Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки. Делаем и заверяем копию трудовой книжки (по образцу)

При первом трудоустройстве на сотрудника оформляют трудовую книжку. Впоследствии этот документ не выдают ему, а хранят в кадровом подразделении предприятия. На руки книжку не дают, так как любые записи в неё может вносить только работодатель, а для сотрудника документ считается особо важным. Если работнику нужно подтвердить официальное трудоустройство или иной факт, он должен написать заявление на выдачу копии трудовой книжки, образец которого в конце этой статьи.

Правила выдачи копии

Работодатель обязан предоставить работнику копию по первому требованию. Это правило закреплено в статье 62 Трудового кодекса.

Для ее получения работник должен обратиться в кадровую службу предприятия. При этом заявление на копию трудовой книжки оформляют в свободной форме, так как никакого единого образца в нормативной документации не представлено.

Его обычно пишут следующим образом:

Оригинал трудовой книжки должен постоянно хранить отдел кадров предприятия. Его не выдают сотруднику для предоставления в банк или иное учреждение. Однако руководство организации не имеет права отказывать в предоставлении копии или взимать за эту услугу деньги: это противоречит закону.

Если в небольшой организации нет собственного отдела кадров, копию делает секретарь. Она должна быть заверена руководителем.

Правила заверения копии

Чтобы копия документа служила подтверждением официального трудоустройства сотрудника для банка или другого учреждения, она должна быть должным образом заверена. На каждом листе следует проставлять подпись кадровика или директора предприятия с расшифровкой и обязательным указанием должности. Также ставят печать организации.

Заверяют каждую страницу, а на последней строчке должна быть синей ручкой записана формулировка, подтверждающая, что сотрудник продолжает работать и в настоящее время. Для банка это подтверждение, что потенциальный клиент не был уволен, он работает и получает официальный доход.

Банк не имеет права требовать оригинал документа. Правильно заверенной копии должно быть полностью достаточно.

Трудовую книжку передают сотруднику только в момент увольнения из организации, а при последующем трудоустройстве её вновь передают в кадровую службу.

Учтите, что с 2018 года при заверении копии нужно указать, где лежит оригинал этой трудовой книжки.

Способы получения

Есть несколько ответов на вопрос, как получить копию трудовой книжки. Заявление можно принести не только лично. Также оно может быть отправлено с помощью:

• обычной почты;
• электронной почты.

Однако в любом случае в нём должна быть проставлена дата.

На рассмотрение законом отведено 5 дней. После этого организация должна бесплатно предоставить сотруднику правильно оформленную и заверенную копию.

Есть важное условие: выдача копии трудовой книжки работнику не обязывает его объяснять цель ее получения. Он может использовать книжку для предоставления в банк при оформлении кредита, получения различных социальных пособий и других целей. Причина и место использования копии указывают только по желанию сотрудника.

Иногда стандартный образец заявления на получение копии трудовой книжки утверждён на уровне предприятия. Чтобы его получить, обратитесь в отдел кадров.

Организации могут устанавливать собственный порядок предоставления копий документов, однако он должен соответствовать общим требованиям федерального законодательства.

Вот примерный образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:

____________________________________________ (наименование работодателя) адрес: ______________________________________ от _________________________________________ адрес: _____________________________________, телефон: ________________, факс: ____________, адрес электронной почты: ____________________ Заявление о выдаче копии трудовой книжки Руководствуясь (должность, структурное подразделение, Ф.И.О. работника) ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225, просит выдать копию трудовой книжки (или – заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки). «___»________ ____ г. ___________________ (подпись)

Чтобы получить кредит, визу или при некоторых других обстоятельствах, человеку может понадобиться копия трудовой книжки. Если рассматривать вопрос поверхностно, то копия трудовой является ксерокопией всех записей документа, которые заверяются ответственным лицом или самым директором. При этом в некоторых случаях человек должен подавать заявление на выдачу копии трудовой книжки. Но в большей степени это зависит от размеров предприятия. В законодательных актах, регулирующих использование трудовых книжек, ничего не говорится об обязательности подобного заявления.

Получаем копию

В большинстве компаний все же практикуется выдача копий по заявлениям, тем более что это позволяет выполнять все запросы без возникновения неприятностей. Для получения копии может понадобиться следующее:

• заявление;
• бланк приказа;
• трудовая книжка;
• документация организации;
• печать предприятия.

