Табель форм документов прием на работу. Разработка табеля унифицированных форм документов. Карта обследования формы документа
По дисциплине
«Индексация и кодификация информации в профессиональной деятельности»
Преподаватель: Ганцен Н. Ф.
Контрольная работа №1
Разработать табель форм документов либо организации, либо структурного подразделения (описать не менее 15 документов).
РАЗРАБОТКА ТАБЕЛЯ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
Цель работы – изучение методики оптимизации процессов документирования посредством разработки Табеля форм документов.
Задачи практической работы:
· оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
· классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
· унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
· упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.
Из предложенных видов документов конкретные разновидности (формы) документов студент выбирает самостоятельно либо из массива предложенного преподавателем, либо из массива документов, сформированного при прохождении практик. Во втором случае - к выполненной работе прилагаются образцы форм документов.
Методика выполнения
В качестве объекта анализа студент выбирает либо организацию (предприятие), в которой проходил производственную практику, либо одно из структурных подразделений ЧГАКИ по указанию преподавателя.
Табель форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.
Основные этапы разработки Табеля форм документов:
1) предпроектное обследование;
2) выбор формы Табеля;
3) формирование структуры Табеля;
4) составление Табеля.
На первом этапе – предпроектного обследования – изучается документация организации:
· документы, составляющие правовую базу деятельности организации:
· законодательные акты;
· нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
· нормативные правовые акты органов власти и управления субъекта Федерации, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации.
· организационно-правовая документация организации:
· устав или положение об организации;
· положения о подразделениях;
· структура и штатная численность организации;
· штатное расписание;
· регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов;
· правила внутреннего трудового распорядка;
· должностные инструкции и др.
· распорядительная документация организации (в первую очередь, для выявления введенных в действие форм документов):
· приказы, указания, распоряжения руководства;
· решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации.
· нормативно-методические документы по документационному обеспечения деятельности организации (определяющие состав и технологию обработки документов):
· инструкция по делопроизводству;
· правила составления и оформления документов;
· процедуры документирования отдельных видов деятельности, работ, операций;
· технологические инструкции по работе с документами;
· номенклатура дел организации и др.
· образцы форм документов организации (структурного подразделения), как минимум, за последний год.
Предпроектное обследование преследует две основных цели:
1) выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации
2) выявление создаваемых в процессе их реализации комплексов документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Исчерпывающее выявление форм документов проводится во всех структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Приложение 1), в которую вносится следующая информация:
· полное наименование формы документа (наименование вида и заголовок к тексту документа);
· код формы (по ОКУД или локальному классификатору);
· имя файла (если имеется электронный вариант документа);
· правовое основание издания документа (нормативный правовой акт, регламентирующий требования к содержанию, форме, процедурам работы с документом);
· функция управления (сфера применения) и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи - «регламентацш численного и должностного состава»);
· сведения об основных этапах подготовки документа:
· подразделение-составитель;
· внешнее и внутреннее согласование;
· удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);
· адресат документа;
· сведения о регистрации документа;
· сведения о контроле;
· место хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты документов, собранные в процессе предпроектного обследования, в дальнейшем при работе над табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения в дальнейшем будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) табеля и для отбора форм документов для включения в табель.
Результат первого этапа оформляется в следующем виде:
1. Описание организации (структурного подразделения) по схеме:
· наименование организации (структурного подразделения);
· основные направления деятельности (по уставу, положению о структурном подразделении);
· документы, регламентирующие порядок деятельности организации (структурного подразделения): законы, нормативные правовые акты органов государственной власти РФ, субъекта Федерации; организационно-правовые документы предприятия (структурного подразделения).
2. Картотека форм документов. Картотека должна включать не менее 20 карт документов (исчерпывающий перечень документов по направлению деятельности, по структурному подразделению) с приложением образцов документов.
На втором этапе – выбор формы Табеля – с учетом специфики деятельности организации определяются конкретные задачи, стоящие перед разработчиками табеля. Данное обстоятельство влияет на расширение числа признаков (граф в табличной форме Табеля) описания форм документов, процедур документирования и работы с документами:
Задача оптимизация состава документов организации. Решение по форме Табеля – графы табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, тираже и некоторые другие.
