Писать в приказе. Что такое приказы по основной деятельности. Типичные ошибки в приказах

Новая страница 1

Бланки и реквизиты

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются:

наименование организации;

название вида документа (ПРИКАЗ);

дата издания;

регистрационный номер;

место издания;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

визы.

Оформление основной части приказа

Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.

· Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

Констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое может печататься прописными буквами без разрядки с новой строки с абзацем или строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца (п р и к а з ы в а ю), как это установлено в федеральных органах исполнительной власти . Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты распорядительной части приказа могут носить организационный характер, в этом случае формулируется только управленческое действие и, реже, называются его исполнители.

Если в распорядительной части приказа содержатся конкретные задания, необходимо указывать:

· наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);

· поручение;

· срок выполнения поручения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.

Исполнителем в приказе может быть одно или несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных лиц. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. Пункт или подпункт приказа должен содержать только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению отдельно.

Последний пункт приказа – пункт о контроле , в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами.

Оформление приложений к приказу

При большом объеме текста в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу.В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом, и др. В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:

…(приложение) – если приложение одно;

... (приложение 1) ... (приложение 2) – если приложений несколько.

На документе, являющемся приложением, в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относится.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: ... (приложение) , а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю.

Визирование и подпись

До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.

Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

После окончательного оформления приказа до его представления на подпись руководителю приказ должен быть завизирован всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

ЕслиПодписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».

Оформление трудоустройства работника строго регламентировано трудовым законодательством. Издание приказа о приеме на работу занимает одно из центральных мест в этой процедуре наряду с заключением трудового договора.

Разберемся, каким правилам должно соответствовать создание этого документа.

Что трудовое законодательство говорит о приказе и его форме

Старт оформлению отношений дает подписание работником и работодателем главного для них документа — трудового договора.

Следующий обязательный этап - издание приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

Теперь в связи с изменением в законодательстве о бухгалтерском учете работодатели вправе использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы учетной документации, включая бланки приказов о приеме на работу. Возможно также внесение организацией изменений и дополнений в унифицированную форму с утверждением их в составе учетной политики организации.

На практике большинство организаций при издании приказа о приеме на работу продолжают пользоваться унифицированными формами Т-1 и Т-1а в неизмененном виде, поскольку они удобны и универсальны.

Основание в приказе о приеме на работу

В приказе по унифицированной форме Т-1 в качестве основания указывается трудовой договор, заключенный между работником и работодателем.

Заявление о приеме на работу основанием для издания приказа не является, как и докладная записка должностного лица, уполномоченного осуществлять фактический допуск к работе, и прочие внутренние документы.

Если работодатель посчитает необходимым ссылаться в приказе также и на эти документы, ему следует внести соответствующую графу в утвержденную форму приказа.

Сроки оформления приказа о приеме на работу

Относительно сроков составления и издания приказа закон говорит только то, что его необходимо представить работнику под роспись в течение трех дней после фактического начала работы.

Значит, издать приказ работодатель должен не раньше, чем трудовой договор начнет свое действие, и не позднее трех дней после фактического начала работы.

В любом случае срок издания приказа о приеме на работу не должен предшествовать началу работы, чтобы в случае аннулирования трудового договора (согласно ст. 61 ТК РФ если работник не приступил к работе, работодатель имеет такое право) оформлять меньшее количество документов.

Процедура ознакомления работника в трехдневный срок с изданным приказом под роспись проста: в самом тексте приказа (в унифицированной форме № Т-1) есть место для этого и даты ее совершения.

Какими-либо иными особенностями оформление и издание приказа о приеме работника не отличаются.

Кадровые работники ежедневно сталкиваются с необходимостью оформлять приказы по основной деятельности (командировка, предоставление отпуска, поощрение или взыскание) и других ситуациях, затрагивающих интересы работников, например, временный перевод в связи по медицинским показаниям.

