Образец номенклатуры дел отдела кадров. Номенклатура дел отдела кадров. Где формируются и хранятся документы по личному составу

На любой крупном, среднем, да даже в маленьком предприятии происходит бешеный оборот документации, содержащих в себе информацию о работниках, тех или иных событиях, различного рода приказы, распоряжения и т.п.

Но как разобраться в таком огромном объеме документов?

Чтобы удобнее было работать со всеми этими бумагами и не тратить огромного времени для поиска того или иного документа существует номенклатура дел.

Под термином номенклатура дел подразумевается системный перечень наименований дел с обозначенным сроком их хранения, организованный лицом (лицами), в функции которого входит отслеживать документооборот.

Рассмотрим, что же это такое - номенклатура дел отдела кадров образец которой можно скачать на этом сайте.

Содержание номенклатуры дел отдела кадров, образец

Как показывает практика, каких либо специфических знаний деятельность по составлению перечня документации предприятия не требует, однако это не значит, что в данном вопросе не следует придерживаться правил делопроизводства.

Вообще перечень дел для облегчения работы с ним, имеет вид таблички, в которой указаны следующие данные:

Условно ее можно разделить на два столбца: «Название графы» и «Содержание графы». Итак:

Индекс дела. Здесь указывается индекс дела.

Индекс состоит из:

• Номера строго подразделения, который указывается по специальному классификатору. В случае если оно отсутствует, указывается вид деятельности организации.
• Порядкового номера внутри самого подразделения или вида деятельности.

Обобщим данную информацию и для наглядности приведем пример. Индекс делиться на две части. Первая часть - структурное подразделение. Вторая часть - порядковый номер дела. Пример: 04-02; 05-01.

1. Заголовок дела. Здесь пишется наименование дел, причем следует помнить, что согласно инструкции, расположение дел напрямую связано с их важностью. Проще говоря, на первом месте - документ организационного и распорядительного характера, а второстепенное место занимают уже плановые, отчетные документы. Причем внутри документы располагаются по мере убывания срока хранения.
2. Количество единиц хранения. Здесь все просто, указывается количество дел за прошедший год. В связи с этим, заполнение граф идет в конце года когда точно известна эта цифра.
3. Срок хранения и номер статей по перечню. Здесь все соответствует названию графы, т.е. ставиться время хранения дел и указывается статья перечня типовых управленческих документов.
4. Примечание. Здесь делаются дополнительные пометки, относящиеся к делу.

Типы номенклатуры дел

Она может быть:

• Примерной, то есть может меняться в ходе работы.
• Типичной - стандартный тип документа.
• Индивидуальной - зависит от стратегии компании.

Таким образом, номенклатура дел отдела кадров это, конечно же, документ, требующий над собой работы не одного дня, но после его составления он облегчит деятельность любого предприятия в сфере делопроизводства. Данный документ поможет быстро сориентироваться в большом потоке документации. Каких либо специфических знаний он не требует, следует только держаться имеющегося образца.

Ниже расположен типовой бланк и образец номенклатуры дел отдела кадров вариант которой можно скачать бесплатно.

Номенклатура дел – это систематизированный по тематике, видам и срокам хранения документов, входящих в их состав, перечень заголовков дел, заводимых в организации в рамках календарного года.

Номенклатура дел позволяет внедрить в организации преемственную систему хранения и использования документов (всегда известно, что и где хранится), повысить уровень сохранности особо ценных документов, оптимизировать процесс отбора документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.

Основные нормативные акты РФ, являющиеся основой пр и разработке номенклатуры дел:

• Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает сроки хранения кадровых документов (до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет) и порядок исчисления сроков хранения.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015г. за № 38830 – устанавливают требования к порядку разработки и форме номенклатуры дел.
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010г. N 558, Зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380 – устанавливает сроки хранения всех документов организации.