Задача регламентация процедуры подготовки и обработки документов (цель - совершенствование документооборота организации). Решение по форме Табеля - табель необходимо дополнить сведениями о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости - и указывать тираж документов.
В проекте новой редакции ГСДОУ предлагается следующая примерная форма Табеля (таблица 1)
Таблица 1 Примерная форма Табеля форм документов.
Янковая В.Ф. предлагает использовать в деятельности организаций, предприятий расширенную форму Табеля (Таблица 2)
Таблица 2
Примерная форма Табеля форм документов
Форма Табеля при необходимости может быть конкретизирована:
· графа 2 «Код формы документа» может быть разбита на две: «Код формы по ОКУД» и «Код формы по локальному классификатору»;
· табель может быть дополнен графами:
· «Регистрация документа» (место регистрации);
· «Контроль исполнения документа» (с указанием ответственного за контроль и типового срока исполнения);
· «Место хранения 1-го экземпляра документа»;
· «Место хранения копии документа».
Результат второго этапа оформляется в виде формы Табеля (шапка таблицы) с объяснением выбранного решения.
Третий этап - формирование структуры Табеля - отвечает на вопрос о его внутренней структуре, определяющей группировку форм документов по разделам. На данном этапе выбирается классификационная схема, в соответствии с которой будет даваться описание форм документов.
Классификационная схема Табеля может строиться по двум основаниям:
1) организационная структура предприятия. Классификационным признаком форм документов выступают структурные подразделения, в деятельности которых они образуются. Последовательность разделов табеля в этом случае соответствует утвержденной структуре организации или классификатору структурных подразделений. Преимущество данного подхода построения структуры Табеля: простота в разработке и использовании. Ограничения: частота изменения, нарушение «логики» документирования бизнес-процесса, распределенного между несколькими подразделениями, т.е. сложность при выделении комплексов документов, создаваемых в процессе реализации какой-либо одной функции или задачи.
2) функции управления (направления деятелъности). Классификационным признаком форм документов первого уровня выступают функции управления (направления деятельности) предприятия, классификационным признаком второго уровня - управленческие задачи, которые решаются в ходе реализации функции. Построение табеля по функциональному принципу предполагает предварительную разработку классификатора управленческих функций организации. Преимущества данного способа классификации форм документов, по сути, снимают ограничения их классификации по признаку организационной структуры. Кроме того, построение табеля по функциональному принципу позволяет помимо оптимизации документационного обеспечения оценить целесообразность распределения функциональных задач между подразделениями и отдельными исполнителями.
Предлагаемый в приложении 2 перечень разделов табеля включает типовые функции управления, присущие практически всем организациям, независимо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разработке Табеля форм документов конкретной организации должна быть дополнена функциями и задачами, отражающими основное, целевое назначение деятельности организации. В этом случае функции, отражающие специфику деятельности организации, встраиваются между блоком собственно управленческих функций (функции 1-4) и функциями обеспечивающего характера (функции 5-12).
Результат третьего этапа оформляется в виде классификационной схемы функций управления (примерного перечня разделов Табеля форм документов). Данная схема строится в виде многоуровневого нумерованного списка функций управления, конкретизированных через печень задач (см. Приложение 2). Список должен содержать ссылки на организационно-правовые документы (положения, инструкции и т.д.).
Заключительный этап - составление Табеля. В Табель форм документов включаются:
· формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, имеющие как отраслевой, так и межотраслевой характер;
· формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти и управления субъектов Российской Федерации;
· применяемые в организации формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
· внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;
· формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.
В последнем случае формы документов включаются в табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.
Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы табеля. В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности», подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.
Результат 4-го этапа оформляется в виде Табеля форм документов организации (структурного подразделения). Пример фрагмента Табеля документов см. приложение 3.
1 Янковая, В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. - 1998. - № 2. - С. 8-12.
Табель форм документов - это перечень документов, необходимых для управленческой документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.
В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.
Применение табеля позволяет:
исключить возможность неоправданного создания новых форм;
установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;
учесть количество видов и форм документов.
Табель форм документов составляют в табличной форме, он содержит графы, в которые вносят различные сведения о форме документа.
Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет и т. п.).
Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору и т. п.
В графе «Примечание» табеля может помещаться дополнительная информация о форме документа, о порядке подписания, согласования или утверждения документа.
Наряду с разработкой табеля форм документов организации целесообразно разработать альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации.
Альбом форм документов предприятия - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности предприятия.
Альбом форм документов разрабатывают одновременно с составлением Табеля унифицированных форм документов и как приложение к табелю.
Цель разработки альбома - унификация формы и содержания документов предприятия, которая заключается в:
определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретной управленческой задачи;
установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа путем исключения дублирующих и неиспользуемых показателей;
унификации текста документа.
Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоянии осуществляет делопроизводственная служба.
-
Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа -
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов .
формой . -
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности. -
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой -
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкр... подробнее ». -
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкр... подробнее ». -
- сбор табелей форм документов структурных подразделений
- группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка; - согласование и утверждение единого табеля форм с руководством. -
Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа , его юридического статуса и этапов документирования. -
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12); - личные заявления работников предприятия. Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении... -
Если приложение не запускается на вашем телефоне - воспользуйтесь этой формой .
В 2000 году издан Перечень типовых управленческих документов , образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который является логическим продолжением...
Найдено похожих страниц:10
Разработка локальных нормативных актов по делопроизводству
Для регламентации всех работ по ДОУ в каждой организации
необходимо иметь свою Инструкцию по ДОУ, Табель и Альбом
унифицированных форм документов, разрешенных к применению в
организации, утвержденную Номенклатуру дел.
Инструкция по документационному обеспечению
Управления
Любая инструкция (юридический словарь) - правовой акт,
издаваемый руководящим органом организации (или утверждаемый
руководителем организации) в целях установления правил,
регламентирующих организационные, научно-технические, технологические,
финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений,
организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и
В соответствии с Государственной системой документационного
обеспечения управления (ГСДОУ) на территории РФ установлены единые
правила работы с документами в организациях с различными формами
собственности и видами деятельности. Однако организации, работающие в
различных отраслях производства, имеют специфические особенности,
требующие специальной регламентации.
Инструкция по ДОУ (делопроизводству) - нормативный документ,
регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания
документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом
условий и специфики деятельности.
Основополагающим документом при разработке Инструкции по
документационному обеспечению управления должна служить ГСДОУ. Она
включает в себя общие правила ведения делопроизводства на территории РФ.
Структура ГСДОУ имеет следующий вид:
1. Основные положения.
2. Документирование управленческой деятельности
2.1. Состав управленческих документов.
2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов.
2.3. Оформление управленческих документов.
2.4. Составление текстов управленческих документов.
3. Организация работы с документами.
3.1. Организация документооборота.
3.1.1.Порядок обработки отправляемых документов.
3.1.2.Передача документов внутри организации.
3.1.3.Учет количества документов.
3.2. Информационно-поисковые системы по документам организации (ИПС).
3.2.1.Правила регистрации и индексации документов.
3.2.2.Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на
машинных носителях.
3.2.3. Оперативное хранение документов.
3.2.4.Оперативное хранение машиночитаемых документов.
3.2.5.Составление номенклатуры дел.
3.2.6.Формирование дел.
3.3. Контроль исполнения документов.
3.3.1.Сроки исполнения.
3.3.2.Организация контроля исполнения в условиях традиционной
обработки документов.
3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив.
3.4.1.Экспертиза ценности документов.
3.4.2.Оформление дел.
3.4.3.Составление описей дел.
4. Механизация и автоматизация работы с документами.
4.1.Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с
документами.
4.2.Применение средств механизации.
4.3. Автоматизация работы с документами.
Инструкция по ДОУ разрабатывается с целью рационализации труда
при решении управленческих задач и предполагает создание таких условий,
при которых конечная цель управления достигается с наименьшими
затратами. Работы по функциям управления включают все стадии, от сбора и
обработки первичной информации до принятия управленческого решения и
контроля за его реализацией.
Значительная часть работ, выполняемых по технологическому циклу
прохождения и обработки информации, является типовой и циклично
повторяющейся. Следовательно, при разработке Инструкции все эти работы
должны быть формализованы.
