Сроки согласования документации. Как внедрение сэд повлияло на пересмотр регламентов согласования договоров. Роль службы делопроизводства

Слово: «согласовано» или «согласованно», связан с правилами правописания причастий и наречий. Оба варианта являются правильными, но выбор зависит от того, какая именно часть речи имеется в виду.

«Согласовано» или «согласованно»?

Перед нами два предложения: «Мы действовали согласованно». / «Решение собрания согласовано с руководством». Мы видим, что в первом случае слово имеет две буквы н , а во втором - одну. Почему? Дело в том, что в первом предложении слово «согласованно» отвечает на вопрос «как, каким образом?» и проявляется как наречие. Во втором предложении к слову «согласовано» мы задаем вопрос «что сделано?», оно проявляется как И здесь уже действуют законы правописания для каждой части речи отдельно. Разберемся в этом.

Буква н в кратких причастиях

Эта часть речи имеет характеристики, объединяющие ее и с прилагательным, и с глаголом. Способность иметь действительный и а также время причастие заимствует у глагола, а способность обладать полной и краткой формой оно берет у прилагательного. В случае, когда мы выясняли, как правильно - «согласовано» или «согласованно» - стоит писать слово, мы использовали предложение с кратким в прошедшем времени: «Решение собрания (что с ним сделано?) согласовано с руководством». Для подобных причастий существует правило: их пишем с одной буквой н . Примеры: статья прочитана, сессия сдана, лента просмотрена, остановка отмечена и т.п. Одну н имеют и причастия среднего рода, которые используются в безличных предложениях: «В комнате было накурено».

Для причастий, которые используются в полной форме, действуют другие правила. Рассмотрим и их.

Двойная н в полных причастиях

Так пишутся причастия с суффиксом и окончанием -ованный, -еванный: тонированные стекла, избалованный малыш, заплеванный пол, выкорчеванная береза, купленная ваза, решенный пример, встреченный друг, согласованное предложение и т.п.

Условие для удвоения н

Не всегда, однако, одно и то же слово пишется одинаково. Существует ряд условий, влияющих на наличие или отсутствие второй буквы н в причастии или

В причастиях напишем -нн-, если рядом с ним имеются зависимые слова: глаженная утюгом блузка; стриженные машинкой волосы; груженный под завязку состав, крашенный позавчера подоконник, тяжело раненный солдат и др.

Но в тех же словах будем писать -н-, если зависимые слова отсутствуют: глаженая блузка; стриженые волосы; груженый состав; крашеный подоконник, раненый солдат.

Двойная н в наречиях

«Согласовано» или «согласованно» - как пишется правильно, если речь идет о наречиях? Здесь работает следующее правило.

• Те наречия, которые оканчиваются на -о и происходят от страдательных причастий и прилагательных, имеющих в составе -нн-, тоже пишутся с двойной буквой н . Ну а те наречия, что произошли от слов с -н-, соответственно имеют одну н . Примеры: какой? - взволнованный / как? - взволнованно; какой? - уверенный / как? - уверенно и т.д. Точно так же можно объяснить, как пишется «согласованно»: от страдательного причастия «согласованный» это наречие получило «в наследство» двойную н .
• Если же наречие возникло из прилагательного с одной н , то и оно будет иметь ее только одну: какой? - путаный / как? - путано; какой? - ладный / как? - ладно и т.д.

Что такое согласованные определения?

Предложение с определением - это предложение, в котором присутствует второстепенный член, отвечающий на вопросы «какой, который и чей?» К примеру: «В саду расцвел (какой?) душистый цветок». Слово «душистый» здесь - определение. Это определение является согласованным, то есть оно согласуется с существительным «цветок» в роде (мужской), числе (единственное), падеже (именительный). К слову, определения объединяются с лексемами, которые характеризуют способом примыкания и управления, но не о них сейчас речь. Мы выяснили, что такое согласованное определение.

Обособлением в грамматике именуется пунктуационное и интонационное выделение неких слов или синтаксических конструкций. Обособляются и В каких же случаях?

Обособление согласованных определений

Традиционно выделяются запятыми те определения, какие выражаются причастиями с зависимыми словами, если они располагаются в предложении после определяемого слова. Пример: «С колоколен летели звуки, (какие?) наполнявшие меня чувством небесной сладости и торжества ». Речь, иначе говоря, идет о причастном обороте, выступающем в роли определения. Вот еще одно предложение с обособленным согласованным определением: «Путники увидели храм, (какой?) построенный здесь в прошлом году , и с радостным удивлением осматривали его стройные белые линии, золоченые купола». Мы видим здесь, что если распространенное определение помещено внутри предложения, то выделяется знаками препинания с обеих сторон.

В заключение

Теперь мы знаем, что сомнения в том, как писать - «согласовано» или «согласованно», «организовано» или «организованно» и т.п. - разрешаются просто: необходимо по вопросу найти, к какой части речи принадлежит слово, и действовать согласно правилу для данных грамматических единиц.

Что нужно сделать до начала стройки

Чтобы построенный дом в будущем не стал источником всевозможных проблем - юридических, технических и просто бытовых, лучше возводить его по правилам. Сегодня речь пойдет о согласовании проекта, его утверждении и получении разрешения на строительство.

