Оформление описи документов образец. Опись документов. Виды и правила ее составления. Опись, связанная с личным делом, составляемая для внутренних целей

Интересует вопрос, чем отличается организация от предприятия? Что ж, давайте вместе выясним различие между ними.

В целом и общем

Что подразумевают под организацией? Под этим понимают определённое сообщество, созданное людьми на основании общих интересов и/или же для достижения целей и имеющее признаки управления. Организации могут быть созданы в самых различных сферах: культурных, социальных, экономических, политических, международных и так далее. Если они обладают признаками юридического лица, то подлежат государственной регистрации. Но это не обязательно для всех организаций. Под предприятием же понимают юридическое лицо, которое занято тем, что производит продукцию, реализует её, оказывает услуги и выполняет различные работы. То есть, по сути, оно является хозяйствующим субъектом. Вот чем отличается организация от предприятия. Но это в общих чертах. Сейчас давайте поговорим об этом более подробно.

Что собой представляет организация?

Исходя из вышенаписанного, можно сделать вывод, что она является более широким понятием и структурой, которая включает в себя все формы и виды объединения людей. Даже преступные формирования принадлежат к ним. Вот чем отличается организация от предприятия. Тогда как последние всего лишь являются одним из их видов. Следует отметить, что от своего рождения и до самой смерти человек участвует в различных организационных объединениях. И в данном случае имеется в виду не семья, хотя она таковой и является. Так, человек появляется в такой медицинской организации, как родильный дом. Потом его переводят в ясли, детский сад, школу, университет. Он не только учится, но и работает, занимается творческой работой, спортом и иными видами деятельности. Такие социальные структуры распределяют между собой обязанности. Если говорить про экономические организации, то их особенностью является наличие единого руководства и самостоятельность. Но если говорить об общей картине, то здесь можно уделить наибольшее внимание нескольким наиболее принципиальным моментам.

Специфика организаций

Дело в том, что они могут носить не/формальный характер. Особенность в первом случае в том, что нет никаких регистрационных документов, она не стоит на учёте в различных органах. То есть люди просто собираются и действуют/обговаривают/творят. Тогда как предприятие - это обязательно зарегистрированная структура. Говоря вообще про формальные организации, следует отметить, что они создаются в определённом порядке, позволяющем эффективно оказывать влияние на людей, которые входят в такую структуру. Также присутствует определённая документация, регулирующая деятельность. В качестве таковых могут выступать уставы, правила, положения и иные поведенческие нормы. Обязательно должны быть руководители, что управляют организацией. Они назначаются или избираются. В качестве формальных организаций можно привести государство, политические партии, общество по защите природы, предприятие. Это всё в конечном итоге направлено на удовлетворение разных социальных запросов, которые, что интересно, не обладают признаками формальности. Возвращаясь к неформальным организациям, хочется отметить, что они, как правило, являются небольшими группами людей, которые строятся по принципу приятельских отношений. Важным здесь являются доверие и чувство защищенности и уверенности.

Предприятие как вид организации

Различные объединения могут ставить перед собой разные цели. Одна из них - предпринимательская деятельность и получение максимальной прибыли. Для её получения создаётся специальная организация. Чтобы отличать её от других структурных формирований, она называется предприятием. Его целью является максимальная прибыль, получаемая благодаря созданию необходимых обществу товаров и услуг. Как правило, оно хозяйственно самостоятельно и имеет всё необходимое имущество и ресурсы, что нужны для его функционирования. Предприятия могут быть собственностью частных лиц или же различных организаций. В качестве последних могут выступать другие компании, государство, муниципальные образования и подобные субъекты. Предприятие - это структура, которая ограничена жесткими рамками.

Так в чем же разница?

