Скачать график документооборота в бухгалтерии образец. Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока. Унифицированные формы в графике документооборота учреждения
О.В. Кулагина, эксперт по налогообложению
Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»
Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов - первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.
Что такое документооборот и зачем он нужен
За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборот аПоложение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 .
РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК)п. 41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 8, утв. Постановлением Правительства от 23.09.2002 № 696 . Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.
Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненк уПисьмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/1057@ .
Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.
Кстати, график документооборота - это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучет ест. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .
Разрабатываем график документооборота
Унифицированной формы графика нет - каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.
Определяемся с документами
На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.
В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.
Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидаци ип. 6 ПБУ 4/99 ; п. 16 ПБУ 9/99 ; подп. 18 ст. 250 НК РФ . Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.
Назначаем ответственных лиц
С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлени еп. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.
Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:
- проблемные должники - старший менеджер по продажам;
- решения собрания участников организации - старший юрисконсульт;
- определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
- данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) - руководитель отдела кадров;
- определение срока полезного использования основного средства - ведущий специалист производственно-технического отдела.
Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.
Устанавливаем сроки
Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.
Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировк ип. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749 .
Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.
Выбираем способ оформления
График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика - таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.
Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.
Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.
График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.
| Наименование документа | Количество экземпляров | Создание документа | Представление документа | Срок хранения | Место хранения | ||||
| Кто | Кому | В какой срок | |||||||
| Платежное поручение | 1 | Старший бухгалтер | Старший бухгалтер | Операционист банка | Ежедневно, не позднее 15.00 | Старший бухгалтер | |||
| Приходный ордер М-4 | 1 | Кладовщик | Кладовщик, работник, сдающий материалы на склад, или представитель поставщика | Кладовщик | Бухгалтер по участку МПЗ | 10-го, 20-го и 30-го числа месяца | Бухгалтер по участку МПЗ | 5 лет со дня списания оприходованных по нему ценностей | |
| Приходный кассовый ордер КО-1 | 1 | Кассир | Главный бухгалтер, кассир | Кассир | Старший бухгалтер | Ежедневно в конце рабочего дня | Старший бухгалтер | 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления | |
| Путевой лист грузового автомобиля | 1 | Менеджер по логистике | Менеджер по логистике, механик | Водитель | Бухгалтер по участку МПЗ | Ежедневно | Бухгалтер по участку МПЗ | ||
Другой вариант - расположить документы с привязкой:
- <или> к хозяйственной операции;
- <или> к должностям и профессиям;
- <или> к структурным подразделениям.
Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления. Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте. Минусы такой подачи информации - в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур. Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график.
| Наименование операции | Наименование документа | Количество экземпляров | Создание документа | Представление документа | Ответственный за обработку документа | Срок хранения | Место хранения | |||
| Кто отвечает за создание и оформление | Кто утверждает (визирует, подписывает) | Кто | Кому | В какой срок | ||||||
| Оплата счетов, выставленных поставщиками | Счет на оплату | 1 | Менеджер отдела закупок | Руководитель отдела закупок | Менеджер отдела закупок | Главный бухгалтер | В день наложения визы руководителем отдела закупок | - | 5 лет с 1 января года, следующего за годом оплаты | До окончания календарного года - каб. 301, далее - каб. 308 |
| Перечень планируемых платежей | 1 | Главный бухгалтер | Руководитель | Главный бухгалтер | Старший бухгалтер | Ежедневно, не позднее 12.00 | Старший бухгалтер | 1 год с даты составления | ||
| Платежное поручение | 1 | Старший бухгалтер | Руководитель, главный бухгалтер | Старший бухгалтер | Операционист банка | Ежедневно, не позднее 15.00 | Старший бухгалтер | 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления | ||
Готовый график должен утвердить и ввести в действие руководитель своим приказом.
Внедряем в практику
Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:
- <или> оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.
Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;
- <или> сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные - Фильтр - Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».
Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.
Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:
- <или> внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
кладовщика
2. Должностные обязанности:
Принимает материальные ценности;
- проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам;
- составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;
Ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению;
Участвует в проведении инвентаризаций.
Кладовщик обязан:
Находиться на рабочем месте в специальной одежде;
Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
- соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.
- <или> закрепите обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом по организации, если должностных инструкций у вас нет.
В целях организации рационального документооборота
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Всем сотрудникам ООО «Калинка» при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота.
2. Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера.
Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное.
