Впредь обязуемся не допускать подобных нарушений. Объяснительная записка об ошибке в работе. Как правильно начать, закончить объяснительную записку, что написать в пояснении: правила написания объяснительных записок, инструкция по написанию

Объяснительная записка - это документ. Он не имеет движения за пределами работы организации и доступен только для внутреннего обращения. В нем указывается, по какой причине виновник совершил тот или иной поступок.

Что послужило следствием другого отрицательного явления. Объяснительная может быть как самостоятельным документом, так и дополнением к основному. В последнем случае в нем указываются пояснения к основному.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Цель составления записки: прояснение сложившейся ситуации главным лицом. Он может быть виновным или не виновным. Она составляется для проведения внутреннего разбирательства. Выявить причины и прийти к нахождению виновного или, наоборот, его оправдания.

Согласно ТК РФ, директор организации должен запросить у обвиняемого объяснительную записку. Работник, в свою очередь, может отказаться, тогда работодатель имеет право наложить дисциплинарное взыскание без разбирательства.

Следует отметить, что запрашивать написание объяснительную записку имеет право только работодатель. Если такое обращение последовало, лучше его исполнить. Просьбы начальника отдела или вашего руководителя можно оставлять без внимания.

Объяснительная записка должна проинформировать работодателя о случившемся инциденте. Видение ситуации должно быть изложено с позиции составляющего. Иногда она пишется для разъяснения какого-либо проекта или отчета. В этом случае она пишется в произвольной форме и прикладывается к основному документы.

Как правильно написать объяснительную записку на работу

Форма объяснительной записки:

1. В верхнем правом углу указывается на чье имя составляется объяснительная записка (работодатель).
2. Под указание на кого, пишется от кого она составляется, указывая при этом должность.
3. По центру пишем название: «Объяснительная».
4. В самом тексте указываем причину случившегося и следствие поступка.
5. В правом нижнем углу ставим подпись и дату.

К основным правилам составления объяснительной записки относятся:

1. Пишите только правду. Если вскроется ложная информация, последствия отрицательно скажутся на вашей работе.
2. Не перекладывайте вину на коллег. В случае задействования нескольких людей, работодатель вправе запросить объяснительные у них и они изложат свое видение ситуации. Результатом станет выявление разногласий. Тем самым вы дополнительно получите врагов – коллег.
3. Не стоит писать: «мне не подсказали», «меня не научили» и т. д. При оформлении на работу вами подписывается должностная инструкция, в которой указан перечень необходимых знаний и умений для занимаемой должности.

При написании объяснительной записки опирайтесь на документы (должностные инструкции и т. д.). Можно указать, что неверно понял формулировку и т. д. При возможности лучше назвать документ не «Объяснительная записка», а «Пояснительная записка».

При допущении серьезной ошибки, можно опираться на большой объем работы или плохое самочувствие. В заключение можно указать, что вы признаете за собой данную ошибку, обязуетесь устранить и впредь не допускать.

Тип изложения объяснительной записки:

1. Изложение возможно только в деловом стиле.
2. Краткость, без дополнительных пояснений, не относящихся к событию.
3. Объяснение от 1-ого лица.
4. Дата и подпись обязательна.

В случае серьезного дисциплинарного проступка и возможности в будущем судебного заседания, для написания объяснительной записки лучше обратиться к юристу.

Отказ от написания записки допускается, но впоследствии будет относиться плюсом не в вашу сторону. Лучше изложить свою точку зрения в ситуации. Если вы не виноваты, обратите на это особое внимание при изложении пояснений. Можно добавить волшебную в таких случаях фразу: «В сложившейся ситуации, пришлось действовать по обстоятельствам».

При написании отдайте предпочтение набору на компьютере, чем написанию от руки. Если дело серьезное и ваше заявление будут рассматривать специалисты по форме и виду буквы они смогут сделать определенные выводы.

Пример объяснительной записки

Объяснительная записка может быть составлена по различным основаниям. Например, опоздание на работу, допущение ошибки в документах, грубое нарушение дисциплины и т. д.

Рассмотрим объяснительную записку по поводу опоздания на работу. Следует отметить, при отсутствии на работе более четырех часов, работодатель вправе уволить сотрудника.

Управляющему

ПАО «Городбанк»

в г. Ярославле

О. Г. Петрову

От контролера-кассира отдела

Корпоративных продаж

Страховой Д. Ю.

