Справка дающая право на досрочную пенсию. Образцы заполнения справки уточняющая особый характер работы. Зачем нужна льготная справка

Введение

1. Понятие, задачи и функции кадровой службы

2. Основы деятельности кадровой службы

2.1 Положение об отделе кадров

2.2 Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

2.3 Структура и формы кадровой службы

2.4 Нормирование труда работников кадровой службы

3. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства в России

4. Документы кадровой службы

4.1 Трудовой договор

4.2 Приказы по личному составу

4.3 Личная карточка работника

4.4 Трудовая книжка

4.5 Журналы учёта и контроля и внутренняя служебная переписка

Заключение

Список использованной источников

Введение

Тема курсовой работы - «Организация работы кадровой службы».

Кадровая служба - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это кадровая служба. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Это установлено психологами. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.

Актуальность темы обосновывается тем, что от правильной организации деятельности кадровых служб будет зависеть необходимый набор персонала, рациональность подбора и план кадровой стратегии, необходимое количество персонала, чтобы в дальнейшем она смогла бы проводить кадровую политику, не допуская сокращение или увольнение кадров.

Целью данной курсовой работы является анализ организации работы кадровой службы на предприятии.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

выявить задачи и функции кадровой службы предприятия;

изучить и проанализировать нормативные документы, регламентирующие деятельность отдела кадров;

исследовать особенностей кадровой документации.

Объектом для исследования является кадровая служба организации.

Предмет работы - документы регламентирующие работу кадровой службы организации.

Курсовая работа состоит из введения, четырёх глав, заключения, списка использованных источников, приложения.

1. Понятие, задачи и функции кадровой службы

Кадровая служба (служба управления персоналом) - структурное подразделение, уполномоченное осуществлять управление персоналом и организационно-методическое руководство мероприятиями по управлению персоналом, реализуемыми на предприятии.

В настоящее время кадровые службы могут выполнять следующие функции:

·планирование трудовых ресурсов - определение потребности в кадрах в зависимости от стратегии организации, поиск специалистов, создание резерва персонала;

·обеспечение кадрами - отбор кандидатов и отбор персонала из группы резерва;

·организация делопроизводства - составление и оформление кадровых документов (контрактов, приказов, трудовых книжек и др.), организация работы с ними (регистрация, контроль, текущее хранение, номенклатура дел, экспертиза ценности, подготовка и передача на хранение в архив);

·проведение аттестации сотрудников организации;

·подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров;

·анализ движения и текучести кадров;

·выявление социальной напряжённости в коллективе и снятие её;

·координация работы по стабилизации условий труда и соблюдению мер безопасности;

·управление дисциплиной.

В последние годы предлагается в функции кадровой службы включить организацию оплаты труда, подразумевающую аттестацию рабочих мест, определение структуры оплаты труда и структуры льгот, системы показателей труда, анализ рынка труда.

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:

.Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

·прием работников на предприятие;

·учет работников;

·увольнение работников;

·работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).

2. Планово-регулятивное направление:

·подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;

·расстановка работников предприятия;

·перемещение работников предприятия;

·становление в должности и адаптация работников.

3. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы:

·изучение работников;

·оценка работы работников;

·аналитическая работа;

·подготовка отчетов.

4. Координационно-информационное направление:

·профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;

·организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);

·работа с письменными обращениями работников предприятия;

·архивная и справочная работа.

5. Организационно-методическое направление:

·документирование деятельности работников предприятия;

·кадровая работа в подразделениях предприятия;

·планирование кадровой работы;

·руководство кадровой работой.

Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:

·размеры организации;

·направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);

·стратегические цели организации;

·стадия развития организации;

·численность персонала;

·приоритетные задачи работы с персоналом.

Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:

·эффективность подбора и расстановки сотрудников;

·справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;

·продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;

·быстрое и эффективное решение личных проблем.

Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.

В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа:

·анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала;

·тестирование;

·планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.

Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.

Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации - системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.

Исходя из данной главы мы можем отметить, кадровая служба это обязательное звено организации предприятия и задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности предприятия. А так же правильная организация кадрового делопроизводства является залогом процветания предприятия, но работа кадровой службы не ограничивается учётом и статистикой, так как она является основой для анализа, планирования потенциала предприятия.

2. Основы деятельности кадровой службы

1 Положение об отделе кадров

Одним из первых этапов в организации работы предприятия является составление положения об отделе кадров. Он заключает в себя задачи, функции, права и обязанности персонала организации.

·Положение об отделе кадров включает в себя несколько разделов:

·общие положения;

·задачи;

·структура;

·функции;

·взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

·права;

·ответственность.

В разделе «Общие положения» указывается подчиненность отдела кадров директору предприятия.

В разделе «Задачи» содержатся четко сформулированные направления деятельности отдела, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указывается порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, направления работы и закрепленные подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы:

·разработка планов комплектования кадров;

·оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

·учет личного состава предприятия;

·хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

·контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

·изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

·анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

·создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

·работа по созданию резерва на выдвижение;

·подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

·подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

·подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

·принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

·осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

·организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

·ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержится перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От других подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении кадров, изменении правил трудового распорядка, сведения по вопросам трудовой дисциплины.

В разделе «Права» указаны основные полномочия отдела кадров:

·право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;

·право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

·право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

·право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая установлена должностными инструкциями.

2.2 Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

Должностная инструкция работника отдела кадров, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда РФ от 9.02.2004 № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» состоит из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

·руководство работой отдела;

·обеспечение выполнения работ;

·разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

·обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

·проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

·обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

·создание условий для повышения квалификации персонала;

·контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;

·внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

·обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

·постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

·основы экономики, организации труда и управления;

·правила внутреннего трудового распорядка;

·правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В бюджетных организациях существуют требования к квалификации для установления заработной платы. Например, наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.

Как правило в штатном расписание отдела кадров есть следующие должности: начальник отдела кадров; инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам и другие.