А теперь давайте подведём итог и кратко обозначим, чем отличается организация от предприятия. Для этого составим небольшой список:

1. Предприятие - субъект рыночной экономики, который занимается исключительно тем, что производит товары и оказывает услуги. Тогда как организация может заниматься деятельностью, которая не связана с хозяйственным сектором (культура, наука, спорт, политика и прочее).
2. Предприятие не может иметь неформальный статус. Вся его деятельность базируется на определённой правовой основе. Тогда как организация может являться неформальной группой, что действует согласно неписанным правилам
3. Руководитель предприятий и организаций со статусом юридического лица занимает свою должность на основании определённого правового акта. Но неформальные структуры не требуют документации, а выбор лидера осуществляется посредством волеизъявления её членов.

Примеры организаций

Одинокие иллюстрации, что и как, были приведены в рамках статьи. Давайте для расширения кругозора пройдёмся ещё. Итак, субъекты экономической деятельности могут принимать различные организационные формы (технические предприятия, общество с ограниченной ответственностью) и действуют в строго определённом секторе. Тогда как объединения присутствуют везде, где есть хотя бы два человека.

Организация, компания и фирма - слова, которые в обыденной речи используются как синонимы. Так ли это на самом деле? Есть ли разница между компанией и фирмой?

Определяемся с понятиями

Компания (с латинского Compania - группа) - это своеобразное объединение (своеобразный союз) юридических организаций или граждан на добровольной основе. Что их объединяет? Единая задача - получение прибыли в результате определенной деятельности. Примеры: изготовление и производство, финансовые операции, поставка, оказание услуг и так далее. Каждое лицо, входящее в данное объединение, выполняет роль «кирпичика», из которого складывается общее здание компании.

Важным моментом является обязательность государственной регистрации, которая необходима независимо от состава компании. Такая организация занимается не одной, а несколькими деятельностями. В одном и том же объединении могут быть специалисты по финансам, страхованию и производству. Прибыль от общего дела - вот что их объединяет.

Фирма (с латинского - подпись), имеет два значения в русском языке:

1. официальное наименование объединения, которое подлежит государственной регистрации в реестре. По сути, это является торговой маркой;
2. одно лицо либо организация нескольких лиц для занятия конкретной деятельностью, цель которой - получение прибыли.

Второе употребление термина - ключевое. Теперь, когда известны определения, можно указать сходства компании и фирмы:

1. самостоятельность. Требование государственной регистрации и наличие обособленного имущества;
2. осуществление определенной хозяйственной деятельности;.
3. получение прибыли.

Наиболее интересным является вопрос, в чем разница между данными объединениями. Ответ можно представить в виде следующей таблицы:

Не менее важное отличие: деятельность компании охватывает фирму. Если последняя занимается чем-то одним, то компания по сути своей может быть универсальным объединением.

Важно: все эти отличия - фактические. На законодательном уровне одно объединение ничем не отличается от другого.

Предприятие в русском языке обозначает примерно схожие явления. Само по себе это слово означает организационно-правовое объединение, выполняющее определенные работы. В какой-то степени, предприятие «уже», чем фирма, так как последнее включает в себя первое. Ключевым же различием является следующее: предприятие используется в отношении государственных объединений, а фирма и компания - к частным. Организация - еще одно слово, употребляемое в том же значении, что компания и фирма. Показательным примером будет являться сравнение УК и ТСЖ.

Что предпочтительней?

Для начала расшифруем аббревиатуры. ТСЖ - это товарищество собственников жилья, а УК - это управляющая компания.

• Товарищество - союз собственников жилой недвижимости. Возникает после государственной регистрации и постановки на налоговый учет. Цель возникновения: эффективное управление имуществом, находящимся в общей собственности.
• Управляющая организация - юридическое лицо, созданное с целью эффективного управления жилой недвижимостью (домами). Тесное сотрудничество с организациями, поставляющими газ, электричество, воду и т.д. - особенность УК. Действует на основании устава и закона.

Многие задумываются, в чем отличия и сходства между ТСЖ и УК, и что лучше ТСЖ или УК. Ответ на первый вопрос будет выглядеть следующим образом:

• ТСЖ и УК - это организации, то есть объединения, созданные с определенной целью;
• ТСЖ, в отличие от управляющей компании, является некоммерческой организацией. Иными словами, товарищество не ставит во главу угла получение прибыли.

