Разбор документов по папкам. Как организовать хранение документов в доме или квартире. Наведение порядка в программах

В наш век интернет-записей и технологий, вопрос "куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!", казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных "залежей" растет и растет, незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там... Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.

1. Папка

Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.

Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.

2. Корзина

Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.

3. Держатель для бумаг

Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.

Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.

4. Коробки

Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые дополнят стиль интерьера.

Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?

5. Доска-органайзер

Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека.

Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.

6. Мини-комод

Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.

Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.

7. Почтовый ящик

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

8. Карман-конверт

Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.

Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя... после наших идей такое вряд ли случится, правда?

Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке!

Фото: ideas.vdolevke.ru, babyblog.ru, design-remont.info, wordofdecor.com, decorwind.ru

Д окументы есть в каждом доме , и их скапливается немало. Квитанции, гарантийные талоны, инструкции, документы на недвижимость, авто, медицинские карточки, паспорта, свидетельства, дипломы…. Как показывает практика места они занимают довольно много, а требуются обычно не очень часто, но почти всегда внезапно и срочно. Вот поэтому они должны быть упорядочены и структурированы, а еще…их количество можно свести к минимуму. Сегодня об этом).

Чтобы навести порядок в документах надо последовательно выполнить следующие три шага:

1 шаг. Выкинуть лишнее

2 шаг. Сортировка оставшегося.

3 шаг. Организовать хранение.

У меня документы занимали два ящика в тумбе в гостиной. В первом лежали собственно документы, а во втором инструкции и гарантийные талоны. Где-то раз в год я все это разбирала, какая-то часть выкидывалась, но в любом случае два ящика по-прежнему были заняты этим добром. В этом году я решила организовать хранение иначе. Но сначала надо все разобрать и избавиться от лишнего, размусориться. Ох, не люблю это слово, но… так емко характеризует процесс). Вот задумалась, если бы не гипс на ноге, затеяла бы я это мероприятие? По времени вышло очень прилично.

1 шаг. Размусоривание.

Складываем всю документацию в одну кучу или несколько, я раскладывала в две и разбирала в два этапа: инструкции и документы. Именно так они у меня уже были рассортированы по ящикам.

Выкидываем инструкции от тех девайсов, которые приказали долго жить, просроченные гарантийные талоны. Квитанции, которым больше трех лет. Остальные документы индивидуально.

2 шаг. Сортируем.

3 шаг. Организация хранения.

Самый приятный и творческий процесс.

Начала я с инструкций и гарантийных талонов. Думаю, Вы со мной согласитесь, довольно редко мы ими пользуемся. Какими-то только первое время, пока осваиваем покупку, а какие-то даже и не открываем – всё очевидно. Вещи приобретаются, инструкции копятся. Я вообще любитель техники, целый ящик макулатуры в итоге нажила. Решила я перевести абсолютно все инструкции в электронный вид. В результате внушительная куча бумаги трансформировалась в маленькую электронную папку «инструкции» в ноутбуке.


Расскажу как. В сети есть практически все инструкции, просто надо в поисковике забить название техники (марку и модель) и скачать файл pdf или обычный текстовый файл. Для пары вещей инструкции скачать не удалось и я их отсканировала. Также создала текстовую папочку, где сохранила важную информацию по отделочным материалам (например, какая и где кафельная плитка (модель, коллекция), ткань на диване, артикулы напольных покрытий, производитель и колер краски). Это позволило распрощаться с еще большим количеством бумажек. Да, эта работа заняла время, но в итоге искать нужное стало гораздо быстрее и удобнее. Не надо рыться в куче бумаг, не надо их как-то упорядочивать, регулярно перебирать и размусоривать, они не занимают место,а еще на пк удобно увеличить мелкий шрифт. Кроме разово затраченного времени (и то только потому, что не делала это по мере покупок раньше), минусов такого хранения инструкций я не нашла. Единственное, что я делаю дополнительно, это и документы, и фотографии копирую на внешний носитель, мало ли ноутбук устанет и откажется работать.
Если хранение в электронном виде для Вас неудобно, то можно завести папку и разбить все инструкции на группы. Сортировка может быть по назначению (электроника, бытовая техника, для здоровья, разное) или по местоположению (кухня, ванная, комнаты). Не стоит под каждый девайс делать отдельную папку, такое хранение не сильно будет отличаться от стопки, да и пользоваться приходиться редко.