При согласовании проекта, которое длится порою несколько месяцев, необходимо обеспечить соответствие состава и содержания проектной документации и принятого проектного решения требованиям задания на проектирование, правильность привязки объекта к местности и соответствие условий застройки действующим СНиПам и ТСН (территориальным нормам).

Согласование проекта

Если в проекте нет записи ответственного лица о соответствии принятых решений действующим государственным нормам, правилам и стандартам, то проект подлежит обязательному согласованию с организациями в установленном порядке.

Такая запись в проектах индивидуального строительства встречаемся крайне редко.

В подавляющем большинстве случаев ответственное лицо назначается для надзора только за муниципальным строительством. Поэтому проектная документация индивидуального строительства подлежит индивидуальному же согласованию в надзорных организациях, о которых речь ниже.

Главный архитектор

Прежде всего на рассмотрение главному архитектору муниципального образования (города, района, области) представляют эскизный проект. На этом этапе архитектор проверяет качество художественного оформления фасадов, их гармонию с обликом расположенных рядом строений и зданий, соответствие будущего строения природному и историко-культурному окружению. В случае существенных замечаний эскизный проект по решению главного архитектора может быть направлен на рассмотрение в градостроительный или технический совет муниципального образования, Главархитектуру, государственные надзорные органы и иным заинтересованным субъектам градостроительной деятельности.

Государственные службы

Если эскизный проект будет одобрен главным архитектором, то заказчик или его архитектор могут продолжать раз работну проекта и, сформировав пакет документов, направить его для дальнейшего согласовании в несколько учреждений. Это Центр государственного санитарно-эпидемиологического надзора, Комитет по водному хозяйству, Управление государственной противопожарной службы, Госкомитет по экологии. Управление ГИБДД ГУВД, Главное управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям. В процессе рассмотрения документов каждая инстанция может давать свои замечания по проекту. Но возможны случаи, когда некоторые из перечисленных согласований не потребуются.

Проект, сделанный с ошибками и недочетами, вам с архитектором придется исправлять и предоставлять на повторное согласование. После всех согласований главный архитектор муниципального образования заверяет проект подписью и печатью на генеральном плане. После этого застройщик должен обратиться за разрешением на строительство в местную администрацию.

Приведём конкретный пример согласования проекта застройки у главного архитектора. Прежде всего следует привести материалы проекта в соответствие с требованиями действующих строительных норм. Чаще всего используется типовой проект, совершенно не привязанный к месту застройки, что может существенно удлинить процедуру утверждения. В этом случае в проектной документации отсутствует план местности с нанесёнными на него зелёными насаждениями (деревья и кустарники) – так называемая геоподоснова . Для составления такого плана необходимо заранее вызывать геодезиста для привязки к местности объекта будущего строительства.

Пожарная инспекция

После согласования проекта у архитектора вас ожидает процедура согласования у «пожарника», который, рассмотрев проект, наверняка предложит дополнить его, чтобы учесть мероприятия по пожарной безопасности здания, проставить в проекте расстояния до ближайших по строек, указать устройство защиты от молний и многое другое. Зачастую приходится полностью переделывать пояснительную записку из-за корректировок пожнадзора.

Санэпиднадэор

Следующий, не менее ответственный этап – согласование проекта в санэпиднадзоре, куда представляется пояснительная записка. В ней обязательно должны быть предусмотрены мероприятия по защите окружающей среды, в частности по утилизации сточных канализационных вод. которые ни в коем случае не должны попадать в грунтовые воды. При наличии канализационной системы в месте привязки объекта необходимо иметь разрешение на подключение внутренней канализации к коллектору сточных вод населенного пункта. При отсутствии общей канализации нужен проект индивидуальных очистных сооружений.

Комитет по водному хозяйству

Если будущее строение находится в непосредственной близости н водоёму, ю потребуется согласовать проект н с Комитетом по водному хозяйству. При строительстве индивидуального жилья нужно учитывать требования Положения о водоохранных зонах (водных объектах) и их прибрежных защитных полосах. Мероприятия по защите водных ресурсов также должны найти свое место в пояснительной записке.

Водоснабжение

При проектировании индивидуальной системы хозяйственного и питьевого водоснабжения застройщик обязан получить разрешение администрации на сооружение водозабора (колодца, скважины, насосной станции у водоёма). Он должен согласовать место водозабора и зону санитарной охраны, получить лицензию на право пользования подземными водами, разработать проект скважины с обоснованием сани тарных мероприятий, получить разрешение на строительство и ордер на производство земляных работ.

После согласия указанных инстанций владелец участка получает регистрационную нарточну документ, разрешающий ему приступить к строительно-монтажным работам на земельном участке.

Как правило, при наличии ясного взаимодействия застройщика с архитектором и привлечении к процессу согласования специалистов в этой области все «хождения по мукам- займут 1,5-2 месяца.

Несмотря на все предстоящие мытарства, всё-таки лучше своевременно согласовать проект во всех необходимых инстанциях, чтобы потом не пришлось останавливать стройку, придумывать отговорки для контролёров, платить штрафы, выстаивать очереди в приёмные дни к инспекторам по надзору, дополнять проект и бегать к архитектору для исправления ошибок.

