Отменили ли командировочные удостоверения в. Перемены в оформлении командировок после отмены командировочных удостоверений. Как отчитывается сотрудник из командировки

Если же работник направляется в командировку на личном транспорте, то фактический срок пребывания в месте командирования работник должен указать в служебной записке. Она представляется одновременно с документами, подтверждающими использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Такими подтверждающими документами могут быть путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.

Унифицированная форма приказа не содержит места для указания служебного задания. То есть в приказе невозможно отразить цель командировки, а следовательно, нет основания для выплаты суточных сотруднику. Поэтому взамен существующей формы приказа лучше разработать и утвердить собственную форму с указанием цели командирования, чтобы у налоговой инспекции не возникало сомнений в необходимости поездки сотрудника и выплаты ему суточных.

Хотя сейчас составлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не требуется, все же их наличие поможет осуществлять внутренний контроль выполнения сотрудниками обязанностей, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Поэтому воспользоваться можно как унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, так и самостоятельно разработанными бланками. Можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Наличие этих документов будет не лишним при возникновении споров с проверяющими органами.

Срок командирования, указанный в приказе о направлении сотрудника в командировку, является примерным. Поэтому если сотрудник вернулся раньше или задержался, то достаточно издать приказ об изменении срока.

Фото: www.ru.123rf.com

Отмена командировочных удостоверений 2015.

Для заграничных поездок правила остались прежними. Командировочные удостоверения работникам при выезде из России и так были не нужны, поскольку в загранпаспорт ставятся отметки о пересечении границы. А при поездках в страны СНГ, если печать на границе не будет поставлена, подтверждением поездки будут билеты.

Согласно Письму ФНС РФ от 05.02.2014 № ГД-4-3/1897 для целей налогообложения документами, подтверждающими расходы на билеты в электронной форме, являются маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по приведенному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде. Другими словами, электронный билет РЖД нужно распечатать. А к авиабилету необходимо приложить еще и посадочные талоны.

Итак, по возвращении из командировки работник в течение трех дней обязан представить авансовый отчет, к которому прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и об иных связанных с командировкой расходах . Отчет о выполненной работе теперь тоже составлять не нужно.

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ».

Пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Ю. Н. Калмыкова
эксперт журнала «Руководитель бюджетной организации»

В соответствии с Постановлением Правительства России № 1595 от 29.12.14 г. командировочное удостоверение отменили еще с 08.01.2015 г. С тех пор никаких значительных изменений не произошло и в 2017 г. работодатели вправе отправлять сотрудников в служебные поездки на основании одного распорядительного документа . Почему может потребоваться наличие формы Т-10 ? Чем подтверждать пребывание специалиста в командировке? Ответы на эти и другие вопросы – далее.

Отмена командировочных удостоверений

Упрощение порядка оформления командировок заключается в отмене командировочного удостоверения, а еще служебного задание и отчета работника о проделанной работе. Изменения в постановление № 749 от 13.10.08 г. внесены упомянутым выше Постановлением № 1595. По общим правилам решение о необходимости командировки по-прежнему принимается руководителем компании, который утверждает сроки, цели и место рабочей поездки (п. 3, 4 Постановления № 749).

Согласно стат. 22 ТК работодатель также вправе самостоятельно разрабатывать ЛНА предприятия, включая положение о командировках, где может быть предусмотрено составление удостоверений по рекомендуемой форме Т-10 или по собственному образцу. При этом остается обязательным оформление сотрудниками авансовых отчетов в целях подтверждения произведенных расходов и представление первичных документов по затратам (счета, чеки, квитанции, билеты и т.д.).

Несмотря на то, что командировочное удостоверение в 2017 году отменили, контрольные органы не рекомендуют предприятиям спешить отказываться от их использования. И вот по каким причинам. Этот документ (наравне с авансовым отчетом) был необходим, прежде всего для подтверждения обоснованности произведенных расходов. Ведь по стат. 252 НК налогоплательщик вправе законно уменьшить полученные доходы на расходы при условии их оправданности и документального подтверждения.

Если речь идет о командировках, то на издержки относятся как суточные, так и оплата проезда, проживания и прочих сопутствующих поездкам трат. Основным первичным документом для подтверждения по-прежнему остается авансовый отчет. Однако при отсутствии удостоверения потребуется приложить к нему косвенно подтверждающие факт поездки документы – приказ руководителя о командировке и проездные (п. 2 стат. 252 НК). Фактический период пребывания специалиста в поездке подтверждается на основании проездных документов, а при их утере – документами о найме жилья (п. 7 Постановления № 749). При отсутствии и гостиничной документации потребуется служебная записка или другой документ с отметками принимающей стороны.

