Заполнять номенклатуру дел. Порядок составления номенклатуры дел. Пример составления номенклатуры
ПОРЯДОК
составления номенклатуры дел
1. Общие положения .
1.1. Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, подлежащих передаче в архив.
Дело отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одном вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
1.2. Ответственность за составление сводной номенклатуры дел предприятия возлагается на сектор по экспедированию документов и делопроизводству.
Сводная номенклатура дел предприятия составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений.
1.3. Сводная номенклатура дел разрабатывается на основе анализа состава и ее держания документов, образующихся в процессе деятельности предприятия. При разработке номенклатуры дел используются положение об учреждении, положения о его структурных подразделениях, организационная структура и штатное расписание, другие нормативные распорядительные документы, характеризующие задачи и функции предприятия, планы и отчет: предприятия по основным и вспомогательным видам деятельности.
В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности предприятия (в том числе документов коллегиальных органов, комиссий, комитетов и т.д.), определенные положениями, приказами и другими документами.
В номенклатуру дел включаются все документы на бумажных носителях, сформированные в дела, а также документы на других (технических) носителях информации (электронных, магнитных и т.п.).
Документы на технических носителях и их комплексы не подлежат формирования в дела, но включаются в номенклатуру дел в целях учета.
1.4. Сроки хранения включенных в номенклатуру дел (документов на технических носителях) определяются на основе действующего Перечня документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения, а также на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень) /М., 2000/ решений ЦЭПК при Росархиве.
Для определения сроков хранения специфических документов применяется Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения /М., 1989/.
Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатуре дел, переносятся в номенклатуру дел предприятия без изменений.
1.5. Номенклатуры дел на новый календарный год разрабатываются в 4 квартал текущего года и вводятся в действие с 1 января следующего года.
1.6. Утвержденная сводная номенклатура дел предприятия тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в секторе по экспедированию документов и делопроизводству, второй - используется в качестве рабочего экземпляра, третий - находится на хранении в архиве предприятия, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является предприятие. Утвержденная сводная номенклатура дел предприятия вводится в базу данных электронных систем.
2. Требования к составлению номенклатуры дел.
2.1. Форма номенклатуры дел включает шесть граф (приложения1,2).
2.2. В графе 1 (индекс дела) указывается установленное цифровое обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения или предприятия в целом.
Нумерация индексов структурных подразделений устанавливается руководством предприятия.
Индексы дел в номенклатуре обозначаются арабскими цифрами и состоят из номеров структурного подразделения, подразделения в его составе и порядкового номера дела по номенклатуре. Например, в индексе 10-1-54 цифра 10 обозначает индекс структурного подразделения (управления), 1 - индекс подразделения в его составе (отдела) и 54 - порядковый номер дела по номенклатуре данного структурного подразделения.
Документам или комплексам документов на технических носителях индексы дел не присваиваются.
2.3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «документы дня» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.), краткое содержание, а также указание на копийность документов дела являются обязательными элементами заголовка. Подлинность документов в заголовке не оговаривается.
В конце заголовка указывается наличие пометки «Конфиденциально»).
В номенклатуре все заголовки дел пишутся полностью, не допускается применение слов «то же» при перечислении повторяющихся заголовков.
2.4. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Журналы и книги регистрации, учета документов рекомендуется располагать конце раздела.
Заголовки дел заведенных по географическому и корреспондентскому признаком вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
Заголовки «переходящих» дел (т.е. содержащих документы по вопросам, не разрешенным в течение одного года), могут вноситься в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом, что и в предыдущем году. Для «переходящих» дел допускается использование общего заголовка. Использование общего заголовка допускается также для группы дел, содержащих однородные документы (например, «Годовые бухгалтерские отчеты »).
В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Документы на технических носителях включаются в номенклатуру дел в конце ее разделов (при этом графы 1 и 3 не заполняются, в графе 6 делается примечание - «ведется в электронном виде»).
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
2.5. В течение года в номенклатуры дел структурных подразделений по решению их руководителей могут вноситься изменения, о которых в недельный срок письменно информируется сектор по экспедированию документов и делопроизводству.
