Исправление записи в тк образец. Исправляем ошибки в трудовых книжках. Как поступить, если ошибку обнаружил владелец трудовой

Ошибки в титульном листе трудовой книжки

Когда трудовая книжка оформляется впервые необходимо, что бы в титульном листе было правильно внесены данные ими, фамилия, отчества и даты рождения, того человека, который поступает на работу. Именно эти сведения будут важны, так как в трудовой книжке не предусмотрена фотография. По этим сведениям определяется, какому именно работнику она принадлежит.

Официального нигде не указаны принципы исправления в трудовой книжке. Но некоторые пункты правила ведения документация свидетельствуют о том, что неверные записи не подлежат исправлению. В этом случаи записи в трудовой книжке считается недействительными, и она подлежит срочной замене. Но исключением на исправления, является изменения в паспортных данных работника. В это случаи нужно будет указать ссылку, которая свидетельствует данному факту.

В заполнении трудовой книжки предусматривается наличие печати предприятия. Немало разногласий связано с внесением записи трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». Как правило, многие начинающие кадровики часто делают ошибки при заполнении трудовой книжки. Многие из них указывают, что работник ранее нигде не работал и у него отсутствует стаж работы. Это не правильно. Первая запись должна содержать сведения о приеме на работу. Это связано с тем, что многие не знают, что сведения в трудовой книжке должны соответствовать приказу руководителя. То есть она должна содержать запись о приеме на работу, подразделение, профессию и должность. Сведения о сроках договора, сроке испытания, режиме работы, замечаниях, условиях оплаты труда, характере работ и тому подобное, не записываются в трудовую книжку. Исключением из этого правила считается порядок внесения записи в трудовую книжку, связанную с переводом работника на другую должность или к другому работодателю. Только в этом случаи слова о приеме на рабоду, должны быть дополнены указанием «в порядке перевода».

Запись в трудовой книжке о работе по совмещению.

Эти данные прописываются по желанию сотрудника по месту основной работы. Но бывают такие случаи, что работник уже закончил работу по совместительству, но желает, чтобы сведения о ней были указаны в трудовой книжке. В этом случаи сведения о работе по совместительству следует указать после сведений об основной работе, даже если эти данные имеют долее ранний срок записи.

Пример правильного внесения записи о работе по совместительству

Пример неверного внесения записи о работе по совместительству. Перевод на другую работу.

Запись о временных переводах не указываются в трудовой книжке. Только после того как временный перевод перешел в постоянную работу сведения об этом вносятся в трудовую книжку. В этом случаи нужно указать дату и временного и постоянного перевода на другую работу.

Пример заполнения трудовой книжки о факте перевода на другую работу

Исправления в трудовой книжке касательно содержательной части

Неверную запись в трудовой книжке следует не просто переписать, а обязательно пояснить, почему это было сделано. Ни каких зачеркиваний, подчисток и фраз «Исправленному верить».

Пример внесения исправления в запись сведений о работе

А если при внесении записи о приеме на работу была неправильно указана дата приема. По принцип заполнения трудовой книжке показан в нижеуказанном примере.

Пример исправления записи даты приема на работу

Если запись была пропущена

В том случаи, когда в трудовой книжке по каким-то причинам была пропущена запись. То правильность ее внесения показана в ниже приведенном примере.

Пример внесения пропущенной записи

Документ не востребован.

Если трудовая книжка подлежит уничтожению, то в этом случаи должен составляется акт, который будет свидетельствовать этому факту.

Пример оформления акта об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а .