Остальные документы. Они уже рассортированы на группы и их объем понятен. Вот исходя из объема и надо продумать хранение. Удобное хранение☝!

Хранить документы лучше вертикально, стопка – это не самый удобный вариант. При вертикальном хранении не надо ничего доставать, чтобы добраться до нижележащего.

Ящик для документов у меня уже есть - размеры ящиков я еще при заказе мебели делала такие, чтобы помещался формат А4. Я купила сортер (можно было и без него обойтись), канцелярские конверты на зип-молнии и кнопке. Разложила документы в папки, подписала их и составила в ящик. Те что реже используются (документы на право собственности, старые, но пока хранящиеся квитанции) в глубину, часто используемые ближе.
! Если папки на виду, то стоит потратиться и выбрать что-то красивое, чтобы не портить интерьер.

! Большое количество папок, на мой взгляд, не очень удобно, поэтому документы надо группировать достаточно объемно, а в более крупные папки можно вложить более мелкие конверты, чтобы структурировать документы внутри. Никто не просматривает домашнюю документацию ежедневно, а значит чрезмерно усердствовать и под каждую бумаженцию делать отдельную папку, маркировать ее нет смысла. Возможно, это красиво и интересно, но на счет целесообразности поспорила бы))).

Папки получились такие:

• документы на недвижимость по каждому объекту отдельно;
• документы на авто;
• личная папка для каждого члена семьи;
• медицинская папка для ребенка;
• квартирная папка (документы по электрике, счетчикам на воду, договор с телефонной станцией…);
• старые платежи (архив за три года);
• текущие платежи «платежи 2018» (в большой конверт положила дополнительно средний с маркировкой «оплачено»).

Папка с коммунальными платежами, думаю, в скором будущем тоже аннулируется, но пока не рискнула, надо понаблюдать, как все это работает. Как я понимаю ситуацию, при платежах онлайн, их история хранится 3-5 лет. То есть при любых недоразумениях с коммунальщиками можно попросить выдать еще раз квитанцию и найти в истории платежей соответствующий чек. С этого года чеки я распечатывать перестала, просто делаю пометку на квитанции «оплачено», ставлю дату оплаты (чтобы, если что, чек быстро найти) и отправляю в соответствующий конверт.

Если нет специального «мебельного» ящика для хранения папок, как у меня, то подойдет любая соответствующая коробка, корзина, контейнер, куда могут поместиться конверты А4. Можно использовать и обычную коробку нужного размера, просто обклеить ее обоями или самоклеящейся пленкой. Здесь нет предела для фантазии.

С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы - это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос - как хранить документы дома, всегда будет актуален.

Какие документы бывают у каждого из нас?

Семья : паспорта, свидетельства, завещания.

Недвижимость и транспорт : документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.

Образование : аттестаты, дипломы, сертификаты.

Работа : контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки.

Медицина : полисы, выписки, обследования, страховки.

Бытовые приборы, техника, мебель : гарантийные талоны, чеки, инструкции.

Квитанции на коммунальные платежи

Прочее : договора на оказание услуг, страховые случаи.

Как долго хранить документы?

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью.

Документы, которые нужно хранить всегда - свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.

Документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы до момента выхода на пенсию - это те документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны.

Чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного года, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.

В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб : электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум - 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Избавляйтесь от ненужного сразу

По мнению Мари Кондо существует ряд документов, от которых следуют сразу избавиться по мере того, как они исполнили свою функцию:

учебный материал , который ни разу не пригодился после посещения семинара или тренинга;

инструкции по эксплуатации , если вы уже давно и хорошо разобрались как работает та или иная техника;

выписки по кредитным картам, чековые книжки, расчетные листы.

Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники.

Чтобы не было ненужных документов, система Флай Леди предлагает продумать, с какой периодичность разбирать и сортировать документы: 1 раз в день, в неделю или в месяц.

