Номенклатура дел заполненный образец. Как заполнить форму номенклатуры дел организации. Назначение и виды
Подготовка проекта номенклатуры дел бухгалтерии организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и архивом предприятия, а непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта обычно является один из специалистов, например документовед.
Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерии.
Для предварительного определения перечня документов, образующихся в деятельности бухгалтерии предприятия, а также сроков их хранения следует руководствоваться:
положением бухгалтерии;
соответствующими разделами типовых и примерных перечней документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;
номенклатурами дел бухгалтерии за предшествующие 3 - 5 лет;
описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.
В отсутствие таковых могут использоваться типовые (примерные) номенклатуры дел аналогичных подразделений, в том числе тех, на основе которых производится формирование бухгалтерской службы.
Сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов, необходимые для разработки проекта номенклатуры дел, фиксируются исполнителями в виде выписок, справок и т.п. Накопленные таким образом сведения подлежат систематизации. Итогом систематизации является примерный перечень документов бухгалтерии, который в дальнейшем уточняется с учетом особенностей документирования бухгалтерской деятельности в условиях конкретного предприятия. В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание:
При разработке номенклатуры дел впервые соответствующие сведения определяются расчетным методом.
На основе полученных сведений производится: уточнение перечня документов; их предварительное распределение между делами; предварительное определение заголовков дел; распределение дел между разделами номенклатуры.
При предварительном определении заголовков дел необходимо помнить о следующем:
- 1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную, видовую хронологическую или иную принадлежность.
- 2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (документы, книга и т.д.) или разновидности документов (акты, распоряжения, справки, заявления и т.д.);
название предприятия или структурного подразделения (участка документирования в составе подразделения) (сведения об авторе (разработчике) документа);
название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);
название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;
дата (период), к которой относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.
Состав элементов может изменяться в зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела.
После того как сформулированы заголовки для всех дел бухгалтерии, необходимо произвести их упорядочение (в составе разделов). Так, дела бухгалтерии обычно распределяются по разделам в следующей примерной последовательности: документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности; документы по организации бухгалтерского учета; документы по организации бухгалтерской отчетности;
документы по организации расчетов предприятия с юридическими и физическими лицами; прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.
Предварительное определение сроков хранения дел бухгалтерии производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением, а также для своевременного изменения режима хранения дел (документов) - например, с временного на постоянный. При определении сроков хранения используются сведения из соответствующего раздела типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового - из типовой (примерной) номенклатуры дел.
Присвоение делам индексов производится с целью обеспечения их безошибочной и оперативной идентификации, что, в свою очередь, способствует организации поиска документов в составе соответствующих дел. Поясним, что индекс дела - это его условное обозначение (как правило, состоящее из определенной комбинации буквенно-цифровых символов). Например, разделу учетных документов в составе номенклатуры дел бухгалтерской службы присвоен условный номер 02, а открывает этот раздел план счетов. Следовательно, делу с планом счетов будет присвоен индекс 02-01.
Отметим также, что дела по вопросам (направлениям) деятельности, не разрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории т.н. переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с прежним индексом.
Предварительный вариант номенклатуры дел подлежит проверке. Такая проверка, в частности, предусматривает:
уточнение состава дел в пределах каждого раздела и по номенклатуре в целом; уточнение заголовков и индексов дел;
включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года; уточнение сроков хранения дел.
Оформление проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе бланка установленного образца. Соответствует Приложению 20 к Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.).
В заголовочной части номенклатуры дел указываются (см. бланк) наименования предприятия и структурного подразделения, дата и номер документа, место его составления, а также период действия (календарный год).
Графы в составе табличной части документа заполняются следующим образом:
в графе 1 - указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года;
в графе 2 - указываются заголовки дел;
в графе 3 ("Количество дел (единиц хранения)") при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года;
в графе 4 - указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения;
в графе 5 ("Примечание") при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем - в течение всего срока действия номенклатуры дел - в данной графе указываются:
отметки ("в электронном виде") - о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;
названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению; сведения о лицах, ответственных за формирование дел;
отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения.