Как оформить документооборот командировок

В 2017 г. в обязательном порядке для оформления командировок необходимы всего 2 документа. Первый – приказ директора о поездке (можно использовать ф. Т-9/Т-9а), второй – авансовый отчет командированного специалиста о произведенных тратах. Если администрация предприятия решит в целях контроля и подтверждения затрат использовать командировочные удостоверения, эту норму следует закрепить в ЛНА – к примеру, в

Уже ни для кого не секрет, что командировочные удостоверения отменили с 2015 года. Как это скажется на процессе оформления служебных поездок? Как теперь подтвердить фактический срок пребывания сотрудника в командировке? О том, как отмена командировочных удостоверений отразится на работе кадровика, читайте в нашей статье.

Из этого материала вы узнаете:

• Как отмена командировочных удостоверений касается организаций;
• В каком порядке оформить командировку в 2015 году;
• Нужно ли командировочное удостоверение сотруднику, направляемому в командировку;
• Обязательно ли вести журнал учета командировочных удостоверений.

Отмена командировочных удостоверений с 2015 года

Правительство планировало осуществить отмену командировочных удостоверений с 2014. Проект постановления долгое время обсуждался, но в результате был утвержден и вступил в силу с 8 января 2015 года (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Изменения преследуют цель упростить порядок ведения документооборота при направлении работника в командировку. Отменили не только командировочное удостоверение, но и служебное задание вместе с отчетом о его выполнении. Дело в том, что цель деловой поездки сотрудника указывается в приказе о направлении в командировку. В связи с этим нет необходимости дублировать ее в дополнительном документе – служебном задании.

Как отмена командировочных удостоверений касается организаций

Отмена командировочных удостоверений может повлечь необходимость внести изменения в некоторые документы компании. Если в организации есть положение о командировках, то из его текста потребуется исключить пункты о командировочном удостоверении, служебном задании и отчете. Если положение отсутствует, то его можно разработать с учетом последних изменений законодательства.

Книга учета командировочных удостоверений, если она ранее велась, теперь не нужна. А вот журнал учета командировочных удостоверений по-прежнему необходим (Пункт 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного приказом Минздрасоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). Он ведется в каждой организации, в него вносятся сведения о работнике, дате и месте его командирования (см. образец ниже). Несмотря на то, что командировочное удостоверение отменили, исключить графу «Дата и номер командировочного удостоверения» из формы журнала нельзя, поскольку приказ Минздравсоцразвития России № 739н не предусматривает возможность внесения в нее каких-либо изменений.

Образец

Как подтвердить фактический срок пребывания сотрудника в командировке в 2015 году

Отмена командировочных удостоверений безусловно уменьшила количество оформляемых документов. Однако возникает вопрос, каким образом узнать, сколько дней сотрудник реально находился в командировке. Командировочное удостоверение содержало места для проставления отметок о выбытии работника из одного пункта и прибытии в другой. Каждая отметка скреплялась подписью ответственного лица и печатью организации. Таким образом, командировочное удостоверение позволяло с точностью определить время фактического пребывания сотрудника в поездке.

С 2015 года, когда командировочные удостоверения отменили, это время определяется по проездным документам. Работник должен представить их в отдел кадров после того, как вернется из служебной командировки (п. 7 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 « »).

Если сотрудник поехал в командировку на своей машине или мотоцикле, то срок своего пребывания в поездке работник указывает в служебной записке. Факт использования личного транспорта также нужно подтвердить. В доказательство сотрудник может предъявить кассовые чеки, квитанции, путевой лист, счета и так далее.

Как в 2015 году оформлять командировку

Как и раньше, основным документом при оформлении служебной поездки является приказ. Он может быть составлен по унифицированной форме № 9 или № 9-а, либо по любой другой, утвержденной в организации. В документе указывается наименование компании, данные работника, его должность и отдел, место назначения, срок и цель служебной поездки. Основанием чаще всего выступает соответствующая служебная записка. Приказ о направлении в командировку должен быть подписан руководителем организации и работником (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).

