Дефектная ведомость текущий ремонт помещений. Дефектная ведомость в строительстве: образец

Дефектная ведомость, образец которой будет представлен в статье, является актом визуального осмотра объекта. Она составляется в случае наличия брака, изъянов, недостатков в изготовленных материальных ценностях. Оформление документа производится в ходе контроля качества производителем, продавцом или покупателем. Рассмотрим далее образец дефектной ведомости на ремонт.

Общие сведения

Дефектная ведомость выступает в качестве документа, регистрирующего расходы на устранение недостатков изделия. Акт формируется специальной комиссией. В ее составе должны присутствовать представители эксплуатирующего подразделения, бухгалтерии, а также отдела, который, собственно, будет исправлять изъяны. Если составляется дефектная ведомость помещения, то необходимо присутствие подрядчика.

Основные вопросы

Дефектная ведомость должна отразить ряд моментов. В частности, в ней указывается:

1. Объект, подлежащий осмотру. Необходимо его идентифицировать, описать. В составлении этой части акта участвует бухгалтер. Он указывает инвентарный номер объекта, сведения из технической документации (номер техпаспорта, ПТС, кадастровый номер).
2. Причина, по которой материальная ценность требует ремонта. В этой части акта указываются появившиеся и возможные недостатки объекта, если своевременно не провести необходимые работы. Эти сведения вносят представители эксплуатационного подразделения. Им известны техрегламенты, в соответствии с которыми необходимо проводить плановые ремонтные мероприятия в установленные сроки. Эти лица описывают аварийную ситуацию, непосредственно суть поломки.
3. Характер мероприятий, в результате которых недостатки будут устранены. В этой части приводится непосредственное описание ремонта. В частности, указывается, какие именно детали необходимо приобрести или какие произвести работы. Правильно составить описание мероприятий может представитель ремонтного подразделения либо подрядчик.

Важный момент

Дефектная ведомость составляется, как выше было сказано, комиссией. А утверждение акта осуществляется руководителем или уполномоченным им лицом. В качестве последнего может выступать заведующий гаражом (если, к примеру, составлена дефектная ведомость на ремонт автомобиля). Утвердить акт может также главный инженер, если поломка произошла в производственном оборудовании. При выявлении недостатков в помещении уполномоченным лицом является административный директор.

Практический вопрос

В некоторых случаях бывает так, что после осмотра была составлена дефектная ведомость на ремонт автомобиля, а на станции техобслуживания были выявлены дополнительные недостатки. В таких случаях лицо, которое сдавало объект в сервис, должно составить служебную записку. В ней указываются необходимые дополнительные мероприятия. Эта записка утверждается тем же лицом, которым была заверена дефектная ведомость. Таким образом, дополнительные расходы будут санкционированы уполномоченным представителем.

Значение акта

Дефектная ведомость необходима на предприятии по нескольким причинам. Первой является хозяйственная. В акте отражается суть недостатка, обстоятельства, в которых он возник. Это позволяет предотвратить подобные изъяны в будущем, разработать мероприятия, исключающие расходы такого характера. Налогообложение - еще одна немаловажная причина, по которой составляется дефектная ведомость. Бланк содержит сведения, обосновывающие необходимость устранения тех или иных недостатков в экономическом смысле. К примеру, если на предприятии потолок окрашивается дважды в год, то инспектор может засомневаться в том, что это нужно делать именно столько раз, и посчитать, что одного раза вполне достаточно. Бухгалтер же не сможет объяснить ему экономическую оправданность расходов, если у него отсутствует дефектная ведомость. Бланк, составленный с участием технических специалистов, разъяснит причины, по которым те или иные мероприятия проводятся с той или другой частотой. Третья причина составления акта заключается в необходимости разграничить устранение недостатков в объекте и его модернизацию. Зачастую эти мероприятия отличают по критерию стоимости. Если средств нужно немного, то считается, что это ремонт, если много - модернизация. Согласно Письму Минфина № 03-03-06/1/289, важна не стоимость мероприятий, а их содержание.

