Главная Трудовое право Пошаговое составление графика отпусков. Как составлять график отпусков – возможные ошибки и их решение. Что отражать в графике

Пошаговое составление графика отпусков. Как составлять график отпусков – возможные ошибки и их решение. Что отражать в графике

17 декабря – последний день утверждения графика отпусков, ведь он должен быть подписан руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Осталось совсем немного времени, чтобы успеть грамотно его составить.

Организуем работу по составлению графика

В графике отражаются сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам. Разработка графика отпусков занимает у кадровой службы много времени. Организовать работу по сбору и обработке необходимых данных можно по-разному. Кому-то удобно поручить это отдельному специалисту по кадрам, который будет занят графиком «от и до». Другим удобнее распределить обязанности: закрепить за каждым сотрудником отдела кадров по одному или несколько структурных подразделений.

Составление графика – дело ответственное, в нем нужно учесть многое: и пожелания работников о датах отпуска, и потребности производственного процесса, и нормы трудового законодательства. Порядок разработки графика, условия и правила предоставления отпусков целесообразно отразить в локальных нормативных актах организации (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре). В инструкции по кадровому делопроизводству можно подробно описать процедуру заполнения графика отпусков как на этапе его создания, так и в процессе ведения в течение года. Если в локальных нормативных актах организации порядок разработки графика отпусков не прописан, начать его подготовку стоит с издания приказа, в котором нужно указать:

на кого возложена обязанность по подготовке графика отпусков (график подписывает руководитель кадровой службы, но работы по подготовке может вести специалист по кадрам);
в какой срок работники должны предоставить свои пожелания относительно отпусков;
срок, к которому руководители структурных подразделений должны согласовать пожелания работников с производственными планами отделов;
срок, к которому проект графика нужно представить на утверждение руководителю.

График отпусков должен учитывать особенности производственного процесса организации, обеспечивать его непрерывность и взаимозаменяемость работников. Трудовой кодекс дает для этого все возможности, ведь очередность предоставления отпусков определяет работодатель (ст. 123 ТК РФ). Для того чтобы избежать споров и разногласий с работниками, порядок определения очередности отпусков следует прописать в локальном нормативном акте (ПВТР или коллективном договоре). Так, например, в нем стоит предусмотреть, что руководители структурных подразделений не должны находиться в отпуске одновременно со своими заместителями. В каких-то организациях может быть установлено, что ежегодный отпуск предоставляется работникам только в определенные месяцы (например, в образовательном учреждении предоставление отпуска в осенне-зимне-весенний период негативно повлияет на процесс обучения). Возможна ситуация, когда работодателю выгодно отправить в отпуск большую группу работников одновременно (например, производитель оконных конструкций в связи с низким спросом на продукцию может запланировать отпуск всех сотрудников производственного отдела на период с 12 января по 8 февраля). Для большинства организаций оптимальным вариантом является равномерное распределение отпусков работников в течение года.

Проект графика отпусков готовит кадровая служба организации. Удобнее всего делать это, используя видоизмененный бланк графика отпусков (Приложение 1). Прежде всего, необходимо проанализировать «отпускные истории» и определить на какое количество дней отпуска в следующем году вправе рассчитывать каждый сотрудник, есть ли работники льготных категорий, которые пользуются преимуществами при установлении очередности отпусков. После этого данные по сотрудникам передают руководителям структурных подразделений, которые должны выяснить пожелания работников о времени ухода в отпуск и разделении отпуска на части, а также согласовать эти пожелания с планами подразделения на год, установив оптимальную очередность отпусков. На основе проектов структурных подразделений кадровая служба готовит сводный график отпусков организации и передает его на утверждение руководителю.

Что включить в график

В график отпусков нужно включить:

ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
отпуск, который не был использован работником в течение текущего года и был перенесен на следующий год.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для некоторых категорий работников законодательство предусматривает отпуска большей продолжительности – удлиненный основной отпуск. К таким категориям относятся в частности:

работники в возрасте до 18 лет. Они имеют право на отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
инвалиды. Им устанавливают отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
педагогические работники. Продолжительность их отпуска зависит от должности и вида образовательного учреждения и составляет от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 «О продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам»);
государственные гражданские служащие имеют право на отпуск от 30 до 35 календарных дней в зависимости от должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Помимо основного некоторым сотрудникам могут предоставляться ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Такие отпуска предоставляются работникам:

занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
имеющим особый характер работы;
с ненормированным рабочим днем;
работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Кроме отпусков, предусмотренных законодательными актами, работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, утвердив порядок их предоставления в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным (ст. 120 ТК РФ).

Пример. Гражданский служащий Тропинин В.В. имеет право на:

удлиненный отпуск (30 календарных дней);
дополнительный отпуск за выслугу лет (8 календарных дней);
дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день (3 календарных дня);
дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда (7 календарных дней).

Значит, в графике нужно запланировать отпуск продолжительностью 48 календарных дней (полностью или, по соглашению с работником, разделив отпуск на части).