2.3 Структура и формы кадровой службы

Организационные формы кадровой службы могут быть следующими:

·управление кадров;

·управление персоналом;

·отдел кадров;

·отдел персонала;

·кадровый центр.

Делопроизводство в кадровой службе может вести один человек - инспектор (менеджер) по кадрам или секретарь руководителя.

При выборе организационной формы кадровой службы руководитель должен понимать, что его решение определяется штатной численностью организации.

В зависимости от числа сотрудников организации можно условно разделить на три категории:

)Крупные, когда в организации работает несколько сотен (тысяч) сотрудников;

)Средние, когда состав работающих не превышает трехсот человек;

)Небольшие, состоящие из нескольких сотрудников.

В крупных организациях, особенно в тех, которые имеют дочерние организации в регионах России, рекомендуется создавать управление кадров, управление персоналом, а средних - отделы кадров. В небольших организациях работа с документацией по личному составу может быть возложена на инспекторов (менеджеров) по кадрам или на секретарей руководителя. В этом случае выполнение этой функции должно быть отражено в должностной инструкции инспектора или секретаря.

Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от ряда факторов, основными из которых являются:

отраслевая принадлежность предприятия;

место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный, региональный, местный);

уровень централизации управления;

тип предприятия (локальная компания, холдинг);

определяющие экономические показатели;

количество работников предприятия;

концепция управления персоналом;

кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);

состояние регионального рынка труда;

наличие региональной образовательной инфраструктуры;

пол и возраст работников;

технологические особенности производства;

уровень профессиональной подготовки специалистов службы персонала.

В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

·самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;

·выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;

·выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.

В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников службы персонала, в организациях средних размеров (до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов, в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.

Рисунок 1- Структура кадровой службы предприятия

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из кадровой службы в подразделения направляются:

) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;

2)копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

)копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;

)сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

·требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;

·принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;

·взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;

·требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

2.4 Нормирование труда работников кадровой службы

Работникам кадровых служб, как и работникам других структурных подразделений организации, ТК РФ гарантирует:

·государственное содействие системной организации нормирования труда;

·применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учётом мнения выборного профсоюзного органа или устанавливаемых в коллективном договоре.

Нормирование труда (нормы труда) - это нормы выработки, времени, обслуживания. Они устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологий, организации производства и труда. Работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки. В ТК РФ (ст. 159, 160, 163) определено, что относится к таким условиям:

·исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;

·своевременное обеспечение технической и и иной необходимой для работы документацией;

·надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;

·условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства.

Нормы выработки для каждого сотрудника кадровой службы, в соответствии с его должностными обязанностями, а также численный состав сотрудников кадровой службы можно рассчитать, используя «Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров».

В этой главе мы выяснили, что основы деятельности кадровой службы заключается в организованной работе сотрудников предприятия и в том числе сотрудников кадровой службы. Обозначили функции, за которые отвечает служба персонала и взаимоотношения с другими подразделениями в организации. Так же мы ознакомились с иерархией в кадровой службе.

3. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства в России

Таблица 1 - Акты регулирующие порядок работы с кадровыми документами:

№ п/п.Название документа и дата его утвержденияПолезная информация для работника кадровой службы1Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Принят Государственной Думой РФ 21 декабря 2001 г.ТК РФ в области документирования: - Устанавливает обязательность применения ряда правовых актов; правил внутреннего трудового распорядка,графика отпусков и др. (ст. 123, 190 и др.). - Определяет документы, которыми документируются кадровые процедуры: приём, перевод, расторжение трудового договора,отпуска, поощрения и взыскания работников (ст. 67, 68, 84 и др.). - Устанавливает сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними работников 9ст. 14, 67, 68) - Вводит обязательность разработки документов, которые должны регламентировать порядок передачи персональных данных работников (ст. 88). - Устанавливает порядок согласования документов или учёта мнения представительного органа (ст. 8, 136, 190 и др.).2Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (Собрание законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609)Закрепляет обязательность документирования информации, устанавливает обязательность предоставления информации государственным органам. Статья 5. Документирование информации Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Статья 15. Обязанности и ответственность владельца информационных ресурсов Владелец информационных ресурсов несёт юридическую ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.3Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50)Определяют обязанности обществ по хранению документов и их составу. Закон устанавливает не только обязательность хранения документов по месту нахождения его исполнительского органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочениедокументов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ».4Постановление Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках». Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»Устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Устанавливает форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку, а также общий порядок их ведения.5Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённая Федеральной архивной службой России 27 ноября 2000 г.Инструкция содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения. Может быть использована в коммерческих организациях для разработки внутренней инструкции по делопроизводству.6Альбом унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. НИПИ статинформ Госкомстата России, 2004.Унифицированные формы первичной учётной документации распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда - на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.7Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Росархив. 2000.Содержит перечень практически всех возможных реорганизации документов, с указанием их сроков хранения.8ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».Носит рекомендательный характер. Определяет общие требования к оформлению документов и составу их реквизитов9Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.Основной документ, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения.10Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОК ПДТР).Он позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т-2), используемых в кадровой службе.11Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-93 (ОКСО).Предназначен для кодирования информации о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлениях подготовки.12Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН).Используется при оформлении анкет, личных листков, личной карточки Т2 и других учётных форм. Заполнение сведений о возрасте, гражданстве, национальности, языках народов РФ и иностранных языках, степени знания языков, состояния в браке и др. должно соответствовать формулировкам, включённым в классификатор.13Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.Создаёт основу для разработки должностных инструкций.14Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров.Срок его действия - до 1996 г., тем не менее может быть использован в качестве методической базы для расчёта необходимой численности сотрудников отдела кадров. Это своего рода методическое пособие по определению затрат рабочего времени на работы, выполняемые кадровой службой. Также служит для обоснования численности работников кадровой службы. Кроме того, в нём содержатся перечисление всех необходимых операций по документированию, излагается последовательность работы с документами, устанавливается технология регистрации документов, порядок их хранения. Содержит рекомендуемые формы по комплектованию и учёту кадров, в том числе журналы регистрации военнообязанных.15Постановление ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/ПС об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.Определяет порядок хранения и уничтожения документов в акционерных обществах.16Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных юридическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. Определяет порядок получения, хранения, обработки, использования и передачи персональных данных работников (в том числе).

