Образец письма в пфр об отсутствии стажа. Какой смысл сопроводительного письма в ПФР? Как правильно написать и оформить пояснительный текст? Что понимается под отсутствием деятельности

В продолжение темы об оформлении пенсии работника и роли работодателя в этом оформлении на вопросы эксперта нашего журнала ответила заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области Прыгова О.И.

- Ольга Игоревна, по просьбе будущего пенсионера работодатель обязан подать на него в ПФР форму СЗВ-СТАЖ. Но возможно, что сотрудник, который собирается выходить на пенсию, ничего об этом не знает и поэтому не попросил подать на него форму СЗВ-СТАЖ. Получается, что в таком случае представлять отчет не нужно?

Да, это так. Работодатель обязан подать форму СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии», если сотрудник, выходящий на пенсию, подал заявление с такой просьбой. Представить в ПФР этот отчет работодателю нужно в течение 3 календарных дней с момента получения заявления.

- Но ведь отсутствие у ПФР данных о стаже за текущий год отразится на размере пенсии работника. Особенно если на пенсию он выходит в конце года. Получается, работодателю самому стоит предложить сотруднику написать заявление о представлении формы СЗВ-СТАЖ? Или, может быть, ПФР при назначении пенсии запросит у работодателя сведения о стаже будущего пенсионера за текущий год по форме СЗВ-СТАЖ?

Нарушения или ущемления пенсионных прав лица, выходящего на пенсию, при отсутствии этой формы не произойдет. Ведь форма СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» - межотчетная форма, представляемая на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.

Как уже было сказано выше, эта форма подается работодателем по заявлению самого будущего пенсионера. ПФР такие сведения не запрашивает. В то же время по итогам года на всех сотрудников работодатель должен будет подать сведения о стаже за год в форме

СЗВ-СТАЖ с типом «исходная». То есть такие сведения будут поданы также и на работника, оформившего пенсию, независимо от того, представлялась ли на него межотчетная форма для назначения пенсии.

- Ограничены ли сроки, в которые будущий пенсионер может обратиться к работодателю за формой СЗВ-СТАЖ?
Например, заявление о назначении пенсии может быть представлено в ПФР не ранее чем за месяц до достижения пенсионного возраста гражданином. А нужно ли выполнять просьбу работника о представлении формы СЗВ-СТАЖ, если сотрудник достигнет пенсионного возраста, скажем, только через 2 месяца?

Сроки обращения будущего пенсионера к работодателю с заявлением о представлении в ПФР формы СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» законодательством не предусмотрены. Поэтому представить форму СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» в течение 3 календарных дней с момента получения заявления от работника стоит и в случае, если право на пенсию у него возникнет только через 2 месяца.

В заявлении работника должна быть указана предполагаемая дата возможного выхода на пенсию (дата возникновения права на указанную пенсию). Именно эта дата будет отражена страхователем при заполнении формы СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» в качестве даты окончания периода работы.

- Ольга Игоревна, а как быть в такой ситуации. В форме СЗВ-СТАЖ, поданной 02.04.2018 на будущего пенсионера, период с 01.01.2018 по 27.04.2018 (предполагаемая дата выхода на пенсию) был указан как обычная работа. Но уже после подачи отчета в ПФР сотрудник оформил больничный с 12.04.2018 по 19.04.2018. Нужно ли в этом случае корректировать сведения о стаже будущего пенсионера, отраженные в СЗВ-СТАЖ?

Нужно ли работодателю вообще исправлять какие-либо другие ошибки, обнаруженные в СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии», если эти ошибки не помешали ПФР принять отчет?

Корректировка формы СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии», в том числе сведений о стаже будущего пенсионера, при представлении им больничного листа не предусмотрена.
Но по окончании отчетного года страхователь должен будет подать форму СЗВ-СТАЖ с типом «исходная» также и на работника, по которому ранее представлялась форма для назначения пенсии. И в форме с типом «исходная» стаж этого работника нужно отразить на основании кадровых документов, в том числе с указанием периода временной нетрудоспособности.