При составлении графика нужно проверить, есть ли в организации работники, которые имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время – их отпуск планируют в графике в первую очередь. К таким работникам относятся в частности:

несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Однако стоит помнить, что даже в том случае, если отпуск был запланирован в графике отпусков строго в соответствии с пожеланиями работника, принадлежащего к вышеуказанной категории, он имеет право в любой момент года изменить свое решение и написать работодателю заявление с просьбой предоставить отпуск с другой даты. Отказать в переносе отпуска такому работнику нельзя.

График отпусков – сводный документ. И хотя он составляется на календарный год (в данном случае на 2015 год), планируемый период отпуска каждого работника относится к его индивидуальному рабочему году.

Пример. Секретарь Петрова И.В. принята на работу 19 июня 2014 года. В графике отпусков должен быть запланирован ее отпуск за период с 19.06.2014 по 18.06.2015. Отпуск за следующий рабочий год (с 19.06.2015 по 18.06.2016) может предоставляться в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). Его можно запланировать:

в графике отпусков на 2015 год (после 19.06.2015);
часть отпуска по соглашению с работником можно включить в график на 2015 год (после 19.06.2015), а часть оставить на 2016 год;
в графике отпусков на 2016 год (до 18.06.2016).

Как видим, отпуск работнику может быть запланирован как полностью, так и по частям. При разделении отпуска на части необходимо соблюсти требования статьи 125 ТК РФ. Во-первых, хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Это требование обусловлено медицинскими причинами: для того чтобы восстановиться после трудовых свершений, человеку необходим полноценный продолжительный отдых. Во-вторых, разделение отпуска на части возможно только при достижении соглашения между работником и работодателем. Если одна из сторон трудовых отношений против этого, то дробить отпуск нельзя. Согласие работодателя на разделение отпусков подтверждает подпись руководителя в графике (или в приказе на отпуск, если отпуск предоставляется не по графику). В каком документе должно быть отражено согласие работника – законодательством не установлено. На практике организации используют для получения подтверждения согласия работника разные способы:

Способ 1. До утверждения графика отпусков работник пишет заявление с просьбой о разделении отпуска на части, указывает даты начала и продолжительность частей отпуска, а работодатель ставит резолюцию «Разрешить. Подпись. Дата». Хороший способ, если инициатива о разделении отпуска исходит от работника. В противном случае речь идет о принуждении, что недопустимо.

Способ 2. Разрабатывая график отпусков, работодатель направляет работнику предложение разделить отпуск на части, указывает даты частей отпуска и их продолжительность, а работник ставит отметку «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи. Дата». Этот вариант предпочтителен, когда инициатива о разделении отпуска исходит от работодателя, и полностью соответствует духу закона: есть предложение, есть ответ на него, соглашение сторон налицо. К сожалению, этот способ самый затратный по времени.

Способ 3. Форма графика отпусков дополняется столбцом «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи». Предполагается, что одной своей подписью работник соглашается и с датами начала отпуска, и с самим фактом разделения отпуска на части. Это достаточно распространенный способ, требующий минимальных временных затрат. Однако он не совсем корректен. Представьте: десять работников отдела расписались в столбце, а один категорически отказывается, не хочет делить отпуск на части. Вы не имеет права его заставить. Что делать? Составлять новый график? Заново собирать подписи работников? Тем более что график уже утвержден руководителем (ведь знакомят с вступившим в силу документом). Да и как можно утверждать документ, если не выполнено требование законодательства о достижении соглашения между работником и работодателем?

Некоторые организации прописывают в Правилах внутреннего трудового распорядка пункты о том, что отпуск работникам предоставляется два раза в год продолжительностью 14 календарных дней. Предполагается, что подпись работника об ознакомлении с ПВТР и есть его согласие на разделение отпуска на части. Однако это ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством, а значит, не может применяться согласно статье 8 ТК РФ. Не забывайте, что ПВТР – это документ, содержащий правила, установленные работодателем, и выражающий его волю, а вовсе не соглашение между сторонами трудовых отношений. То, что он принимается с учетом мнения представительного органа работников, ситуацию не меняет, ведь, например, приказы об увольнении, изданные с учетом мнения профсоюза, по-прежнему остаются распорядительными документами работодателя, а не становятся соглашениями о расторжении трудового договора.

Вопрос. Савельев А.В. принят на работу 12.12.2014. Нужно ли включать его в график отпусков на 2015 год?

Ответ. Право работника на оплачиваемый отпуск возникает через 6 месяцев его непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон работодатель может предоставить ежегодный отпуск и до истечения этого срока. Некоторым категориям сотрудников работодатель обязан по их заявлению предоставлять ежегодный отпуск независимо от стажа работы в организации (несовершеннолетним, совместителям и др.). В рассматриваемом случае право на отпуск возникнет у работника с 12.06.2015. В графике отпусков на 2015 год нужно запланировать его отпуск после вышеуказанной даты. Отпуск может быть запланирован полностью (28 календарных дней) или по соглашению с работником разделен на части (например, 14 календарных дней может быть запланировано в 2015 году, а оставшиеся дни в 2016 году).

Вопрос. Как запланировать отпуск совместителя?

