Пошаговая инструкция по оформлению выписки из трудовой книжки и ее образец

Выписка из трудовой книжки выдается работодателем по требованию сотрудников. Каждый работник имеет право запросить такое документальное подтверждение своего стажа без объяснения причин неограниченное количество раз. Работодатель отказать в удовлетворении этого пожелания не может, так как соответствующее право сотрудников закреплено ст.62 ТК РФ.

Форма выписки из трудовой книжки

Выписка может понадобиться для предоставления в судебные органы, в банк при оформлении кредита, в учреждение социальной защиты населения при назначении пособия, в Пенсионный фонд для начисления пенсии или ее перерасчета. Выдача визы и загранпаспорта также не обходится без подтвержденных сведений о стаже работы человека.

Выписка из трудовой книжки, образец которой каждое предприятие разрабатывает самостоятельно, оформляется только при наличии письменного заявления работника на имя руководителя. Заявление составляется в свободной форме с указанием периода, за который необходимо отражение стажа работы. Далее на заявлении руководство компании проставляет визу, издается приказ о выдаче выписки сотруднику, приказом назначается ответственное лицо, начинается подготовка документа.

Для выписки характерно наличие таких обязательных параметров:

• Реквизитов предприятия в верхней части первой страницы;
• Названия документа по центру страницы;
• Персональных сведений о сотруднике;
• Таблицы с перечнем мест работы, расположенных в хронологическом порядке, за требуемый промежуток времени.

Выдается выписка из трудовой книжки, образец заполнения которой должен быть в точности известен кадровой службе, в течение 3 рабочих дней от даты заявления. Под выпиской обязательно ставится подпись ответственного лица (но для суда, посольства и некоторых других органов требуется подпись не кадровика, а руководителя предприятия) и печать. В случае отсутствия у организации своего штампа допускается выдача выписки без него.

Выписка из трудовой книжки: бланк и его заполнение

Формат создания выписки определяется руководством предприятия. Это может быть рукописный документ, набранный на компьютере или отснятые копии отдельных страниц книжки, заверенные особым образом. На бланке указывается название предприятия, его адрес и реквизиты, фамилия, имя и отчество сотрудника с указанием даты его рождения, специальности, должности и стажа на конкретную дату.

Далее выписка из трудовой книжки содержит табличную часть. В ней приводятся места работы и должности в хронологической последовательности. Перечисление должно вестись в рамках указанного в заявлении работником периода. Минимальная продолжительность стажа в выписке будет 3 месяца, максимальный порог – с момента открытия трудовой книжки.

Обязательным условием является ссылка в конце табличной части или после нее на то, что данный сотрудник в настоящее время работает на предприятии. Выписка из трудовой книжки действительна в течение месяца. Досрочно утрачивается актуальность документа при увольнении или переводе сотрудника. Если выписка состоит из нескольких страниц, они нумеруются, прошиваются и все заверяются.

Выписка из трудовой книжки, образец

Ответственность за невыдачу выписки из трудовой книжки

Если работодатель отказывает в выдаче выписки из трудовой или задерживает процесс ее оформления, сотрудник вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. В этом случае возможно наложение штрафа в размере до 50 тысяч рублей на компанию и до 5 тысяч рублей на руководителя. При повторном нарушении сумма штрафов возрастает до 70 тысяч и 20 тысяч рублей соответственно. Выписка выдается под расписку с указанием основных сведений о документе в журнале учета трудовых книжек.

О том, как выглядит форма выписки из трудовой книжки и какие сведения должны содержаться в ней, мы вам расскажем в статье.

Чем выписка отличается от копии?

В делопроизводстве при оформлении справок часто используются два термина: “копия” и “выписка”. Копия призвана полностью воспроизводить информацию из подлинного документа. Что такое выписка из трудовой книжки? Образец приводим для ознакомления:

Прежде всего, это выдержка части документа. Соответственно, она представляет собой заверенные копии и страниц, которые содержат сведения о в нужный период. Для того, чтобы она имела юридическую силу, ее необходимо должным образом оформить и заверить.

Правила оформления

Она оформляется в отделе кадров предприятия, на котором трудится сотрудник. Может быть оформлена на специально разработанном для этого бланке.

