Правильное оформление приказа по основной деятельности. Тема "образцы приказов и распоряжений". Виды приказов в организации

Если директору (или собственно любому должностному лицу) предстоит командировка, он внезапно заболел или возникла иная причина его временного отсутствия на рабочем месте, то пришло время составить приказ на временное исполнение обязанностей. Требуется издать приказ на замещение даже в случае совсем небольшого отпуска, потому что существует такое понятие как правомерность подписания документов первым (вторым) лицом организации. [...]

Бывают случаи, когда требуется составить приказ о внесении изменений в приказ, уже изданный и в полной мере действующий. Эта тема достаточно пересекается с другой – как оформить приказ об отмене приказа. О порядке составления и оформления приказов по основной деятельности и действиях по их согласованию и регистрации уже детально было изложено в отдельных статьях. В [...]

Для разрешения оперативных вопросов руководитель организации может издавать распоряжение (образец оформления приведен ниже). Распоряжение обычно затрагивает интересы небольшого числа работников, имеет ограниченный и обозримый срок действия. Подготовка и оформление распоряжения проводится почти так же как приказов по основной деятельности, а также имеет смысл прочитать публикацию о порядке согласования и регистрации приказов. Все эти вопросы были [...]

Давайте рассмотрим, как правильно составить приказ об отмене другого приказа. В практической деятельности может возникнуть ситуация, когда требуется отменить или внести изменения в приказ организации (отдельный его пункт). Данные действия возможно произвести только изданием другого приказа. При этом требования к оформлению стандартные – используют бланк приказа с установленным комплексом реквизитов, следуют заведенному порядку составления, согласования [...]

В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах. Так как она устанавливает: внутренние правила работы с документами в соответствии с действующими законодательными и правовыми нормативными актами, ответственность за работу с документами. Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, [...]

Приказ о проведении инвентаризации составляется по единому образцу, в котором в обязательном порядке всегда должна отражаться информация: Состав инвентаризационной комиссии, Что конкретно подлежит инвентаризации – имущество, обязательства, Срок проведения – дата начала и окончания, Причина – проверка, переоценка, смена материально-ответственного лица и др., Срок поступления материалов по инвентаризации в бухгалтерию.

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации .

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству - в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Вид приказа	Срок хранения	Примечание
По основной (профильной) деятельности	Постоянно	Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010
По личному составу	75 лет, если приказ создан до 2003 года;	5 лет для приказов: О дисциплинарных взысканиях; Ежегодных оплачиваемых отпусках; Об отпусках в связи с обучением; О дежурствах; Краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках
По административно-хозяйственным вопросам

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение - 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения - «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

- «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

- «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

- «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

- «О создании Канцелярии»;

- «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

- «Об утверждении Положения об архиве».

Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

- «О проведении аудита делопроизводства»;

- «О проведении экспертизы ценности документов»;

- «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

- «О проведении Дня охраны труда»;

- «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

Приказ о приеме на работу;

Расторжении трудового договора (увольнении);

Предоставлении отпуска;

Возложении обязанностей;

Премировании;

Переводе;

Направлении в командировку и т.д.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

О приеме работника на работу - форма № Т-1;

Приеме работников на работу - форма № Т-1а;

Переводе работника на другую работу - форма № Т-5;

Переводе работников на другую работу - форма № Т-5а;

Предоставлении отпуска работнику - форма № Т-6 (Пример 1);

Предоставлении отпуска работникам - форма № Т-6а;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма № Т-8;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма № Т-8а;

Направлении работника в командировку - форма № Т-9;

Направлении работников в командировку - форма № Т-9а;

Поощрении работника - форма № Т-11;

Поощрении работников - форма № Т-11а.

• По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае - «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, - это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно - раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

Эксплуатация зданий, помещений;

Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация - не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

Приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

Об определении места для курения;

О переходе на электронную пропускную систему;

Ремонте помещений;

Об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

Организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

Организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

О закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

Выделении транспортных средств для решения различных задач;

Выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

Проведении инструктажа по ГО и ЧС;

Об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

• АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью - указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно» , а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

• Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

• Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

• Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

• Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

• ...и обратно . Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один - с пятидесятилетним, другой - с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Приказы по основной деятельности - это какие приказы? Наш материал познакомит вас с видами и формами таких приказов и поможет найти ответ на вопрос: «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?».

