При увольнении какие нужно оформить документы. Справки при увольнении. Выдача трудовой книжки

Трудоустройство - это определенная бумажная волокита. И в случае с расторжением договора тоже придется столкнуться с рядом бумаг. Но с какими именно? Что из документов при увольнении должен выдать работодатель? Какие справки отдают всегда, а что выдается только по требованию? Ответить на эти вопросы нам предстоит ниже. В действительности все проще, чем кажется. Изучив во всех подробностях процедуру увольнения, каждый сможет выяснить, с какими бумагами ему удастся столкнуться.

Типы расторжения отношений

Какие документы должны выдать при увольнении? В некоторой степени ответ на этот вопрос зависит от типа расторжения отношений трудового типа.

Всего выделяют следующие причины ухода с работы:

• в связи с переездом;
• по инициативе работодателя;
• по личному желанию сотрудника;
• по договоренности сторон.

На самом деле все не так трудно, как кажется. Чаще всего встречается уход с рабочего места по желанию сотрудника. Какие документы выдать работнику при увольнении при подобных обстоятельствах и не только? Разобраться в этом должен каждый работодатель. Ведь если нарушить установленное трудовое законодательство, возникнет ряд проблем. В частности, подчиненный сможет добиться своего восстановления в должности.

Порядок расторжения соглашения

Для начала несколько слов о том, как происходит увольнение. Этот процесс вызывает немало вопросов. Особенно у работодателей. Нарушения операции среди работников почти не встречаются. А вот начальство может расторгнуть трудовой договор не по законодательству.

Чтобы этого не произошло, рассмотрим процесс ухода с работы по собственному желанию. Документы при увольнении в этом случае выдаются в обязательном порядке лично в руки подчиненному.

Алгоритм действий для расторжения соглашения трудового типа выглядит так:

1. Составить заявление об увольнении. Можно написать его от руки.
2. Отдать запрос работодателю (заранее).
3. Подписать заявление. Этот шаг осуществляется работодателем.
4. Пройти отработку.
5. Подготовить приказ об увольнении. Подобная ответственность полностью лежит на работодателе.
6. Внести запись о событии в трудовую книжку гражданина.
7. В день увольнения ознакомиться с приказом и подписать его.
8. Получить некоторые документы. При увольнении, как мы уже говорили, положено не так много бумаг.
9. Забрать деньги за отработанное время.

Готово! После перечисленных шагов сотрудник будет считаться уволенным. Но какие бумаги ему должны выдать в обязательном порядке? И что отдает работодатель по требованию/при нарушениях установленных правил расторжения отношений?

Общепринятые бумаги

Начнем с самого простого. Постараемся выяснить, какие документы должны выдать при увольнении при тех или иных обстоятельствах. Рассмотрим негласный обязательный перечень документации.

Он состоит из следующих справок и выписок:

• трудовая книжка;
• расчетный лист;
• справка о доходах (по форме 2-НДФЛ).

В идеале после предоставления этих документов гражданин сможет спокойно уйти с работы. Но в личном деле подчиненного хранится намного больше разнообразных бумаг. Что еще можно потребовать от своего работодателя? И как быть начальнику, если сотрудник нарушает процесс увольнения?

Доходы

Иногда граждане уходят с работы, но при этом им требуются справки о доходах за определенный период времени. Например, при обращениях в банки.

Документы при увольнении работника включают в себя некоторые бумаги, выдающиеся по требованию. Справки о доходах за определенное время сюда включены.

Можно попросить у работодателя выписки о заработной плате:

• за последние 3 месяца;
• за 2 года трудоустройства в компании.

Все зависит от желаний и потребностей гражданина. Запрос направляется в письменной форме. Обычно срок выдачи подобных справок составляет не более 3-х рабочих дней. В идеале работодатель может подготовить выписки заранее, а затем выдать их подчиненному в день расторжения отношений трудового типа.

Страховка

Но это только начало. Документы при увольнении выдаются разнообразные. Часть документации привычна. Она не вызывает никаких вопросов.

Стоит обратить внимание на то, что подчиненные могут требовать от своих работодателей почти все справки из личных дел на свое имя. Немаловажными бывают выписки о страховых отчислениях.

В 2017 году от начальника можно потребовать:

• отчетность по страховым переводам;
• форму СЗВ-СТАЖ;
• выписку СЗВ-М.

При этом вторая и третья справки появились в России совсем недавно. СЗВ-СТАЖ должны отдать в день ухода с работы, а СЗВ-М работодатель обязан изготовить за 5 дней после того, как бывший подчиненный обратился с соответствующей просьбой в письменной форме.

Приказы

С чем еще иногда сталкиваются? Какие документы выдают при увольнении? Все перечисленные ранее бумаги действительно могут быть запрошены бывшими работниками. Причем, как показывает практика, обратиться с соответствующим запросом допускается в любое время существования фирмы. Даже после того, как человека исключат из кадрового состава.

Какие документы выдаются при увольнении? Перечень можно дополнить следующими приказами:

• о принятии на работу;
• о повышении/понижении в должности;
• о переводе в другие отделы.