Дефектная ведомость: образец

Унифицированная форма документа не утверждена на официальном уровне. В этой связи бланк акта необходимо разработать предприятию самостоятельно. Документ прилагается к учетной политике. У организации, как правило, в наличии различные группы ОС. В этой связи целесообразно разработать несколько разных вариантов акта: для автомобилей, недвижимости, оргтехники и так далее. При составлении формы следует руководствоваться требованиями ст. 9 ФЗ№129. Необходимо учесть следующие правила:

1. Все проводимые на предприятии хозяйственные операции должны быть оформлены подтверждающими документами. Они выступают в качестве первичных бумаг, в соответствии с которыми проводится бухучет.

2. Документы принимаются бухгалтерией, если они составлены по форме, присутствующей в альбомах унифицированных бланков. Если для какого-либо акта она не установлена, то в нем в обязательном порядке должны присутствовать такие реквизиты, как:

• название бумаги;
• дата составления;
• название предприятия, от имени которого оформляется акт;
• содержание операции;
• измерители мероприятия в денежном и натуральном выражении;
• название должностей тех лиц, которые ответственны за совершение данной хозяйственной операции, соблюдение порядка оформления;
• личные подписи уполномоченных сотрудников.

3. Список лиц, которые вправе заверять первичные документы, утверждается руководителем предприятия по согласованию с гл. бухгалтером.

4. Акт должен составляться в момент осуществления хозяйственной операции. Если это по каким-то причинам невозможно, то непосредственно после ее завершения. Качественное и своевременное оформление первичной документации, а также передачу ее в установленный срок для отражения в бухучете, достоверность информации, присутствующей в ней, должны обеспечить лица, которые ее составили и подписали.

Дополнительно

Внесение исправлений осуществляется только по согласованию со всеми участниками хозяйственной операции. Это подтверждается подписями тех же лиц, которые удостоверяли документ, с указанием даты корректировки. Акт может быть составлен в бумажном или электронном виде. В последнем случае предприятие обязано изготовить бумажную копию документа для других участников операции, а также по требованию контрольных органов.

Порядок изъятия

Забрать первичную документацию с предприятия могут органы следствия/дознания, прокуратуры, суды, налоговые инспекторы и сотрудники ОВД. Изъятие осуществляется только при наличии соответствующих постановлений. Гл. бухгалтер либо иное должностное лицо может с согласия и в присутствии представителей указанных выше структур снять копии документов. На экземплярах бумаг при этом проставляется причина и дата изъятия.

Дефектная ведомость представляет собой акт визуального осмотра определенного объекта, подлежащего ремонту, позволяющий правильно учитывать расходы при ремонте ОС. Поскольку унифицированной формы для оформления рассматриваемой ведомости нет, организация вправе самостоятельно разработать свою форму документа и приложить ее к учетной политике.

Основные правила составления (скачать образец)

С учетом того, что в каждой организации может быть несколько разных групп ОС, рекомендуется оформление отдельных форм дефектных ведомостей: для автомобилей, оргтехники, недвижимости, прочее.

Формирование дефектной ведомости является прерогативой специальной комиссии.

В состав такой комиссии должны войти представители бухгалтерии, ремонтного и эксплуатирующего подразделений либо подрядной организации, которой планируется поручить выполнение ремонта.

Готовый документ должен ответить на три вопроса:

• Что является предметом осмотра и предполагаемого ремонта? Здесь важно идентифицировать объект, максимально охарактеризовав его. Это задача бухгалтера. Именно он указывает инвентарный номер и сведение технической документации (номер техпаспорта, ПТС, прочее).
• Что является причиной ремонта? То есть, какие дефекты (неполадки) уже возникли (могут возникнуть), если своевременно не будет проведена замена каких-либо деталей. Здесь свою роль должны сыграть представители эксплуатирующего подразделения, досконально знающие те технические регламенты, на основании которых должны проводиться планово-предупредительные ремонты, например, каждые два месяца, один раз в год (полгода). Поэтому правильное описание сути поломки (аварийной ситуации) может быть сделано только ими.
• Что следует сделать для того, чтобы привести нужный объект в рабочее состояние? Здесь отражается описание непосредственно ремонта, т. е. какие детали необходимо приобрести и какие работы должны быть выполнены. В качестве «ответчика» здесь выступает работник ремонтного цеха либо подрядчик, который, в свою очередь, сможет ответить на вопросы замены, покраски, прочее.