Исправления могут вноситься следующими способами:

1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Читайте также: Когда составляется заявление о выдаче трудовой книжки на руки, образец документа

Запись можно признать недействительной двумя способами:

1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

1. Организацией, допустившей ошибку.
2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Если работник, забирает трудовую книжку для исправления по предыдущему месту работы, выдачу необходимо оформить соответствующим образом (расписка о получении), чтобы при ее утере организация не несла ответственности.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Читайте также: Голограмма в трудовой книжке: куда клеить

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
2. На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

В случае когда происходит замена фамилии в результате брака , в качестве основания все равно ставится паспорт, поскольку данные в трудовую книжку вносятся на основании документа, удостоверяющего личность, а свидетельство о браке в этот перечень не входит.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Смена фамилии, переименование должности, ошибка при заполнении - далеко не полный список причин, вынуждающих делать исправления в трудовой книжке: трудовые книжки должны выглядеть аккуратно, а как этого добиться - читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете

Кадровикам приходится постоянно иметь дело с оригиналами трудовых книжек . Эти документы приравнены к бланкам строгой отчетности, к оформлению которых предъявляются четкие требования. Хранить, вести и выдавать их следует в соответствии с Правилами, утвержденными , заполнять - согласно Инструкции, утвержденной Но даже внимательное и аккуратное отношение к работе не страхует от случайных промахов. Поэтому каждый кадровик должен знать, как исправить запись в трудовой книжке, если в нее закралась ошибка или неточность.

• 
  Чем поможет: правильно организовать работу с важными документами, грамотно вшивать вкладыши и вовремя заполнять бланки

  Задайте свой вопрос экспертам

  Исправление в трудовой книжке на титульной странице

  Всегда заполняйте титулку в присутствии сотрудника. Передав ему заполненный документ для ознакомления, вы сразу же выявите допущенные неточности. Исправлять ничего не нужно - в таких случаях просто заводится новый бланк, а прежний признается испорченным и уничтожается.

  Но как быть, если личные данные или сведения о квалификации сотрудника меняются спустя время, когда документ уже содержит важные сведения о работе? Например, сотрудница вышла замуж и . В этой ситуации вносится исправление: в трудовой книжке (образец дан ниже) неактуальные данные зачеркиваются одной чертой, а выше или рядом вписываются новые. На обороте обложки укажите реквизиты паспорта, свидетельства о браке или иного документа, на основании которого внесены изменения. , если работник меняет имя или отчество.

  

  Как поступить, если фамилия не менялась, а была указана с ошибкой при первом заполнении, но почему-то этот факт всплыл гораздо позже? Есть два варианта - выдать дубликат или внести правки в титулку на основании паспорта. Второй способ менее хлопотный и долгий. О порядке действий на примере реальной ситуации расскажет эксперт:

  Практическая ситуация

  Отвечает Алена Шевченко,
  юрист, эксперт журнала «Кадровое дело».

  Да, можете. Исправьте ошибку в фамилии аналогично тому, как вносите записи о фамилии, имени и отчестве (п.2.3 Инструкции №69, п.26 ). Одной чертой зачеркните ошибочную фамилию сотрудника, затем укажите…

  По той же схеме действуйте, если сотрудник получил дополнительное образование или повысил уровень квалификации - вносите новые данные или иного документа о завершении обучения. Можно дополнять записи в строках «Образование» и «Профессия» через запятую, по мере присвоения специалисту очередного квалификационного уровня или другой специальности, помимо основной. Если же выясняется, что при оформлении титулки данные об образовании были указаны неверно, признайте запись ошибочной и исправьте:

  

  Ошибка в трудовой: как исправить (образец)

  Обнаружив погрешности в основных разделах, предназначенных для сведений о работе и поощрениях, не оставляйте их без внимания. Вот наиболее распространенные типы ошибок:

  • неправильно указана дата;
  • неверно указан документ-основание или один из его реквизитов;
  • не упоминается структурное подразделение, в котором числится сотрудник, хотя ;
  • должность записана не полностью или не соответствует штатному расписанию;
  • отсутствует краткое или полное название организации.

  Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)

  Давайте разберемся, как исправить неверную запись в трудовой книжке: образец поможет выбрать правильную формулировку и заполнить все необходимые графы. Процедура всегда состоит из двух этапов. Сначала признаем запись недействительной, указывая ее порядковый номер. Это важно, ведь некорректной может быть не только последняя, но и предпоследняя или любая другая запись. Как обычно, пишем дату, а затем вносим верные данные, ссылаясь на документ-основание. Так исправляется запись, в которой должность сотрудника указана с ошибкой - реквизиты приказа и работодателя остаются прежними, но меняется:

  

  
  
  

  По той же схеме вносятся правки при одновременном исправлении нескольких неверных записей. Следуйте правилу «одна неверная запись - одна отметка о признании сведений недействительными». Иными словами, если ошибки допущены в трех записях, пусть даже идущих подряд, придется сделать три новых записи, но никак не одну.