Также человек может попросить приказ об увольнении. Это нормальное явление, хотя встречается оно крайне редко. Обычно подчиненным достаточно трудовой книжки с соответствующей записью.

Соглашения

Идем дальше. Несмотря на то, что перечисленные ранее бумаги образовывают весьма внушительный список, заданный вопрос еще не решен окончательно. Что еще просят у работодателей при расторжении отношений трудового типа?

Например, разрешается запрашивать следующие документы при увольнении:

• трудовой договор;
• дополнительные соглашения с сотрудником.

На практике эти бумаги выдаются крайне редко. Ведь мало кто будет запрашивать с работодателя полный пакет возможных справок при расторжении трудового договора.

Медицинская книжка

Список документов, выдаваемых при увольнении, разнообразен. Он дополняется в некоторых случаях медицинской книжкой. Ее иногда называют санитарной.

С этой бумагой сталкиваются не все подчиненные. Как правило, начальник обязан выдать медкнижку, если изначально человек должен был предъявить ее для трудоустройства. Отнимать подобный документ запрещено.

Соответственно, если должность увольняемого лица не предусматривает предоставление работодателю санитарной книжки, то при уходе с работы ее выдать бывшему сотруднику не смогут по причине отсутствия этого документа у работодателя в принципе.

Важно: начальник не имеет права на внесение каких-либо записей в медкнижку. Документ выдается в день расторжения трудовых отношений.

Прочее

Но и это еще не все! Какие документы выдают сотруднику при увольнении? Мы познакомились с основным перечнем соответствующих бумаг. Только он еще не является исчерпывающим. Допускается запрашивать с прежнего места работы разного рода выписки. Они должны быть связаны с заявителем и с ведением трудовой деятельности.

Например, бывший подчиненный имеет право на получение следующих документов при увольнении:

• акты о несчастных случаях;
• приказы о выговорах или иных наказаниях;
• иные бумаги, связанные с трудовой деятельностью.

Как показывает практика, в реальной жизни сотрудники не просят подобную документацию. Ведь основная масса справок, связанных с трудовой деятельностью подчиненного, указывает на те или иные недостатки. Их принято тщательно скрывать. Не всегда, но очень часто бывает именно так.

Данные человека

Документы при увольнении работника выдаются, как правило, после подачи соответствующих запросов. С перечнем бумаг, отдаваемых без лишней волокиты, мы уже познакомились. Но вся ранее предложенная информация не в полной мере раскрывает изучаемую тему.

С 2006 года подчиненный может запросить от своего начальника любые записи, где есть персональные данные заявителя. Например, такими выписками могут быть награды, заслуги, сведения об участии в тех или иных событиях.

При нарушении процедуры

Спосок документов, выдаваемых при увольнении, все еще не закончен. Ведь ситуации бывают разными. И в зависимости от обстоятельств работодатель будет выдавать ту или иную документацию.

Иногда возникают проблемы с передачей тех или иных обязательных справок. Например, подчиненный отказывается забирать трудовую книжку или не обращается за расчетом. Что делать в этом случае?

Любые нарушения процедуры расторжения отношений с подчиненным предусматривают:

• составление соответствующих актов;
• отправку уведомлений о необходимости получения тех или иных справок.

На самом деле все проще, чем кажется. Акты об отказах в получении той или иной документации в идеале подчиненному не выдаются. Они должны храниться у работодателя в личном деле работника. Кроме того, в обмен на уведомления о получении документов при увольнении начальник должен получить соответствующие справки. Они служат подтверждением направления предупреждений увольняемому лицу.

Соглашение сторон

Документы при увольнении по собственному желанию мы уже изучили. В некоторых случаях инициатива расторжения трудового договора исходит от работодателя. При подобных обстоятельствах пакет изучаемых справок ничем не отличается.

Иначе придется подготавливать документацию, если расторжение договора о трудоустройстве в компанию разрывается по договоренности сторон. Что происходит в этом случае?

Работодатель и его подчиненный заключают соглашение об увольнении. Соответствующий договор может быть выдан уволенному человеку. Это нормальное явление.

Правила выдачи

Мы выяснили, какие документы выдают при увольнении. Но не всем понятно, как правильно их оформлять.

Основная масса бумаг выдается в оригинале. К таким справкам относят:

• выписки по форме 2-НДФЛ;
• медкнижку;
• трудовую книжку.

Вся остальная документация иногда выдается в виде копий. Это нормальное явление, но только если соблюдены некоторые правила оформления. О чем идет речь?

На всех копиях документов, которые выдаются увольняемому лицу, должна стоять отметка типа "Копия верна". Без нее документ не имеет никакой юридической силы. Исключение составляют оригиналы справок установленных форм.

О сроке выдачи

Какие нужны документы при увольнении? Для работодателя это:

• приказ об увольнении;
• соглашение о расторжении отношений;
• трудовая книжка подчиненного;
• медкнижка (для некоторых должностей);
• документы о доходах подчиненных.