Объяснительная записка

12.04.15, я Диана Юрьевна Страхова, опоздала на рабочее место на 30 минут по следующей причине. Автобус №35 сломался на автовокзале и не пришел по расписанию на остановку «Московская» в 7:35. Это привело к ожиданию следующего автобуса, подошедшего через 30 минут.

В последующем, обязуюсь не опаздывать на работу. Выходить из дома заранее. В случае непредвиденного случая, сообщать своему непосредственному руководителю Поповой Ю. К. о причине задержи. 30 минут, на которое было совершено опоздание, обязуюсь отработать.

Страхова Д.Ю. (подпись)

После написания объяснительной записки, она предоставляется руководителю или временно исполняющему его обязанности. На документе он проставляет свое решение – резолюцию.

Если определена мера взыскания, составляется приказ или иной документ. К ним уже прикладывается записка.

Объяснительная записка об опоздании

Директору

ЗАО «Строительная компания «Омега»

Павличенко Г. Р.

От секретаря Звенцовой О. К.

Объяснительная записка

Я, Звенцова Оксана Константиновна, опоздала 25.06.14 на работу на 3 ч. Утром, спускаясь по лестнице из квартиры многоэтажного дома, стала свидетелем драки. Подъехавшие полицейские в принудительной форме попросили стать свидетелем происшествия. С ними проехала в полицейский участок №3, по улице Ромашкина, д.1. Составление протокола заняло 2,5ч. После этого я отправилась на работу. О своем опоздании был предупрежден заместитель директора Иванов Олег Викторович. Прошу учесть уважительную причину опоздания.

Звенцова О. К. (подпись)

Образец объяснительной записки о прогуле

Руководителю ОАО «МТС»

Орлову С. С.

от продавца-консультанта Игрова О. В.

Объяснительная записка

Я, Игров Олег Владимирович, 19 мая 2015 года отмечал с друзьями свое 20-тилетие. Вследствие большого количества алкогольной продукции, празднование продолжалось до раннего утра. Закрыв на пару минут глаза, проснулся только в обед 20 мая. На работу идти было уже поздно. Прошу принять во внимание уважительные обстоятельства праздника.

Игров О. В. (подпись)

Каждому работнику, совершившему проступок, работодатель должен дать возможность объясниться, прежде чем применить наказание. Объяснительная записка об ошибке в работе (образец приводится в статье) составляется работником в течение двух дней со дня предъявления требования её написать.

Действия работодателя, если работник совершил нарушение

Первое, что должен сделать работодатель при обнаружении нарушения со стороны работника, — зафиксировать это нарушение.

В качестве такой фиксации можно применить:

• решение комиссии (например, когда работником был совершён проступок, последствием которого стало нанесение ущерба имуществу компании);
• акт (например, при отказе от прохождения мед. обследования);
• докладная от руководителя отдела (например, в случае, когда его подчинённый не выполнил план).

Установленный порядок применения наказания предусматривает обязательное истребование объяснений от работника. В этих целях работодатель обязан попросить сотрудника написать ему объяснительную записку. Такое требование составляется в свободной форме. Его можно и не оформлять письменно, например, если работник сам готов объясниться. Но бывают конфликтные ситуации. В таких случаях работодателю рекомендуется потребовать объяснений в письменном виде.

Если работник откажется от объяснений, то после двух дней руководство вправе составить об этом акт. На основании объяснения или акта о непредоставлении объяснений руководство должно издать приказ о применении выбранного им дисциплинарного взыскания. Этот приказ в течение трёх рабочих дней нужно объявить нарушителю под подпись. В эти дни не входит отсутствие работника. Если работник откажется от ознакомления с приказом и проставления подписи на приказе, то руководству следует составить акт об этом.

Объяснительная по факту выявленных нарушений

Законодательством не установлена форма объяснения работника о совершенном им нарушении. Не установлены и требования к объяснительной. Но, исходя из сути этого документа, в нем должны быть отражены:

• данные нарушителя (И.Ф.О., должность);
• дата составления документа;
• суть нарушения;
• обстоятельства, при которых нарушение совершено;
• причины проступка.

Объяснительная (образец приводим к данной статье) составляется от первого лица в одном экземпляре. Так как этот документ составляется работником, то работодатель не вправе диктовать его текст и настаивать на включении в него каких-либо обстоятельств.