Ответ. Бывает непросто запланировать отпуск совместителя, ведь точная дата его ухода в отпуск по основному месту работу известна не всегда (например, если разработка графиков отпусков ведется в организациях параллельно или на основной работе формально подходят к вопросу отпусков). Трудовой кодекс в этом случае категоричен: отпуск нужно предоставить одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Запланируйте в графике начало отпуска со слов работника, но будьте готовы к тому, что его, вероятно, придется переносить, и учтите это при планировании отпусков других работников того же подразделения.

Вопрос. Обязательно ли включать в график отпусков женщин, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком?

Ответ. Многие организации включают в график отпусков всех работников, в том числе женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Законом это не запрещено, но и не обязательно. В сущности, невозможно реально запланировать их отпуска, ведь они могут прервать свой отпуск по уходу в любой момент, кроме того, неизвестно когда они захотят использовать ежегодный отпуск. В случае выхода такой женщины на работу удобнее предоставить ей отпуск по заявлению.

Вопрос. Как поступить с неиспользованными отпусками? Например, инженер-технолог Петров В.Г. не ходил в отпуск уже два года. Можно ли включить эти отпуска в график? И правда ли, что не использованный в течение двух лет отпуск «сгорает»?

Ответ. Не использованные ранее отпуска можно включить в график отпусков либо предоставить их по соглашению с работником по его заявлению (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Включение в график более удобно, так как позволяет наглядно оценить, сколько таких отпусков накопилось в организации. Отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ), в исключительных случаях перенесения отпуска на следующий рабочий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Например, если работник был принят 01.02.2014, отпуск ему должен быть предоставлен (а работник должен его использовать) не позднее 31.01.2016. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а работники в возрасте до 18 лет и работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда должны использовать отпуск ежегодно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Конечно, если отпуск по каким-то причинам не был предоставлен, он вовсе не «сгорит», работник сохранит на него право, но работодатель в этом случае может быть наказан при проверке ГИТ или в судебном порядке.

После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для исполнения (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Это означает, что работодатель обязан предоставить работнику отпуск в срок, указанный в графике, а работник обязан этот отпуск использовать. Любые отклонения от графика должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом и отметкой в графике. Работников, принятых на работу после утверждения графика можно включать в график отпусков на основании приказа или предоставлять таким работникам отпуск по заявлению.

Оформляем документ

Форму графика отпусков организация может разработать самостоятельно, при этом необходимо соблюсти требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эта статья содержит перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. При разработке своей формы графика за основу целесообразно взять унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в случае необходимости удалив из нее ненужную информацию и дополнив необходимыми графами. Например, можно удалить из формы графика отпусков коды по ОКУД, по ОКПО и реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Дополнить график можно визой согласования документа с юридической службой или другими структурными подразделениями организации. В письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 говорится о допустимости дополнения формы № Т-7 графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска (образец заполнения такой формы приведен в Приложении 2). Разработанную форму должен утвердить руководитель организации по представлению бухгалтера (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На этапе составления графика кадровый работник заполняет графы 1–6. Наименование организации, структурных подразделений, должностей, фамилий, имен и отчеств работников указываются без сокращений. В графе 5 отражают продолжительность отпуска в календарных днях. Если отпуск предоставляется по частям, информация о каждой части отпуска оформляется отдельной строкой. В графе 6 ставят дату начала отпуска. В некоторых организациях принято указывать не дату начала отпуска, а весь его период, например, 01.04.2015–28.04.2015. Это не является нарушением.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации. При наличии профсоюза необходимо учесть мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 ТК РФ.

Трудовой кодекс напрямую не обязывает работодателя знакомить работников с графиком отпусков. Мнения экспертов по этому вопросу расходятся. Часть экспертов считает график отпусков локальным нормативным актом, а следовательно, ознакомить с ним сотрудников необходимо. Другие считают, что локальный нормативный акт устанавливает нормы общего характера для неопределенного круга лиц, а в графике отпусков мы указываем фамилии конкретных работников, следовательно, график нельзя относить к локальным нормативным актам и знакомить с ним работников не обязательно. На практике большинство организаций все же собирают подписи работников, ведь в этом есть практический смысл: ознакомление с утвержденным графиком дает работнику возможность узнать, было ли учтено его мнение о дате отпуска и, если это не так, спланировать отдых иначе. Ознакомить работников можно по-разному: включив в график дополнительную графу, собрав подписи в отдельном листе ознакомления или разместив график на информационном стенде организации.

Графы 7–10 заполняют от руки в течение года по мере предоставления отпусков. В случае предоставления отпуска не по графику в графе 8 указывают наименование и дату приказа, на основании которого переносится отпуск. В некоторых организациях принято указывать в качестве основания переноса отпуска по инициативе работника его заявление. Это неверно, для внесения изменений в утвержденный график необходим распорядительный документ, то есть приказ. В графе 9 указывают дату предполагаемого отпуска (в текущем году или в следующем). Графу 7 заполняют по мере фактического использования отпусков работниками (ведь в разных ситуациях отпуска могут предоставляться раньше графика, по графику или позже установленного графиком срока).