Ключевое отличие УК от товарищества - число объектов, находящихся под контролем. УК подконтрольны десятки домов, а ТСЖ в одном доме или нескольких. Помимо этого, различается и порядок принятия решений. В товариществе все решает собрание собственников, а в УК решения возлагаются на определенных лиц.

Интересно: статистические данные прямо свидетельствуют о большой популярности УК, в отличие от ТСЖ. Примерно 80% домов заключают соглашения именно с УК.

Преимущества УК следующие:

• расходы соответствуют специальным планам;
• ремонт (текущий и капитальный) и уборку (к примеру, вывоз мусора) осуществляют профессиональные подрядчики;
• задолженность покрывается за счет резерва;
• если возникают конфликты с поставщиками услуг, то УК в данном вопросе более компетентна.

Среди недостатков выделяются следующие моменты:

• игнорирование мнения проживающих лиц. Так как все решения принимает организация, то, как правило, на жильцов просто «плюют»;
• отсутствие заботы о средствах жильцов. Легко пользоваться чужими деньгами.

В то же время, плюсами ТСЖ являются:

• распоряжение общим имуществом производится при согласовании со всеми жильцами, посещающими общее собрание;
• контроль за коммунальными услугами. Если УК может в данном вопросе «сжульничать», то за ТСЖ следить легче (однако, не все разделяют такую позицию);
• экономия.

Минусы товарищества.

Часто употребляемые понятия «организация» и «предприятие» являются достаточно близкими, но и имеют определенные отличия.

Что такое организация?

Под понятием организации понимается созданное людьми некое сообщество, создаваемое для достижения общих целей. От рождения и до конца своих дней человек является участником таких объединений. Так, младенец рождается в сообществе мужчины и женщины, именуемом семьей. Появляется на свет он в медицинской организации под названием роддом. В организациях он учится, работает, занимается творчеством и спортом и т.д.

В такой социальной группе люди между собой распределяют обязанности, в том числе по управлению этой социальной группой. В экономике под понятием организация понимается образование различных самостоятельных организаций, выполняющих различные задачи и объединенных единым руководством.

В зависимости от направленности и специфики деятельности организаций они могут носить формальный и неформальный характер. В первом случае они формируются в определенном порядке, который позволяет эффективно влиять на взаимодействие людей, входящих в такую организацию. Отличительной ее чертой являются документы, регламентирующих действия организации и ее членов.

Это могут быть уставы, положения, правила и другие поведенческие нормы. Обязательно наличие руководителей, управляющих организацией, назначенных или избранных на должность вышестоящей структурой. Примером формализованных организаций являются государство, политические партии и их подразделения.

Для удовлетворения различных социальных запросов образуются организации, которые не имеют признаков формальных. Они преимущественно представляют собой небольшие группы, объединенные по принципу приятельских отношений. Порой какой-либо единой цели они не имеют и создаются для удовлетворения своих культурных, спортивных и прочих интересов.

У членов таких организаций важны ощущения взаимной защиты, взаимоподдержки, чувство сопричастности, содержательного и тесного общения. Неформальные организации также могут быть структурированными. У них обычно выделяется неформальный руководитель, который руководствуется неписаными нормами, что может создавать проблемы в организации.

Предприятие как организация

Одной из целей, которую может ставить перед собой организация, может быть предпринимательская деятельность. Для ее реализации создается специальная организация, именуемая предприятием. Целью предприятия является производство востребованных обществом товаров и услуг. Оно обычно является хозяйственно самостоятельным и имеет права юридического лица, необходимое для работы имущество и ресурсы.

Действует предприятие на основании устава. Основным его признаком является трудовой коллектив, организованный для производственной деятельности и получения прибыли.

Предприятия могут отличаться по:

• Организационно-правовой форме.
• Форме собственности.
• Отрасли деятельности.
• Размеру и производственной структуре, другим признакам.

Их принято разделять на малые, средние и крупные. Признаками, по которым они относятся к тому или иному виду являются количество рабочих мест и работников, годовой оборот, размер основного капитала, объемы использование исходных материалов, затраты на оплату труда и пр.