  Обращайте внимание датировку и структуру записей. Если случайно написали дату в строке с наименованием организации, используйте образец исправления даты в трудовой книжке ().

  Что касается сложных для работодателя ситуаций, когда уволенного сотрудника по решению суда восстанавливают в должности, есть два варианта развития событий:

  • по заявлению работника оформляется дубликат без записи об увольнении, причем работодатель обязан удовлетворить такое требование;
  • запись о незаконном увольнении признается недействительной, новый документ не оформляется.

  Подробнее об этой процедуре работе читайте в статье «». А чтобы не столкнуться с подобной проблемой на практике, готовьте хорошую доказательную базу каждый раз, когда или другому потенциально конфликтному основанию.

  Как внести исправления в трудовую книжку, если перепутаны разделы

  Заполняя документы в спешке, можно допустить досадную оплошность и перепутать разделы. Что делать, если в раздел «Сведения о награждениях» случайно или в связи с нехваткой свободного места попала запись о работе? Для начала признайте ее недействительной, используя следующий образец исправления в трудовой книжке (образец представлен записью о переводе, но это могут быть и данные об увольнении, и любой другой кадровой процедуре):

  

  Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Если сотрудник проработал у вас менее шести дней, запись в трудовую делать не нужно. Если у вас трудится совместитель, то вы не вправе делать записи в его трудовой книжке. Ее ведет работодатель по основному месту работы. Запись о работе по совместительству делается только по желанию работника...

  Исправление: исправления в трудовой книжке

  Исправления в исправлениях в трудовой книжке на практике встречаются нечасто, но иногда случается и такое. Например, во время внесения записей о . Даже если изменилась только организационно-правовая форма компании-работодателя, а все остальные реквизиты остались прежними, изменения в трудовые книжки сотрудников все равно вносите.

  

  
  
  

  Если в записи о переименовании работодателя допущена ошибка, не зачеркивайте некорректные слова. Так делать нельзя. Надписи из разряда «исправленному верить», даже заверенные печатями и подписями, в этом документе недопустимы. Действуйте по той же схеме, что и со сведениями о работе - укажите, что запись недействительна, и впишите правильное название компании.

  

  
  
  

  Совет от редакции. В исправлениях нуждаются не только смысловые, но и орфографические ошибки - например, или ненужные удвоения. Избегайте сокращений и римских цифр, грамотно используйте аббревиатуры. Разъяснения эксперта помогут .

Случаются разные ситуации, и даже опытные специалисты иногда по невнимательности делают ошибки в документации. Если в трудовой книжке ошибочная запись, ее следует исправить как можно быстрее. И лучше, если это сделает именно тот работодатель, который ее допустил.

Правовой регламент

Бланк трудовой книжки считается важным документом, ведь он не только учитывает рабочий стаж, но и помогает при начислении пенсии. Поэтому, если исправление записей в трудовой книжке, внесенных ошибочно, не производилось своевременно, потом у сотрудника могут возникнуть большие проблемы с пенсионными расчетами.

Следовательно, прежде чем заполнять трудовую, нужно проверить все данные. А также соблюдать правовые регламенты соответствующих документов. К ним относят:

• ТК РФ (а именно ст. 66).
• ФЗ № 225, который устанавливает правила ведения, хранения и заполнения бланков трудовых.
• Постановление Министерства труда № 69, утвердившее инструкцию по правильному заполнению документа.

Итак, как же быть, если запись внесена ошибочно в трудовую книжку? Образец исправления и внесения верных данных представлен на фото ниже.

Мы же поговорим о процедуре более подробно далее.

