Титульный лист для дела. Титульный лист дела. Работа с электронными документами

Так уж устроена человеческая психика, что свои ошибки, негативные особенности характера мы не замечаем, однако если кто-то другой совершает что-то недопустимое, мы часто стремимся указать ему на это...

Научить «правильному» варианту поведения либо просто осудить. Порой слишком часто мы стараемся указать другим на их недостатки. С какой целью? Вы задавали себе этот вопрос?

Критика — это возможность выразить свое недовольство чем-то, показать свое отношение к происходящему, а также способ задеть другого. Для чего критикуете вы? Часто, изначально желая выразить свое мнение, стремясь изменить ситуацию, мы выбираем слишком агрессивную форму повествования. Прежде чем говорить другому о том, с чем мы не согласны, важно ответить себе на вопрос «Для чего я это делаю?». Если вы хотите обидеть человека, задеть его чувства, тогда, наверное, действительно не стоит обращать внимание на формат сказанного, а даже наоборот - рубить с плеча и порезче. Однако если вы стремитесь изменить ситуацию, то лучше выбрать такие слова, которые нанесут собеседнику минимальную психологическую травму, дабы не столкнуться с его агрессией в ответ. Ведь каждый из нас ощущал, как, чувствуя нападение, мы волей-неволей начинаем защищаться либо виновато молчать. Очевидно, что оба эти пути не приводят к изменению ситуации. Нет обсуждения проблемы, поиска компромиссных решений.

Какая критика эффективна?
Итак, прежде чем начать говорить другому о том, что вам неприятно, важно понять для себя - с какой целью вы это делаете. Если вам просто хочется задеть собеседника - поразмышляйте над тем, почему именно этот человек вызывает у вас желание указать ему на недостатки. Или вы всех окружающих стремитесь научить правильной на ваш взгляд жизни? Помните, что нет однозначно верных и неверных решений, у всего есть свои минусы и плюсы.

Если вашей целью является изменение ситуации, восстановление взаимопонимания, то эффективнее критиковать конструктивно. Для того чтобы добиться результата, вам важно понимать, чего именно вы хотите, быть готовым открыто сказать об этом, иметь желание сотрудничать с оппонентом, искать совместные пути решения.

Отследив в себе негативные эмоции, прежде всего важно понять, на что именно вы так остро реагируете. Необходимо найти то, что вызвало в вас эти чувства. «Хотите ли вы изменить ситуацию и продолжить общение с человеком?» - это второй вопрос, на который важно ответить себе. Ведь нет смысла пытаться объяснить собеседнику что-то, если вы уже окончательно решили, что продолжать общение не имеет смысла. Для чего вам вкладывать силы в изменение человека, который вам по большому счету стал уже не интересен?

Старайтесь высказывать свое мнение наиболее конкретно. То есть не говорить «ты ведешь себя неадекватно», «делать так - ребячество», «ты безответственный человек». Гораздо продуктивнее четко сказать о своих ощущениях. Например: «Мне неприятно, когда ты…», «Я чувствую обиду, когда ты…». Важно говорить не о ком-то, не давать оценок, а передавать собеседнику свои ощущения от ситуации. Пытайтесь использовать конкретные факты, избегать обобщений.

Если вы точно знаете, что вам не понравилось, имеете представление о том, как бы вам хотелось общаться, постарайтесь наиболее просто и честно донести это до другого человека. Избегайте намеков и двусмысленности. Ваш собеседник вряд ли умеет читать мысли, и чтобы действительно понять, что вам что-то было неприятно, он должен это как минимум услышать.

Критикуя, используйте спокойный тон. В общении мы больше реагирует на интонации голоса, а не на слова, которые нам говорят. Если тон у вас возмущенный и требовательный, то нормальной реакцией собеседника будет защищаться от вас. Если же вы добрым, располагающим голосом говорите о том, что вам неприятно, то велика вероятность, что это будет услышано. Другой вопрос - может ли ваш собеседник позволить себе те перемены, которых вы ждете, способен ли он на это? Приложите максимум усилий, чтобы вас услышали. Для этого, как мы выяснили, важно научиться высказывать критику конструктивно.