Образец объяснительной записки

Как определить, был ли проступок?

Для выявления проступка нужно определить:

• нарушены ли работником его трудовые обязанности;
• есть ли вина работника в нарушении правил.

Для того, чтобы работодатель и работник чётко понимали, кто и за что несёт ответственность, трудовые обязанности всех работников должны быть подробно описаны. Все принимающиеся на работу лица должны быть с ними ознакомлены. Трудовые обязанности фиксируются в трудовом договоре. Более подробно они могут быть отражены в индивидуальной должностной инструкции.

Какие меры могут быть приняты?

Если работодатель после получения объяснительной записки и по данным руководителя нарушителя выявит, что действительно был совершён дисциплинарный проступок, то к нарушителю могут быть приняты меры дисциплинарного взыскания.

Предусмотрены следующие виды взысканий:

• замечание (наиболее мягкое наказание);
• выговор;
• увольнение (наиболее строгое наказание).

Работодатель вправе выбрать только одно из наказаний. Уволить же работника за проступок можно только лишь в перечисленных в

Опоздание – одно из самых распространенных трудовой дисциплины, и сложно найти работника, который хотя бы раз в жизни его не допускал. Если сотрудник опоздал, он должен объяснить причины проступка работодателю, для этого пишется объяснительная записка.

Согласно ст. 193 ТК РФ, работник может отказаться от ее написания, однако это не лишает работодателя права применить дисциплинарное взыскание. Объяснительная записка об опоздании — это возможность оправдаться и доказать, что проступок был допущен по уважительным причинам, однако ее необходимо правильно составить.

Некоторые люди опаздывают на работу всегда…

Объяснительная записка – , который используется только для внутреннего обращения в организации, он пишется в свободной форме на листе А4. Работник должен как можно более правдиво и полно изложить причины и обстоятельства опоздания, после чего работодатель примет решение. Стандартная схема объяснительной записки включает следующие элементы:

• Название организации. По правилам делового этикета указывается точное полное наименование.
• ФИО и подразделения или начальника отдела кадров. Обычно объяснительные записки об опозданиях пишутся либо непосредственному руководителю, либо направляются в кадровую службу. При этом их не имеют права требовать руководители других отделов или ревизоры со стороны.
• ФИО и должность лица, пишущего объяснительную.
• Название документа, оно указывается с новой строки, посередине листа.
• Подзаголовок, который обычно начинается со слов: «Касательно опоздания…», «Об опоздании» и т. д. Часто его пропускают, во многих организациях он не считается обязательным.
  Текст. Его размер не ограничивается, все причины и обстоятельства лучше расписать подробно. В конце нужно указать прилагаемые документы, подтверждающие наличие уважительной причины (если они есть). Важно проверить текст: он должен быть максимально грамотным, логичным и понятным.
• Дата составления, подпись сотрудника.

Объяснительная записка подается вместе с документами, которые подтверждают наличие уважительных причин. Это может быть справка от врача, справка из управляющей компании о произошедшей коммунальной аварии, копия полицейского протокола и т. д. Согласно трудовому кодексу, работник должен подать письменное объяснение в течение двух дней. Если он отказывается, будет составлен соответствующий акт.

Пример объяснительной записки

Начальнику отдела кадров ООО «Вектор»
Иванову Виктору Александровичу
от менеджера по продажам
Васильева А. П.

Я, Васильев Андрей Петрович, опоздал на работу 25 апреля 2014 года на 15 минут, так как по пути в офис я попал в автомобильную пробку на пересечении улицы Ленина и проспекта Комсомольского. Транспортный затор возник из-за аварии, мне пришлось ждать в течение получаса, и из-за этого я не смог вовремя попасть на работу. Впредь обязуюсь не опаздывать, а также отработать пропущенное время в обеденный перерыв.

25. 04. 2014 __________________________________________________________ Васильев А. П.

Объяснительная записка не является оправдательным документом. Это лишь возможность доказать руководству свою невиновность и повлиять на серьезность дисциплинарного взыскания.

Что грозит работнику за опоздание?

Объяснительная записка об опоздании на работу: образец

Согласно Трудовому кодексу, работодатель имеет право использовать следующие дисциплинарные меры: замечание, выговор, строгий выговор. Если работник опаздывает не в первый раз, или опоздание превышает 3 часа, его могут . В последнем случае основанием для увольнения является прогул, об этом делается запись в трудовой книжке с указанием ст. 33 ТК РФ.