Кроме того, по окончании календарного года в нижней части номенклатуры дел оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно - постоянного и временного хранения.
Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.
Полностью оформленный проект согласовывается со службой делопроизводства и архивом предприятия, после чего подписывается руководителем бухгалтерии. Номенклатура дел бухгалтерии (вместе с номенклатурами дел других подразделений предприятия) используется для разработки сводной номенклатуры дел.
После утверждения сводной номенклатуры дел выписка из нее (раздел, включающий номенклатуру дел бухгалтерии) передается в группу бухгалтерского делопроизводства для применения в практической деятельности. Впоследствии номенклатура дел бухгалтерии подлежит регулярному уточнению.
Наименование организации ЗАО «Романтик»
Наименование структурного подразделения
Бухгалтерия
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_________№___________
На ___2015___ год
бухгалтерия номенклатура индекс
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во ед. хр. |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
|
02 - Бугхалтерия |
||||
|
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности |
5 лет, ст. 152 |
|||
|
Годовые статистические отчеты по основным видам деятельности |
Пост., ст. 199б |
|||
|
Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы |
5 лет, ст. 135в |
|||
|
Годовые бухгалтерские отчеты и балансы |
Пост., ст. 135б |
|||
|
Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции |
5 лет, ст. 150т |
|||
|
Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов |
5 лет, ст. 150 |
|||
|
Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей |
5 лет, ст.150 |
|||
|
Авансовые отчеты |
5 лет, ст.150 |
|||
|
Кассовая книга |
5 лет, ст. 193д |
|||
|
Договоры о материальной ответственности |
5 лет, ст. 189 |
После увольнения материально ответственного лица |
||
|
Образцы подписей материально ответственных лиц |
До минования надобности, ст. 190 |
|||
|
Расчетные ведомости по заработной плате |
75 лет, ст. 155 |
|||
|
Накладные и акты от поставщиков |
5 лет, ст. 150 |
|||
|
Материальные отчеты |
5 лет, ст. 150 |
|||
|
Договоры поставки |
5 лет ЭПК, ст. 391 |
|||
|
Акты о приеме выполненных работ по услугам |
5 лет, ст. 188 |
|||
|
Акты о приеме выполненных работ по объектам |
5 лет, ст. 188т |
|||
|
Договоры аренды помещений |
Пост., ст. 424 |
|||
|
Договоры на оказание услуг |
5 лет, ст. 186 |
После истечения срока действия договора |
Главный бухгалтер
Подпись Расшифровка подписи
Руководитель архива
Подпись Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив
Номенклатура дел организации - это регистр, необходимый для упорядочения все имеющихся в ней дел, хранящихся более 10 лет.
Образец сводной номенклатуры дел (НД) организации позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Он отличается строгой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 "Основных правил работы архивов организаций" , одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Мы разберемся, как ее правильно вводить и оформлять.
Зачем нужна номенклатура дел
Когда документы хранятся более 10 лет или постоянно, их учет должен быть более строгим и упорядоченным. Систематизировать их и помогает номенклатура. К ее основным функциям относят:
- группировку имеющихся документов по разным критериям;
- обеспечение их сохранности;
- возможность быстро найти нужную бумагу;
- индексацию дел.
Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда нужно хранить документы менее 10 лет.
Виды номенклатур
В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии, могут составлять один из нескольких типов НД.
Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для организации в целом) и 8 (для структурного подразделения). Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр. Скачать эти приложения можно в конце статьи.
Отдел кадров предприятия может заняться составлением и индивидуальной НД. Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности перечень документов не вписывается в стандарты. При этом стоит учитывать:
- формы номенклатур за прошлые годы;
- мнение высшего руководства и начальников подразделений;
- учредительные документы;
- штатное расписание;
- планы развития предприятия;
- отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.
Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных категориях учреждений. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и их индексация.
Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования № 03-51/64 от 20.12.2000 можно найти примерную форму НД для образовательных учреждений. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.