* Организация делопроизводства. Виды документов
* Нормативные документы по делопроизводству
* Примерный состав документов кадровой службы
* Приказы по личному составу
* Основания к приказам по л/с – докладная и объяснительная записки, представления, протокол, акты
Приказы по основной деятельности, имеющие произвольную форму
Нормативная база
Типичные ошибки в приказах
Варианты приказов об отмене ранее изданных приказов
* Документы воинского учета
* Документы для Пенсионного фонда
* Извещения, уведомления, направления, справки
* Образцы приказов, оформляемых кадровой службой, на все иные случаи жизни
* Сэкономить время при создании документа

Типичные ошибки в приказах

Рассмотрим наиболее типичные ошибки, встречающиеся при подготовке и оформлении приказов по основной деятельности. Квалифицируя то или иное явление как ошибку, будем опираться на положения Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Преамбула (констатирующая часть) приказа организации "О создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда"

В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583, -приказываю :...

В чем ошибка? В данном случае в качестве обоснования выступает ссылка на нормативный правовой акт, изданный Правительством Российской Федерации. При ссылке на документы в преамбуле к приказу необходимо приводить полные выходные данные документа: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если дается ссылка на документ, утвержденный каким-либо органом, указывают вид документа, орган, которым он утвержден, дату утверждения. Следует иметь в виду также, что официального сокращения слов "Российская Федерация" в виде "РФ" не существует. Слова "Российская Федерация" употребляются в виде полного наименования или сокращенного - "Россия", которое в официальных документах употребляется только в сокращенных наименованиях федеральных органов исполнительной власти (МИД России, Минздравсоцразвития России и др.). Следовательно, в данном случае преамбула должна формулироваться следующим образом:

В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 августа 2008 г. № 583 "О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений", - приказываю :...

Преамбула в приказе "О мерах по обеспечению противопожарной безопасности".

27 августа 2009 г. в нерабочее время произошел пожар в здании филиала компании ОАО «Маяк» в Псковской области. В результате пожара повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов, а также имущество в них. Причиной возгорания послужило отсутствие должного контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением, отсутствие на объекте охранной и противопожарной сигнализации, неисправность средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения. В связи с нарушением правил противопожарной безопасности, приведшим к пожару и материальному ущербу, - приказываю :...

В чем ошибка? В данном случае основанием для издания приказа послужила чрезвычайная ситуация - пожар. Однако приказ издается не только в связи с пожаром, но и для предупреждения подобных ситуаций в будущем. Кроме того, в приказах не используется повествовательная манера изложения.
В данном случае констатирующую часть нужно изложить следующим образом:

В связи с пожаром 27 августа 2009 г. в нерабочее время в здании филиала компании ОАО «Маяк» в Псковской области, возникшим из-за отсутствия контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением и причинившим значительный материальный ущерб (повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов), и в целях обеспечения пожарной безопасности на объектах: повышения ответственности за эксплуатацию электрооборудования и системы электроснабжения, обеспечения охранной и противопожарной сигнализации и средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения, - приказываю :...

В отдельных ситуациях в преамбуле к приказу необходимо ссылаться не только на нормативный документ, но и на цель управленческой деятельности, которая должна быть реализована с помощью приказа, или на обстоятельства, сложившиеся в деятельности. Преамбула в этом случае может строиться по одной из схем:
1) ссылка на обстоятельства (или формулировка цели), ссылка на нормативный документ;
2) ссылка на нормативный документ, ссылка на обстоятельства (или формулировка цели).
Выбор того или иного варианта преамбулы зависит от того, что является непосредственным поводом для издания приказа.
Случается иногда, что составитель приказа может выбрать неправильную последовательность частей преамбулы.

Преамбула в приказе акционерного общества "О внесении изменений в организационно-функциональную структуру общества" .

В соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.11.2009 № 4) и в целях совершенствования организационно-функциональной структуры и процессов управления обществом,- приказываю ...