После этого сведения о командируемом работнике и месте назначения нужно внести в журнал командировочных удостоверений. Сделать это должен сотрудник, ответственный за ведение журнала.

Еще раз напомним, что командировочное удостоверение и служебное задание теперь оформлять не нужно. А после возвращения из поездки сотрудник не обязан писать отчет о выполненном задании, за исключением тех случаев, когда это предусмотрено локальным актом организации. Вернувшись из командировки, работник должен представить в отдел кадров авансовый отчет о фактических затратах, документы о найме жилья, проездные документы и т. д.

Прежде чем направить сотрудника в командировку, убедитесь, что это не запрещено законом. Трудовой кодекс запрещает отправлять в командировку следующие категории работников:

• беременные женщины (ч. первая ст. 259 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 268 ТК РФ);
• работников в период действия ученического договора (ч. третья ст. 203 ТК РФ.).

Если женщина имеет детей в возрасте до трех лет, то ее можно направить в командировку только если она даст письменное согласие. При этом это не должно быть противопоказано ей по состоянию здоровья, а работодатель предварительно должен ознакомить ее с правом отказаться от направления в служебную поездку (ч. вторая ст. 259 ТК РФ).

Вам также будут полезны материалы:

Командировочное удостоверение — установленного образца бумага , подтверждающая факт трудовой деятельности сотрудника в командировке, а также уважительную причину его отсутствия на рабочем месте.

Удостоверение находится у работника во время его командировки и содержит отметки о прибытии/убытии его в пункты назначения, для выполнения служебных заданий. Как правило, на основе документа ведется бухгалтерский и налоговый учет расходов на командировочную поездку .

Законодательная база на 2018 год

Существует ряд требований , предъявляемых к оформлению командировки: наличие трудового договора с направляющимся в поездку работником, возрастное ограничение для лиц, младше 18 лет или имеющих неудовлетворительное состояние здоровья.

Стоит отметить, что сотрудники, выполняющие работу разъездного характера, имеют право осуществлять свою трудовую деятельность без сопроводительных документов.

Порядок подготовки сотрудника в командировочную поездку, её документальное сопровождение регламентируются законодательной базой РФ, а именно: Постановлениями №№ 729, 749, 771, 812, 922, 1595, Трудовым и Налоговым кодексами РФ.

Правила оформления и перечень обязательных документов неоднократно изменялся в первую очередь для сокращения бумажной волокиты и значительного упрощения ведения бухгалтерского учета. Так, 812 Постановление определяет размер выплат, производимых сотрудникам при командировании как на территории РФ, так и за ее пределами.

Постановление №749 было принято в октябре 2008 года и регламентирует порядок документального оформления служебных поездок. В январе 2015 года Правительством была внесена поправка, в ранее принятые законодательные акты, под номером 1595, регламентирующая пакет необходимых документов, действующая и на сегодняшний день.

На 2018 год в законодательные акты внесены изменения, определяющие перечень необязательных документов :

1. Командировочное удостоверение.
2. Отчет о выполненной в процессе командировке работе.
3. Задание для служебной поездки.
4. Журнал учета прибывших/убывших сотрудников.

Кроме того, внесены изменения и в установленные ранее ограничения на продолжительность командировочных поездок . Если до этого года сотрудники имели право находиться в служебной поездке не более 40 дней или одного года для строительных профессий, то на сегодняшний день срок командировки зависит от объема заданных работ, а также решения руководства предприятия.

Корректировкам подверглись и так называемые «суточные», полагающиеся работнику во время служебной поездки. Так, законодательно установлены следующие нормы суточных выплат :

• при командировке на территории Российской Федерации — 700 руб;
• при командировке за пределы Российской Федерации — 2500 руб.

Работодатель вправе превышать принятые нормы, но с условием, что все сверх уплаченные суммы будут облагаться страховыми взносами .

Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты :

1. Наименование документа, его номер и дата издания.
2. Наименование предприятия, издавшего документ.
3. Личные данные командируемого, его должность.
4. Пункт назначения командировочной поездки.
5. Дата начала и продолжительность командировки.
6. Цель поездки, служебное задание.
7. Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
8. Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.

Следующим обязательным документом является авансовый отчет работника о затраченных средствах . В течение трех дней с момента завершения командировки, сотрудник обязан предоставить отчет в организацию, оплачивающую командировку, с приложением следующих документов :

• подтверждающих затраты на дорогу;
• подтверждающих факт съема жилья;
• ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы (в случаях, когда командируемый отправляется за пределы страны).