Как утверждают НД в организации
НД составляется на фирменном бланке компании. Далее следует длительный процесс согласования. В его рамках необходимо:
- получить одобрение архивной службы;
- подписать у начальника отдела документационного обеспечения;
- согласовать с экспертной комиссией;
- согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).
В итоге руководитель организации утверждает номенклатуру, прошедшую все вышеперечисленные процедуры. Для этих целей требуется оформление приказа, который действует на протяжении календарного года.
Образец приказа об утверждении номенклатуры дел содержит следующие сведения:
- наименование организации;
- номер и дату приказа;
- описание НД, подлежащей утверждению;
- основание для этого;
- Ф.И.О. и должность ответственного лица;
- дату;
- подпись руководителя;
- отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.
Поскольку строгой формы этого документа законодательство не предусматривает, можно добавить и другие данные, имеющие значение.
В данной статье мы рассмотрим образец номенклатуры дел предприятия. На примере данного образца хорошо видно, каким образом заполняется табличная форма и оформляется весь документ. мы рассматривали в предыдущей публикации.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
30.11.2011 № 1
г. Нижний Новгород
На 2012 год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
01. Канцелярия |
||||
|
Устав общества и учредительные документ |
Постоянно |
Перечень типовых управленческих архивных документов… |
||
|
Положения об органах управления (совете директоров, общем собрании акционеров, правлении компании) |
Постоянно |
Переходящее с 2010 г. |
||
|
Штатные расписания и изменения в них |
Постоянно |
Переходящее с 2010 г. |
||
|
Положения о структурных подразделениях |
Постоянно |
Переходящее с 2010 г. |
||
|
Приказы директора, касающиеся основной деятельности |
Постоянно |
|||
|
Приказы директора, касающиеся административно-хозяйственных вопросов |
||||
|
Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним |
Постоянно1 |
|||
|
Инструкция по делопроизводству |
Постоянно |
Переходящее с 2010 г. |
||
|
Номенклатура дел |
Постоянно |
|||
|
Переписка по вопросам основной деятельности |
||||
|
Резервный номер |
||||
|
База данных для регистрации входящих документов |
В электронной форме |
|||
|
База данных для регистрации исходящих документов |
В электронной форме |
|||
|
02. Отдел кадров |
||||
|
Должностные инструкции сотрудников |
||||
|
Штатные расписания и изменения в них. Копии |
Подлинники в деле 01-03 |
|||
|
Приказы директора, касающиеся основной деятельности. Копии |
До минования надобности |
Подлинники в канцелярии в деле 01-05 |
||
|
Приказы директора, касающиеся личного состава (о приеме, перемещении, увольнении и др.) |
75 лет ЭПК |
|||
|
Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков |
||||
Ответственный за архив
С.П. Гребешкова
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 19.12.2011 № 3
Представленный здесь коммерческого предприятия, которое не осуществляет передачу документации на государственное хранение, а значит, не становится источником формирования государственного архива. По приведенной выше ссылке вы можете скачать данный образец.
При помощи предложенного образца номенклатуры дел предприятия вы без труда сможете составить и корректно оформить свой собственный документ. В следующих публикациях мы поясним , продолжайте читать наши статьи!
Тема сложная и интересная. Я и сама не так давно в ней разобралась. Раньше, например, думала, что гриф «Для служебного пользования» может применяться во всех организациях. Оказалось, нет.
Правила применения грифа ограничения доступа есть и они меняются, в связи с введением новых нормативных актов. Например, статья 139 ГК РФ «О служебной и коммерческой тайне» утратила силу. Теперь действуют ФЗ «О коммерческой тайне» и «Положение о порядке обращения со служебной информацией» (ссылки ниже). А методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97 -2016 наконец разъяснили правила оформления грифа. И это порадовало.
Давайте разберемся какие бывают грифы ограничения доступа и в каких случаях их нужно применять.
Гриф ограничения доступа — это реквизит документа, который ограничивает распространение информации. Его применяют при оформлении конфиденциального документа. Именно это и отличает конфиденциальный документ от обычного.