Как принимать критику безболезненно?
«Лучшая защита - это нападение». Многие из нас живут, руководствуясь именно этим правилом. Ведь как только мы слышим, что собеседник остался недоволен нами, мы автоматически начинаем защищаться. Так уж устроена человеческая психика, она всегда стремится нас обезопасить от негативного давления. Само собой, любая критика, даже справедливая, бьет по самооценке. Подчас это очень болезненные удары. И многие из нас попросту не готовы воспринимать о себе неприятные вещи.

Существует несколько основных ошибок, которые мы допускаем, слыша критику в свой адрес. Часто люди, сталкиваясь с недовольством их поведением, начинают оправдываться, как нашкодивший школьник. Занимают «детскую» позицию, унижают себе. Другой способ негативной реакции на критику - контратака. Нападая в ответ, человек провоцируете конфликт с собеседником. Однако в большинстве случаев это противостояние возможно избежать. Также малоэффективно молчать в ответ на критику. Таким образом критикуемый соглашается с упреками, плюс раздражает оппонента своей отстраненной позицией, а также не дает своим чувствам выйти наружу, что чревато эмоциональным срывом впоследствии.

Помните, что реагировать на критику надо. В этом нет ничего зазорного. Однако нужно уметь воспринимать критику и делать это правильно. Так вы сможете построить диалог, сохранить отношения и найти решение, устраивающее обе стороны.

Первое, что необходимо понять, обнаружив критику в свой адрес, это стремится ли оппонент донести до вас свое мнение либо ему просто хочется вас поддеть. В ситуации, когда собеседник ставит своей целью уколоть вас посильнее, бесполезно вообще как-либо отвечать. Любое оправдание или стремление убедить его в своей правоте будет еще больше подзадоривать и давать поводы для дальнейших претензий.

Второе, что важно сделать, это выявить конкретные факты, расстроившие вашего собеседника. Попробуйте разобраться в причинах. Подведите оппонента к тому, чтобы замечание звучало четко и ясно. Используйте спокойный, доброжелательный тон. Важно справиться со своими эмоциями, иначе диалог превратится в перекрестные обвинения. Очевидно, что подобные беседы малоэффективны, если мы говорим о благоприятном разрешении сложных ситуаций в отношениях, налаживании взаимопонимания.

Когда вам удалось добиться фактов, попробуйте оценить, насколько критика справедлива. Признавайте только то, в чем вы действительно виноваты. Превращайте слова собеседника в ваши достоинства. Например, если вас обвиняют в излишней болтливости, и вы сами отмечаете у себя такую особенность, не стоит унижать себя оправданиями, согласитесь с критикой, сказав, что вы действительно коммуникабельный человек. Помните, что часто, прислушавшись к критике, мы можем улучшить взаимоотношения с человеком, избежать острых углов вновь. Хотя, конечно, необходимо, чтобы у вас и вашего партнера было желание совместно искать решение, удовлетворяющее обоих.

Если вам не удается сдерживать свои эмоции и, даже понимая механизм продуктивного реагирования на критику, вы вновь и вновь скатываетесь в ответную агрессию и острое противостояние, подумайте, что именно задевает вас в словах собеседника? Что происходит с вашей самооценкой в этот момент? Скорее всего, дело в вашей болезненной реакции. Что стоит за этим? Чувствуете ли вы себя уверенно? Знаете ли свои достоинства, то, за что вас можно ценить? Иногда люди, не ощущающие себя комфортно, обращаются за помощью к психологу, готовому проработать с ними болезненные моменты их жизни, научить уважать себя, любить свои достоинства и с пониманием относиться к недостаткам.

Помните, что самое важное в ситуации, когда вы выражаете свое недовольство кем-то или когда критикуют вас, - не превратить конструктивный обмен мнениями в «перепалку на базаре». Опирайтесь на факты, будьте последовательны, избегайте обобщений, говорите по существу вопроса, обсуждайте конкретную ситуацию, старайтесь проявлять минимум эмоций, думайте о том, что говорите, прислушивайтесь к собеседнику.