Согласованные изменения в номенклатуре дел вносятся в базу данных.
2.6. Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
В процессе разработки номенклатуры дел необходимо учитывать следующие правила составления заголовков дел:
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается название организации, документы которой будут получены (адресат или корреспондент документа), указывается с кем и по какому вопросу ведется переписка;
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их обобщенное название;
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, если это не влияет на определение сроков хранения документов, - точка в конце заголовка не ставится.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в номенклатуре дел следует указывать период (месяц, квартал, год) на (или за) который будут составлены планы (отчеты). Например: «Бухгалтерские отчеты за 3 квартал 1999 года».
При подшивке в дело всех годовых (или с иной периодичностью) планов (отчетов) заголовок дела формулируется обобщенно. Например: «Квартальные бухгалтерские отчеты».
В заголовках дел, содержащих различные документы по одному вопросу, употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются три основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о проведении совещаний (планы, списки, повестки)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел содержащих документы - приложения.
В заголовках личных (персональных), «наблюдательных» и других дел содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования, оформления и сдачи дел в архив. При этом необходимо внести изменения в номенклатуру дел.
2.7. Графа 3 «количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года. В ней проставляется фактическое суммарное количество заведенных томов, частей одного дела, включенного в номенклатуру. Данные графы 3 служат основанием для заполнения итоговой записи номенклатуры дел.
2.8. В графе 4 указывается срок хранения дела или информации на технических носителях. Сроки хранения, не предусмотренные названным перечнем, определяются по Типовому перечню или устанавливаются ЭК предприятия.
2.9. В графе 5 указывается номер статьи Типового перечня документов со сроками хранения, на основании которой установлен срок хранения дела. При этом к номерам статей Типового перечня (М., 1989) добавляется аббревиатура ТП (без кавычек); Типового перечня (М., 2000) - ПТ (без кавычек).
2.10. В графе 6 «Примечание» сектор по экспедированию документов и делопроизводству проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другую организацию, подразделение, виде носителя информации и др., а также о лицах, ответственных за формирование, хранение дел.
2.11. В начале следующего года производится подсчет общего количества сформированных в подразделении дел, предусмотренных номенклатурой и включенных в нее дополнительно в течение года, на основании этих данных заполняется графа 3 номенклатуры дел и составляется итоговая запись номенклатуры (приложение 4). Копия итоговой записи представляется в сектор по экспедированию документов и делопроизводству предприятия для подведения общего итога в сводной номенклатуре дел (приложение 3).
В итоговую запись номенклатуры дел вносятся суммарные данные о количестве дел, их томов, частей из графы 3 номенклатуры отдельно по срокам хранения постоянного, временного (до 10 лет), временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и хранящихся «до минования надобности».
3. Составление номенклатуры дел структурного подразделения.
3.1. Ответственность за составление номенклатуры дел структурного подразделения предприятия возлагается на секретаря (ответственного за делопроизводство) структурного подразделения.
3.2. При составлении номенклатуры дел секретарь (ответственный за делопроизводство) структурного подразделения должен уточнить соответствие номенклатуры дел подразделения фактически заведенным делам. В номенклатуру дел дополнительно включаются фактически заведенные, но не предусмотренные в ней дела, а также дела, которые планируется завести в соответствии с предложениями руководства и сотрудников структурного подразделения.
Заголовки дел, не заводившихся в течение предыдущего года, в номенклатуру дел не включаются.
3.3. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются секретарем в соответствии с требованиями п. 2.2. – 2.4., 2.7. – 2.11.
3.4. Номенклатура дел подразделения составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра номенклатуры дел подписываются секретарем структурного подразделения и представляются на согласование в архив предприятия. Согласованные с архивом номенклатуры дел подписываются руководителем структурного подразделения, а затем передаются, сектор по экспедированию документов и делопроизводству для согласования в части соблюдения требований технологии и составления сводной номенклатуры.
После утверждения сводной номенклатуры дел Исполнительным директором один экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения возвращается его секретарю. Другой экземпляр остается в секторе по экспедированию документов и делопроизводству и является составной частью сводной номенклатуры дел.
4. Составление сводной номенклатуры дел предприятия .
