Срок сдачи сзв м за июль. Сведения о застрахованных лицах: форма СЗВ-М. Копии СЗВ-М сотрудникам надо выдавать в обязательном порядке. Однако, если этого не сделать, то компанию не оштрафуют

Несмотря на то, что с 1 января 2017 г. ПФР передал право по администрированию страховых взносов ИФНС, за пенсионным фондом остались определенные полномочия по контролю страхователей. Какую отчетность работодатели обязаны подавать в ПФР? Кто обязан сдавать СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ? На что обратить внимание при заполнении данных форм? Как судебная практика поможет снизить штраф? Все эти вопросы мы рассмотрим в данной статье.

Кому необходимо сдать СЗВ-СТАЖ?

С 1 января 2017 г. введена новая форма отчетности в ПФР – СЗВ-СТАЖ («Сведения о страховом стаже застрахованных лиц»). Данная форма утверждена Постановлением от 11.01.2017 г. № 3п. Отчет является годовым. Впервые должен быть сдан за 2017 г. до 1 марта 2018 г. Но существуют определенные условия, при наступлении которых СЗВ-СТАЖ необходимо сдать в 2017 г.:

1. Ликвидация страхователя - юридического лица или прекращение физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя.

Согласно п.3 ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 г. №27-ФЗ, срок предоставления - в течение месяца с даты утверждения промежуточного ликвидационного баланса или принятия решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, но не позднее дня представления в налоговую инспекцию документов для государственной регистрации при ликвидации юридического лица или прекращения физическим лицом деятельности в качестве ИП.

2. Выход на пенсию сотрудника. Срок предоставления - в течение 3 календарных дней со дня предоставления заявления сотрудника о выходе на пенсию.

При увольнении сотрудники должны на руки получить форму СЗВ-СТАЖ. Следует обратить особое внимание, что данная форма заполняется по все сотрудникам, но выдать на руки обязаны форму только с данными конкретного сотрудника, т.е. необходимо сделать выборку по уволенному сотруднику.

Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ состоит из 5 разделов.

В первом разделе указываются данные о страхователе:

• регистрационный номер ПФР;
• ИНН, КПП;
• наименование (краткое);
• тип сведений.

Тип сведений следует отметить знаком «Х» и выбрать тип представляемой формы. Существует три типа сведений:

• «Исходная» - форма, указывается при первичной сдаче отчётности.
• «Дополняющая» - представляется на застрахованные лица, по которым в форме с типом «Исходная», допущены ошибки.
• «Назначение пенсии» - представляется на застрахованные лица, выходящие на пенсию, в течение календарного года, срок представления отчетности по которому ещё не наступил.

Во второй разделе указывается год, за который представляется данная форма.

В третьем разделе отражаются сведения о застрахованном лице:

• Фамилия, имя, отчество;
• СНИЛС;
• Период работы (период указывается в пределах отчётного периода). Если у застрахованного лица было несколько периодов работы, то каждый период отражается по отдельной строке. В случае выхода застрахованного лица на пенсию, указывается дата предполагаемого выхода на пенсию;
• Территориальные условия, особые условия труда, исчисление страхового стажа, условия досрочного назначения страховой пенсии заполняются при условии, что работник работал в условиях, дающих право на досрочную пенсию. Данные для заполнения данных граф берутся из Классификатора параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета.

Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносов на обязательное пенсионное страхование» и Раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения» заполняются только, если сведения подаются с типом «Назначение пенсии».

Форма СЗВ-СТАЖ сопровождается описью ОДВ-1.

Кто должен сдавать форму СЗВ-М?

Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 г. №83п Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах» с апреля 2016 г. введена новая форма отчетности - СЗВ-М. Отчётность должны сдавать все организации и индивидуальные предприниматели с работниками, при условии, что есть заключённые трудовые или гражданско-правовые договоры. Данная форма служит для контроля, работающих пенсионеров, так как их пенсия не подлежит индексации.

Сдаётся ежемесячно до 15 числа месяца следующего за отчётным. В случае, когда последний день сдачи отчёта приходится на выходной день, то крайний срок сдачи переносится на ближайший рабочий день.

Порядок заполнения формы СЗВ-М

Форма СЗВ-М состоит из четырёх разделов.

В первом разделе указываются реквизиты страхователя:

• регистрационный номер ПФР;
• наименование;
• ИНН, КПП.

Во втором разделе указывается отчётный месяц, за который сдаётся отчетность (номера в хронологической последовательности от 01 - январь до 12 - декабрь);

В третьем разделе содержится информация о типе формы. Тип формы указывается кодом. Существует три кода: «исхд», «доп», «отмен».

«исхд» - исходная форма, указывается при первичной сдаче отчётности;

«доп» - дополняющая форма, указывается в случае, когда отчётность сдана, но возникла необходимость дополнить первоначальную форму новой информацией;

«отмн» - отменяющая форма, подаётся в случае отмены ранее поданных неверных данных.

В четвёртом разделе указываются сведения о застрахованных лицах:

• Фамилия имя, отчество застрахованного лица;
• СНИЛС;
• ИНН (заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица).

Куда сдавать СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ?

Данные формы отчётности следует сдать в территориальные подразделения ПФР.

В каком формате сдавать отчётность?

Отчет в бумажном виде будет принят, если численность сотрудников до 25 человек. Если же численность 25 человек и выше, то отчет необходимо сдать в электронном виде.