- Бывает, что будущие пенсионеры не уверены, что на них ранее были поданы сведения по форме СЗВ-К. Или хотят, чтобы в отчете были отражены сведения, например, о работе по ГПД за период до 01.01.2002.
Если работник просит, помимо формы СЗВ-СТАЖ, подать на него сведения о стаже до 2002 г., нужно ли выполнить его просьбу? Или же форма СЗВ-К подается только по запросу ПФР?

Сведения по форме СЗВ-К страхователи представляли в период с 01.08.2003 по 01.07.2004 на всех своих работников, кроме тех, кто уже получал пенсию по старости или инвалидности. В этой форме указывали данные о стаже застрахованных за период до 01.01.2002. Будущий пенсионер, как и любой застрахованный, может проверить, содержатся ли такие сведения на его индивидуальном лицевом счете. Для этого нужно запросить на сайте государственных услуг или в клиентской службе ПФР выписку по форме СЗИ-6.

Если возникнет необходимость дополнить сведения о трудовой деятельности за периоды до 01.01.2002, застрахованное лицо может обратиться к своему работодателю или лично в территориальный орган ПФР по месту жительства для заполнения формы СЗВ-К. Сведения в ней отражают на основании трудовой книжки и других документов, представленных застрахованным лицом для подтверждения своего трудового стажа до 01.01.2002.

Кстати, в настоящее время ПФР проводит дополнительные работы по сбору сведений об общем трудовом стаже застрахованных лиц за весь период их работы до 01.01.2002, запрашивая у работодателей сведения о некоторых застрахованных по форме СЗВ-К. Представление этой формы поможет реализовать работникам их пенсионные права.

Пенсионный фонд РФ не требует составлять сопроводительное письмо при подаче плановой отчетности , однако, есть ситуации, в которых его наличие обязательно:

• отсутствие деятельности предприятия;
• ошибки в отчетности и необходимость корректировки.

Что понимается под отсутствием деятельности?

Под отсутствием финансово-хозяйственной деятельности при подаче отчетности в ПФР понимается ситуация, когда организация не выплачивала в течение отчетного периода заработную плату работникам, а значит, обязанности по уплате взносов в фонд не возникает.

Письмо прилагается к выписке из банка о том, что никаких начислений заработной платы со счета не производилось.

Как правильно написать об ошибках?

Застраховаться от ошибок в отчетах не может ни один бухгалтер. Часто при произведении расчетов обнаруживаются ошибки в отчетности за прошедший период, в таком случае необходимо составить уточняющую или корректирующую документацию и подать в ПФР. К уточняющим расчетам в обязательном порядке прилагается сопроводительное письмо, в нем указываются:

1. расчет, в котором содержится ошибка;
2. список приложений;
3. список первичной документации, которая прилагается;
4. причины ошибки, и в результате чего она была обнаружена.
5. если производилась доплата по взносам, необходимо указать платежные документы.

Что будет за несоблюдение сроков?

Порядок предоставления плановой отчетности по пенсионному страхованию регламентирован главой 34 Налогового кодекса РФ . В п.7 ст.431 НК РФ говорится о том, что в случае обнаружения ошибки в расчете по страховым взносам за прошедший отчетный период, такой отчет считается непредставленным. Уведомление об этом направляется плательщику в течение 10 дней со дня получения расчета. Плательщику взносов дается 5 дней на подачу уточняющей документации.

Пункт 7 статьи 431 также указывает на крайний срок подачи расчета по страховым выплатам, который заканчивается 30-го числа месяца, следующего за месяцем подачи отчетности.

• если ошибка была обнаружена бухгалтером предприятия до истечения срока подачи расчета, подача корректировки отчета сопроводительным письмом произведена до его истечения, то ответственности по НК РФ не наступает;
• если ошибка была обнаружена в ходе проверки отчета органом ПФР, было выслано уведомление об этом, а плательщик в пятидневный срок подал корректировку, ответственности также не возникает;
• если ошибка была обнаружена, но плательщик проигнорировал сроки подачи сопроводительного письма и документов, то согласно ст.122 НК РФ наступает ответственность за неуплату или неполную уплату пенсионных сборов.

