Как правильно хранить кассовую книгу. Срок хранения кассовых документов в организации

Эта задача — одна из самых сложных. Существует множество нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения кассовых документов.

Туда входят:

• Расходные ордера. ПКО выписываются при поступлении финансовых средств в кассу.
• Кассовые книги, в которых содержится общая информация об операциях организации. После окончания смены ответственный работник подсчитывает денежные средства.
• Расчётно-платёжные ведомости, где указываются данные о выплатах сотрудникам;
• Книги учёта денежных средств. Необходимы лишь тогда, когда в организации числятся несколько кассиров.

Сроки хранения

Согласно законодательству, срок хранения кассовых документов в архиве организации составляет 5 лет. Исключением из списка становятся расчётно-платёжные ведомости: если лицевые счета работников отсутствуют, то документы хранятся 75 лет. В тех случаях, когда документы фигурируют в судебных делах, бумаги должны находиться в архиве до вынесения решения суда. Если говорить о каждом виде бумаг отдельно, то существует множество нюансов. Плюс, необходимо следить за нововведениями (налоговым, бухгалтерским законодательством).

Какой срок хранения кассовых документов?

В некоторых случаях сроки хранения бумаг организация устанавливает самостоятельно. Если вы хотели бы узнать точный срок хранения кассовых документов, имеющихся в вашей организации, — проконсультируйтесь у наших сотрудников.

Важные нюансы хранения кассовых документов

1. Бумаги должны сшиваться каждый рабочий день с учётом возрастания номеров лицевых счетов.
2. Контролировать процесс обязан или глава организации, или кассовый сотрудник.
3. После того, как срок хранения кассовых документов истёк, делается опись бумаг перед передачей в архив (и отправкой на утилизацию также).
4. Нужно следить не только за грамотным ведением учётных документов, но и их внешним видом. Книги, ведомости, ордера не должны намокать, быть потрёпанными и проч.
5. Административная ответственность за правильное хранение кассовых документов лежит на руководителе предприятия. В случае неправильного хранения бумаг выписывается штраф.

Итак, если у вас есть вопросы по поводу срока хранения кассовых документов в архиве организации, обращайтесь к нам.

Срок хранения документов в 2018 году (таблица)

Срок хранения кассовых документов

Порядок действий при оформлении кассовых документов в бухгалтерии

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

· проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;

· оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;

· получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;

· регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

· передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая является его частью, заполняются одновременно и подписываются главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция приходного ордера выдается только после получения денег.

Унифицированная форма № КО-3

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 18.08.98 №88

ОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ

ПРИХОДНЫХ И РАСХОДНЫХ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Кассир Бобчинский Пето Иванович

должность фамилия, имя, отчество

Приходный документ	Сумма, руб. Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году	Примечание	Расходный документ	Сумма, руб. коп.	Примечание
дата	номер	дата	номер
5
14.02. 2002	17	752-80	Возврат неиспользованных подотчетных сумм	01.02. 2002	33	2000=	Аванс на командировочные расходы

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (раечетио-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи,

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Все, что связано с кассовыми операциями, привлекает повышенное внимание. Это и немудрено, ведь где деньги, там и злоупотребления. Поэтому за кассой следить надо пристально, причем не только за самими «живыми» денежками, но за документами, которые описывают их «жизнь» в организации. Как правильно организовать хранение кассовых документов, чтобы не вызвать нареканий при проверке и сохранить столь важные для организации бумаги в целости?

Сроки хранения

Установлены следующие сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета:

— пп.8 п.1 ст.23 НК – 4 года для документов, подтверждающих доходы, расходы, уплату налогов;

— ст.29 закона №402-фз «О бухгалтерском учете» — не менее 5 лет.

Какие разделы по кассовым документам у вас могут быть:

— отчеты кассира;

— кассовая книга;

— журналы кассиров-операционистов;

— акты инвентаризации кассы (могут храниться в папке с другими документами по инвентаризации);

— журнал хранения чеков ККТ и слипов пластиковых карт.

Подшивка документов

Правильное хранение кассовых документов означает не только соблюдение минимальных сроков наличия документов в организации, но и их брошюровку, которая отвечает правилам законодательства.

У вас, скорее всего, будут такие дела:

1. Кассовая книга (сброшюрованные вкладные листы). О правилах прошивки такой книге, периодичности распечатки и брошюровки читайте в этой статье.

2. Папка с отчетами кассира (копиями листов кассовой книги). К каждому листу отчета подшиваются (подкалываются, прикрепляются):

— приходные кассовые ордера;

— расходные кассовые ордера;

— квитанции банка (1/3 от Объявления на взнос наличными) – если передаются сотруднику денежные средства для внесения на расчетный счет;

— платежные ведомости – если из кассы выдавалась расплата наличными по ведомостям;

— доверенность – если деньги из кассы получены по доверенности, а не лицом, указанным в РКО;

— заявление сотрудника на выдачу денежных средств под отчет – при выдаче наличных из кассы в подотчет.