Надо ли сдавать нулевой отчёт СЗВ-М?

При отсутствии у индивидуального предпринимателя наемных работников и лиц, работающих в рамках гражданско-правового договора, форма СЗВ-М не сдаётся.

Если у страхователя в штате есть работники, но не выплачивается им заработная плата - СЗВ-М должна быть сдана, т.к. работники являются застрахованными лицами.

Что же касается генерального директора - единственного учредителя, то следует руководствоваться письмом ПФ РФ от 13.07.2016 г. №ЛЧ-08-26/9856 «О направлении разъяснений по представлению ежемесячной отчётности», в котором указано, что если трудовой договор не заключён - СЗВ-М сдавать не надо.

Какая ответственность за нарушение срока сдачи СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М?

За нарушение срока сдачи отчетности статьей 17 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 г. (редакция от 28.12.2016 г.) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» предусмотрен штраф - 500 рублей за каждое застрахованное лицо.

В последнее время сложилась положительная арбитражная практика в плане уменьшения суммы штрафа:

• Арбитражный суд Волго-Вятского округа в постановлении от 17.07.2017 г.№А-28-11249/2016 счёл, что если опоздание со сдачей СЗВ-М произошла по причинам, не зависящим от страхователя (в данном постановлении - отключение электроэнергии), то оснований для штрафа нет.
• Постановление АС Центрального округа от 29.08.2017 г. №А84-634/2017 помогло организации уменьшить штраф в 10 раз (в данном постановлении рассматривался технический сбой программы).
• Арбитражный суд Поволжского округа в постановлении от 19.05.2017 г. №Ф06-20555/2017 изложил позицию, что «Наличие ошибок (описок) в своевременно представленных сведениях, сам по себе, не является основанием считать такие сведения не представленными в установленный срок».

Здравствуйте, уважаемые предприниматели. Сегодня мы с вами поговорим о новом виде отчетности для всех работодателей, предоставляемой в Пенсионный фонд с 2018 года. Это отчет СЗВ-СТАЖ. Срок, когда СЗВ-СТАЖ нужно будет сдать с данными о стаже работников за 2018 год, определен законодателями до 1 марта 2019.

Отчет СЗВ-стаж: что это и кто его сдает

Данный отчет был разработан пенсионниками еще в январе 2017 г., но сдаваться впервые начал в 2018 году. До этого времени данные в ПФР представлялись лишь в исключительных случаях. К примеру, вы должны были выдавать в 2017 году копию СЗВ-СТАЖ на руки при увольнении сотрудника, а оригинал отправлять в Пенсионный фонд.

Почему же возникла необходимость в разработке дополнительного вида отчета? Дело в том, что начиная с 2017 г. единый расчет по взносам сдается в налоговую инспекцию, и Пенсионный фонд перестал получать данные о трудовом стаже ваших сотрудников. Поэтому и появилась новая отчетность. Кстати, отчет СЗВ-Стаж в чем-то немного схож с месячным СЗВ-М, к которому вы уже привыкли.

На основании данных отчета Пенсионный фонд получает сведения о работающих у вас пенсионерах, таким образом, корректируя индексацию их пенсий.

Что же за информацию содержит в себе эта новая форма СЗВ-СТАЖ? Если кратко ответить на поставленный вопрос — это дополнение к форме СЗВ-М, содержащее в себе сведения о стаже конкретного сотрудника, а также начисленных (уплаченных) страховых взносах.

Важно! Количество застрахованных лиц, представленное в форме СЗВ-СТАЖ, должно полностью совпадать с количеством лиц, отраженных в отчетах СЗВ-М в течение 2018 г.

Кто сдает СЗВ-СТАЖ? Этот отчет сдают все компании, имеющие наемных работников:

• юридические лица, в том числе имеющие обособленные подразделения;
• ИП, адвокаты, нотариусы.

ИП, нотариусы и адвокаты, не имеющие наемных сотрудников, освобождены от сдачи данной формы сведений о страховом стаже в ПФР.

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц в форме СЗВ-СТАЖ сдаются по итогам 2018 года. Срок сдачи отчетности - до 1 марта 2019 г.

Когда сдавался СЗВ-СТАЖ в 2018 году

В течение 2018 года бланк СЗВ-СТАЖ сдавался в следующих случаях:

• На уволенных сотрудников, о чем мы писали выше, другие работники в этот расчет не включались.
• Ваш сотрудник выходил на пенсию по возрасту.

Сдать форму в Пенсионный фонд нужно было в течение трех дней, со дня получения заявления от работника (пишется в произвольной форме) о выходе на пенсию. К примеру, сотрудник известил вас об этом 28.08 — до конца августа вы были обязаны представить СЗВ-СТАЖ на него.

Важно! Если в течение 2018 г. вы сдавали отчетность на работников, выходящих на пенсию с типом сведений «назначение пенсии», то по окончании года нужно эти данные продублировать, но уже в обычной форме СЗВ-СТАЖ с типом «исходная». Сведения должны подаваться как на работающего пенсионера, так и на уволенного.

В 2019 году все вышеперечисленные случаи также будут служить поводом для того, чтобы сдать форму СЗВ-СТАЖ досрочно. Таким же образом нужно будет поступить и при реорганизации компании в форме присоединения, сдав отчет СЗВ-СТАЖ, не дожидаясь окончания календарного года.