Кто делает исправления

Исправлять ошибки в трудовой может не каждый сотрудник. Без полномочий и определенного повода делать какие-то записи и исправления в документе запрещается. Если сотрудник обнаружил в своей трудовой ошибку, то исправить ее можно как на новой работе, так и на той, где ее совершили.

Корректировать ошибочные записи может либо руководитель организации, либо уполномоченное лицо (обычно это специалист отдела кадров, бухгалтер или секретарь). Для того чтобы этим занимался уполномоченный сотрудник, на него необходимо составить приказ, дающий ему право вносить записи в трудовую книжку и, соответственно, исправлять, если в трудовой книжке ошибочная запись.

Если работодатель является физлицом, то он не имеет права ни вести трудовые, ни тем более делать в них поправки.

Если найдена ошибка

Обычно ошибочные записи находят кадровые работники, когда принимают сотрудника на новую работу. Бывает, и увольняющиеся работники могут обнаружить ошибку.

К типичным ошибкам относят:

• неверные данные на титульном листе;
• неверные даты или порядковые номера у записей;
• ошибочные реквизиты документа-основания;
• неверные сведения о приеме на работу, об увольнении, о переводе или о награждениях.

Если запись в трудовой книжке ошибочно внесена, сотруднику нужно представить те документы, которые опровергнут написанное. К таким документам относятся: паспорт, сведения об образовании, документы о браке или его расторжении, приказы различного характера, а также некоторые документы с прошлых мест работ (где были допущены ошибки).

В случае когда организация, сделавшая ошибочную запись, была ликвидирована, нужно обратиться в архив города, где компания была зарегистрирована.

Общие правила

Ошибочные записи, если они обнаружены в разделе о работе или о награждениях, нельзя зачеркивать, зачищать или поправлять. Законодательство разрешает только указывать, что конкретная запись недействительная и следом должна быть указана корректная информация.

Зачеркивание или дополнение допустимо лишь на титульном листе. Неверная информация перечеркивается одной чертой и сверху над неправильной записью пишется актуальная. При этом на обложке бланка должны быть указаны документы, на основании которых делаются исправления. Слова сокращать запрещено.

Писать в трудовой книжке (в том числе и исправлять) можно синей или черной гелевой ручкой. Такие чернила устойчивы к свету и не расплываются со временем.

Ошибка на титульном листе

В частых случаях титульный лист содержит в себе дополнения, а не поправки. Но все же, как исправить ошибочную запись в трудовой книжке, если она сделана на титульном листе?

Для начала стоит сказать, что при первичном оформлении документа никаких исправлений или корректив быть не должно. Если ошибка произошла, то на такой бланк трудовой составляется специальный акт о списании, и документ уничтожается, а сотруднику заводится новая книжка. К акту можно приложить номер испорченного бланка, который вырезается перед уничтожением документа. Деньги за испорченную трудовую книжку с работника не взимаются.

Как уже говорилось, на титульном листе старые (неправильные) данные зачеркиваются одной чертой, и сверху специалист указывает актуальную информацию. На обложке документа должны быть прописаны документы-основания. Важно, чтобы предыдущие данные были разборчиво написаны. К тому же, уполномоченному лицу категорически запрещается вносить изменения только лишь со слов владельца трудовой книжки.

К документам, являющихся основанием для внесения изменения, можно отнести:

• паспорт РФ,
• свидетельство о браке/разводе;
• номер диплома о полученном образовании и т. п.

Строка на титульном листе, где указывается информация об образовании, не подлежит исправлению. Она может только дополняться. Если специалист на протяжении трудового стажа получает дополнительное образование - данные просто вносятся как продолжение после указанной информации. Если у сотрудника нет никакого специального образования, строка остается пустой. Если образование не окончено на момент получения работы, уполномоченное лицо должно записать «неоконченное высшее», а после окончания вуза дополнить строку.

Если запись сделана ошибочно в трудовой книжке на главной странице, ее корректирует непосредственно тот работодатель, у которого сейчас работает данный сотрудник. После исправления и указания документа-основания работодатель должен поставить подпись и печать организации.