Графа 10 «Примечание» может содержать любую информацию, главное, чтобы она была понятна кадровому работнику. Здесь, в частности, можно указывать причину переноса отпуска (например, по заявлению работника; ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска; ч. 3 ст. 124 ТК РФ – если отпуск не предоставлен, потому что это неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации).

Оригинал графика отпусков хранится, как правило, в кадровой службе. Копия графика может потребоваться бухгалтерии или финансовой службе для нужд бухгалтерского или управленческого учета (чтобы оценить, сколько средств необходимо зарезервировать для выплаты отпускных в разные периоды года). Для остальных структурных подразделений организации можно подготовить выписки из графика – так им будет удобнее организовывать свою деятельность в течение года.

Срок хранения графика отпусков составляет один год (п. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства, то есть график отпусков на 2015 год нужно хранить до 31.12.2016.

График отпусков - это локальный нормативный акт, который определяет порядок предоставления отпусков.

График отпусков утверждается руководителем предприятия.

В графике отпусков указываются сведения о времени предоставления оплачиваемых отпусков работникам всех отделов организации на предстоящий календарный год с разбивкой по месяцам.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков дает право работникам на ежегодный отдых и помогает работодателю:

заранее оформить отпуск и своевременно выплатить в полном объеме, которые выдаются в срок не менее чем за три дня до начала отпуска в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ;

в случае необходимости найти подходящую замену уходящему в отпуск работнику;

следить за своевременностью предоставления работникам отпусков и не допускать накопления неиспользованных дней отпуска.

Если у сотрудника есть неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за работником сохраняется право использовать эти отпуска.

Такие отпуска нанимателю надо включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников под роспись.

Кроме этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска в срок не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Порядок составления и утверждения графика отпусков

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.

С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.

Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.

При этом отпуска, в которые работники уходят без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по месяцам.

В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.

Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.

графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.

графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.

графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.

графа 6 здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1 - 6 формы N Т-7 надо заполнить.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.

В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.

В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).

А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.

Графа 10 заполняется, если:

в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

работник был отозван из отпуска, и его часть будет перенесена на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.

В графе "Утверждаю" ставится подпись руководителя организации.

График отпусков утверждается на год.

В графе "Номер документа" указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.

Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе "Дата составления".

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации - работодателя.

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;

приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.

Журнал извещения сотрудников составляется, как правило, на один месяц.

График отпусков является тем документом, который всегда проверяет , так как отсутствие графика отпусков нарушает права сотрудников и не позволяет работникам организации планировать свой отдых.

Если в организации отсутствует график отпусков, то в этом случае нанимателя могут оштрафовать или приостановить деятельность компании за несоблюдение трудового законодательства.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