Важно! Представить отчет в ПФР нужно в течение одного месяца после даты утверждения передаточного акта, но не позднее дня, когда будут поданы документы в налоговую для регистрации новой компании.

СЗВ-СТАЖ при ликвидации ООО и ИП

При отчет СЗВ-СТАЖ сдается в течение 1 месяца с момента утверждения промежуточного баланса. При СЗВ-СТАЖ представляется в ПФР в аналогичный срок, но не позднее даты внесения изменений в единый гос.реестр.

Инструкция по заполнению отчета СЗВ-СТАЖ

В отчете нужно отразить периоды работы ваших сотрудников, с которыми в истекшем году у вас были заключены:

• Трудовые договоры.
• Гражданско-правовые договоры.
• Договоры авторского заказа.

В том случае, если в отчетном периоде у вас не были заключены трудовые отношения с сотрудниками, то «нулевой» формат отчета СЗВ-СТАЖ представлять не нужно, т. е. при отсутствии стажа отчетность не сдается. В ней просто нет необходимости, так как процедуру контроля она все равно не пройдет. Отчет должен иметь хотя бы одну запись.

Если трудовые отношения все же были оформлены, но по ним не было выплат, то тогда отчет сдавать нужно. Отсутствие выплат по договорам не освобождает вас от обязанности сдавать отчетность по стажу работников.

По вышеуказанной причине при ликвидации компании СЗВ-СТАЖ сдается в течение месяца после даты утверждения промежуточного баланса, «нулевой» формат также не представляется.

Документ СЗВ-СТАЖ утвержден Постановлением Правления ПРФ за №3-п от 11.01.2017. Общие правила его заполнения такие же, как и при формировании иных документов. Бланк можно заполнить как от руки, используя указанный ниже формат, так и помощи компьютера.

• Скачать бланк СЗВ-СТАЖ в формате Excel

Заполняя СЗВ-СТАЖ от руки, не забывайте соблюдать обязательный порядок заполнения:

• Данные вносятся темными чернилами, красный или зеленый цвет использовать нельзя.
• Если вы допустили ошибку, то придется заполнять лист заново.
• Вносить исправления в бланке, а также пользоваться корректором запрещено.
• При внесении в форму данных используйте только заглавные буквы .

Как заполнить форму СЗВ-СТАЖ

В качестве примера заполнения бланка мы возьмем ИП, владеющего небольшим дизайнерским бюро и имеющего в своем штате наемных работников. Выполняя последовательные действия, вносим необходимые данные.

Раздел №1 «Сведения о страхователе»:

1. В поле «рег. номер в ПФР» пишем индивидуальный номер ИП, присвоенный пенсионниками.
2. Далее вносим — 12 знаков, поле КПП оставляем пустым. Если вы заполняете бланк с данными организации, то ИНН у вас составляет 10 знаков, а в поле КПП вносите присвоенный налоговиками номер, в зависимости от места ведения деятельности — по месту регистрации или в качестве обособленного подразделения.
3. В следующее поле заносим полную фамилию, имя, отчество предпринимателя. Организации вносят свое краткое имя, к примеру, ООО «Победа».
4. Далее разбираемся с верхним левым полем — «тип сведений». Выбирается поле, конкретизирующее цель подачи формы СЗВ-СТАЖ:

• Исходная версия будет означать, что данный отчет подается в ПФР первый раз.
• Дополняющая версия выбирается, если в отчет внесены изменения или дополнительные данные.
• Версия — Назначение пенсии. В этом случае в СЗВ-СТАЖе будут отражены сведения для назначения пенсии.

Переходим к разделу №2 «Отчетный период»:

Здесь все просто. Проставляем год, за который сдаем отчет. В нашем случае — это 2018.

Следующий к заполнению — раздел №3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»:

• Данные вносятся в табличном варианте, по каждому конкретному сотруднику с указанием ФИО и номера СНИЛС.
• В поле «Период работы» прописываются данные о стаже работника в течение отчетного года. Если сотрудник проработал целый год, то, соответственно, в клеточки проставляем первый и последний день календарного года - 01.01.2018; 31.12.2018. В иных случаях, к, примеру, при увольнении, записываем конкретное время работы сотрудника.
• В случае, если один и тот же работник был принят дважды в отчетном году — уволился, затем вновь трудоустроился, то второй период работы вносится под первым. ФИО в этом случае, повторно не прописывается.
• Если ваш работник собирается выйти на пенсию, то в полях проставляется ожидаемая дата.
• В столбце 11 вносим слово ДОГОВОР, означающее трудовые отношения с конкретным работником по договору подряда. Если все сотрудники отработали календарный год по трудовому договору, то тогда это поле не заполняем, оставляем его пустым. В том случае, если выполненная работа по договору подряда не оплачена, то в столбец 10 нужно проставить значение — НЕОПЛДОГ. По сотрудникам, с которым заключены только трудовые договоры, дополнительных расшифровок в столбце 10 не делаем. Оставляем это поле пустым.

Важно! Еще раз обращаем ваше внимание на то, что при заполнении бланка используем только ЗАГЛАВНЫЕ буквы.