Некоторые из указанных документов распространяются на государственные и бюджетные организации, но при отсутствии нормативной базы рекомендованы к использованию в коммерческих организациях и могут быть использованы в качестве методической помощи в подготовке локальных актов организации.

После процесса ознакомления с нормативными актами, регулирующими вопросы кадрового делопроизводства в России, я могу сделать вывод о том, что количество данных актов вполне достаточно для скоординированной работы организации кадровой службы.

кадровый делопроизводство учет служебный

4. Документы кадровой службы

Деятельность кадровой службы организации - неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления. Существует определенная нормативно-методическая база, регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации и т.д.

Под понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности кадровой службы: персональные и учетные документы, организационно-распорядительные, плановые и отчетно-статистические. Кадровая документация является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения.

Документы кадровой службы подразделяются на следующие категории:

·Документация по личному составу (создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.).

·Распорядительные документы (к этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы).

·Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника (назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж).

·Информационно-расчетные документы (ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью).

Так же важно знать о том, что в настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:

трудовой договор;

№ Т-1 - приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

№ Т-1а - приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

№ Т-2 - личная карточка работника;

№ Т-2ГС (МС) - личная карточка государственного (муниципального) служащего;

№ Т-3 - штатное расписание;

№ Т-4 - учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

№ Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

№ Т-5а - приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

№ Т-6 -приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

№ Т-6а - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

№ Т-7 - график отпусков»;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

№ Т-8а - приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№ Т-9 - приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

№ Т-9а - приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

№ Т-10 - командировочное удостоверение;

№ Т-10а - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

№ Т-11 - приказ (распоряжение) о поощрении работника;

№ Т-11а - приказ (распоряжение) о поощрении работников;

№ Т-12 - табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

№ Т-13 - табель учета рабочего времени;

№ Т-49 -расчетно-платежная ведомость;

№ Т-51 - расчетная ведомость;

№ Т-53 - платежная ведомость;

№ Т-53а - журнал регистрации платежных ведомостей;

№ Т-54 - лицевой счет;

№ Т-54а - лицевой счет (свт);

№ Т-60 - записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

№ Т-61 - записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

№ Т-73 - акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

4.1 Трудовой договор

Трудовой договор заключается в письменной форме между работником и администрацией в лице руководителя предприятия и содержит основные реквизиты:

название документа;

место составления;

Договор составляется в двух экземплярах, один остается у предприятия, а второй отдается работнику.

4.2 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу - это важнейший документ, который составляется в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков, командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение личных данных; поощрения и наложения взысканий.

Оформления приказов по личному составу происходит на основе письменного обоснования (например: заявление работника, свидетельство о браке, свидетельствующее об изменении фамилии работника, докладная записка)

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется от руки или на бланке организации. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя), текст, личная подпись, расшифровка подписи. Далее на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении в дело.

Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части (глагола «Приказываю»). Кадровые приказы начинаются с распорядительного действия. Принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск.

Различают индивидуальные и сводные приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают. В сводных приказах не должно быть информации с разными сроками хранения. Желательно выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании, имеющих краткий срок хранения. В индивидуальном порядке оформляются приказы о поощрениях и наказаниях.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в соответствии с Трудовым Кодексом РФ.

При приеме на работу устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка) и, при необходимости, условия приема: временно, с испытательным сроком.

При переводе на другую работу указывается новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода (в соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда.

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях, наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа должен заканчиваться ссылкой на письменное основание распорядительного действия.

Приказы по личному составу, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя.

Проект приказа по личному составу согласовывается с должностными лицами, такими как: главным бухгалтером, с руководителями структурных подразделений, юрисконсультом.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются. В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. В связи с различием в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его от приказа по основной деятельности).

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) заносятся в трудовые книжки.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых является обязательным для всех организаций. (Приложение №1)

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. (Приложение №2)

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании этого приказа отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков. (Приложение №3)

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

4.3 Личная карточка работника

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется в одном экземпляре на основании документов (Приложение №4):

паспорта;

военного билета;

трудовой книжки;

на основании опроса работника.

Свободные строки могут заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Так же в разделе 1 указываются названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

При заполнении раздела 2 записывается военная служба с указанием должности.

В разделе 3 с каждой записью, вносимой на основании приказа, администрация обязана ознакомить работника под расписку.

При заполнении раздела 4 «Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются:

·дата прохождения аттестации;

·решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации»;

Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию или приказ об утверждении результатов аттестации.

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником.

В разделе 5 «Повышение квалификации» указываются:

·даты начала и окончания обучения;

·вид повышения квалификации;

·наименование учебного заведения, факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве, курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);

·вид документа (свидетельство, удостоверение);

·графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

Аналогичным образом в раздел 6 вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении раздела 7 «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

В разделе 8 «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 ТК РФ в него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

В разделе 9 «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику ФЗ, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации.

Раздел 10 «Дополнительные сведения» заполняются в необходимых случаях:

·сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания);

·сведения о работающем инвалиде с указанием справки, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;

·заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда.

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел XI основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.

При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

4.4 Трудовая книжка

Согласно ст.66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности работника в организации сведения о нём отражаются в этом документе. (Приложение №5)

Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» утверждена форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.

