Новые сроки хранения кадровых документов. Новый перечень документов со сроками хранения. Перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности
Документы, образовавшиеся в процессе работы организации, даже после завершения их в делопроизводстве могут иметь определенное практическое, историческое или научное значение. И если некоторые виды документов хранить нецелесообразно, поскольку содержащаяся в них информация может использоваться только в оперативных целях, то другие подлежат хранению в течение установленного законом срока. В статье вы найдете основные сроки хранения документов 2016, а также получите ответы на такие вопросы, как: какими нормативными актами установлены сроки хранения документов? каковы сроки хранения документов в организации? как часто надо производить экспертизу ценности документов?
Из этой статьи вы узнаете:
- какими нормативными актами установлены сроки хранения документов;
- каковы сроки хранения документов в организации;
- как часто надо производить экспертизу ценности документов.
Как определить сроки хранения документов 2016
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
Порядок и сроки хранения документов в 2016 году устанавливаются:
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526;
- Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558;
- Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 г. № 1182;
- Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, утвержденным Главархивом СССР от 15.08.1988 г;
- Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Основной закон о сроках хранения документов (Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») обязывает каждую организацию обеспечивать сохранность всех архивных документов, в том числе — кадровых, на протяжении всего установленного федеральными нормативными актами срока. Чтобы урегулировать порядок хранения, оформления и экспертизы ценности документов, работодателям рекомендуется включить в учредительные документы соответствующие пункты (распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 г. № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу»).
Полезная информация для кадровика: изучаем .
Срок хранения документов в организации в 2016 году
Сроки хранения документов могут быть временными или постоянными. Документы по личному составу целесообразно хранить в архиве организации отдельно от других документов вплоть до момента передачи в муниципальный или федеральный архив. Документы кратковременного (до 10 лет) хранения до конца установленного срока находятся в архиве организации, а затем уничтожаются, в то время как документы долговременного и постоянного хранения (сроки хранения документов такого рода составляют 10 и более лет) ввиду их важности могут передаваться в центральный государственный архив (на основании договора комплектования) или коммерческий архив, услуги которого оплачиваются.
Расскажет эксперт.
Организация может продолжать хранить важные дела в собственном архиве, обеспечив им надлежащие условия. Сокращать предписанную законом продолжительность хранения документов нельзя. А вот продленные, по сравнению с типовой нормой, сроки хранения документов могут устанавливать в 2016 году все работодатели, закрепляя соответствующую норму локальным актом. Срок хранения документов в организации отсчитывается с первого дня календарного года, следующего за годом их завершения в делопроизводстве. При этом тип носителя, на котором хранится документ, никак не влияет на продолжительность хранения.
Поможет узнать точные сроки хранения документов в организации перечень-2016 — специальная таблица, утвержденная приказом Минкультуры России № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов» от 25.08.2010 г., с актуальными изменениями от 4.02.2015 г. Согласно требованиям Перечня, срок хранения документов в организации составляет:
- для приказов и распоряжений по личному составу, тарификационных ведомостей, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним — 75 лет;
- для направлений и уведомлений о трудоустройстве, анкет и заявлений не принятых на работу лиц — 3 года;
- для приказов о дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках, предоставлении отпусков — 5 лет;
- для табелей и графиков рабочего времени при нормальных условиях труда — 5 лет, при вредных и(или) опасных условиях труда — 75 лет;
- для личных карточек работников — 75 лет;
- для подлинников трудовых книжек, дипломов, аттестатов и прочих личных документов — до востребования работниками, невостребованные подлинники хранятся 75 лет.
Иногда срок хранения документов в организации не ограничивается определенным количеством лет: например, коллективные договоры хранятся постоянно.
