведения о любых посетителях, включая время и, возможно, иные обстоятельства их прихода) и журнал учета проверок (предусмотренный Закона N 294-ФЗ . Сведения в него заносятся по окончании проверки и не всеми проверяющими). Цель — иметь доказательства продолжительности выездной проверки, а также возможного нарушения процедуры.

Тактика «глухой защиты»

Руководитель должен ясно понимать, что проведение проверки на его предприятии (в особенности сопровождающейся превышением полномочий со стороны проверяющих) вызывает стресс у его сотрудников, рядовых и не только. Стало быть, им придется работать в состоянии длительной стрессовой ситуации, которая ведет к потере самообладания, способности здраво рассуждать и адекватно действовать. Наиболее подходящая тактика для них — тактика «глухой защиты». Эта тактика позволяет минимизировать риск того, что сотрудник невольно навредит себе или предприятию. Тактика «глухой защиты» в общем очень проста — ничего не говорить, ничего не подписывать. Конкретные рекомендации могут выглядеть так:

1. При попытках не санкционированного руководителем общения сотрудник должен потребовать у пришедших их служебные удостоверения и переписать на отдельный лист бумаги все данные. Лист с переписанными данными положить в карман одежды. БЕЗ предъявления служебных удостоверений никакое общение недопустимо. ЕСЛИ удостоверения не предъявляются — немедленно доложить руководителю/на пост охраны. ЕСЛИ удостоверения предъявлены и сразу спрятаны, сослаться на приказ руководителя, служебную инструкцию и прочее: «У меня приказ директора — переписывать данные служебных удостоверений всех посетителей «. О ситуации доложить руководителю. ЕСЛИ вошедшие не возражают против переписываний их данных, но интересуются целью этого, ответить: «Удостоверения переписываются для возможной подачи жалобы в прокуратуру или суд «.
2. Не отвечать на вопросы, сославшись на Конституции РФ: «Я имею право не отвечать на вопросы «. И это действительно так. Право не отвечать на вопросы может быть ограничено только в некоторых случаях (на допросах при производстве по возбужденному уголовному делу). Но, во-первых, такие допросы никогда или практически никогда не проводятся во время проверок. А во-вторых, даже в этом случае можно отказаться от общения до приезда Вашего адвоката ( УПК РФ).
3. Не подписывать никаких документов: «У меня нет полномочий на подпись этого документа, я не буду этого делать «. И для рядовых сотрудников это действительно так. В частности, N 294-ФЗ не обязывает их подписывать какие-либо документы и, соответственно, не предполагает никакой ответственности за отказ от подписи.
4. На все вопросы отвечать стандартной репликой: «Я не буду обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны могу быть привлечен к уголовной ответственности. На любые Ваши вопросы ответит наш руководитель «.
5. На просьбы (и требования) о выдаче документов, образцов продукции и прочего необходимо вежливо, но твердо отказывать: «Мне не позволяет должностная инструкция это делать без указания моего руководителя » или «Пожалуйста, обратитесь к руководителю, без его разрешения я не компетентен передать вам это «.
6. О появлении проверяющих из надзорных органов немедленно докладывать руководителю.
7. Если работник не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего : ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать.

Для большинства компаний тема проверок довольно болезненна. Несмотря на то, что современный бизнес знает свои права, в ситуации форс-мажора и стресса, которой, безусловно, является проверка, совершаются ошибки, грозящие тяжелыми последствиями. Чтобы вы не дали застать себя врасплох, мы собрали ряд рекомендаций о том, как вести себя при появлении сотрудников контролирующих органов.

юрисконсульт компании «Гарант»

Не секрет, что цели и задачи бизнес-субъектов и проверяющих структур в большинстве случаев не совпадают. Поэтому проверки часто сопровождаются конфликтами, а сам процесс – избыточным стрессом. Отсюда вытекает необходимость морально и организационно готовиться к проверкам, причем это относится как к руководителю и ключевым сотрудникам, которые будут общаться с проверяющими напрямую, так и к рядовым работникам. Цель такой подготовки – повышение общей безопасности предприятия.

Контуры безопасности

Система общей безопасности предприятия может быть представлена как совокупность контуров безопасности. Чем их больше – тем меньше возможностей для проверяющих появиться неожиданно.

Поясним это на примере. Обычный забор вокруг офисной территории с охраной на входе и шлагбаумом – первый контур безопасности. Сквозь этот контур уже может пройти не всякий, хотя и достаточно широкий круг лиц
(например, дворники или работники складов, которые находятся на офисной территории).

Второй контур – офисное здание. На входе – охрана и/или секретарь ресепшен. В офис проходит еще более узкий круг лиц с соответствующим допуском.

Третий контур – помещения, куда могут попасть только определенные работники. Организовать этот контур можно сугубо техническими средствами, например кодовыми или электронными замками. К таким помещениям относятся бухгалтерия, отдел кадров, договорной отдел, серверная и другие, в зависимости от особенностей конкретного предприятия.