Приказы по основной деятельности — что это за документы?

Приказы по основной деятельности входят в одну из укрупненных документальных групп приказов, оформляемых внутри компании в процессе ее хозяйственной деятельности.

Общая группировка приказов такова:

• ПОД (приказы по основной деятельности);
• ПЛС (приказы по личному составу);
• ПАД (приказы по административно-хозяйственной деятельности).

Такая градация общепринята в делопроизводстве, однако тем, кто с ней не знаком, сложно разграничить те сферы деятельности компании, для которых используется та или иная группа приказов.

Для внесения ясности ниже приведем краткую характеристику каждой группы, чтобы вычленить сферу деятельности компании, для организации которой оформляются приказы:

• ПЛС — группа приказов, непосредственно связанная с личным составом компании. В нее входят приказы по приему, увольнению, перемещению сотрудников, «отпускные» и «стимулирующие» приказы, распоряжения о дисциплинарных наказаниях, отправке работников в командировки и др.;
• ПАД — совокупность распоряжений администрации компании, связанных с решением вопросов по эксплуатации имущества, транспортному обеспечению, внутренней связи и охране;
• ПОД — остальные приказы, не вошедшие в первые 2 группы.

Знакомьтесь с группой ПЛС с помощью материалов нашего сайта:

Подробно расшифруем группу ПОД в следующем разделе.

Перечень приказов по основной деятельности предприятия

• структурные;
• нормативные;
• организационные;
• надзорные;
• отчетные;
• финансовые;
• обеспечительные;
• информационные.

Структурные ПОД

Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания. Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования. Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.).

Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.

Нормативные ПОД

Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании. С их помощью утверждаются все внутрифирменные локальные акты (трудовой распорядок, положения о командировках, премировании, оплате труда, введении суммированного учета рабочего времени и др.), а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.

Изучайте внутрифирменные локальные акты по материалам нашего сайта:

Организационные ПОД

Данная подгруппа может включать следующие виды приказов:

• об утверждении штатного расписания;
• о создании структурных подразделений;
• о создании комиссии по расследованию несчастного случая на производстве;
• другие аналогичные приказы.

Надзорные ПОД

В эту группу входят приказы, содержание которых связано с контрольно-надзорными функциями в компании, например:

• о проведении инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• о проведении контрольных мероприятий по охране труда;
• о проведении аттестации сотрудников и др.

Отчетные ПОД

Приказы отчетного характера обычно издаются в крупных холдингах, когда помимо бухгалтерской отчетности в недрах компании формируется множество иной отчетной документации: управленческой, финансовой, аналитической, статистической. Данными распоряжениями устанавливается периодичность отчетов, уточняются ответственные лица и исполнители, конкретизируются отчетные данные и пр.

Приказы данной группы могут перекликаться с ПОД из предыдущей подгруппы (надзорной). К примеру, приказ «О назначении внеплановой проверки промежуточной управленческой отчетности» можно отнести к обеим группам.

Финансовые ПОД

Данная подгруппа сопровождает финансовую деятельность компании — из содержания таких приказов можно понять о финансовой стратегии компании, решениях руководства в отношении основных финансовых потоков, о формах и видах инвестиций и т. д.

Обеспечительные ПОД

С помощью ПОД обеспечительного характера администрация решает вопросы материально-технического обеспечения компании, организует снабженческую деятельность, регулирует иные подобные вопросы.

Информационные ПОД

Приказы этой подгруппы затрагивают широкий спектр вопросов и управленческих решений. К примеру, сюда можно отнести следующие приказы: «Об организации работы архива компании», «О введении в действие графика производственно-технического документооборота» и др.

Приказы по основной деятельности: образцы-2017-2018

Общий вид ПОД имеет стандартную форму и обычно включает 3 компонента:

• заглавную часть (наименование компании, название приказа, дату и номер);
• содержательный раздел (описание ситуации и распоряжение руководства);
• завершающую часть (подписи руководителя и иных лиц — ознакомительного и согласовательного характера).