ОБМЕН ОПЫТОМ
Главный бухгалтер ООО «ММ Индастри»
“ Сложность при внедрении графика документооборота заключается еще и в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать. Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии. Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов. И там же определены случаи, когда и на сколько размер премии может быть снижен. В частности, как одно из оснований для снижения размера премии мы указали следующее: «Нарушение сроков, установленных приказами и распоряжениями администрации, при сдаче финансовых документов в бухгалтерию». Такая мера позволила добиться 100%-й передачи в бухгалтерию счетов-фактур до 15-го числа месяц а” .
При использовании графика документооборота нередко выявляется несбалансированность некоторых сроков. Например, документ долго находился на согласовании, а срок его представления уже прошел. Частая ситуация: появляются новые виды деятельности, документы по которым не учтены в графике документооборота. Например, организация начала работать с векселями или с электронными деньгами. Предусмотреть все нюансы заранее невозможно, но ничего страшного в этом нет: вы можете вносить в график изменения, постепенно совершенствуя его.
На законодательном уровне установлен порядок ведения документооборота. Он подразумевает под собой формирования документов, хранение и их организацию.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Существует множество различных правил и требований к осуществлению обозначенных выше процедур. Все они отражаются в специализированной нормативно-правовой документации.
Руководителям предприятий, бухгалтерам, юристам и кадровикам необходимо следить за всеми реформами действующего законодательства.
Таким образом, можно будет избежать излишнего внимания со стороны контролирующих государственных учреждений.
Что нужно знать
Правильно организованный документооборот – это не только отсутствие штрафов со стороны проверяющих организаций (трудовой инспекции, других), но также отсутствие сложностей с поиском документов.
Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки и другие важные моменты.
Всем лицам, имеющим какое-либо отношение к организации документооборота, следует заранее рассмотреть максимально пристально следующие вопросы:
- базовые понятия;
- какова его роль;
- правовая база.
Базовые понятия
В первую очередь следует ознакомиться с основополагающими нормативно-правовыми документами.
Но для рассмотрения подобных НПД следует обязательно знать некоторые важные термины:
- документооборот;
- входящие документы;
- исходящие документы;
- первичная обработка;
- предварительное рассмотрение;
- исполнение;
- таксировка;
- котировка.
Под термином «документооборот» подразумевается процесс создания документации, её хранения и переработки. Данное понятие очень широкое, оно включает в себя обширный перечень самых разных действий, имеет некоторую специфику.
Она отличается в зависимости от системы налогообложения, сферы деятельности компании и многих других факторов. Правила составления документов отличаются в зависимости от различного рода нюансов.
Входящие документы – получаемые почтой (электронной и обычной) и регистрируемые в специальных каталогах. Они должны обязательно приниматься в специальное «депо» для различных важных официальных бумаг.
Принимаются входящие документы от различных контрагентов, предприятий и государственных учреждений. Исходящие документы – формируемые и передаваемые другим предприятиям.
«Первичная обработка документов» — это прием входящих бумаг и последующая проверка их на правильность составления, целостность упаковки и соблюдение иных моментов.
Важно помнить о некоторых существенных моментах:
Но обязательным предварительным этапом, предшествующим данному действию, является анализ юридической составляющей, а также правильности составления. Именно это называется «предварительным рассмотрением».
Также на предприятия по различным причинам могут приходить судебные решения, исполнительные листы. Такие документы обладают важным свойством, утвержденным на законодательном уровне – обязательностью исполнения.
Под термином «исполнение» подразумевается необходимость привести в действие обозначенное в документе решение. Например, о вычитании и выплате их из заработной платы конкретного сотрудника.
Следует помнить, что некоторые документы не только должны быть исполнены в установленное в законодательстве время, но также сохранены.
За утерю исполнительных листов, судебных решений полагается серьезное наказание. Под ним подразумевается не только наложение штрафов или же иных наказаний, но также более серьезное.
no images were found
Некоторые действия подпадают под статьи Уголовного кодекса РФ. Обработка документации подразумевает под собой «таксировку», а также «контировку».
«Таксировка» — процедура вычисления стоимости хозяйственной операции. «Контировка» — обозначение в документации первичного характера специальных корреспондентских счетов.
Какова его роль
Сегодня документы представляют собой не просто бумагу, которая содержит на себе некоторую информацию в письменной или же графической форме. Многая документация имеет также силу юридического значения.
Что подразумевает возможность свершения различного рода действий правового характера. На основании составленных документов руководство предприятия имеет право:
- выдавать , иные ;
- заключать сделки.
Именно поэтому следует уделять максимальное внимание правильной организации хранения документации, её формирования, иным немаловажным факторам.
Так как в противном случае велика вероятность проблем со всеми контролирующими государственными учреждениями – ФНС , трудовой инспекцией, негосударственными фондами.
Соответствующим образом организованный документооборот даст возможность избежать проблем с законом, не стоит недооценивать его роль.