В начале документа обязательно должны присутствовать данные, содержащиеся на титульной странице трудовой книжки:

• ФИО работника;
• дата рождения сотрудника;
• сведения об образовании;
• профессия;
• также вносится дата заполнения книги.

Далее заполняется таблица, где в хронологическом порядке указывается информация о профессиональном пути человека в определенный период. Все записи должны соответствовать информации, указанной в его трудовой книжке. Если в выдержке необходимо указать сведения о последнем месте работы сотрудника, в нее вносится запись: “работает по настоящее время”.

Как заверяется выписка?

Этот документ необходимо заверить. Только после этого он выдается на руки сотруднику, который в нем нуждался. Делается это следующим образом. Если страница одна, то именно на ней ставит свою подпись кадровик. Также на ней ставится печать компании.

Если документ состоит из нескольких листов, их нужно прошить и пронумеровать. В этом случае подпись ставится на каждом листе. На последнем листе также вносится информация о количестве листов. На нем же ставится подпись заверителя, подкрепленная печатью компании. Для более полного понимания того, как сделать выписку из трудовой книжки, образец для скачивания.

Для обращения в суд, банк, пенсионный фонд и другие инстанции сотруднику может понадобиться заверенная выписка из трудовой книжки: образец оформления документа и пример дающего старт процедуре заявления вы найдете в статье.

Из статьи вы узнаете:

Что делать, если сотрудник обратился с просьбой о выписке из трудовой книжки? Отказывать нельзя - по закону работодатель обязан оформить документ и выдать его в установленные сроки. Попросите работника подать заявку в письменном виде. В заявлении, написанном в свободной форме, указывается тип требуемого документа и период, за который извлекаются сведения. А вот причину запроса указывать вовсе не обязательно, тем более что существует множество разных ситуаций, когда без выписки не обойтись.

Зачем нужна выписка из трудовой книжки

Выписка из трудовой книжки (бланк-2018 скачать можно бесплатно) понадобится, если сотрудник планирует:

• оформить заграничный паспорт или визу для поездки за рубеж;
• обратиться за назначением пенсии ;
• взять кредит или ипотеку в банке;
• получать пособия или льготы через органы социальной защиты;
• доказать место работы в ходе судебного процесса и т.д.

Скачайте документы по теме:

Какой бы ни была причина обращения за выпиской, в соответствии с ч.1 ст.62 ТК РФ и п.7 «Правил», утвержденных постановлением правительства РФ №225 от 16.04.2003г., работодатель обязан пойти навстречу. Количество таких обращений не ограничивается законом, плата за оформление документа не взимается. Даже если сотрудник приходит с аналогичной просьбой третий раз за месяц, кадровик не вправе ему отказать.

Отвечает Иван ШКЛОВЕЦ,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Помимо копии документа, сотрудник может запросить выписку из него 9ст.62 Правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16 апреля 2003г. №225). Выписка отражает часть текста или полное содержание подлинника. Как правило, выписку оформляют в тех случаях, когда изготовление копии документа…

Задайте свой вопрос экспертам

Как оформить выписку из трудовой книжки-2018 (образец)

Не путайте выписку с копией. При изготовлении копии документа копируются все страницы, в то время как выписка содержит только данные, необходимые сотруднику в данный момент - например, о текущем месте работы. Таким образом, делать выписки можно даже из приказов и договоров, содержащих персональные данные других лиц - извлекается только информация, касающаяся одного конкретного человека, следовательно, закон не нарушается.

Выписка оформляется на основании заявления с визой руководителя организации. Сначала издается приказ в свободной форме. Исполнителем назначается делопроизводитель или сотрудник отдела кадров, занимающийся ведением и учетом трудовых книжек . Не забудьте вписать в приказ его должность, фамилию, имя, отчество и табельный номер. Как только распоряжение будет отдано, можно переходить ко второму этапу.