График отпусков: подробности для бухгалтера

Проверяем график отпусков по сотрудникам на 2018 год
Утвержденный график отпусков дополнительные оплачиваемые или неиспользованные отпуска сотрудников. Напомним, что график отпусков содержит... вносятся изменения в график отпусков. Необходимость внесения изменений в график отпусков может быть обусловлена... подпись. При получении выписок из графиков отпусков непосредственный руководитель ознакамливает подчиненных сотрудников... дней. * * * В заключение повторим, что график отпусков – документ, которым определяется очередность предоставления...
Составляем график отпусков
Учреждения 8». Порядок составления графика отпусков Отпуска работникам организации предоставляются, ... платы не отражаются в графике отпусков. График отпусков не только обеспечивает право... Создание документа «График отпусков» График отпусков в программе составляется с помощью документа «График отпусков» (раздел... Перенос отпуска» После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск... «Фактический отпуск» документа «График отпусков». В результате нажатия на ссылку...
Имеет ли право работающий инвалид 3 группы на отпуск в удобное для него время, а не согласно графику отпусков?
Определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... работники независимо от содержания графика отпусков при наступлении определенных обстоятельств имеют... должен соблюсти работодатель при составлении графика отпусков, чтобы ежегодный оплачиваемый отпуск... устанавливающей обязанность работодателя при составлении графика отпусков учитывать пожелания работников, если эти... предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска вне графика отпусков, и по соглашению сторон...
При формировании графика отпусков на следующий год должны ли быть отражены остатки неиспользованных отпусков сотрудников за прошлые периоды?
Определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения... . 123 ТК РФ). Коль скоро график отпусков составляется на календарный год, а... могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо... взгляд, смысл письма несколько иной. График отпусков представляет собой план того, кто... , что работодатель обязан вносить в график отпусков при его составлении не использованные...
Если работник не хочет идти в отпуск
Определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... сводный график. Составление проекта графика отпусков подразделения можно поручить руководителям этих... графиков кадровая служба составляет сводный график отпусков. Причем обязанность руководителей подразделений... уже составит единый график отпусков. Обратите внимание: При составлении графика отпусков следует учитывать... в ежегодном отпуске согласно утвержденному графику отпусков. Понятно, что привлечение к...
Нюансы предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска
Предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной графиком отпусков. Кроме категорий работников, нужно учитывать... в соответствии с очередностью, определенной графиком отпусков. Напомним, что форма названного... года. Ошибка 3. Отсутствие утвержденных графиков отпусков. Это нарушение трудового законодательства, ... . Например, если работодатель в графике отпусков без согласия работника зафиксирует разделение... применяются следующие способы: добавление в график отпусков графы, в которой работник...
Можно ли отказать работнику в предоставлении отпуска по истечении 6-ти месяцев работы, если отпуск не предусмотрен графиком?
Не предусмотрен графиком отпусков (работодателем не внесено изменений в график отпусков в отношении... не предусмотрен графиком отпусков (работодателем не внесено изменений в график отпусков в отношении... дополнений в график отпусков. На практике, когда возникает необходимость дополнить график отпусков данными... данного работника в график отпусков - при возникновении спора график отпусков может быть использован... работника во время, не предусмотренное графиком отпуском (смотрите разъяснения Роструда с...
Можно ли выплатить сотрудникам денежную компенсацию за неиспользованные отпуска прошлых лет
Нужно ли включать в график отпусков, прописано ли в положении и... предоставлены работнику либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, ... определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, ... , смысл письма несколько иной. График отпусков представляет собой план того, кто... что работодатель обязан вносить в график отпусков при его составлении не использованные...
Можно ли отказать работнику воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском, если он попросил его по истечении 6-ти месяцев непрерывной работы?
Определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... дополнений в график отпусков. На практике, когда возникает необходимость дополнить график отпусков данными о... графика*(2). Устанавливая обязательность наличия графика отпусков, закон не определяет при... отпуска данного работника в график отпусков - при возникновении спора график отпусков может быть использован... работника во время, не предусмотренное графиком отпуском (смотрите разъяснения Роструда с...
О чем не стоит забывать кадровику в конце года
Работе. Задача № 1: утверждаем график отпусков Согласно ст. 123 ТК РФ... определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом... РФ). Это значит, что график отпусков для них не является обязательным... числа работников все-таки составлять график отпусков. График отпусков – локальный нормативный акт, обязательный... о том, как составлять график отпусков, какие виды отдыха в... узнать из консультации « Пора составлять график отпусков ». Задача № 2: готовим статистическую...
То на 2019 год утвердить график отпусков нужно до 17 декабря 2018 ... составление с нарушениями требований законодательства) графика отпусков грозит компании штрафом: для должностных... типовой форме, могут не составлять график отпусков. Как рассчитываются отпускные? Порядок определения...
Оплата отпуска за счет созданного резерва
Этой целью в организации составляется график отпусков. Его соблюдение обязательно как для... , отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, но, как правило, большая часть...
Предоставление отпуска педагогическим работникам и расчет отпускных
Отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков, ежегодно утверждаемым работодателем с учетом... наступления календарного года. К сведению: график отпусков обязателен как для работодателя, так... изменения в форму Т-7 «График отпусков» (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от...

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
Затем проставить дату заполнения документа.
Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
несовершеннолетние сотрудники;
работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным как для работодателя, так и для работника. Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Подготовлен он должен быть к декабрю, так как утвердить его следует не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Например, график отпусков на 2018 год должен был быть утвержден не позднее 15 декабря 2017 года (17 декабря — воскресенье). Утверждается график приказом руководителя организации.

Если в организации есть профсоюз, то график должен быть утвержден с учетом его мнения.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендую пройти обучение на онлайн-курсе Контур.Школы « ». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

Что учитывать при составлении графика отпусков

Совет первый. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

Совет второй. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе.

Совет третий. Для составления графика воспользуйтесь унифицированной формой № Т-7 , утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

В графике отпусков отражаются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

Совет четвертый. Ознакомьте работников под роспись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то, что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Но в противном случае сложно требовать от работников его соблюдения. Ознакомить можно следующим способом: на оборотной стороне графика работники ставят свою подпись. В некоторых организациях заводят специальный журнал, который служит специально для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок, например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет пятый. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 указанной формы укажите, на основании какого документа отпуск работника переносится. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. В свою очередь дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Совет шестой. Если пришлось , внесите изменения в график. Основанием для внесения изменений будет согласие на отзыв, полученное работодателем от работника, а также приказ об отзыве.

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже, если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае, отзыв возможен только с согласия работника.

Совет седьмой. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее, при составлении, такая возможность не была учтена. Заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска и приказ о предоставлении этой части, будут служить основанием для внесения изменений в график отпусков.

Помните, что при делении отпуска на части, одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.

Совет восьмой. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика, время. В этом случае основанием будет являться заявление работника и приказ на отпуск.

Совет девятый. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальныйх-нормативных актах.

Совет десятый. Для вновь устроенных сотрудников составьте дополнительный график отпусков, либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика.

Если же несоблюдение графика приведет, наоборот, к ухудшению положения работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, работодатель не соблюдает график, и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течении двух лет подряд - это прямое нарушение трудового законодательства. В данном случае работодателя можно оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.