• Выше мы рассмотрели пример заполнения столбца 11, если сотрудник проработал целый год, не находясь ни разу на больничном листе, в декретном отпуске, в отпуске по уходу за детьми до 1,5 лет, а также в дополнительном отпуске.
• В случае, если вам необходимо внести дополнительные сведения в столбец 11, то руководствуйтесь разделом 2 «Порядка заполнения формы СЗВ-СТАЖ», утвержденного ПФР 11.01.17 №3п. Приведем лишь самые основные:

«ВНЕТРУД» — период нахождения на больничном листе;

«ДЕТИ» — сотрудница в отпуске по уходу с ребенком от 0 до 1,5 лет;

«ДЛДЕТИ» — период нахождения в «декрете» с детьми от полутора до трех;

«ДЛОТПУСК» — ежегодный или дополнительно оплачиваемый отпуск;

«НЕОПЛ» — неоплачиваемые периоды. К примеру, простой по вине сотрудника, административный отпуск.

«КВАЛИФ» — период повышения квалификации сотрудника, с отрывом от производства.

В примере по заполнению формы СЗВ-СТАЖ мы показали как отразить страховые периоды по сотрудникам, находящимся в ежегодном оплачиваемом отпуске, на больничном листе, а также в «декретном» отпуске.

• При заполнении столбца 8 и 9 — «Территориальные и особые условия труда» проставляем специальные коды, руководствуясь вышеназванным Порядком заполнения формы. В случае, если вы не имеете документального подтверждения особых условий труда, то столбцы 9, 12, 13 не заполняйте!
• Если сотрудник уволен 31 декабря, то как это отразить в отчете СВЗ-СТАЖ? В этом случае, в графе 14 бланка СЗВ-СТАЖ проставляем знак Х.

Раздел №4 «Сведения о начисленных, а также уплаченных страх.взносах».

Раздел заполняется только тогда, когда вы сдаете отчет с признаком «Назначение пенсии», о чем вы указали в разделе 1. Он предназначен для внесения данных о сотрудниках, выходящих на пенсию. В этом разделе нужно ответить на два поставленных вопроса, заполнив соответствующие клеточки.

Раздел №5 «Сведения об уплате пенс. взносов по досрочным договорам негосударственного пенсионного страхования».

Раздел предназначен для внесения сведений на сотрудника, выходящего на пенсию. Дается расшифровка о периодах начисления и выплате взносов.

Мы разобрали самые основные моменты, как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ за 2018 год.

Скачать образец заполнения отчета СЗВ-СТАЖ

Ниже приводим образец заполнения данной формы:

• Скачать заполненный образец формы СЗВ-СТАЖ

Как заполнить форму ОДВ-1

Важно! Одновременно с отчетом СЗВ-СТАЖ сдаем опись ОДВ-1 , которая обобщает все данные основного документа.

• Скачать бланк ОДВ-1

Рассмотрим порядок заполнения формы:

• Верхние поля описи аналогичны СЗВ-СТАЖ — проставляются данные рег. номеров, наименование Страхователя.
• Опись может иметь три варианта. Соответствующее значение проставляем в нужной клеточке:

1. Исходное.
2. Корректирующее.
3. Отменяющее.

• Раздел 1 заполняется таким же порядком, как мы вносили данные в раздел 1 основного отчета.
• Раздел 2 имеет некоторую особенность. В нем два поля. В первом ставим О, а в поле, обозначающем год, записываем период, за который сдаем отчет. В нашем случае — 2018.
• В разделе 3 проставляем количество работников, на которых сдаются сведения в форме СЗВ-СТАЖ.
• В раздел 4 данные вносятся только в том случае, если представляются отчеты СЗВ — ИСХ или КОРР, имеющие отметку — ОСОБАЯ.
• Раздел 5 предназначен для работников, имеющих право на досрочные пенсионные выплаты.

Скачать заполненный образец ОДВ-1

• Скачать образец ОДВ-1

ВАЖНО! Не забудьте подписать, проставить дату сдачи, печать (при наличии), как основного отчета, так и описи.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника, выдача справки

При ему на руки нужно выдать выписку из отчета СЗВ-СТАЖ. Оригинал же направляется в пенсионный фонд, причем отчет будет содержать данные только уволенного сотрудника, других в него вносить не нужно. Что еще нужно учесть при заполнении бланка:

• Отчет будет иметь тип «Исходный». Отчетный период равен году увольнения.
• В графу «Период работы» будем вносить дату начала и окончания работы сотрудника в году увольнения. Если он работает с начала года, то начальный период будет - 01.2018, окончательный - момент увольнения сотрудника.
• Повторимся еще раз. Если сотрудник увольняется 31 декабря отчетного года, то в графе 14 проставляется знак — «Х».
• Разделы 4 и 5 в данном случае заполнять не нужно.

Куда и как предоставляется отчет СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ сдается в отделение Пенсионного фонда:

• Юрлицами: по месту нахождения компании.
• Обособленными компаниями: по месту их расположения.
• ИП: по месту проживания.

Для сдачи отчета предусмотрена два варианта:

1. На бумаге . Таким образом сдают отчет СЗВ-СТАЖ только те предприниматели, которые имеют в своем штате не более 25 сотрудников. Заполненный бланк отчета распечатывается в двух экз., делается опись ОДВ-1, данные о сотрудниках переносятся на карту памяти. На вашей копии отчета сотрудник ПФР делает отметку о принятии и копирует информацию с флешки.
2. Электронный формат. Таким образом сдают отчет предприниматели, у которых штат превышает двадцать пять человек. Отчет подписывается ЭЦП и отправляется в ПФР при помощи спец. оператора по передаче данных.