Можно предложить следующую последовательность действий при
составлении Инструкции по ДОУ:
1. Изучить структуру аппарата управления, распределение функций,
прав и обязанностей работников.
2. Изучить виды документов и состав систем документации.
З. Провести анализ документооборота конкретного объекта.
но и технические аспекты ведения делопроизводства на предприятии.
Составление Инструкции по ДОУ должно отражать постановку
делопроизводства на конкретном предприятии. Поэтому при проектировании
основных технологических процессов выявляются основные показатели,
характеризующие организацию управления на предприятии. Например:
объем документооборота; время прохождения основных категорий
документации; информативность документации, поступающей по
запросам; коэффициент унификации служебных документов; время,
затрачиваемое различными сотрудниками на подготовку основных видов
служебной документации.
Анализ этих показателей позволяет оптимизировать технологический
процесс, создать комплекс автоматизированных рабочих мест в соответствии
с уровнем организации управления.
Теоретические разработки в области проектирования Инструкций и
практический опыт создания и внедрения их для различных организаций и
учреждений показывают возможность и необходимость регламентации
проектных работ, выделения типовых этапов.
Типовая схема разработки Инструкции включает три стадии:
1. Предпроектную стадию, включающую ориентировочное и детальное
обследование деятельности предприятия.
2. Проектную стадию, состоящую из последовательной разработки
технического и рабочего проектов.
3. Стадию внедрения.
Предпроектная стадия проводится в целях определения уровня
организации управленческого и инженерно-технического труда на
предприятии. Комплекс данных, полученных на этой стадии, должен
включать:
Общие сведения об аппарате управления (наименование,
местонахождение, территориальная общность или разобщенность,
подчиненность, объекты управления);
Основные функции аппарата управления;
Положение об аппарате управления;
Должностные __________инструкции всех категорий служащих;
Штатное расписание;
Номенклатуры дел всех структурных подразделений;
Состав и объемы входящей, исходящей и внутренней
корреспонденции;
Перечень имеющихся средств оргтехники.
Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает
характеристику существующей технологии выполнения работ, их
документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого
Анализ организационной и функциональной структуры аппарата
управления начинается с изучения функций и задач организации. При этом
должны быть рассмотрены вопросы разделения функций между
руководством, структурными подразделениями, сотрудниками аппарата
управления.
Основным методом сбора данных является изучение нормативно-
методических документов. Эти данные также могут быть получены путем
опросов и бесед, анкетирования, так называемой фотографии и
самофотографии рабочего дня. При анализе данных материалов необходимо
составить организационно-структурную схему и определить, насколько она
соответствует выполнению возложенных на аппарат управления задач.
Проектная стадия начинается с разработки технического проекта, где
должны быть выбраны, уточнены, взаимоувязаны и в целом согласованы
основные технологические схемы управленческих процессов:
Состав и порядок обработки основных документов;
Предлагаемый регламент работы;
Схемы организации административно-управленческих связей;
Рациональные формы документов;
Типовые тексты.
Для четкой организации документооборота необходимо получить
сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам
документов, о распределении документов по документопотокам и наличии
стандартных и унифицированных форм документации. Необходимо также
точно установить, сколько и какие инстанции проходит документ каждого
вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на
дублирование операций, излишние маршруты.
С использованием методов управленческого проектирования
предприятиями разрабатываются следующие инструкции по документационному обеспечению:
Типовые;
Примерные;
Индивидуальные.
Типовые инструкции по ДОУ разрабатываются для
подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами
соответствующей отрасли народного хозяйства.
Примерная инструкция по документационному обеспечению
управления составляется для близких по структуре организаций схожих
направлений деятельности с учетом требований Типовой инструкции, но без
учета особенностей конкретной организации.
Организации на основе типовой и примерной инструкции
разрабатывают индивидуальные инструкции применительно к конкретным
условиям деятельности данной организации.
Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст
должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются
слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен»,
организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет
указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения.
Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты.
Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются
цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение
текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме.
Например:
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность
за полноту и достоверность информации по исполнению документа.
За формирование дел отвечают руководители структурных
подразделений.
Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема
документационных работ и уровня автоматизации документационного
обеспечения управления.
Любая инструкция по ДОУ должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов.