Объяснительная записка об опоздании на работу пишется в свободной форме

При этом закон не допускает использования и понижения оклада за опоздание, единственная возможная финансовая мера – лишение премии. Если же работодатель устанавливает систему штрафов и лишает работника половины зарплаты, можно обращаться в суд и требовать восстановления своих прав.

Однако в любом случае лучше уладить миром конфликт с работодателем, чтобы избавиться от проблем и излишнего контроля в дальнейшем. Уважительными причинами по закону считаются:

• Болезнь самого работника или его . При этом уважительной причина будет признана только при наличии справки от врача. Труднее всего в этом случае родителям: ребенок может заболеть внезапно, а посещение поликлиники всегда отнимает много времени. Лучше предупредить работодателя по телефону, а потом написать объяснительную.
• Смерть близкого родственника. Аналогично, необходимо представить подтверждающий документ.
• . Чтобы причина была признана уважительной, нужно будет получить в управляющей компании справку о прорыве водопровода или другом происшествии. И все же, лучше сразу предупредить работодателя, чтобы потом было проще оправдаться.
• Несчастный случай или другие обстоятельства, возникшие не по вине работника.

Распространенное объяснение «проспал», не является уважительной причиной, как и автомобильные пробки или любые другие проблемы в пути.

Однако если работник является ценным специалистом, начальство, скорее всего, закроет глаза на опоздание, если оно не повторяется, и если сотрудник признает свою вину. Лучше не идти на конфликт, чтобы напрасно не обострять отношения, иначе затем любой проступок будет рассматриваться с особой строгостью. Грамотно и честно написанная объяснительная – это лучшая возможность оправдать опоздание перед начальством и избежать взыскания.

От прогула до опоздания — тема познавательного видеоматериала:

На заседании комиссии по государственному строительству и местному самоуправлению 21 мая депутаты рассмотрели отчет Контрольно-счетной палаты Москвы о проверке внутригородских муниципальных образований.

Как рассказал аудитор КСП Вячеслав Литвинцев, в ходе проверки внутригородских муниципальных образований (ВМО) были выявлены серьезные нарушения. По результатам обследования эффективности использования средств субвенций из бюджета города и городского имущества, переданного ВМО для организации досуговой и спортивной работы с населением оказалось, что площадь нежилых помещений и спортивных площадок не всегда соответствовала тому, что записано в договорах передачи этого имущества. В среднем по городу площадь неиспользуемых спортивных площадок составляет 2%, нежилых помещений - 10%. При этом из городского бюджета выделяются деньги на спортивную и досуговую работу с населением на этих площадках. Также установлено, что движимое имущество, находящееся на спортивных площадках, не всегда соответствовало перечням этого имущества. "Нежилые помещения и спортивные площадки, переданные муниципалитетам, не используются в полном объеме вследствие либо необходимости их капитального ремонта, либо аварийного состояния. В ряде районов установлены факты нецелевого использования государственного имущества. Были установлены и факты предоставления в префектуры недостоверных отчетов. Сумма ущерба бюджету города Москвы составила 713,6 тыс. рублей, из них только по району Отрадное - 119,2 тыс. рублей", - заявил Вячеслав Литвинцев.

Ряд муниципальных образований аудиторы проверили более детально и выявили значительно более серьезные нарушения.

В ходе проверки ВМО Хамовники было выявлено неправомерное и неэффективное расходование средств субвенций, предоставленных муниципалитету, на сумму 1 млн. 629,6 тыс. рублей. На часть площадей отсутствовали правоустанавливающие документы. Так, 846,2 кв. метра использовалось вне надлежащего оформления документов, 410,8 кв. метра не использовалось, 122 кв. метра использовалось не по назначению.

В ходе проверки ВМО Басманное было выявлено неправомерное и неэффективное использование бюджетных средств в общей сумме 923,6 тыс. рублей, а сумма ущерба городскому бюджету составила 624,4 тыс. рублей.

В ходе проверки целевого и эффективного использования бюджетных средств ВМО Можайское при исполнении муниципального контракта были выявлены наиболее серьезные нарушения. Муниципалитет принял работы, объем которых не соответствовал фактическому. Кроме того, были проведены работы, в которых не было необходимости. Наконец, на ряд работ были завышены расценки. В результате этих действий бюджету ВМО Можайское был нанесен ущерб в размере 3 млн. 086,2 тыс. рублей. Материалы проверки направлены в Управление Федеральной службы безопасности РФ по Москве и Московской области.