Шесть обязательных документов для увольняемых сотрудников

В последний рабочий день увольняемого работника обязательно выдайте ему следующие документы:

1. Справку СЗВ-СТАЖ.
2. Справку СЗВ-М.
3. Сведения о сумме заработка по форме Минтруда от 30.04.13 №182н (в ред. от 09.01.2017).
4. Выписку из «Расчета по страховым взносам», раздел 3.
5. Трудовую книжку.

Всегда помните о том, что нарушая порядок выдачи обязательных документов сотруднику, вы можете подвергнуться ненужным штрафным санкциям.

В какой программе делается отчет СЗВ-СТАЖ

Заполнить отчетность также можно при помощи специальных программ. Мы остановим ваше внимание на двух из них:

Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в 1C версия 8.3:

• В меню «Зарплата» выбираем вкладку «Страховая отчетность».
• Нажимаем иконку «Сформировать» и выбираем форму нужно нам отчета.
• Выбираем дату заполнения и отчетный год.
• Указываем тип представляемых сведений.
• Во вкладке «Сотрудники» вносим необходимые данные.

Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в ПУ6:

• В программе ПУ6 нажимаем на иконку СЗВ-СТАЖ, заполняем данные о страхователе, отчетный год, тип сведений.
• Далее последовательно вносим нужные данные, следуя наше подробной Инструкции по формированию отчета СЗВ-СТАЖ.

Скачать программу ПУ6 для заполнения СЗВ-СТАЖ .

Штраф за несдачу отчета СЗВ-СТАЖ

• Нарушение сроков сдачи отчетности приведет к штрафу в сумме 500 руб. за каждого сотрудника.
• Если отчет сдан в срок, но в него были включены не все сотрудники, штрафные санкции также составят 500 руб. за каждого «пропущенного» работника.
• Если в отчете выявлены недостоверные сведения, ошибки по застрахованным, но отчет сдан в срок, штрафа избежать все равно не удастся. Он составит 500 руб. за каждого «ошибочного» сотрудника.
• За несвоевременное представление отчетности руководители компаний могут быть оштрафованы на 300 — 500 руб.
• Нарушение формата представления отчета влечет наложение штрафа в размере 1000 руб. (когда отчет сдан в бумажном варианте вместо установленного электронного формата).

И самый суровый штраф ожидает юридическое лицо в сумме 50 тыс. руб., если:

• В день увольнения работнику не была выдана копия бланка СЗВ-СТАЖ.
• Не был направлен отчет в Пенсионный фонд для оформления пенсии сотруднику.

Заключение

Надеемся, что мы подробно ознакомили вас с отчетностью СЗВ-СТАЖ и теперь вам будет намного проще сформировать ее. Повторимся, что новый вид отчетности имеет годовой формат и представляется по итогам календарного года. Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ — до 01.03 следующего года за отчетным, а данные в нем заносятся в таблицу.

И последнее — кто должен сдавать СЗВ-Стаж: бухгалтерия или кадры? Законодательно этот момент не определен. Все должно быть на усмотрение руководителя и прописано в должностных инструкциях сотрудников. Если вы уже закрепили определенного работника ответственным за сдачу СЗВ-М, то целесообразней и формирование этого отчета вменить ему в обязанности. Ведь данные этих двух отчетов неразрывно связаны, переплетаются и дополняют друг друга. А любые несостыковки в отчетах могут привести к штрафным санкциям.

Отчет СЗВ-М сдается ежемесячно ! И это прежде всего нужно усвоить тем, кто впервые сталкивается с данной формой. Она представляется в территориальные органы ПФР всеми страхователями, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам. ИП, адвокаты, нотариусы, арбитражные управляющие, которые уплачивают страховые взносы в фиксированном размере, СЗВ-М на себя не сдают.

Отчет содержит сведения о всех застрахованных лицах, с которыми страхователь заключил или трудовой договор, или договор гражданско-правового характера (п.2.2 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ (далее - Закон № 27-ФЗ)).

Впервые СЗВ-М нужно было сдать за апрель 2016 года. В соответствии с вышеуказанной нормой крайний срок сдачи отчета установлен на 10 число месяца, следующего за отчетным месяцем.

Обратите внимание! Срок представления сведений о застрахованных лицах не зависит от формы их представления: электронной или бумажной. Он единый для всех случаев.

Напомним, что при количестве застрахованных лиц (п.2 Закона № 27-ФЗ):

• 24 человека и менее - СЗВ-М можно сдать на бумажном носителе;
• 25 человек и более - СЗВ-М сдается только в электронном виде.

Если 10-е число выпадает на выходной или нерабочий праздничный день

Тогда срок сдачи СЗВ-М передвигается на ближайший рабочий день, следующий за выходным (праздничным) днем. На это указали специалисты Пенсионного фонда в письме от 07.04.2016 г. № 09-19/4844.

К примеру, в 2016 году ноябрьский отчет страхователи должны были сдать максимум до понедельника 12 декабря, поскольку 10.12.2016 - это суббота.