Пример

ПРИКАЗ

О введении в действие управленческого документооборота

29.12.2017 № 287

В целях совершенствования управленческой отчетности компании и упорядочения системы документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить положение «Об управленческом документообороте» и ввести его в действие с 01.01.2018.
2. Всем начальникам подразделений проработать положение с подконтрольным персоналом.
3. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя генерального директора компании по общим вопросам Самольенко М. Н.

С приказом ознакомлены:

Зам. директора по общим вопросам /подпись/ Самольенко М. Н. 29.12.2017

Начальники отделов /по перечню/

Подобным образом строятся и иные ПОД. Все без исключения приказы данного вида по структуре будут аналогичны указанному выше образцу, за исключением названия приказа и содержания 2-го раздела.

Пример

Публичное акционерное общество «Триатлон»

ПРИКАЗ

О создании комиссии по сомнительным долгам

30.12.2017 № 288

В целях организации своевременного выявления сомнительных и безнадежных долгов, обоснованного формирования резерва по сомнительным долгам, а также получения достоверной информации о дебиторской задолженности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Сформировать комиссию по сомнительным долгам в составе:

финансового директора Касимовой Г. Л.;

главного экономиста Светлова П. Н.;

бухгалтера по учету расчетов с контрагентами Гуляевой Н. Н.

1. Комиссии в указанном составе проводить ежеквартально оценку имеющейся дебиторской задолженности, своевременно (не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом) предоставлять в отдел налоговой и бухгалтерской отчетности информацию о сомнительных и безнадежных долгах.
2. Отбор сомнительных и безнадежных долгов производить с учетом сложившейся практики работы с каждым в отдельности контрагентом и с учетом критериев отбора, указанных в инструкции от 20.12.2017 № 167.
3. Результаты работы оформлять протоколом.
4. Контроль исполнения приказа возложить на главного бухгалтера Завьялову Н. Г.

Генеральный директор /подпись/ Демьянов З. С.

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер /подпись/ Завьялова Н. Г.

Финансовый директор /подпись/ Касимова Г. Л.

Главный экономист /подпись/ Светлов П. Н.

Бухгалтер по учету расчетов с контрагентами /подпись/ Гуляева Н. Н.

Нумерация приказов по основной деятельности

Процедура присвоения номера приказу по основной деятельности законодательно не регламентирована. Общепринято нумеровать ПОД отдельно от ПЛС и ПАД, начиная отсчет с каждого нового календарного года.

Нумерация позволяет не только организовать упорядоченную систему регистрации ПОД, но и дает возможность быстрого нахождения приказа по его номеру в огромном море управленческой документации компании.

Крупные холдинги со значительным и многообразным по форме и содержанию документооборотом разрабатывают самостоятельно нумерологическую систему, закрепляя ее в отдельном локальном акте. Таким образом организуется единая для всего предприятия система нумерации приказов (в том числе ПОД).

Для таких компаний характерно присвоение сложносоставных номеров с индексами после разделительной черты или дефиса, например, № 238/о или № 698-у. Значение каждого индекса расшифровывается в отдельной инструкции или локальном акте.

Итоги

Ответ на вопрос: «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» — не имеет короткого однозначного ответа. Огромное количество приказов относятся к данной группе — разнообразие их видов зависит от масштаба, структуры и специфики деятельности компании.

Распоряжение руководителя – это сообщение, содержащее предписание по оперативным вопросам управления и касающееся ограниченного круга подчиненных. В зависимости от важности и срочности поставленной задачи распоряжение может передаваться:

• в устном виде;
• путем издания письменного документа;
• в виде телефонограммы.

Не задокументированное должным образом распоряжение может относиться к немедленным задачам, которые имеют средний и малый уровень важности. Чаще всего такие виды указаний издаются в коллективах с небольшой численностью персонала.

Если вопрос, требующий решения, имеет существенное значение, то устное распоряжение может быть подкреплено изданием письменного документа.

Как правильно поставить задачу

Чтобы распоряжение руководителя было максимально эффективным, оно должно быть четко и конкретно сформулировано. Психологическое восприятие задачи, обозначенной расплывчато и неопределенно, не позволит сотрудникам качественно и в срок выполнить указание руководителя.