П. 30 в правилах ведения трудовых запрещает: замазывать, перечеркивать, подделывать некорректные записи не только на титульном листе, но и в других разделах.

Вот как исправить ошибочную запись в трудовой книжке. Образец внесения верной информации представлен на картинке ниже.

Неверная дата

Невнимательность при заполнении трудовой книжки в написании дат может стоить сотруднику больших проблем с пенсионным фондом, когда придет время заниматься начислением пенсии. Поэтому не только кадровый работник, но и сам сотрудник должен внимательно проверять все указанные сведения.

Если в трудовой книжке ошибочная запись была найдена при указании дат, необходимо:

1. Работнику написать заявление на имя руководителя с просьбой исправить неверную информацию.
2. Директор должен издать приказ (документу присваиваться номер) о необходимости исправить ошибочную запись.
3. Сотрудник кадровой службы или уполномоченное лицо делает исправление с подтверждением недействительности конкретной записи.
4. Ставится верная дата, указывается номер приказа, на основании которого внесены коррективы.
5. Должны быть указаны реквизиты сотрудника, вносящего изменения, его подпись и печать организации.

Если ошибка возникла в дате рождения, то неверная информация зачеркивается одной чертой, а сверху пишется правильная дата. На обложке нужно указать серию, номер паспорта сотрудника.

Неверные реквизиты документа

Одной из важных граф считается та, где указываются реквизиты документов, являющихся основанием для приема на работу, увольнения и иных действий, связанных с трудовой деятельностью.

В основных случаях все сведения вносятся на основании того или иного приказа. Порядок внесения сведений о документе один и он остается неизменным: название документа, дата, номер документа. Большой ошибкой является изменение установленного порядка.

Если нужно изменить запись в сведениях о работе из-за допущенной ошибки в информации о приказе, то вся запись дублируется, а последняя графа прописывается уже без ошибки.

В случае когда ошибка допускается в самом приказе, то в последней графе следует записать реквизиты документа, который отменяет предыдущий приказ.

Ниже представлен образец ошибочной записи в трудовой книжке в графе документа-основания.

Сведения о приеме, переводах, увольнении, наградах

30 пункт правил о ведении и хранении трудовых книжек строго запрещает замазывать, зачеркивать или подделывать ошибочные, а также некорректные записи в любом из разделов документа. Любую из неверных записей признают недействительной и указывают актуальную информацию. Если в трудовой книжке ошибочная запись, нужно сделать следующее:

1. В первой графе следует указать номер по порядку, который идет за последней записью.
2. Во второй графе проставляется текущая дата.
3. В третьей графе нужно указать, какая запись является недействительной (с указанием порядкового номера записи) и написать верную информацию.
4. В четвертой графе указывают номер документа, являющегося основанием для исправления ошибочной записи (обычно это приказ).

Если приказ сначала был издан, а потом отменен, нужно указать номер того документа который его отменяет.

Данный алгоритм внесения изменений касается как записей о приеме на работу, так и об увольнении или сведений о награждениях.

Исправлять нужно и те записи, которые признаны судом недействительными. В данном случае в четверной графе необходимо указывать тот документ, на основании которого предыдущая формулировка считается недействительной. При этом сотрудник должен быть восстановлен на рабочем месте не только в документах организации, но и в трудовой книжке (по этому поводу должна быть соответствующая запись). Ошибочная запись в трудовой книжке об увольнении предполагает ссылку на приказ или распоряжение работодателя.

В последнем случае работник может запросить у работодателя изготовить ему дубликат трудовой книжки без указания ошибочной записи об увольнении. Это регламентировано пунктом 33 Правил.

Что собой представляет исправление ошибочных записей в трудовой книжке, когда работник должен быть восстановлен на работе, наглядно демонстрирует представленное ниже фото.

Изменилось название организации

Иногда встречаются ситуации, когда у сотрудника отсутствует запись об изменении наименования организации, в которой он работал. В дальнейшем это может создать немало проблем при подсчете пенсии, а также потребуется документальное подтверждение, что гражданин работал в конкретной организации и увольнялся из нее же (после смены формы или названия).