4.1. Сводная номенклатура (свод номенклатур) дел предприятия составляется сектором по экспедированию документов и делопроизводству из номенклатуры дел структурных подразделений по установленной форме (приложение 2).
4.2. В начале сводной номенклатуры дел располагается номенклатура дел сектора по экспедированию документов и делопроизводству, так как именно в ней отражаются наиболее важные нормативные, распорядительные, методические и т.п. документы; затем - номенклатуры дел остальных структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой.
4.3. К сводной номенклатуре дел оформляется титульный лист, а также итоговая запись, заполняемая по итогам года на основании суммарных данных, полученных от структурных подразделений (приложение 3,4).
4.4. В случае создания нового структурного подразделения, его номенклатура дел должна быть составлена в 3-месячный срок.
В случае изменения функций структурного подразделения его номенклатура дел пересоставляется в течение 1 месяца.
Номенклатуры дел вновь созданных или реорганизованных структурных подразделений помещаются в конце сводной номенклатуры дел.
4.5. Сводная номенклатура дел предприятия составляется в необходимом количестве экземпляров, подписывается зав. сектором по экспедированию документов и делопроизводству, визируется заведующим сектором экспертизы, хранения документов, после чего утверждается Исполнительным директором.
4.6. Сводная номенклатура дел предприятия подлежит рассмотрению и одобрению ЭК и представляется на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
На 200____год
Индекс структурного подразделения
|
Заголовок дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов, частей) |
хранения (тома, части) |
по перечню |
Примечание |
|
Наименование должности руководителя
Наименование должности
составителя номенклатуры дел
структурного подразделения подпись расшифровка подписи
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
Приложение 2
УТВЕРЖДАЮ
«____»___________________2002г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
На 200_____год
|
Заголовок дел (тома, части |
(томов, частей) |
хранения (тома, части) |
по перечню |
Примечание |
|
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Протокол заседаний экспертно-
экспертной комиссии проверочной методической
предприятия комиссии комитета по делам от_____200___№___ архива при Правительстве УР
от_______200___№_____
Форма сводной номенклатуры дел
Приложение 3
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
НА ПРЕДПРИЯТИИ
|
По срокам хранения |
В том числе переходящих |
||
|
Законченных |
незаконченных |
||
|
Постоянного |
|||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
Со сроком хранения «до минования надобности» |
|||
|
ИТОГО |
|||
Форма итоговой записи к сводной номенклатуре дел
Приложение 4
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
В _____________________________________________________________
Наименование структурного подразделения
|
По срокам хранения |
В том числе переходящих |
||
|
законченных |
незаконченных |
||
|
Постоянного |
|||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
Со сроком хранения «до минования надобности» |
|||
|
ИТОГО |
|||
Форма итоговой записи к номенклатуре дел структурного подразделения
- Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании.
- С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи. Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
- Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.
- Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.
Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение.
Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.
Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.
Не все предусмотренные трудовым законодательством РФ документы перечислены в утвержденном Приказом Перечне. В частности, там нет приказов, уведомлений.
Типовая номенклатура дел организации, перечень
|
Заголовок документа |
Нормативный акт | |
|
Приходно-расходная книга по и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
||
|
Приказы по основной деятельности |
||
|
ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» |
||
|
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации |
||
|
Документы о проведении работ в выходные и праздничные дни |
||
|
Положение о коммерческой тайне |
Ст. 10 Закона о коммерческой тайне |
|
|
Понимая, на какие категории делятся документы, учитывая особенности и специфику организации, принимая во внимание законодательную базу, кадровик или делопроизводитель и составляет перечень, в котором будут отражены все документы кадровой службы. |
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.
Номенклатура дел – систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, используется как схема построения справочной картотеки на эти дела и как учетный документ (вместо описи) при сдаче в архив учреждения дел временного хранения (до 10 лет).
Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов в текущей работе с документами, поэтому от ее качества зависит полнота дальнейшего использования документальных материалов. Также номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, т. к. индекс документа включает индекс дела по номенклатуре.
Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены.
Различают два вида номенклатуры дел: типовую и конкретную (индивидуальную).
Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в вузы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования, которые являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.
Конкретная (индивидуальная) номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия (структурного подразделения).
Составлением конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы предприятия. Дела составляются на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе деятельности конкретного предприятия, на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение, предприятие.
Сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, где определяются названия дел, устанавливаются сроки их хранения в архиве. Затем составляется сводная номенклатура дел. После ее утверждения этот документ направляется во все подразделения предприятия и является обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
При составлении конкретных (индивидуальных) номенклатур дел должна учитываться специфика конкретного предприятия, учреждения.
Также следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру. Сводная номенклатура дел отражает документы всего предприятия и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.
Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивным работником предприятия.
В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Структурные подразделения располагаются по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.).
При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия, например:
Генеральный директор;
Заместитель директора;
Коммерческий директор.
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы (приказы, протоколы). После них указываются переписки и другие информационно-справочные документы.
Номенклатура дел должна отвечать ряду требований. Прежде всего, она должна охватывать весь объем документов, связанных с деятельностью предприятия. Учитывается как внутренняя документация, так и получаемая извне.
Заголовки дел в номенклатуре должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
Название вида документа (приказы, контракты, протоколы);
Дата (период), к которому относятся документы дела;
Слова «копия» , если дело сформировано из копий документов.
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться.
При составлении номенклатуры дел обязательно учитываются сроки хранения документов. Информация, зафиксированная в различных материалах, имеет неодинаковую значимость. В зависимости от практической и научной ценности документов определяется и срок их хранения – постоянный, долговременный, временный. Документы, имеющие постоянные и временные сроки хранения, по-разному обрабатываются при подготовке к сдаче в архив.
Пример типовой номенклатуры дел для высших учебных заведений:
1. Общие вопросы.
2. Руководство.
2.1. Приказы министерства.
2.2. Приказы ректора университета.
2.3. Отчеты о работе университета.
3. Учебная работа.
3.1. Учебные планы университета.
3.1.1. Годовые учебные планы.
3.1.2. Семестровые учебные планы.
3.2. Расписание занятий.
3.3. Экзаменационные билеты.
4. Бухгалтерия.
4.1. Годовые финансовые отчеты университета.
4.2. Переписка с банком.
5. Хозяйственная работа.
5.1. Смета ремонта аудиторий университета.
5.2. Переписка с поставщиками стройматериалов.
5.3. Переписка по закупке оборудования для лабораторий и т. д.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела. Дело – совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности предприятия и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам и т. д.).
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
Формирование дел должно осуществляться централизовано по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря).
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.
В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов (например, акты, приказы, контракты).
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями стандартов.
2. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.
3. В дело включается один экземпляр документа.
4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.).
5. В дело формируются, как правило, документы одного года.
6. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (01.01.2005, 02.01.2005 и т. д.), в нумерационной (№ 1, № 2…) или в алфавитной (по фамилиям авторов или по алфавиту названий учреждений-корреспондентов).
Чаще всего используют вопросно-логический принцип, когда документы располагаются в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая система расположения документов в деле совпадает с хронологической.
7. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.
В дело не помещают документы не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращают на доработку), подлежащие возврату, черновики, размноженные копии (например, на ксероксе).
Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов. При этом на обложке указывают номер тома.
Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую – трудовые контракты (договора) с работниками.
Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.
Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.
При формировании дел с перепиской решающим фактором является ее объем. Если объем переписки небольшой, то заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов. При дальнейшем возрастании объема переписки можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.
Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.
На обложке дела оформляют:
Полное название предприятия;
Индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
Наименование дела в соответствии с номенклатурой дел;
Документационный год;
Количество листов;
Срок хранения.
Образец оформления обложки дела .
Значение и практическая ценность документов предприятия различны.
Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Систематизированному списку видов и категорий документов», содержащему нормативные указания о сроках их хранения.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
Оформление дел;
Описание документов постоянного и долговременного хранения;
Обеспечение их сохранности;
Передачу дел в архив учреждения, т. е. в ведомственный архив.
Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.
В первую очередь это касается создания и оформления документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют повысить скорость оформления документа, а также повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.