Можно ли сдавать СЗВ-М досрочно

Законодательство не запрещает этого делать. То есть сдавать СЗВ-М за текущий месяц можно, начиная с 1-го числа этого месяца. Но если до окончания отчетного периода произошли какие-либо изменения по застрахованным лицам, то нужно уточнить сведения, чтобы ПФР не оштрафовал за их недостоверность.К примеру, если страхователь принял до конца декабря 2016 года, за который уже сдан СЗВ-М, нового сотрудника. В этом случае он должен подать дополняющую форму до 16.01.2016.

Что касается отчетов на будущие периоды, то их пенсионные работники не примут (например, декабрьский СЗВ-М в ноябре).

Срок сдачи СЗВ-М в 2016 году

В таблице ниже указан крайний срок сдачи СЗВ-М для каждого отчетного периода 2016 года .

Срок сдачи СЗВ-М в 2017 году

Обратите внимание на последнюю строку расположенной выше таблицы. СЗВ-М за декабрь 2016 года нужно представить не позднее 16 января 2017 года. Объясним почему.

Дело в том, что с 01.01.2017 г. начнет действовать новая редакция ст.11 Закона № 27-ФЗ, которая изменяет предельный срок сдачи СЗВ-М с 10-го на 15-е число месяца, следующего за отчетным.

Новые правила необходимо начать применять уже с января 2017 года, поэтому на декабрьский отчет они тоже распространяются.

Заметьте! Поскольку 15.01.2017 г. выпадает на выходной день (воскресенье), подать сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М за декабрь 2016 года нужно до 16.01.2017 г.

Сроки представления СЗВ-М в 2017 году смотрите в таблице ниже.

Отчетный период 2017 года	До какого числа нужно сдать СЗВ-М
Январь 2017	До 15.02.2017
Февраль 2017	До 15.03.2017
Март 2017	До 17.04.2017
Апрель 2017	До 15.05.2017
Май 2017	До 15.06.2017
Июня 2017	До 17.07.2017
Июль 2017	До 15.08.2017
Август 2017	До 15.09.2017
Сентябрь 2017	До 16.10.2017
Октябрь 2017	До 15.11.2017
Ноябрь 2017	До 15.12.2017
Декабрь 2017	До 15.01.2018

Если нарушен срок сдачи СЗВ-М

Если страхователь не сдал СЗВ-М вовремя , то за данное нарушение ПФР его оштрафует. Размер штрафа установлен ч.4 Закона № 27-ФЗ и равен 500 руб. за каждого работника, по которому не представлены сведения. То есть, для компании со штатом численностью 50 человек величина денежного взыскания составит 25 000 руб. (= 500 руб. х 50 чел.).

Размер штрафа можно снизить в судебном порядке. Приведите как можно больше аргументов в свою пользу (например, это первое нарушение компании, срок пропуска незначителен, бюджет не пострадал и т. д.) и по возможности представьте доказательства, и судьи обязательно пойдут Вам навстречу.

Внимание всех тех, кто сдает СЗВ-М через интернет! С 8 января 2017 года изменился электронный формат отчета ().

Бумажный бланк СЗВ-М остался прежним. Скачать его Вы можете ниже.

Что это такое

Отчет по форме СЗВ-М – это ежемесячная отчетность в ПФР для работодателей.

Стоит заметить, что те работодатели, которые не хотят тратить время на самостоятельное заполнение и сдачу отчета СЗВ-М, нередко пользуются различными программами или онлайн-сервисами.

Кто должен сдавать новый отчет в ПФР

Новый отчет должны сдавать ИП и организации за тех сотрудников, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору и получают доходы, облагающиеся страховыми взносами в ПФР.

Форма ежемесячной отчетности в ПФР в 2019 году

Ежемесячная отчетность в ПФР сдается по новой форме – СЗВ-М . Она заполняется по всем работникам и содержит следующую информацию:

• ФИО сотрудника.
• Номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).

Примечание : форма отчета СЗВ-М утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п.

Обратите внимание , что отчет СЗВ-М с 1 апреля 2017 года сдается по новому формату, утвержденному Постановлением Правления ПФ РФ от 07.12.2016 N 1077п. Представление сведений о застрахованных лицах в старом формате повлечет отказ в принятии отчета, а, в случае нарушения срока его сдачи, штрафа в размере 500 руб. за каждого сотрудника, включенного в отчет.

Образец заполнения отчета СЗВ-М в 2019 году

Образец заполнения бланка по форме СВЗ-М вы можете посмотреть на этой странице .

Срок сдачи формы СЗВ-М в 2019 году

Отчет СЗВ-М нужно подавать в ПФР ежемесячно .

Крайний срок подачи – не позднее 15-го числа следующего месяца.

Таблица 1. Крайние сроки сдачи отчета СЗВ-М в 2019 году

Примечание : если день сдачи выпадает на выходной или праздник, то крайний срок подачи отчета переносится на ближайший рабочий день.

Как заполнить бланк новой отчетности в ПФР

Инструкция по заполнению отчета в ПФР по форме СЗВ-М

Раздел 1. Указываем реквизиты страхователя:

• Регистрационный номер в ПФР . Указан в уведомлении из ПФР , полученном при регистрации ООО (ИП). Также, его можно узнать в местном отделении ПФР , либо в налоговой инспекции (продиктовав свой ИНН).
• Наименование (краткое) . Например, «ООО «Компания»» или «ИП Тихонов М.А.» .
• Поле «ИНН» . ИП и организации указывают ИНН, в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе.
• Поле «КПП» . ИП поле КПП не заполняют. Организации указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Раздел 2. Отчетный период . Указывается номер отчетного месяца, за который сдается отчет, а чуть дальше, отчетный календарный год (например, Отчетный период 04 календарного года 2019 ).