Унифицированной формы выписки не существует. Работодатель сам решает, как должен выглядеть документ в каждом конкретном случае. Обычно используется фирменный бланк компании, на который переносятся запрашиваемые сведения из трудовой книжки, а также данные о ее владельце, переписанные с титульного листа . Рекомендуется подавать их в форме таблицы с записями о периодах работы и ссылками на документы-основания. Так выглядит примерный образец выписки из трудовой книжки (образец оформлен для сотрудницы, запросившей только сведения о текущем месте работы):

Очень важно правильно заверить бланк: указать дату оформления, написать, что оригинал трудовой книжки хранится у работодателя (согласно письму Роструда №ПГ/9518-6-1 от 20.12.2012г.), поставить печать организации и подпись ответственного должностного лица. Причем вовсе не обязательно заверять выписку подписью директора, если инстанция, для которой она готовится, на этом не настаивает. Уточните у сотрудника, для каких целей ему понадобилась выписка. Если для суда, то подпись директора необходима, если нет - достаточно подписи начальника отдела кадров или сотрудника, уполномоченного заниматься трудовыми книжками.

Что касается печати, то сегодня далеко не все организации ее используют . Как правило, на бланке ставится печать компании или кадровой службы. Но если уставными документами компании предусмотрено отсутствие печати, единственными заверительными реквизитами считаются подписи должностных лиц. Учтите, что в этом случае сотрудник может дополнительно попросить официальную справку об отсутствии печати для предъявления по месту подачи выписки, и будьте готовы ее предоставить.

Ответ подготовлен совместно с редакцией

Отвечает Нина КОВЯЗИНА,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Закон не ограничивает количество печатей, которые могут быть у организации. Поэтому для оптимизации рабочего процесса работодатель по своему усмотрению вправе вводить дополнительные печати структурных подразделений, в том числе печать отдела кадров…

В соответствии с законодательством трудовые отношения работодателя с сотрудником, проработавшим не менее пяти дней, должны быть отражены в трудовой книжке, которая остается у работодателя, вернее, в отделе кадров предприятия, на протяжении всего срока, в течение которого сотрудник осуществляет рабочую деятельность на данном предприятии. Трудовая книжка - важный документ, отражающий информацию о работе и занимаемых должностях отдельного лица. Ответственность за сохранность такого документа возлагается на руководителя учреждения либо лицо, назначенное руководителем организации ответственным за хранение, обработку и выдачу трудовых книжек. По тем или иным причинам при различных обстоятельствах гражданам могут требоваться данные, отраженные в данных документах. В таком случае отдел кадров предприятия организации обязан предоставить сотруднику выписку из трудовой книжки.

Бланк, отражающий полноту имеющихся сведений о работе, может потребоваться в целом ряде случаев:

• устройство на новое место работы;
• получение кредита;
• оформление пенсии;
• оформление заграничного паспорта;
• оформление отдельных видов пособий;
• оформление визы другого государства.

Во всех перечисленных случаях требуется предоставление сведений о работе конкретно взятого гражданина. Работающий гражданин вправе представить такие сведения посредством предоставления бланка справки, оформленной должным образом либо посредством заверенных копий самого документа, подтверждающего рабочую деятельность конкретно взятого гражданина.

Как сделать выписку из трудовой книжки

Выдается выписка из трудовой книжки на основании поступившего заявления сотрудника на имя руководителя не позднее чем в 3 дня с момента поступления заявления, согласно ст.62 ТК РФ. В таком заявлении необходимо подробно указать, какие сведения и за какой временной промежуток требуются. На основании заявления сотрудник отдела кадров производит оформление бланка требуемой справки. При подготовке документации необходимо руководствоваться определенными правилами, в соответствии с которыми должна быть оформлена справка:

1. Оформляется на фирменном бланке компании.
2. Должна содержать информацию о работодателе - полное наименование, юридический адрес, контакты.
3. Сведения о рабочей деятельности сотрудника за требуемый период времени, включая конкретизацию мест работы, занимаемые должности, стаж.
4. Сведения о лице согласно титульному листу трудовой книжки - Ф.И.О., специальность, образование, дата рождения.
5. Сведения о работе указываются в хронологическом порядке. В конце указывается текущее место трудоустройства.
6. Дата составления.
7. Выписка заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Вот таким образом выглядит образец документа, который подлежит использованию в 2017 г.:

Важно! В тех случаях, когда справка состоит из нескольких страниц, документацию необходимо пронумеровать, прошить и заверить.