Работнику для того, чтобы уволиться, достаточно направить заявление установленного образца. После этого процесс считается начатым.

Как долго ждать предоставления той или иной документации? Все зависит от того, какую именно бумагу попросил работник.

Чаще всего действуют следующие принципы:

1. В день расторжения отношений выдают: трудовую книжку, санкнижку, форму 2-НДФЛ.
2. выписку для бухгалтерии.
3. Справки о доходах за тот или иной период оформляются в течение 3-5 дней.
4. Выписки о страховых выплатах принято передавать в день расторжения договора с подчиненным.

На самом деле все не так трудно, как кажется. И запомнить документы при увольнении легко. Главное обратить внимание на справки, которые в обязательном порядке выдаются подчиненным. А также запомнить, что работник может требовать от работодателя любые выписки со своими персональными данными.

Заключение

Мы увидели, какие документы выдаются при увольнении. Перечень соответствующих бумаг выглядит внушительно. И запомнить его способен не каждый.

Как уже было сказано, важно обращать внимание на обязательные справки, передаваемые подчиненным во время ухода с работы. Ведь именно такие документы необходимы людям чаще всего.

Какие документы необходимо выдать работнику при увольнении? К какой ответственности привлекут работодателя за несвоевременную выдачу документов увольняющемуся работнику? Всегда ли работодатель должен выплачивать работнику компенсацию в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки? Обязан ли работодатель выдавать уволенному сотруднику по его просьбе копии локальных нормативных актов? Должен ли он возместить убытки, если уволенному работнику вовремя не была выдана справка о заработке для постановки на учет в органах службы занятости?

Выдаем документы при увольнении

На основании ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также должен выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

По письменному заявлению работника ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением. При этом днем увольнения считается последний день отпуска. В таком случае все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, поскольку по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). В Определении от 25.01.2007 № 131-О-О Конституционный суд пришел к выводу, что в этой ситуации последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска.

Приведем перечень документов, выдаваемых увольняемому работнику:

справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены в ФСС, и количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством, если на сохраняемую заработную плату за этот период указанные страховые взносы не начислялись (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ). При выдаче справки желательно получить от работника письменное подтверждение ее получения. Форма справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.

Что касается документов, выдаваемых в день прекращения трудового договора по письменному заявлению работника, к ним относятся:

справка о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Форма 2-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@;

справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», пп. «в» п. 4 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и пп. «г» п. 4 Правил регистрации безработных граждан, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 891). Рекомендованная форма справки приведена в Письме Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421;

копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении. По мнению арбитров, работник может запросить копию трудового договора, а работодатель обязан предоставить ее работнику, даже если экземпляр трудового договора выдавался работнику при его заключении (апелляционные определения Московского городского суда от 12.09.2016 по делу № 33-32633/2016, от 28.10.2014 по делу № 33-38031/2014);

справка о заработной плате;

справка о периоде работы у данного работодателя.

Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, выписки из трудовой книжки, справок о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

Для заверения копий можно использовать штамп, что разрешено п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (действует в редакции от 14.05.2018).

К какой ответственности привлекут работодателя за несвоевременную выдачу документов увольняющемуся работнику?

Ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Обязанность возместить работнику материальный ущерб в виде не полученного им заработка во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться, в том числе при задержке выдачи трудовой книжки, предусмотрена ст. 234 ТК РФ.

Также положения о том, чтоработодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок при несвое­временной выдаче трудовой книжки по вине работодателя, а также при внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, содержатся в п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

К сведению: период между днем увольнения и фактической датой выдачи трудовой книжки признается временем вынужденного прогула, за который работнику должен быть выплачен средний заработок (п. 62 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). В Апелляционном определении от 27.10.2015 № 33-18051/2015 Санкт-Петербургский городской суд пришел к выводу, что период вынужденного прогула, за который выплачивается средний заработок, исчисляется со дня, следующего за днем, когда работнику должна быть выдана трудовая книжка или должно быть направлено уведомление о необходимости ее получения, по день вручения трудовой книжки или день отправки уведомления.

Напомним, что единый порядок исчисления средней заработной платы для всех предусмотренных им случаев установлен в ст. 139 ТК РФ. Особенности расчета среднего заработка за время вынужденного прогула, вызванного задержкой выдачи уволенному работнику трудовой книжки, регулируются, в частности, п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Ответственность за несоблюдение срока выдачи справки 2-НДФЛ.

В Налоговом кодексе не предусмотрена ответственность за нарушение сроков выдачи физическому лицу такой справки. Вместе с тем несоблюдение этих сроков или отказ в выдаче справки может повлечь административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 и 5.39 КоАП РФ.

Так, в силу ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере:

на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб.;

на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Статьей 5.39 КоАП РФ установлено, что неправомерный отказ в предоставлении гражданину или организации информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Ответственность за непредоставление сведений о страховом стаже застрахованного лица, сведений из реестра застрахованных лиц, сведений о застрахованном лице, персонифицированных сведений.

