Образец номенклатуры дел небольшой организации. Номенклатура дел бухгалтерии. Порядок формирования и утверждения
ГОСТ Р 7.0.8-2013 .
Номенклатура дел бухгалтерии включает все документы, используемые для ведения учета и составления отчетности. А если бухгалтерия занимается еще и кадровой работой, то и кадровые документы.
Номенклатуру составляют и утверждают у руководителя ежегодно - на каждый следующий год. Дополняют номенклатуру при появлении дел с новыми заголовками. Если деятельность вашей организации не меняется, то номенклатура на следующий год может быть такой же, как в текущем п. п. 3.2.5.5 , 3.2.5.6 Государственной системы документационного обеспечения .
Обычно номенклатура дел - это таблица из 5 граф .
Индекс дела. Цифровое или краткое буквенное обозначение папки. Например, "СФ исх. ав. 2019".
Заголовок дела. Это общее название, вид документов, подшитых в конкретную папку. Например, "Счета-фактуры на авансы, выставленные в 2019 г.".
Количество дел. Эту графу заполняйте в конце года, когда станет известно точное количество заведенных за год папок с соответствующими документами.
Срок хранения дела. Его можно указать в годах (4 года, 5 лет и т.д.), а можно поставить дату, до которой дело надо хранить. Документы с разными сроками хранения держите в разных папках.
Примечание. Здесь проставляйте отметки об уничтожении документов, о передаче в архив, о переходе дела на следующий год, о применении специальных сроков хранения к отдельным документам дела.
Пример. Номенклатура дел бухгалтерии
Индекс | Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
ГБО 2019 | Бухгалтерская отчетность за 2019 г. | Постоянно | ||
УП | Бухгалтерская и налоговая учетные политики, включая приложения и дополнения | 5 лет (*) | Переходящее* После года, в котором последний раз использована для составления отчетности | |
ТД | Трудовые договоры | 75 лет | Переходящее | |
КД 2019 | Приказы по кадрам за 2019 г. | 75 лет (*) | * Об отпусках, и командировках - 5 лет | |
БЛ 2019 | Больничные листы, пособия по которым начислены в 2019 г. | 6 лет | ||
1-НДФЛ 2019 | Налоговые регистры по НДФЛ за 2019 г. | 5 лет | ||
КАССА 2019 | Кассовые документы, составленные в 2019 г. | 5 лет | ||
ИНВ 2019 | Документы по инвентаризации, проведенной в 2019 г. | Постоянно (*) | * По ТМЦ - 5 лет | |
ТОРГ-12 вх. 2019 | Товарные накладные, полученные в 2019 г. | 5 лет | ||
ТОРГ-12 исх. 2019 | Товарные накладные, выставленные в 2019 г. | 5 лет | ||
СФ вх. от. 2019 | Счета-фактуры на отгрузку, полученные в 2019 г. | 4 года | ||
СФ вх. ав. 2019 | Счета-фактуры на авансы, полученные в 2019 г. | 4 года | ||
СФ исх. от. 2019 | Счета-фактуры на отгрузку, выставленные в 2019 г. | 4 года | ||
СФ исх. ав. 2019 | Счета-фактуры на авансы, выставленные в 2019 г. | 4 года | ||
... | ... | ... |
Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.
МЫ ЦЕНИМ МНЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛОВ |
Пожалуйста, оставьте ваш отзыв о ТИПОВЫХ СИТУАЦИЯХ™ |
Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.
Зачем нужна номенклатура дел
Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2019 года мы приведем ниже.
Основные задачи документа:
- классификация и учет;
- облегчение поиска необходимых бумаг;
- помощь при передаче дел и составлении описей;
- системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.
Для кого обязательна
В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.
Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 , вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):
- государственные и муниципальные;
- негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
- негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.
Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2019 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по .
Виды
Номенклатура дел бывает трех видов:
- (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
- примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
- индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).
В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.
Порядок формирования и утверждения
Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.
Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).
Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.
При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:
- документы о создании организации (положение, устав);
- документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
- штатное расписание;
- номенклатуру дел предыдущих лет;
- регистрационную форму организации;
- типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.
Перечислим основные этапы ее утверждения:
- разрабатывается подразделением организации;
- подписывается начальником подразделения;
- утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.
Образец приказа об утверждении номенклатуры дел
Структура документа
Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).
Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:
- Индекс.
- Наименование.
- Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
- Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
- Примечание. Заполняется по мере необходимости.
Порядок заполнения формы
То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2019 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.
Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:
- к структуре образовательной программы;
- условиям реализации;
- результатам освоения программы.
То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).
Присвоим каждому делу индекс и наименование.
Индекс дела по номенклатуре дел (образец):
- 01 — структуры образовательных программ;
- 02 — ход реализации образовательных программ;
- 03 — результаты освоения образовательных программ.
Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:
- 01-01;
- 01-02;
- 01-03.
Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:
- 01-01/... начинаем с единицы и до конца года;
- 01-02/...;
- 01-03/....
Номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.
Образец номенклатуры дел на 2019 год
Определение сроков хранения
Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:
- временному до 10 лет;
- временному от 10 лет;
- постоянному.
Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:
- основным является ;
- сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.
В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.
Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и и от .
Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в . Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.
Где хранится
У каждого экземпляра свое место хранения:
- первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
- второй применяют в работе;
- третий является учетным документом в , если он есть;
- четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
- остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.
Сводная номенклатура дел, образец
Передача документов в архив
Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.
Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
Экспертиза ценности документов
Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются:рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.
Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
В данной статье мы рассмотрим образец номенклатуры дел предприятия. На примере данного образца хорошо видно, каким образом заполняется табличная форма и оформляется весь документ. мы рассматривали в предыдущей публикации.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
30.11.2011 № 1
г. Нижний Новгород
На 2012 год
Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
01. Канцелярия |
||||
Устав общества и учредительные документ |
Постоянно |
Перечень типовых управленческих архивных документов… |
||
Положения об органах управления (совете директоров, общем собрании акционеров, правлении компании) |
Постоянно |
Переходящее с 2010 г. |
||
Штатные расписания и изменения в них |
Постоянно |
Переходящее с 2010 г. |
||
Положения о структурных подразделениях |
Постоянно |
Переходящее с 2010 г. |
||
Приказы директора, касающиеся основной деятельности |
Постоянно |
|||
Приказы директора, касающиеся административно-хозяйственных вопросов |
||||
Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним |
Постоянно1 |
|||
Инструкция по делопроизводству |
Постоянно |
Переходящее с 2010 г. |
||
Номенклатура дел |
Постоянно |
|||
Переписка по вопросам основной деятельности |
||||
Резервный номер |
||||
База данных для регистрации входящих документов |
В электронной форме |
|||
База данных для регистрации исходящих документов |
В электронной форме |
|||
02. Отдел кадров |
||||
Должностные инструкции сотрудников |
||||
Штатные расписания и изменения в них. Копии |
Подлинники в деле 01-03 |
|||
Приказы директора, касающиеся основной деятельности. Копии |
До минования надобности |
Подлинники в канцелярии в деле 01-05 |
||
Приказы директора, касающиеся личного состава (о приеме, перемещении, увольнении и др.) |
75 лет ЭПК |
|||
Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков |
||||
Ответственный за архив
С.П. Гребешкова
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 19.12.2011 № 3
Представленный здесь коммерческого предприятия, которое не осуществляет передачу документации на государственное хранение, а значит, не становится источником формирования государственного архива. По приведенной выше ссылке вы можете скачать данный образец.
При помощи предложенного образца номенклатуры дел предприятия вы без труда сможете составить и корректно оформить свой собственный документ. В следующих публикациях мы поясним , продолжайте читать наши статьи!
Номенклатура дел бухгалтерии – это упорядоченный перечень всех документов, используемых в любой организации. Она используется для решения спорных вопросов и предъявления дел по требованию проверяющей комиссии.
Цели номенклатуры. Её составитель
Для чего нужен этот перечень дел? Составление номенклатуры преследует следующие цели:
- Систематизировать все дела компании.
- Иметь возможность предъявить документ при первой необходимости.
- Возможность сохранения оригинала на определённый срок хранения.
Таким образом, номенклатура приносит огромную пользу для любой организации.
Составлением перечня всех дел занимается один из двух отделов:
- Канцелярия. Данное подразделение берётся за составление и разработку перечня только в случае большого производства. Например, огромный завод либо супермаркет.
- Секретариат. Этот отдел занимается номенклатурной работой в случае малого производства. Например, школа или магазин.
Виды
Несмотря на общее название «Номенклатура дел бухгалтерии», порядок составления перечня разделяется на три вида:
- Общий для всех. Такая номенклатура представлена в документах, утверждённых органами государственного управления. Все, что необходимо канцелярии или секретарю – это составить перечень с теми наименованиями и столбцами, которые представлены в образце.
- Примерный. Этот вид перечня необходим в случае, когда у организации нет большого количества дел, но в будущем ожидается. Такой вид характерен для недавно открывшихся организаций, которые следуют курсом государственной политики.
- Индивидуальный. Номенклатура такого плана подходит только для систематизации дел данного предприятия. Зачастую ею пользуются коммерческие структуры.
Кроме этих трёх, основных, видов у номенклатуры планового — или общего – характера выделяют два подвида:
- Сводная. Она утверждается начальником архива, руководителем предприятия и ответственными государственными лицами.
- Структурная. Её подписывает только руководство архива и государственные структуры.
Использование одного из этих подвидов зависит от следующих критериев:
- Масштабность предприятия. При огромном производстве используется сводный перечень дел.
- Разновидность организации. Государственная использует сводную, а коммерческая – структурную.
- Количество документооборота. При небольшом наличии документов используется структурная.
Таким образом, каждая организация может выбрать для себя максимально удобный способ ведения перечня дел.