По мнению председателя комиссии МГД по государственному строительству и местному самоуправлению Татьяны Портновой (фракция "ЕДИНАЯ РОССИЯ"), необходимо выявлять системные нарушения и принимать меры к тому, чтобы они в дальнейшем не повторялись. Одна из проблем заключается в том, что помещения переданы муниципалитетам в состоянии, непригодном для организации работы с населением. "Город должен был передать отремонтированные помещения, пригодные для работы. Мне кажется, город должен все помещения, которые находятся в неудовлетворительном состоянии, капитально отремонтировать, а затем уже содержать их будут органы местного самоуправления", - заявила Татьяна Портнова.

Существует еще ряд проблем. В частности, некоторые помещения не переведены из жилого в нежилой фонд, для выполнения работ выбираются случайные организации, зачастую - фирмы-однодневки, а в органах местного самоуправления очень низкий уровень финансового контроля.

В настоящее время, по словам Вячеслава Литвинцева, в городе проводится инвентаризация всего имущества, переданного муниципалитетам, и ведется работа по изменению существующего порядка расчета субвенций. Кроме того, Департаментом территориальных органов исполнительной власти подготовлен ряд проектов модельных муниципальных актов, определяющих порядок реализации ими отдельных государственных полномочий.

Подводя итоги обсуждения, Татьяна Портнова отметила, что органы местного самоуправления должны более активно работать на территории. В том числе используя площадки, которые не переданы им для ведения досуговой работы, но которые имеются в районах. Это кинотеатры, школьные залы, межшкольные стадионы, ФОКи и другие объекты.

Как отметила в интервью "Московскому собранию" после окончания заседания Татьяна Портнова, в ходе обсуждения депутаты и представители исполнительной власти попытались выявить системные нарушения.

Они заключаются в использовании переданных помещений. Либо эти помещения непригодны для проведения работы с населением, либо они не отремонтированы, и их надо ремонтировать. Надо принимать решение. Если они непригодны - значит, их надо вернуть в город и использовать по другому назначению. Если же они пригодны, но требуют ремонта, то они должны быть капитально отремонтированы за счет города. И после этого муниципальные учреждения смогут ими пользоваться. А в том состоянии, в котором они сегодня, муниципалитеты работу проводить не могут. И оказывается, что деньги на эту работу они получают, а вести ее негде. Да, они могут делать это на других площадях. Но в каждом районе необходимо выяснить, есть ли эти площади. Есть ведь учреждения культуры, есть прекрасные залы в школах. Есть спортивные комплексы. Но есть районы, где этого всего не хватает. То есть каждый район требует четкой и детальной проработки. Это в ходе заседания комиссии подтвердили и представители Департамента территориальных органов исполнительной власти города Москвы.

Основные нарушения связаны с тем, что деньги из бюджета на проведение этой работы выделяются, а проводить работу либо нет возможности на тех площадках, которые выделены, либо муниципалитет не видит других площадок. Это не всегда злой умысел. Иногда нет возможности. А иногда, конечно, нарушения вполне осознанные, и такие материалы надо передавать уже в прокуратуру. Например, в Можайском районе, судя по тем документам, которые мы получили из Контрольно-счетной палаты Москвы, это явно злой умысел. Потому что такие деньги "отмыть", ничего не отремонтировав, - это достаточно серьезно. По документам все сделано. А на самом деле никто ничего не делал, а деньги списали.

Вызвало вопросы у аудиторов и то, как муниципалитеты проводят мероприятия. Допустим, в ходе проверки оказывается, что организации, с которой заключен договор, нет. Куда ушли эти деньги? А договор заключен, мероприятие вроде как прошло. Я сама бывала на таких мероприятиях. Я это называю "я с Митрошкой и поп с гармошкой". Бывает такое, когда полтора выступающих, и три жителя из окна смотрят на это мероприятие. Все, деньги списали. И вроде как прошло замечательное районное мероприятие. А есть другие примеры. Проходят реально широкомасштабные районные мероприятия, на которые затрачены не только большие деньги, но и колоссальные усилия.