Чтобы сэкономить средства и сберечь здоровье, продумайте проект в деталях заранее, заставьте архитектора разработать досконально все его разделы и пояснительную записку, получите согласования проекта поэтапно во всех инстанциях. Не возмущаясь, доработайте проект с учётом замечаний чиновников и обязательно получите разрешение на строительство. И всегда помните девиз: не строй как все – строй лучше!

Утвержденный порядок согласования документов в организации позволяет не только упорядочить документооборот, но и существенно повысить качество принимаемых на предприятии экономических, организационных и управленческих решений.

Из статьи вы узнаете:

Согласование документа - это не только подтверждение его юридической значимости

Согласно требованиям государственных стандартов к оформлению организационно-распорядительной документации, гриф согласования относится к числу реквизитов, являющихся обязательными для некоторых формуляров документов. В том случае, когда такой гриф является обязательным, согласование документа - это подтверждение правильности оформления и, следовательно, юридической силы документа.

Но современная практика делопроизводства считает такой подход формальным и предлагает рассматривать порядок согласования проектов документов как гарантию качества излагаемых в них технологических, организационных и управленческих решений. Ведь по сути, согласование документа , при неформальном подходе, означает, что все заинтересованные лица, чье экспертное мнение должно быть учтено при его разработке, ознакомились с ним и согласились с его положениями.

Процедура согласования документа - это подтверждение его необходимости, а также юридической, финансовой, экономической, технологической и методологической актуальности. Согласующие подписи, поставленные ответственными специалистами в своих областях, позволяют свести к минимуму принятие неверных и неграмотных решений, обеспечивают обязательность исполнения положений документа.

При этом, согласование документа - это часть делопроизводства организации, ее документооборота. Эта процедура предусматривает постоянный контроль времени исполнения и маршрута движения документа. Все это должно быть учтено в локальном регламенте, устанавливающем порядок согласования и утверждения документов в организации. Такой комплексный подход к процедуре позволит не только ускорить процесс согласования, но и обеспечит качество реализуемых решений.

Наличие локального нормативного акта, регламентирующего порядок согласования документов в организации, позволит на практике реализовать системный подход к процедуре согласования, разграничить зоны ответственности между ведущими специалистами и упростить взаимодействие между структурными подразделениями предприятия.

Формы согласования документов

Существует две формы согласования документа - это:

1. внутреннее согласование - при котором проект разработанного документа анализируется, оценивается и редактируется специалистами - руководителями служб и подразделений. Они проверяют содержание документа на соответствие нормам оформления и закона, корректность используемых формулировок и приведенных расчетов, правильности технологических или управленческих решений;
2. внешние согласование - при котором согласующие подписи на документе должны поставить должностные лица сторонних организаций, чьи интересы затрагивает документ. Это могут быть как вышестоящие, так и подчиненные организации, контролирующие органы, общественные или научно-исследовательские организации, различные комитеты.

Мы более подробно остановимся на нутренней форме согласования документов , поскольку в этом случае организации самостоятельно следует разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок согласования и утверждения документов.

Сроки согласование документа, порядок оформления согласующих подписей

Сроки согласования документов определяются в рабочих днях. Как правило, в зависимости от объема документа и сложности представленных в нем расчетов, эти сроки могут варьироваться от одного до пяти дней. Иногда, если документ имеет пометку «незамедлительно» или «срочно», его необходимо будет изучить и согласовать в течение одного рабочего дня. В среднем, для согласования одним из исполнителей достаточно двух-трех дней.

При внутренней форме согласования гриф состоит из указания наименования должности согласующего лица, его собственноручной подписи с расшифровкой и указанием даты согласования документа. Порядок оформления согласующих подписей представлен ниже.

Если у кого-то из должностных лиц, чья подпись должна быть в грифе согласования, есть замечания и предложения, они оформляются на отдельном листе. При этом подпись согласования будет иметь соответствующую отметку, как показано ниже:

Порядок согласования проектов документов определяется локальным нормативным актом с учетом их объемов и значимости. Очередность согласования не имеет большого значения, но целесообразно, чтобы именно служба делопроизводства ставила визу согласования последней, перед тем, как документ будет направлен на утверждение. При этом нормоконтроль служба делопроизводства должна осуществлять независимо от того, для внутреннего или внешнего утверждения и согласования подготовлен проект документа.

Гриф согласования размещается в зависимости от того, останется ли подлинник документа в организации или будет передан в другое учреждение. В том случае, когда он планируется к дальнейшей отправке, согласующие визы проставляются на левом поле последнего листа копии, которая будет храниться в организации. В соответствии с порядком согласования документов в организации, если оригинал документа остается на предприятии, согласующие визы проставляются на обратной стороне последнего листа первого экземпляра оригинала документа.

06.12.2013, Пт, 16:12, Мск

Организация договорной работы в компании – одна из важных задач предприятия. Этот процесс включает в себя не только согласование и подписание договора, но и внесение в него изменений, контроль соблюдения условий, отслеживание наличия всех сопутствующих документов. Сделать все эти процессы быстрыми и прозрачными поможет система электронного документооборота.