Подписывает дефектную ведомость комиссия, а утверждает руководитель организации либо уполномоченное лицо.

Например, в случае с автомобилями это будет заведующий гаражом, с помещениями – административный директор, с производственным оборудованием – главный инженер.

Для чего нужна дефектная ведомость

Предназначение рассматриваемой ведомости, как правило, связано со следующими аспектами:

• хозяйственной причиной, когда организации требуется подтвердить, что произошло с объектом, почему он собственно требует ремонта и как этого впредь не допустить;
• налогообложением в целях приведения сведений в пользу экономической оправданности ремонта – например, когда налоговый инспектор задает вопрос относительно целесообразности покраски потолков два раза в год, бухгалтер не сможет вовремя сориентироваться и объяснить, почему так часто происходит. А вот, если при оформлении ведомости участвуют технические специалисты, которые так прямо в документе и указывают, с какой целью покраска производится с такой периодичностью, бухгалтер сможет дать убедительный ответ налоговому инспектору;
• необходимостью уточнить, какие именно действия будут предприняты с предполагаемым объектом – ремонт либо модернизация (реконструкция). Эти два понятия различны по стоимостному критерию. Например, если поломка требует существенных затрат, то речь идет о модернизации, если незначительных – о ремонте. Для этих целей всегда стоит хранить у себя письмо Минфина под номером 03-03-06/1/289, где говорится, что для установления того, что у Вас происходит, модернизация либо ремонт, важна не стоимость выполненных работ, а содержание последних.

В каких случаях может потребоваться служебная записка

Довольно часто случается ситуация, когда после осмотра ОС (в нашем случае – автомобиля) в ведомости указывают не все детали, которые нуждаются в замене, что выясняется только после посещения автосервиса. Как быть в такой ситуации?

Вообще, как уже было сказано выше, идеальным вариантом является составление дефектной ведомости наряду с исполнителем ремонтных работ. В этом случае таких проблем не возникнет. В противном случае лицо, которое сдало ОС в ремонт, должно составить служебную записку, где будут отражены сведения по дополнительному ремонту.

Сама записка утверждается тем же лицом, что и в случае с дефектной ведомостью. Подпись этого лица будет свидетельствовать о санкционировании соответствующих расходов.

Дефектная ведомость: образец скачать бесплатно вы можете из этой статьи. Унифицированные формы ведомости только отраслевые, поэтому ваш бланк может отличаться. Однако есть обязательные реквизиты дефектной ведомости, которые гарантированно подтверждают расходы для налогового учета.

Читайте в статье:

Дефектная ведомость – это неунифицированный внутренний первичный документ, применяемый при необходимости ремонта зданий, сооружений, оборудования и прочих объектов, в том числе относящихся к основным средствам.

Как составить дефектную ведомость

Дефектная ведомость составляется отдельно на каждый инвентарный объект. Под инвентарным объектом понимают укомплектованное основное средство, пригодное к использованию по назначению. Это может быть:

• оборудование со всеми принадлежностями – например, станок;
• единая конструкция из нескольких предметов – например, теплица;
• несколько разных предметов, которые можно эксплуатировать по назначению только вместе – например, речное или морское судно.

Пример
Под инвентарным объектом «автомобиль» понимается сама машина, а также комплект инструментов для ее ремонта и запасное колесо, включая все части колеса (камера, покрышка и т.д.).