За отсутствие данного документа работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ . В этом случае штраф составляет:

для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Зачем нужен график отпусков

Наличие графика отпусков помогает в следующих случаях:

Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок. Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные следует выплатить не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
У работодателя есть возможность найти работника, который сможет выполнять на время отпуска отсутствующего сотрудника его должностные обязанности.
Работодатель может четко отследить количество использованных работниками отпусков, может видеть информацию о переносе неиспользованных отпусков.
В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о .

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Составление графиков отпусков сотрудников на грядущий календарный год с подписью руководителя производится в каждой организации не позже двухнедельного срока перед 1 января. Данное правило заложено в 123-й статье Трудового кодекса. То есть, например, 17.12.2016 г. - последняя дата его утверждения при составлении графика отпусков на 2017 год.

Что он содержит

Назначение его - отразить информацию о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого из работников. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Разработкой графика занимается кадровая служба, что отнимает у ее специалистов немало времени.

Организация процедуры сбора и обработки нужной информации может быть различной. В одних организациях данная работа поручается конкретно выделенному под это специалисту, в других обязанности распределяются иначе. Каждый из сотрудников отдела кадров ведает конкретными подразделениями.

Составление графика отпусков - процедура ответственная. Требуется учет большого количества факторов - от пожеланий самих работников касательно актуальных сроков до важных потребностей процесса производства. Одновременно необходимо следить за соблюдением норм трудового законодательства. Можно и нужно отражать порядок и все нюансы и условия относительно данного вопроса в основных локальных актах организации. То есть они должны быть прописаны на страницах коллективного договора или ПВТР.

Приказ о составлении графика отпусков: образец и главное содержание

Процедура заполнения такого графика обязана быть подробно описана в инструкции, касающейся вопросов кадрового делопроизводства. Если же она там отсутствует, работа должна начинаться с выхода соответствующего приказа - о составлении графика отпусков. Что он обязан содержать?

1. Ф. И. О. специалиста, на которого возлагается обязанность подготовки данного документа.

2. Сроки согласования с работниками их конкретных пожеланий относительно дат начала отпуска каждого.

3. День, к которому руководитель структурного подразделения утрясает вышеупомянутые пожелания с планами производственных работ каждого отдела.

4. Срок предоставления проекта графика руководству на утверждение.

Ниже мы предлагаем взглянуть на образец составления графика отпусков в виде соответствующего приказа.

Главные принципы работы

Какие требования обязательно должны приниматься во внимание при составлении графика отпусков? Он обязан подразумевать особенности производства, соблюдение технологии работ и принцип взаимозаменяемости сотрудников. Возможности этого заложены Трудовым Кодексом РФ. Во избежание разногласий и споров очередность отпусков с порядком ее определения в обязательном порядке прописывается в коллективном договоре или другом нормативном локальном акте. Например, обязательно указание невозможности одновременного ухода в отпуск руководителя подразделения и его зама.

В зависимости от специфики организации на документальном уровне может быть зафиксировано предоставление ежегодных отпусков лишь в течение определённых месяцев. Например, в школах они бывают только летом, иначе процесс обучения может быть дезорганизован. Бывают ситуации, когда удобно отправить отдыхать сразу большую часть коллектива. Это часто связано с сезонными подъемами и затишьями в работе того или иного производства.

Но в большинстве случаев оптимальный вариант - относительно равномерное распределение отпусков на протяжении календарного года.

С чего начать?

Каковы основные правила составления графика отпусков? Подготовкой проекта его в организациях обычно занимается кадровая служба. Для удобства используются специальные бланки. В современных условиях общеприняты компьютерные программы для составления графика отпусков. На предварительном этапе анализируется информация об использовании их сотрудниками за прошлый период с определением возможного количества дней отдыха на текущий год. Уточняется наличие работников, относящихся к льготным категориям и имеющих право на преимущество в очередности.

Затем данные по сотрудникам передаются руководству отдельных подразделений. Задача их - уточнить мнение работника при составлении графика отпусков (каждого лично) касательно даты ухода или возможности разделения на части. Такие пожелания должны быть разумно согласованы с планами работы подразделения в течение года, на основе чего вырабатывается оптимальная очередность. Таким образом, все отделы утрясают собственные проекты.

Собрав результаты воедино, кадровая служба занимается подготовкой на их основе сводного графика отпусков на всю организацию, который затем передается для утверждения руководству.

Что обязательно для включения

Туда включаются оплачиваемые ежегодные отпуска - основной и дополнительный, а также те календарные дни, которые остались неиспользованными сотрудниками в текущем году. Стандартная длительность основного отпуска - 28 дней (календарных) Часть категорий работающих по закону пользуется отпусками большей продолжительности. О ком идет речь?

Несовершеннолетние (до 18 лет) работники, согласно 267-й статье Трудового кодекса, пользуются правом отпуска длиной в 31 календарный день. Отпуска инвалидов, по 23-й статье ФЗ № 181, касающегося вопросов социальной защиты этой категории, не должны быть короче 30 дней. и других педработников - от 42 до 56 дней (во всех случаях речь идет о днях именно календарных) в зависимости от вида ОУ (детский сад, школа) и должности. Данное положение регламентируется статьей 334 ТК РФ, а также специальным Постановлением правительства № 724, принятом в 2002 году.