Конструктивная критика дает возможность говорить открыто о том, что вас не устраивает в общении, установить контакт, сохранить эмоциональный комфорт в паре. В ваших силах воспользоваться этим инструментом и наладить взаимоотношения с любимым человеком, другом, родственником, сослуживцем, начальником. Используйте в своей жизни навыки неагрессивного преподнесения критики и безэмоциональной реакции на замечания, и вы сразу же заметите, как общение с окружающими станет более результативным, появится взаимопонимание, приятные ощущения и эмоциональный комфорт. Конструктивная критика - наш помощник в общении, не превращайте её в своего врага.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3 .

На обложке дела указываются:

Наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;

Наименование отдела;

Номер дела (тома) по номенклатуре дела;

Заголовок дела;

Дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

Количество листов в деле;

Срок хранения дела.

Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

При изменении наименования организации, структурного подразделения (его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертной комиссией) архивной организации *.

* Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган)

В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложках дела обязательно указывается дата дела:

Для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа;

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа;

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено;

Датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеются документы за ______ год(ы)».

Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела (п. 2.5).

Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.

На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.

Работа с электронными документами

Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронный документ - это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые в деятельности организации электронные документы подлежат передаче в установленном порядке на архивное хранение.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как отдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а также документы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектования архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическая служба.

Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:

Наличие в архиве аппаратно-программного оснащения для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачей информации по каналам связи;

Обеспечение доступа к информации по установленным категориям пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих их утрату или искажение.

Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей электронных документов. Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и обращение.

Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы.

На начальном этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведения собственно экспертизы электронных документов.

Электронные документы поступают на архивное хранение вместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных (БД), объем документа (для БД также количество записей).

Электронный документ и сопроводительная документация к нему составляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей на архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений. В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица хранения электронного документа - это комплект носителей (магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронного документа и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводится учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронных документов.

Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих этапов:

Запись на машинные носители (при необходимости - перезапись на новые носители);

Проверка технического состояния;

Подготовка сопроводительной документации (сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточной для обеспечения сохранности и использования электронных документов);

Непосредственная передача электронных документов в архив организации.

Сроки временного архивного хранения электронных документов государственной части архивного фонда Российской Федерации в организации в соответствии с постановлением Совета Министров-Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191 определены в 5 лет. Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованию с государственным архивом по описи.

Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке.

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел - дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

ПОСТОЯННО - ЭТО СКОЛЬКО?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень 2010);
• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее - Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

• Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией - источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание

Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

• Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации--преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Обратите внимание

Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос--ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

• Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

	Номер листа дела (тома)
Приказ от 12.01.2015 №1
Приказ от 13.01.2015 №2
Приказ от 13.01.2015 №3
Приказ от 16.01.2015 №4
Приказ от 19.01.2015 №5

• По алфавиту - например, фамилий или наименований проектов:

• Комбинированным способом - сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Переписка с ООО «Астра»
Лист-разделитель
Исх. № 53 от 14.01.2015
Вх. № 243 от 16.01.2015
Исх. № 105 от 23.01.2015
Вх. № 341 от 28.01.2015
Переписка с ООО «Василек»
Лист-разделитель
Вх. № 14 от 12.01.2015
Исх. № 18 от 13.01.2015
Вх. № 201 от 15.01.2015

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел - систематизированы.

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

• Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках--регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов - канцелярские скрепки и скобы степлера.
• Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую--то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во--первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во--вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

ОФОРМЛЯЕМ ДЕЛА НА ХРАНЕНИЕ

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2015, подлежат следующие дела:

• постоянного срока хранения;
• временного (свыше 10 лет) срока хранения;
• документы по личному составу (все , включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

1) нумерация листов дела;

2) составление внутренней описи дела;

3) оформление листа--заверителя дела;

4) подшивка или переплет документов дела;

5) оформление обложки (титульного листа).

Этап первый: нумеруем листы тома

Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

На каждый пронумерованный том можно наклеить стикер со следующей информацией:

• общее количество листов;
• пропущенные номера;
• литерные номера.