Чтобы человеку выдали правильную копию, которая будет иметь юридическую силу, он должен подать соответствующее заявление на имя директора организации. Этот документ составляется сотрудником в свободной форме, но существуют все же некоторые обязательные моменты, которые необходимо учитывать.

Как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки

В содержательной части этого документа должна находиться просьба о выдаче копии трудового документа человека, выполняющего работу в соответствии с подписанным трудовым договором. Также здесь необходимо указать причину, по которой владельцу трудовой понадобилась ее копия. После подачи заявление о выдачи копии трудовой книжки рассматривается кадровыми работниками и директором.

Следующий шаг – составление приказа

Основанием издания такого приказа будет выступать заявление, поданное работником, желающим получить копию своей трудовой книжки. Причина указывается та, которая была указана человеком при заполнении. В качестве темы могут выступать выдача и заверка копии трудового документа. Что же касается ответственности за выдачу копии, то она возлагается на человека, заполняющего документы о трудовой деятельности, чаще всего это кадровик либо бухгалтер. Заявление о выдаче копии трудовой книжки помещается в архив.

Составленное распоряжение в обязательном порядке должен подписать директор. Затем с этим приказом под расписку знакомят сотрудника и кадровика. Последний обязан сделать ксерокопию каждой из страниц трудовой книжки, куда входит и титульная страница, оформленная в соответствии со всеми правилами ведения трудового документа. Каждый из полученных листов должен заверяться надписью «Верно». Завершение этого процесса ложится на плечи директора компании, который на каждой странице указывает:

1. свою должность;
2. фамилию и инициалы;
3. личную подпись и печать.

Что же касается копии листа, где имеются сведения о последнем месте работы, обязательно нужно сделать пометку, что работник является сотрудником и на время заверки копии.

Как правильно заверять копию

Существует два способа предоставления информации из трудовой книжки. Речь идет о выписке и о полной копии. В отличие от последнего варианта, выписка должна содержать исключительно копию титульной страницы и листов с нужными записями. Так что разница между этими документами заключается только в полноте предоставляемых сведений. Точно так, как и заявление на копию трудовой книжки, для получения выписки нужно писать отдельное заявление.

Оба упомянутых выше документа могут копироваться вручную или с использованием технических средств. Но независимо от способа изготовления как выписка, так и копия трудовой книжки должны правильно заверяться. В противном случае они просто признаются недействительными.

В обязательном порядке на копии должна располагаться печать организации, поскольку человек этот документ будет предъявлять в другие компании. При этом выдавать копию трудового документа на предприятии имеют право исключительно директор или же человек, который располагает для этого полномочиями, заверенными соответствующим приказом начальства. Ставить отметку о заверении необходимо на всех листах копии. На последней странице делается пометка, что сотрудник и по сегодняшний день работает на предприятии.

(Пока оценок нет)

Трудовая книжка – бланк строгой отчетности, который несет в себе информацию о трудовой деятельности человека. Его главное назначение – фиксировать трудовую деятельность работника для оформления будущих пенсионных выплат. Также этот документ может пригодиться, например, для подтверждения занятости при выдаче банковского кредита или при подаче заявления на загранпаспорт.

Далеко не всегда у работников есть возможность предъявить оригинал книжки. Почти во всех случаях для подтверждения стажа необходима ее копия. В данной статье мы расскажем, в каких случаях ее нужно сделать, а также рассмотрим порядок составления и подачи заявления на ее выдачу. Кроме того, дадим несколько советов, как вести себя при отказе работодателя в предоставлении дубликата.

Сведения о периодах работы могут понадобиться каждому человеку в совершенно разных ситуациях. Вы можете подтвердить их с помощью вашей трудовой книжки. Как правило, данный документ находится у работодателя, поэтому часто приходится делать его ксерокопию. Так, дубликат трудовой книжки может пригодиться в следующих случаях:

• Для оформления пенсии в ПФР;
• При получении визы для поездки в другую страну;
• Для оформления загранпаспорта;
• Чтобы составить резюме;
• Для получения кредитных займов;
• В случае утери документа;
• Для усыновления ребенка.

Этот список ситуаций, конечно, далеко не исчерпывающий. Обычно копию требуют в различных государственных учреждениях или крупных финансовых организациях. Более того, она может быть востребована при втором трудоустройстве, например, для работы по совместительству.