Предприятия могут создаваться в различных отраслях народного хозяйства, в частности:

• В промышленности для производства различных товаров.
• В строительстве для ведения строительно-монтажных работ.
• В транспорте для перевозок грузов и пассажиров на различных видах транспорта.
• В торговле, поставляющей товары потребителям.
• В сфере услуг для оказания широкого спектра услуг потребителям.
• В сфере финансово-банковской деятельности (банки, страховые и другие финансовые компании).

Предприятие может находиться в собственности различных организаций и частных лиц. Это государство, муниципальные образования, общественные организации, частные лица, в том числе иностранцы и лица без гражданства.

Оно может быть создано в любой организационно-правовой форме, начиная от индивидуального предприятия и заканчивая акционерным обществом или госкорпорацией. Целью деятельности предприятия обычно является получение прибыли, однако имеются предприятия, которые являются некоммерческими.

В чем разница

1. Предприятие является субъектом рыночной экономики и непосредственно занимается исключительно производством товаров и услуг. Организация, не являющаяся предприятием, помимо производства может заниматься деятельностью, не связанной с ним (политика, культура, спорт, наука и пр.)
2. Организация может представлять собой неформальную группу, функционирующую по неписанным правилам и сформированною на основе приятельских отношений. Предприятие не может быть неформальным. Вся его деятельность основывается на правовой основе.
3. Руководитель организации может занимать свою должность на основании правового акта. В неформальной организации руководитель определяется волеизъявлением ее членов, Какого-либо документального основания для этого может и не быть.
4. 4. Эффективность управления организациями непроизводственного характера определяется их органами. Показателей эффективности управления неформальной организацией, как правило, не существует. Эффективность управления предприятием определяется параметрами, установленными нормативными актами государственных органов.

Объединения людей позволяют им добиться своих целей быстрее и эффективнее, особенно если речь идёт о бизнесе или социальных проектах. Компании и организации – это различные формы взаимодействия граждан и юридических лиц, которые на первый взгляд являются синонимами. Однако на самом деле между ними есть различия, влияющие на понимание данных категорий.

Что такое компания и организация?

Компания – это юридическое лицо, которое ведёт предпринимательскую деятельность и зарегистрировано в установленном порядке. Ему соответствует определённая правовая форма: ООО, ОАО, ОДО и другие. Компания может быть государственной и частной собственности, а также смешанной.
Организация – это объединение физических или юридических лиц для достижения общих целей. Количество участников составляет 2 и более, а деятельность может быть коммерческой или некоммерческой. Организация занимается производством, реализует социальный проект, является потребительским союзом и т.д.

Сравнение компании и организации

В чем же разница между компанией и организацией? Исходя из полученных данных, компания всегда создаётся для извлечения прибыли, а организация может иметь некоммерческий характер. Это определяется не только статусом объединения, но и его организационно-правовой формой. Компании регистрируется в качестве ООО, ОДО, ЗАО, а организации могут действовать неформально. В некоторых странах мира, впрочем, такая активность является незаконной.
В компании всегда есть руководство, которое принимает решения и определяет развитие объединения. Организация может обладать качественно иной структурой, в том числе сетевого типа, где нет формальной администрации, а все участники наделены равными правами.

ImGist определил, что отличие компании от организации заключается в следующем:

Цель деятельности. Компания – это всегда коммерческое предприятие, в то время как организация может быть некоммерческой.
Регистрация и формальный статус. Общественная организация может вести свою деятельность в свободном порядке. Для коммерческой деятельности компании регистрация обязательна.
Состав. Компания всегда представлена одним юридическим лицом, а организация может включать в себя целую группу компаний.
Иерархия. Компания представляет собой иерархическую структуру, где есть управляющий. Организация может иметь сетевой статус, где есть только лидеры, а не администраторы.

Подготовка описи дел, документов - процедура непростая и доставляет немало хлопот секретарям и специалистам ДОУ, которые отвечают за передачу документов в архив. Каковы общие принципы и правила составления описей, рассказывает к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.