В Инструкции по ДОУ обычно не отражаются правила работы со
спецсистемами документации (конфиденциальной, бухгалтерской,
финансовой, кадровой и т. п.), так как они регламентируются отдельно
издаваемыми документами инструктивного характера: правилами, порядком,
положениями.
В приложение к Инструкции по ДОУ, как правило, включают:
1. Перечень документов, не подлежащих регистрации в журнале
входящей корреспонденции.
2. Образец регистрационно-контрольной карточки.
3. Журнал регистрации входящих документов.
4. Образец углового (продольного) бланка письма.
5. Образец углового (продольного) общего бланка.
6. Образец углового (продольного) бланка конкретного вида документа
и/или должностного лица.
7. Образцы оформления организационных документов.
8. Образцы оформления распорядительных документов.
9. Образцы оформления справочно-информационных документов.
10. Образец согласования проекта распорядительного документа.
11. Перечень документов, подлежащих утверждению и на которых
ставится круглая печать, в организации.
12. 0бразец листа-заверителя дела.
13. Образец обложки дела.
14. Образец внутренней описи.
15. Образец формы номенклатуры дел.
16. Образец формы описи дел.
17. Образец акта об уничтожении дел.
18. Перечень документов, подлежащих обязательной постановке на
контроль.
Современная практика организации ДОУ предлагает следующую
структуру построения Инструкции по делопроизводству на предприятии:
1. Общее положение
2. Подготовка служебных документов
2.1 Общие требования
2.2 Фирменные бланки
2.3 Требования к оформлению реквизитов
3. Оформление отдельных видов документов: приказ, распоряжение,
протокол, письмо, докладная записка, акт и т.д.
4. Порядок согласования документов
5. Порядок удостоверения документов
6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники
7. Организация документооборота
7.1 Прием, обработка и прохождение поступающих документов
7.2 Регистрация и учет документов
7.3 Организация справочной работы
7.4 Организация работы с отправляемыми документами
8. Контроль исполнения документов
9. Работа исполнителей с документами
10. Организация хранения документов
10.1 составление и ведение номенклатуры дел
10.2 порядок хранения документов
10.3 формирование дел
10.4 оформление дел
10.5 оперативное хранение дел
10.6 передача дел на архивное хранение
11. Ксерокопирование и тиражирование документов
12. Хранение, учет и использование бланков печатей и штампов
13. Использование факсимильной связи
Чтобы грамотно разработать разделы 2.2 и 2.3 Инструкции по
делопроизводству необходимо знать установленные правила оформления 30
реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003) и адаптировать их в конкретной организации.
В первом разделе следует подчеркнуть ответственность должностных
лиц за работу с документами, в том числе с конфиденциальными. Здесь
целом, так и на предприятии, обозначены основные технические способы
подготовки групп документов (компьютерный, машинописный, ручной).
документов и фирменных бланков. Если организация относится к
государственной структуре, то на ее бланке нужно использовать герб РФ или
субъекта РФ (негосударственные структуры не обладают такой
прерогативой). В том же случае, когда на бланке намериваются разместить
эмблему организации, использование герба РФ или субъекта РФ исключено.
Если название организации и сведения об организации «длинные», то есть заголовочная часть документов слишком объемная, будет удобнее использовать бланк с продольным расположением реквизитов. Это
высвободит пространство для содержательной и оформляющей части
будущих документов. Угловое же размещение реквизитов боле
целесообразно при подготовке бланков для писем.
Если анализ организационно-правовых документов предприятия
(фирмы) показывает, что правом подписи обладает не только руководитель
предприятия, но и руководители структурных подразделений и некоторые
должностные лица, то имеет смысл продумать и разработать бланки
подразделений и должностных лиц кроме традиционных бланков (общего,
для письма и для конкретного вида документа).
Необходимость описания правил подготовки кадровых документов и
включения отдельного раздела в общую Инструкцию по делопроизводству
определяется отсутствием кадрового подразделения (если фирма небольшая
и кадровые документы готовит секретарь или бухгалтер)
Выбор системы регистрации документов (централизованная,
децентрализованная, смешанная) зависит от размеров и особенностей
построения организации, степени оснащенности техническими средствами,
наличия квалифицированного персонала. В свою очередь система
регистрации документов влияет на описание ранее перечисленных разделов 5
– 10 в Инструкции по делопроизводству.