Основной принцип построения номенклатуры дел

Номенклатура дел организации – обобщенный документ, содержащий в своем составе описание типов папок каждого структурного подразделения организации. В номенклатуру дел включаются все оригиналы документов с одинаковыми сроками хранения, создаваемые как в бумажном, так и электронном виде, с указанием их фактического места хранения, за исключением копий и черновиков.

Как использовать предложенный вариант номенклатуры

Вы можете использовать предложенный «Делис Архив» вариант шаблона номенклатуры дел управления по работе персонала/кадровой службы как базу для разработки своей собственной номенклатуры, внося необходимые корректировки и дополнения. Обращаем ваше внимание, что номенклатура дел является внутренним нормативным актом организации, в связи с чем, порядок ее оформления и содержания в коммерческой организации и организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, могут отличаться от установленной нормативными актами формы (шаблон формы). В случае необходимости, вы можете самостоятельно определить сроки хранения необходимых документов, воспользовавшись бесплатным сервисом «Архивист онлайн».

Шаблон номенклатуры дел кадровой службы/управления по работе персонала:

Остались вопросы? Мы вам поможем!

Если у вас остались вопросы по срокам хранения кадровых документов, порядке разработки и внедрения номенклатуры дел, организации процесса упорядочения и хранения документов, обращайтесь по адресу и мы вам поможем.

В письме просим указать ваше имя, корпоративный адрес электронной почты, контактный номер телефона и название организации.

Просим отнестись с пониманием к тому, что запросы без обозначенных выше данных останутся без ответа экспертов «Делис Архив».

Цель создания номенклатуры - установление полного перечня дел, их состава, а также длительность хранения. В случае отсутствия в организации структурных подразделений в номенклатуре можно отразить направления деятельности.

Порядок формирования номенклатуры дел

Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе:

• КоАП РФ (ст. 13.25)
• приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2015);
• приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
• постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
• перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
• в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. 2003.

Нарушение установленного порядка и сроков хранения документов по КоАП РФ «влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей».

Следующим шагом изучаем уставные документы, структуру организации, содержание и структуру документов.

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год составляется специально назначенным сотрудником, а затем оформляется приказом руководителя или должностной инструкцией и утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел кадровой службы, форма составления

Рассмотрим подробнее заполнение формы.

Графа 1 «Индекс дела»

Состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела кадров. Индексы дел принято обозначать арабскими цифрами, отделенными друг от друга тире, однако в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр) индексация.

Так, например, порядковый номер кадровой службы в организации - 12. Если в перечне дел подразделения дело «Служебное расследование» значится под номером 20, то индекс обозначается 12-20. В варианте, когда будет принято решение о дополнении дела документами о проведении расследования, индекс изменится - 12-20.01.

Локальные и нормативные акты, утвержденные как самостоятельные документы, группируют в отдельные дела. Если же распорядительные документы являются приложениями, то и формируются они вместе с вышеуказанными документами. Например, штатное расписание и изменения к штатному расписанию будут иметь один индекс дела, так же как трудовые договоры и соглашения к трудовым договорам.

Графа 2 «Заголовок дела»

Отражает состав документов дела. Воспользовавшись правилами и методическими рекомендациями, содержащими методику по составлению заголовков в номенклатурах дел, можно избежать множества ошибок. В номенклатуре должны быть отражены все документируемые участки работы и вопросы деятельности отдела кадров. Следует обратить внимание на отражение в заголовке основного содержания и состава документов дела. Например, приказы по личному составу, штатное расписание, приказы о направлении работника в командировку и т.д. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки «Важное», «Переписка» и т.п.

Условно заголовки дел можно разделить на следующие виды:

По правилам делопроизводства дело должно содержать не более 250 страниц при толщине не более 3-4 см. При большом объеме дела его обычно разбивают на части, и составляют подзаголовки, уточняющие содержание общего заголовка.

Графа 3 «Количество дел»

Заполняется по окончании календарного года. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» вносится запись «не формировалось».