В основном, оформление командировки регламентируется двумя вышеперечисленными документами , но в некоторых случаях к перечню добавляется и обязательное наличие письменного согласия командируемого. Применительно данное правило для работников:

• осуществляющих уход за инвалидами и тяжелобольными родственниками;
• женщин, имеющих детей младше 3-х лет;
• единственного родителя, имеющего ребенка-инвалида до 14 лет;
• беременных женщин.

Таким образом, заменить законодательно отмененные командировочные удостоверения способны билеты на проезд в общественном транспорте, прочие чеки и квитанции, подтверждающие факт расходов.

В случае, когда командируемый передвигается на личном или служебном автомобиле, доказательной базой осуществленных расходов может послужить служебная записка работника , с указанной суммой расходов, а также прилагаемыми документами на автомобиль, путевками, чеками с АЗС, счетами (при безналичном расчете).

Для служебных поездок за пределы страны командировочные удостоверения не требовались и ранее, основным подтверждением, в таких случаях, являются отметки, проставленные в паспорте при пересечении границы.

Нужно ли оформлять удостоверение

Законодательство разрешает работодателю не использовать командировочное удостоверение , но и не запрещает пользоваться данным документом. Для того чтобы понять, нужно ли оформлять необязательные удостоверения, следует, прежде всего, разобраться в их сути и назначении.

В документальном учете предприятия командировочное удостоверение выполняет немаловажную роль, фиксируя расходы работника, совершенные во время служебной поездки.

Командировочные расходы не облагаются ни налогом, ни страховыми взносами, при наличии удостоверяющих документов. Таким образом, командировочное удостоверение до 2015 года являлось официальным подтверждением и использовалось для следующих целей:

• освобождения от уплаты подоходного налога с потраченной суммы (на основании статьи 217 Налогового кодекса);
• признания затрат на командировку прочими расходами и освобождением их от обложения налогом на прибыль (на основании статей №№ 264, 272 Налогового кодекса);
• сокращения суммы страховых взносов (на основании законодательного акта № 212-ФЗ).

Использовать в работе командировочное удостоверение или нет — решение руководства предприятия . Единственным условием служит обязательное отражение принятого решения в локальных актах организации, при этом, в связи с отсутствием регламентов, использовать данный вид документации можно как в произвольной, так и в установленной ранее форме.

Стоит отметить, что само по себе удостоверение юридической силы больше не имеет, поэтому не может являться подтверждением расходов, но может значительно упрощать работу по ведению бухгалтерии на предприятии.

Последствия отмены данного удостоверения представлены ниже.

18.03.2015 23:38

Особенности направления работников в командировку регламентируются Постановлением Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Этот документ определяет, какие документы должны составлять работодатели и сотрудники при направлении в командировку и возвращении из нее, а также выплату суточных и других расходов во время командировки.

C 8 января 2015 года вступили в силу важные изменения, они упрощают документооборот, связанный с направлением работников в служебные командировки. Эти изменения: 1) не предусматривают составления служебного задания; 2) не требуют отчета о выполненной работе; 3) отменяют командировочное удостоверение в 2015 году.

Теперь работник направляется в командировку на основании приказа руководителя, а время его фактического пребывания в командировке определяется на основании предоставленных им проездных документов.

Отмена командировочного удостоверения и командировки за границу

В данном случае важен факт пересечения границы. Если сотрудник направляется в командировку в дальнее зарубежье, то факт пересечения границы устанавливается по отметкам в паспорте.

Если командировка осуществляется в страны СНГ, где при пересечении границы не ставятся отметки в паспорте, то факт пересечения границы можно увидеть в проездных документах сотрудника.

Документы для оформления командировки с 8 января 2015 года

• Приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, в котором необходимо указать сроки командировки и ее цель.
• Журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки. Теперь вместо номера командировочного удостоверения ставится номер и дата приказа о направлении работника в командировку.
• Табель учета рабочего времени.
• Авансовый отчет. По возвращении из командировки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней заполнить авансовый отчет. К нему надо приложить проездные документы и другие бумаги, которые подтверждают расходы в командировке. Если сотрудник отправлялся в командировку на личном транспорте, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку и документы, подтверждающие использование этого транспорта (расходы на ГСМ).
• Служебная записка от сотрудника, заполненная в произвольной форме, в том случае если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте. В ней указывается фактический срок пребывания в командировке, также к ней прилагаются документы, подтверждающие использование личного транспорта и то, что на него были расходы (путевые листы, чеки, счета и т. д.). Служебная записка прикладывается к авансовому отчету.