Если организация небольшая, то регистрацию входящих документов
можно организовать после просмотра их руководителем. Такой порядок
экономит время работника, проводящего регистрацию, так как к журналу он
обращается один раз. При этом сразу записываются данные о самом
документе и сведения из резолюции руководителя. но данный вариант может
быть использован при условии неукоснительного обеспечения сохранности
документов руководителем и его постоянного присутствия на рабочем месте.
Последнее весьма проблематично.
Если в организации существует электронный документооборот, нужно
продумать систему оперативного хранения электронных документов,
определить круг лиц и критерии доступа. Даже если в организации процент
электронной документации невелик, регистрацию электронных документов
следует проводить в обязательном порядке. Для этого рекомендуется в
журнале/карточке регистрации в регистрационную форму добавить
дополнительную графу, которая будет идентифицировать тип материального
носителя: НОСИТЕЛЬ (бумажный, факсовый, электронный документ).
дублироваться на бумажный носитель.
Разработка Инструкции по делопроизводству с учетом перечисленных
условиям конкретного предприятия, и устанавливающий общие правила и
единый порядок документирования и организации работы с документами.
Положения инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на работу с документами, создаваемыми средствами
вычислительной техники.
Инструкция по ДОУ оформляется на общем бланке организации
и утверждается либо непосредственно подписью руководителя
организации, либо распорядительным документом - приказом,
распоряжением. В приказе дается указание на срок введения инструкции,
называются ответственные исполнители, перечисляются организационные
мероприятия, необходимые для введения инструкции. При утверждении Инструкции распорядительным документом ставится отметка о
том, что она является приложением к распорядительному документу.
Разработка Табеля форм документов организации
Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных
форм документов необходимых и достаточных для реализации функций и
задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического
статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель является способом
нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и
процедуры их подготовки. В табель включают только документы, создание
которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.
Табель форм предназначен для:
♦ оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их
закрепления в едином нормативном документе,
♦ классификации применяемых в деятельности организации форм
документов по функциям управленческой деятельности (или по
структурным подразделениям),
♦ унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее
отдельных важных этапов) управленческих документов в организации,
♦ унификации форм документов в организации,
♦ упорядочения документальной базы организации в целях повышения
эффективности использования компьютерных технологий в
управленческой деятельности.
В текущей деятельности организации табель форм документов
выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде
наименование форм документов, используемых для документирования
собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять
оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных
этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле
указаны все или основные этапы подготовки документов, он является
одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет
осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая
возможность появления непредусмотренных форм документов
Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав
применяемых в организации (на предприятии) документов, состав
управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному
документированию. На этом этапе работы изучаются действующие
законодательные акты и нормативно-методические документы,
регламентирующие процедуры документирования; организационные
документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию
должностных лиц и порядок работы с документами в организации.
Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.
2. Выбор формы Табеля.
В проекте новой ГСДОУ предлагается примерная форма табеля.
Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.
Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления
текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров,
3. Определение структуры табеля. Как и любой классификационный
справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть
построен по функциональному или структурному принципу. В первом
случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами
– задачи свойственные аппарату управления, во втором – названия
структурных подразделений. Внутри разделов документы
систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту
наименований документов.
4.Отбор форм документов для включения в табель.
При выполнении первого этапа документы в организации или на
предприятии обычно изучаются по группам.
Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели:
выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности
организации и создаваемых в процессе их реализации документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся
определенной последовательностью их создания, постоянством (или
относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в
структурных подразделениях организации по всем направлениям
деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в
карте документа в которую вносится следующая информация:
♦ Полное наименование формы документа, включая заголовок,
если он имеется,
♦ Код формы,
♦ Имя файла (если имеется электронный вариант документов),
♦ Функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например,
штатное расписание создается в процессе реализации функции
«организация системы управления» и задачи «регламентация
численного и должностного состава».
♦ Сведения об основных этапах подготовки документа:
подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование,
удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление
печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при
работе над Табелем являются основным рабочим массивом.
структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм
документов для включения в Табель.