Термин «опись дел» употребляется чаще всего как родовое понятие. На практике различают три вида описей: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и др.), а также для дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи строятся по единой методике. Они составляются раздельно на следующие группы дел:

• постоянного хранения;
• временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации, но чаще на документы по срокам хранения свыше 10 лет);
• по личному составу.

В качестве примера рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения .

Опись состоит из: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Как правило, описи составляются еще в организациях. Но и в архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

Работа по составлению описи складывается из следующих этапов:

• описания дел;
• организации документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и систематизации дел фонда);
• оставления собственно описи документов;
• составления справочного аппарата и оформления описи.

В зависимости от объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена на:

• все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
• дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
• дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей.

Запомните, количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

В действующих организациях чаще всего описи на дела постоянного хранения составляются в двух вариантах.

Первый вариант предусматривает составление описи в каждой структурной части. Опись составляется на документы этой структурной части за данный год, нумерация дел - самостоятельная.

Описи заверяются составителями и подписываются руководителями отделов. В канцелярии, куда передаются эти описи, они объединяются в годовой раздел единой сводной описи всего учреждения.

Второй вариант предполагает, что каждая структурная часть учреждения составляют отдельную опись своих дел и документов за все годы. Общая валовая нумерация дел дается за все годы в пределах структурной части.

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации. Каждому делу присваивается порядковый номер, графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описи дел и документов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. На утверждение ЭПК в архивные учреждения представляется два экземпляра описи только государственными или муниципальными организациями.

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Собственно опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей, которые представляют собой совокупность сведений о каждой единице хранения, и состоит из следующих элементов:

• порядковый номер;
• делопроизводственный индекс (номер дела по номенклатуре дел);
• заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;
• крайние даты документов в деле (число, месяц, год);
• количество листов в деле;
• примечания.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 - «Порядковый номер» - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении в количественном составе дел описи делается соответствующая запись в конце описи (в «Итоговой записи»).

Графа 2 - «Делопроизводственный номер» - это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве (индекс дела по номенклатуре дел). Он может послужить дополнительным средством поиска в архиве.

Графа 3 - «Заголовок дела» отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

Заголовки дел располагаются в собственно описи в соответствии со схемой классификации дел внутри архивного фонда. Например, в организации выбрана для классификации дел внутри архивного фонда хронологически-структурная схема, в соответствии с которой и будут вноситься описательные статьи (в первую очередь заголовки дел) в опись. Хронологически - структурная схема является самой распространенной, и означает расположение дел сначала по годам, а в рамках каждого года – по структурным подразделениям.

В том случае, если два однородных заголовка идут один за одним, но их отличает № тома, № части или другие сведения, то вместо второго заголовка Вы пишете «То же» с указанием тома или части. В настоящее время, когда описи составляются с помощью компьютера, заголовок повторяется полностью, а слова «То же » не пишутся.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотаций располагается с красной строки.

Графа 4 - «Крайние даты» - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца можно писать прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

Графа 5 - «Количество листов» - дает представление об объеме единицы хранения.

Графа 6 - «Примечание» может содержать сведения о выбытии дел, их сканировании, наличии в делах копий документов, о наличии особо ценных документов и др.

Итоговая запись делается в конце собственно описи (после описательных статей), в ней указывается собственно количество единиц хранения (числом и прописью); первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.

Например:

Лист-заверитель содержит заверительную надпись, где указывается (числом и прописью) сколько листов описи подшито и пронумеровано в деле, а также отражаются литерные и пропущенные номера, листы внутренней описи, особенности физического состояния листов описи. Помещается он в конце дела с описью на отдельном листе-бланке.

Например:

Опись дел временного (как правило, свыше 10 лет) хранения составляется по аналогичной методике, с той лишь разницей, что в ней после графы «Крайние даты» идет графа «Срок хранения» .

Свою специфику имеет методика составления описей дел по личному составу, которая будет рассмотрена отдельно.

Бурова Е.М.

к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