Создание, согласование и исполнение договора в крупной компании – это длительный и трудоемкий процесс, объединяющий активности сотрудников разных подразделений. Упростить и оптимизировать эти процессы можно, например, с помощью современной системы электронного документооборота (СЭД). При правильной настройке система поможет сделать процесс согласования договоров простым и прозрачным даже для неискушенного пользователя, предоставив ему ряд технических инструментов для удобной работы с документами.

Создание проекта договора

На этом этапе менеджер – инициатор заключения контракта заполняет карточку договора (дополнительного соглашения), прикрепляет к ней файл с проектом документа и запускает процедуру согласования. Задача СЭД – предоставить удобную эргономичную карточку с необходимым количеством полей, достаточным для определения маршрута согласования и последующего поиска документов. Там, где возможно, поля должны выбираться из соответствующих справочников, которые могут вестись непосредственно в СЭД или загружаться из других информационных систем.

Для типовых документов система может хранить набор готовых шаблонов, настроенных таким образом, чтобы для редактирования была доступна только определенная часть документа. В дальнейшем типовая форма поможет сэкономить на маршруте согласования, исключив из него ряд согласующих служб. В некоторых случаях карточка может быть настроена как конструктор текста договора. Инициатор выбирает тип договора, набор нужных условий и другие необходимые параметры. После этого текст договора формируется автоматически по заложенным в СЭД правилам и шаблонам.

На данном этапе также важен функциональный справочник контрагентов компании. Поскольку СЭД часто является первой системой, в которую заносится контрагент, в ней имеет смысл вести справочник контрагентов с архивом актуальной документации, необходимой для проверки их благонадежности.

В тех случаях, когда создается дополнительное соглашение к уже существующему контракту, на СЭД можно возложить такие функции, как хранение ссылки на основной договор, нумерации дополнительных соглашений, изменение определенных параметров контракта в связи с заключением соглашения (сроки, сумма), уменьшение лимита суммы типового договора и т.д.

Согласование документа

Ключевая функция СЭД на данном этапе – автоматический расчет маршрута согласования документа. Пользователям не нужно постоянно следить за изменениями в процедуре согласования. Система сама выберет правильный состав и последовательность согласующих служб или конкретных сотрудников в соответствии с регламентом, существующим в компании. СЭД осуществляет это с помощью настройки матрицы визирования. Это специальный справочник, который определяет соответствие набора формальных признаков договора (тип договора, сумма, подразделение инициатора, тип контрагента) маршруту его согласования.

При согласовании бумажного документа или «ручном» согласовании по электронной почте, как правило, процедура рассмотрения договора и сбора замечаний проходит последовательно. При таком согласовании срок рассмотрения документа равен сумме сроков рассмотрения каждым из согласующих лиц. СЭД поможет существенно сократить сроки с помощью организации параллельного или смешанного (параллельно-последовательного) согласования. После создания договора в подразделении инициатора, документ может быть разослан согласующим службам в параллельном режиме. Зоны ответственности различных подразделений обычно не пересекаются и все участник параллельного согласования рассмотрят договор одновременно. Таким образом, общее время сбора замечаний сократится до времени одного согласования, самого продолжительного из всех.

Кроме того, при параллельном согласовании каждый согласующий видит свою версию документа в Microsoft Word. В нее он и вносит правки, не мешая остальным участникам процесса. После завершения параллельного согласования, если по документу были замечания, СЭД предоставляет возможность как просмотра всех версий по отдельности, так и консолидированной версии со сведением всех правок в общий документ. При этом правки каждого согласующего будут выделены своим цветом.

Другой вариант коллективной работы над документом – предоставить возможность согласующим вносить правки в общий документ. Пользователи сразу будут видеть в договоре правки своих коллег. Однако при такой форме согласования в один и тот же момент времени вносить изменения в документ сможет только один согласующий.

Все эти варианты внесения правок допускают также возможность формирования замечаний вне документа – отдельным текстовым блоком или файлом. Причем в СЭД можно задать формат ввода замечаний, например, в привязке к пунктам договора.

Чтобы согласующий сотрудник мог убедиться, что его замечания были учтены при доработке документа, можно настроить функционал сравнения версий документа. Тогда будут видны все различия между версией, которую предложил данный сотрудник на этапе согласования, с финальной версией договора.

Отдельно стоит отметить процедуру согласования договора внутри подразделения. Можно рассмотреть три основных варианта. Первый – документ направляется координатору (начальнику отдела), который делегирует согласование наименее загруженному или наиболее компетентному в данном вопросе сотруднику отдела. Второй вариант – направление документа на согласование всем работникам службы. Тот сотрудник, который освободится первым, возьмет документ на рассмотрение, а у остальных участников он будет удален из списка заданий. Третий вариант – СЭД, руководствуясь настроенными правилами, автоматически определяет, кому из данного отдела нужно передать документ на согласование (по принципу балансировки нагрузки, по региональному признаку или каким-либо иным правилам).

Если ранее все отправленные договоры согласовывал конкретный сотрудник, в СЭД можно предусмотреть функцию направления всех последующих аналогичных документа сразу этому сотруднику на рассмотрение. На случай отсутствия ответственного лица на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный) СЭД имеет механизм временных или постоянных заместителей.