Можно ли продолжать оформлять командировочные удостоверения?

Если работодатель хочет, чтобы его сотрудники по-прежнему оформляли командировочные удостоверения, то он имеет на это право.

Если в положении об оплате командировочных расходов содержатся требования по определенному документообороту и туда не вносились изменения, действующие с 8 января 2015 года и предусматривающие отмену командировочных удостоверений, то работники будут обязаны по-прежнему проставлять отметки в командировочное удостоверение - до тех пор, пока в соответствующий приказ руководителя не будут внесены изменения.

Если же работодатель поддерживает инициативу о минимизации документооборота, то он может внести изменения в свой приказ или даже издать новый приказ о документообороте при направлении работников в командировку, оговорив, на основании каких документов сотрудники будут направляться в командировку. При этом не стоит забывать о том, что даже при наличии командировочного удостоверения проездные документы имеют большое значение.

Часто работодатели утверждают «Положение о командировках». В случае отказа от использования командировочных удостоверений необходимо внести соответствующие изменения в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Что для этого потребуется сделать:

• убрать упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
• указать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
• зафиксировать, что в случае поездки сотрудника в командировку на личном транспорте, по возвращении он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Что делать?

Бывают ситуации, когда у работника вообще нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Но при этом у него есть командировочное удостоверение с необходимыми отметками. С одной стороны, это может служить для налоговой доказательством того, что командировка действительно была. С другой стороны, в такой ситуации компания все равно будет сильно рисковать. И это стоит иметь в виду.

В случае потери проездных документов работодателю лучше запросить подтверждение поездки у транспортной организации.

В командировку на служебном транспорте: особенности оформления

Правила не уточняют, как подтверждать дни нахождения сотрудника в командировке, если он едет в командировку на служебном транспорте, а также, как подтвердить, что он был в командировке, если у него вообще нет документов на проезд.

Работодатели сами определяют размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в локальных нормативных актах или коллективных договорах, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами РФ (ст.168 ТК РФ). Это значит, что во всех остальных случаях (за исключением тех, когда работник едет в командировку, у него есть билеты или он едет в командировку на личном транспорте) работодатель вправе сам устанавливать, как будет определяться время нахождения работника в командировке и на основании каких документов это будет осуществляться.

Если работник отправляется в командировку на служебном транспорте и сам при этом находится за рулем, подтверждать факт его нахождения в командировке будет служебная записка с приложением путевого листа.

Если в командировку на служебном автобусе с водителем за рулем отправляются несколько сотрудников, можно написать в приказе руководителя, что работники отправляются в командировку на служебном автобусе. В этом случае в приложении об оплате командировочных расходов можно оговорить, что при возвращении из командировки работники обязаны составить служебную записку. В служебной записке сотрудники зафиксируют работодателю, на каком автобусе они отправлялись в командировку, когда выехали и когда вернулись. Служебная записка и путевой лист будут служить подтверждением количества дней нахождения работников в командировке. Такой документооборот следует оговорить в локальном нормативном акте.

Работник остается в командировке на выходные или направляется в командировку раньше

Время нахождения в командировке определяется на основании оформляемых документов. В Постановлении №749 есть п.19, который предусматривает выплату суточных за время задержки в пути, но только в том случае, если работник представит документы, подтверждающие факт вынужденной задержки.

В распоряжении руководителя о направлении работника в командировку должны быть четко указаны даты нахождения работника в командировке, а от работника должна быть служебная записка, в которой он просит приобрести билет на более позднюю дату или раннюю дату. При этом необходимо получить одобрение руководителя. На основании распоряжения руководителя дни командировки будут оплачиваться в соответствии с приказом. Лишние дни оплачиваться не будут.

В данном случае необходимо помнить о письме Минфина от 30 июля 2014 года №03-04-06/37503 по НДФЛ и налогу на прибыль. Если работник задержался в командировке, например, на выходные, то обратный билет можно учесть в расходах по налогу на прибыль и он не будет являться доходом работника на облагаемый НДФЛ. Соответственно, начислять страховые взносы не нужно.

Копирование и любая переработка материалов с сайта сайт запрещены