Следующий контур – руководство, высший менеджмент предприятия. Войти к ним в кабинет можно только через приемную секретаря. Секретарь, доложив о приходе посетителей, как правило, приглашает их в переговорную комнату.

В данном примере рассмотрены четыре контура, но их может быть произвольное количество. Важен принцип, согласно которому первым проверяющих встречает охранник, а далее – по цепочке, в которой руководитель будет замыкающим. Такая организация встречи проверяющих является наиболее рациональной.

Не каждое предприятие может позволить себе такую многоступенчатость. Но к ней необходимо стремиться. Например, субъект малого предпринимательства может не иметь службы охраны, ресепшен и штатного юрис-
консульта. Однако дверь с глазком или переговорным устройством (видеодомофоном) может быть везде. Она и будет первым контуром безопасности. Уже на этом рубеже при общении через домофон может быть отказано в допуске на территорию лицам, не имеющим для такого допуска достаточных оснований (в зависимости от инструктажа работников и конкретных обстоятельств, например отсутствие документов на проверку).

Второй контур – стойка охраны или офис-менеджер, который должен осуществить следующие операции:

Обязательная вежливая и внимательная проверка документов и служебных удостоверений, данные которых переписываются.

Регистрация в вахтовой книге, тетради учета посетителей или аналогичной (не путайте с журналом учета проверок, туда записи вносятся по окончании проверки).

Доклад руководителю.

После чего посетителей препровождают в кабинет для переговоров, где им предстоит встреча с руководителем. Такой прием прежде всего сигнализирует о высоком уровне организации и порядка на проверяемом предприятии.

Под переговорную комнату рекомендуется отвести отдельный кабинет с необходимой мебелью. Это место, предназначенное не только для деловых встреч. Именно здесь целесообразно организовать рабочие места проверяющих при длительных проверках. Не рекомендуется выделять проверяющим места, скажем, в бухгалтерии или других подразделениях компании. Это может привести к снижению производительности труда как сотрудников предприятия, так и проверяющих.

Нужно организовать работу проверяющих так, чтобы они могли вести ее автономно, в отведенной переговорной, принося им необходимые документы для изучения.

Во время проверки сотрудникам необходимо ограничить обсуждение рабочих вопросов вне рабочих мест: в коридорах, курилках, столовых.

Сотрудники под глухой защитой

Руководитель должен ясно понимать, что проведение проверки на его предприятии вызывает стресс у сотрудников. При общении с проверяющими наиболее подходящая тактика для них – тактика «глухой защиты». Эта тактика позволяет минимизировать риск того, что сотрудник невольно навредит себе или предприятию. Тактика «глухой защиты», в общем, очень проста – ничего не говорить, ничего не подписывать. Конкретные рекомендации могут выглядеть так:

1. При попытках несанкционированного руководителем общения сотрудник должен потребовать у пришедших их служебные удостоверения и переписать на отдельный лист бумаги все данные. Без предъявления служебных удостоверений никакое общение недопустимо. Если удостоверения не предъявляются – немедленно доложить руководителю или на пост охраны. Если удостоверения предъявлены и сразу спрятаны, сослаться на приказ руководителя, служебную инструкцию: «У меня приказ директора – переписывать данные служебных удостоверений всех посетителей». О ситуации доложить руководителю.

2. Сотрудник имеет право не отвечать на вопросы, сославшись на ст. 51 Конституции РФ. И это действительно так: право не отвечать на вопросы может быть ограничено только в некоторых случаях при допросах при производстве по возбужденному уголовному делу. Но, во-первых, такие допросы никогда или практически никогда не проводятся во время проверок. А во-вторых, даже в этом случае можно отказаться от общения до приезда адвоката (п. 6 ч. 4 ст. 56 УПК РФ).

3. Не подписывать никаких документов: «У меня нет полномочий на подпись этого документа, и я не буду этого делать». Для рядовых сотрудников это действительно так. В частности, Закон № 294-ФЗ не обязывает их подписывать какие-либо документы и, соответственно, не предполагает никакой ответственности за отказ от подписи.

4. На вопросы можно отвечать стандартной репликой: «Я не буду обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны могу быть привлечен к ответственности. На любые ваши вопросы ответит руководитель».

5. На просьбы (и требования) о выдаче документов, образцов продукции и прочего необходимо вежливо, но твердо отказывать: «Мне не позволяет должностная инструкция это делать без указания моего руководителя» или «Пожалуйста, обратитесь к руководителю, без его разрешения я не компетентен передать вам это».

6. О появлении проверяющих из надзорных органов немедленно докладывать руководителю.

7. Если работник не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего: ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать.

Имеет смысл проводить предупредительную работу – периодически освежать в памяти работников инструкции на случай появления проверяющих, тренировка тактики «глухой защиты». Рядовые сотрудники должны твердо усвоить – на все вопросы всегда отвечает только руководитель. Сотрудники вправе и обязаны молчать.