В чем ошибка? В данном случае на первое место в преамбуле поставлена ссылка на решение Совета директоров общества, а затем сформулирована цель, в то время как на первое место должна быть поставлена цель принятия решения. Преамбула должна быть сформулирована следующим образом:

В целях совершенствования организационно-функциональной структуры и процессов управления обществом и в соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.01.2009 N° 1),- приказываю ...

Преамбула к приказу отделяется от распорядительной части словом "приказываю", которое в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти печатается в разрядку. Во многих организациях принято слово "приказываю" печатать с новой строки прописными буквами, от границы левого поля или с абзацным отступом. Оба варианта можно считать приемлемыми, например, в приказе организации об утверждении форм плановых и отчетных документов:

В целях совершенствования организации работы общества и во изменение порядка, установленного приказом от 25 декабря 2009 г. № 81 "О планировании работы общества", -
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить формы месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества (приложения 1,2).
2. Ввести с 01 марта 2010 г. утверждение месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества заместителями генерального директора общества в соответствии с установленным распределением обязанностей между ними.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Николаева Ю.М.
Форма изложения распорядительной части приказа зависит от характера принимаемых решений. Если приказ носит нормативный характер, а также если решения, изложенные в приказе, являются по своей сути организационными, в пунктах распорядительной части управленческие решения формулируются следующим образом: "утвердить..." "создать..." "ликвидировать..." "образовать..." и т. п., при этом, как правило, не указывается исполнитель и срок исполнения. Если решения являются конкретными поручениями, в пунктах распорядительной части указывается лицо, ответственное за выполнение поручения, содержание поручения и срок его выполнения.

Пункт распорядительной части в приказе об утверждении штатного расписания .

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести в действие с 01.01.2010 утвержденное штатное расписание.
2....
Приложение: штатное расписание - 3 листа.

В чем ошибка? В этом примере имеются ошибки. Неправильно сформулировано управленческое действие. Данный приказ является приказом, утверждающим штатное расписание, поэтому в пункте 1 приказа должно быть сказано: "Утвердить штатное расписание организации на 2010 г.". В данном случае штатное расписание утверждается на год, поэтому включать в приказ фразу о введении документа в действие вообще не нужно: штатное расписание будет являться утвержденным с даты издания приказа. Указание в формулировке решения - "...на 2010 г" - означает, что утвержденное штатное расписание начнет действовать с 01.01.2010. Если бы штатное расписание вводилось в действие, например, с 01.03.2010, в пункте распорядительной части следовало бы сказать: "Утвердить штатное расписание организации и ввести в действие с 01.03.2010".
Поскольку утверждаемый документ всегда является приложением к приказу, ссылку на приложение нужно сделать в соответствующем пункте распорядительной части таким образом:

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание организации на 2010 г. (приложение).
2....

Делать ссылки на приложения в приказах таким образом, как в приведенном выше примере 5, не принято.
Приказ - распорядительный документ, поэтому пункты приказа не должны содержать рекомендаций или пожеланий, они должны носить предписывающий характер. Для этого в пунктах распорядительной части приказа используется неопределенная форма глаголов совершенного вида: организовать, пронести, разработать, утвердить, создать, ликвидировать и др.

Пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда .

П Р И К А З Ы В А Ю:
1. . . .
2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда:
2.1.Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые – по мере необходимости.
2.2. Вопросами деятельности Комиссии являются:
- анализ текущего состояния штатного расписания в разрезе по категориям персонала;
- соотношение должностей (профессий) работников, предусмотренных штатными расписаниями учреждений, с профессиональными квалификационными группами и квалификационными уровнями.

В чем ошибка? В приведенном примере п. 2.1 должен быть сформулирован иначе:

"проводить рабочие совещания не реже одного раза в неделю, внеплановые - по мере необходимости" ;

Пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда.