Как составить и нужно ли подписывать гл. бухгалтером?

Отправка в пенсионный фонд

Отправить в пенсионный фонд пакет документов лучше через почту, ценным и уведомлением о получении.

Это поможет обезопаситься от потери документов, кроме того, уведомление о получении будет надежным подспорьем при необходимости доказать факт отправки уточнений.

Заключение

Ведение документооборота требует соблюдения определенных правил, в частности составления сопроводительной документации. Однако, подобные меры упрощают не только организацию корреспонденции, но и оперативность ее обработки. При необходимости корректировки ошибок в страховых отчетах, письмо содержит и суть ошибки, и ее причину, а также включает список приложений.

Граждане, выходящие на пенсию, часто сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы за 90-е годы прошлого века. Предприятия меняли собственников, многие закрывались и открывались новые. Были ситуации, когда работодатели исчезали вместе со всей документацией предприятия, оставляя своих работников без возможности подтвердить стаж работы и заработок, которые требуются для назначения пенсии. Что делать человеку, если трудовая книжка утеряна, предприятие ликвидировано, а отыскать документы в архивах - шансов практически нет? Консультирует Евгения Очертарова, главный специалист -эксперт отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц

ОПФР по Бурятии.

Евгения Григорьевна, какие периоды работы включаются в страховой стаж при назначении пенсии. И так ли важна сегодня трудовая книжка?

С 2015 года при назначении пенсии периоды работы как до регистрации, так после регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования устанавливается по сведениям индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Вся информация хранится в Федеральной базе данных ПФР. До даты регистрации сведения о стаже были представлены работодателями по форме СЗВ-К на всех работающих граждан.

По законодательству в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись гражданином, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд. К уплате страховых взносов приравниваются взносы на государственное социальное страхование до 1991 года, уплата единого социального налога и единого налога на вмененный доход для определенных видов деятельности до 2002 года. Таким образом, полноту представленной информации о периодах работы и суммах уплаченных страховых взносов за каждый период работы граждане могут увидеть и проверить в выписке из индивидуального лицевого счета в Личном кабинете на сайте ПФР.

А если человек понимает, что выписка содержит неполные сведения о трудовой деятельности, как можно восстановить пробелы?

Если в выписке указаны неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, то их можно внести на основании подтверждающих документов. В этом случае во внимание принимается трудовая книжка, которая является документом, подтверждающим периоды работы до даты регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, то ни каких проблем с учетом стажа не возникнет.

При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи или отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение стажа принимаются справки от работодателя либо из архивного учреждения. Это могут быть выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Следует отметить, смысл начинать поиск утраченных документов о каком-то периоде вашей работы будет только тогда, если вы точно знаете, что в этот период вы получали «белую» зарплату. Потому что при «серой» зарплате, распространенной в девяностых годах, работодатель не платил обязательные страховые платежи в ПФР, а это означает отсутствие у вас страхового стажа работы за этот период. Такие обстоятельства могут привести к назначению пенсии в меньшем размере, чем тот, на который рассчитывал заявитель. Поэтому очень важно не ждать наступления пенсионного возраста, а готовиться к выходу на пенсию заранее, до наступления права. В соответствии с действующим законодательством обязанность по предоставлению документов, необходимых для назначения, перерасчета пенсии, возложена на гражданина.

Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе или оно ликвидировано?

Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки о периодах работы ехать к месту, где располагалась организация, не нужно. Помощь в истребовании нужных документов о стаже или справки о заработной плате вам окажут при необходимости специалисты ПФР. Для этого нужно обратиться в клиентскую службу с заявлением. Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справки о стаже и заработке должен выдать правопреемник. Если правопреемник отсутствует, тогда нужные документы необходимо разыскивать в архивах. В какой архив следует обращаться - эту информацию также вам предоставят специалисты ПФР.

При обращении в архивное учреждение заявителю приходит ответ в виде архивной справки, реже архивной выписки или копии документа. В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы. В качестве документов, подтверждающих страховой стаж, используются приказы по личному составу, по основной деятельности, лицевые счета и другие документы.

Что делать, если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия?