В процессе согласования согласующим лицам могут быть предоставлены возможности задавать вопросы инициатору или другим сотрудникам, а также привлекать дополнительных работников к комментированию документа и принятию решения по его согласованию.

Если в ходе согласования возникли замечания, то он возвращается на доработку. Этим, как правило, занимается инициатор. В некоторых случаях эта функция может быть возложена на сотрудника юридической службы. На этом этапе СЭД может помочь пользователю, предоставив лист согласования документа, в котором будут сведены замечания согласующих. В процессе доработки документа может оказаться полезной функция запроса дополнительных комментариев непосредственно у лица, составившем замечания, минуя очередной полный цикл согласования.

После доработки договора в соответствии с замечаниями и согласования его с контрагентом (это, как правило, происходит вне СЭД), новая версия документа с комментариями и пояснениями направляется на очередной цикл согласования.

Бывают ситуации, когда договор проходит множество циклов согласования, но, по ряду причин, версию, с которой были бы согласны все участники процесса, получить не удается. На этот случай, после очередного неудачного цикла согласования, в СЭД можно предусмотреть функцию отправки договора сразу на утверждение и подписание с соответствующими замечаниями, чтобы ответственное решение принимал утверждающий руководитель.

Утверждение и подписание договора

Когда договор согласован (или направлен на утверждение со списком неустранимых замечаний), его рассматривают один или несколько утверждающих руководителей. Как правило, эта процедура выполняется последовательно. На этом этапе важную роль в СЭД играет удобным образом сформированный лист согласования. Причем зачастую руководителю важно видеть не всю историю согласования, а только последнюю итерацию, на которой собраны визы руководителей согласующих служб.

После финального утверждения документа следует процедура его подписания в компании. В классическом варианте автоматизации процесса в СЭД задание на подписание направляется секретарю-делопроизводителю или помощнику подписанта договора. Секретарь должен распечатать итоговую версию договора, передать ее на подписание руководителю, поставить отметку в СЭД о подписании (или отклонении). Перед подписанием СЭД также присваивает договору итоговый номер.

Непосредственно перед подписанием документа, СЭД на основе финальной утвержденной версии может сформировать файл в формате, не подлежащем редактированию в текстовом редакторе (например, в формате PDF), со вставкой поверх текста или в колонтитулы определенных пометок или защитных водяных знаков (например, логотип компании). Такой способ поможет снизить риск подлога или несанкционированного изменения документа, а также добавит подписанту уверенности в том, что он подписывает действительно финальную версию документа.

На этапе подписания договора бывает также полезно возложить на СЭД функцию проверки полномочий подписанта – проверку наличия актуальной доверенности на подписание документов.

Подписание договора у контрагента

Казалось бы, на этот этап процесса согласования договора внутрикорпоративная СЭД повлиять не в состоянии. Однако и тут есть ряд полезных функций, которые стоит поручить автоматизированной системе.

Во-первых, это напоминание ответственному сотруднику (как правило, инициатору договора) о необходимости получить подписанный экземпляр договора от контрагента. При большом объеме договоров, которые готовит инициатор, это может стать реальной проблемой.

Во-вторых, часто возникает потребность убедиться, что контрагент подписал именно тот документ, который был ему направлен, не заменил листы и не внес никаких изменений в текст. Для подобного сравнения можно организовать в СЭД интеграционную связку с системой распознавания текста. Эта процедура обяжет ответственного сотрудника отсканировать документ и обеспечит уверенность в подлинности подписанного договора. Система автоматически сравнит распознанный и оригинальный тексты (без учета форматирования) и укажет все различия.

И, наконец, не стоит забывать о юридически значимом электронном документообороте (ЮЗЭДО), популярность которого с каждым днем все выше. Интеграция СЭД с системой ЮЗЭДО позволит обменяться с контрагентом юридически значимыми электронными документами без создания бумажной версии. В этом случае документ может быть подписан и отправлен контрагенту нажатием одной кнопки. Далее СЭД сама отследит факт подписания документа контрагентом. Такой обмен возможен только с контрагентами, которые также подключены к системе ЮЗЭДО.

Подписанный сторонами договор передается на регистрацию. Это финальная проверка всех атрибутов карточки договора и установка статуса «зарегистрирован». На этом этапе также может выполняться сканирование итогового документа и размещение его в СЭД (если сканирование не было выполнено ранее для проверки подлинности).

При размещении договора на хранение в СЭД сохраняется привязка к месту хранения. При большом объеме документов в компании на данном этапе рекомендуется присваивать документу штрих-код для его последующей мгновенной идентификации в системе по бумажному экземпляру.

Дополнительные преимущества СЭД

С помощью интеграционных механизмов СЭД может создать в финансовой системе договор, заполнить необходимые атрибуты и сохранить ссылку на карточку договора в СЭД для возможности просмотра образа документа из финансовой системы. Также в СЭД может быть реализован контроль проведения оплат по договору с автоматической загрузкой данных по оплате из финансовой системы и сохранением всей первичной бухгалтерской документации по исполнению договора.