Учитывая все сказанное, сведения о переименовании компании должны вноситься сразу же после оформления данного факта. Прописывать это в трудовой книжке нужно особым образом:

• в первой и во второй графе ничего писать не нужно;
• в третьей графе следует прописать новое наименование организации (или указать измененную организационно-правовую форму);
• в четвертой графе должен быть указан документ, который является основанием для смены наименования или правовой формы предприятия (наименование, номер, дата).

Каждый руководитель предприятия должен помнить, что реорганизация или смена названия компании считаются исполненными, если сведения об этом зафиксированы в госреестре юрлиц. Это установлено законом начиная с 8.08.01. Следовательно, третья и четвертая графы должны фиксировать те даты, когда сведения о предприятии были занесены в госреестр.

Исправления во вкладыше

Как исправить ошибочную запись в трудовой книжке, мы выяснили. Теперь рассмотрим, как быть со вкладышем в бланк трудовой.

У некоторых граждан довольно часто меняются места работы, соответственно, возникает необходимость в бланке вкладыша. Данный документ является продолжением трудовой книжки и, естественно, без него не действует.

На вкладыш распространяются те же правила, что и на трудовую книжку. Поэтому:

• в случае когда запись сделана неверно в самом начале оформления нового вкладыша, нужно составить специальный акт о данном факте и уничтожить испорченный бланк;
• если на главной странице трудовой книжки сотрудник уже проставил серию и номер испорченного бланка вкладыша, то реквизиты нового бланка тоже необходимо прописать;
• в случае обнаружения ошибочных записей в основных разделах, порядок их исправления аналогичен тому порядку, который установлен для трудовых книжек: проставляется порядковый номер записи, текущая дата, делается запись о недействительности ошибочной записи и прописывается верная информация, указывается наименование документа, который является основанием для внесения изменений в документ.

Важно помнить, что отсутствие печати и подписи уполномоченного лица сделают указанную информацию недействительной. Данные требования актуальны и для тех ситуаций, когда сотруднику приходится обращаться к бывшему работодателю за подтверждающими документами или для оформления ошибочной записи.

Некорректная запись, оставленная без внимания, повлечет за собой штрафные санкции для работодателя.

Если работодатель отказывается исправлять данные об увольнении, работник может обратиться в суд для решения данной проблемы. И уже на основании судебного решения некорректные данные будут исправлены. А руководитель организации обязан будет уплатить штраф, компенсации и восстановить сотрудника на рабочем месте.

Учитывая все выше изложенное, можно отметить, что записи в трудовых книжках нужно делать с соблюдением всех законодательных норм и правил.

На практике встречаются ситуации, когда необходимо оформить исправление записи о приеме на работу в трудовой книжке. Если ошибка была допущена настоящим работодателем он и должен исправлять неправильную или не точную запись. Немного сложнее выглядит решение проблемы, когда ошибочная или неточная запись была внесена на предыдущем месте трудоустройства и не исправлена на прошлом месте работы. В последнем случае соответствующие изменения могут быть внесены только при наличии официального документа, предыдущего работодателя.

Следует помнить, что работодатель не вправе отказать работнику, если он обращается с подобной просьбой и должен оказать ему необходимую помощь.

Нормативные документы

На сегодняшний день все вопросы относительно введение трудовых книжек регулируется тремя основными нормативными документами:

• Трудовым кодексом РФ (ст.ст. 65, 66, 84.1 и др.)}
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими (далее -} Правила), утвержденными Правительством РФ от 16.04.2003 N 225}
• Инструкцией по заполнению (далее -} Инструкция), утвержденной Минтруд РФ от 10.10.2003 N 69 «}Об утверждении Инструкции по заполнению»}.

Любое отражение информации или ее дополнение (исправление) должно быть оформлено только в соответствии с указанными выше нормативными актами.

Способы внесение изменений

В соответствии с Правилами и Инструкцией существует три способа исправления допущенных ошибок либо изменения внесенных данных в трудовую книжку, это:

1. Признание записи недействительной.
2. Зачеркивание.
3. Внесение дополнений.