На втором этапе после изучения карт документов и на основе анализа
примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной
формы. Например, может быть исключена колонка 4, если нет собственного
локального классификатора в организации. Может быть добавлена колонка
количество экземпляров документа, если все документы готовятся в разном
количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. То есть, все, что
есть в карте каждого документа и нужно и важно для организации, - можно
учесть при выборе формы Табеля.
Формирование структуры Табеля (3-й этап) связан с особенностями
организации.
Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично
классифицировать документы по подразделениям, а в Табеле перечислять
виды форм документов, образующихся в деятельности каждого
подразделения. То есть: указывается __________подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.
Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать
формы документов по функциям управления или по направлениям
деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как
классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться
описания форм документов.
После определения структуры Табеля (названий колонок и деление
строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу –
собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена
работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например,
если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование
докладных служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем
управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму
(докладную записку). Точно также, если были указания, распоряжения и
предписания, как документы, используемые по одним и тем управленческим
ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).
После оптимизации списка форм документов организации заполнение
Табеля осуществляется на основе карт документов.
Окончательно оформленный табель форм документов организации
должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и
утвержден руководителем организации.
Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и
«инвентаризации» форм документов. Его наличие особенно необходимо в
условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Для введения разработанного Табеля необходимо подготовить проект соответствующего приказа.
Табель форм документов представляет собой перечень тех документов, которые формируются в организации на регулярной основе. Его использование позволяет оптимизировать состав документации, обеспечивающей управленческую и организационную деятельность предприятия, унифицировать используемые для их оформления формуляры.
Из статьи вы узнаете:
Для чего необходим табель форм документов организации
Табель форм документов, которые используются в конкретной организации, это оформленный в табличном виде перечень. В него входят те формы, использование которых полностью обеспечивает реализацию функций и задач управленческой деятельности предприятия. Кроме наименований документов, табель содержит информацию о юридическом статусе каждого из них, области применения, этапов подготовки, обработки и согласования.
На многих предприятиях, как правило, тех, что создавались относительно недавно, табель форм документов не используется и делопроизводство организовано без обязательного соблюдения табельной формы документирования.
Результатом отсутствия системного подхода и необходимых знаний является использование нестандартизированных форм, не отвечающих требованиям государственных регламентов. Кроме того, внутренними нормативными документами не устанавливается четких требований применения таких форм, в результате чего одна и та же организационная операция может оформляться документами, имеющими разные формы и формуляры.
Дело осложняется еще и тем, что обязательное применение унифицированных форм документов отменено. Работодатели имеют право разрабатывать их самостоятельно. Участие в разработке таких форм непрофессионалов приводит к отсутствию единого подхода к организации делопроизводственных процедур и процессов, оформлению документированной информации. Эти недостатки не лежат на поверхности и, чаще всего, остаются незамеченными и воспринимаются как малозначащие. Но, в конечном итоге, они снижают степень оперативности обработки документов, прохождения управленческих сигналов и, как следствие, качество управления предприятием.
Табель форм документов организации позволяет на уровне норматива установить как состав документов для каждой управленческой операции, так и процедуру их прохождения. Он содержит описание только тех документов, которые формируются регулярно или с периодическим повторением.
Использование табеля форм документов позволяет установить единые типовые правила оформления для всей организации, действующие для каждого из ее структурных подразделений. Следование этим правилам является своего рода нормоконтролем и гарантией правильности оформления. А это особенно важно, когда речь, например, идет о кадровых или бухгалтерских документах, ошибки в оформлении которых могут обойтись предприятию слишком дорого.
Таким образом, табель форм документов организации необходимо разработать с целью:
- оптимизации пакета применяемых на предприятии форм документов;
- унификации используемых форм документов;
- классификации форм документов по управленческим операциям и функциям, а также, при необходимости, по структурным подразделениям предприятия;
- стандартизации процессов подготовки, обработки и прохождения каждой из форм документов;
- рационализации применения установленных форм в процессе автоматизации управленческой деятельности;
- упорядочения процесса документооборота для повышения эффективности управленческой деятельности.