Согласно этим правилам работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа является для работника основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель-физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Для пресечения использования поддельных трудовых книжек, Правительство РФ обязало Министерство финансов РФ утвердить порядок обеспечения работодателей новыми бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, а работодателей обеспечить учет трудовых книжек, также бланков трудовой книжки и вкладыша.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

·о работнике;

·о выполняемой им работе;

·о переводах на другую постоянную работу;

·об увольнении работника;

·основания прекращения трудового договора;

·о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы на основании подтверждающего документа.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания приказа, но не позднее недельного срока, при увольнении - в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны соответствовать тексту приказа. Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или федерального закона и ссылкой на соответствующие статью, пункт.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется титульный лист, содержащий сведения о работнике. Фамилия, имя и отчество и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование - среднее, среднее специальное или высшее - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также может быть произведена на основании соответствующих документов.

Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации, на котором впервые заполняется трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производиться администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о заключении или расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества.) и со ссылкой на номер и дату документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и записываются новые данные.

Записи производятся аккуратно, шариковой ручкой, пастой черного, синего или фиолетового цвета.

В случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер вкладыша.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку или вкладыш, о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация организации обязана ознакомить владельца книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке форма № Т-2, в которой должна быть точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

При увольнении работника все записи о работе, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия. Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

4.5 Журналы учёта и контроля и внутренняя служебная переписка

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:

·журнал регистрации трудовых договоров;

·журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

·журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

·журнал регистрации приказов о командировках работников;

·журнал регистрации командировочных удостоверений;

·журнал регистрации служебных заданий;

·журнал регистрации локальных нормативных актов;

·книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

·приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

·журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

·журнал выдачи справок по личному составу;

·журнал учета больничных листов;

·журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан (в частности, для подтверждения стажа работы).

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.

Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

В этой главе была проведена работа по ознакомлению с документами кадровой службы, так же проведен анализ и описание данных документов.

Заключение

От обеспеченности организаций трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ. Поэтому так важна та роль, которую выполняет кадровая служба в организации.

Одна из важнейших функций организации работы кадровой службы - функция учета документов, регламентирующих осуществление всех задач, стоящих перед менеджерами по персоналу.

Проблема работы с электронной информацией становится актуальной. Поэтому первым шагом в целях совершенствования службы кадров является внедрение информационных технологий в управленческий процесс, что позволит создать архивы электронных баз данных и объединить потоки электронных документов.

Залог успеха организации - эффективный персонал, поэтому востребованы специалисты. Зачастую менеджер по персоналу становится проводником новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления персоналом, решает все организационные вопросы.

На сегодняшний день отделу кадров важно не только правильно заполнять кадровую документацию, но и добиваться своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы предприятия тех людей, кто обладает хорошими знаниями, навыками и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше.

В результате работы были выполнены следующие задачи: выявление сущности кадровой службы предприятия; изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров; исследование особенностей кадровой документации.

После выполнения задач была достигнута следующая цель: анализ организации работы кадровой службы на предприятии.

Список использованной источников

кадровый делопроизводство служебный

1.Конституция Российской Федерации - М.: Юристъ,2005.- 63с.

2.Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 1 сентября 2007 года. - М.: Эксмо, 2007. -272с.

Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 №229. Редактирован от 17.12.2007.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»

Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе - М.:ИНФРА-М, 2001. - 35 с.

Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования. - М.: Издательский дом «Академия», 2007. -189с.

Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное. - М.: Эксмо,2007. -304стр.

Кирсанова М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., отредактированное. - М.: ОМЕГА-Л, 2006. -58с.

Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников. - М.: ИНФРА-М,2006. -101с.

Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство - М.: Книга Сервис,2006. -144с.

Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. - изд. 2-е, переработанное и дополненное. - М.:Издательство «Альфа-Пресс». 2008. - 304 с.

Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. Издание 3-е, дополненное и переработанное. - М.: М ЦФР,2003. -98с.

Кадровая служба //Википедия, Свободная энциклопедия

Кадровое делопроизводство //Siriniti. 2014г.

15.Личная карточка работника Т-2 //Кадровые вопросы.

Методические материалы //Деловой мир.2014 г.

Форма Т-5 «Приказ о переводе работника на другую должность» //HRMaximum

Персонал организации как объект управления //ORGTM.ru. 2012г.

Сайт по кадровому делопроизводству //2013г.

Трудовые ресурсы //Начальные материалы онлайн. 2014г.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Какие документы подготовить, в какие сроки уложится? Процедура полна подводных камней, и несоответствие конкретному пункту грозит получением отказа от ПФ РФ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Основные понятия

Что это такое

Льготной, или досрочной, признается пенсия, назначенная раньше определенных законом сроков:

Перечень работ, должностей, профессий, которые учитываются при досрочной трудовой пенсии утверждаются Правительством РФ. Льготная пенсия назначается на 5 лет раньше установленного срока.

Однако, существуют производства, например, связанные с вредными условиями или подземными работами, которые предоставляют право уйти на пенсию:

Кому положена льготная пенсия

Подробный перечень профессий, должностей и специальностей, которые дают право на льготную пенсию, приведен в

Законодательно подтверждены категории граждан:

1. Работающие на подземных работах, с вредными и тяжелыми условиями и в горячих цехах.
2. Женщины, работающие машинистами-трактористами во всех отраслях экономики, машинистами дорожных, разгрузочно-погрузочных, строительных машин.
3. Женщины на тяжелых и интенсивных работах в текстильной промышленности.
4. Работники метрополитена и железных дорог.
5. Рабочие на лесозаготовках, а также осуществляющие обслуживание оборудования и механизмов в этой сфере.
6. Работники, участвующих в поисковых, геолого-разведочных, геофизических, гидрологических и других работах.
7. Работников на морских, речных, рыбно-промышленных судах.
8. Водители троллейбусов, автобусов, трамваев.
9. Летчики гражданской авиации.
10. Работа в качестве служащих в местах лишения свободы.
11. Пожарники и работники МЧС.
12. Артисты театра.
13. Работающие в условиях Крайнего Севера.
14. Водолазы.

Куда обращаться

За досрочной пенсией можно обращаться в любое время после того, как у гражданина возникло на нее право. Обращение в Пенсионный Фонд РФ по месту проживания с .