Каждый способ исправления может быть использован только в соответствующем разделе. Например, если при изменении фамилии сотрудника на титульном листе допускается вносить соответствующие данные после зачеркивания предыдущей фамилии, то в разделе сведения о работе исправления можно вносить только путем признания записи недействительной. Любые зачеркивания в разделах, содержащих сведения о работе или о награждении, прямо запрещены (п. 30 Правил).

Правила внесения записи

Все записи, которые делаются в трудовую книжку работника, должны основываться и соответствовать тексту приказа.

Сведения должны вноситься аккуратно, гелевой или перьевой ручкой. Цвет чернил (пасты, геля) может быть черным, синим или фиолетовым.

Порядок внесения информации

• Первоначально указывается полное и сокращенное наименование организации в графе 3 раздела, содержащего сведения о работе.
• В графу 1 вносится порядковый номер вносимой записи.
• В графу 2 указывается дата приема на работу.
• В графу 3 вносится информация о структурном подразделении (при условии упоминание его в трудовом договоре), принятии или назначении на должность, специальность или профессия.
• В графу 4 вносятся реквизиты приказа, на основании которого работник был принят на работу.

Поскольку трудовая книжка является главным документом, подтверждающим наличие трудового стажа, внесение любых данных должно производиться с особой тщательностью и внимательностью. Но все же предусмотрен порядок, в соответствии с которым должно осуществляться исправление неправильной записи в трудовой книжке.

В соответствии с установленным порядком, ошибочную запись в разделе «Сведения работе» запрещено зачеркивать. Исправление должно производиться путем признания ошибочной записи недействительной. Например: «Запись за номером Х недействительна». То есть основным идентификатором ошибочной записи является ее номер, поэтому главное, в чем не рекомендуется ошибаться при внесении записи -} это ее номер.

Подобная ошибка в нумерации может повлечь за собой путаницу и существенные проблемы с исправлением неверно внесенных данных.

Порядок внесения исправлений в записи, которые содержатся в разделе «Сведения о работе»

В соответствии пунктом 1.2 Инструкции исправление ошибочной записи должно проводиться в следующем порядке:

1. Под последней в данном разделе записью необходимо указать следующий порядковый номер и дату внесения изменений (исправлений).
2. В графу 3 вносится отметка следующего содержания: «}Запись за номером таким-то недействительна»}.
3. Ниже указываются исправленные сведения.
4. В графу 4 отражаются реквизиты приказа, на основании которого была внесена ошибочная информация либо на основании которого вносятся верные данные.

Например, рассмотрим следующую ситуацию и образец необходимой исправительной записи.

Работнику в трудовой книжке неправильно указана дата приема на работу, сделана соответствующая запись под номером 14. Ошибка состояла в неверном отображении даты приема на работу – вместо 01.03.2010 было указано 05.03.2010. Неопытный кадровик в графу 2 указал дату заполнения трудовой книжки, вместо фактического принятия. На сегодняшний день данная ошибка обнаружена и требует корректировки. Порядок действий в указанном случае должен быть примерно следующий:

• В графе 1 указывается следующий порядковый номер (например, 17)}
• В графе 2 указывается дата внесения изменений (например, 13.09.2013)}
• В графе 3 отображаются сведения о признании ошибочной записи недействительной. Например, «}Запись за номером 14 недействительна. Принята 01.03.2010 на должность юрисконсульта»}.
• В графе 4 указываются реквизиты первоначального приказа о приеме на работу (например, Приказ от 01.03.2010 N 21-к)

Некоторые частные случаи ошибок

В трудовой книжке указано только сокращенное наименование организации

В случае если неточность допущена нынешним работодателем, она должна быть исправлена на месте.

Сделать исправление, если подобная неточность была допущена по прошлому месту работы, можно только при наличии официального документа прежнего работодателя. Подобными подтверждающими документами могут выступать надлежащим образом заверенные справки, копии приказов и др. Сведения, внесенные в результате исправления, должны полностью соответствовать документу, который послужил основанием для внесения соответствующих изменений.