Правовая база
Сегодня большая часть документации переведена в электронный вид. Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД.
В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству:
Наиболее важным нормативно-правовым документом, рассматривающим данным вопрос, является
Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:
- основные положения, используемая терминология;
- хранение и учет документации;
- процедура комплектования;
- как осуществляется процедура доступа к всевозможным архивным документам;
- какая подразумевается ответственность за нарушение действующего на территории РФ законодательства.
Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм. Особенно это касается недавно введенных реформами.
Именно на такие моменты в первую очередь обращают внимание различные контролирующие организации. Таким образом, можно будет избежать штрафов, иных неприятных моментов.
Образец графика документооборота для учетной политики в 2019 году
На каждом предприятии, вне зависимости от его величины, в обязательном порядке формируется – документооборота.
Он должен содержать максимально подробную информацию о местоположении документа, различных его важных параметрах – с момента его создания до сдачи в архив.
Унифицированного формата подобного графика в законодательстве не существует. Тем не менее, он необходим для любого юридического лица.
Именно поэтому руководителю предприятия или же иному сотруднику, занимающемуся составлением подобного графика, стоит обязательно заранее рассмотреть некоторые основополагающие вопросы:
- начальный этап составления;
- что в результате;
- заполненный пример.
Предварительное ознакомление со всеми перечисленными выше моментами позволяет избежать допущения типичных ошибок при формировании подобного документа.
Начальный этап составления
В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:
- главный бухгалтер;
- руководитель предприятия.
Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором.
Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).
Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица. Так как данный документ может формироваться для различных подразделений.
Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.
В графике всегда должна присутствовать следующая информация:
- взаимосвязь;
- сроки выполнения определенных работ.
Сам график, несмотря на отсутствие унифицированного формата, обычно всегда представляется в виде таблицы. На её основании, впоследствии, могут быть сформированы всевозможные графические диаграммы, нечто иное.
Все графики такого рода можно разделить на несколько видов:
- типовые;
- индивидуальные;
- унифицированные (на конкретном предприятии).
При этом последнего типа графики обычно применяются на предприятиях, которые представлены обширной сетью филиалов. Так как именно таким образом удается привести в порядок документооборот в случае некоторой территориальной удаленности.
Что в результате?
При составлении рассматриваемого типа графика в обязательном порядке учитывается количество:
- подразделений предприятия;
- участвующих в формировании лиц.
Благодаря графику существенно упрощается осуществление контроля за документацией. Такой порядок позволяет избежать возникновения ошибок при составлении бухгалтерской и налоговой отчетности, иных неприятностей.
Заполненный пример
В случае отсутствия соответствующего опыта составления документов данного типа стоит заранее ознакомиться с образцом. Так можно будет избежать необходимости тратить время на разработку нового формата.
Нюансы при составлении
При составлении документа рассматриваемого типа, несмотря на отсутствие установленной на законодательном уровне унифицированной формы, необходимо учитывать некоторые нюансы.
Сам факт их наличия зависит от типа учреждения, а также выбранной предприятием формы налогообложения.
Наибольшие сложности обычно вызывают следующие моменты:
- в бюджетном учреждении;
- при УСН.
В бюджетном учреждении
При составлении графика на предприятии данного типа необходимо будет заранее определиться со следующими важными моментами:
- направлением движения документов;
- сроки формирования, сдача в архив.
Отсутствие графика подобного рода может привести к неправильному отражению всевозможных хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
Что приведет к необходимости сдачи в Федеральную налоговую службу , а также уплате штрафа или же иным неприятностям.
При УСН
С недавнего времени всем предприятиям, ведущим свою деятельность по , необходимо вести бухгалтерский учет. Потому график документооборота просто необходим.
У нас вы можете скачать бесплатно график документооборота в бухгалтерии на 2016 год и посмотреть образцы графика.
Зачем нужен график документооборота первичных учетных документов
Все хозяйственные операции отражаются в налоговом и бухгалтерском учете на основании . Для нормальной работы необходимо, чтобы они поступали в бухгалтерию своевременно. Соответственно процесс выписки документов и передачи их между подразделениями организации (если, конечно, весь документооборот не ведет один единственный человек) должен быть организован. И вот как раз для того, чтобы это сделать - организовать внутрифирменный порядок и контроль за выпиской бумаг, составляют такой документ, как график документооборота.
Отметим: ответственность за то, что график не ведется, не установлена. Этот документ оформляется прежде всего в интересах организации, ИП могут не вести. Если прежде у вас графика не было, сейчас самое время задуматься о его необходимости. Ведь все компании обязаны вести бухучет, а значит график документооборота поможет им проводить инвентаризацию и на ее основе делать реформацию баланса и составлять баланс.