ПРИКАЗЫВАЮ:
3. Комиссии в своей работе рекомендуется иметь в виду, что заработная плата работников (персонала), устанавливаемая в соответствии с новой системой оплаты труда, не может быть меньше заработной платы, выплачиваемой работникам в соответствии с трудовым договором до введения новой системы оплаты труда, при условии сохранения объема должностных обязанностей работников (персонала) и выполнения ими работ той же квалификации.

В чем ошибка? пункт приказа сформулирован как рекомендация. Чтобы данное положение приобрело предписывающий (директивный) характер, его нужно изложить следующим образом:
3. Комиссии исходить из положения, что заработная плата работников (персонала)...
В приказах не должно быть неконкретных положений, положений общего характера, не влекущих определенных действий.
Например:

1.5. Усилить контроль за условиями труда медицинских работников.

Чтобы данное положение приобрело конкретный характер, чтобы поручение могло быть поставлено на контроль, данный пункт должен быть сформулирован иначе, например :

1.5. Руководителям лечебно-профилактических учреждений в срок до (конкретная дата) привести условия труда медицинских работников в соответствие с нормативными документами по труду и охране труда.

Поскольку приказы, содержащие конкретные поручения, ставятся на контроль, причем каждое поручение контролируется отдельно, составителям приказов не следует забывать об указании срока исполнения поручения, как, например, в приказе:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой.
В чем ошибка? Отсутствие срока исполнения данного поручения не даст возможности проконтролировать выполнение приказа. Срок исполнения можно указывать по-разному: в срок до 15.09.2010, в месячный срок, в 10-дневный срок, в недельный срок и др. Срок исполнения приказа будет отсчитываться от даты подписания приказа руководителем.
Для удобства работы с приказом срок исполнения поручения лучше указывать конкретной датой и оформлять отдельной строкой под поручением, например :

ПРИКАЗЫВАЮ:
3. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой.
Срок исполнения - 01.09.2010.

Если приказ содержит поручения, последним пунктом приказа должен быть пункт о контроле. В данном случае речь идет о контроле за исполнением приказа по существу и в целом. Контроль за исполнением приказа всегда возлагается на должностных лиц, составляющих руководство организации (заместители руководителя, главные специалисты) . Контроль за исполнением приказа нельзя возлагать на тех лиц, которым даются поручения.
Кроме того, если приказ (распоряжение) изменяет или отменяет ранее изданный документ или какие-либо его положения (пункты), то один из пунктов распорядительной части содержания приказа (обычно предпоследний) – должен включать соответствующую формулировку, в том числе ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Например, «Признать утратившим силу приказ по кадрам от 00.00.0000 № 000».
Не рекомендуется включать в распорядительную часть документа пункт, определяющий порядок доведения приказа (распоряжения) до сведения тех или иных лиц. Для этой цели предпочтительнее использовать список рассылки, в котором указываются подразделения, должностные лица, которых касается приказ. Обычно канцелярия (секретарь) или кадровая служба организует ознакомление сотрудников с его содержанием.
Перейти далее "Примеры приказов об отмене ранее изданных приказов"

Специалисты по управлению считают, что эффективность работы предприятия на 75% зависит от формализованного администрирования, т. е. от умения грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.

Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ: "Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно". Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами. Приказ за его подписью звучал так: "Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды". Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель "корпоративным стилем одежды". Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.

Различают три вида приказа:

• приказ по административно-хозяйственным вопросам;
• приказ по основной деятельности;
• приказ по личному составу.

Приказ по основной деятельности

Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.

Подготовка приказа включает в себя несколько этапов:

• инициирование издания приказа;
• сбор необходимой информации;
• подготовка проекта документа;
• согласование;
• проверка правильности оформления;
• подписание;
• доведение приказа до исполнителей.

Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации.

Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: "В целях...", "На основании...", "В связи с...".

Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом "Приказываю", который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: "Директорам заводов...", "Начальнику отдела кадров Иванову В. П..." и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме "подготовить", "зачислить", "обеспечить", "утвердить". Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф. И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит "приложение" в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: "Утвердить инструкцию по делопроизводству" (приложение 1).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

Словарь кадрового делопроизводства. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия для обеспечения основной и оперативной деятельности.

Приложение к приказу - дополнительные к основному тексту приказа материалы справочного, документационного или иного характера.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказ оформляется на общем бланке формата А4. Далее в ходе работы над проектом приказа следуют этапы согласования и подписания. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".

Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Для ознакомления с приказом могут быть подготовлены выписки из приказа по каждому пункту.

Приказ по административно-хозяйственной деятельности оформляется так же, как и приказ по основной деятельности.

Работодатель должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжке несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Издание такого приказа по основной деятельности обязательно, несмотря на то что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностные инструкции и в трудовые договоры работников, ответственных за работу с трудовыми книжками. В связи с периодической сменой работников кадровой службы, а также их возможным временным отсутствием представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника и можно ограничиться названием должности (если за ней закреплена одна штатная единица).

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу. перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.

В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.

Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.

Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации.

Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.

Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.

В связи с тем что унифицированные формы разработаны не на все приказы по личному составу, рассмотрим общие особенности оформления приказов по личному составу, не вошедших в перечень унифицированных форм.

Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов"), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

• наименование организации - автора документа;
• наименование вида документа - "Приказ";
• дата, номер;
• место издания, заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы согласования;
• отметка об ознакомлении с приказом работника;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой "к", что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Главное, помнить - приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: "С приказом ознакомлен", подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово "Приказываю" (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: "Принять", "Уволить", "Назначить", "Изменить", "Присвоить" и т. д.

Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.

Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: "Изменить", "Присвоить", "Объявить" и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос "о чем?": о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т. п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

Объявить:

Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за

халатное отношение к служебным обязанностям, повлекшее порчу

технического оборудования.

Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа - "Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника".

Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде "С такого-то числа считать Иванову Лебедевой в связи с регистрацией брака...", т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Лебедевой? Лебедевой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка - "Внести изменения в персональные данные работника". Изменять персональные данные работника - это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Дата составления приказа - поступление копии паспорта в кадровую службу.

Регистрация и хранение приказов

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности имеют срок хранения "постоянно". Приказы по административно-хозяйственным вопросам - срок хранения 5 лет.

Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Однако приказы о предоставлении учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов.

Библиография

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Главархив. 1991.

3. Доронина Л. А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2005.

4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.

Л. Доронина К. э. н., Доцент, Заместитель директора Института информационных Систем управления ГУУ

П риказы содержат реквизиты, состав и порядок оформления которых определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обращаю ваше внимание, что с 1 июля 2017 г. начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит прежний ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» стандартизация в России основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (если это не касается оборонной продукции). Поэтому при разработке Инструкции по делопроизводству за основу оформления реквизитов мы имеем право (но не обязаны) взять госстандарт, и нам не запрещается уточнять и дополнять его требования.

В настоящей статье далее будем рассматривать правила оформления реквизитов уже с учетом нового ГОСТ, а также рекомендаций «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

Внимание, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменились номера реквизитов, используемых в приказах, но принципиальных изменений в их оформлении не произошло, а на имеющиеся детали мы обратим ваше внимание .

Далее в примерах настоящей статьи для обозначения реквизитов документов мы будем использовать нумерацию, введенную новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления приказов и распоряжений едины (далее в тексте для упрощения будем упоминать только приказ).

Бланк приказа

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты:

• 01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)» , если организация имеет право использовать что-то из этого списка;
• 05 «наименование организации - автора документа» . Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами). См. Пример 2.
  Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним (Пример 2).
  Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06 (Пример 1);
• 09 «наименование вида документа» – в нашем случае «ПРИКАЗ»;
• 13 «место составления (издания) документа» и
• при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер» , а также 17 «заголовок к тексту» .