После заключения трудового договора оригинал книжки должен находиться в отделе кадров. Получить доступ к документу можно лишь после увольнения с основного места работы, поэтому имеет смыл требовать от работодателя его копию. Как правильно сделать дубликат трудовой книжки? В первую очередь копируется разворот с личными данными сотрудника, и только потом остальные разделы. Копии каждой страницы должны быть выполнены на отдельном листе и пронумерованы в соответствующем порядке.

Как получить дубликат?

Получить необходимое количество копий трудовой книжки довольно просто. Обращаться с данной просьбой следует непосредственно к своему руководителю, либо к уполномоченным лицам компании – сотруднику кадрового отдела, секретарю или главному бухгалтеру. Для этого необходимо придерживаться следующей инструкции:

• Составить заявление и подать его руководителю компании;
• Получить приказ о выдаче копии;
• Написать в правом верхнем углу титульного листа фразу «Дубликат»;
• Поставить дату выдачи копии;
• Заверить подписями владельца и уполномоченного сотрудника кадрового отдела.

Выдать копию бланка работнику должны не позднее 3 дней с момента подачи заявления. Она должна быть заверена такими записями, как «Копия верна». Кроме того, ее нужно заверить официальной печатью организации. Такой штамп должен находиться на подписи, а также затрагивать часть текста. К тому же, на последней странице дубликата необходимо внести запись «работает по настоящее время». Это нужно для того, чтобы подтвердить факт работы в данной организации. Обратите внимание, что заверенная копия трудовой имеет строго ограниченный период действия. Так, вы можете распоряжаться ее дубликатом лишь в течение месяца после выдачи документа.

Иногда от сотрудника требуют лишь определенные сведения из трудовой книжки, например, данные, касающиеся определенного периода стажа. В этом случает разумнее сделать выписку из документа, то есть, сделать ксерокопии титульной страницы и той, которая нужна владельцу в конкретной ситуации.

Правила составления обращения

Для получения копии необходимо составить письменное заявление о выдаче копии трудовой книжки на имя работодателя. Именно это обращение и станет основанием для ваших дальнейших действий. Специальной формы составления подобных документов не существует, но к их оформлению предъявляют несколько важных требований. Итак, заявление должно содержать следующую информацию:

• Сведения об организации, в которой работает человек;
• ФИО и должность заявителя;
• Просьбу о выдаче копии;
• Дату составления;
• Подпись сотрудника.

Помимо вышеперечисленных условий, сотрудник может указать причину, по которой ему понадобилась ксерокопия трудовой. Например, он хочет устроиться на работу по совместительству в другом предприятии. Нужно помнить, что при отсутствии уважительных оснований работодатель все равно не имеет права отказать своему подчиненному.

Образец

Что делать при отказе?

Если организация по какой-либо причине отказывает вам в предоставлении дубликата трудовой книжки, ее руководитель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с п. 5.27 КоАП РФ . За подобные нарушения ему грозит штраф до 50 тысяч рубле й. К тому же, по требованию подчиненного, суд может взыскать с него и компенсацию морального вреда.

Более того, каких-либо ограничений на выдачу дубликатов трудовой книжки не предусмотрено. В том случае, если вы все же попали в подобную ситуацию, необходимо пожаловаться на начальника в соответствующие инстанции. Сделать это можно несколькими способами: подать претензию непосредственно руководителю организации, обратиться в государственную инспекцию труда или составить исковое заявление в суд.

Чтобы получить кредит, визу или при некоторых других обстоятельствах, человеку может понадобиться копия трудовой книжки. Если рассматривать вопрос поверхностно, то копия трудовой является ксерокопией всех записей документа, которые заверяются ответственным лицом или самым директором. При этом в некоторых случаях человек должен подавать заявление на выдачу копии трудовой книжки. Но в большей степени это зависит от размеров предприятия. В законодательных актах, регулирующих использование трудовых книжек, ничего не говорится об обязательности подобного заявления.

Получаем копию

В большинстве компаний все же практикуется выдача копий по заявлениям, тем более что это позволяет выполнять все запросы без возникновения неприятностей. Для получения копии может понадобиться следующее:

• заявление}
• бланк приказа}
• трудовая книжка}
• документация организации}
• печать предприятия.

Чтобы человеку выдали правильную копию, которая будет иметь юридическую силу, он должен подать соответствующее заявление на имя директора организации. Этот документ составляется сотрудником в свободной форме, но существуют все же некоторые обязательные моменты, которые необходимо учитывать.

