Движение входящих, исходящих и внутренних документов. Движение входящих. исходящих и внутренних документов Этапы подготовки и движение исходящего документа

Движение входящих документов показано на рис. 2, где цифрами и буквами обозначено:

Экспедиционная обработка корреспонденции

Вся поступающая корреспонденция (доставленная почтовой, факсимильной связью, курьерами, документы, привезенные сотрудниками из командировок, переданные на переговорах) должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность доставки, целостность вложений, правильность оформления документов. Ошибочно доставленная почтовая корреспонденция возвращается почтовому отделению, о факсимильных сообщениях следует, если это возможно, сообщить отправителю.

Экспедиция (секретарь) вскрывает все поступившие конверты. Исключение составляют конверты с отметкой «лично» и конверты, имеющие гриф ограничения доступа к документу в том случае, если существует специальное подразделение для обработки корреспонденции с грифом.

Конверты уничтожаются. Исключение составляют четыре случая:

• если дата почтового штемпеля свидетельствует о дате поступления или отправки корреспонденции (конкурсные документы, арбитражные документы, исковые заявления, судебные повестки и т.д.);
• если на документе вообще отсутствует дата;
• если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;
• если дата отправки существенно отличается от даты получения документа.

Проверяя целостность вложения, необходимо убедиться в наличии всех листов документа, всех приложений и количестве листов в них.

Проверяя правильность оформления, необходимо убедиться в том, что отсутствуют ошибки, которые не позволяют принять документ в работу. (На гарантийном письме отсутствует печать, например). Кроме того, проверяется возможность прочесть листы документа, если он получен по факсу.

Если обнаружены ошибки, о них необходимо поставить в известность отправителя. Документ следует задержать в экспедиции до того, как эти ошибки будут исправлены (высланы необходимые приложения, заменены нечитаемые листы и т.д.).

На всех поступивших документах (в том числе и на факсимильных сообщениях) проставляется дата поступления (28) и, если необходимо, учетный порядковый номер. Учетный номер необходим для более точного подсчета количества поступивших документов.

Предварительное рассмотрение. Сортировка

При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы:

• документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ;
• документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.

Каждая служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ (приложение). Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений (Порядок регистрации рассматривается в разделе «Регистрация документов»).

Для того чтобы правильно провести предварительное рассмотрение, необходимо хорошо представлять себе деятельность фирмы и перспективы ее развития.

Распределение

Зарегистрированные документы распределяются на две группы:

• документы, которые должны быть представлены руководителю;
• документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Критерии отбора документов для рассмотрения руководителем:

• важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики развития бизнеса);
• сложность и новизна поставленных вопросов;
• авторство (органы государственной власти, вышестоящие организации);
• срок исполнения (чем меньше срок исполнения, тем быстрее документ должен быть передан в структурное подразделение).

Документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, которые ему помогут принять решение (документы, на которые ссылается автор письма, переписка, которая велась ранее, аналогичные предложения и т.д.).

Корреспонденция должна докладываться руководителю один раз в день в установленное им самим время. Руководитель должен рассматривать документы в день доклада или, в крайнем случае, на следующий день и возвращать их со своей резолюцией (16). Периодически (например, один раз в неделю) руководителю дается обзорная справка (в устной или письменной форме) о документах, переданных в структурные подразделения на исполнение. Перераспределение

На основании резолюции руководителя делается перераспределение, т.е. документы направляются в структурные подразделения на исполнение.

