Трудовой договор генеральный директор единственный учредитель. Трудовой договор с генеральным директором ООО (образец). Расторжение трудового договора с генеральным директором

В процессе делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях ежегодно создается десятки миллионов документов. При этом ценность содержащейся в них информации различна. Значительная часть документов содержит информацию справочного, разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение, и дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Наконец, есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, и такие документы хранятся постоянно. Таким образом, значение документов определяет возможность и длительность их использования, а это, в свою очередь, обусловливает и сроки их хранения.

Работа по подготовке документов к последующему хранению и использованию, отбору их на постоянное хранение начинается в ходе текущей работы организации с документами. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

экспертизу научной и практической ценности документов;

оформление дел;

обеспечение сохранности документов;

передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве, в архиве организации, в архиве. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

при поступлении документов в неупорядоченном состоянии;

при переработке описей дел;

при оптимизации состава фондов (групп фондов), содержащих значительное количество дублетных и малоценных документов (целевая экспертиза). Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.

Первый этап - оценка документов в делопроизводстве, проводимая с целью определения возможных сроков хранения для различных категорий дел. Экспертиза ценности документов проводится в организации ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (канцелярия, секретариат и др.) совместно с членами экспертной комиссии и обязательно под методическим руководством заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Результаты такой экспертизы в делопроизводстве находят отражение в номенклатуре дел.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив организации. В архив эти дела передаются структурными подразделениями по соответствующим описям дел.

Второй этап экспертизы ценности документов осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними. При передаче дел в архив организации заведующий архивом осуществляет контроль качества экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются по организации в целом описи дел постоянного хранения, временного свыше 10 лет хранения, в том числе и по личному составу. Дела временного до 10 лет хранения, сроки хранения которых истекли, на основании акта выделяются затем к уничтожению.

Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки для передачи на государственное хранение. Проводится работниками ведомственного архива, членами ЭК учреждения и работниками государственного архива.

Архивы организаций разделяются на ведомственные архивы и архивы негосударственных организаций.

Под ведомственным архивом понимается архивное учреждение или структурное подразделение государственной организации, которое хранит документы на протяжении определенного срока.

Архив негосударственной организации -- это негосударственное архивное учреждение или структурное подразделение негосударственной организации, которое осуществляет прием и постоянное хранение документов своей организации.

Но независимо от того, является ли архив ведомственным или принадлежит негосударственной организации, все они без исключения подчиняются требованиям законодательства по архивам и делопроизводству нашей страны.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности.

Принцип историзма - требует подходить к изучению документов с учетом конкретной исторической обстановки, т.е. с учетом особенностей времени и места создания документа.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов - документы должны изучаться и оцениваться в комплексе, где одни документы дополняют другие.

Подвергая документы экспертизе, в организации руководствуются определенными критериями для установления их ценности. Основными критериями, определяющими ценность документов, являются:

роль и место организации в системе государственного (негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы, объединения), значимость выполняемых ею функций;

время и место образования документов;

юридическая достоверность документов (наличие подписей, дат,печатей, резолюций и помет);

особенности материальной основы документов и их физическогосостояния;

подлинность, копийность документов.

Перечисленные критерии неодинаковы по своему значению. Но такие критерии экспертизы, как значимость содержания документов и значение организации в системе управления, применимы к любой документации и являются главными при определении ценности документов

Экспертиза ценности документов – это процедура по изучению состава и содержания документов организации на основании принятых критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В процессе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается вся совокупность документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в организации проводится для решения следующих задач:

• рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;
• организация ежегодного отбора документов на дальнейшее хранение и уничтожение;
• рассмотрение , срок хранения которых истек

Для проведения работ по экспертизе ценности документов организации приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия. В организациях, имеющих подведомственную филиальную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии.

В состав входят квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, знакомые с составом и содержанием, а также значением и ценностью информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации. Если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Часто председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии назначается заведующий архивом или ответственный за архив предприятия.

Отбор документов организации на хранение

В процессе проведения экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архив организации. Отбор документов с временными сроками хранения (менее 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, с истекшими сроками хранения.

Расчет срока хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2009 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2005 году. Если дело содержит нескольких томов, которые состоят из документов за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских операций, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов организации к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление производятся после составления описей на дела постоянного и временного хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Хотя по логике, документы с истекшим сроком хранения могут быть унитожены без лишней волокиты, регламент требует выполнения все процедуры. Это сопряжено с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

Экспертизу ценности документов проводят с целью отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

Отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное,

культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• ? отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• ? выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• ? установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценностей документов осуществляется на основе принципов историзма, всесторонности и комплектности изучения документов.

Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрения общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности документов рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывая как содержание, так и внешние особенности.

На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документном фонде организации, так как они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

На основании принципов разработана система критериев, т.е. научно-обоснованных признаков, позволяющих определить степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев:

• ? оценки происхождения;
• ? их содержания;
• ? внешних особенностей.

Критериями оценки происхождения являются: роль и место организациями в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Критериями оценки содержания - значимость событий или явления, отраженного в документах; значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей, резолюций), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

Важнейшими критериями экспертизы ценности документов являются:

• 1) значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы;
• 2) значимость содержания документов;
• 3) время и место образования документов;
• 4) подлинность и копийность документов;
• 5) юридическая сила документов;
• 6) дублетность документов;
• 7) поглощенность содержания;
• 8) физическое состояние документа.

Раскроем значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы:

В процессе развития общества создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это

Органы власти управления, промышленные, транспортные, торговые предприятия, учреждения культуры, общественные, учебные и другие организации. Целостность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью учреждения в системе управления, науки и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Рассмотрим значимость содержания документов:

В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждения.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организационно-распорядительная документация учреждения и некоторые документы вышестоящих органов.

Документы второй группы имеют справочное назначение и теряют свое значение через год, три или пять лет.

Рассмотрим время и место образования документов:

Этот критерий является важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды, насыщенные события особой важности. Это периоды войн, революций, реконструкций народного хозяйства. При оценки документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

Опишем подлинность и копийность документов:

При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер и дату (2). Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов.

Раскроем юридическую силу документов:

Юридическую силу документов имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копийные экземпляры, но при условии правильно оформленных реквизитов документов. Поэтому очень важно правильно оформлять документы в процессе делопроизводства.

Рассмотрим дублетность документов:

Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ это один из размноженных экземпляров подлинника. Дублеты бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного в областном архиве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.

Опишем поглощенность содержания:

Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов поглощается годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждений и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.

Раскроем физическое состояние документа:

Этот критерий применяется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.

Таким образом, критерии, цель, задачи, принципы экспертизы ценности документов играют важную роль в организации экспертизы ценности документов.