Если проверка «дружественная»

Не все проверки обязательно проходят в обстановке взаимного недоверия. Часть из них может проходить в более теплой атмосфере, в этом случае все участники процесса заинтересованы как можно более быстро и эффективно провести проверку.

Важный признак «дружественности» проверки – проверяющий заранее сообщает и даже (в определенных рамках, конечно) согласовывает свой визит на предприятие.

Подробнее о том, как вести себя во время «дружественной» проверки, читайте в одноименной статье из Энциклопедии решений.

Чтобы найти ее в системе ГАРАНТ, наберите в Базовом поиске: дружественная проверка . В открывшемся списке выберите документ «Как вести себя во время «дружественной» проверки».

О каком бы виде проверки ни шла речь, помните золотое правило «Кто предупрежден, тот вооружен». В ваших силах сохранить нервы здоровыми и бизнес невредимым. Используйте материалы Энциклопедий решений, чтобы быть подготовленными к любым рабочим ситуациям!

Когда вам потребуется найти выход из сложной правовой ситуации, обратитесь к Энциклопедиям решений. В них представлены конкретные ответы на актуальные вопросы. Вы получаете широкий спектр консультационных материалов с готовыми решениями и экспертными советами о том, как лучше действовать в той или иной ситуации.

Материалы Энциклопедий решений – результат кропотливой работы специалистов компании «Гарант», которые систематизируют и обрабатывают тысячи документов, перепроверяют предложенные вам решения, чтобы вы могли быть уверены в их правильности и надежности.

Полную информацию о проверках, все рекомендации, инструкции для различных групп сотрудников, перечень необходимых документов, краткие памятки на случай прихода проверяющих из конкретных органов (налоговая, трудовая инспекция, пожарный надзор) и другие полезные материалы вы можете найти в «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей».

В «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей» доступны рекомендации для директора, бухгалтера, секретарей и других сотрудников предприятия во время проведения проверок.

К вам пришли с проверкой? Без паники. Контролеры приходят один раз в три года, и очень важно научиться правильно себя вести. Для предпринимателей, которые ведут бизнес уже много лет, эта ситуация вполне естественна. Со временем волнение при встречах проходит, но если ревизор приедет к вам впервые, ознакомьтесь с основными статьями ФЗ, которые регулируют эту процедуру и могут вас защитить.

Никому не открывать

Хорошо, когда ваша компания защищена от свободного доступа посторонних. Пропускной режим гарантирует, что ревизор не начнет проверку без вас. В этом вас поддержит Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Так зачем нужна охрана, если без вас не начнут? Задача охраны не допустить общение проверяющих с вашими сотрудниками. По незнанию или заблуждению подчиненные могут запросто подвести вас под штраф. Итак, пришли контролеры – пусть дожидаются вас или штатного юриста.

По незнанию или заблуждению подчиненные могут запросто подвести вас под штраф. Итак, пришли контролеры – пусть дожидаются вас или штатного юриста.

Что делать?

1. До контрольных мероприятий организовать систему безопасности компании.
2. Издать положение «О коммерческой тайне» и предоставить его на роспись сотрудникам.
3. Проинструктировать персонал, что проведение контрольных мероприятий возможно только в вашем присутствии.
4. Внимательно ознакомиться со служебными удостоверениями и приказом о проведении контрольного мероприятия.
5. Предоставить документы, имеющие отношение к целям и задачам проверки.
6. Обеспечить доступ контролеров во все помещения компании.
7. Внести возражения в акт проверки.

Разработка и создание инструкции для ваших сотрудников – залог спокойствия во время проверки. Люди должны понять, что обсуждать рабочие моменты, например, в курилке, вредно не только для компании, но и для их кошелька.

Разработка и создание инструкции для ваших сотрудников – залог спокойствия во время проверки.

Что спросить у проверяющих?

Во время проведения контрольных мероприятий запрашивать документы имеют право не только ревизоры. Еще до начала проверки вы можете ознакомиться с их удостоверениями и, если хочется, переписать данные. Кроме удостоверений вам должны вручить (под роспись) копию приказа.

В приказе детально прописываются:

1. Цели, задачи и основания проведения проверки.
2. Информация о видах и объемах мероприятий по контролю, о составе экспертов.
3. Сроки и условия проведения проверки.

Для комфортной работы контролеров лучше проводить в отдельное помещение. Так можно «подстрелить двух зайцев». Во-первых, вы минимизируете общение контролеров и ваших сотрудников. Во-вторых, снизите стресс для последних. Зачем нарушать обычный рабочий распорядок присутствием посторонних лиц?

Чем обязаны?

Проведение контрольных мероприятий налагает на вас ряд обязанностей. Все они прописаны в Федеральном законе № 294.

Вы должны:

1. Обеспечить присутствие руководителей или представителей.
2. Предоставить все документы, имеющие отношение к целям и задачам проверки.
3. Обеспечить доступ контролеров и экспертов на используемые объекты, в здания и помещения.
4. Вести учет журнала проверок (форма, утвержденная приказом Минэкономразвития от 24 мая 2010 года № 199).