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Правила оформления бланков установлены разделом 6 нового ГОСТ. Он допускает их изготовление на листах формата А4 (210×297 мм) и менее. Но для приказов нужно использовать А4 формат. По поводу полей ГОСТ говорит следующее:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Раздел 6 «Бланки документов»

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм...

Реквизиты приказа, оформляемые на бланке

Реквизит 10 «дата документа» содержит дату подписания приказа. Она записывается в последовательности день месяца + месяц + год одним из двух способов: цифровым или буквенно-цифровым. Например, «05.05.2017» или « мая 2017 г.». В Инструкции по делопроизводству организации стоит выбрать один из них.

Реквизит 11 «регистрационный номер документа» оформляется на той же строке, что и дата. Лучше, чтобы он содержал индекс принадлежности приказа к определенному документопотоку (как минимум с привязкой к сроку хранения) и порядковый номер внутри него в течение года.

Реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу» указывается, если приказ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф и номер экземпляра (например: «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» или «ДСП»). См. Пример 3.

Пример 3

Свернуть Показать

Реквизит 17 «заголовок к тексту» – это краткое содержание документа. Он формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

• приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
• приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания и т.д.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка .

Он пишется обычным шрифтом (не «жирным») без точки в конце.

В заголовки приказов по личному составу часто включаются:

• наименование действия и
• инициалы с фамилией работника (работников), в отношении которых это действие осуществляется, например:
  • «О переводе И.О. Бесфамильного»,
  • «О дисциплинарной ответственности П.Е. Петрушина»,
  • «Об увольнении К.С. Косачева и Р.П. Писарева».
    Более четырех работников принято указывать в заголовке обобщенно, например, «О поощрении работников дирекции по управлению персоналом».

Реквизит 18 «текст документа» отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Раньше существовала рекомендация печатать его с использованием 1,5 межстрочного интервала для облегчения прочтения, но в новый ГОСТ она не вошла. На своем предприятии мы сложившуюся практику менять не будем.

При этом иные реквизиты, состоящие из нескольких строк (заголовок к тексту, должность в подписи и иные), всегда печатались через 1 межстрочный интервал.

Процитируем ту часть ГОСТ Р 7.0.97-2016, которая регулирует оформление текста в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

• наименование документа, наименование организации – автора... дата... регистрационный номер... заголовок к тексту или наименование вида документа;
• наименование организации или должность лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)...

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)...

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии...

А мы еще добавим, что в тексте приказа перед Фамилией И.О. следует указывать должность работника, т.к. на работе (особенно в крупных организациях) люди прежде всего идентифицируются по должности и профессии, а уже во вторую очередь по персоналиям.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный вашей организацией, то в констатирующей части дается ссылка на него. При этом могут быть использованы такие формулировки, как «На основании...», «Во исполнение...», «В соответствии с...» (как в Примере 3).

Если приказ издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. В данном случае могут быть использованы такие формулировки, как «С целью...», «В ­связи...» (см. Пример 4).

Пример 4

Свернуть Показать

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Завершается она словом: «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (раньше еще существовала практика печатать его вразрядку и жирным шрифтом, сейчас она встречается реже).

Констатирующая часть распоряжения завершается словом: «ПОРУЧАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:», которое оформляется аналогично.

Распорядительная часть текста приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Грамотно сформулированное поручение должно содержать:

• указание конкретного действия, которое нужно выполнить, выраженное глаголом в неопределенной форме;
• один или несколько исполнителей (если их несколько, то отмечается, кто из них является ответственным). Обычно в качестве исполнителя указывается конкретное должностное лицо (или лица), реже – структурное подразделение (тогда за надлежащее выполнение поручения отвечает его руководитель);
• срок исполнения.

Как правило, исполнитель поручения и срок исполнения вписываются в тот же (Пример 5). Но мы стали их переносить на отдельные строки, чтобы данная информация лучше выделялась и легче подгружалась в СЭД (Пример 6).