В настоящее время в пенсионном законодательстве отсутствует норма, по которой можно привлечь к ответственности работодателя, не выдавшего работникудокументы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2 – 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». В данном случае применяется ст. 5.27 КоАП РФ.

При этом на основании п. 1 ст. 15.1 Федерального закона № 255-ФЗ ответственность за недостоверные сведения, содержащиеся в справке о сумме заработка, несут как юридические (организации, которые являются страхователями по отношению к своим работникам), так и физические лица (индивидуальные предприниматели, выступающие в качестве страхователей). Если справка, выданная организацией, содержит недостоверные сведения, организация будет возмещать ущерб, причиненный ФСС в результате выплаты пособия в большем размере. Убытки возмещаются в порядке, установленном ст. 15 ГК РФ. Таким образом, с организации будет взыскана та сумма пособия, которая была выплачена бывшему работнику на основании справки с недостоверными данными.

Ответственность за невыдачу справки для службы занятости.

Если работодатель не оформил справку в течение трех рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления, ему грозит ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Арбитры об ответственности работодателя за невыдачу работнику документов при увольнении

Работодатель не обязан выдавать уволенному сотруднику по его просьбе копии локальных нормативных актов.

Санкт-Петербургский городской суд в Апелляционном определении от 04.04.2018 по делу № 2-6498/2017 отказал бывшему работнику организации, который после увольнения потребовал предоставить ему копии коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка и других локальных актов.

Суд отметил, что документы, которые предоставляет работодатель, должны касаться работы конкретного сотрудника (приказы о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении). Коллективный договор и локальные нормативные акты к таким документам не относятся.

Ранее в Апелляционном определении от 06.06.2016 по делу № 33-19109/2016 Московский городской суд обратил внимание на тот факт, что у работодателя отсутствует обязанность в силу положений ст. 62 ТК РФ выдавать работнику локальные акты организации, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя только по ознакомлению с ними работников под подпись, кроме того, часть запрашиваемых истцом документов, являясь внутренней документацией работодателя, также не должна предоставляться работнику. Вывод о том, что работодатель не обязан выдавать работнику копии локальных актов организации, содержится в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу № 33-663/2017(33-23590/2016).

Вместе с тем есть решения, согласно которым работодатель обязан выдавать работнику копии локальных актов организации, если они не содержат персональных данных иных работников. В Апелляционном определении от 19.01.2015 по делу № 33-368 Архангельский областной суд, сославшись на ст. 62 ТК РФ, указал, что приведенный в этой статье примерный перечень документов не является исчерпывающим. Помимо перечисленных, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему другие документы, если они необходимы для реализации тех или иных прав, в том числе локальные акты. Такого же мнения придерживаются арбитры в Определении Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750.

К сведению: в Апелляционном определении по делу № 2-6498/2017 Санкт-Петербургский городской суд указал, что на основании ст. 62 ТК РФ организация должна выдавать копии документов только работникам. Одним из доводов в пользу организации при принятии решения было то, что в момент обращения к бывшему работодателю истец уже не был сотрудником организации. Вместе с тем в ТК РФ понятие «работник» применяется в отношении лиц, которые как состоят с работодателем в трудовых отношениях, так и прекратили их (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, ч. 2 ст. 391 ТК РФ, ст. 392 ТК РФ. Есть примеры судебных решений, где указано на незаконность бездействия работодателя по невыдаче уволенному работнику документов, связанных с работой, в трехдневный срок со дня подачи им соответствующего заявления (определения Санкт-Петербургского городского суда от 27.09.2010 № 33-13272/2010, Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750, от 26.08.2010 по делу № 33-27002).

Работодатель должен возместить убытки, если он вовремя не выдал уволенному работнику справку о заработке.

К такому выводу пришел Свердловский областной суд в Апелляционном определении от 22.05.2018 по делу № 33-8682/2018.

Суть дела заключалась в следующем. После увольнения сотрудник обратился к работодателю за справкой о среднем заработке за последние три месяца, которая была ему нужна для постановки на учет в качестве безработного и назначения соответствующего пособия. Организация выдала справку без заверения ее подписями руководителя и главного бухгалтера, в связи с чем эта справка была отклонена центром занятости.

Суд первой инстанции установил, что без правильно оформленной справки уволенный работник не смог своевременно получить , хотя имел на него право. Арбитры взыскали с организации убытки в размере не полученного работником пособия.

Апелляционная инстанция выяснила, что надлежащую справку работодатель выдал только после вынесения решения судом первой инстанции, следовательно, вывод о взыскании убытков правомерен.

Работодатель не всегда должен платить за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Верховный суд Республики Марий Эл в Апелляционном определении от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018 пришел к следующему выводу: для взыскания работником компенсации недостаточно того факта, что работодатель вовремя не выдал ему трудовую книжку.

Суд отметил, что юридически значимыми обстоятельствами, подлежащими доказыванию по делу о взыскании с работодателя не полученного работником заработка по вышеуказанному основанию, являются:

факт обращения истца после прекращения трудовых правоотношений с прежним работодателем к другим работодателям с целью трудоустройства;

факт отказа в трудоустройстве по причине отсутствия у работника трудовой книжки.