Конфиденциальный документ — носитель документированной информации, оформленный определенным образом и содержащий сведения, которые относятся к коммерческой, служебной или иной тайне, доступ к которому охраняется законодательством и его обладателем.
Конфиденциальная информация отличается от конфиденциального документа тем, что может быть и устной. А устную информацию контролировать довольно трудно. С материальными носителями все проще. Поэтому для документов, флешек, дисков существует гриф ограничения доступа.
Работодатель сам решает (кроме гостайны) какую информацию следует отнести к конфиденциальной, но это не должно противоречить законодательству. Поэтому нужно сначала изучить нормативные акты по этому вопросу.
После изучения нормативных документов работодатель должен решить какой гриф(ы) ограничения доступа будет использоваться в организации и будет ли. Затем правила работы с конфиденциальной информацией и использования грифа следует закрепить в нормативных документах организации. Тогда сотрудники будут знать какая информация относится к конфиденциальной и как с ней работать.
Виды грифов ограничения доступа:
«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности»
.
Использование этих грифов допускается только для засекречивания информации, составляющей государственную тайну. Применяется в основном в государственных организациях или организациях, осуществляющих государственное управление. Правила отнесения сведений к гостайне определяет Правительство Российской Федерации.
Совершенно секретно
Экз.№ 1
Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
«Для служебного пользования»
.
Используется для работы со служебной информации ограниченного распространения (служебная тайна). Этот гриф используется только в федеральных органах исполнительной власти для работы с информацией, которую можно отнести к несекретной.
Какую информацию отнести к несекретной определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее документ. Они несут ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений в отношении этой информации.
Для служебного пользования
Экз.№ 1
«Коммерческая тайна»
Используется для информации, которая позволяет организации увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке и получить коммерческие выгоды.
Коммерческая тайна
Акционерное общество
«ИнтелИнвест»
Норвежская ул., д. 24,
г. Казань, 657533
В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.
«Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация»
Если в организации есть конфиденциальные документы, которые не отвечают признакам какой-либо тайны, то организация вправе сама определить форму грифа. Например, ввести гриф «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация».
Конфиденциально
Экз.№ 2
Это самые распространенные грифы ограничения доступа. Организация также может установить грифы, связанные с профессиональной деятельностью — «Банковская тайна», «Налоговая тайна», «Врачебная тайна» и другие. На практике встречается и гриф «Персональные данные», но в 80% случаях для ограничения доступа к этой информации организации используют гриф «Конфиденциально».
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Номенклатура дел бухгалтерии
Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел предприятия (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы (иного подразделения, выполняющего ее функции).
Номенклатура дел разрабатывается и вводится в действие с момента функционирования предприятия (соответствующего структурного подразделения).
Номенклатуры дел вновь образованных в составе предприятия структурных подразделений подлежат разработке в течение месяца, исчисляемого с даты внесения соответствующих изменений в штатное расписание предприятия.
Функциональное назначение номенклатуры дел.
Подготовка проекта номенклатуры дел бухгалтерии организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и архивом предприятия, а непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта обычно является один из специалистов, например документовед.
Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерии.
Для предварительного определения перечня документов, образующихся в деятельности бухгалтерии предприятия, а также сроков их хранения следует руководствоваться:
положением бухгалтерии;
соответствующими разделами типовых и примерных перечней документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;
номенклатурами дел бухгалтерии за предшествующие 3 - 5 лет;
описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.
В отсутствие таковых могут использоваться типовые (примерные) номенклатуры дел аналогичных подразделений, в том числе тех, на основе которых производится формирование бухгалтерской службы.
Сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов, необходимые для разработки проекта номенклатуры дел, фиксируются исполнителями в виде выписок, справок и т.п. Накопленные таким образом сведения подлежат систематизации. Итогом систематизации является примерный перечень документов бухгалтерии, который в дальнейшем уточняется с учетом особенностей документирования бухгалтерской деятельности в условиях конкретного предприятия. В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание:
При разработке номенклатуры дел впервые соответствующие сведения определяются расчетным методом.