Препятствовать проведению контрольных мероприятий не стоит. За это могут не только оштрафовать или дисквалифицировать, но и закрыть компанию. Статьи 19.4.1, 19.5 КоАП предусматривают достаточно жесткие наказания.

Читайте акт, пишите возражения

Существенная ошибка предпринимателей – подписывать акт проверки, не внося в него свои возражения. Помните, что ваша подпись будет трактоваться судом как согласие с результатами. Поэтому чем больше возражений вы внесете в итоговый документ, тем проще будет в дальнейшем обжаловать штрафы или другие санкции. При этом будет хорошо, если ваш юрист будет находиться рядом и сможет консультировать вас в режиме реального времени.

Есть еще один важный момент, о котором стоит знать. Если контроль ведется в рамках возбужденного уголовного дела или доследственной проверки, то вы можете не отвечать на вопросы и не подписывать никаких документов. Такое право вам дает . Кроме этого, вы можете не общаться с представителями правоохранительных органов до приезда адвоката (ст. 56 УПК РФ). О том, как и где оспорить результаты проверки, читайте .

Если контроль ведется в рамках возбужденного уголовного дела или доследственной проверки, то вы можете не отвечать на вопросы и не подписывать никаких документов.

Помните, очень важно сохранять спокойствие. Конечно, любая проверка – это внештатная ситуация, которая выбивает из колеи вас и ваших сотрудников. Поэтому чем хладнокровнее вы будете, тем меньше негативных последствий для бизнеса получите. И, конечно же, старайтесь работать в строгом соответствии с законодательством.

Илья Кокорин поделился с читателями сайт практическими советами о том, что делать и как себя вести, если в офис пришли сотрудники контролирующих органов.

Несмотря на неоднократные заверения о прекращении нападок на бизнес, на практике количество проверок контролирующими органами не уменьшается. Чаще всего предпринимателям приходится сталкиваться с представителями прокуратуры, налоговой инспекции, Роспотребнадзора, трудовой инспекции, Роскомнадзора и МЧС.

В данной статье я поделюсь советами, которые могут быть полезны предпринимателям, внезапно столкнувшимся с сотрудниками контролирующих органов у себя в офисе или на производстве.

Правило № 1. Не паниковать и вести себя нейтрально-добродушно

Каким бы банальным не казался данный совет, сдержанное и нейтральное поведение в ходе проверки поможет избежать ошибок, вызванных эмоциональным перенапряжением. Нужно понимать, что сотрудники проверяющих органов – простые люди, выполняющие свою работу. Они, разумеется, вам не друзья, но и врагами они также не являются.

Агрессивное поведение лишь отвлечет ваше внимание и не позволит контролировать ситуацию, что зачастую является залогом успеха. Умеренно добродушная беседа позволит вам выяснить прямую, а может быть, и косвенную цель проверки, что даст вам дополнительное время для планирования дальнейших шагов.

Правы вы или нет, но запомните навсегда – никогда не оказывайте сотрудникам проверяющих органов силового противодействия. Ни к чему хорошему это не приведет и может вылиться в ответственность по ст. 318 УК РФ («Применение насилия в отношении представителя власти»), вплоть до лишения свободы сроком в 10 лет. Если по вашему мнению в ходе проверки допускаются грубые нарушения закона, это может стать основанием для оспаривания результатов такой проверки и привлечения контролеров к ответственности. Смотрите в этой связи правило № 6.

Правило № 2. Проверить полномочия контролера

В самом начале знакомства с представителем контролирующего органа необходимо попросить его предъявить служебное удостоверение, а также сделать для себя запись ФИО и иной информации о проверяющем (№ удостоверения, кем и когда выдано, должность и так далее). Такая информация позволит вам определиться с проверяющим органом (и соответственно, видом проверки), а также пригодится для дальнейшего оспаривания действий контролера.

В большинстве случаев проверка может проводиться только на основании распоряжения или приказа о проведении проверки (например, такое правило установлено для налоговых органов, Роспотребнадзора, Ростехнадзора, ФАС РФ и МЧС). Проверьте, чтобы лицо, указанное в таком документе, совпадало с лицом, предъявившем удостоверение. Такие бдительные действия с вашей стороны не оставят у контролера сомнений в вашей осведомленности о своих правах и зададут правильный тон для проверки.

Правило № 3. Записать ход проверки на видео или аудио

Видео- и аудио-съемка собственных помещений не запрещена, поэтому остановить вас в использовании этого права сотрудники контролирующих органов не вправе. Более того, зачастую они сами прибегают к таким средствам фиксации - такое правомочие предоставлено, например, налоговым органам (п. 4 ст. 92 НК). Фиксация хода проведения проверки, вопросов и требований контролеров облегчит процесс доказывания нарушений с их стороны, а также позволит избежать явных и откровенных правонарушений и случаев превышения полномочий.