Результат заседания комиссии я вижу в том, что каждый район имеет свои потребности, зачастую разные, в проведении различных мероприятий и в использовании переданных им помещений. Где-то помещений достаточно. Это не только те помещения, которые выделены муниципалитету, но и просто те, которые имеются в районе. И надо каждому району ставить определенные задачи. В том числе в зависимости от состава населения. Например, у нас есть полностью молодежные районы. Там необходимо заниматься спортом и досугом, на таких-то площадях. А есть центральные районы, где население в основной массе немолодое. И площадей там практически нет. Так, может, использовать кинотеатры, какие-то другие помещения? А не просто говорить: дайте нам площади, а мы не будем знать, что с ними делать. Есть спальные районы, куда население в основном возвращается после работы. Там жители отдыхают в выходные - в парках, скверах и других публичных местах. Значит, муниципалитету нужно ориентироваться на это. Да, существуют клубы. Но надо работать с людьми и в тех местах, где они собираются. Идти к населению. Не звать куда-то на праздники, а, наоборот, выйти к людям и сказать: знаете, у нас будет замечательный праздник в таком-то парке, приходите!

Мы пришли к выводу о том, что в каждом районе обязательно должен быть свой подход, и каждый муниципалитет должен разрабатывать свою программу работы с населением и рационального использования тех активов, которые передал им город. При этом сам район должен решить, какие направления работы с населением нужно развивать. Ведь муниципалитет как никто знает, кто живет на территории и чем интересуется. Они должны сказать: нам под наши задачи нужно, чтобы разрешили использовать ФОК, или межшкольный стадион, или еще что-то. Инициатива должна быть снизу. А городские власти тогда скажут: мы даем вам ФОК на пять часов. Даем межшкольный стадион, где вы можете со своими тренерами организовывать спортивные мероприятия. Даем кинотеатр для досуговой работы. Вообще там, где муниципалитеты грамотные, они сами знают, что им делать.

И когда такие муниципалитеты поднимают вопрос о том, что им нужны еще полномочия, мне всегда хочется сказать: давайте вы выполните хотя бы те полномочия, которые уже переданы. Да, это иногда не совсем "вкусно". Это не распределение палаток, торговли и не согласование строительных площадок с гаражами. Но это то, что связывает вас с населением, а не с коммерсантами и исполнительной властью, - заявила Татьяна Портнова.

Любой работник хоть раз в жизни попадал в ситуацию опоздания на рабочее место, невозможности выхода на службу или исполнения должностных обязанностей качественно и в срок. Любое из таких нарушений может произойти по причинам как уважительным, так и неуважительным. Какими их посчитает начальник, зависит от того, как сумеет объяснить произошедшее провинившийся сотрудник.

Если предстоит писать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей

По поводу возникшей ситуации ему предстоит высказаться в письменном виде, а именно составить документ, именуемый объяснительной запиской. Данная бумага носит пояснительный либо оправдательный характер.

Следует понимать, что объяснительная записка начальнику относится к числу официальных документов и оформление ее производится по определённым правилам. Содержание ее - информация, служащая объяснением причин допущенного проступка или нарушения. Назначение - предоставить возможность работнику продемонстрировать свой взгляд на возникшую проблему (ситуацию), изложить суть дела своими словами и оправдаться (по возможности) в глазах руководства.

В правильном оформлении объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей, как и любого официального документа, заинтересован тот, кто ее составляет, а именно допустивший нарушение работник. От того, насколько удачной и грамотной будет подача ситуации в его изложении, зависит решение руководства о наложении меры взыскания.

Как это сделать?

Очень важно попытаться донести до начальства причины случившегося. Ведь порой вины работника в недоразумении нет или же она минимальна. Если же, рассмотрев все обстоятельства дела, руководство всё же признает подчинённого виновным, к нему возможно применение дисциплинарных мер - вплоть до увольнения за невыполнение должностных обязанностей. Поэтому отношение к оформлению записки должно быть серьезным.

В определённых предусмотренных законодательством случаях составление ее обязательно. В других - объяснить ситуацию работнику предлагается по собственной инициативе. Часто при этом можно услышать вопрос: обязан ли провинившийся предоставлять объяснительную записку?