Распоряжение руководителя как форма управленческого воздействия относится к категории организационно-распорядительных методов. По способу влияния на трудовой коллектив они могут классифицироваться:

• распоряжения, относящиеся к конкретному периоду времени и определенного служебного вопроса;
• распоряжения продолжительного действия.

Если распоряжение руководства предполагает определенный период, в течение которого необходимо выполнить определенный объем работ, то в документе следует обозначить дату, до которой указание должно быть исполнено. В таком случае сотрудники смогут равномерно распределить силы в процессе выполнения задания, и поручение будет реализовано успешно.

Указания, рассчитанные на длительный срок, должны указывать на цель, ради достижения которой работники должны выполнять определенные действия со ссылкой на внутренние нормативные акты.

Следует отметить, что нечеткая регламентация распорядительного документа, изданного на предприятии способна ослабить исполнительскую дисциплину работников. В то же время четко сформулированная цель может служить дополнительной мотивацией для сотрудников.

В чем отличие распоряжения руководителя от приказа по предприятию

Приказ и распоряжение руководителя организации являются однотипными документами, выражающими волю единоличного исполнительного органа предприятия в лице его директора (генерального директора, президента).

Приказ по предприятию издается относительно решения вопросов, касающихся основной деятельности компании или ее личного состава. Приказ – самая категоричная форма распорядительного воздействия, в нем содержится требование обязательного исполнения принятого решения руководителя. Неполное исполнение императива, содержащегося в приказе, или невыполнение поставленной задачи чревато для сотрудников санкциями со стороны руководителя.

Приказы, касающиеся основной деятельности, могут охватывать широкий спектр вопросов:

• изменение структуры фирмы (реорганизация, ликвидация);
• финансово-хозяйственные проблемы;
• задачи материально-технического снабжения.

Приказами оформляются все вопросы, связанные с персоналом организации: прием на работу, перевод на другую должность либо в другое структурное подразделение, увольнение, предоставление отпусков, взыскания и поощрения работников.

Распоряжение руководителя относится к более специализированным и узким направлениям деятельности организации. Помимо оперативного управления, распоряжение может издаваться по организации работ, связанных с выполнением основного приказа. В распоряжении не содержится категоричного требования на выполнение поставленной задачи.

В настоящее время четкого регламента и нормативных актов по применению того или иного вида распорядительных документов не предусмотрено. Выбор ОРД (организационно-распорядительного документа) следует делать, исходя из положений, прописанных в учредительных документа предприятия и инструкции по делопроизводству, принятой в компании.

Структура распоряжения руководителя организации

Распоряжение или приказ подготавливаются на специальном бланке, содержащем полное наименование предприятия и название документа.

В качестве основных реквизитов ОРД должен содержать:

• регистрационный номер и дату издания документа, место его составления;
• заголовок к основному тексту распоряжения (краткое содержание);
• текст документа;
• полная подпись руководителя;
• отметка о согласовании и ознакомлении ответственных лиц, перечисленных в распоряжении.

Правила правильного оформления распоряжений

Регистрационный номер распоряжения представляет собой порядковый номер документа в общей массе изданных с начала календарного года ОРД этого вида с добавлением строчной буквы «р» (например, № 10р).

Заголовок распоряжения указывается в левом верхнем углу документа, в нем содержится очень краткая суть директивы в виде ответа на вопрос «О чем?». Примеры заголовка (наименования) ОРД – «Об обеспечении выполнения плана поставок продукции на 1 квартал», «Об утверждении бланков строгой отчетности».

Основной текст распоряжения условно делится на две части: констатирующую и распорядительную.

В констатирующем разделе распоряжения (преамбуле) указывается аргументация действий, предписанных документом. В случаях, когда основанием для составления распоряжения выступает нормативный акт или ранее изданный ОРД, констатирующая часть должна начинаться с указания номера и даты этого акта: «Во исполнение приказа №…», «На основании федерального закона №…».

Констатирующая часть распоряжения, составляемого в инициативном порядке, должна включать цель и задачу действий, которые должны быть выполнены сотрудниками предприятия. Здесь же могут быть перечислены события или факты, лежащие в основе издания конкретного ОРД. В таких случаях распоряжение может начинаться фразами «В связи с», «В целях».

Если указываемые действия сотрудников не нуждаются в обосновании или дополнительном разъяснении, констатирующий раздел ОРД может отсутствовать.