При этом обязанность доказывания указанных обстоятельств возлагается на бывшего работника (истца).

Следует отметить, что в целом судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

Позиция суда: работник должен доказать, что не мог трудоустроиться из-за отсутствия трудовой книжки

Позиция суда: задержка выдачи трудовой книжки сама по себе говорит о том, что у работника нет возможности трудиться

– Апелляционное определение Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018; – Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018; – Определение Калужского областного суда от 07.08.2017 по делу № 33-2628/2017; – Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016; – Апелляционное определение Московского городского суда от 14.11.2016 по делу № 33-39997/2016

– Апелляционное определение Московского городского суда от 19.12.2017 № 33-51484/2017; – Апелляционное определение Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017; – Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 13.07.2016 по делу № 33-4657/2016; – Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016; – Апелляционное определение Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016

По общему правилу сотруднику в последний день работы в организации необходимо выдать трудовую книжку, документы (или их копии), выдача которых при увольнении предусмотрена законодательством, а также документы, связанные с работой данного сотрудника, в отношении которых он представил соответствующее заявление. Если работодатель не выдаст работнику вовремя трудовую книжку, впоследствии ему придется возместить работнику материальный ущерб в виде не полученного им заработка. Следует отметить, что судебная практика по вопросу возмещения такого ущерба противоречива. Есть решения, согласно которым основанием для возмещения ущерба является факт задержки выдачи трудовой книжки. Вместе с тем в некоторых случаях судьи указывают, что работодатель будет возмещать ущерб, только если работник докажет, что именно задержка выдачи трудовой книжки помешала ему устроиться на работу к другому работодателю. Возместить ущерб придется в случае невыдачи справки о среднем заработке, необходимой для постановки на учет в органах службы занятости и получения пособия по безработице. При несвоевременной выдаче других документов при увольнении работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или наложения штрафа, размер которого составляет от 30 000 до 50 000 руб.

Перечень документов, которые работодатель обязан выдать сотрудникам при увольнении, одинаков для всех сотрудников независимо от основания увольнения.

Трудовая книжка

В день прекращения трудовых отношений с работодателем работник обязательно должен получить на руки свою трудовую книжку. В ней должна содержаться запись о приеме сотрудника на работу на определенную должность, записи о перемещениях в компании на разных должностях, если они имели место.

В конце – запись об увольнении с обязательным указанием статьи Трудового кодекса, являющейся основанием причины увольнения.

Сам сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Если сотрудник не может забрать трудовую книжку в день увольнения, то работодатель должен направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или по согласованию с работником отправить ее по почте.

Справка по форме 2-НДФЛ

Для получения справки по форме 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление.

Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказ работодателя в выдаче справки неправомерен. За отказ в выдаче справки по форме 2-НДФЛ работодатель может быть привлечен к ответственности.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению

Справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению, увольняющийся сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС.

Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого. При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по почте.

Сведения персонифицированного учета

С 2017 года сведений персонифицированного учета, которые работодатель должен выдавать работникам при увольнении, стало больше.

Выписка из отчетности по страховым взносам

Это раздел 3 заполненный в отношении увольняющегося сотрудника. При заполнении нужно указать код периода, в котором увольняется сотрудник.

В случае увольнения работника в 2017 году ему нужно выдать и сведения за все предыдущие периоды. То есть в момент увольнения в 2017 году работник получит на руки выписки из РВС-1 за 2016 и более ранние годы.

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ

По общему правилу отчет в ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ все работодатели впервые сдают за 2017 год в 2018 году (не позднее 1 марта). Однако в случае выхода сотрудника на пенсию в 2017 году по старости, СЗВ-СТАЖ надо сдать в ПФР досрочно, не позднее трех дней со дня обращения сотрудника за назначением пенсии. Это касается как работников по трудовым договорам, так и по гражданско-правовым договорам.

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ (выписку по конкретному работнику) работодатель обязан выдать на руки сотруднику, который увольняется без выхода не пенсию. Отчет предоставляют в день увольнения работника. Или в день расторжения гражданско-правового договора. Сдавать досрочный отчет в ПФР в таком случае не нужно.

Датируйте СЗВ-СТАЖ последним днем работы сотрудника. Тип отчета – «Назначение пенсии».

Приказ о завершении действия трудового договора, в большинстве случаев, составляется по форме Т-8 или Т-8а, но иногда используются и другие формы, утвержденные организацией. В последний день работы сотрудника необходимо ознакомить с приказом под роспись. В случае если сотруднику это необходимо, ему должна быть предоставлена заверенная копия приказа. В приказе отражается следующая информация:

Уведомление

Уведомление – документ, который передается работнику, если расторжение договора происходит со стороны работодателя.

Уведомление составляется на бланке, на котором должны быть указаны :

• Дата и номер извещения.
• Реквизиты компании.

1. Наименование документа: уведомление.
2. Название уведомления («О ликвидации организации» и др.).
3. ФИО руководителя компании.
4. ФИО сотрудника.
5. Указание, когда и по какой причине будет расторгнут трудовой договор.
6. Подписи главы организации и оповещаемого сотрудника.