Права предусматривают отдых в течение 30-35 дней ежегодно на основании ФЗ № 79, принятого в 2004 году.

О дополнительных отпусках

Выше речь шла об основных ежегодных оплачиваемых отпусках. Кроме того, согласно 116-й статье ТК РФ, существуют ещё и дополнительные отпуска. Право на них имеют те, кто занят на опасных и вредных работах (или имеющих особый характер), трудятся в ненормированных условиях, в местностях Крайнего Севера и т. п., а также в некоторых других конкретных случаях, оговоренных законом.

Каждый из работодателей, учитывая свои финансовые и производственные возможности, имеет полное право устанавливать работникам дополнительные отпуска по собственной инициативе. Порядок такой процедуры, как и типовые правила составления графика отпусков, утверждается коллективным договором с учётом мнения профсоюзной организации. При расчете общей длительности суммируют дни дополнительных отпусков с основными и отражают в графике.

О льготных категориях

Составляя его, не следует забывать о том, что в организации могут быть работники, имеющие право на отпуск в то время, которое удобно для них. Начать составлять график следует непосредственно с этих людей. Кому же светит такая привилегия?

1. Несовершеннолетним, не достигшим 18 лет (по ст. № 267 ТК).

2. Работникам-совместителям (отпуска на основной работе и дополнительной должны совпадать по времени - статья 286 TK).

3. мужа и жены в данном случае обязаны совпадать - статья 11 ФЗ № 76 о статусе военнослужащих).

4. Женщинам до или непосредственно после отпуска, положенного по беременности и родам, или по окончании отпуска, дающегося для длительного ухода за ребенком - статья № 260 TK.

5. Тем работникам, чьи жены используют отпуск по беременности и родам - статья 123 TK.

Даже согласовав все даты и сроки с представителями вышеупомянутых категорий, руководитель должен быть готов к ситуации, когда кто-то из них в течение года поменяет принятое решение и подаст заявление на отпуск с другой даты. Права отказа в данном случае начальник не имеет.

Порядок составления графика отпусков в отдельных случаях

Планировать отпуска работники могут и целиком, и по частям. Разделяя его, следует придерживаться требований 125-й статьи Кодекса. Они заключаются в следующем: как минимум одна из частей должна равняться 14 календарным дням или более. Причина проста и связана с заботой о здоровье граждан. Срок восстановления после напряженной работы в течение года для человека составляет не менее двух недель.

Другой нюанс - подобное разделение по частям отпускного времени возможно лишь по согласованию между работником и руководством. Если кто-то один из них против, раздробить отпуск нельзя. Свое согласие на подобное разделение руководитель подтверждает подписью в графике или приказе отпусков. А где именно расписывается другая сторона - работник - законом не регламентируется. В конкретных организациях пользуются для получения данного подтверждения разными методами.

1. Когда инициатива разделения отпуска - дело работника, им подается заявление с просьбой об этом. Это делается до той даты, когда график должен быть утвержден. В случае согласия работодателя на заявлении им проставляется резолюция "разрешить" с датой и подписью.

2. В ситуации инициативы со стороны руководства при разработке отпускного графика работодателем может быть предложено сотруднику разделение основного отпуска на нужное количество частей с указанием дат начала и окончания каждой из них. Если инициатива встречает понимание, подчиненному предстоит подтвердить - "ознакомлен и согласен" - точно так же, с собственной подписью, ее расшифровкой и текущей датой. Такая форма достижения соглашений соответствует юридически принятым нормам. Но данный способ требует некоторых временных затрат.

3. В форме графика вводится дополнительная колонка - "ознакомлен и согласен" - и строки, предусмотренные для подписей работников с расшифровкой. Расписавшись, сотрудник подтверждает отсутствие претензий по датам отпуска и фактам возможного разделения его по "кускам". Таким образом, экономится рабочее время.

Обратите внимание

Способ этот относится к повсеместно распространенным, но тут существуют некоторые нюансы. Полностью корректным назвать его нельзя. Допустим, получены подписи всех сотрудников, кроме одного. При категорическом отказе заставить его руководство права не имеет. Придётся либо составлять новый график, либо озаботиться сбором подписей всех остальных повторно. То есть данный способ с точки зрения закона достаточно сомнителен.

В некоторых организациях уже в правилах внутреннего распорядка прописан пункт о предоставлении отпусков дважды в год (каждый равен 14 календарным дням). По умолчанию подразумевается подпись сотрудника при ознакомлении с данным документом в качестве согласия на подобное разделение. Но статья 8-я ТК РФ расценивает это как ухудшение положения работающего. Дело в том, что ПВТР - организации, и выражает лишь волю руководителя, но не является соглашением сторон трудовых отношений. Данного его статуса не меняет и учет мнения представителей профсоюза.

О новичках, совместителях и мамах с детьми

Что следует знать относительно вновь принятых сотрудников? Право на оплачиваемый отпуск появляется через полгода непрерывной деятельности в данном месте (122-я статья ТК). По соглашению с работодателем этот срок может быть уменьшен. Для определённой категории работающих (несовершеннолетних, совместителей и т. п.) он не зависит от стажа в данной организации.