Форма дефектной ведомости содержит список неисправностей или повреждений объекта, а также их детальное описание и выводы о необходимости текущего или капитального ремонта. Унифицированные формы такого документа существуют только для некоторых отраслей экономики. Так, для портового оборудования форма дефектной ведомости утверждена постановлением Минтранса России от 09.01.2004 № 2. Она выглядит так:

А пример дефектной ведомости для трубопроводов ТЭЦ такой:

Дефектная ведомость: бланк

Фирмам и предпринимателям из тех сфер экономики, для которых унифицированные дефектные ведомости не установлены, приходится разрабатывать эти бланки самостоятельно и утверждать их приказом руководителя в качестве приложения к учетной политике. Такие бланки должны содержать обязательные данные «первички», а также специальные реквизиты для описания неисправностей и подтверждения необходимости ремонта. Перечень реквизитов дефектной ведомости смотрите в таблице.

Составляет и подписывает дефектную ведомость специальная комиссия. В ее составе должны быть сотрудники фирмы или предпринимателя:

• сотрудник, работающий на неисправном оборудовании;
• материально-ответственный сотрудник;
• бухгалтер.

Кроме сотрудников, в состав комиссии желательно включить специалистов, которые будут устранять неисправности объекта. Это поможет детальнее обследовать неисправный объект и отразить в дефектной ведомости более полную информацию о неполадках и способах их исправления. Подписи членов комиссии должны сопровождаться расшифровками.

Дефектная ведомость подтверждает расходы

Чтобы подтвердить расходы на ремонт основного средства, особенно для целей налогообложения, нужно:

• обосновать, что это не модернизация, реконструкция или иное действие, изменяющее первоначальную стоимость основного средства;
• подтвердить обоснованность расходов на ремонт.

Судебная практика свидетельствует: дефектная ведомость, содержащая все реквизиты «первички», позволяет подтвердить расходы на ремонт, а при ее отсутствии налоговики считают такие затраты необоснованными. Однако подтвердить расходы можно и иным аналогичным документом. Например, актом о выявленных дефектах оборудования по унифицированной форме ОС-16 или актом о выявленных неисправностях основного средства. Это допускается в тех отраслях экономики, для которых унифицированной формы дефектной ведомости не разработаны.

Необходимо указать причины неисправности или невозможности использования, то есть дефекты объекта. Для этого создается дефектный акт. Каковы особенности его составления?

Базовые аспекты

Дефектный акт составляется при осмотре повреждений и неисправностей объекта. Документ становится основанием полного или восстановительного ремонта либо списания.

Составлением акта занимается специальная комиссия, утвержденная приказом руководителя. Члены комиссии осматривают объект и заносят полученные в процессе осмотра данные в бланк документа.

Данный акт применяется при оформлении дефектов, обнаруженных при монтаже, испытании, наладке оборудования, плановом его осмотре. Эта форма активно используется в самых разных отраслях для фиксирования дефектов оборудования.

При списании мебели следует учитывать сумму амортизационного износа. То есть при определении целесообразности ремонта в расчет принимается не начальная стоимость объекта, а сумма неамортизированной стоимости.

В дефектном акте следует указать первоначальную стоимость предмета мебели и сумму начисленной по нему амортизации. Если затраты на ремонт превышают остаточную стоимость, мебель подлежит к списанию.

Если в бюджетной организации

В бюджетной организации стопроцентное начисление амортизации не является поводом для списывания имущества. Самортизированные объекты могут находиться в состоянии, пригодном для эксплуатации.

Поэтому списать имущество на основании дефектного акта можно лишь, когда выводы экспертной комиссии сводятся к невозможности использования объекта.

Отдельного внимания заслуживают дефектные акты бюджетных организаций, на основании которых осуществляется ремонт основных средств. Для отдельных отраслей предусмотрены унифицированные формы документов.

При отсутствии утвержденного бланка может использоваться самостоятельно разработанный документ. Главным условием является наличие в акте обязательных реквизитов, перечисленных в п.7 Инструкции к .

При ремонте нового оборудования и выявлении дефектовки работ его при монтаже, используется дефектный акт по форме ОС-16.

Если основное средство передается на ремонт в специальное подразделение, то составляется на внутренне перемещение по .