Следует знать, что данное действие относится к его правам, а не к обязанностям. Что это значит? Дело в том, что самого понятия объяснительной записки как такового в законодательстве нет. Формулировка действующего ТК РФ гласит о "затребовании объяснений в письменном виде". Предоставлять их работник обязан в случаях нарушений дисциплины труда, неисполнении собственных обязанностей или совершения неправомерного поступка. При этом устная форма объяснения не принимается.

О сути документа

Объяснительная записка оформляется не только в случае дисциплинарных нарушений, но и в других ситуациях. К числу последних можно отнести любое действие, в котором требуется оправдаться. Например - причинение ущерба рабочему имуществу.

В связи с этим важно уяснить себе суть упомянутого документа. Она заключается в письменном изложении произошедшего случая. Объяснительная записка не содержит каких-либо заявлений или просьбы разобраться в ситуации спора. В этом главное отличие ее от служебных документов другого вида, например, заявления либо докладной о невыполнении должностных обязанностей.

Таким образом, в написании и предоставлении ее начальству заинтересован сам провинившийся, так как данный документ дает ему шанс письменно донести до руководства собственную точку зрения на ситуацию. В то же время принудить его к обязательному написанию такой записки никто не вправе. В случае нажима он может подать жалобу в надзорную инстанцию.

Поговорим о правовой базе

Статья 193-я ТК РФ указывает, что объяснительная записка должна быть написана работником до того, как к нему могут быть применены дисциплинарные меры (издан приказ о невыполнении должностных обязанностей). На составление и подачу ее ему дается два дня. В случае невыполнения указанного действия может быть сформирован соответствующий акт.

Важно понимать, что при отсутствии официальных объяснений ответственности за нарушение избежать всё равно не удастся. Если работник не использует свое законное право оправдаться, это остаётся его личной проблемой.

Кроме того, данный документ упоминается в статье 247-й ТК РФ. В ней закреплено положение, согласно которому, в случае нанесения ущерба для выяснения причины случившегося требование ко всем причастным лицам предоставить письменные объяснения является законным и обязательным. В случае отказа от или передачи работодателю составляется соответствующий акт. Но официальной формы данного документа (пояснительной записки) на законодательном уровне так и не утверждено.

Форма объяснительной записки

Данная бумага относится к одной из специфических форм деловых документов. Соответственно, все правила оформления подобных актов при ее написании должны быть соблюдены. Писать следует на листе формата А4. В шапке документа приводится должность получателя (чаще всего это руководитель фирмы) вместе с данными самого работника, его должностью, структурным подразделением. Затем в обязательном порядке идет название документа и сам текст.

Утвержденной формы объяснительной записки не существует. То есть единых требований к ее заполнению законом в законодательстве не содержится. Но мы все же приводим для наших читателей один из в качестве общего ориентира.

Стиль изложения, используемый работником, должен быть деловым. При написании важно соблюдать стилистические и грамматические правила языка. Допускается присутствие технических терминов и профессионального сленга, но использовать не следует. Никакой двусмысленности данный документ содержать не должен, поэтому текст обязан быть написан логическим и чётко выверенным стилем. Изложение случившегося происходит всегда от первого лица, корректным языком, грамотно, без стилистических и орфографических ошибок.

Что важно упомянуть

Все обстоятельства, послужившие причиной проступка или правонарушения, должны быть изложены подробно. Поведение самостоятельно оценивается с точки зрения правомерности. Обязательно должны быть указаны все существенные обстоятельства, содействующие совершению проступка.

Необходимо подчеркнуть признание либо непризнание вины, а также зафиксировать мнение пишущего по поводу наступивших последствий обсуждаемого проступка и отношение его к предстоящему привлечению к ответственности. Следует ли самому оценивать свои действия в тексте объяснительной? Если наличие вины признается работником, это необходимо указать с последующим уточнением о недопустимости будущих подобных нарушений.

Чаще всего выполняют объяснительную записку от руки. Как вариант можно набрать её на компьютере, но с психологической точки зрения подобный документ вызовет меньше доверия у работодателя в связи с некоторой своей шаблонностью. Начальник может заподозрить, что подходящий по смыслу текст элементарно скачан (с внесением минимальных правок) из интернета, где во множестве имеются примеры объяснительных записок на все случаи жизни.

Кто и когда может потребовать объяснительную

Потребовать отчета работника в случае невыполнения им собственных трудовых функций имеет право тот, кто непосредственно отвечает за результат выполнения данного производственного задания. Но право требовать написания объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей принадлежит лишь руководителю предприятия либо непосредственному начальнику.