На основе полученных сведений производится: уточнение перечня документов; их предварительное распределение между делами; предварительное определение заголовков дел; распределение дел между разделами номенклатуры.
При предварительном определении заголовков дел необходимо помнить о следующем:
1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную, видовую хронологическую или иную принадлежность.
2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (документы, книга и т.д.) или разновидности документов (акты, распоряжения, справки, заявления и т.д.);
название предприятия или структурного подразделения (участка документирования в составе подразделения) (сведения об авторе (разработчике) документа);
название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);
название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;
дата (период), к которой относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.
Состав элементов может изменяться в зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела.
После того как сформулированы заголовки для всех дел бухгалтерии, необходимо произвести их упорядочение (в составе разделов). Так, дела бухгалтерии обычно распределяются по разделам в следующей примерной последовательности: документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности; документы по организации бухгалтерского учета; документы по организации бухгалтерской отчетности;
документы по организации расчетов предприятия с юридическими и физическими лицами; прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.
Предварительное определение сроков хранения дел бухгалтерии производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением, а также для своевременного изменения режима хранения дел (документов) - например, с временного на постоянный. При определении сроков хранения используются сведения из соответствующего раздела типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового - из типовой (примерной) номенклатуры дел.
Присвоение делам индексов производится с целью обеспечения их безошибочной и оперативной идентификации, что, в свою очередь, способствует организации поиска документов в составе соответствующих дел. Поясним, что индекс дела - это его условное обозначение (как правило, состоящее из определенной комбинации буквенно-цифровых символов). Например, разделу учетных документов в составе номенклатуры дел бухгалтерской службы присвоен условный номер 02, а открывает этот раздел план счетов. Следовательно, делу с планом счетов будет присвоен индекс 02-01.
Отметим также, что дела по вопросам (направлениям) деятельности, не разрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории т.н. переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с прежним индексом.
Предварительный вариант номенклатуры дел подлежит проверке. Такая проверка, в частности, предусматривает:
уточнение состава дел в пределах каждого раздела и по номенклатуре в целом; уточнение заголовков и индексов дел;
включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года; уточнение сроков хранения дел.
Оформление проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе бланка установленного образца. Соответствует Приложению 20 к Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.).
В заголовочной части номенклатуры дел указываются (см. бланк) наименования предприятия и структурного подразделения, дата и номер документа, место его составления, а также период действия (календарный год).
Графы в составе табличной части документа заполняются следующим образом:
в графе 1 - указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года;
в графе 2 - указываются заголовки дел;
в графе 3 ("Количество дел (единиц хранения)") при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года;
в графе 4 - указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения;
в графе 5 ("Примечание") при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем - в течение всего срока действия номенклатуры дел - в данной графе указываются:
отметки ("в электронном виде") - о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;
названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению; сведения о лицах, ответственных за формирование дел;
отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения.
Кроме того, по окончании календарного года в нижней части номенклатуры дел оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно - постоянного и временного хранения.
Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.
Полностью оформленный проект согласовывается со службой делопроизводства и архивом предприятия, после чего подписывается руководителем бухгалтерии. Номенклатура дел бухгалтерии (вместе с номенклатурами дел других подразделений предприятия) используется для разработки сводной номенклатуры дел.
После утверждения сводной номенклатуры дел выписка из нее (раздел, включающий номенклатуру дел бухгалтерии) передается в группу бухгалтерского делопроизводства для применения в практической деятельности. Впоследствии номенклатура дел бухгалтерии подлежит регулярному уточнению.