После предложения, охватывающего констатирующую часть распоряжения, прописывается побуждение к действию в виде слов «Предлагаю» или «Обязываю». После этого следует распорядительная часть документа.

В этом разделе перечисляются все предписываемые действия и функции, которые возлагаются на сотрудников для исполнения данного распоряжения. Распорядительная часть может быть сформулирована в виде нескольких пунктов, по каждому из которых указывается конкретный ответственный сотрудник и дата, до которой необходимо выполнить перечисленные директивы.

Если распоряжение содержит указания, отменяющие ранее изданные ОРД или его подпункты, то ссылка на этот факт отражается в распорядительной части документа отдельным пунктом. В подобных случаях употребляются разы, начинающиеся со слов «Во изменение распоряжения №…», «Признать утратившим силу», «Внести изменения в …».

В последнем пункте распоряжения указывается должность и фамилия сотрудника, который будет осуществлять контроль за исполнением всех предписаний, содержащихся в ОРД.

Распоряжение руководителя предприятия может включать в себя разнообразные приложения, поясняющие или дополняющие директиву. Это могут быть регламенты, перечни, положения, таблицы, графики. Все приложения оформляются на отдельных листах, со сквозной нумерацией.

Первоначально ОРД составляется в виде проекта и обязательно содержит лист согласования. В нем руководители отдельных подразделений, на которые возлагается работа по выполнению поставленных задач, визируют подготовленный проект. При возникновении дополнений, разногласий или возражений должностные лица вправе представить обоснованную справку и приложить е к проекту распоряжения.

Согласование ОРД со всеми руководителями подразделений происходит не более, чем за пять календарных дней. Полностью согласованный с ответственными лицами проект распоряжения подписывается руководителем, после чего ОРД подлежит регистрации и вступает в силу.

Распоряжение руководителя доводится до сведения непосредственных исполнителей, перечисленных в документе, путем тиражирования или рассылки. Это может происходить путем передачи бумажных копий распоряжения или, при автоматизированном документообороте, посредством электронного письма.

Оперативность при доведении до заинтересованных лиц задач, поставленных руководителем предприятия перед конкретными сотрудниками или отделами, способствует эффективному и быстрому их исполнению.

Согласно регламенту, все выпущенные на предприятии распоряжения руководителя должны храниться в архиве компании. Распорядительные документы, имеющие административно-хозяйственную направленность, необходимо сохранять не менее пяти лет. Остальные распоряжения руководителя, относящиеся к основным видам деятельности, хранятся от 10 лет до момента ликвидации фирмы. После этого ОРД передаются на хранение в городской или муниципальный архив.

Приказной документ представляет собой правовой акт , который издается со стороны руководителя управленческого органа, действующий в целях решения любых оперативных задач, которые перед ним стоят. Подготовка этих бумаг осуществляется на основании поручения генерального руководителя в адрес руководителя отдельных подразделений.

В отдельных ситуациях, которые являются наиболее сложными, может происходить создание дополнительных комиссий, членами которых являются представители нескольких отделов.

Так как задачи могут носить основной и оперативный характер, то приказные документы такого направления могут классифицироваться по двум типам :

• основной деятельности , которые издаются в рамках исполнения основных организационных и стратегических задач;
• административной и организационной работе – такие приказы относятся непосредственно к оперативным и хозяйственным вопросам.

Нередко у специалистов в сфере делопроизводства появляются сложности касательно того, куда отнести этот документ – к локальным актам или к бумагам по личному составу. Ключевой принцип функционирования является следующим : если документация способствует регулированию трудовых отношений между фирмой и конкретными сотрудниками, то можно отнести документ к личному составу.

Если речь ведется о компании в целом, то это нормативный акт об основной деятельности компании, даже если в нем названы ответственные лица и имеются персональные поручения для определенных сотрудников.