В этой ситуациисвой период работы на этом предприятии можно подтвердить только свидетельскими показаниями. Сведения о заработной плате свидетельскими показаниями не подтверждаются. По правилам, если архивы предприятия утрачены не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период. Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют. Для этого гражданин должен написать заявление в орган ПФР по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей. К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин. При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения пенсии. Свидетельскими показаниями могут подтверждаться только периоды работы на территории РФ, имевшие место только до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица. Следовательно, для подтверждения иных периодов (например: военная служба, период ухода за ребенком-инвалидом, период проживания супругов военнослужащих и др.) этот способ неприменим.

Зачастую, будущим пенсионерам и архивы не могут помочь, потому что, в частности, коммерческие организации в архивы просто документы не передавали. В таких случаях, если смысл обращения в суд?

К сожалению, подобная ситуация встречается довольно часто. Именно в период с 1986 по 1995 годы документы о стаже и заработке работников коммерческих организаций чаще всего не передавались в архивы. Ситуация усугубляется тем, что законодательных актов о том, как следует поступать работнику в случае отсутствия документов о заработке в архивах, нет. Предусмотрены лишь процедуры подтверждения страхового стажа. А вот как подтвердить размер заработка - об этом нет нормативных документов. ПФР придерживается твердой позиции, что необходимые сведения о зарплате должны быть представлены работодателем либо архивным учреждением на основании данных лицевого счета, расчетно-платежных ведомостей и пр. Решить данную проблему довольно сложно. Но в отдельных случаях гражданину рекомендовано обращаться в суд с иском о требовании возмещения причиненного ущерба к должностному лицу (работодателю), не исполнившему свои обязанности по передаче документов в архив в период ликвидации предприятия.

Какими документами регламентируется обязанность организации уточнять сведения по уволившемуся сотруднику в связи с обращением им для оформления трудовой пенсии в ПФ РФ. К нам в офис по телефону обратился представитель Пенсионного фонда с вопросом об уточнении периода работы бывшего сотрудника. Сославшись на то, что организация, подававшая на него сведения, не верно указала его период работы у нас. К слову сказать, он отработал у нас три месяца в 2001 году. Сам бывший сотрудник к нам не обращался. На основании какого запроса мы должны дать ответ и в течение какого времени. Является устное обращение представителя ПФ обязательным для исполнения. Может ли такой запрос поступить к нам по системе электронной отчетности СБИС++.

Ответ

Право контролирующих органов истребовать документы в ходе как выездной, так и камеральной проверки установлено пп. 1 ч. 1 ст. 29, ст. 37 Закона № 212-ФЗ. Срок представления документов - 10 дней со дня вручения требования (ч. 5 ст. 37 Закона N 212-ФЗ).

В частности, в п. 2.3 уточняется, что органы ПФР вправе истребовать только те документы, которые относятся к предмету проверки. Необходимо учитывать, что Требование о представлении документов должно содержать достаточно определенные данные о документах (перечень конкретных документов с указанием их наименования, реквизитов и количества), которые истребуются территориальным органом ПФР, а сами истребуемые документы должны иметь отношение к предмету проверки.

В данном случае Ваша организация не обязана отвечать на устный запрос сотрудника ПФР.

Но лучше это сделать, чтобы помочь бывшему сотруднику подтвердить старый стаж.

Это можно сделать в форме уведомления, форму которого Вы можете посмотреть в материале ответа.

В законодательстве и в частных разъяснениях ПФР нет информации, в каком виде должен поступать в организацию такой запрос.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» упрощенная версия.

1.Статья: ПФР срочно просит СЗВ-К десятилетней давности

Екатерина Савина , эксперт журнала «Главбух»

Что понадобится сделать: Формы лучше отправить в Пенсионный фонд, но когда именно это сделать, компания вправе решить сама.

Сотрудники из ПФР сейчас в массовом порядке высылают компаниям письма с требованием срочно предоставить на всех работников или некоторых из них о трудовом стаже, накопленном до 2002 года. Об этом нам сообщили наши читатели.*

Эту старую форму многие организации сдавали десять лет назад — с 1 августа 2003 года до 1 июля 2004 года. Но инструкция, в которой был предусмотрен срок сдачи, уже не действует ( .