Раздел 3. Тип формы (код) . Указывается код формы:

• исхд (исходная форма, подается впервые в отчетном месяце);
• доп (дополняющая форма, подается с целью дополнения ранее поданных сведений);
• отмн (отменяющая форма, подается с целью отмены ранее неверно поданных сведений).

Раздел 4. Указываются сведения о застрахованных лицах (сотрудниках) получивших в отчетном месяце выплаты:

• Фамилия, имя, отчество (в именительном падеже).
• Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).
• ИНН (при наличии информации об ИНН сотрудника).

Примечание : ФИО сотрудников можно указывать как по алфавиту, так и в любой другой последовательности.

В нижней части отчета необходимо поставить подпись руководителя (ИП) с указанием должности, печать (при наличии) и дату подписания.

Штраф за несдачу формы СЗВ-М

За несдачу ежемесячной отчетности в ПФР или подачу отчета с неполными или недостоверными сведениями предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждого работника.

Кроме этого с должностных лиц организации (руководитель, бухгалтер) дополнительно могут взыскать штраф в размере от 300 до 500 рублей (статья 15.33 КОАП РФ).

Нулевой отчет по форме СЗВ-М

Даже если организация приостановила свою деятельность нулевой отчет СЗВ-М все равно необходимо сдавать. В такой компании есть как минимум один учредитель (директор), по которому нужно отчитываться.

С марта 2018 года действует новый порядок представления отчета отдельными категориями застрахованных лиц. Начиная с указанного периода отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ обязательны к представлению в отношении:

1. Руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.
2. Председателя ТСЖ, ГПК, СНТ, ОНТ, ДНТ (при отсутствии заключенного трудового или гражданско-правового договора)

Указанные изменения были внесены письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенного до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721.

Нужно ли сдавать СЗВ-М вновь созданным ООО без сотрудников, гендиректора и счета в банке?

В соответствии с Письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенным до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, СЗВ-М необходимо сдавать в отношении руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.

Нужно ли сдавать отчет организациям в процессе ликвидации?

Согласно разъяснениям, данным в Пенсионном фонде РФ, нахождение организации в стадии банкротства не освобождает ее от обязанности представления отчета по форме СЗВ-М. В данном случае, заполняется нулевая форма и подписывается у конкурсного управляющего.

С 1 апреля 2016 года вступают в силу поправки, внесенные Федеральным законом № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г. (ст. 2, ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г.). С указанной даты для работодателей вводится новая форма ежемесячной отчетности в Пенсионный фонд РФ - форма СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах", утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 1 февраля 2016 г. Установлены сроки и порядок ее представления, а также ответственность страхователей за непредставление либо представление неполных (недостоверных) сведений.

Мы предлагаем ознакомиться с ответами на часто задаваемые вопросы в связи со сдачей новой отчетности.

С какой целью введена новая форма отчетности?

С февраля 2016 года расчет страховой пенсии у работающих (в т. ч. по гражданско-правовым договорам) пенсионеров производится без учета плановых индексаций стоимости пенсионного балла и фиксированной выплаты к страховой пенсии (ст. 26.1 Федерального закона № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 г.). Так, с 1 февраля 2016 года пенсия проиндексирована на 4 процента только неработающим пенсионерам (ч. 1 ст. 6, ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г.).

Для того, чтобы ежемесячно отслеживать факт работы пенсионера, и введена новая форма (Информация Пенсионного фонда РФ от 24 марта 2016 г.).

Форма СЗВ-М обязывает организации (индивидуальных предпринимателей) ежемесячно сообщать сведения по каждому застрахованному физическому лицу (независимо от его возраста и наличия у него права на пенсию) (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.). Это касается:

• работников организации (по трудовому договору), в том числе тех, кто в отчетном периоде отработал не все дни (в течение месяца был уволен или, наоборот, принят) или фактически не работал ни одного дня (например, в периоде приостановления деятельности) и (или) не получал вознаграждения (например, из-за болезни, нахождения в административном отпуске, отпуске по уходу за ребенком), а также единственных учредителей - руководителей, которые работают на основании заключенных трудовых договоров.

В отношении единственных учредителей, которые работают без трудового договора и (или) выплат, официальных разъяснений нет. Однако в силу положений трудового законодательства даже при отсутствии трудового договора единственный собственник имущества, который возложил на себя функции единоличного органа управления, считается состоящим с организацией в трудовых отношениях и, соответственно, относится к застрахованным лицам по всем видам обязательно страхования (письмо Минтруда России № 17-3/ООГ-330 от 5 мая 2014 г., п. 2 Разъяснения, утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 428н от 8 июня 2010 г.). Поэтому даже на единственного учредителя - руководителя (без трудового договора) сведения по форме СЗВ-М лучше представить. Аналогичное мнение выражено на ряде сайтов территориальных отделений Пенсионного фонда РФ;

• лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера , если с вознаграждений по таким договорам уплачиваются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (вне зависимости от факта наличия или отсутствия выплат в отчетном периоде).

