Названия документов в делопроизводстве. Классификация документов по различным признакам
Лекция 1. Классификация и виды документов
Вопросы:
Введение. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.
Место делопроизводства в структуре управленческого труда.
Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.
1.Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.
Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.
Цели делопроизводства:
создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);
организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).
Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.
К средствам письменной (документированной) связи относятся:
деловые письма, договоры, соглашения;
доклады, отчеты;
телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;
Устная связь осуществляется при помощи:
устных переговоров, совещаний;
телефонных переговоров;
переговорных устройств и громкоговорящей связи;
телеконференций и т.п.
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).
Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:
создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
регистрация документов;
передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
передача документов для их последующего решения;
систематизация документооборота в организации.
Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.
Основными принципами современного делопроизводства являются:
оперативность в составлении и прохождении документов;
высокое качество документов;
оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
применение безбумажных технологий обмена информацией.
Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:
оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
применение специализированного программного обеспечения.
2. Место делопроизводства в структуре управления.
Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.
Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.
Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:
к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;
логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;
творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.
3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.
Управление делопроизводством , бумажным и электронным документооборотом в Республике Беларусь осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив), созданный в 1991 году. Белкомархив руководит работой 6 республиканских, 9 областных, 16 зональных, и более 100 городских архивов.
Вопросами научного использования документов занимаются два научно-исследовательских института:
Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного делопроизводства (Бел НИИДАД);
Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИИЦЭД).
Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор) в структуре Министерства юстиции Республики Беларусь.
Раздел 1. Документирование управленческой
деятельности
тема 1.1. виды и классификация документов
Вопросы:
Общие понятия о документе.
Классификация документов.
Основные виды документов.
Электронные документы.
Общие понятия о документе.
Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.
Деятельность организаций * характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).
Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.
Классификация документов.
Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.
Документы классифицируются по следующим признакам:
. Служебные и личные.
Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).
Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:
организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;
справочно -информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.
По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.
Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.
Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.
По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).
Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.
Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.
Различают разновидности копий:
Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.
Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.
Выписка из документа – копия части документа.
По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:
постоянного срока хранения;
долговременного (свыше 10 лет);
временного (до 10 лет).
Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.
Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.
Основные виды документов.
В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:
Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.
Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.
Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.
Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.
Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.
Электронные документы.
Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.
Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.
Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.
В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.
Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.
Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.
Контрольные вопросы:
Понятие и цели делопроизводства.
Основные принципы делопроизводства.
Операции, составляющие процесс труда по делопроизводству.
Кто обеспечивает организацию и контроль делопроизводства.
На какие организации возложены функции организации, управления и контроля за делопроизводством в Беларуси.
Классификация служебных организационно-распорядительных документов.
Классификация личных документов.
Классификация документов по видам.
Классификация по стадиям создания документов.
Классификация документов по срокам хранения.
Понятие электронного документа и электронной подписи.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Классификация документов
классификации ценных бумаг и классификации видов ценных бумаг. Классификации ценных бумаг – это... определенного товара. Варрант является товарораспорядительным документом , передаваемым в порядке индоссамента (т.е. передаточной...
Классификация документов
Реферат >>Классификация документов по назначению и порядку составления Классификация бухгалтерских документов - группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с... из кассы работникам. Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как...
Классификация документов (3)
Реферат >> Промышленность, производствоРаспорядительную и справочно-информационную; протокол как вид документа справочно-информационной подсистемы ОРД имеет... или непосредственного исполнения содержащегося в документе указания. Приведем ниже классификацию документов , используемых в гой или...
Виды технологий
Реферат >> ЭкономикаИх деление на различные виды и классы. Классификация информационных технологий необходима... областях (сферах жизни общества). Классификация информационных технологий зависит от... запросы и оформлением их в виде документов или отчётов. Отчёты могут создаваться...
Классификация документов.
Среди действующих УСД особое место для реализации общей для всех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, - принадлежит унифицированной системе организационно - распорядительной документации (УСОРД).
УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления. А что же понимают под документом в делопроизводстве?
Документ , по ГОСТу 16.48.7 - 83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве. Задача документа - зафиксировать информацию в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии.
Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатленной информацией в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. В случае если создание документа обычно является функцией руководителей структурных подразделений и специалистов, то их оформление обычно поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Способами закрепления информации являются следующие: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись.
Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д. По этой причине выделяются следующие ресурсы использования документа:
- сохранение и накопление информации;
- возможность передачи информации другому лицу;
- многократное использование информации;
- возвращение к информации во времени;
- функция учета информации;
- доказательство информации.