В случае привлечения подрядчиков надлежит заключать с исполнителями с оформлением ОС в ремонт. При приеме объекта из ремонта составляется акт приема-сдачи отремонтированного ОС по .

При проведении подрядчиком ремонтных работ здания, какие признаны строительно-монтажными, к акту ОС-3 дополнительно прилагается акт приемки и справка о стоимости исполненных работ .

Образец дефектной ведомости

Хотя и имеет сходства с дефектным актом, но все же обладает и отличиями. Данный документ создается по факту осмотра объекта, нуждающегося в модернизации либо ремонте.

Также ведомость составляют при принятии на ремонт имущества, находящегося на гарантии или сервисном обслуживании. Функции дефектной ведомости:

• замена объекта;
• составная часть общей сметы;
• доказательство осуществленного осмотра и присутствие дефектов.

Составляется дефектная ведомость как дополнение к дефектному акту. В отличие от дефектного акта в ведомости наличие обязательных реквизитов не обязательно, поскольку данный документ относится к внутренней документации.

Образец дефектной ведомости выглядит так:

• название документа;
• выявленные дефекты;
• перечень деталей, требующих замены;
• подписи составивших лиц.

На основании ведомости составляется дефектный акт. Непосредственно к дефектной ведомости может прилагаться смета на ремонт.

Форма акта дефектации двигателя

Структура акта дефектации двигателя выглядит примерно так:

1. Название документа (акт дефектации двигателя, акт технического состояния).
2. Дата и место составления.
3. Состав комиссии с указанием должностей и фамилий.
4. Данные владельца объекта.
5. Данные привлеченных независимых экспертов.
6. Сведения об осматриваемом объекте (номер двигателя, регистрационный номер авто, иные идентифицирующие данные).
7. Результаты дефектовки (выявленные дефекты двигателя).
8. Время начала и окончания осмотра.
9. Использованные для осмотра технические приспособления.
10. Условия осуществления осмотра.
11. Рекомендации участников осмотра.
12. Прилагаемые документы (фото, и т.д.).
13. Подписи сторон.

Как и любой первичный документ, дефектный акт составляется в процессе осмотра объекта. Если это невозможно, то сразу же после завершения осмотра имущества.

Строительные работы в коммерческой деятельности всегда являются актуальными. Существует множество дополнительной сопроводительной документации составление которой строго обязательно. Многие из них являются документами строгой отчетности, являются обязательными при составлении отчетности различного типа. Именно таким...

Любой транспорт или его части со временем приходят в негодность. В некоторых случаях для обоснования ремонта или списания авто необходимо подтверждение. Таковым становится акт дефектовки авто. Как составить его правильно? Необходимость ремонта или модернизации объекта должна подтверждаться документально. Особенно...

На строительных предприятиях, в тяжёлом машиностроении и ряде других компаний установлен порядок документирования износа механического оборудования, каркасных сооружений, вычислительной и оргтехники. При поломке составляется дефектная ведомость, содержащая техническую информацию о найденных недочётах, способы ремонта и примерную стоимость восстановления первоначальных характеристик объекта.

Структура ведомости не регламентирована на государственном уровне. Образцы её заполнения (как и ) находятся в открытом доступе и ежегодно обновляются с учётом потребностей конкретной отрасли.

Когда составляется дефектная ведомость?

Данный документ является разновидностью заключения о состоянии оборудования и оформляется экспертом-оценщиком. Составитель дефектной ведомости несёт материальную и уголовную ответственность за ущерб, понесённый в результате поломки, и несчастные случаи при эксплуатации объекта, если причиной стало несоответствие характеристик, описанных в ведомости, реальным особенностям ремонтируемого объекта. Для списания оборудования по причине износа не требуется нотариального заверения и печати организации, проводившей экспертизу, но обязательна подпись ответственного лица.