Зачисление досрочной пенсии

Оформление досрочной пенсии, положенной по права, требует внимательно подхода от будущего пенсионера. Своевременная подготовка необходимых справок и документов – гарантия беспроблемного получения заслуженной пенсии.

Какие документы необходимы

По действующему законодательству к заявлению о начислении досрочной трудовой пенсии должны быть приложены следующие документы:

• страховое свидетельство (документ, подтверждающий, что гражданин зарегистрирован в системе обязательного пенсионного страхования);
• паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность, принадлежность к гражданству, возраст и место регистрации;
• документы, предоставляющие сведения о стаже: трудовая книжка, справки о стаже, если таковых не имеется – показания свидетелей или другие документы. Образец справки в Пенсионный Фонд должен содержать наименование организации, выдавшей ее, идентификационные коды, сведения о времени работы в организации, подпись главного бухгалтера и печать.

Следует отметить, что справки требуют за период до 1997 года или после. С 1997 года гражданин зарегистрирован в качестве застрахованного лица в Пенсионном Фонде РФ. После этого периода сведения подтверждаются на основании страхового свидетельства.

• для назначения льготных пенсий, образец которой должны предоставить по месту обращения. К этой же категории относится образец архивной справки, который должен быть у бухгалтера организации, в которую вы обратились.Справка должна содержать сведения о зарплате, премиях, других выплатах на месте работы, дающей право на льготную пенсию.
• справка с последнего места работы с данными о среднем заработке за предшествующие 3 месяца;
• за 2000-2001 годы или 60 месяцев до 2002 года;
• свидетельства о рождении детей;
• для мужчин – военный билет.

Где взять справку

Все справки должный быть выданы компетентными органами и заверены подписями, обязаны содержать достоверные сведения.

Данный список не полон, так как в каждом конкретном случае требуются справки установленного образца.

Как оформить льготную пенсию и учесть все нюансы процедуры, чтобы в досрочной трудовой пенсии не было отказано.

Пенсионный Фонд РФ откажет в следующих случаях:

• увольнение не по причине или ;
• заявление в ПФ РФ было подано гражданином в период, когда была снижена или приостановлена выплата пособия по безработице;
• двухкратный отказ от вакансий, предложенных Центром занятости населения

Как получить пенсионные льготы

Если стаж и должность по закону попадают под льготные, то он имеет право на досрочную пенсию. Требования приведены в

О привилегиях получения пенсии гражданина должен поставить в известность работодатель. С 1 января 2019 года в организациях введена оценка условий труда, по итогам которой определяется «льготность» работы.

Порядок регистрации льготной пенсии

Срок подачи заявления

Не ранее одного месяца до момента наступления права на досрочную пенсию. В противном случае его не примут.

Не будет лишним, если вы обратитесь за полгода до наступления предполагаемой досрочной пенсии с целью уточнить список необходимых документов.

Поиск документов, получение архивных справок займет много времени. Особенно если гражданин работал на производстве, дающим право на льготную пенсию, в период существования Советского Союза и первые годы постсоветской России.

Подача заявления о начислении льготной пенсии с приложенным пакетом необходимых документов.

Если вы отправляете заявление по почте, то нужно воспользоваться письмом с описью и уведомлением о вручении. Дата получения Пенсионным Фондом письма и будет считаться днем обращения.

Если оформляете пенсию через посредника, то они должны иметь подлинники.

При приеме заявления ПФ РФ предпринимает действия:

1. Проверка правильности заполнения заявления и соответствия сведений данным паспорта и другими документами.
2. Сверка подлинников и копий на предмет расхождений.
3. Регистрация заявления гражданина и выдача , которая содержит информацию о дате приема, список недостающих документов и сроки, в которые эти документы должны быть предоставлены. Обычно ПФ РФ предоставляет для этих целей 3 месяца. Иначе заявление аннулируют.

Видео: какие документы нужны для оформления льготной пенсии

Срок оформления льготной пенсии

Рассмотрение заявления занимает не более 10 дней, в течение этого времени уполномоченный орган должен вынести решении о принятии заявления или отказе.

Если документы будут приняты, то начисления начнут начисляться в даты подачи заявления.

Назначение льготной пенсии в зависимости от специфических условий места работы, должности, профессии

Для каждой профессии необходим свой список прилагаемых к заявлению документов.

Так, документы на льготную пенсию морякам из Клайпеды или пакет документов для работников тубдиспансера может отличаться.

Так как на назначение досрочной пенсии для данных профессий влияет продолжительность стажа и класс опасности занимаемой должности.

Особо следует отметить условия предоставления права на льготную пенсию по Чернобылю. Законодательством определено, что граждане, проживающие на зоне проживание с правом на отселение, имеют право уменьшит свой возраст до выхода на пенсию не более, чем на 5 лет.

Досрочная пенсия может быть оформлена при условии, что незадолго до выхода гражданина на пенсию, организация, в которой он работал, была ликвидирована.

Для назначения необходимо предоставить в ПФ РФ пакет документов, схожий с приведенным выше перечнем. Дополнением является рекомендация ЦЗН о предоставлении досрочной пенсии.

Такое предложение о назначении пенсии выдается в двух экземплярах службой занятости. К нему прикладывается , которая содержит сведения о периоде времени, засчитываемой в трудовой стаж.

Также законом предусмотрен выход на пенсию по причине сокращения штата. Для этого случая необходимо соблюдение условий:

1. Увольнение по сокращению за 2 года до даты выхода на пенсию.
2. Наличие стажа 20 и 25 лет для женщин и мужчин соответственно.
3. Отсутствие возможности трудоустроиться.
4. Признание гражданина безработным Центром занятости населения.

Для оформления льготной пенсии в этом случае гражданину нужно обратиться в . Ответным действием органа станет выдача предложения о направлении на пенсию, срок действия которой ограничивается одним месяцем.

По истечении срока документ считается недействительным.

Часто задаваемые вопросы

Процесс оформления льготной пенсии вызывает немало вопросов, которые связаны с необходимой документацией, сроками трудового стажа и другими условиями начисления льготы.