Как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки

В содержательной части этого документа должна находиться просьба о выдаче копии трудового документа человека, выполняющего работу в соответствии с подписанным трудовым договором. Также здесь необходимо указать причину, по которой владельцу трудовой понадобилась ее копия. После подачи заявление о выдачи копии трудовой книжки рассматривается кадровыми работниками и директором.

Следующий шаг – составление приказа

Основанием издания такого приказа будет выступать заявление, поданное работником, желающим получить копию своей трудовой книжки. Причина указывается та, которая была указана человеком при заполнении. В качестве темы могут выступать выдача и заверка копии трудового документа. Что же касается ответственности за выдачу копии, то она возлагается на человека, заполняющего документы о трудовой деятельности, чаще всего это кадровик либо бухгалтер. Заявление о выдаче копии трудовой книжки помещается в архив.

Составленное распоряжение в обязательном порядке должен подписать директор. Затем с этим приказом под расписку знакомят сотрудника и кадровика. Последний обязан сделать ксерокопию каждой из страниц трудовой книжки, куда входит и титульная страница, оформленная в соответствии со всеми правилами ведения трудового документа. Каждый из полученных листов должен заверяться надписью «Верно». Завершение этого процесса ложится на плечи директора компании, который на каждой странице указывает:

1. свою должность}
2. фамилию и инициалы}
3. личную подпись и печать.

Что же касается копии листа, где имеются сведения о последнем месте работы, обязательно нужно сделать пометку, что работник является сотрудником и на время заверки копии.

Как правильно заверять копию

Существует два способа предоставления информации из трудовой книжки. Речь идет о выписке и о полной копии. В отличие от последнего варианта, выписка должна содержать исключительно копию титульной страницы и листов с нужными записями. Так что разница между этими документами заключается только в полноте предоставляемых сведений. Точно так, как и заявление на копию трудовой книжки, для получения выписки нужно писать отдельное заявление.

Оба упомянутых выше документа могут копироваться вручную или с использованием технических средств. Но независимо от способа изготовления как выписка, так и копия трудовой книжки должны правильно заверяться. В противном случае они просто признаются недействительными.

В обязательном порядке на копии должна располагаться печать организации, поскольку человек этот документ будет предъявлять в другие компании. При этом выдавать копию трудового документа на предприятии имеют право исключительно директор или же человек, который располагает для этого полномочиями, заверенными соответствующим приказом начальства. Ставить отметку о заверении необходимо на всех листах копии. На последней странице делается пометка, что сотрудник и по сегодняшний день работает на предприятии.

Нередко (например, при подаче заявки на ипотечный кредит) сотрудникам требуется копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец правильного оформления которой будет рассмотрен в нашей статье. Заверенная копия также необходима при оформлении субсидий, загранпаспорта и в иных случаях. Неправильно заверенный документ может стать причиной потраченного впустую времени и нервов, потому существуют правила заверения трудовой и только ограниченный круг сотрудников организации могут заверять документ.

О датах трудоустройства с указанием должности, об особых награждениях и поощрениях, о переводе на другую должность, а также о дате и причине увольнения. Согласно законодательству, оригинал этого документа должен храниться у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника. Именно поэтому при необходимости предоставления сведений о трудовой занятости либо о стаже работы, сотрудник может получить только копию. Однако просто скопировать документ будет недостаточно, его обязательно нужно заверить. Иначе он не имеет никакой законной силы.

Правила заверки копии трудовой книжки предусматривают осуществление этой процедуры на текущем месте работы в отделе кадровой службы предприятия. Сделать это также может как начальник отдела, так и другой специалист отдела кадров. В некоторых организациях, где не предусмотрено наличие отдела кадров, эта обязанность возложена на бухгалтера. Также заверить трудовую может руководитель организации.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Схема копии трудовой книжки заверенная работодателем образец

Рассмотрим, как правильно заверить копию трудовой книжки и образец заполнения. Первым делом необходимо скопировать все страницы, начиная с . Копии не снимают с тех листов, где отсутствуют записи. Также необходимо, чтобы продублированные листы были надлежащего качества с читаемым текстом. Масштаб должен соответствовать размеру документа-оригинала.

Следующим этапом будет непосредственно заверка. Согласно правилам, заверка трудовой книжки состоит в проставлении на заключительном листе следующих записей:

• копия верна;
• продолжает работать по настоящее время;
• должность уполномоченного сотрудника;
• подпись уполномоченного сотрудника;
• расшифровка подписи;
• дата заверки.