Работодатель ежегодно проводит экспертизу ценности документов, в ходе которой проводится отбор дел на временное и постоянное хранение в архиве организации. Дела внимательно просматриваются, при необходимости — расшиваются и переформируются. Особое внимание уделяется папкам с пометкой «ЭПК», в составе которых присутствуют документы постоянного хранения. В процессе экспертизы определяются и уточняются сроки хранения документов по номенклатуре дел, принятой в организации. По результатам работы экспертной комиссии документы с истекшим сроком хранения выделяются к уничтожению.
Все организации, в том числе коммерческие, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения. Для этого работодатели организуют оперативное и архивное хранение кадровых документов 2016. Как это сделать, чтобы у проверяющих органов не было претензий, читайте в статье.
Также обсудим, какие требования предъявляются к хранению кадровых документов организации, каковы сроки хранения кадровых документов, в каком порядке уничтожать кадровые документы. Из этой статьи вы узнаете:
-какие требования предъявляются к хранению кадровых документов организации;
-каковы сроки хранения кадровых документов;
-в каком порядке уничтожать кадровые документы.
Требования к хранению кадровых документов в 2016 году
В 2016 году по-прежнему применяются требования к хранению кадровых архивных документов, которые установил Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Кроме того, при организации хранения документов следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Чтобы при проверке у вас все было в порядке, соблюдайте несколько простых правил.
Правило № 1. Ставьте подпись на каждом документе, на котором требуется, прежде чем помещать его в архив.
Подпись уполномоченного сотрудника – это один из важных реквизитов документа. Документ, в котором нет подписи, не имеет юридической силы.
Подпись уполномоченного лица с указанием его фамилии и инициалов должна стоять с правой стороны от должности сотрудника, который подписал документ. Если документа уже оформляют на бланке должностного лица, то его должность в подписи не обязательно ставить. Если прав подписи передано по доверенности, то необходимо указать ее реквизиты.
Правило № 2. Соблюдайте правила формирования дел в архив.
Формируйте дела в соответствии со сроками хранения документов. Отдельно группируйте дела постоянного и временного хранения. Включайте в дело по одному экземпляру каждого документа в оригинале. Если к документу есть приложение, то независимо от даты его утверждения или составления, присоединяйте его к документам, к которым они относятся. Старайтесь располагать внутри дела документы в хронологической последовательности. Помещайте в дело документы одного календарного года с момента их исполнения. Следите, чтобы дела были объемом не больше 250 листов, а толщина дела – не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составляйте в отдельный том, о чем в документе делайте отметку. Наконец, подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой.
Правило № 3. Составляйте архивные описи на дела, которые прошли экспертизу ценности.
Такие описи (образец ниже) составляются на завершенные дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, которые прошли экспертизу ценности. Экспертизу проводит экспертная комиссия, состав которой утверждает руководителя организации. Эта комиссия рассматривает описи дел и акты о выделении к уничтожению дел. Описи согласуются протоколом экспертной комиссии компании и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. После этого организация может уничтожать дела. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, а описи дел по личному составу – в трех.
Внимание! Личные дела и личные карточки формы № Т-2 уволенных работников можно выделять в отдельную опись в связи с тем, что они занимают большой объем.
Правило № 4. Соблюдайте условия и режим хранения архивных документов.
Коммерческие организации обязаны хранить документы, переданные на хранение в архив общества, в специально отведенных для этой цели помещениях. Они должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих от пыли и воздействия света. Это может быть архив компании или какого-либо отдела, например, IT-отдела. Главное – обеспечить режим, исключающий утрату, уничтожение или искажение данных. В процессе хранения проводить перезапись электронных документов на новые носители по мере устаревания прежних (п. 4.4.2.4 Правил работы архивов).
Сроки хранения кадровых документов в 2016 году
Пункт 19 Перечня 558 называет документы, которые хранятся 75 лет: приказы о приеме, переводе, отпусках по уходу за ребенком, за свой счет, все виды отпусков при тяжелых, вредных или опасных условиях труда и др.
Обращаем внимание! С 13 марта 2016 года изменились сроки хранения отдельных кадровых документов.