Что еще необходимо кроме общего пакета документов?

Сотрудники ПФ РФ, кроме основных документов, могут потребовать еще и дополнительные:

• документы, которые подтверждают постоянное место проживания, например, для лиц, живущих за рубежом);
• свидетельство о браке, смене имени, о рождении детей;
• документы, содержащие сведения о количестве людей, которые находятся у вас на иждивении;
• документ, который подтверждает, что гражданин работал в условиях Крайнего Севера;

Проводимая в стране пенсионная реформа направлена на увеличение возраста выхода на пенсию. 2018 год является последним, когда мужчины уходят на заслуженный отдых в 60, а женщины в 55 лет. Однако существуют определенные категории граждан, за которыми сохранится право на досрочный выход на пенсионное обеспечение.

Одним из подтверждающих наличие такого право документов оказывается льготная справка, которую необходимо предоставить в ПФР вместе с остальными документами при оформлении пенсии.

Льготная справка представляет собой официальный документ, подтверждающий определенный стаж работы, льготный ее характер. Без его предоставления порой невозможно доказать факт осуществления трудовой деятельность в определенных условиях, что особенно актуально в случае потери, порчи трудовой книжки или наличия ошибок в ней.

Одна из причин оформления – попытка получить назначение пенсионных выплат, положенных по закону в случае работы в условиях Крайнего Севера, на вредных и опасных для здоровья производствах.

Становится понятно, что претендовать на льготу могут только те граждане, которые были трудоустроены официально.

Где получить документ?

Помочь с оформлением льготной справки должен работодатель, поскольку это именно та инстанция, которая занимается подготовкой подобного рода документов. Если работнику требуется льготная справка, нужно обратиться в отдел кадров своего предприятия, написав при этом заявление о выдаче документа. Подготовить справку должны в течение трех дней, после чего работник сможет ее забрать.

На практике встречаются случаи, когда предприятие, где работал будущий пенсионер, ликвидируется. Тогда нужно обратиться в архив, в котором находятся все официальные бумаги ликвидированной организации.

Необходимые документы

Чтобы оформить досрочную пенсию, необходимо подготовить для подачи заявления в Пенсионный фонд пакет определенных документов.

Помимо подтверждающей льготной справки понадобятся:

• паспорт;
• трудовая книжка (или ксерокопия, заверенная работодателем);
• СНИЛС;
• справка о среднем доходе (наибольшем) за любые пять лет работы (подряд, возможен вариант с разными работодателями);
• заявление на назначение досрочного пенсионного обеспечения.

Образец справки с описанием

Полное название документа следующее: «справка, уточняющая льготный характер работы, дающей право на досрочное назначение пенсии».

Образец льготной справки в Пенсионный фонд в 2019 году выглядит так: https://clubtk.ru/fls/8975/obrazec-spravki-1.png

В левом верхнем углу есть место для постановки штампа, указания исходящего номера и даты выдачи. После шапки в бланке указываются ФИО работника (полностью), дата его рождения. Далее идет полное название той организации или предприятия, где осуществлялась трудовая деятельность льготника.

Также прописывается должность и профессия работника, периоды работы по указанным выше профессии и должности, номера приказов о приеме на работу и увольнении (если таковое имело место).

На основании Постановления Правительства № 516 (11.07.2002) вносятся сведения о характере деятельности (работы), предполагающей льготу при выходе на пенсию. Также в обязательном порядке указываются периоды, когда работник трудился неполный день (неполную неделю). Периоды, не подпадающие под действие Постановления, также должны быть указаны.

• отпуск без сохранения заработной платы;
• отпуск по уходу за ребенком (в том числе ребенком-инвалидом);
• учебный отпуск;
• прохождение курсов повышения квалификации;
• отстранение от работы в связи с состоянием алкогольного опьянения, по медицинским показаниям, по требованию различных уполномоченных органов или лиц;
• простой предприятия.

Скачать образец льготной справки и дополнительные документы

• Образец льготной справки — скачать ;
• Перечень документов наблюдательного дела — скачать ;
• Форма уточняющая особый характер работы — скачать .

В строке с основаниями для выдачи справки указываются все необходимые документы – приказы о приеме и увольнении, счета по заработной плате, табели учета рабочего времени и т. д.

В случае смены названия предприятия этот факт также должен найти сове отражение в справочном документе. При этом указывается дата, когда произошло это изменение и дается ссылка на соответствующий документ.

Заполняя бланк, необходимо следовать нормативным документам, одним из которых является уже упомянутое Постановление Правительства. В нем прописаны особые правила, позволяющие исчислить те периоды работы, которые могут непосредственно повлиять на досрочный выход на покой.

Готовая бумага должна быть подписана тремя лицами – работодателем, начальником отдела кадров и главным бухгалтером.

Важно! Ответственность за правдивость внесенных в бланк сведений несет работодатель. В случае обнаружения ошибок сотрудники ПФР могут отказать в принятии льготной справки.

Срок действия справки

Ни один нормативный акт в нашей стране не устанавливает сроки действия льготной справки. Таким образом у документа есть неограниченный срок годности. При увольнении с работы гражданин может запросить необходимый ему документ, а содержащаяся в нем информация о стаже работы будет актуальной всегда.

Объяснять цели получения определенного количества копий работодателю (бывшему или действующему) необязательно.

Сроки подачи документа

Подачу укомплектованного пакета бумаг можно осуществлять за день до наступления права выхода на досрочное пенсионное обеспечение, но не более, чем за один месяц. Льготную справку можно подготовить заранее, чтобы процесс работы над заявлением и само назначение выплат не затягивалось.

Сотрудникам Пенсионного фонда отводится 10 рабочих дней на рассмотрение всех бумаг. В случае неточностей, ошибок, недостачи необходимых документов у потенциального пенсионера есть еще три месяца на осуществление нужных исправлений.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!

Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже.