Правило № 4. Отвечать на вопросы контролеров строго в рамках трудовой функции

Представители контролирующих органов любят задавать наводящие вопросы и выпытывать нужную им информацию. При этом отличным источником такой информации выступают сами сотрудники проверяемой компании, готовые делиться своими мыслями и догадками. Такая сговорчивость усугубляется стрессом и в итоге может дорого обойтись работодателю.

Поэтому важно, чтобы каждый работник отвечал только на те вопросы, которые непосредственно относятся к его трудовой функции, закрепленной в трудовом договоре и должностных инструкциях. Например, штатный программист по характеру работы не должны знать о том, с какой целью компанией приобретались прокатные станки и сколько они стоили. Даже если он догадывается, лучше всего ответить «Не уверен, это не входит в круг моих должностных обязанностей».

Разумеется, следует заблаговременно провести беседу с работниками, рассказать им, как стоит себя вести при общении с контролерами, успокоить тем, что ст. 307 УК РФ («Заведомо ложные показания») к ним неприменима и для верности грамотно оформить должностные инструкции работников. Более того, каждый работник компании всегда может воспользоваться ст. 51 Конституции РФ и отказаться свидетельствовать против себя и своих близких.

Правило № 5. Передавать документы только по описи

Все документы компании должны передаваться контролерам строго по акту приема-передачи. Такой акт должен содержать список всех передаваемых документов, с указанием количества страниц, а также обозначением того, передаются оригиналы или копии документов. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителями компании и контролирующего органа. Один экземпляр акта остается в компании. Это необходимо для того, чтобы в случае утери проверяющим органом копий вы смогли доказать, что они были переданы в ходе проверки.

Обратите внимание, что оригиналы документов подлежат изъятию в исключительных случаях. Например, налоговые органы вправе произвести выемку подлинников лишь в случае, если для осуществления контроля недостаточно копий, и у налогового органа есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ). При этом при изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. Такое же правило установлено для работников полиции (п. 1 ст. 15 Закона «Об оперативно-розыскной деятельности»).

Также помните, что документы, в отношении которых в компании установлен режим коммерческой тайны, могут изыматься только на основании судебного решения (ч. 3 ст. 183 УПК РФ). При правильном оформлении режим коммерческой тайны может «покрывать» значительный объем сведений, как минимум, например, клиентскую базу и внутренние производственные политики.

Правило № 6. Выявить, зафиксировать, обжаловать

Порядок и условия проведения проверок разнятся в зависимости от типа проверок (плановых или внеплановых, выездных или документарных), проверяющего органа и обстоятельств конкретного дела. Для информации, можете проверить, планируется ли в отношении вашей организации проведение плановой проверки в 2016 году в Едином реестре плановых проверок. В настоящем пункте затрону только внеплановые выездные проверки, поскольку в силу своей срочности и непредсказуемости к ним сложнее всего подготовиться.

За некоторыми исключениями, требующими незамедлительной реакции со стороны контролирующего органа, внеплановая выездная проверка должна быть согласована с органом прокуратуры. Такое требование распространяется на проверки Роскомнадзора, трудовой инспекции, Роспотребнадзора, МЧС и другие. Убедитесь, что данное согласие на проверку было заранее получено контролером.

Проводимая проверка должна относиться к полномочиям проверяющего органа. При этом сам орган не должен выходить за пределы, установленные специальными правилами для данного вида проверок. Например, в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трёх лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Иначе говоря, если решение вынесено в 2016 году, то проверка может охватывать только периоды с 2013 по 2016 годы. При этом налоговый орган не вправе проводить две и более выездные налоговые проверки по одним и тем же налогам за один и тот же период (пп. 4, 5 ст. 89 НК РФ).

О внеплановой выездной проверке проверяемое лицо должно быть предупреждено не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом. Неисполнение данного требования является грубым нарушением закона. Однако следует отметить, что данное требование применяется далеко не ко всем видам внеплановых проверок. Налоговые органы и прокуратура, например, не обязаны предупреждать о выездных проверках.

Большинство проверок заканчивается составлением итогового документа: протокола или акта. Такие документы чрезвычайно важны, поэтому перед их подписанием убедитесь в том, что все изложенное в них соответствует действительности. Если вы считаете, что в ходе проверки были нарушены требования закона, а зафиксированные в протоколе или акте обстоятельства недостоверны, сделайте об этом запись в итоговом документе - не стесняйтесь. Помните, отказ от подписания хуже, чем подписание с детальным изложением всех нарушений и несогласий.

После подписания следует безотлагательно обратиться с жалобой в вышестоящие надзорные инстанции, а также в прокуратуру, изложить все обстоятельства, а также приложить заверенные копии подтверждающих доказательств.

Правило № 7. Связаться с юристом

Российское регулирование в области государственных проверок чрезвычайно разнообразно и разобщено – это и отдельный закон «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)», отраслевые акты (например, глава 14 НК РФ) и многочисленные методические рекомендации, изданные для отдельных видов проверок.