По новым правилам, установленным Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, который внес поправки в закон об архивном деле, документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года должны храниться:
-в течение 50 лет со дня создания – в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. После истечения 50 лет проводится экспертиза ценности документов;
-до истечения 50 лет со дня создания – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций. По истечении 50-летнего срока проводится экспертиза ценности документов;
-не менее 50 лет со дня создания – в иных организациях.
Документы по личному составу, которые были созданы до 2003 года, хранятся по-прежнему 75 лет со дня создания.
Документы, которые хранятся 5 лет (ст. 19 Перечня № 558): приказы об очередных и учебных отпусках, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.
Документы постоянного хранения – все те, которых вы не найдете в пункте «б» статьи 19 Перечня № 558. Все такие документы нужно автоматически относить к приказам по основной деятельности, которые хранятся постоянно.
Хранение электронных кадровых документов в 2016 году
Условия хранения электронных документов установлен приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
Обязательными условиями хранения электронных документов являются:
-наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
-наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
-обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (п.2.30 правил).
Организация в процессе хранения электронных документов в архиве не реже одного раза в 5 лет надо производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.
Итак, если в компании ведется электронный документооборот, то передать их на хранение можно следующим образом. Сначала проверьте физическое состояние носителей электронных документов, затем запишите их на машинные носители. Проверьте качество записи. На футлярах проставьте архивные шифры, а затем составьте опись электронных документов.
Уничтожение кадровых документов: порядок, оформление
Если по итогам экспертизы ценности документов выявлены документы, в которых нет необходимости, нужно составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Это необходимо для подтверждения факта уничтожения документов.
Отправка на переработку.
Документы на уничтожение упаковывают и передают на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам или на вторсырье. Передачу документов оформляют специальными накладными, которые указывают в акте о выделении к уничтожению.
Шредирование.
Также документы на уничтожение можно утилизировать путем шредирования. По степени секретности различают стандартное уничтожение и конфиденциальное. Все зависит от степени измельчения фрагментов документа. После того, как документ уничтожен в базу данных вносится соответствующая запись, и тогда можно прекращать ведение истории уничтоженных документов.
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
[Об утверждении перечня научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности]
В соответствии с частью 4-1 статьи 6 и пунктом 1 части 1 статьи 18 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" утвердить прилагаемый перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности.
Председатель Правительства
Российской Федерации
Д.Медведев
Перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности
УТВЕРЖДЕН
распоряжением Правительства
Российской Федерации
от 23 декабря 2016 года N 2800-р
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Архив Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт археологии Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт мировой литературы им. А.М.Горького Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Музей антропологии и этнографии им. Петра Великого (Кунсткамера) Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт истории материальной культуры Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Санкт-Петербургский институт истории Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт русской литературы (Пушкинский дом) Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт восточных рукописей Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт монголоведения, буддологии и тибетологии Сибирского отделения Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Бурятский научный центр Сибирского отделения Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Иркутский научный центр Сибирского отделения Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Якутский научный центр Сибирского отделения Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение Карельский научный центр Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Кольский научный центр Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение Уфимский научный центр Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Коми научный центр Уральского отделения Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Пущинский научный центр Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение "Российская академия образования"
Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
электронный текст НТЦ "Система"
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558)
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
Приложение
к приказу Министерства культуры
Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. № 558
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
б) в других организациях
До замены новыми
а) по месту разработки и/или утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Пост. ** (1)
(1) Присланные для сведения – до минования надобности
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения
Переписка о ходе заключения коллективных договоров
Документы (протоколы, анализы, справки, акты, отчеты) о проверке выполнения условий коллективного договора
Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора
Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника
Документы (решения, перечень разногласий, предложения, информации) по забастовочному движению
Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю
5 л. (1) ЭПК
Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров
Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
Типовые нормативы по труду:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Нормы выработки и расценок (1):
(1) Временные нормы выработки и расценок – 3 г. после замены новыми
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До минования надобности
Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок
Тарификационные ведомости (списки)
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания
Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы
Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий
Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников
Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения
7.3. Охрана труда
Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда
45 л. (1) ЭПК
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении
Комплексные планы улучшения условий и охраны труда
Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда , санитарно-оздоровительных мероприятий
Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности
Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности
Планы мероприятий по улучшению условий труда работников
Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда
Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков
Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новым
Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новым