Рассмотрим несколько разновидностей приказов по основной деятельности, к перечню относятся следующие распорядительные бумаги о:

• вступлении руководителя в должность;
• возложении на главного начальника определенных обязанностей;
• назначении временного руководителя, который будет занимать должность в течение определенного кратковременного периода;
• наделении правом подписи;
• назначении ответственного лица за операции по хранению, учету, выдаче трудовых книг;
• утверждении штатного расписания рабочего времени;
• формировании подразделения, которое будет функционировать обособленно;
• вводе в действие новой редакции инструктажа и внутренних правил;
• вариантах выдачи сотрудникам трудовых книг;
• обеспечении защиты и охраны конфиденциальных материалов;
• применении сотовой связи;
• факте утверждения перечня материально ответственных сотрудников;
• формировании соглашений, связанных с полной материальной ответственностью;
• графике работы по выходным и некоторым предпраздничным дням.

Это далеко не весь список распоряжений, существующих в рамках деятельности предприятий в настоящее время. Но есть несколько иных признаков классификации , которые применяются на практике достаточно часто.

По функциональному назначению :

• по вопросам ежедневной работы организации – об утверждении нормативно-правовой документации, о формировании структурных элементов, о подготовке рабочих мест;
• по задачам, возникающим внезапно – об организации ликвидационных вопросов, по итогам внеплановых проверок, об отстранении сотрудников от рабочей деятельности;
• по кадровому составу – об основных задачах, связанных с управленческой деятельностью и менеджментом, о распределении обязательств между сотрудниками.

Как оформляется

Закрепление набора требований относительно ряда документации, отнесенных к категории организационно-распорядительных моментов, наблюдается в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.

В рамках этой бумаги указывается состав реквизитов, а также требования к их оформлению. Здесь же размещены и схемы расположения основных реквизитов. Тело документа обычно содержит несколько пунктов :

• название компании;
• наименование документа;
• регистрационный номер, дата, в которую происходит составление;
• тема распоряжения;
• текст приказной бумаги;
• место, в котором будет стоять подпись ответственного лица, а также указание его инициалов и должности;
• отметка об исполнителе.

В случае приложения к приказу вспомогательной документации этот факт констатируется в рамках текста.

Реестр изданных приказов и журнал

Изданные на предприятии документы подлежат обязательному процессу регистрации в целях дальнейшего ведения учетных мероприятий. Что касается локальной документации, то она не только должна быть утверждена руководящим звеном, но и иметь собственный номер, под которым вносится информация в журнал, специально предназначенный для подобных целей.

Если на предприятии имеется разделение распоряжений на определенные категории, лучше сразу обеспечить им отдельную регистрацию и хранение. Это позволит избежать дополнительной затраты усилий на проведение классификации бумаг согласно срокам их действия.

В целях регистрации документа применяется специализированный журнал . Что касается законодательного уровня, он не содержит каких-либо прописанных требований к данному документу. Его смысл состоит в обеспечении возможности фиксации определенных данных:

• номер регистрации;
• дата, в которую документ был подписан;
• название и краткая структура;
• данные об ответственных лицах;
• исполнительские отметки;
• примечания.

Заголовок самого рассматриваемого документа должен давать четкий и детальный ответ на вопрос «О чем», в частности – «О назначении ответственного лица» или «Об утверждении правил внутреннего порядка». Суть дела должна быть отражена в одном заголовке, а точка в конце не ставится.

Что касается подготовительных мероприятий по формированию приказа, то они осуществляются в несколько стадий, и вот основные из них:

1. Изучение существа вопроса, обеспечение сбора необходимого набора сведений . Это нужно для того, чтобы создать мощную базу для дальнейшего формирования приказа.
2. Подготовка проекта . Составляется «скелет», прописывается текст, разъясняется и определяется основная суть документа.
3. Согласование . Происходит обсуждение бумаги с представителями отдельных звеньев организации.
4. Подписание бумаги со стороны руководителя . Руководитель подписывает документ, и это значит, что с данного момента он вступает в силу и начинает действовать.

Таким образом, составление документа – простой, но длительный процесс, который требует определенного количества времени и внимания.

Инструкция по созданию и отправке на согласование приказа по основной деятельности представлена ниже.

Из каких частей состоит

В классическом представлении текст приказа включает в себя в основном два структурных элемента :

1. Констатирующая часть . Здесь происходит обоснование распорядительных мероприятий. В качестве основного объяснения может выступать необходимость реализации поставленных целей, а также определенные нормативные акты. Если действия, которые осуществляются, не нуждаются в каком-либо пояснении, распорядительная часть может быть опущена.
2. Распорядительный элемент . Здесь речь идет непосредственно о поручениях. Она начинается со слова «Приказываю», которое указывается прописными буквами в отдельной строке, начинающейся от границы левого поля.