Ошибки, совершенные в самом начале: предоставление лишних документов, разглашение ценной информации, пропуск срока для заявления возражений и прочего, могут быть трудно исправимы в дальнейшем. Поэтому наличие в вашей команде хорошего юриста необходимо. Опять же присутствие внутреннего юриста или внешнего консультанта непосредственно во время самой проверки поможет сдержать пыл контролеров и задать правильный тон беседы.

Здравствуйте! Сегодня мы поговорим о проверках Роспотребнадзора: кому стоит их ожидать, как подготовиться и на что обратить внимание на каждом этапе инспекции.

Виды проверок

Проверки Роспотребнадзора бывают нескольких видов:

1. Плановые , осуществляемые каждые 3 года на базе графика, составляемого на год. Ознакомиться с планом можно на официальном сайте. В нем расписано когда, кого и на что будут проверять. О начале плановой проверки предприниматель будет обязательно проинформирован минимум за три дня до ее начала. Уведомление может быть отправлено по почте или передано лично в руки. В 2017-2018 годах малый бизнес был освобожден от плановых проверок. Исключение : организации в сферах здравоохранения, образования, массовых мероприятий. Полный список в Законе N 294-ФЗ. Что касается 2019 года, то законодатели, в конце 2018, продлили срок «проверочных каникул» еще на два года, вплоть до 31 декабря 2020 (см. закон №480-ФЗ от 25.12.2018 г.). Исключения остались прежними.
2. Внеплановые. К ним относится контроль выполнения предписаний по устранению нарушений и проверки, основанные на жалобах и прочей информации граждан. Не каждое обращение может стать поводом для внеплановой проверки. Например, заявителю будет отказано, если не указаны реальные случаи нарушения, либо если они заявлены анонимно. Более того, проведение внеплановой проверки Роспотребнадзором должна одобрить прокуратура. Предпринимателю сообщают о внеплановой проверке за сутки до ее начала (исключение: отрасли связанные с продуктами питания – к ним внеплановая проверка может прийти без предупреждения). В экстренных случаях, когда есть угроза здоровью людей или животных, разрешение прокуратуры и оповещение проверяемого не требуются.
3. Выездные и документарные. В зависимости от того, будет ли инспектор лично приезжать на предприятие, или только запросит пакет документов для проверки.

Кого могут проверить

Чем шире сфера контроля проверяющего органа, тем больше организаций рискует попасть под его инспекцию. В этом отношении Роспотребнадзор находится в числе лидеров. Проверить могут практически любое предприятие, но чаще всего инспектируются фирмы, тесно работающие с населением, то есть с потребителями, в сфере услуг, торговли, образования.

Проще говоря, Роспотребнадзором контролируется любая деятельность, подразумевающая потребительские отношения.

Что проверяют

Роспотребнадзор осуществляет множество функций, его инспекции объединяют сразу специалистов различных направлений. Сегодня ему полностью переданы контрольные полномочия СанЭпидемСтанции.

Например, под контролем Роспотребнадзора находятся:

1. Следование нормам закона о защите прав потребителей;
2. Санитарно-эпидемиологическая ситуация;
3. Аттестация работников ряда сфер (имеющих дело с продуктами питания);
4. Социально-гигиенический аудит;
5. Соблюдение законодательства об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности.

Многие проверки Роспотребнадзора носят характер внеплановых, инициируются в результате жалоб от населения (например, на громкую музыку в заведении или на складирование мусора).

После поступления жалоб территориальный отдел Роспотребнадзора может инициировать проверку:

1. Оформления трудовых отношений с сотрудниками;
2. Квалификации и аттестации работников, наличия санкнижек;
3. Сертификатов на товар;
4. Контрольно-кассовых машин в торговле;
5. Качества продукции (исследование пробы);
6. Соответствия помещений стандартам (визуальный осмотр и замеры).

Какие проверяют документы

Во время проверки инспекторы Роспотребнадзора обращают внимание на наличие и верное оформление следующих документов:

1. Учредительные документы ( , );
2. Санитарные книжки сотрудников (если требуются);
3. Программа производственного контроля (как контролируются температура и освещенность в помещениях, как часто происходит стирка белья и уборка);
4. Лицензии на осуществление деятельности;
5. Вывески;
6. Уголки потребителя;
7. Прейскуранты цен, каталоги, меню;
8. Документы на право владения или аренды помещения;
9. Договоры со сторонними организациями, предоставляющими услуги вывоза и утилизации мусора, дезинфекции и т. п.;
10. Журналы санитарных и эпидемиологических проверок;
11. Журнал учета средств дезинфекции (его необходимо заранее зарегистрировать).

Как проходит проверка Роспотребнадзора

Начинаются плановые инспекции обычно с аудита пакета документов. Роспотребнадзор запрашивает у проверяемого предпринимателя пакет документов. К запросу обязательно прилагается заверенная копия приказа о проверке.