Однако законодательство о страховых взносах, в частности Федеральный закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., не содержит положений о том, нужно ли подавать сведения по форме СЗВ-М, если у организации (ИП) нет работников (в т. ч. по гражданско-правовому договору) или все работники (исполнители) не являются застрахованными лицами (например, иностранные граждане - временно пребывающие в России высококвалифицированные специалисты или иностранные граждане, выполняющие работу дистанционно за границей).

Исходя из формулировок, содержащихся в п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., обязанность подавать сведения по форме СЗВ-М возникает у организации (индивидуального предпринимателя) лишь тогда, когда такие сведения у нее есть, а это возможно только в случае, если у нее вообще есть застрахованные лица - работники (в т. ч. граждане, трудящиеся по гражданско-правовым договорам).

Вместе с тем возможна иная точка зрения. Официальных разъяснений по данному вопросу пока нет. Дополнительно отметим, что, например, расчет по форме РСВ-1 ПФР нужно подавать в любом случае, то есть даже если застрахованных работников у страхователя нет.

Оптимальный вариант

Страхователь может обратиться в Пенсионный фонд РФ или Минтруд России за разъяснениями законодательства, а именно: установлена ли обязанность организаций (индивидуальных предпринимателей) подавать "нулевые" (пустые) сведения по форме СЗВ-М при отсутствии застрахованных лиц - работников (в т. ч. трудящихся по гражданско-правовым договорам). Сделать это нужно письменно, подробно изложив имеющуюся проблему.

Запрос в контролирующие ведомства можно сформировать с помощью сервиса "Моё дело. Бюро" - "Электронная отчетность"/"Написать письмо в гос. орган".

Когда нужно сдать СЗВ-М впервые?

Сдать нужно начиная с отчета за апрель 2016 года.

Сведения по форме СЗВ-М нужно сдавать не позднее 10-го числа месяца, следующего за вновь введенным с 1 апреля 2016 года отчетным периодом - месяцем (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.). Таким образом, первый раз нужно отчитаться не позднее 10 мая текущего года за апрель (ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г.).

Какими способами можно сдавать ежемесячные сведения и куда?

Представлять отчет нужно в общем порядке, действующем в том числе при сдаче персонифицированных сведений в составе расчета РСВ-1 ПФР. То есть сведения необходимо представить в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ по месту регистрации страхователя (п. 1 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.).

Индивидуальным предпринимателям по общему правилу представлять сведения персонифицированного учета, в том числе по форме СЗВ-М, на самих себя не нужно (п. 1 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.).

Если сведения подаются менее чем на 25 человек, их можно представить на бумажном носителе через представителя страхователя (законного или уполномоченного). В противном случае отчет представляется в электронном виде (в т. ч. через оператора электронного документооборота).
Подтверждение: абз. 3 п. 2 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.

Формат сведений утвержден Распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ № 70р от 25 февраля 2016 г.

Что собой представляет форма СЗВ-М?

Сведения по каждому работнику в форме СЗВ-М указываются отдельно за каждый месяц и включают:

• фамилию, имя и отчество (при его наличии) полностью;
• страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

Подтверждение: п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.

По сути эти же данные (за исключением ИНН) содержатся в подразделе 6.1 раздела 6 расчета РСВ-1. Поэтому заполнение новой отчетности - формы СЗВ-М не должно вызвать затруднений.
Что же касается указания ИНН, то данный показатель не является обязательным реквизитом и при отсутствии информации о нем соответствующие графы остаются пустыми.

Также в форме отчетности предусмотрено проставление кода типа формы:

• "исхд" - исходная форма, содержащая впервые подаваемые сведения за данный отчетный период;
• "доп" - дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых отделением Пенсионного фонда РФ сведений за отчетный период. То есть дополняющую форму нужно оформить в случае необходимости уточнить (скорректировать) информацию, отраженную в сданной форме СЗВ-М, или если сведения в отношении работника (исполнителя) вовсе не были вовремя представлены (например, из-за несвоевременного оформления СНИЛС);
• "отмн" - отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений за отчетный период.

Код "отмн" ставится при полной отмене ранее поданной информации о застрахованном лице за указанный месяц. Так, например, если в поданных сведениях о работнике (исполнителе) обнаружена ошибка, то следует заполнить две формы СЗВ-М: с типом "отмн" - отменяющую и "доп" - дополняющую с верными данными работника.

Форму СЗВ-М подписывает руководитель организации, индивидуальный предприниматель либо уполномоченный представитель (с указанием данных доверенности). Оттиск печати проставляется только при ее наличии.

Нужно ли представлять в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-М, если был сдан расчет РСВ-1 ПФР в отношении тех же застрахованных лиц?

Представлять нужно. Несмотря на то, что фамилия, имя, отчество и СНИЛС работников отражаются подразделе 6.1 раздела 6 расчета РСВ-1 ПФР, эти сведения потребуется сообщать дополнительно (ежемесячно) (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.).

Какая ответственность грозит страхователю за опоздание со сдачей сведений по форме СЗВ-М?

Штраф за непредставление отчета по форме СЗВ-М в установленный срок составляет 500 руб. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, о котором сведения не сообщались. Такая же сумма штрафа предусмотрена в случае представления неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника.
Подтверждение: п. 4 ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.

Образец заполнения формы СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах" см. ниже.