Выше уже упоминалось, что объяснительные записки в обязательном порядке пишутся в случаях дисциплинарных проступков либо причинения материального ущерба фирме. Следует теперь уточнить, что конкретного предприятия могут быть закреплены и иные ситуации, в которых работодатель имеет право потребовать письменных объяснений. В этом случае объяснение может быть получено на основании так называемого требования работодателя.

Документ, именующийся требованием, оформляется на специальном бланке и подлежит регистрации в отдельном журнале, как любая Его предоставляют сотруднику под подпись с указанием даты передачи. Данное число позволяет ориентироваться в соблюдении законности при составлении объяснительной.

В случае возможных судебных разбирательств оформленное надлежащим образом требование послужит свидетельством того, что работодатель вёл процедуру расследования причин случившегося и принимал решение о мерах взыскания с соблюдением всех норм закона. Если работник не только отказывается писать объяснительную, но и получать на руки требование, необходимо составить об этом акт.

Психологические нюансы

Следует иметь в виду, что невыполнение задания может быть обусловлено совершенно разными обстоятельствами. Порой это случается безотносительно к поведению работника. Если он не чувствует за собой никакой вины, это требуется в убедительной форме обосновать, сопроводив серьезными доказательствами.

Крайне не рекомендуется пытаться при написании объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей перекладывать вину либо ответственность на других лиц, в частности, на того же руководителя. Маловероятно, что данная линия поведения найдет понимание у начальства.

Например, вы допустили ошибку по невнимательности - в связи с плохим самочувствием. Можно написать, что причиной проступка явилось переутомление, но не стоит подчеркивать, что исходным фактором послужило долгое отсутствие отпуска по вине того же самого начальника.

Что еще должно быть в тексте

Стандартное окончание объяснительной - признание осознания последствий поступка и обещание приложить все возможные усилия для исправления ситуации, а также заверение в недопустимости аналогичных ошибок впредь.

От промахов в трудовой деятельности не застрахован никто из сотрудников - от новичков до опытных работников. Ошибки являются следствиями самых разных причин, которые могут быть как объективными, так и субъективными. Каждая из них должна быть подробно обрисована в тексте объяснительной, все обстоятельства и предпосылки случившегося - описаны достаточно подробно.

Не стоит обвинять в случившемся коллег, но в случае отсутствия вины выдумывать ее искусственно также не рекомендуется. Обстоятельства, изложенные в документе, должны соответствовать реальным.

Другие поводы к написанию объяснительных

Если объяснительная пишется за такой вид проступка, как опоздание, то следует понимать, что данное событие относится к дисциплинарным нарушениям и причины его совершения должны быть объяснены. Если обстоятельства дела будут признаны руководством уважительными, наказания можно будет избежать. В противном случае опоздавшего ждёт применение дисциплинарных мер воздействия.

Объяснительная по такому случаю относится к кадровым документам. Она должна быть передана непосредственно руководителю либо в отдел по работе с персоналом (отдел кадров). Если речь идёт о прогуле, под которым законодательством понимается отсутствие на рабочем месте всю смену или подряд 4 часа в течение одного дня (смены), то можно предполагать расторжение трудового соглашения.

Именно потому в данном случае работник особенно заинтересован в предоставлении приемлемого объяснения своих действий. Уважительными могут быть признаны подтвержденные документально следующие причины: болезнь самого сотрудника или его близких, авария, смерть кого-то из членов семьи, несчастный случай либо стихийное бедствие. Причём любую из этих причин следует подтвердить документально.

Можно ли не писать записку и чем это грозит?

Как уже было упомянуто, обязательным данное действие не является. В написании ее в первую очередь заинтересован сам работник в целях положительного решения разрешения ситуации. Статьи 193-я и 246-я Трудового кодекса предлагают отказ от предоставления объяснительной зафиксировать при помощи специального акта. Но шансы избежать наказания при этом, естественно, значительно уменьшаются. Других конкретных последствий отказ от написания не несет.

Лишая себя возможности высказать личное мнение и предоставить свое видение ситуации, чаще всего вы не добьетесь смягчения дисциплинарного взыскания (например, отмены выговора за невыполнение должностных обязанностей). Ведь любому руководителю подобный отказ покажется нежеланием признавать собственную вину или ошибку, особенно в тех случаях, когда она очевидна.