О внедрении подобного принципа в свою жизнь делится моя коллега Алёна :

«Во время обучения системе Флай Леди, я избавилась от огромного количества ненужного, неактуального. Объем документов уменьшился в 3 раза! Теперь по понедельникам у меня день «бумажной работы». Я собираю документы, которые использовала или которые появились в течение недели, и за несколько минут решаю их судьбу - положить в папку на хранение, оставить пока в работе или выкинуть. Благодаря этой привычке они перестали нарастать огромным бумажным комом».

Как хранить и сортировать?

Сколько хозяек - столько и систем хранения. В основном, в каждой семье хранится по 2-3 папки для документов. В одной - личные документы, в другой - квитанции и гарантийные талоны.

Для каждой категории можно сделать свой отдельный органайзер для удобства хранения и быстрого поиска нужного документа. И вот примеры моих коллег и знакомых, как они хранят документы в своих домах.

Папки на кольцах с файлами подходят для хранения большого количества бумаг, для каждого вида документов - своего цвета.

Елена: «В одной папке сложены инструкции к бытовой технике, чек, гарантийный талон, по каждому прибору в отдельном файле. В другой - квитанции за коммунальные услуги, кредитные договора с чеками, «письма счастья» из налоговой и их оплата, там же трудовые договора мои и мужа, справки по зарплате, договора на недвижимость. Остальные документы храню в папках в ящике письменного стола»

Кстати, Елена всегда держит дома файл с копиями почти всех документов в нескольких экземплярах, что очень удобно и экономит время на случай того, если срочно понадобилась ксерокопия.

Пластиковые конверты на кнопках - самое популярное место хранения бумаг. А если выделить для каждой категории документов свою папку и подписать, как у Айгуль , можно сократить уйму времени на поиски конкретной бумаги.

Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в п ластиковых кармашках с застежкой ziplock. Так делает моя сестра Регина . Квитанции - в файлах. Для того, чтобы они не деформировались, храните их в органайзере/папке или у их основания проделайте отверстия с помощью дырокола и вложите их в папку на кольцах.

Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. В них удобно хранить квитанции по месяцам и годам. Такой способ использует моя коллега Наталья. А другие документы хранит просто в коробке из-под обуви.

В сумке для ноутбука хранит все свои документы другая моя коллега Алёна . В ней несколько «отсеков» и карманов. В одном отсеке лежат медицинские документы, в другом - оригиналы документов, разложенные по видам в файлы, в третьем - ксерокопии. Загранпаспорта, медицинские книжки, аттестаты в одном из кармашков. В кладовке есть еще бумажный пакет с инструкциями к бытовой технике.

Вот еще несколько идей, как хранить документы:

Фотоальбомы и конверты - прекрасное место для хранения квитанций и чеков.

Различные подставки для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве! Вариантов много. Выбирайте, что пришлось по душе!

Где хранить?

Для того, чтобы важные документы всегда были целы и невредимы, их нужно хранить в сухом и чистом месте, как делают члены команды «Всё на местах». Алёна хранит в платяном шкафу, Елена - на полке и в ящике письменного стола.

Отмечу, что в спальне и в кабинете - самое удачное место для хранения документов, но выбирая подходящую полку или шкафчик, подумайте:

Во-первых , удобно ли вам будет доставать все ваши документы. Совет: предупредите своих членов семьи, где лежит папка с самыми важными документами, на случай непредвиденных ситуаций, чтобы они брали ее в первую очередь;

Во-вторых , проверьте, не находятся ли ваши документы в доступном для маленьких детей и домашних животных месте. Совет: храните всё, что для вас ценно на верхних полках или там, где их можно запереть на замок.

После многочисленных попыток сына добраться до наших важных бумаг, я убрала всё на верхнюю полку шкафа в спальне. В трех папках храню - личные документы каждого члена семьи, документы на недвижимость и транспорт, квитанции и ксерокопии. Гарантийные талоны, без инструкций к эсплуатации, держу в файле в ящике письменного стола.

Я предпочитаю хранить вертикальным способом, всё под рукой и на виду. Один минус - если папка не жесткая, то она и лежащие в ней бумаги могут деформироваться. Поэтому если выбираете такой метод хранения, то присмотритесь к подобным подставкам.

Одно но: Регина, владелица документов с предыдущего фото, хранит органайзер с документами в спальне, на полке книжного стола. Повторюсь, этот вариант не подходит тем, у кого есть маленькие дети. И лучше держать документы подальше от прямых солнечных лучей, т.к. это может привести к высвечиванию и раннему старению бумаги.