Структурная составляющая номенклатуры
Номенклатура хранится в архиве и, при необходимости, предоставляется по первому требованию уполномоченным для этого лицам. Несмотря на разнообразие видов номенклатуры, порядок её составления примерно одинаков для всех.
В первом столбце всегда пишется индекс. Это необходимо для того, чтобы облегчить поиск нужных дел, а также их нумерацию.
Во втором – наименование всех дел. Здесь пишется полное название. Кроме того, разрешено вносить пояснения в скобках.
В третьем – количество. Есть некоторые разновидности документов, которые хранятся вместе. Например, годовые отчёты или зарплатные ведомости.
В четвертом столбике указываются сроки хранения документов.
Дело в том, что некоторые документы имеют свойство устаревать и являться недействительными. Определить их точный срок можно с помощью специально утверждённого Перечня.
Достаточно найти в нём тот документ, который входит в номенклатуру, и переписать статью, а также сам промежуток времени.
Всего выделяют три вида срока:
- С небольшим временем сохранности. Такие документы хранятся около 3 лет. К ним можно отнести командировочные листы, различные договоры и соглашения, акты по проверке кассы и так далее.
- С длительным сроком хранения. Они остаются в архиве в течение 5-10 лет. К таковым сможет отнести акты по приемке долголетних растений, книгу по учёту материалов и товаров и так далее.
- Бессрочные. Такие документы хранятся вплоть до закрытия организации. К ним относятся все бухгалтерские документы по финансам, приход и расход товарно-материальных ценностей и многое другое.
За обновление, пополнение и утилизацию устаревших документов отвечает канцелярия и архивный служащий.
- Составление перечня начинается с раскладывания дел по наименованиям.
- После этого производится подсчёт всех дел, объединённых одним индексом. Цифра вписывается в специальный столбик.
- Записываются сроки хранения, а также необходимые примечания.
- В конце каждого года или квартала – в зависимости от политики предприятия – производится итоговый расчёт всех документов. Для этого составляется новая таблица, в которой указываются следующие пункты:
- Сроки хранения.
- Количество дел по промежутками времени.
- Те дела, которые можно продлить и те, которые относятся к проверяющей комиссии.
- Внизу, напротив каждого столбика, пишется итоговая цифра. Она получается путём сложения абсолютно всех дел.
Эту таблицу, также, утверждает начальник архива и руководитель предприятия.
Благодаря корректному оформлению номенклатуры дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ, актуальный на 2019 год образец документа, приведен в статье.
Пример составления и образец номенклатуры дел 2019
Как уже говорилось выше с 2019 года можно пользоваться собственной формой. Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами.
графа | содержание |
1 | индексы, обозначающие каждое дело – индекс должен отражать обозначение филиала и конкретного отдела предприятия; каждый индекс является уникальным |
2 | заголовки группируются в зависимости от их важности, а также на основе внутренних взаимосвязей между разными бумагами; при этом все названия должны быть конкретными (название вида «разные документы» – недопустимо) |
3 | количество томов с делами фиксируется по факту в конце каждого календарного года |
4 | срок хранения дел – до 10 лет, более 10 лет, постоянно |
5 | в примечаниях фиксируют решения о передаче документов, их уничтожении и прочих изменениях с указанием даты |
Назначение и виды
Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.
Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.
Таким образом, номенклатура дел организации – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2019 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.
Основное назначение
Основное назначение номенклатуры дел – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:
- Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
- Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
- По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
- В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
- Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
- Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
- Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки
Разновидности
В зависимости от степени воздействия документа выделяют несколько его типов:
- Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура дел на всю организацию (по образцу 2019 или иным образцам).
- Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
- Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).
Есть два варианта разработки:
- Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
- Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого. Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.
При разработки собственного образца номенклатуры дел, следует придерживаться следующего порядка:
- Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников. На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел (канцелярия, секретариат, методический отдел и др.).
- Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве (т.е. не штучно, а потоком): общие, кадровые, бухгалтерские, отчетные и др.
- Определяют специфику бумаг в каждом отделе и структурном подразделении (названия, сроки хранения, группировка).
- Намечают общие правила в системе наименования документов – названия, нумерация, прочие обозначения.
- Группируют бумаги в зависимости от требуемого срока хранения – как правило, создают две группы: до 10 лет включительно и более 10 лет.
- Составляют проект, согласовывают ее с ответственными лицами – как правило, назначается внутренняя экспертная комиссия.
- Приступают к разработке номенклатуры, в которой будут перечисляться названия дел организации.
- Готовые примеры будущего документа утверждаются комиссией, а затем руководством, после чего её утверждают и издают соответствующий приказ, вводящий ее в действие.
Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант (он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников), экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства (секретариата).
Как разработать документ самостоятельно: видео инструкция
Порядок работы
В процессе работы с документами следует соблюдать ряд правил:
- Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
- Постоянно фиксируется факты перемещения документов, их уничтожения и любых других изменений.
- В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура дел для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
- Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.