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов
Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий
Правила по охране труда работающих инвалидов:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда
Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций
Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций
До замены новыми
Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний
Договоры страхования работников от несчастных случаев
(1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности
Протоколы аттестации по технике безопасности
а) профилактических работ по технике безопасности
Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности
Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев
5 л. (1) ЭПК
(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами – пост. **
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Анкеты обследования условий труда работников
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
|
Номер статьи |
Вид документа |
Срок хранения документа* |
Примечания |
|||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | |||
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников |
||||||
|
Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами | ||||||
|
Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников | ||||||
|
Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников | ||||||
|
Переписка о переводе работников в другие организации | ||||||
|
Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием | ||||||
|
Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год | ||||||
|
Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
|
(1) После замены новыми |
||||||
| ||||||
| ||||||
|
Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом | ||||||
|
Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
|
Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
|
Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников | ||||||
|
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу | ||||||
|
Подлинные личные документы (трудовые книжки , дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) |
До востребования (1) |
(1) Невостребованные –75 л. |
||||
|
Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел | ||||||
|
Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных , сведения, уведомления) о субъекте персональных данных | ||||||
|
Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу | ||||||
|
(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л. |
||||||
|
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников |
5 л. ЭПК (1) |
(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК |
||||
|
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним | ||||||
|
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел | ||||||
|
Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей |
(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей |
|||||
|
Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва | ||||||
|
Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы | ||||||
|
Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников | ||||||
|
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок |
(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК |
|||||
|
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок | ||||||
|
Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов | ||||||
|
Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов |
5 л. (1) ЭПК |
(1) После урегулирования конфликта |
||||
|
Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов | ||||||
|
Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими | ||||||
|
Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих | ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
|
Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих |
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
||||
|
(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л. |
||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
|
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | |||||
|
(1) Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК |
||||||
|
Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации | ||||||
|
Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз | ||||||
|
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину | ||||||
|
(1) После увольнения (2) В зарубежные командировки – 10 л. |
||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
8.2. Установление квалификации работников |
||||||
|
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним |
15 л. (1) ЭПК |
(1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 л. ЭПК |
||||
|
Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
|
Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
|
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | ||||||
|
Квалификационные требования: | ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
|
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников: | ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
|
Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах | ||||||
8.3. Повышение квалификации работников |
||||||
|
Документы (доклады, справки, информации, расчеты, докладные записки, отчеты) о переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации | ||||||
|
Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации | ||||||
|
Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые): | ||||||
| ||||||
|
До минования надобности |
|||||
|
(1) После замены новыми |
||||||
|
Стенограммы лекций преподавателей | ||||||
|
Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
|
Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
|
Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературы, учебными фильмами |
(1) После замены новыми |
|||||
|
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов | ||||||
|
Документы (представления, списки характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам | ||||||
|
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики, переписка) об организации и проведении практики и стажировки слушателей | ||||||
|
Документы (планы, сведения, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий | ||||||
|
Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников |
(1) После окончания обучения |
|||||
|
Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
|
Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
8.4. Награждение |
||||||
|
Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий: |
Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций | |||||
|
Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним: | ||||||
| ||||||
| ||||||
|
Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных | ||||||
|
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | ||||||
|
Протоколы вручения государственных, муниципальных и ведомственных наград | ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
|
Документы (представления, ходатайства, переписка) о лишении государственных наград | ||||||
|
Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
|
Книга Почета организации | ||||||
Типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте - Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.
1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
1.3. Перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
1.4. Перечень имеет 4 графы.
В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.
В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель , в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