В соответствие с пунктом 3.1 Инструкции, в заголовке записи о приеме на работу должно быть указано полное наименование работодателя. Сокращенное наименование указывается при его наличии и только после указания развернутого наименования. В соответствии с действующим порядком заполнения трудовых книжек, указание только лишь сокращенного наименования будет признано ошибкой. Это будет являться несоблюдением определенного обязательного формата данной записи.

Поскольку при назначении пенсии у сотрудника могут возникнуть сложности с идентификацией организации, подобная ошибка не может оставаться в не исправленном виде. В связи с вышеизложенными фактами, в графу 3 необходимо внести соответствующие исправления.

Поскольку запись о наименовании работодателя имеет характер заголовка, она вносится без указания порядкового номера, даты и реквизитов документа, который послужил основанием. Таким образом идентифицировать подобную запись по номеру нет возможности. В связи с указанными обстоятельствами, соблюсти общий порядок внесения исправлений не удастся.

Как вариант возможного способа исправления допущенной ошибки, можно предложить следующий:

• В третью графу, после последней записи, вносятся данные о признании недействительной записи с неполным названием работодателя.
• На следующей строке, указывается полное и сокращенное наименование.

В любом случае следует помнить, что зачеркивание записи в разделах, содержащих сведения работе и сведения о награждениях, не допустимо (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции).

Ошибка в написании ФИО работника

Как показывает практика, внесение неверных сведений относительно ФИО работника нередко имеет место. В большинстве случаев это связано с тем, что при заполнении трудовой книжки кадровый работник не сверяется с данными, которые отражены в документе, удостоверяющем личность, как правило, паспорте. Подобный недочет может быть допущен как при написании имени (Наталья, Наталия), так и отчества (Геннадиевич, Геннадьевич) и, что встречается чаще всего – при написании фамилии. Сложнее всего, когда подобная ошибка выявляется во время оформления пенсии, при подтверждении наличия соответствующего трудового стажа.

Порядок исправления данной ошибки не регламентирован ни в Правилах, ни в Инструкции. Данными нормативными документами вообще не предусмотрена возможность внесения исправлений относительно сведений о работнике. Рассмотрим варианты возможного решения этой проблемы.

1. В случае, если ошибка допущена при первичном заполнения бланка на первом рабочем месте сотрудника, необходимо составить акт о списании и уничтожении испорченного бланка трудовой книжки и заполнить новый документ с верными сведениями. Поскольку ошибка допущена по вине работодателя, плата за испорченный бланк с работника не взымается.
2. Если ошибка обнаружена последующими работодателями, указанный выше способ не годится.

Оказавшись в такой ситуации, работник должен обратиться в суд с заявлением о признании того факта, что данная трудовая книжка принадлежит именно ему. Полученное решение суда должно хранится вместе с трудовой книгой.

Существует еще одна точка зрения на данный вопрос. Некоторые специалисты утверждают, что такого рода исправление можно вносить в обычном порядке при наличии подтверждающих документов. Считается что это возможно на основании:

1. Пункта 27 Правил, который описывает действия при выявлении неправильной или неточной записи.
2. Пункта 30 Правил, который указывает, что зачеркивание не допускается только в разделах, содержащих сведения о работе или награждениях.

Исправление предлагается проводить в следующем порядке:

1. Неверные данные зачёркиваются одной чертой.
2. Вносится правильная информация.
3. На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, который послужил основанием для внесения изменений.
4. Все заверяется подписью уполномоченного лица и печатью.

Однако с подобной точкой зрения можно поспорить. Любое отклонение от установленных Инструкцией правил исправления, несет риск. К тому же, в данном случае, первичным является документ, удостоверяющий личность. Поскольку точно определить, что трудовая книжка принадлежит именно этому человеку, который предъявил паспорт для внесения исправлений, работодатель не может. Вариант обращения в суд самого работника, является единственно верным вариантом выхода из сложившейся ситуации.