Информационные технологии позволяют обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера.
Эффективнее даже простые документы создавать на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис.
Часто источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т. п. Все процедуры создания документов можно выполнять на ПК, оснащенном сканером и набором программ текстового редактирования или настольной издательской системы.
Не менее важная задача делопроизводства – это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Прием, учет и хранение документов нужно организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.
Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается при установлении в каждом подразделении предприятия компьютеров, связанных локальной сетью. Необходимое условие функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления), с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организаций. Это значительно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц.
Документы, поступающие на предприятие по каналам электронной почты или созданные в таком электроном офисе, уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки.
Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилище специальным образом организованной информации и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных. Для создания и обслуживания баз данных предназначены системы управления базами данных.
Основными функциями этой подсистемы являются:
Организация работы с электронными документами;
Контроль исполнения документов;
Их электронное распространение, распечатка и тиражирование.
Широко известна система Microsof Office for Wi№dows, включающая в себя СУБД Access, табличный процессор Excel, текстовый редактор Word, электронную почту Mail и ее расширение Form Desig№er, программы обслуживания факс– модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Poi№t и многое другое.
Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:
Обработку входящей и исходящей информации;
Создание и редактирование электронных документов;
Сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;
Хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;
Удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.
Экспертиза ценности документов – отбор документов на хранение или установление сроков их хранения на основании принятых критериев.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК).
Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.
На экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, возлагается; рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправном повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т. п.
Росархивом 6 октября 2000 года был утвержден «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (с изм. и доп. от 27 октября 2003 г.).
Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.
Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами: при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документа; при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу с обозначением на обложке сроков хранения); при направлении документа в дело.
Второй этап экспертизы проходит на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними.
Третий этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива).
В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки их хранения: 6мес., 1 г., 3 г., 5л., 10л., 15л., 50л., 75л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют.
Уточнив сроки хранения документов, и разделив их на дела постоянного, долговременного и временного хранения, приступают к оформлению дел.
Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства.
В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, их можно хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов и без составления заверительной надписи.
Дела подлежащие полному оформлению проходят следующие этапы:
Пересистематизация документов в деле . Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).
Нумерация листов дела . В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.
Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела . Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.
Составление заверительной надписи дела . Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.
Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела . Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.
Подшивка или переплет дела . Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), – это твердая картонная обложка или особая папка.
Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:
Обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;
Подготовить полностью дела к архивному хранению, т. к. архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.
Документы предприятия (организации) по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному) хранению.
Во время текущего хранения дела могут выдаваться для временной работы как сотрудникам предприятия (организации), так и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия (организации) дела выдаются по указанию руководителя подразделения, где хранятся дела на срок не более 1 месяца. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия – владельца документов.
Оптимальным вариантом текущего хранения документов является следующий. Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.) и постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим.
Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов (службы обеспечения информационной безопасности).
Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания.
Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному сотруднику охраны под роспись.
Внутри шкафов должны иметься регулярно обновляемые описи хранящихся дел.
Для оформления дел используются скоросшиватели (папки-файлы), представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для документов).
Размеры одной стороны обложки должны на 0,3–0,5 см превышать размеры листа формата А4, с тем чтобы предохранить подшитые документы от механических повреждений (обычно 215 х 300 мм). В один скоросшиватель (том), как правило, не подшивается более 250 листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см.
Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки документов, и составление (заполнение) описи на них. Такая опись ведется в каждом томе каждого дела.
Запись о вновь подшитом в дело документе делается после того, как пронумерованы в соответствии с внутренней порядковой нумерацией тома его страницы.
Документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет.
Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.
Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.
В задачи архива входят:
Прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
Информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
Организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
Документы в деле необходимо расположить в хронологической последовательности;
Произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу;
Подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
На наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
Дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела;
Архивный шифр дела.
Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставлялся карандашом).
При зыполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования:
Название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или сокращенное наименование, принятое официально;
Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭКП соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки является дата, т. е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержавшего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т. д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а так же дела, состоявшие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т. е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т. п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела; постоянного, долговременного хранения, для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов, на отдельном листе составляется заверительная надпись (заверительный лист), в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) – количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписи составителя с ее расшифровкой. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т. д.) отмечаются заверительной надписью со ссылкой на соответствующий акт.