Автоматизация процесса согласования договорных документов в СЭД, помимо таких очевидных удобств как коллективная работа над документом, позволит сделать процесс четким и прозрачным для заинтересованных сотрудников и руководства компании. При помощи СЭД всегда можно отследить, на какой стадии и у кого «застрял» документ, кто регулярно нарушает сроки согласования, и принять соответствующие меры.

Система нотификации СЭД обеспечит отправку напоминаний участникам процесса об их заданиях, о нарушениях сроков и по другим важным событиям по электронной почте или SMS. С помощью функций системы поиска пользователи смогут найти доступные для просмотра документы как по любой комбинации атрибутов карточки, так и по ключевым словам из текста документа. Дополнительно в СЭД может быть предусмотрена работа с различных мобильных устройств: с помощью легкого клиента, универсального почтового клиента или с помощью специализированных нативных приложений под различные мобильные ОС.

С помощью средств отчетности в СЭД можно следить за загрузкой и производительностью специалистов различных служб-участников процесса, на основе этих показателей может быть построена система мотивации персонала компании. Накопленная в СЭД статистика по контрольным точкам процессов согласования документов поможет выявить и устранить узкие места в организации процесса.

Таким образом, для построения удобного и функционального решения по автоматизации договорной деятельности СЭД должна иметь гибкие возможности по настройке интерфейса и бизнес-логики рабочих мест пользователей, карточек и справочников или предоставлять возможности для разработки специализированных компонентов и надстроек. Также, нужно предусмотреть возможности по настройке ролевой модели для управления доступом как к самим карточкам документов, так и к отдельным полям и файлам карточек. Помимо этого, необходимо настроить производительную и гибкую подсистему управления бизнес-процессами для настройки сложной серверной логики маршрутизации документов, а также мощную систему поиска документов: как по атрибутам карточек, так и по тексту вложенных файлов.

Кроме того СЭД должна иметь систему построения как простых контрольных, так и сложных статистических отчетов; встроенные функции (или набор готовых библиотек) для работы с документами формата MS Word: сравнение, консолидация, вкл./выкл. режим контроля правок; широкие интеграционные возможности для связки с внешними системами и открытый программный интерфейс (API). Не лишними будут настройка возможности доступа к любому документу по внешней ссылке (при наличии доступа) и возможность работы с различных мобильных устройств, причем, желательно также в режиме оффлайн.

Павел Каштанов

3.1. Ответственное структурное подразделение направляет с сопроводительным письмом подготовленный проект на рассмотрение в структурные подразделения, в компетенцию которых входят вопросы, относящиеся к сфере регулирования проекта, а также в Юридический департамент (далее при совместном упоминании - заинтересованные структурные подразделения).

К проекту прилагается пояснительная записка, подготовленная с использованием примерной структуры пояснительной записки к проекту (приложение 1 к настоящему Положению).

Пояснительная записка к проекту может не прилагаться в случае, если указанные в приложении 1 к настоящему Положению сведения содержатся в сопроводительном письме к проекту.

Представление на рассмотрение неполного, ненадлежащим образом сформированного (оформленного) комплекта документов и (или) текста проекта частями является основанием для возвращения проекта без рассмотрения. Возвращение проекта по указанным основаниям осуществляется в срок, не превышающий пяти рабочих дней после дня его поступления в заинтересованное структурное подразделение на рассмотрение.

3.2. Рассмотрение проекта заинтересованным структурным подразделением осуществляется в пределах своей компетенции и включает в себя анализ проекта и передачу в ответственное структурное подразделение обоснованных замечаний и предложений по проекту либо информации об отсутствии замечаний и предложений по проекту (далее - заключение по проекту).

Заключение по проекту должно быть подготовлено и передано в ответственное структурное подразделение в срок, не превышающий 22 рабочих дней после дня получения проекта заинтересованным структурным подразделением на рассмотрение.

В исключительных случаях срок подготовки заключений по проекту может быть сокращен по решению Председателя Банка России, первого заместителя Председателя Банка России или Совета директоров Банка России (далее - Совет директоров).

В случае если заинтересованное структурное подразделение не представило заключение по проекту в срок, установленный абзацем вторым настоящего пункта, и до направления ответственным структурным подразделением проекта на повторное рассмотрение (согласование), Председателем Банка России, а также первым заместителем Председателя Банка России, заместителем Председателя Банка России (далее - заместитель Председателя Банка России, за исключением прямого указания на конкретное должностное лицо), главным аудитором Банка России, главным бухгалтером Банка России - директором Департамента бухгалтерского учета и отчетности, координирующим и контролирующим работу ответственного структурного подразделения (далее - курирующее должностное лицо Банка России), на основании служебной записки ответственного структурного подразделения может быть принято решение об осуществлении дальнейшего рассмотрения и согласования проекта без участия указанного заинтересованного структурного подразделения.

3.3. Ответственное структурное подразделение обобщает поступившие от заинтересованных структурных подразделений заключения по проекту и составляет таблицу замечаний и предложений по проекту в соответствии с приложением 2 к настоящему Положению (далее - таблица замечаний и предложений). Таблица замечаний и предложений должна содержать все замечания и предложения по проекту, поступившие в письменной форме от заинтересованных структурных подразделений, участвовавших в рассмотрении проекта.