Данная часть подразделяется на пункты, их нумерация осуществляется посредством арабских цифр. Каждый из элементов структуры должен давать четкий ответ на ключевые вопросы «зачем?», «что?», «кому?», «как?», «когда?», «почему?». Если все эти ответы будут даны, приказ можно считать действительным и актуальным.

Основные реквизиты

Оформление приказной бумаги производится на специальном бланке, традиционно этот документ включает в себя определенный набор реквизитов :

• постоянные элементы единого бланка – эмблема, название фирмы, описание типа документации;
• переменные данные включают в себя такие основные материалы, как дата, номер регистрационного значения, место формирования, название, текстовая часть, приложения, подпись, визы.

Это основа, которую должен знать любой специалист, принимающийся за составление этой уникальной бумаги.

Для чего создается

Приказ по основной деятельности выступает в качестве основного и неотъемлемого элемента любой организационно-распорядительной документации. Ни одна компания не в состоянии обойтись без этой бумаги. Ведь в первую очередь она выступает в качестве эффективного метода обозначения задач, а во вторую – является мощным способом контроля.

Создатели, формируя данный приказ, получают отлаженную коммерческую и хозяйственную деятельность, а исполнители обзаводятся надежной и последовательной инструкцией о мероприятиях, которые следует выполнять.

Образец документа

Документ составляется логично и последовательно , важно, чтобы в него был включен каждый нужный пункт во избежание возникновения лишних вопросов. Мы рассмотрим образец самого простого приказного документа, который может встречаться на практике и используется достаточно часто.

1. Организационно-правовая форма предприятия указывается сверху посередине, а затем следует описание названия компании.
2. Далее пишется, что это ПРИКАЗ – заглавными буквами посередине следующей строки. Слева под этим словом проставляется дата, а на следующей строке по центру – название города, в котором он составляется.
3. Следующий пункт – название приказа, которое начинается с предлога «о» или «об». Строкой ниже пишется, что «в целях совершенствования документооборота» или «для повышения эффективности труда», а затем с новой строки заглавными буквами прописывается слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
4. Далее отмечается действие, которое необходимо совершить персоналу по распоряжению составителя. Например, разработать проект новой инструкции, создать новое штатное расписание, опробовать внедрение новых технологий производства и так далее. До этого обязательно указывается имя работника или имена группы работников, которым поручается проведение данного мероприятия.
5. Далее следует подпись и указание должности составителя, например – генеральный директор, начальный управления, старший менеджер и так далее.

Таким образом, документ имеет достаточно простую структуру , поэтому составляется достаточно быстро и просто. Это лишь классический образец, и поскольку унифицированной формы бумаги не существует, в разных компаниях могут составляться другие разновидности приказов.

Особенности для административно-хозяйственного отдела

Административно-хозяйственный отдел является важным структурным звеном в любой организации. В рамках ведения коммерческой и хозяйственной деятельности у специалистов возникает несколько основных вопросов. Например, один из них заключается в том, есть ли необходимость регистрации АХО и основной деятельности по отдельности.

На самом деле, точный ответ может дать только организация, ведь подобные мероприятия происходят строго в соответствии с ее решением. Тем не менее, делать это желательно, ведь приказные документы по Основной деятельности хранятся на постоянной основе, а приказы для административно-хозяйственного отдела действуют всего 5 лет.

Хранение, нумерация, ответственность

Правильное хранение документации в течение нужного времени – залог успеха развития фирмы. Сначала информация лежит на предприятии «под рукой» у ответственного сотрудника, а спустя определенное время она отправляется в архив, где подлежит хранения 75 лет .

Такой длительный срок связан с особой ценностью этой бумаги для масштаба деятельности компании. Страницы распоряжения подлежат нумерации, как и в любом другом документе. Ответственность за сохранность бумаги и за указание в ней тех или иных данных возложена на генерального директора фирмы, а также на высших специалистов отдельных подразделений.

Сроки хранения и учет кадровых приказов есть на данном видео.