Форма заверительного листа .
Для определенных категорий дел постоянного и долговременного сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т. д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.
Внутренняя опись помещается в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).
По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Таким образом, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
Опись на дела постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) составляются отдельно. Принцип составления описей, на дела разных сроков хранения, одинаков.
Форма описи дел долговременного хранения .
На документы, выделенные к уничтожению, после экспертизы ценности документов, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 2002–2004 г.г. – 3дела».
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭПК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Форма акта о выделении документов к уничтожению.
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этих целей помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно только в исключительных случаях, например по требованию судебно– следственных органов, с разрешения руководителя учреждения. В этом случае в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.
В течении делопроизводственного года из дела разрешается выдать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время был выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится этот документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и в ней указывают структурное подразделение, в которое было выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело и предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т. д. Они обязаны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно сообщать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.
Структурные подразделения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т. п.). Заголовок каждой карточки включается в опись.
Дела в ведомственный архив, как правило, передаются по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив). График согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем учреждения.
Правильность оформления и формирования дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передачи в ведомственный архив структурными подразделениями. Выявленные недостатки в формировании и оформлении дел обязаны устранить работники структурных подразделений.
Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел происходит по описи, которая составляется в двух экземплярах. В обоих экземплярах описи, против каждого передаваемого дела, делается отметка о его наличии. В конце описи, в каждом ее экземпляре, цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме ценных дел проверяется количество листов в деле.
Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «КТ», «Секретно» и др.
Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6марта 1997 г. № 188, включает:
1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.
3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна).
4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений и т. д.).
5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна).
6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе и коммерческой тайны, предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
1) разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;
2) ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;
3) ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;
4) использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;
5) осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ;
Все работники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. В этом документе основными являются следующие обязательства:
1) не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из фирмы;
2) соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите КТ;
3) не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;
4) не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.
Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.
Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это лицо (лица) несет персональную ответственность за утерю документов, утечку информации из них.
Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляется гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:
Конфиденциально
Экз. № 1.
Экз. № 1.
Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.
На документе с грифом КТ указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:
Составлен в двух экз.:
Экз. № 1. – в адрес;
Экз. № 2 – в дело № 1–7.
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.
Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным лицом. Обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом. Все листы номеруются в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность таких документов. Другие сотрудники предприятия не имеют доступ к этому сейфу.
Движение (выдача, возврат) документа с грифом «КТ» своевременно отражается в «журнале учета выдачи документов с грифом „КТ“».
Выданные для работы документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководителя предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работ с ними, при условии полной сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).
На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства в специально отведенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в «Журнале регистрации документов с грифом „КТ“».
Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.
По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:
1) проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;
2) отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;
3) отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.
В случае установление факта утраты документа с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа.
На утерянные документы, если розыск не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнале регистрации документов с грифом „КТ“» делается соответствующая отметка об утрате.
При передаче дел в архив на документ с грифом «КТ» составляется отдельная опись.
Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утвержденный руководством предприятия. Уничтожаются такие документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или другим способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
Если делопроизводство грамотно организовать, секретарю не придется, нервничая, разыскивать срочно понадобившийся документ во всех папках и ящиках стола. Все папки должны быть подписаны, например: «Трудовые соглашения», «Договора на поставку продукции» и т. д.
Современное делопроизводство предполагает, что образцы документов, бланки предприятия имеются в компьютерах сотрудников.
В современном офисе должно быть соответствующее техническое оснащение: компьютеры, факсы, сканеры, принтеры, связь по электронной почте и т. д.
Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
В задачи делопроизводства входит:
Оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
Создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения;
Создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
Создание условий для хранения документов.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.
Назначение номенклатуры дел:
Распределение исполненных документов в дела;
Систематизация и учет дел;
Закрепление индексов дел;
Установление сроков хранения дел;
Служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
Используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
Является основой для составления актов на уничтожение дел, не подлежащих хранению;
Может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.