Основания для составления дефектной ведомости делятся на три категории:

1. Хозяйственные . Альтернатива инвентаризации, позволяющая как зафиксировать действительные поломки, так и отразить степень износа работоспособных объектов. Используется для массового списания оборудования на ремонт и профилактические мероприятия (замена критически важных элементов конструкции для предотвращения поломки). К этой же категории относится списание морально устаревшего имущества при модернизации.
2. Налоговые . Применяется при обращении в антикризисные агентства для оценки рентабельности производства по уровню амортизационных расходов. При упрощённой системе налогообложения со ставкой 15% по разнице доходов и расходов необходима подача налоговой декларации с документами, обосновывающими все траты за отчётный период. Дефектная ведомость подтверждает факт списания имущества компании на замену или ремонт и фиксирует сумму расходов.
3. Уточняющие . Помимо описи дефектов, в состав документа часто включают описание методов ремонта, перечень необходимых запчастей и комментарий эксперта в свободной форме. Если при устранении дефектов данных ведомости окажется недостаточно, ремонтная организация вправе запросить документ повторно с указанием спорных моментов. Бланки дефектных ведомостей уточняющего типа популярны в строительстве, когда способ ремонта не определяется видом поломки однозначно.

В отличие от описи имущества при инвентаризации, перечень объектов дефектовочной ведомости не содержит исправной техники (за исключением морально устаревшей и оборудования, требующего регулярных профилактических работ).

Важно: для дефектной ведомости обязательно наличие хотя бы одного ремонтируемого объекта. Если все элементы перечня подлежат полной замене и утилизации, оформляется акт списания.

Особенности составления ведомости дефектов

Структура документа списания на ремонт зависит от вида поломки и сферы деятельности компании. Стандартный бланк включает:

• Шапка. Запись начинается со слова «Утверждаю» и содержит кратное юридическое наименование организации, ФИО и должность руководителя или ответственного лица, а при утверждении сотрудником – номер доверенности.
• Заголовок. Включает наименование документа и внутренний код. Пример: «Дефектная ведомость №12/3 по ремонту транспортного средства».
• Место составления документа (с точностью до населённого пункта) и дату экспертизы.
• Табличную часть. Если дефектная ведомость составляется для одного объекта, в заголовке таблицы указываются наименование, инвентарный номер и владелец (при ремонте автомобиля), а перечь включает неисправные элементы с комментариями. Последняя колонка таблицы отводится под срок устранения неисправности. Для ведомости на группу объектов каждому из них соответствует одна запись таблицы, а колонки обязательно включают количество и единицу измерения. Методы ремонта, рекомендуемые запчасти и комментарии эксперта-оценщика могут указываться в таблице напротив соответствующей неисправности/детали или в нижней части документа перед блоком подписей.

Важно: в дефектовочной ведомости указывается не предполагаемая дата ремонта, а крайний срок возврата объекта в эксплуатацию.

• Подвал. Содержит информацию об ответственных лицах, таких как члены экспертной комиссии. Указываются ФИО полностью, должность и ставится подпись с расшифровкой. Для отделения от блока комментариев подвал начинают словами «Составили» или «С дефектной ведомостью ознакомились».

При ремонте транспортной техники указываются имя владельца, тип (легковой автомобиль, автобус, строительный погрузчик и т.д.), модель, сроки эксплуатации и госномер (при наличии). Дефектовочная ведомость по объекту недвижимости должна содержать либо точный адрес, либо кадастровый номер.

Бланк дефектной ведомости

Дефектовочная ведомость - образцы

Подводим итоги

Оформление дефектных ведомостей упрощает бухгалтерский учёт на технических предприятиях и структурирует расходы на ремонт. Сочетание финансовой и технической информации в одном документе удобно при анализе амортизационной стоимости оборудования и инженерных сооружений.

Комплексная оценка дефектовочных ведомостей позволяет выявить неэффективное оборудование для замены и повышения рентабельности производства. Этот вид списания популярен для строительных сооружений и автомобильных запчастей. Кроме физических дефектов, документ может применяться при ремонте офисной техники. Дефектная ведомость не имеет официального стандарта и может заполняться в свободной форме.