Маршрут движения - направление движения документов, этапы и инстанции движения документов. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно -- наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, -- получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю. Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов. Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов. Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба ДОУ может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: разработка проекта документа - согласование документа -доработка документа-отправка (или сдача в архив) документа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор пока не будут устранены все замечания. Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства - все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самым простым вариантом является разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем. Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное - чтобы схемы были понятны сотрудникам компании и позволяли в дальнейшем провести настройку системы. Именно за счет СЭД происходит сокращение бумажной переписки. Для составления и редактирования документов пользуются текстовыми редакторами, например Word 2007.Документы создаются на основе типовых форм, заранее введенных в память компьютера и содержащих трафареты. Передача документов в электронном виде осуществляется в компьютерной локальной сети, входящих и исходящих документов - с помощью электронной почты и сети Интернет. Запись о входящих и исходящих документах вносится в регистрационную карточку и вводится однократно. При регистрации входящего документа заполняют следующие поля: дата получения документа; регистрационный номер; наименование подразделения, получившего документ; корреспондент; дата документа; номер документа; количество листов документа; количество листов приложений; вид документа и краткое содержание. При регистрации исходящих документов: название подразделения, подготовившего документ; исходящий номер; дата; адресат; исполнитель; контрольная дата(если ожидается ответ); номер дела. Контроль исполнения ведет служба ДОУ. Постановка на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения» в регистрационной карточке. Отметка о контроле ставится в левом верхнем углу. Контролю подлежат все документы. Хранение документов на компьютере осуществляется в виде файлов, хранящихся на жестком диске. Файлы раскладываются по папкам. Название папки начинается с вида документа, затем следуют отметки об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы. Сроки хранения зависят от ценности содержащейся в файлах информации. Документы хранятся в электронном архиве, куда направляются сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это обеспечивает сохранность документа, быстрый поиск и распределенный доступ к документам при помощи локальной сети или удаленного доступа.

Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Рисунок 6.1). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые инерегистрируемые . Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В организации (учреждении) обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока – в структурные подразделения. При централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения организации.

Руководству организации (учреждения) передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.

При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию (учреждение).

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации (Рисунок 6.2).

Если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно в организации (учреждении) установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации (учреждения), но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель организации (предприятия) вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. Целесообразно иметь массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Требования к документообороту, обязательные для соблюдения во всех учреждениях. Этапы технологического процесса обработки и движения поступивших документов. Централизованная и децентрализованная регистрация корреспонденции, индексирование документов.

контрольная работа , добавлен 29.06.2013


Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Количественный анализ документов на предприятии. Автоматизации делопроизводства как решение проблем в нормативном обеспечении и документообороте.

курсовая работа , добавлен 05.03.2015


Задачи службы делопроизводства, порядок регистрации документов. Организация документооборота в ГУ "1 отряд Федеральной противопожарной службы по Саратовской обл.". Формы регистрации документов и значение для оперативного принятия управленческих решений.

курсовая работа , добавлен 12.01.2012


Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.

презентация , добавлен 16.04.2012


Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

реферат , добавлен 11.12.2010


Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации. Требования к оформлению документов. Информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.

курсовая работа , добавлен 05.10.2014


Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.

контрольная работа , добавлен 09.03.2016

Входящие документы - важнейшая часть документооборота предприятия. Исчерпывающий перечень процедур по обработке входящих документов, тонкости и нюансы работы с ними вы найдете в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

Для всех документопотоков характерно движение из одного структурного подразделения в другое, от одного специалиста к другому. В то же время у каждого документопотока есть особенности:

направление движения входящих - от момента поступления в компанию до их исполнения;

направление движения исходящих - от момента создания до отправки в другую компанию;

направление движения внутренних - от создания до исполнения и направления в делопроизводство.

В настоящее время значительная часть деловых бумаг появляется в . Обрабатываются они как правило, без копирования на бумажный носитель. Однако основная масса документации по-прежнему создается на бумаге. Соответственно, они проходят по традиционным маршрутам движения.

Основные процедуры по обработке входящих документов

При движении входящей документации службой ДОУ выполняются следующие процедуры:

Проверка правильности доставки документов и их оформления.

В случае ошибочной доставки письма возвращаются в почтовое отделение. К последующей обработке должны приниматься только документы. Они должны обладать юридической силой и быть присланными в полном комплекте.

При наличии ошибок в оформлении или отсутствии приложений поступившие деловые бумаги следует вернуть в организацию-отправитель. К ним нужно приложить с указанием причины возврата. Целесообразно разработать трафаретный текст такого письма.

Первичная обработка документов

Если на адрес компании поступает письмо с пометкой "лично" или адресованные общественным организациями, то по нормам служебного этикета такие письма не вскрывают. Их перенаправляют по назначению безо всякой обработки. В всех остальных случаях конверты с письмом распечатываются, и в большинстве случаев уничтожаются.

Если адрес отправителя, время отправки и дату получения письма можно установить только по конверту, то их рекомендуется сохранить.