График документооборота просто необходим организациям, в которых первичная документация поступает в бухгалтерию из разных отделов. С его помощью вы сможете организовать и контролировать работу по выписке документов разными людьми - вовремя ли они выполняют свою работу? А если происходят задержки, то по чьей вине.
Как составить график документооборота в бухгалтерии 2016
Кто именно займется составлением графика, решает главный бухгалтер. Эту работу можно поручить рядовому бухгалтеру, кадровому работнику или, например, секретарю.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Поэтому вам придется разработать ее самостоятельно или воспользоваться нашими образцами, которые мы приведем ниже в статье. Задачей графика является установить порядок, по которому в организации будут оформляться документы. В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию:
- кто и в какой срок выписывает конкретный первичный документ;
- в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;
- кто является ответственным за создание и передачу документа;
- кто из работников и в течение какого времени обрабатывает документ;
- сколько времени нужно хранить документ в организации.
В бухгалтерию поступают как первичные документы, созданные работниками организации, так и «первичка» от контрагентов. По входящим документам можно оформить отдельный график документооборота, а можно включить их в общий план документооборота, назначив ответственных лиц за их проверку и передачу в бухгалтерию.
График будет удобным, если все документы в нем объединить по какому-либо принципу. Тогда ответственное лицо может сразу найти требующийся документ. Мы предлагаем два возможных способа.
Способ № 1 : сгруппируйте документы по хозяйственным операциям. Данный способ подойдет для небольших компаний, у которых не так много хозяйственных операций. В этом случае в первом столбце графика перечислите все возможные хозяйственные операции. А для каждой хозяйственной операции укажите документы, которые необходимо выписать.
Фрагмент графика, в котором документы сформированы по хозоперациям
Способ № 2 : объедините документы по отделам организации. Этот способ в отличие от предыдущего подойдет для более крупных компаний, состоящих из достаточно большого числа подразделений и отделов. Для каждого отдела перечислите первичные документы, которые выписывают работающие в нем сотрудники. В данном случае вы можете оформить график как единый документ, действующий для всей организации. А можете составить для каждого отдела свой график документооборота.
Образец графика документооборота для отдела оптовых продаж
Образец графика документооборота 2016 - скачать
Ниже приведены бланки графика документооборота, которые вы можете скачать на свой компьютера и использовать в работе.
Приказ график документооборота в бухгалтерии образец
После того как график документооборота составлен, руководитель организации должен его утвердить. График можно оформить в виде приложения к приказу об учетной политике. Однако, на наш взгляд, это нерационально.
Дело в том, что учетная политика может обновляться ежегодно. А график так часто не меняется и может действовать несколько лет до тех пор, пока не устареет или не утратит силу. А при необходимости в него можно вносить изменения. В связи с этим полагаем, что график удобнее утвердить отдельным приказом.
График документооборота - это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех подразделений предприятия от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).
График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).
За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.
Существуют следующие виды графиков документооборота:
- типовые,
- унифицированные,
- индивидуальные.
Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления, и т. п. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.
График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним.
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)
График документооборота учреждения - основа функционирования и жизнедеятельности и учетной политики. Образец можно скачать бесплатно по прямой ссылке.
Документооборот учреждения - основа функционирования и жизнедеятельности. На документообороте строится учетная политика труда и заработной платы, бухгалтерия. График документооборота оформляется в бюджетном учреждении и в коммерческой организации. Обычно, исполнением данного пакета на предприятии занимается бухгалтер или делопроизводитель. Эта бумага помогает упорядочить существующую документацию. Пример графика документооборота расположен на просматриваемой странице, и его можно скачать бесплатно без ограничений.
Невозможно стабилизировать процессы организации, не имея план документооборота. Данный акт, как записная книжка, шпаргалка, справка, другой информационный лист, способствует сохранению базы. С помощью него происходит правильная работа структурных подразделений, делопроизводства в целом, денежных перечислений. Заполнение обсуждаемого пакта лучше всего доверить проверенному и квалифицированному сотруднику компании. Новичок, имеющий маленький трудовой стаж и не знающий структуру организации, не справится с заданием по оформлению графика документооборота.
Обязательные пункты графика документооборота
:- Верхняя часть традиционно содержит утверждение начальства;
- Период ведения учета;
- Титл, основание утверждения;
- Затем в виде таблицы вносятся компоненты и составляющие: ответственные лица, конкретные бумаги, сроки исполнения обязанностей, хранение в архиве и другое;
- Платежные сведения, реализация, поступление, возвраты, списание, наличие на складе;
- Сведения по кадрам;
- Подпись и расшифровка составителя.