Помимо этого, необходимо проставить оттиск печати организации на всех листах. Правильно проставленная печать должна одновременно захватывать часть скопированного текста и подпись заверяющего лица. В противном случае, если печать будет стоять на «пустом» месте листа, не захватывая записи, документ может быть признан недействительным.

Также необходимо на всех листах указать:

• копия верна;
• подпись заверяющего сотрудника;
• расшифровку подписи;
• должность заверяющего сотрудника;
• дату заверки.

Рассмотрим, как заверяется копия трудовой книжки, чтобы не проставлять записи на всех листах. Для этого нужно скопировать все листы, после чего сшить их все вместе и пронумеровать. Нитка выводится на последний лист и проклеивается с помощью небольшого бумажного бланка. На этом бланке проставляется количество прошитых листов, подпись и расшифровка подписи заверяющего сотрудника. Также необходимо проставить печать, она должна захватывать одновременно часть бланка с подписью (саму подпись) и последний лист документа, к которому приклеен бланк.

При этом оригинал можно как скопировать, так и набрать на компьютере и распечатать. Такой вариант также приемлем, особенно когда в оригинале содержатся записи, сделанные неразборчивым почерком. Неразборчивый дубликат, даже если она оформлена правильно, могут не принять по месту требования. Поэтому набранный на компьютере и грамотно заверенный документ, несмотря на трудоемкость, может стать выходом из подобной ситуации.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Во многих организациях (особенно это касается небольших предприятий) для получения копии достаточно обратиться в кадровую службу или к руководителю в устной форме. Для крупных предприятий с большой численностью работников требуется составить на имя директора компании или начальника кадровой службы заявление на выдачу копии трудовой книжки. Образец заполнения заявления может предоставить специалист отдела кадров.

В тексте заявления нужно обозначить просьбу о выдаче. Помимо этого, дополнительно указывается причина, в связи с которой работнику необходим данный документ. После сдачи заявления работником, составляется приказ. Темой приказа является заверка и выдача работнику его заверенной трудовой книжки.

Ответственность за выдачу требуемого документа возлагается на сотрудника отдела кадров либо на бухгалтера. Согласно статье 62 ТК РФ, при наличии письменного заявления, в обязанности работодателя входит выдача на безвозмездной основе требуемых копий документов, связанных с трудовой деятельностью, не позднее трех дней с даты подачи запроса.

Как заверить копию выписки

В некоторых случаях требуется предоставление выписки из трудовой книжки. Когда нужно предоставить данные, касающиеся только отдельных записей или периодов. В таком случае необходимо скопировать первый титульный лист с личными данными и те листы, где находятся нужные записи.

Заверяется выписка так же, как и полная копия: проставляется печать, подпись ответственного лица, расшифровка подписи, должность и дата заверки.

Для получения выписки нужно обратиться в отдел кадров или к другому уполномоченному лицу (бухгалтеру, руководителю организации) с устным обращением или письменным заявлением на имя главы предприятия или начальника отдела кадров.

Сколько действительна копия трудовой книжки

Копия, заверенная на предприятии, считается действительной на протяжении календарного месяца. В том случае, если за этот месяц в оригинал были внесены какие-либо записи, она считается недействительной.

При этом, если бланк заверен нотариально, он остается действителен до того времени, пока в оригинал документа не будут внесены новые записи.

Немаловажным является тот факт, что на всех страницах должны стоять оригинальные печати и подписи. Т.е. скопированная печать или подпись автоматически делает документ недействительным.

Иногда случается, что дубликат требуется человеку, который нигде не работает в данный период, в частности, это относится к пенсионерам. Чтобы заверить книжку, в данном случае можно сделать копию со всех листов оригинала и обратиться в кадровую службу по последнему месту работы. Специалисты кадровой службы (либо бухгалтер или руководитель) смогут осуществить процедуру заверки согласно законодательству.

Также можно заверить копию нотариально. При наличии оригинала на руках, можно скопировать его и обратиться для заверки к нотариусу. Для этого потребуется документ, удостоверяющий личность, например, паспорт. Проделать данную процедуру может и третье лицо по доверенности.

Как правильно сделать копию трудовой книжки следует знать не только ответственным лицам, но и работнику, которому она требуется. Это позволит избежать потраченного зря времени, тогда не нужно будет повторно делать копию и заверять ее.