При доработке проекта ответственное структурное подразделение вправе не учитывать замечания и предложения по проекту, поступившие от заинтересованных структурных подразделений, при условии указания в таблице замечаний и предложений аргументированных обоснований причин, не позволивших учесть эти замечания и предложения.

3.4. Доработанный проект ответственное структурное подразделение направляет на повторное рассмотрение в заинтересованные структурные подразделения, за исключением тех структурных подразделений, которые сообщили об отсутствии замечаний по проекту.

К проекту, направляемому на повторное рассмотрение, в обязательном порядке прилагается таблица замечаний и предложений. Непредставление таблицы замечаний и предложений является основанием для возвращения проекта без рассмотрения. Возврат проекта по указанному основанию осуществляется в срок, установленный пунктом 3.1 настоящего Положения.

Повторное рассмотрение проекта осуществляется в порядке, установленном в пункте 3.2 настоящего Положения, в срок, не превышающий 15 рабочих дней после дня получения проекта заинтересованным структурным подразделением.

В случае если заинтересованное структурное подразделение в поступившем на повторное рассмотрение проекте выявило существенное изменение текста проекта по итогам его рассмотрения заинтересованными структурными подразделениями (например, изменение концепции, в том числе предмета, цели регулирования, значительное увеличение объема текста и тому подобное) и (или) обнаружило, что замечания и предложения, изложенные в его заключении по проекту, не учтены без указания в таблице замечаний и предложений причин, не позволивших их учесть, указанное подразделение вправе осуществить повторное рассмотрение данного проекта в срок, установленный пунктом 3.2 настоящего Положения.

3.5. При сохранении разногласий по проекту ответственное структурное подразделение должно обеспечить обсуждение проекта в целях согласования его окончательной редакции.

Обсуждение проекта может быть осуществлено посредством его повторного направления заинтересованным структурным подразделениям, имеющим разногласия по проекту, или в форме согласительного совещания с участием представителей заинтересованных структурных подразделений.

Согласительное совещание проводится либо по предложению ответственного структурного подразделения Председателем Банка России или курирующим должностным лицом Банка России, либо ответственным структурным подразделением самостоятельно.

Решение, принятое по результатам обсуждения проекта на согласительном совещании, отражается в протоколе согласительного совещания.

В случае принятия на согласительном совещании решения о доработке проекта указанный проект, доработанный по результатам его обсуждения на согласительном совещании, подлежит повторному согласованию с заинтересованными структурными подразделениями в срок, определенный на этом совещании.

На согласительном совещании, проведенном Председателем Банка России или курирующим должностным лицом Банка России, может быть принято решение о том, что проект, доработанный по результатам его обсуждения на согласительном совещании, не нуждается в повторном согласовании с заинтересованными структурными подразделениями, ранее согласовавшими проект.

В случае если на согласительном совещании принято решение о том, что проект не требует доработки, он подлежит согласованию только с заинтересованными структурными подразделениями, ранее не согласовавшими проект.

Если по результатам проведенного ответственным структурным подразделением обсуждения проекта не была выработана единая позиция по проекту, руководитель ответственного структурного подразделения и (или) руководитель заинтересованного структурного подразделения, чьи замечания и предложения по проекту не были учтены, вправе направить Председателю Банка России или курирующему должностному лицу Банка России (при его наличии) докладную записку с обоснованием имеющихся замечаний и предложений по проекту для принятия по ним решения. К докладной записке прикладывается протокол согласительного совещания (в случае его проведения), иные необходимые, по мнению соответствующего структурного подразделения, материалы.

3.6. Юридический департамент при рассмотрении проекта вправе рекомендовать ответственному структурному подразделению дополнительно направить проект на рассмотрение в структурные подразделения, которым данный проект ранее не направлялся на рассмотрение.

3.7. Ответственное структурное подразделение вправе направить доработанный проект на согласование в случае, если поступившие от заинтересованных структурных подразделений замечания и предложения по проекту учтены или в таблице замечаний и предложений указаны аргументированные обоснования причин, не позволивших их учесть, а также при поступлении от заинтересованных структурных подразделений несущественных и (или) незначительных замечаний и предложений по проекту либо информации об отсутствии замечаний и предложений по проекту. Вместе с проектом, направляемым на согласование, представляется таблица замечаний и предложений.

Представление на согласование проекта, ранее не направлявшегося на рассмотрение в заинтересованные структурные подразделения, является недопустимым.

3.8. Проект должен быть согласован в следующей последовательности:

руководитель (уполномоченное должностное лицо) ответственного структурного подразделения;

руководители (уполномоченные должностные лица) заинтересованных структурных подразделений, за исключением проектов, указанных в главе 11 настоящего Положения;

руководитель Юридического департамента (лицо, исполняющее его обязанности), за исключением проектов, указанных в главе 11 настоящего Положения;

курирующее должностное лицо Банка России (при его наличии).

3.9. Согласование проекта может производиться заинтересованными структурными подразделениями как в форме визирования проекта на бумажном носителе, так и в форме электронного визирования с использованием САДД ЦА.