1.Виды номенклатуры дел.
Номенклатура дел бывает трех видов: типовая, примерная, индивидуальная (для конкретной организации).
Типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом).
Примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
Индивидуальная (конкретной организации) (это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке).
Номенклатура дел организации делится на:
- сводную номенклатуру дел (отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений, срок хранения – пост.)
- номенклатуру дел структурного подразделения (срок хранения – ДЗН).
Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.
Сводная номенклатура дел:
Подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления;
Визируется (согласовывается) руководителем архива либо лицом, ответственным за архив;
Согласовывается с ЭК (центральная экспертная комиссия) организации;
Направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государственные архивы);
Утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел структурного подразделения:
Составляется работниками структурных подразделений;
Согласовывается с ДОУ и с архивом или лицом, ответственным за архив организации;
Подписывается руководителем этого структурного подразделения;
Направляется в службу ДОУ.
2.Требования к оформлению номенклатуры дел организации.
Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел представлены Инструкцией, утвержденной приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации.
Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами.
Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется.
Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (с.Онгудай или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел.
Образец оформления сводной номенклатуры дел организации
Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
общество «Большая капля» Директор
(ЗАО «Большая капля») __________ И.О. Фамилия
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
24.12.2010 № 1
г. Самара
на 2011 год
| 01. Канцелярия |
||||
| 01-01 | Учредительные документы и устав общества | Постоянно ст. 50 а, 51-53 | Перечень типовых управленческих архивных документов… (М., 2010) |
|
| 01-02 | Положения об органах управления (общем собрании акционеров, совете директоров, правлении) | Постоянно ст. 57 а | Переходящее с 2009 г. |
|
| 01-03 | Штатные расписания и изменения к ним | Постоянно ст. 71 а | Переходящее с 2009 г. |
|
| 01-04 | Положения о структурных подразделениях | Постоянно ст. 55 а | Переходящее с 2009 г. |
|
| 01-05 | Приказы директора по основной деятельности | Постоянно ст. 19 а | ||
| 01-06 | Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет ст. 19 в | ||
| 01-07 | Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним | Постоянно 1 ст. 18 и | 1 Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК |
|
| 01-08 | Инструкция по делопроизводству | Постоянно ст. 27 а | Переходящее с 2009 г. |
|
| 01-09 | Номенклатура дел | Постоянно ст. 200 а | ||
| 01-10 | Переписка по вопросам основной деятельности | 5 лет ЭПК ст. 35, 256 | ||
| 01-11 | Резервный номер | |||
| 01-12 | База данных регистрации входящих документов | 5 лет ст. 258 г | В электронной форме |
|
| 01-13 | База данных регистрации исходящих документов | 5 лет ст. 258 г | В электронной форме |
|
| … | … | … | ||
| 02. Отдел кадров |
||||
| 02-01 | Должностные инструкции сотрудников | 75 лет ст. 77 а | ||
| 02-02 | Штатные расписания и изменения к ним. Копии | 3 года ст. 71 б | Подлинники в деле 01-03 |
|
| 02-03 | Приказы директора по основной деятельности. Копии | До минования надобности ст. 19 а | Подлинники в канцелярии в деле 01-05 |
|
| 02-04 | Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.) | 75 лет ЭПК ст. 19 б | ||
| 02-05 | Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков | 5 лет ст. 19 б | ||
| … | … | … | ||
Начальник канцелярии К.Е. Турчинская
Ответственный за архив
__________ А.О. Боровичка
20.12.2010
Номенклатура дел составлена на основании Типовой номенклатуры дел, в соответствии с «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в деятельности …..», утвержденным Министерством культуры и кино РФ от 25 октября 2010г. № 558.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ЗАО «Большая капля»
от 22.12.2010 № 3
Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:
Основной части и
В первой графе таблицы проставляется индекс дела (этот же индекс проставляется на обложке дела) ;
во вторую графу записывается заголовок дела ;
третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела ;
четвертая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), перечень утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558, согласован Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 г. ;
http:// archives.ru/documents/perechen_typdocs.shtml
3. Заполнение граф статьи номенклатуры дел.