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню»

Сроки хранения документов регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации (решение Верховного Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11). Следует учитывать, что Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ были установлены новые сроки хранения некоторых документов. Согласно принятым правилам, по отношению к документам по личному составу, которые были оформлены до 2003 года, применяются прежние условия, требующие 75-летнего срока хранения таких материалов.

Графа 5 «Примечание»

Указывается дополнительная информация относительно дел.

В вышеназванной графе ставятся отметки о действиях, совершенных с документами: например, об утрате, изъятии, переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.

Следует обратить внимание и на содержание в Перечне других специальных отметок, которые относятся к срокам хранения документов. Ниже приведена схема отметок в определенных случаях.

По окончании календарного года работник, ответственный за ведение номенклатуры дел отдела кадров, письменно указывает категории и количество дел с постоянным, временным (до 10 лет) и временным (свыше 10 лет) сроком хранения.

Порядок внесения изменений в номенклатуру дел

При утверждении номенклатуры приказом внесение изменений также производится через приказ. Инициировать изменение может как экспертная комиссия (при ее действительном существовании и работе) так и работник, несущий ответственность за ведение номенклатуры дел и хранение кадровых документов, при согласовании с руководителем отдела кадров и специалистом юридического отдела. В другом случае можно предусмотреть дополнительное место для внесения очередных записей. Вносить такие записи можно собственноручно.

При проведении реорганизации компании, согласно правилам делопроизводства, номенклатуру дел необходимо изменить в течение месяца.

Бывает и так, что предусмотренная группа дел прекращает существование, или сбор и хранение документов отпадают в течение года, тем не менее, вычеркивать ничего не следует. Однако при последующем утверждении такая группа в документ уже не вносится.

Ежегодно номенклатура кадровой службы подлежит пересмотру и переутверждению, для сохранения актуальности в ведении дел. Документ используется для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, и в то же время для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.

В случае отсутствия серьезных изменений документ в четвертом квартале подлежит уточнению и вступает в силу с начала следующего года.

В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно. Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных. Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск.

Зачем кадровикам номенклатура дел?

В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему. Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, – информация, носящая социально-правовой характер. За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения.

Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые - остаются в компании до истечения «срока годности». При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.

Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать. Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры - нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.

Порядок формирования номенклатуры дел

Все кадровые документы фирмы можно рассортировать по группам: распоряжения по личному составу, трудовые соглашения, должностные инструкции и т.д. Эти группы называются первичными комплексами, или более привычно – делами. Чтобы правильно сформировать документы компании в папки, должен быть расписан порядок – какие бумаги в какую группу будут определяться. Для этого и существует номенклатура: в ней устанавливается полный перечень дел, их состав и время хранения.

По правилам делопроизводства номенклатурная таблица на текущий год вводится с 1 января: номенклатура дел отдела кадров на 2016 г. должна быть составлена и утверждена в конце года предыдущего – в декабре 2015.

Если организация только начала работу, сотрудникам, ответственным за документооборот, необходимо формировать дела пока без номенклатуры, но с прицелом на ее будущее создание. К концу первого года деятельности фирмы в каждом подразделении уже сложится своя практика учета и хранения документов. Ее можно взять за основу при подготовке номенклатуры.

Перечень дел кадровой службы - часть номенклатуры всей организации. Сначала документы систематизируются по каждому подразделению, затем сводятся в единую таблицу.

Форма составления номенклатуры дел кадровой службы

Для номенклатуры дел предусмотрена специальная форма, приведенная в правилах работы архивов организаций (решение Росархива от 06.02.2002 года).

Оформление документа включает:

• полное и сокращенное наименование организации;
• название «Номенклатура дел на ХХХХ год»;
• дата составления;
• утверждающая виза руководителя с датой;
• в конце - фамилии и подписи составителя (делопроизводителя, архивариуса) и необходимые согласования.

В номенклатуру дел службы персонала включаются документы:

• формируемые кадровиками;
• поступающие к ним из других подразделений, от руководителей, от сотрудников фирмы;
• учетные формы, предусмотренные для ведения кадрового делопроизводства (регистрационные журналы, базы данных, картотеки).