Эта информация пригодится нам чуть позже при оформлении листа-заверителя дела.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Например, если по номерам в томе 100 листов, но при этом три пропущенных номера и два литерных, то общее количество листов в томе будет равно 99 (100 - 3 +2).

Правила 2015 ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Однако с какого значения начинается это «слишком много», неизвестно. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. 75 Правил нотариального делопроизводства (утверждены решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78):

Извлечение

из Правил нотариального делопроизводства

75. […] Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Этап второй: составляем внутреннюю опись тома

Составлять внутреннюю опись документов тома не всегда обязательно. Процитируем Правила 2015:

Извлечение

из Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

4.30. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись представляет собой своеобразное оглавление тома.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

Извлечение

из Основных правил работы архивов организаций

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Таким образом, составить внутреннюю опись можно и к тому с приказами по основной деятельности (особенно если из--за неверной систематизации в нем была нарушена нумерация), и к тому с перепиской, если это облегчит пользование томами.

Форма внутренней описи приведена в Правилах 2015 (приложение № 27). Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word (Пример 1).

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

• о надорванных листах;
• склеенных листах;
• брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;
• листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).

Этап четвертый: сшиваем том

• Выбираем обложку. Документы постоянного срока хранения оформляются в картонные обложки, специально предназначенные для дел постоянного срока хранения (рис. 1). Найти их проще на сайтах интернет-магазинов, а не в торговых залах - товар это не самый ходовой, поэтому на прилавок его выкладывать часто забывают.

Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.

• Делаем обложку. Если руководство посчитает, что это слишком дорого, секретарю придется брать в руки ножницы, картон и создавать обложки самому. Однако сделать приличные обложки получится только в том случае, если удастся найти качественный картон, разрезанный на листы, равные или чуть больше формата А4. Из обычного «Для детского творчества» ничего хорошего не выйдет.

Для самостоятельного изготовления обложки понадобится картон, лист бумвинила (прочный водостойкий переплетный материал на бумажной основе) и двусторон-ний скотч.

Принцип сшивания покупных и самодельных обложек один:

1. Сложить вместе нижнюю крышку, документы и верхнюю крышку, просверлить и сшить переплет.

2. Завернуть мягкий материал (при самостоятельном изготовлении - полоску бумвинила) вниз за нижнюю крышку и приклеить внатяг снизу скотч (рис. 2).

В результате самодельная обложка будет выглядеть почти так же, как на рис. 3.

• Используем дырокол. Поскольку документы сшивают в 4 прокола, лучше воспользоваться для этого специальными дыроколами на 4 прокола, которые за раз пробивают пачку документов от 150 до 300 листов (рис. 4, 5).

Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды. Расстояние между четырьмя отверстиями должно быть 8 см (в соответствии
с рекомендациями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия»), поэтому на измерителе следует выставить значение «888».

Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно расположить документы дела в следующем порядке:

1) внутренняя опись (если она создавалась);

2) документы дела;

3) лист-заверитель.

• Подбираем иглу и нитки. Швейная игла слишком мала, лучше использовать мешочную (так называемую «цыганскую») - длинную (около 12 см) и с широким ушком. Нить потребуется крепкая, но можно сложить в несколько раз и обычную. Сшивать можно и банковским шпагатом, но продеть его непросто даже в «цыганскую» иглу.

Длина нити на стандартный том - примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем - уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно - все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот (пробит, просверлен) аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Направление иглы с нитью при сшивании тома показано на рисунке 6.

После того как оба конца нити выведены с оборотной стороны тома, они завязываются (не туго, чтобы том можно было не только открыть, но и при необходимости снять копию с любого документа, но и не слабо, чтобы листы дела не «гуляли») и обрезаются.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Если обложки нет - просто выводятся с внутренней стороны без каких--либо дальнейших манипуляций.

Этап пятый: оформляем титульный лист (обложку) тома

Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2015 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи (Пример 3).

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет). Распечатывать обложки на листах с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой слой» на них условный, и обложку можно снять одним движением руки.

Итак, алгоритм оформления до-кументов на постоянное хранение выглядит следующим образом:

ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.

• Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то - ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.

• Короба для хранения. Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).

В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис. 10). В такой короб может поместиться 10 и более томов.

Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).