Она подтверждала стаж сотрудника, накопленный им до 2002 года (бланк утв.). Этот вид отчетности никакой нормативный акт до сих пор не отменил ( Правил, утв. ). Именно поэтому специалисты Пенсионного фонда считают, что они до сих пор вправе требовать от компаний представления сведений о стаже работников по .

Сведения о старом стаже понадобились сейчас фонду в связи с тем, что он заложен в новой пенсионной формуле (подробно об этом можно прочитать в статье , опубликованной в журнале «Главбух» ). Как стало известно, проблема в том, что многие отделения фонда, получив в 2003 и 2004 годах формы , не стали их вбивать в базу данных. И вот теперь, чтобы не восстанавливать сведения, проверяющие решили заново запросить всю эту информацию в компаниях.

Если организация уже сдавала такие сведения, то у нее нет обязанности их дублировать. Об этом вы можете сообщить в ПФР, отправив туда письмо в свободной форме (образец мы привели ниже). В то же время если сведения у вас сохранились в компьютерной программе, то сдать их заново несложно. Поэтому лучше это сделать, чтобы помочь работникам подтвердить старый стаж.*

Важная деталь

Если компания не успевает подготовить СЗВ-К в срок, установленный фондом, то штрафа не будет. В законодательстве нет ни срока сдачи, ни ответственности за опоздание.

Другая ситуация — по каким-то причинам компания сведения не сдавала. Опять же лучше тогда сведения заполнить. Но поскольку четкого срока сдачи в законодательстве сейчас не предусмотрено, то оштрафовать компанию за несвоевременную сдачу проверяющие не вправе. И даже если в требовании ПФР отражен срок сдачи , вы можете его смело игнорировать. Если вы не уложитесь в срок, отраженный в требовании ПФР, то советуем об этом уведомить проверяющих. Более того, напомните им, что штрафовать компанию за просрочку они не вправе.

Кстати, не забудьте в уведомлении указать, что сведения на работников, которые у вас уже уволились, вы подать не сможете. Ведь формируется на основании данных трудовых книжек. А при увольнении работники их забирают. Кроме того, не надо сдавать на сотрудников, которые до 2002 года не работали

Материалы для скачивания:

• 46 КБ
• 653 КБ
• 46 КБ

2.Статья: ПФР требует отчетность десятилетней давности

Мария Могильда , корреспондент «УНП»

Во многих регионах компании недавно получили извещения ПФР о том, что им необходимо представить по отдельным сотрудникам сведения о стаже до 2002 года по форме СЗВ-К, которую работодатели сдавали в 2003 году. Об этом рассказали наши читатели. «УНП» выяснила в фонде, что требования сейчас получают компании всех регионов.

В «УНП» оказалась копия одного из извещений ПФР. Фонд требует подать форму СЗВ-К до 1 июля, ссылаясь на то, что обязанность представлять данные о стаже закреплена законом ().

Как сообщили нам в фонде, данные понадобились ПФР в связи с тем, что с 1 января 2015 года меняется порядок расчета пенсии, и она будет сильно зависеть от стажа работника.

Но данные о стаже некоторых сотрудников в фонде отсутствуют, поэтому ПФР просит у текущих работодателей представить эти сведения независимо от того, где работник трудился до 2003 года. Как сообщили нам в отделениях фонда, сведения для заполнения формы СЗВ-К можно взять из трудовой книжки.*

В фонде отметили, что страхователям не стоит игнорировать требования, так как управление ПФР может расценить отказ как подачу неполных сведений и оштрафовать (). Но мы считаем, что на практике фонд вряд ли будет прибегать к этой мере. Во-первых, штраф составляет 5 процентов от взносов. Но в форме СЗВ-К нет никаких сумм, поэтому невозможно будет рассчитать штраф. Во-вторых, всесроки сдачи отчетности давно прошли.*

Но все же есть веская причина пойти навстречу фонду и подать сведения. Отказ приведет к тому, что пенсия сотрудников окажется сильно заниженной.*

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.