Период охвата

В такой бланк может быть включен как и весь период рабочей деятельности, так и конкретно взятый, например, только касательно текущего места трудоустройства. Необходимо знать, что при смене места работы или изменений в занимаемой должности выписка из трудовой книжки автоматически аннулируется. Помимо такой справки можно использовать заверенные копии трудовой книжки, но в таком случае копии придется предоставить на все имеющиеся страницы, тогда как в выписке можно отразить информацию только за требуемый период времени. Копии заверяются руководителем организации или ответственным лицом посредством проставления росписи и печати на ксерокопии с разворота и последнего заполненного листа. Образец того, как заверить копию с трудовой книжки в 2017 г.:

Справка с учетом работы по совместительству

Одним из наиболее сложных моментов является предоставление сведений о работе, когда лицо трудоустроено одновременно в нескольких местах, имея основное место работы и работу по совместительству. Трудовая книжка в таком случае находится в отделе кадров основной работы, при этом сотрудник отдела кадров должен вносить в нее сведения о дополнительном месте трудоустройства, а также предоставлять выписки при необходимости с учетом места совмещенной занятости. Таким образом, выписка из трудовой книжки при трудоустройстве гражданина в двух местах, одно из которых основное, другое - совмещенное, должна в себе содержать информацию как об основном месте трудовой деятельности, так и дополнительном по совместительству.

При совмещении должностей

Ситуации, в которых сотрудник совмещает личные должностные обязанности с чужими, например, замещая отсутствующего по причине отпуска или болезни коллегу, никак не отражаются в справке о рабочей деятельности. Указываются лишь данные, перечисленные выше, то есть те, которые непосредственно касаются сотрудника, которому требуется подобная справка. Замещение коллег с временным возложением чужих должностных обязанностей может быть отражено лишь в сумме оклада, где сотруднику причитается определенный процент от заработной платы отсутствующего работника.

Нюансы, которые следует учесть

И работодателю и сотруднику на момент оформления документов необходимо учитывать важные детали. Работодателю следует ответственно отнестись к следующим нюансам:

1. Необходимо соблюдение установленных правил оформления.
2. Необходимо соблюдение сроков - 3 дня с момента получения обращения от работника на предоставление данной справки.
3. Бесплатность услуги.

В свою очередь, работник должен обратить внимание на следующее:

1. Необходимость написания заявления на предоставление справки.
2. Точное указание касательно требуемой информации, в частности, периода.
3. Необходимость наличия представления о том, каким образом должен выглядеть бланк для своевременного устранения недостатков, ошибок или неточностей.

Выписка из трудовой книжки – заверенные копии главного листа и страниц с требуемой информацией. После получения заявления от работника работодатель обязан представить справку в течение 3-х дней. Такой документ может потребоваться:

• когда есть потребность взять деньги в долг;
• при начислении пенсионных выплат;
• для судебного процесса;
• при подаче документации в управление социальной защиты;
• для оформления загранпаспорта и прочих документов для взаимодействия с госорганами.

Сотрудники отдела кадров организации знают, как сделать выписку, чтобы она соответствовала действующим требованиям. Оформляется и выдается документ согласно нормам ТК и Постановления Правительства №225. Работник должен получать справку бесплатно без указания целей в ее надобности.

Какая форма документа

Выписка оформляется на специальном бланке организации, где числится работник. Она должна быть заверенная сотрудником кадрового отдела. В случае большого количества листов они прошиваются. На последней странице делается отметка о количестве листов, ставится подпись заверителя и печать компании.

В верхнем углу справа размещается штамп организации или пишутся контактные данные. Внизу указывается серия и номер, а также личная информация работника, претендующего на документ. Затем составляется таблица, в которую вносятся необходимые данные. При заполнении выписки потребуется указать информацию о сотруднике:

• Число, месяц и год рождения;
• Информацию об образовании;
• Профессию.

Процедура оформления выписки

Для получения выписки потребуется от работника написать заявление о конкретном периоде и подать его руководителю. На его основании работодатель принимает решение по удовлетворению требования сотрудника. При положительном исходе на заявлении ставится дата, когда был рассмотрен документ и печать. Выдача выписки осуществляется сотрудником отдела кадров с его личной подписью. Она представляет собой не копию всей трудовой книжки, а только определенные страницы, на которых отображается временной период и место работы.

Наш сайт позволяет скачать бланк выписки из трудовой книжки. Воспользовавшись удобным поиском можно загружать другую документацию, которая поможет решать вопросы в различных сферах. Опытные специалисты предоставят образец заполнения документа и проконсультируют по возникшим вопросам.

Скачать выписку

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Выписка из трудовой книжки образец заполененя