Более детально об уведомлении о расторжении ТД можно узнать .

Заявление

Стандартного бланка заявления не существует. Оно составляется в произвольной форме. Заявление должно содержать следующую информацию:

1. От кого и кому оно направлено: ФИО и должность руководителя и ФИО и должность сотрудника.
2. Наименование документа.
3. Просьба об увольнении с указанием даты последнего дня работы: «Прошу уволить меня с должности кладовщика по собственному желанию 20 июля 2018 года».
4. Дату составления, подпись составителя и ее расшифровка.

Подробнее о заявлении на увольнение можно узнать .

Заполнение трудовой книжки

Запись в трудовую книжку должна содержать следующую информацию:

Ниже представлен образец заполнения трудовой книжки при увольнении:

Больше нюансов о записи в трудовой книжке можно узнать .

Заполнение личной карточки

Личная карточка заполняется по форме Т-2. Заполнение данных при увольнении работника включает в себя следующее:

• В графе причина пишется: «Инициатива работника, п.3 статьи 77 ТК РФ». Либо указывается иная причина со ссылкой на Трудовой кодекс.
• В графе дата указывается последний день работы.
• Вносятся данные приказа о расторжении трудового договора с сотрудником.
• Информация заверяется работником и представителем отдела кадров.

О том, как указать основание прекращения ТД в личной карточке, читайте в .

Что необходимо подписать?

При увольнении работнику необходимо подписать следующие документы:

• Заявление об увольнении.
• Приказ. Роспись подтверждает, что сотрудник с ним ознакомлен.
• Личную карточку.
• Если была просьба выдать иные документы, сотрудник расписывается, что он их получил.

Работодатель подписывает:

1. Запись в трудовой книжке.
2. Приказ об увольнении.
3. Личную карточку.
4. Записку-расчет.
5. Справки о доходах и взносах в ПФР.

Что обязаны выдать уволенному сотруднику?

Какие документы, которые должны дать при увольнении, нужно обязательно запросить у работодателя, чтобы забрать себе?

1. Трудовая книжка. Трудовая книжка должна быть выдана в последний день службы. Работодатель не имеет права удерживать ее у себя после фактического увольнения и работник должен ее забрать.
2. . Расчет оформляется по форме Т-61. На лицевой стороне отдел кадров вносит данные о работнике и информацию об увольнении, а на обратной бухгалтерия заполняет данные о причитающейся зарплате.
3. Положенные справки (о том, какие справки выдаются при увольнении, можно узнать ). К последнему дню работы сотрудника в организации ему необходимо выдать:
   • Справку о доходах за 2 последних календарных года. Справка потребуется для расчета пособий у следующего работодателя.
   • Справку с информацией о взносах в ПФР и сведения о стаже.
4. Другие документы, выдаваемые по заявлению сотрудника , которые иногда нужно взять.
   • Копия приказа о приеме на работу.
   • Приказы о переводе на иную работу.
   • Справка о заработной плате по форме 2-НДФЛ (с начала года до дня фактического увольнения).
   • Справка о доходе за последние 3 месяца. Она пригодится для получения статуса безработного.
5. Что должно быть в заявлении:
   • В шапке указывается, кому и от кого пишется заявление.
   • Наименование документа.
   • Просьба о выдаче необходимой бумаги.
   • Дата и подпись заявителя.

Пример заявления с просьбой о выдаче документов при увольнении:

Если работодатель отказывается выдавать

Что делать если работодатель отказывается предоставлять документы, которые должен отдать? Не всегда расторжение трудового договора происходит без проблем. Бывает, что работодатель не хочет отпускать сотрудника. В такой ситуации в последний день работы необходимо подойти к работодателю и уточнить, когда будут выданы необходимые бумаги.

Если работодатель не идет на сотрудничество, нужно написать заявление с просьбой выдать трудовую, справку о доходах и расчет. Заявление регистрируется в отделе кадров.

Если документы не выданы, можно обратиться в трудовую инспекцию, в суд или в прокуратуру. Но важно не пропустить 3-месячный срок со дня, когда работник узнал о нарушении.

Ответственность за не предоставление

Если работник обратился в суд, дни удержания трудовой книжки могут расцениваться как простой. Соответственно должен быть выплачен расчет за дни простоя и компенсация за неиспользованный отпуск. Сотрудник может также потребовать компенсацию морального вреда за то, что выдающиеся документы работодатель оставил у себя.

Кроме того, работодателя может ждать штраф за административное правонарушение. При увольнении работодатель обязан рассчитать сотрудника и выдать ему необходимые . Уклонение от этого обязательства является нарушением законодательства. Работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Видео по теме

Предлагаем посмотреть видео о том, что работодатель должен выдать при увольнении:

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Только если документы при увольнении оформлены без ошибок, бухгалтер сможет своевременно рассчитаться с работником. Образцы всех документов при увольнении есть в статье. Их можно скачать.