В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно - поисковой работы. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.
Основанием для создания документов в учреждении являются крайне важно сть удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определенного времени.
Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.
Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.
Классификация документов - крайне важно е условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов состоит в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.
Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.
По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.
По видам
документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.
Размещено на реф.рф
Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.
По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа͵ который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.
По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.
По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.
По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа͵ оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа͵ а дубликат - второй экземпляр документа͵ выданный в связи с утратой подлинника.
Классификация документов. - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Классификация документов." 2017, 2018.
По обладателю: граждане, ЮЛ, CРФ, РФ, МСУ, етс. По праву доступа (критерии в ФЗ «Об информации») документы делятся на те, которые содержат: 1) информацию, свободно распространяемую; 2) информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях; ... .
1) функциональный признак: 1. оперативно-розыскные, 2. следственные, 3. управленческие 4. и пр. 2) по объектам: 1. о гражданах, 2. об организациях, 3. о вещах 4. и пр. 3) по праву собственности: 1. общесистемные (принадлежащие одновременно всем пользователям системы в... .
v Понятие документа было впервые введено Петром 1 и перевел он документ, как "письменное свидетельство", хотя по-латински это было доказательство. - И до второй половины 20 века под документом понималась только письменная информация. v Начиная с конца 50х годов 20... .
1. По общей значимости: · официальные документы – имеют «служебный» характер, поскольку они составлены государственными и муниципальными органами и учреждениями, коммерческими и некоммерческими организациями; · неофициальные документы – личные документы, касающиеся... .
1. Понятие классификации документов 2. Виды классификации 1. Классификация документов- распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация... .
Исследование документов - один из важнейших разделов криминал стики. Документы применяются в различных сферах деятельности челов ка и общественная опасность их подделки весьма велика. Поддельные д кументы применяются при совершении самых различных преступлена в целях... .
Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация. Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерского учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах производятся на основе правильно... .
Документ - средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.
Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того, что бы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.
Для того, что бы выработать основные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.
Плановая;
Организационно-распорядительная;
Первичная учетная документация;
Расчетно-денежная;
Отчетно-статистическая;
По ценообразованию;
По торговле;
Конструкторская;
Технологическая и т. д.
Введение
Курс «Документационное обеспечение управления (делопроизводство)» содержит
СУЩНОСТЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА)
Основные понятия и определения
Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».
Документирование – это процесс создания и оформления документа. ГОСТ Р 51141-98 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) трактует документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение .
Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.
Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце 19 в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение 20 в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров их стали активно использовать для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Но следует отметить, что внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными требованиями и правилами.
Сегодня в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создаются как правило рукописным способом.
Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, ГСДОУ (государственной системой документационного обеспечения управления), инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.
Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными в какой-либо организации и полученными извне. ГОСТ Р 51141-98 документооборотом называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:
· прием и первичная обработка документов;
· предварительное рассмотрение и распределение;
· регистрация документов;
· контроль исполнения документов;
· информационно-справочная работа;
· исполнение документов;
· отправка документов;
· систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение; формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям «данные», «сведения», «показатели». Федеральным законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года закреплен следующий термин:
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Наиболее существенными требованиями к управленческой информации являются своевременность и достаточность для принятия оптимального решения. Кроме этого, важны полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность информации для восприятия человеком. В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. В существующих условиях тот, кто владеет информацией, владеет ситуацией.
Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является документ.
«Документ» в переводе с латинского – «поучительный пример», «способ доказательства». В современном употреблении термин имеет несколько значений. В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова дается такое толкование этого слова:
1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь…
2. То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.п.)…
3. Письменное свидетельство о чем-нибудь…
Многозначность термина обусловлена тем, что документы используются для разнообразных целей в самых различных областях человеческой деятельности. Для юриста, например, это в первую очередь средство доказательства (что видно даже из происхождения данного слова), для историка – первоисточник, а для работника управления – средство фиксации и передачи информации.
Cпециалисты по организации и технике управленческого труда О.Д. Жуковская и Б.А. Гольцев считают документом всякий материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде; по мнению В.И. Лосева документ представляет собой результат отображения фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка фотографии, звукозаписи на специальном материале (бумаге, фотопленке) и т.д.
Документ (в трактовке Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» и ГОСТа Р 51141-98) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Общее и наиболее характерное свойство всех документов то, что они являются источниками или носителями информации, следовательно, способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия или учреждения, служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-поисковой работы.