Наименование организации ЗАО «Романтик»
Наименование структурного подразделения
Бухгалтерия
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_________№___________
На ___2015___ год
бухгалтерия номенклатура индекс
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во ед. хр. |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
|
|
02 - Бугхалтерия |
|||||
|
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности |
5 лет, ст. 152 |
||||
|
Годовые статистические отчеты по основным видам деятельности |
Пост., ст. 199б |
||||
|
Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы |
5 лет, ст. 135в |
||||
|
Годовые бухгалтерские отчеты и балансы |
Пост., ст. 135б |
||||
|
Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции |
5 лет, ст. 150т |
||||
|
Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов |
5 лет, ст. 150 |
||||
|
Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей |
5 лет, ст.150 |
||||
|
Авансовые отчеты |
5 лет, ст.150 |
||||
|
Кассовая книга |
5 лет, ст. 193д |
||||
|
Договоры о материальной ответственности |
5 лет, ст. 189 |
После увольнения материально ответственного лица |
|||
|
Образцы подписей материально ответственных лиц |
До минования надобности, ст. 190 |
||||
|
Расчетные ведомости по заработной плате |
75 лет, ст. 155 |
||||
|
Накладные и акты от поставщиков |
5 лет, ст. 150 |
||||
|
Материальные отчеты |
5 лет, ст. 150 |
||||
|
Договоры поставки |
5 лет ЭПК, ст. 391 |
||||
|
Акты о приеме выполненных работ по услугам |
5 лет, ст. 188 |
||||
|
Акты о приеме выполненных работ по объектам |
5 лет, ст. 188т |
||||
|
Договоры аренды помещений |
Пост., ст. 424 |
||||
|
Договоры на оказание услуг |
5 лет, ст. 186 |
После истечения срока действия договора |
Главный бухгалтер
Подпись Расшифровка подписи
Руководитель архива
Подпись Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Классификация документов по назначению, степени обобщения, месту составления, количеству учетных позиций. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Отчетные документы организации. Организация документооборота. Номенклатура дел бухгалтерии.
контрольная работа , добавлен 20.06.2012
Понятие номенклатура дел. Ее основные функции, типы и принципы построения. Использование перечня документов с указанием сроков хранения в делопроизводстве. Сроки составления номенклатуры и основания для ее составления. Требования при формировании дел.
реферат , добавлен 21.10.2013
Историческое развитие бухгалтерского учета в России. Основные приемы метода учетной деятельности. Становление судебной бухгалтерии как отрасли научных знаний, учебной дисциплины. Метод, структура судебной бухгалтерии, система нормативных документов.
контрольная работа , добавлен 10.03.2011
Прибыль и доход как бухгалтерские понятия, соответствующие определенным элементам экономики. Структура, цель и операции рыночной экономики. Факторы, влияющие на формирование современных решений в бухгалтерии. Ведение бухгалтерского учета "от документа".
контрольная работа , добавлен 11.05.2009
Теоретические аспекты номенклатуры дел: ее сущность, содержание и функциональное назначение. Особенности оформления сроков хранения дел. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел. Формирование и хранение дел.
дипломная работа , добавлен 15.02.2010
Краткая технико-экономическая характеристика объекта практики, сферы и направления его деятельности, история развития, особенности организационной структуры. Результаты работы в бухгалтерии фирмы. Анализ структуры издержек производства ООО "Твин".
отчет по практике , добавлен 25.12.2011
Возникновение двойной бухгалтерии. Причины возникновения в XIII веке. Черты в двойной бухгалтерии, способствовавшие возникновению и развитию капитализма. Этапы развития двойной бухгалтерии. Принципы Л. Пачоли. Возникновение термина "двойная запись".
реферат , добавлен 06.11.2008
Сущность судебной бухгалтерии в криминалистическом, криминологическом, оперативно-розыскном, уголовно-правовом и процессуальном значениях. Правовые источники бухгалтерии и порядок их использования в расследовании и пресечении экономических преступлений.
контрольная работа , добавлен 23.10.2012
Возникновение денежного измерителя хозяйствования и, соответственно, двойной бухгалтерии. Распространение двойной бухгалтерии в западной Европе в XVI–XIX вв. Техника бухгалтерского учета. Промышленная революция и ее последствия для бухгалтерского учета.
контрольная работа , добавлен 30.04.2008
Изучение организации работы бухгалтерии торговой компании на примере ООО "ТК Карел-Импэкс". Анализ техники и формы осуществления бухгалтерского учета. Содержание рабочего плана счетов и особенности учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами.