С 2016 года инспектор не может требовать документы и любые сведения, находящиеся в государственных реестрах (то, что они могут проверить самостоятельно, например: ИНН).

Предоставить копии документов с подписью проверяемого необходимо в течение десяти рабочих дней с даты получения запроса.

Если запрашиваемый документ относится к предмету проверки и не находится в государственной инфосистеме, то уклониться от его предоставления невозможно. В противном случае это грозит предпринимателю административным штрафом.

Первый важный этап выездной проверки – предъявление инспектором личного удостоверения и приказа о проведении проверки, где указано кто, когда, кого, на каком основании и как будут инспектировать.

Итогом проверки выступает акт (или заключение), где перечисляются обнаруженные нарушения и предписание дальнейших действий по их устранению. Один экземпляр заключения остается у инспектора, второй вручается проверенному предпринимателю.

Обязательно должна быть отражена информация:

1. Когда и где составлено заключение;
2. Какой орган провел контрольные мероприятия, какие эксперты непосредственно участвовали в проверке;
3. Реквизиты распоряжения о начале проверки;
4. Сведения о проверяемом предприятии, данные его руководителя (или представителя), который присутствовал во время проверки;
5. Дата начала и окончания проверки;
6. Какие были обнаружены нарушения;
7. Подтверждение руководителя фирмы ознакомления с актом (вместо подтверждения можно сразу написать отказ от заключения с указанием причин);
8. Отметка о внесении записи о проверке в журнал учета (или о причинах, почему это не было сделано);
9. Подписи всех специалистов, принимавших участие в проверке.

В журнале контроля инспекций проверяющий оставляет свою отметку.

Записывается:

1. Какой орган проводил проверку;
2. Данные всех экспертов, участвовавших в инспекции;
3. Когда состоялась проверка, сколько она продлилась;
4. Основания для проверки, цели и задачи исследования;
5. Перечень обнаруженных нарушений;
6. Реквизиты заключения, составленного по итогам проверки.

Обжаловать заключение можно в течение трех месяцев с момента получения предписаний. Жалобу можно отправить сразу в суд или в вышестоящую структуру проверяющего органа. В документе необходимо указать, какие ошибки допустили инспекторы.

По итогам проверки, выявившей нарушения, инспектор от Роспотребнадзора может:

1. Составить обязательные к исполнению предписания;
2. Наложить штраф;
3. Приостановить работу предприятия до исправления нарушений;
4. Передать дело в суд (например, по подозрению в причастности фирмы к массовому заболеванию населения).

Нарушения со стороны инспекции

Для проверяющих от Роспотребнадзора законом тоже установлены свои рамки.

Проверяемый предприниматель обязан знать о них, следить за выполнением:

1. Плановая проверка не будет признана легитимной, если она состоялась без присутствия должностных лиц или представителей проверяемого юридического лица. Ее результаты можно легко обжаловать. Исключение возможно только в том случае, если поступила информация о нарушениях, несущих угрозу здоровью людей или животных, либо государственной безопасности;
2. Инспекторы не вправе забирать оригиналы документов, запрашивать данные или продукты, не относящиеся к предмету проверки;
3. Должны соблюдаться сроки проверки;
4. Забирать образцы для анализа инспектор может только в установленных нормах и с обязательным составлением соответствующих актов;
5. Инспектор не вправе выдавать предписания о проведении каких-либо контрольных мероприятий за счет проверяемого;
6. Любые результаты проверки считаются охраняемой законом тайной, и разглашать ее инспекторы не имеют права;
7. Инспектор не может требовать оплату проверки или отдельных контрольных мероприятий.

Сроки проведения проверок Роспотребнадзора

Продлиться проверка по закону может максимум 20 дней, но бывают и исключения, когда по распоряжению Роспотребнадзора срок увеличивается. Предпринимателя обязательно оповестят о продлении проверки. Хотя и порядок этого оповещения в законе не прописан.

Однако, в ситуации, когда изначально проводилась документарная проверка, но затем она перешла в выездную, то общий срок будет составлять уже 40 суток.

Максимальная длительность выездной проверки на малом предприятии — 50 часов в год, а на микропредприятии — 15 часов.

Выездная плановая проверка продляется, если требуются сложные исследования. Максимальный срок продления — 20 рабочих дней.

Выдвинуть предложение о продлении вправе проводящий проверку эксперт, но утвердить его должно лицо, которое ранее подписано приказ о проведении проверки. Продлевать сроки проверок малых и микропредприятий могут только главные государственные санитарные врачи.

Штрафы от Роспотребнадзора

Ответственность предпринимателя за нарушения и ошибки, которые может выявить проверка Роспотребнадзора, бывает:

1. Дисциплинарной;
2. Административной;
3. Гражданско-правовой;
4. Уголовной (например, продажа алкоголя детям, незаконное предпринимательство, оборот фальсифицированных лекарств).