Если с работником приходится расставаться, ваша задача - правильно рассчитать последние выплаты . И это, как правило, не только зарплата. Если сотрудник использовал не все дни своего отпуска, ему нужно выплатить компенсацию за неиспользованные дни. Причем не только за текущий год, но и за все предыдущие. Ведь отпуска за прошлые годы никоим образом не сгорают.

И зарплата, и компенсация за отпуск полагаются сотруднику независимо от основания увольнения и от того, какие еще выплаты ему причитаются. При этом сотрудник может и перегулять отпуск. Тогда, напротив, с него нужно удержать излишне выплаченные ему суммы.

Сотруднику может полагаться и специальное выходное пособие при увольнении по соглашению сторон. Это если стороны договариваются расторгнуть трудовой договор по обоюдному согласию с выплатой отступных.

Наконец, совершенно особая тема - сокращение штата . В данной ситуации сотруднику в любом случае нужно выплатить выходное пособие в размере среднемесячного заработка. А возможно, еще и заработок за второй и третий месяцы, а также дополнительную компенсацию за досрочное увольнение.

Все эти выплаты, кроме заработка за второй и третий месяцы при сокращении, нужно выплатить в последний рабочий день. А чтобы успеть в срок, должны быть в порядке и все кадровые документы, за которые в небольших компаниях тоже отвечает бухгалтер.

В этой статье вы найдете образцы всех необходимых кадровых документов, в том числе и трудовой книжки, которую также нужно обязательно выдать в последний рабочий день. Иначе компанию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства.

Заявление на увольнение

Форма заявления - произвольная. Главное, чтобы оно было письменным и подписано сотрудником. Поскольку никаких ограничений к оформлению заявления законодательством не предусмотрено, сотрудник может написать его от руки, напечатать на компьютере или заполнить на типовом бланке работодателя (ч. 1 ст. 80 ТКРФ , определение Конституционного суда РФ от 22 марта 2011 г. № 394-О-О).

Увольнять работника по собственному желанию без его письменного заявления, переданного непосредственно работодателю, неправомерно (см., например, апелляционные определения Свердловского областного суда от21 февраля 2014г. №33–2187/2014 , Белгородского областного суда от20 августа 2013г. №33–2622). Отсчет двухнедельного срока начинается на следующий день после того, как работодатель получил заявление работника об увольнении.

Пример
Менеджер ООО «Альфа» А. С. Кондратьев написал заявление об увольнении по собственному желанию в пятницу, 21 июля 2017 года, но передал его в службу персонала только в понедельник, 24 июля 2017 года. По договоренности с работодателем сотрудник отрабатывает срок, установленный законом, - две недели. Течение срока предупреждения начинается со дня, следующего за днем извещения сотрудником работодателя, то есть со вторника, 25 июля. Последний день срока предупреждения, а следовательно и дата увольнения, приходится на понедельник, 14 августа 2017 года. В этот день Кондратьеву нужно выдать трудовую книжку, иные необходимые документы и произвести с ним окончательный расчет. Выходные и нерабочие праздничные дни срок предупреждения об увольнении не продлевают.

При этом Трудовой кодекс РФ вовсе не требует, чтобы все эти две недели работник находился на своем рабочем месте. То есть отрабатывать их вовсе не обязан. Так, по его письменному заявлению ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Однако предоставление отпуска - право, а не обязанность работодателя.

Кроме того, работник может заболеть во время этих двух недель. Это также никак не отодвигает дату увольнения. Как и праздничные дни. Например, дата на заявлении - 31 декабря. Значит, последний рабочий день - 14 января. Но здесь действует правило переноса выходных дней: так, если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем его окончания считается ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 14 ТКРФ).

Двухнедельный срок также не прерывается на периоды командировки и иные подобные периоды.

В некоторых случаях двухнедельный срок при увольнении может не соблюдаться, это обусловлено невозможностью продолжения сотрудником работы, например, при зачислении в образовательное учреждение, выходе на пенсию. В этом случае работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.

В других случаях, установленных трудовым законодательством, работник имеет право расторгнуть договор и в более короткие сроки. Например, работник, заключивший трудовой договор на срок до двух месяцев, вправе уволиться по собственному желанию до истечения срока действия трудового договора, предупредив работодателя об этом не позднее чем за три календарных дня. Такой порядок увольнения прописан в статье 292 Трудового кодекса РФ.

Обходной лист при увольнении

Обходной лист - документ, который не обязательно оформлять при увольнении работника. Тем не менее его составляют большинство компаний.

Зачем нужен обходной лист. Во-первых, с помощью обходного листа работодатель может доказать, что выдал работнику на руки трудовую книжку в последний день его работы. Задерживать ее у себя компания не вправе ни на один день в любом случае. Иначе придется выплатить работнику заработок за все время задержки (ст. 234 ТКРФ).

Во-вторых, работодатель в обходном листе обычно указывает факт возврата или невозврата ему материальных ценностей (в том числе денег, например, подотчетных), а также иных предметов и документов, полученных работником при приеме на работу или позже.