Занятость машиниста крана (крановщика) литейного цеха на горячих участках работ может быть подтверждена следующими документами:

• распоряжением начальника литейного цеха о закреплении за краном на определенном участке (плавильном, разливочном);
• технологической планировкой цеха по расстановке технологического оборудования на данном участке работ;
• журналом лабораторных анализов, в которых зафиксированы результаты замеров температуры на рабочем месте крановщика в различных местах нахождения крана;
• журналом учета инструктажа по охране труда.

На практике не редки случаи несоответствия сведений, содержащихся в документах, предоставляемых организациями для подтверждения факта занятости на соответствующих видах работ. Например: в лицевых счетах гражданину В.

Льготная справка в пенсионный фонд образец

Образец ЛЬГОТНАЯ СПРАВКА Выдана Иванову Петру Васильевичу в том, что он с 01.11.1985 г. был принят электросварщиком ручной сварки (приказ №545 от 03.11.1985 г.). Работал полный рабочий день, полную рабочую неделю. Совмещения профессий не имел.

Отпуска без сохранения заработной платы не предоставлялись. С 01.12.1993 г. переведен мастером строительных и монтажных работ (приказ №306/л от 10.11.1993 г.).

Работал полный рабочий день, полную рабочую неделю. Совмещения профессий не имел1. С 11.01.1994 г. переведен производителем работ (приказ №12 от 10.01.1994 г.).

Уволен 29.11.1999 г. (приказ №260 от 25.11.1999 г.). Работал полный рабочий день, полную рабочую неделю. Совмещения профессий не имел.
Предоставлялись отпуска без сохранения заработной платы: с 15.04.1995 г. по 30.04.1995 г. (15 дней); с 03.09.1996 г. по 12.09.1996 г. (10 дней); с 05.06.1997 г. по 10.06.1997 г. (5 дней).

Форма справки, уточняющей особый характер работы,2015

Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и выписки из приказов о приеме, перемещении и т.д.): Б) работников 75 л. ЭПК 338 Трудовые договоры (контракты), не вошедшие в состав личных дел 75 л.

ЭПК 339 Личные карточки работников (в том числе временных работников) 75 л. ЭПК 342 Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования* (1) * (1) Невостребованные – не менее 50 лет 349 Список (штатно-списочный состав) работников Пост.
357

Карточки, указатели к приказам по личному составу 75 л. 362 Квалификационные требования: А) по месту разработки и утверждения Пост. Б) в других организациях До замены новыми 479 Списки работников, уходящих на льготную пенсию 50 л.

1781 Технологические карты и описания технологических процессов Пост.

Справка о льготной работе (уточняющая)

Б) по личному составу 75 л. * (6) ЭПК В) по административно-хозяйственным вопросам 5 л. 32 Штатные расписания организации и изменения к ним: А) по месту разработки и утверждения Пост. Б) в других организациях 3 г. 153 Лицевые счета 75 л.

ЭПК 155 Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат* (2) 5 л. * (2) При отсутствии лицевых счетов – 75 л. 188 Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ 5 л. * (2) При отсутствии лицевых счетов – 75 л. 272 Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий Пост. 273 Журналы учета работников, совмещающих профессии До минования надобности 277 Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю 5 л.

Страничка кадровика

Производственно-технические паспорта на машины, оборудование, механизмы, приборы и инструменты Пост. 1865 Технологическая планировка и расстановка оборудования и поточных линий До замены новыми Примечания, используемые в данном перечне, уточняют сроки хранения документов. Примечание «до минования надобности» означает, что документы имеют ограниченное практическое значение.

Внимание

Срок их хранения определяется самими организациями. ЭПК – экспертно-проверочная комиссия. Конкретные виды документов в перечне помечены отметкой «ЭПК», которая означает, что эти документы могут иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должны храниться в организации, если организация по тем или иным причинам не является источником комплектования архивных учреждений, или передаваться в государственные, муниципальные архивы.

На хранение документы можно сдать как в государственный, так и в частный архив.

Какие документы нужны для оформления льготной пенсии

В Правилах обращения за пенсией, назначения пенсии в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в РФ» и «О государственном пенсионном обеспечении в РФ», утвержденных совместным постановлением Министерства труда РФ и Пенсионного фонда РФ от 27.02.02 г. №17/19пб закреплено, что территориальный орган Пенсионного фонда РФ имеет право проверять обоснованность и достоверность выдачи представленных документов, их соответствие сведениям индивидуального (персонифицированного) учета, требовать от юридических и физических лиц предоставления документов, необходимых для назначения пенсии.
С 1 января 2014 года в организациях введена оценка условий труда, по итогам которой определяется «льготность» работы. Порядок регистрации льготной пенсии Срок подачи заявления Не ранее одного месяца до момента наступления права на досрочную пенсию.
В противном случае его не примут. Не будет лишним, если вы обратитесь за полгода до наступления предполагаемой досрочной пенсии с целью уточнить список необходимых документов. Поиск документов, получение архивных справок займет много времени.

Особенно если гражданин работал на производстве, дающим право на льготную пенсию, в период существования Советского Союза и первые годы постсоветской России. Подача заявления о начислении льготной пенсии с приложенным пакетом необходимых документов.

Если вы отправляете заявление по почте, то нужно воспользоваться письмом с описью и уведомлением о вручении.

Инфо

Досрочная пенсия может быть оформлена при условии, что незадолго до выхода гражданина на пенсию, организация, в которой он работал, была ликвидирована. Для назначения необходимо предоставить в ПФ РФ пакет документов, схожий с приведенным выше перечнем.

К нему прикладывается унифицированная форма справки, которая содержит сведения о периоде времени, засчитываемой в трудовой стаж. Также законом предусмотрен выход на пенсию по причине сокращения штата.