Одно из решений для того, чтобы хранить документы - это хранить бумаги в коробках. Однако, так может появиться соблазн свалить в них все документы без разбора. Для удобства разложите всё по файлам или зафиксируйте стопки скрепками, как делает это Наташа .

Непредвиденные ситуации

Самые важные документы лучше хранить в специальном огнеупорном ящике или в сейфе. Среди опрошенных мною хозяек сейф есть у двоих. У одной моей коллеги сейф не подходит для постоянного хранения документов (из-за размеров). Но когда они с семьей уезжают больше, чем на несколько дней, то она перекладывает папку с самыми важными документами в сейф. У другой хозяйки, напротив, сейф вместительный, но она не хранит там документы, которые используют чаще всего (личные документы, медицинские карты и т.д.). В нем хранятся бумаги на недвижимость и транспорт, аттестаты и дипломы.

Считается, что самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности - это банковская ячейка или депозитарий, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии. Но думаю мало, кто так делает. Конечно, можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайшим родственникам. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, ЯндексДиск, Облако @mail.ru. Естественно, речь идет о скан-копиях. Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать.

Надеюсь, что предложенные варианты хранения документов окажутся вам полезными. Поделитесь в комментариях, как вы храните документы дома в наших группах

Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей:wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома – это просто.

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

Здоровье или Медицина

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

Коммунальные платежи

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

Банк

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

Работа

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

Авто или Транспорт (если имеются)

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

Недвижимость

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

Техника

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

Личные документы

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

• Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
• Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
• Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
• Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
• Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей:good: .

Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки? О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович.

Когда в документах нужно наводить порядок

• Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.
• Проблематично отследить срок выполнения поручений.
• Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.
• Дублируются номера на документах: приказах по основной деятельности, кадровых документах и др.
• При увольнении работников документы не передаются в срок.
• Если работник отсутствует на рабочем месте (в отпуске, на больничном), нужный документ невозможно найти.
• Оригиналы документов и их копии перемешаны вместе.

Кто должен разобрать накопившиеся документы

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами.

В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению. Например, отделу делопроизводства, канцелярии.

Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства. Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации.

Как упорядочить документы. Основные этапы

Этап 1. Изучите документы.

Этап 2. Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно - подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

Этап 3. Рассортируйте документы согласно списку. Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры.

Этап 4. Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии. По закону копии документов хранятся до минования надобности. После этого их можно уничтожить.

Этап 5 . Определите, каким образом будут храниться документы (лотки, папки, короба). Согласуйте с руководством затраты на канцтовары для оперативного хранения документов.

К акие средства подойдут для оперативного хранения документов
	Лотки Идеально подходят для хранения корреспонденции. Например, с их помощью можно быстро рассортировать входящие письма.
	В них удобно подшивать отработанные документы (с выполненными заданиями, поручениями). На корешках нужно сделать наклейки с краткими названиями категорий документов.
	Короба Лучше подобрать короба разных цветов и желательно из пропилена – они самые легкие.

Как подшить документы в папки

Обычно в папку подшиваются документы одной категории (подкатегории). Если документы одной категории (подкатегории) не помещаются в одну папку, их распределяют по томам – папкам с одинаковым названием. Документы раскладываются по дате составления так, чтобы самые поздние оказались сверху. При передаче в архив порядок документов меняется: самый поздний должен быть внизу, самый ранний – сверху.

Чтобы отделить документы разных годов в одной папке, используются цветные стикеры или листы-прокладки. Это облегчает поиск.

После того как документы подшиты в папку, составляется реестр документов этой папки. Указывают регистрационный номер документа, дату его составления, адресат, краткое содержание и др. Лист-реестр размещают поверх документов или закрепляют на обложке папки. В нем нужно оставить свободное место, чтобы позже внести в список (можно вручную) другие документы – по мере их поступления.

Меняйте делопроизводство, но постепенно

Систематизация документов – только часть работы. Важно организовать движение документов в организации таким образом, чтобы проводить уборку как можно реже. Для этого обязательно нужно регистрировать входящие и создаваемые документы, контролировать документы, которые находятся в работе, вовремя перемещать отработанные документы в папки и короба согласно выбранному классификационному принципу.