Виза располагается на последней странице визового экземпляра проекта на бумажном носителе ниже реквизита "подпись" и состоит из подписи должностного лица, осуществляющего согласование проекта, его фамилии, инициалов и даты визирования. При этом не допускается визирование экземпляра проекта на бумажном носителе, не являющегося визовым, с последующим прикреплением к регистрационной карточке проекта в САДД ЦА сканированной последней страницы проекта с визой должностного лица.

При электронном визировании проекта виза представляет собой специальную отметку с информацией о дате визирования и визирующем должностном лице, проставляемую собственноручно визирующим должностным лицом в регистрационной карточке проекта в САДД ЦА. По итогам электронного визирования исполнитель ответственного структурного подразделения распечатывает и подписывает лист визирования, автоматически формируемый в САДД ЦА (далее - лист визирования).

3.10. Проект может быть согласован с замечаниями и (или) дополнениями по вопросам, относящимся к компетенции того заинтересованного структурного подразделения, руководитель (уполномоченное должностное лицо) которого визирует проект. При этом на последней странице визового экземпляра проекта на бумажном носителе около подписи должностного лица, осуществляющего согласование проекта, должна быть сделана запись "с замечаниями".

Каждое замечание и (или) дополнение, вносимое в текст проекта при визировании, должно сопровождаться дополнительной визой должностного лица, осуществляющего согласование проекта.

Замечания и (или) дополнения к проекту могут быть расположены на прилагаемом к проекту отдельном листе, завизированном должностным лицом, осуществляющим согласование проекта.

При электронном визировании замечания и (или) дополнения к проекту вносятся в регистрационную карточку проекта в САДД ЦА (в том числе путем прикрепления файла, содержащего замечания и (или) дополнения).

3.11. Срок согласования проекта не должен превышать 10 рабочих дней после дня получения проекта заинтересованным структурным подразделением.

При согласовании проекта Юридическим департаментом в установленный настоящим пунктом срок не включается время, необходимое для проведения лингвистической экспертизы проекта.

3.12. Хронологический интервал между самой ранней и самой поздней датами визирования проекта не должен превышать трех месяцев. Указанный хронологический интервал может быть увеличен на срок не более трех месяцев по решению курирующего должностного лица Банка России. В случае несоблюдения хронологического интервала, установленного настоящим абзацем, требуется повторное согласование проекта с теми заинтересованными структурными подразделениями, чье согласование по дате отстоит более чем на три месяца от последней даты визирования проекта.

Хронологический интервал между последней датой визирования проекта и датой его представления на рассмотрение Председателю Банка России, Совету директоров, Национальному финансовому совету (далее - НФС) не должен превышать двух месяцев. В указанный интервал не включается срок, необходимый для согласования проекта с федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями). Хронологический интервал, установленный настоящим абзацем, может быть изменен по решению Комитета банковского надзора (далее - КБН), Комитета финансового надзора (далее - КФН).

В срок проведения лингвистической экспертизы не включается время, необходимое ответственному структурному подразделению для осуществления доработки проекта в соответствии с замечаниями редактора нормативных актов. В случае существенной доработки проекта, осуществленной ответственным структурным подразделением по итогам лингвистической экспертизы, проверка корректности учета редакционной правки проводится редактором нормативных актов с учетом положений абзаца четвертого настоящего пункта.

Лингвистическая экспертиза проекта считается завершенной при проставлении редактором нормативных актов визы и даты визирования. При визировании проекта на бумажном носителе виза редактора нормативных актов и дата визирования проставляются на оборотной стороне каждого листа визового экземпляра проекта в левом нижнем углу, включая приложения (при их наличии). В случае согласования проекта в форме электронного визирования редактор нормативных актов делает отметку о проведении лингвистической экспертизы в соответствующем поле регистрационной карточки проекта в САДД ЦА.

3.14. Проекты по вопросам, отнесенным законодательством Российской Федерации к компетенции КБН, КФН, подлежат обязательному представлению на рассмотрение КБН, КФН в порядке, установленном положениями об этих органах.

Проект, возвращенный КБН, КФН с замечаниями, передается ответственному структурному подразделению для внесения изменений. Внесение в проект необходимых изменений осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 6.3 настоящего Положения.

Проект, возвращенный КБН, КФН на доработку, после внесения в него ответственным структурным подразделением необходимых изменений подлежит рассмотрению Юридическим департаментом, согласованию с ним и представлению на рассмотрение Председателю Банка России, Совету директоров, НФС в порядке, предусмотренном настоящим Положением. Представление указанного проекта на рассмотрение (согласование) иным структурным подразделениям не требуется, за исключением случаев, определенных в решении КБН, КФН.

3.15. Если в соответствии с законодательством Российской Федерации издается нормативный акт Банка России по согласованию с федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями), ответственное структурное подразделение организует направление проекта, согласованного в порядке, предусмотренном пунктом 3.8 настоящего Положения, на рассмотрение (согласование) в соответствующие федеральные органы исполнительной власти, иные органы (организации).

В случаях, предусмотренных федеральными законами, проект подлежит представлению на рассмотрение (экспертизу) иным заинтересованным органам, организациям, рабочим группам и другим объединениям в порядке, определенном руководством Банка России.