Образец заполнения льготной справки в пенсионный фонд по списку 2

В соответствии с позицией 2151200а-1753а подраздела 12 «Прочие профессии металлообработки» раздела XIV Списка №2 право на досрочную пенсию установлено рабочим, занятым на обдирке, точке, резке, шлифовке металлических изделий и инструмента абразивными кругами сухим способом. Из записи в трудовой книжке гражданина, обратившегося за назначением трудовой пенсии следует, что он работал в цехе №2 шлифовщиком. По технологическим картам этого цеха установлено, что шлифовка металлических изделий в данном в данном цехе производится абразивными кругами, как сухим способом, так и с применением эмульсии. По приказу о закреплении рабочих за оборудованием можно установить, на каком станке он работает (работал), а по паспорту станка – наличие или отсутствие системы охлаждения на нем.
Пример №3.
Судебная практика подтверждает, что работодатели не принимают должного участия в оказании содействия своим работникам, в том числе бывшим, по предоставлению документов, подтверждающих право на досрочное назначение пенсии по старости. Хотя в большинстве случаев работодатель имеет возможность заблаговременно оценить состояние документов работника (застрахованного лица), необходимых для установления досрочной трудовой пенсии: проверить, правильно ли заполнены сведения в трудовой книжке, удостоверены ли подписью и печатью имеющиеся исправления записей в трудовой книжке, подтверждаются ли сведения, содержащиеся в документах первичными данными, имеются ли записи об основаниях выдачи документов.

Какие документы подготовить, в какие сроки уложится? Процедура полна подводных камней, и несоответствие конкретному пункту грозит получением отказа от ПФ РФ. Основные понятия Понятия о досрочной пенсии, категориях граждан, которые имеют на нее право подчинены правовым нормам в области трудового законодательства.
Что это такое Льготной, или досрочной, признается пенсия, назначенная раньше определенных законом сроков: Пол Возраст Женщина 55 Мужчина 60 Перечень работ, должностей, профессий, которые учитываются при досрочной трудовой пенсии утверждаются Правительством РФ. Льготная пенсия назначается на 5 лет раньше установленного срока.

В соответствии с действующим законодательством льготным пенсионным обеспечением по Списку №2, разделу ХХХIII «Общие профессии» (код позиции списка 23200000-19906), утвержденному постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 г. №10, пользуются электросварщики ручной сварки. Кроме того, разделом ХХVII «Строительство, реконструкция, техническое перевооружение, реставрация и ремонт зданий, сооружений и других объектов» Списка №2 предусмотрены мастера строительных и монтажных работ (код позиции списка 2290000б-23419) и производители работ (код позиции списка 2290000б-24441).

По решению властей в России стартовала пенсионная реформа, согласно которой возраст выхода на пенсию для мужчин увеличивается до 65 лет, а для женщин — до 60 лет. Но это к 2023 году. В 2019 женщины смогут уйти с работы в 56 лет, а мужчины — в 61 год.

За некоторыми работниками сохранились льготы, и им позволено уходить на пенсию раньше. Но досрочную пенсию назначат женщине, стаж которой составляет от 37 лет и больше, и мужчине со стажем от 42 лет.

Также на льготу могут претендовать работники, если:

• их профессии сопряжены с тяжелыми и вредными условиями труда;
• они работали в районах Крайнего Севера;
• они трудились в таких областях, как авиация, искусство и культура, здравоохранение и педагогика, военная и гражданская оборона;
• получили травму или родились инвалидами.

Выйти на досрочную пенсию смогут еще женщины, воспитавшие 3 и более детей, родители и опекуны инвалидов с детства, предпенсионеры, вставшие на учет в качестве безработных на биржу труда, но так и не сумевшие найти работу.

Зачем нужна льготная справка

Для определения категорий граждан, имеющих право на льготную пенсию, следует руководствоваться гл. 6 (ред.от 07.03.2018) и двумя списками, утв. Постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10 (ред. от 02.10.1991), в которых перечислены производства, должности и профессии, дающие право на досрочный выход.

Перед тем как начать оформление льготной пенсии, убедитесь, что необходимый стаж на дату обращения у вас выработан. После этого начните собирать необходимые бумаги. Кроме стандартного набора документов (в который входит паспорт, трудовая книжка, справка о средней зарплате за любые 5 лет, СНИЛС), в ПФР могут потребоваться документы для подтверждения права на досрочный выход. Например, бланк с места работы, удостоверяющий, что будущий пенсионер трудился на вредном производстве. Где взять такой документ и как его оформить, читайте далее.

Где взять такой документ

Оформлением документов, необходимых для определения досрочной пенсии, занимается работодатель. Поэтому работнику следует обратиться в отдел кадров предприятия с письменной просьбой о предоставлении льготной справки. Заполненный бланк должны будут выдать заявителю на руки в течение трех дней с момента обращения.

Если же организация, на вредном производстве которой на протяжении нескольких лет трудился будущий пенсионер, была ликвидирована, для получения документального подтверждения стажа придется обратиться в архив, в который были переданы на хранение бумаги организации.

Что в нем должно быть указано

Законодательно установленной формы документа не существует. Поэтому предприятие вправе разработать собственный бланк и использовать его для оформления документа. При составлении необходимо помнить: чем больше информации, подтверждающей право на досрочную пенсию, будет содержать справка в Пенсионный фонд, тем меньше проблем у работника возникнет при оформлении пособия.

При заполнении бланка следует руководствоваться документами по исчислению льготного стажа. Постановлением Правительства РФ от 11.07.2002 № 516 утверждены Правила исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в соответствии со ст. 27 и 28 .

В справке следует отразить:

• сведения о работодателе;
• Ф.И.О. и должность работника, дающую ему право на льготную пенсию;
• дату трудоустройства сотрудника и дату его увольнения (если имело место) со ссылкой на приказы;
• периоды прохождения курсов повышения квалификации;
• периоды нахождения в ученических отпусках;
• периоды нахождения сотрудника в отпусках без сохранения зарплаты;
• срок нахождения работницы в отпуске по уходу за ребенком;
• бланк подписывается работодателем, начальником отдела кадров и главным бухгалтером;
• обязательно указывается дата выдачи и номер справки. Проставляется угловой штамп.

Следует заметить, что наниматель несет ответственность за достоверность указанных в справке сведений. А бланки, заполненные с ошибками и помарками, специалистами ПФР в работу не принимаются.