Наименование раздела
Номенклатура дел может быть построена по:
структурной,
производственно-отраслевой и
функциональной схемам.
В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме , наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.
Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 – индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.
Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре.
Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 – финансовый отдел, 01 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.
Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.
Графа 2. Заголовок дела
Каждому делу должен быть присвоен заголовок.
Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее – заголовки дел организационной документации. После них – заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа – заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем – переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.
При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело.
Номинальный признак – указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, «Приказы по личному составу», «Докладные и служебные записки по основной деятельности».
Предметно-вопросный признак – указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, «Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам».
Корреспондентский признак – указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».
Хронологический признак – указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет ОАО «Корсак» за 2007 г.».
Географический признак – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».
Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко , но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.
В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).
Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».
Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам заседаний Совета директоров».
Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают.
Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.
При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:
вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);
хронологический (документы располагаются по хронологии событий);
алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);
нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).
При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:
распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;
приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Как минимум, нужно разделить приказы о приеме, перемещении и увольнении, поместив их в одно дело со сроком хранения 75 лет, а остальные – в другое дело со сроком хранения 5 лет. Кадровику может быть удобнее по каждому вопросу формировать приказы в отдельное дело, все зависит от объема таких документов;
планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;
предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно – по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно – по личным вопросам;
в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;
лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;
документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.
Графа 3. Количество единиц хранения / дел (томов, частей)
Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).
Графа 4. Срок хранения дела и номера статей по перечню
Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.
Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:
временного хранения (до 10 лет включительно);
долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
постоянного срока хранения.
Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. В связи с этим следует учесть то, что с 2010года утвержден новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), перечень утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558, согласован Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 г.; соответственно номенклатура дел с 2011года должна составляется в соответствии с новым Перечнем. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации.
- существуют также ведомственные и типовые перечни по определению сроков хранения документов.
Для определения сроков хранения документов необходимо:
найти статью в Перечне, в которой указан срок хранения дела, предусмотренного в вашей номенклатуре;
перенести найденный срок хранения в четвертую графу номенклатуры дел;
проставить в четвертую графу № статьи, по которой определялся срок.
Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения», распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
Здесь и далее звездочки означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
Графа 5. Примечания
В графе «Примечания» проставляют отметки в течение всего срока действия номенклатуры:
о незаведенных резервных номерах (если таковые имеются),
о выделении дел к уничтожению (по истечении срока хранения),
о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.
Так, если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, то в графе «Примечание» пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.
При наличии в Перечне, по которому определялся срок хранения дела, в графе «Примечания», комментариев (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются» или «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел организации без изменений.
Итоговая запись к номенклатуре дел.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.
Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая).
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
Вначале принимается решение о разработке примерной номенклатуры дел, которое следует оформить приказом (распоряжением). В приказе (распоряжении) указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок. Определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр. К приказу прилагается план оргмероприятий по разработке примерной номенклатуры дел. Разработка примерной номенклатуры дел может быть включена в план работы организации на предстоящий календарный год. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).
Основные этапы утверждения номенклатуры дел :
визируется ответственным за архив организации,
подписывается руководителем службы делопроизводства,
согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии ,
направляется на рассмотрение соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел ).
По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:
в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
в архиве организации,
рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).
После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.
На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.
Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.
В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.
После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации, как уже сказано выше.
Как показывает практика, существующие номенклатуры организаций, в том числе и администраций сельских поселений, отражают не весь спектр документов, которые заводятся. Существуют «двойственные», а то и «тройственные» номенклатуры дел, что в сущности является неправильным. Я выше отметила, что номенклатура у организации должна быть одна, другое дело, что она может состоять из различных разделов и отражать весь спектр документов, образующихся в деятельности организации.
Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».
На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.
ФАЙЛЫ
Роль документа
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Какие дела включать в номенклатуру
В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.
Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.
Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.
Когда формируется документ
Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.
Кто ведет номенклатуру дел
Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.
Правила составления
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
- наименование организации,
- номер и дата составления,
- перечень документов,
- подписи ответственных лиц.
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.
Правила оформления
Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.
Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.
Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.
Образец составления номенклатуры дел