Каким образом планируются Это не так просто. Порой отсутствует информация о времени ухода такого сотрудника в отпуск по основному месту. Чаще всего так получается, если процедура разработки графиков в обеих организациях ведется одновременно. Так как обязательность одновременного предоставления строго регламентируется, сроки составления графика отпусков придется планировать, ориентируясь на слова сотрудника. Причём следует быть готовым к возможному переносу даты.

Должен ли график содержать фамилии работниц, находящихся в отпусках по уходу за детьми? Во многих организациях в него включают фамилии всего Женщин, сидящих с малышами, закон туда включать не обязывает, но и не запрещает этого. Фактически очередные отпуска данной категории распланировать заранее нереально. Ведь каждая из работниц пользуется правом прервать отпуск по уходу и вернуться к служебным обязанностям в любой удобный для себя момент.

Помимо того, отсутствует какая-либо информация о том, когда данная сотрудница захочет воспользоваться правом ежегодного отпуска. Поэтому такие случаи всегда следует рассматривать в индивидуальном порядке.

А за прошлые годы?

Как быть с неиспользованными отпусками? Включаются они в график или нет? Действительно ли дни, не использованные на протяжении 2-х лет, могут "сгореть"? Согласно Письму Роструда № 473-6-0 от 2007 года, такие отпуска включаются в общий график или предоставляются по заявлению работника. Удобнее, если они будут отражены при составлении графика отпусков на 2017 (или любой другой) календарный год, так как это даст возможность наглядно представить положение дел с накопленными неиспользованными днями отдыха в разрезе всей организации.

Согласно законодательству, в отпуска следует отправлять работников ежегодно. Случаи перенесения их на следующий год относятся к числу исключений. Предоставить такой "просроченный" отпуск нужно не позже 12 месяцев по окончании года, за который он положен (124-я статья). То есть составление графика отпусков на 2017 год подразумевает внесение в него всей "задолженности" по дням отдыха перед работниками за 2016-й.

Отказывать в предоставлении отпусков два года подряд запрещается, а льготным категориям (несовершеннолетним и работающим в опасных, вредных условиях) положено отдыхать ежегодно. "Сгореть" отпуск не может. Права работника на него сохраняются, но руководителя при обнаружении в случае проверки трудовой инспекцией факта подобной экономии могут серьезно наказать.

Написано пером...

По окончании процедуры утверждения отпускного графика он обязателен для исполнения. Это значит, что перенести без особо веской причины сроки, указанные в документе, начальство не имеет права. А работник обязуется положенные ему дни использовать согласно написанному. В случае возникновения необходимости каких-либо отклонений любое из них оформляется соответствующим приказом с проставлением в графике отметки о причине.

Если сотрудник принимается уже после утверждения документа, отдыхать его отправляют на основании дополнительного приказа о составлении графика отпусков или по личному заявлению.

Оформление - в чем особенности?

Форма отпускного графика может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований 9-й статьи ФЗ № 402 "О бухгалтерском учете". Она содержит в себе список реквизитов первичных документов по учету, которые обязательны. Удобнее всего при составлении графика отпусков брать за основу Т-7 (унифицированную форму). При необходимости лишняя информация оттуда может быть удалена, и внесены дополнительные графы. Например, при отсутствии профсоюзного органа колонку об учете его мнения можно вычеркнуть.

Наименование организации, каждого структурного подразделения, все должности, Ф. И. О. сотрудников приводятся целиком, без сокращений. В случае предоставления отпусков по частям на каждую из них выделяется отдельная строчка. Подписывается документ главным кадровиком и утверждается руководством организации. Обязательна дата составления графика отпусков. Мнение профсоюзного органа учитывается при его наличии на предприятии.

Позаботимся о людях

Необходимо ли обязательное знакомство каждого сотрудника с составленным графиком? В данном случае единства мнений среди экспертов по трудовому законодательству не наблюдается. Часть из них относит такой график к локальным актам с необходимостью ознакомления каждого под подпись. Другие сходятся во мнении, что это не обязательно.

На практике в большинстве организаций составление графика отпусков все же подразумевает сбор подписей работников под ним - в целях информирования последних. График обычно размещают в общедоступном месте на информационном стенде.

Примечания к нему могут содержать любую информацию, необходимую кадровым работникам. Например - причины переноса отпусков и т. п. Оригинал документа принято хранить в отделе кадров. Копия обычно предоставляется финансовым службам в целях бухгалтерского учета для оценки и планирования материальных резервов на выплату отпускных. Остальным структурным подразделениям, как правило, выдаются выписки из графика для удобства организации производственной деятельности.

Срок хранения подобного документа - год после окончания текущего календарного периода. Отсутствие его на предприятии чревато ответственностью административного характера, так как считается нарушением. Статья 5.27 КоАП РФ назначает наказание за это в виде штрафа от одной до пяти тыс. руб. (должностные лица) или 30 000-50 000 руб. (юридические).