Разработка табеля форм документов
Если уж речь зашла о необходимости жесткой стандартизации составления и оформления внутренних документов, упорядочивании процесса документирования информации, целесообразно говорить именно о табеле унифицированных форм документов. То есть о таких формах, которые, в соответствии с ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» трактуются как утвержденный формуляр.
То есть, как совокупность набора обязательных реквизитов и их расположения, установленных для обеспечения юридической значимости того вида документов, который предназначен для обеспечения конкретной управленческой операции. Разработка табеля форм документов - процесс, который проходит в несколько этапов.
Читайте также:
Этапы разработки табеля унифицированных форм документов организации
Таких этапов будет семь:
- Предпроектное обследование, сбор информации о производственных и организационных процессах, сопровождающихся регулярной подготовкой разных форм документов;
- Анализ собранного материала, оптимизация состава форм документов, выбор содержания Табеля;
- Выбор оптимальной формы Табеля и его структуры;
- Определение перечня тех форм документов, которые будут включены в Табель;
- Формирование Табеля;
- Согласование Табеля с руководителями подразделений и лицами, назначенными ответственными за делопроизводство в компании;
- Утверждение Табеля руководителем предприятия.
Предпроектное обследование - важный этап разработки табеля форм документов
Первый этап - предпроектное обследование, является самым важным, поэтому остановимся на нем подробнее. Его также можно разбить на три этапа.
Определение тех управленческих и организационных задач, которые определяются спецификой деятельности предприятия, и тех форм документов, которыми эти задачи сопровождаются. Чем более полной будет информация о формах документов, которые используются в процессе организационной и управленческой деятельности компании, тем большую помощь окажет табель для реализации функций и задач этих видов деятельности предприятия.
Изучение нормативно-правовых актов (государственных, органов местной исполнительной власти, отраслевых), регламентирующих процессы делопроизводства. Анализ организационной документации предприятия, локальных нормативных актов, регламентирующих его производственную деятельность. Изучение распорядительной документации, выявление тех форм документов, которые вводились в действе распорядительными актами;
Изучение и анализ документов, составляющих методическую и правовую базу, регламентирующую состав и процедуры документооборота в компании, правила оформления и составления разных форм документов. Анализ утвержденной на предприятии номенклатуры дел.
Карты форм документов, используемые при формировании Табеля
Значительно облегчит и ускорит процесс разработки табеля форм документов в организации использование специальных карт форм документов. С их помощью можно будет быстро определить, какие документы и с какой периодичностью составляются на предприятии, какие из них характеризуются постоянством формы. Сведения о документах собираются во всех структурных подразделениях и фиксируются в картах, в которых отражается такие сведения, как:
наименование формы, в том числе ее заголовок и краткое содержание;
код формы по классификатору;
название файла, если форма представлена в электронном виде;
управленческая функция данной формы документа, задача, для которой она сформирована. Так, например, форма «Штатное расписание» создана для реализации управленческой функции «Организация системы управления», задача ее формирования (назначение формы) - «регламентация численного и должностного состава»;
информация о всех основных этапах составления, оформления, прохождения данной формы документа: в каком подразделении составляется, кем согласовывается и утверждается, кто является адресатом, кем регистрируется, кто осуществляет контроль исполнения, где хранится оригинал или электронный вариант формы документа.
Затем карты форм анализируются с целью оптимизации и исключения дублирующих друг друга форм документов. После этого отобранные формы можно будет уже вносить в Табель.
Табель форм документов образец
Утвержденного на государственном уровне образца табеля форм документов, который был бы обязательным для на всех предприятиях, не существует. Но есть Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, которой устанавливается обязательное использование такого табеля в подобных учреждениях. Целью использования табеля форм документов Типовая инструкция определяет:
оптимизацию количества используемых в организации форм документов;
унификацию их содержания;
стандартизацию процессов работы с разными формами документов.
Инструкция содержит и табель форм документов, образец которого приведен в таблице ниже.
В зависимости от потребностей конкретного предприятия, предлагаемый образец также может содержать следующую информацию:
адресат документа;
лицо, ответственное за контроль его исполнения;
код формы по государственному классификатору;
тираж, которым отпечатаны бланки документа в типографии.
Графа «Примечание» предназначена для внесения в нее информации о порядке подписания, согласования и утверждения документа, его форме или формате и пр.