Самый распространенный вид ответственности перед Роспотребнадзором все же административный. Штрафы Роспотребнадзора варьируются в среднем от 20000 до 200000 рублей.

Также деятельность компании может быть приостановлена для устранения нарушений. За любое неисполнение предписаний инспекции нарушитель привлекается к административной ответственности.

Например, к административным относят следующие нарушения:

1. Невыполнение санитарно-гигиенических мероприятий;
2. Реализация товаров (услуг), по качеству не соответствующих закону;
3. Нарушение порядка использования ККМ;
4. Отказ клиенту в выдаче чека, квитанции или другого документа, подтверждающего оплату услуг;
5. Обман клиентов (например, обвес);
6. Отказ в предоставлении потребителю информации о товаре или введение в заблуждение.

Наиболее распространенные штрафы Роспотребнадзора:

Нарушение	Штраф
Нарушение санитарных требований	5-10 , либо приостановка работы на три месяца
Несоблюдение норм использования нежилых помещений	10-20 минимальных окладов
Нарушение, следствием которого стало распространение инфекционного заболевания	100-200 МРОТ и, возможно, тюремное заключение
Отсутствие журнала учета средств дезинфекции	20000 рублей
Несоблюдение выданных ранее предписаний	10000-20000 рублей

Привлечение к административной ответственности можно обжаловать в течение 10 дней.

Как подготовиться к проверке Роспотребнадзора

Самый надежный, но не дешевый способ подготовиться к проверке – обратиться за помощью к специалистам. Множество компаний предлагает свои услуги по консультированию, сбору документов и организации санитарных мероприятий.

Самостоятельно и за короткий срок привести в порядок всю свою деятельность практически невозможно. Поэтому самое верное решение – вести свой бизнес так, чтобы пришедшему в любой момент эксперту было не к чему придраться.

Всегда держите в порядке санитарные книжки сотрудников, сертификаты на продукцию, соблюдайте сроки и условия хранения товара, вовремя проводите уборку и дезинфекцию, следите за вывесками, ценниками и уголком потребителя.

Чтобы проверить себя ознакомьтесь с перечнем наиболее распространенных нарушений.

Распространенные нарушения

Давайте рассмотрим самые частые нарушения, которые обнаруживает Роспотребнадзор в салонах красоты, медицинских центрах, аптеках, кафе и магазинах.

Нарушения салонов красоты, парикмахерских:

1. Нет необходимого тройного комплекта инструментов;
2. Нет ультрафиолетовых ламп и учета их работы;
3. Нарушение правил обработки инструментов;
4. Нет маркировок на дезинфицирующих и прочих средствах;
5. Не разделены зоны для маникюра и педикюра;
6. Нет ножной ванны;
7. Нет специальной зоны, отведенной для мусора, для грязного белья;
8. Неудовлетворительное санитарное состояние помещений;
9. Сотрудники не прошли медицинский осмотр;
10. Нет вывески на входе.

Нарушения аптек:

1. Несоответствие требованиям СанПина по температуре и уровню влажности в помещении;
2. Нарушение условий, а также сроков хранения лекарств;
3. Несоблюдение режима стирки спецодежды;
4. Сотрудники не прошли медосмотр;
5. Клиентам не доступна информация о лекарствах (состав, цена, противопоказания).

Нарушения в общепите:

1. Нет необходимой вентиляции помещения;
2. Готовые продукты хранятся рядом с полуфабрикатами, а грязная посуда с чистой;
3. Прием и реализация продуктов без сопутствующих документов, подтверждающих их качество и безопасность;
4. Несоблюдение сроков годности и правил обработки продуктов;
5. К работе допущены сотрудники без медосмотра;
6. Нет маркировки на разделочных инструментах;
7. На рабочих поверхностях нет гигиенического (удобного для санобработки) покрытия;
8. Нет персонала и инструментов для полноценной уборки.

Нарушения торговых точек:

1. Несоблюдение санитарно-технических требований к помещениям;
2. Не измеряется температура и влажность на складах;
3. Хранение продуктов в непредназначенных для этого местах;
4. На изделиях нет маркировки, соответствующей нормам;
5. Нет протоколов обследований, не соблюдены периодичность и объем исследований;
6. Нет полной информации на ценниках.

Как вести себя во время проверки

Вне зависимости от того, пришла к вам проверка по плану или вне графика, не паникуйте, а постарайтесь следовать нашим советам:

1. Пригласите юриста. Оповестите о приходе инспекции остальных работников;
2. Попросите инспекторов предъявить удостоверения и приказ о начале проверки. Тщательно проверьте документы на соответствие имен, названий и дат;
3. Изучите распоряжение о проверке (план мероприятий, перечень необходимых документов), следите, чтобы инспекция не выходила за указанные рамки;
4. Попросите проверяющих поставить подпись в журнале учета контрольных мероприятий;
5. После проверки внимательно ознакомьтесь с ее результатами, занесенными в акт проверки.