В-третьих, обходной лист может пригодиться, если работник, уже уволившись из компании, захочет восстановиться на работе.

Допустим, сотрудник утверждает, что его подпись на заявлении об увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон недействительна (подделана, поставлена под давлением и т. д.). Либо заявления вообще не могут найти. Работодатель в таком случае может доказать факт увольнения с помощью обходного листа.

А иногда бывшие сотрудники пытаются доказывать незаконность увольнения тем, что обходной лист вообще не оформляли. Судьи такие аргументы не принимают (определение Московского городского суда от26 февраля 2014г. №4г/5–1433/2014). Но лучше иметь этот документ, чтобы не давать конфликтным сотрудникам лишних поводов для спора.

Что нужно предусмотреть в обходном листе. Прежде всего укажите в документе фамилию сотрудника, в каком подразделении он работал и на какой должности. Также отразите дату приему на работу и дату увольнения.

Обязательно зафиксируйте причину увольнения. Были случаи, когда сотрудники пытались доказывать, что их уволили незаконно. Но судьи отмечали, что поскольку приказ и обходной лист подписаны лично и никаких оговорок о несогласии с увольнением нет, то оно законно (апелляционное определение Московского городского суда от8 ноября 2013г. поделу №11–36841). Конечно, это при условии, что нет других веских доказательств незаконного увольнения.

Передал дела, сдал все отчеты и т. д. ;

Самостоятельно разработанную форму, в которой есть все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от6 декабря 2011г. № 402-ФЗ).

Если срок предупреждения закончился, а приказ об увольнении по каким-то причинам издан не был (при этом сотрудник не настаивает на увольнении), трудовые отношения с ним продолжаются (ч. 6 ст. 80 ТКРФ).

Какие документы нужно выдать работнику при увольнении

В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:

Трудовую книжку;

Справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от30 апреля 2013г. №182н ;

Иные документы (по письменному заявлению сотрудника).

Трудовая книжка

Запись об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке обычно формулируют так: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (образец приведен ниже). Так как запись об увольнении в трудовую книжку вносится со ссылкой на соответствующий пункт части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ (п. 15 Правил , утв. постановлением Правительства РФот16 апреля 2003г. №225).

Запись об увольнении в трудовой книжке (образец)

Подробнее читайте в статье: "Образец заполнения трудовой книжки ".

Бывает, в день увольнения выдать трудовую книжку и другие документы сотруднику невозможно. К примеру, он отказывается получать бумаги или вовсе отсутствует. Тогда составьте специальное уведомление и направьте его сотруднику. Письмом с уведомлением или другим способом, позволяющим доказать факт отправки. В уведомлении укажите, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте.

Сформулировать просьбу можно, например, так, как показано в нашем образце ниже.

Уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой

В уведомление вы также можете вписать и другие документы: справку о сумме заработка и все те бумаги, которые сотрудник ранее затребовал в письменной форме.

Со дня, в который выслано уведомление, организация освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Об этом говорится в части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник, получив уведомление, даст согласие на отправку трудовой книжки по почте, сделайте это. Согласие сотрудника должно быть выражено в письменной форме. Такие разъяснения содержатся в письме Минтруда России от10 апреля 2014г. №14–2/ ООГ-1347 .

Если же работник так и не придет и ничего вам не ответит, оставьте трудовую книжку в компании на хранении до востребования, но не менее 75 лет (п. 664 Перечня , утв. приказом Минкультуры России от25 августа 2010г. №558). Выдавать трудовую книжку кому-либо, кроме самого работника, можно только в одном случае - если есть нотариальная доверенность.

При других обстоятельствах - нельзя, даже если сотрудник сам просил это сделать по телефону или письменно.

Справка о заработке и исключаемых периодах

Такую справку компания должна выдать строго в день увольнения и без всякого заявления со стороны работника (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Иначе в случае болезни на новой работе сотрудник получит совсем маленькое пособие, так как средний заработок в расчетном периоде окажется неполным.

Кроме того, принципиальный работник может сообщить о задержке документа в трудовую инспекцию, а она в свою очередь оштрафовать организацию на сумму до 50 000 руб., руководителя - до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). И будет права, так как законодательство о социальном страховании относится к трудовому (ч. 2 ст. 1 ТКРФ).

Справку нужно заполнять от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) либо на компьютере. На документе должна стоять подпись руководителя и главбуха, а также круглая печать компании. При этом подчистки и исправления не допускаются.

И вот еще что: в справке надо отражать только те доходы работника, на которые были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. А такие взносы начисляют в пределах лимита, действовавшего в конкретном году. Таким образом, в справке по строке «2014 год» можно указать сумму не более 718 000 руб. За 2015 год максимум составлял 670 000 руб.

Прочие документы

Персонифицированная отчетность. Компания при увольнении должна выдать бумажную копию индивидуальных сведений каждому работнику на руки - раздела 6 расчета по форме РСВ-1 ПФР и . Таково требование пункта 4 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ

2-НДФЛ . Эти справки компания должна выдавать только по просьбе работника. Не важно, продолжает он трудиться или уходит из организации (