Также сохраняют конверт в тех случаях, когда между датой регистрации в компании-отправителе и датой получения ее адресатом прошло достаточно много времени.

Традиционно не уничтожают конверты, в которых поступили заявления и жалобы граждан.

Предварительное рассмотрение документов.

Сортировка поступивших деловых бумаг (или предварительное рассмотрение) проводится с целью распределения их на два потока:

документация, передаваемая на рассмотрение руководителю организации для принятия управленческого решения и определения исполнителя;

документация, передаваемая для исполнения в структурные подразделения организации или конкретным исполнителям.

Предварительное рассмотрение поступившей документации имеет важное значение при . Оно позволяет повысить скорость движения документации в ходе ее обработки. А также освободить руководителя организации от рассмотрения малозначительной информации, сократить сроки принятия решений по оперативным вопросам.

На рассмотрение руководителю организации передаются оригиналы либо непосредственно ему адресованные, либо содержащие информацию по наиболее важным вопросам.

Регистрация документов в учетных формах.

Все подлежащие исполнению деловые бумаги сначала регистрируются в учетных формах. После этого они передаются руководителю организации или в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Зачем нужна регистрация?

При регистрации деловую бумагу вводят в информационно-справочную систему. Это обеспечивает:

• письменное закрепление сведений о созданных или полученных;
• сохранность деловых бумаг, устранение возможности их утраты;
• быстрый поиск информации о поступивших или созданных документах;
• количественный учет обрабатываемых в организации деловых бумаг для подсчета объема документооборота;
• восстановление из регистрационных форм информации о документах при утрате подлинников;
• контроль исполнения.

Сегодня регистрация деловых бумаг - это введение сведений о них в электронные базы данных. Однако все еще продолжают использоваться такие традиционные понятия, как регистрационная форма и регистрационный индекс.

Под регистрацией в современном делопроизводстве принято понимать процедуру присвоения ей регистрационного номера и внесение данных в Журнал регистрации.

Регистрационный номер деловой бумаги также называют регистрационным индексом. Это специальное обозначение, состоящие из цифр или цифр и букв.

Журнал регистрации входящих документов - особый учетный документ, предназначенные для учета, поиска и контроля данных.

Какие документы подлежат обязательной регистрации?

Обязательной регистрации подлежат следующие виды деловых бумаг:

1. требующие обязательного исполнения;
2. используемые в качестве руководства;
3. используемые в качестве справочных материалов;
4. требующие отправки в другие компании.

Регистрироваться должны деловые бумаги, связанные с различными направлениями деятельности организации. Например, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые, кадровые, организационно-распорядительные и т. д.

Где должны регистрироваться документы?

На практике часто возникает вопрос о месте регистрации документов. Особенно тех, что обрабатываются в разных структурных подразделениях. Очевидно, что не всю документацию должна регистрировать служба ДОУ . Деловые бумаги специальных (функциональных) систем документации лучше регистрировать в соответствующих подразделениях.

Совет. Разработайте перечень деловых бумаг, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.

Передача документов на рассмотрение руководителю организации или на исполнение в структурные подразделения.

Передавать деловые бумаги ответственным исполнителям принято только под подпись для подтверждения факта получения ее сотрудником. Это исключает возможность потери.

При передаче деловых бумаг делается соответствующая отметка в регистрационной форме.

Рассмотрение документов руководителем организации и принятие (простановка резолюций)

Рассмотренные руководителем деловые бумаги возвращаются в службу ДОУ. Там, где в регистрационную форму переносится резолюция, проставленная руководителем.

Передача документов на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям)

В соответствии с резолюциями документация передается на исполнение в структурные подразделения организации (ответственным исполнителям).

Завершение исполнения документов

По результатам исполнения деловых бумаг осуществляются следующие действия: отправляются ответные письма, сотрудники направляются в служебные командировки, проводятся производственные совещания, подписываются договоры о сотрудничестве или поставках продукции и т. п.

Направление исполненного документа в дело

Исполненные входящие деловые бумаги подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Подробнее о том, определить объем документооборота вашей организации; оформить сведения о количестве обработанных документов, а также как рассчитать штатную и явочную численность делопроизводственного персонала читайте в статье " .