В типовой список документации, ведущейся в отделах персонала, входят:

1. Нормативные акты организации, касающиеся работников: правила трудового распорядка, должностные инструкции, положения о системе материальной мотивации, о защите личных данных и т.д.
2. Распорядительные акты по личному составу.
3. Договорная документация: трудовые договоры, допсоглашения к ним.
4. Учетные формы: личные карточки Т-2, списки работников и их личные дела, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, книги учета командировок, отпусков и прочие.
5. Документы информационно-справочного характера: заявления, служебные записки, объяснительные, докладные, на основании которых издаются приказы. Сюда же - справки, переписка.
6. Личные документы персонала: копии паспортов, дипломов и др.
7. Документы коллегиальных органов: акты дисциплинарных проступках, протоколы аттестационных комиссий и т.д.

Данный перечень приблизителен и дает ориентир, какие комплексы документов имеют хождение в делопроизводстве службы персонала. Он может использоваться как образец номенклатуры дел отдела кадров.

Утвержденная на текущий год таблица не является окончательной. Если по ходу деятельности в кадровой службе появляются непредусмотренные документы, перечень дел можно дополнить и внести новую запись. Для таких случаев при составлении номенклатуры в каждом из разделов оставляются резервные номера.

Сроки хранения кадровых документов

Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.

«Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.

Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:

Приставка «ЭПК» означает, что указанный срок не является окончательным, и может быть продлен решением экспертно-проверочной комиссии - по документам, имеющим особую ценность. Пометка «ДМН» используется для папок с документами, имеющими практическое применение. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года.

Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации. В номенклатуре ставится пометка «постоянно».

Приказы по основной деятельности фирмы, присланные кадровикам для сведения и применения в работе, формируются в отдельное дело как «Копии» с пометкой ДМН, поскольку их основной учет и постоянное хранение ведется службой делопроизводства предприятия.

Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве

Каждая организация ведет кадровый учет исходя из практики, сложившейся за время ее деятельности. Соответственно, и номенклатура дел - документ адаптивный. Если на предприятии не действует коллективный договор, не формируются личные дела работников, то включать их в перечень дел не нужно.

Однако есть общие правила, обязательные для всех кадровых служб:

1. Трудовые договоры могут регистрироваться как отдельно, так и в составе личных дел. В первом случае ТД и соглашения к ним выделяются в номенклатуре дел в отдельный массив. Во втором – заголовок «трудовые договоры» в таблице отсутствует и включается в комплекс «личные дела».
2. Дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью ТД и отдельно не учитываются.
3. На крупных предприятиях папки с трудовыми договорами целесообразно разбить на несколько томов: распределить по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке.
4. Договоры уволенных в текущем году работников изымаются из дела и помещаются в папки с недействующими ТД за календарный год. Состав томов этого дела также по необходимости можно расширять.
5. Личные карточки являются строго самостоятельным массивом. Унифицированная форма Т-2 не включается ни в личные дела, ни в другие первичные комплексы, поскольку это – основной учетный документ в кадрах.
6. Картотека может формироваться в алфавитном порядке по всей организации либо разбиваться по подразделениям.
7. Закрытые в текущем году карточки перемещаются в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
8. Все распоряжения по личному составу не могут находиться в одном деле. Разделение на папки по сроку хранения 75 и 5 лет – обязательно. Если в организации все приказы ошибочно объединены, при архивации их необходимо рассортировать.
9. Штатное расписание – одна из основ кадровой работы, но в номенклатуре дел отдела персонала он значится как «копия». «Штатка», оформленная на бланке Т-3, - не самостоятельная единица, а приложение к приказу по основной деятельности. Ее подлинник учитывается в сводной номенклатуре дел. Кадровики могут поместить документ в папку с копиями распорядительно-нормативных актов, но удобнее выделить его в отдельный комплекс. Туда же включаются изменения в штате.