Документы в соответствии со своим назначением могут выступать как средства:
· регламентации деятельности (уставы, положения, правила, инструкции и др.);
· распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
· накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
· передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.
Ценным для управления является то, что документы как средства свидетельства, доказательства определенных фактов имеют правовое значение.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Классификация документов
Рассмотрим классификацию документов по разным критериям:
1)по способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, фото-, фоно- и кинодокументы:
Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все рукописные и машинописные документы, изготовленные на различных множительных аппаратах, типографским и компьютерным способом;
К графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы, ценные своей иллюстративностью;
Фото-, кинодокументы позволяют запечатлеть объекты, явления и процессы, которые зафиксировать другими средствами трудно или невозможно;
Фонодокументы позволяют производить точную звукозапись информации и широко используются при протоколировании собраний, совещаний и т.п.;
3) по наименованию различают многие виды документов: положения, приказы, распоряжения, инструкции, отчеты, акты, записки, письма, ордера, планы, балансы и т.п. Такая классификация, на наш взгляд, представляется нецелесообразной, т.к. существует немало документов одного и того же наименования, но совершенно разного содержания. Например, заявление о предоставлении отпуска и заявление об открытии расчетного счета в банке, принадлежат к разным системам документации, хотя имеют одно наименование - «заявление»;
4) по способу изготовления документы могут быть типовыми, трафаретными и индивидуальными. Типовые документы составляются заблаговременно и служат текстом-образцом для индивидуальных (типовые правила, инструкции и др.) На их основе составляются конкретные документы с сохранением композиции, формы и текста образца.
В трафаретных документах часть текста отпечатана на бланке, а часть вписывается при его заполнении (соответственно постоянная и переменная информация). Эта форма находит все большее распространение, т.к. позволяет составителям экономить время и облегчает машинную обработку.
Индивидуальные документы создаются каждый раз заново и трудно поддаются трафаретизации, потому что составляются произвольно (например, докладные и объяснительные записки, автобиографии), либо по образцу типового документа;
5) по степени сложности можно выделить простые и сложные документы. К первым относятся документы, содержащие один вопрос, а ко вторым - документы, содержащие два или несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы: их легко обрабатывать, контролировать исполнение, хранить;
6) по месту составления различают внутренние и внешние документы. К первой группе принадлежат документы, создаваемые внутри того или иного предприятия, ко второй – поступившие извне или направленные другим документы;
7) по срокам исполнения документы делятся на срочные и несрочные. Первые требуют исполнения в сроки, установленные законом, правовым актом, руководителем. Эту категорию составляют также те из них, которые являются срочными по способу отправления или вручения (телеграммы, фототелеграммы, телефонограммы, факсы, командировочные удостоверения и т.п.). Все остальные считаются несрочными, их исполняют по необходимости в пределах сроков, установленных администрацией;
8) по происхождению документы делятся на служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят документы, созданные в организациях, учреждениях, на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – документы, касающиеся конкретных лиц, т.е. именные (заявления, письма, жалобы и т.п.);
9) по степени гласности выделяют обычные, секретные, конфиденциальные документы и документы для служебного пользования (ДСП);
10) по юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными – документы, реквизиты или содержание которых не соответствуют истинным.
Подлинные документы, в свою очередь, бывают действительными (имеющими в данный момент юридическую силу) и недействительными (утратившими ее по каким-либо причинам, например, из-за истечения срока действия договора).
Подложными документы могут оказаться вследствие материального или интеллектуального подлога. Первый бывает, когда в содержание подлинного документа вместо правильных вносят ложные сведения, делают поправки, подчистки и т.п. Интеллектуальный подлог выражается в составлении и выдаче документа с заведомо ложным содержанием, хотя и безупречного с формальной стороны;
11) по назначению (стадиям создания) документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник (тот, что создан впервые) может быть размножен копиями (точное воспроизведение подлинника). В юридическом отношении подлинник и копия равноценны, если копия имеет специальное удостоверение (например, нотариально заверенная копия или дубликат документа – повторный экземпляр подлинника).
Различают 3 разновидности копий: отпуск (устар.), выписка и дубликат.Отпуск – полная копия отправленного куда-либо подлинника, оставшаяся у отправителя. Выписка – копия, воспроизводящая часть текста документа.Дубликат – второй (повторный) экземпляр документа, выданный, например, в связи с утерей подлинника.