Пример 5

Свернуть Показать

7.2. Старшему специалисту отдела кадров Федорову К.М. внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах. Срок – 31.10.2017.

Пример 6

Свернуть Показать

7.2. Внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах.

Ответственный: старший специалист отдела кадров Федоров К.М.

Срок: 31.10.2017.

Срок исполнения лучше указывать просто датой без предлогов, смысл которых (как показала практика) разные люди могут толковать по-разному. Т.е. не надо писать «Старшему специалисту... внести... до 31.05.2017» или «к 31.05.2017». С точки зрения русского языка такая формулировка означает, что поручение должно быть выполнено до 31 мая, т.е. по 30 мая включительно. Но большинство думает иначе. Поэтому формулировать надо четко, да еще желательно объяснить смысл используемых текстовых конструкций в Инструкции по делопроизводству, чтобы, встретив удивленный взгляд, вам было чем парировать.

Формулировки, показанные в Примерах 5 и 6, однозначно требуют, чтобы поручение было выполнено до конца рабочего дня 31 мая 2017 года.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказов не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер (т.е. их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа).

В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные документы (приказы, распоряжения) или их части, которые данным приказом отменяются, изменяются или дополняются (см. пункт 3 приказа из Примера 3).

Специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним. Архаичные обороты типа «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» мы не применяем. Только если руководитель, подписавший приказ, делегирует свое право контроля его исполнения другому должностному лицу, оно указывается (см. пункт 4 приказа из Примера 3).

Реквизитом 19 «отметка о приложении» считается (см. две отметки «19» в Примере 3):

• и упоминание о существовании приложения в тексте приказа,
• и отметка на самом приложении в верхнем правом углу со ссылкой на «материнский» документ.

Посмотрим, что еще говорит новый ГОСТ об оформлении этой отметки в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

5.19. ...В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

• в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ...(приложение № 2);
• на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утвержденный данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Таким образом, разработчики нового ГОСТ урегулировали давнее недоразумение, согласно которому на приложении, утвержденном распорядительным документом (если дословно читать ГОСТ Р 6.30-2003), надо было оформлять и отметку о приложении, и гриф утверждения, дублируя в них сведения о «материнском» документе. Поэтому на практике обычно оформляли какой-то один из этих реквизитов. Теперь будем оформлять их симбиоз (см. «19» в Примере 3), в нем есть смысл, когда надо указать номер приложения (сравните отметки «19» в Примерах 3 и 4).

Реквизит 22 «подпись» включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) – см. Примеры 3 и 4.

Чем больше сведений об авторе документа содержится в бланке (так называемой «шапке»), тем меньше их остается в реквизите «подпись». В приказах вверху как минимум приводится наименование организации, тогда его дублировать в должности подписи не надо (мы не напишем там «Генеральный директор ПАО "Медведица"»). Если же приказ оформляется на бланке должностного лица, то его должность в реквизите «подпись» испаряется совсем, остается только росчерк и его расшифровка.

Печатью подпись на приказе / распоряжении не заверяется.

См. статью «Оформление реквизита "подпись" », учитывающую требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

Реквизит 25 «отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона (внутренний или полный). Она может дополняться наименованием должности, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Оформляется обычно на последнем листе документа от границы левого поля ближе к нижнему полю документа, чтобы выше поместились подпись и визы согласования (см. Примеры 3 и 4). Если на лицевой стороне последнего листа для этого не осталось места, то исполнителя можно указать и на его обороте внизу слева.

Наличие такой отметки избавляет подписанта от лишнего общения, большая часть вопросов по документу при их возникновении будет задана исполнителю, подготовившему проект. Новый ГОСТ правильно рекомендует указывать его имя и отчество полностью (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) – так сразу становится ясно, как обращаться к человеку.

См. новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию » с адресом в Интернет, по которому можно ознакомиться с текстом нового ГОСТ