Отчеты кассира вместе с подтверждающими документами можно:

— дыроколить и собирать в папке-регистраторе (удобны папки с арочным механизмом);

— или складывать в папку с завязками.

По мере необходимости (раз в месяц, квартал, полугодие, год), но не чаще раза в год отчеты вместе с документами прошиваются и скрепляются печатью также как кассовая книга.

Авансовые отчеты к ПКО или РКО лучше не подшивать, а хранить в отдельной папке, располагая их в хронологическом порядке.

Ответственность за сохранность

Если в организации не организуется должным образом, то высока вероятность их потерять. Если документы потеряны, то возникает ответственность:

1. За нарушение сроков хранения документов бухгалтерского учета: ст.15.11 КоАП – административный штраф 2000-3000 руб. на должностных лиц.

2. Налоговая ответственность по ст.120, 126 НК за нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату.

Поэтому не пожалейте времени и правильно организуйте хранение документов, в том числе и кассовых. Тогда ничего не потеряется, и времени на поиски будет уходить гораздо меньше.

Подробнее о ведении кассовой книги . Где в организации должны храниться наличные – об этом .

Чем пользуетесь вы для организации хранения документов? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Вопрос касается срока хранения бухгалтерских документов, в части расчетов сотрудников. Мы не ведем лицевые счета сотрудников. У нас есть расчетные ведомости по начислению зарплаты, выдача зарплаты осуществляется через кассу или на пластиковые карты сотрудников (безналичное перечисление). Понятно, что надо хранить 75 лет расчетные ведомости по начислению зарплаты, а сколько лет хранить документы по выдаче зарплаты (кассовые, банковские), если лицевые счета не ведутся? Сколько лет надо хранить Авансовые отчеты сотрудников?

сообщаем следующее: В п. 1.9 Положения ЦБ РФ сказано, что кассовые и другие документы, оформляемые при ведении кассовых операций, хранятся в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ. Таким образом, согласно ст. 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения, кассовые, банковский документы, в том числе авансовые отчеты хранятся в течение 5 лет.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух» и в нормативно-правовом документе, который Вы можете найти в закладке «Правовая база».

Документы для выдачи зарплаты

Зарплату через кассу можно выдавать:*

Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные документы, полученные из бухгалтерии, а именно:

· наличие подписей руководителя и главного бухгалтера или бухгалтера, их соответствие имеющимся образцам;

· соответствие сумм цифрами суммам прописью;

· при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру – соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам (п. 4.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). В этом случае ордера по форме № КО-2 заполните на каждого сотрудника отдельно.*

Данные, удостоверяющие личность сотрудника, впишите в соответствующие графы ордера.

Нина Ковязина , заместитель директора

департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Ситуация: В течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские документы

Однозначного ответа на данный вопрос законодательство не содержит.

Таким образом, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , храните документы не менее пяти лет. А те, по которым установлен больший срок хранения, – в течение установленного в законодательстве срока.*

Сергей Разгулин , заместитель директора

департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3.ПРИКАЗ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"»

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
	Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):		(1) При отсутствии годовых - пост. (2) При отсутствии годовых, квартальных - пост.
	а) сводная годовая (консолидированная)
	б) годовая
	в) квартальная
	г) месячная
	Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки):		(1) При отсутствии годовых -пост.
	а) годовая		(2) При отсутствии годовых, квартальных -
	б) квартальная
	в) месячная
	Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним
	Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности
355 б) полугодовые, квартальные	Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)
	Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы - ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)
	Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)		(1) При условии проведения проверки (ревизии)

Эта задача - одна из самых сложных. Существует множество нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения кассовых документов.

Туда входят:

• Расходные ордера. ПКО выписываются при поступлении финансовых средств в кассу.
• Кассовые книги, в которых содержится общая информация об операциях организации. После окончания смены ответственный работник подсчитывает денежные средства.
• Расчётно-платёжные ведомости, где указываются данные о выплатах сотрудникам;
• Книги учёта денежных средств. Необходимы лишь тогда, когда в организации числятся несколько кассиров.

Сроки хранения

Согласно законодательству, срок хранения кассовых документов в архиве организации составляет 5 лет.

Как правильно хранить кассовую книгу

Исключением из списка становятся расчётно-платёжные ведомости: если лицевые счета работников отсутствуют, то документы хранятся 75 лет. В тех случаях, когда документы фигурируют в судебных делах, бумаги должны находиться в архиве до вынесения решения суда. Если говорить о каждом виде бумаг отдельно, то существует множество нюансов. Плюс, необходимо следить за нововведениями (налоговым, бухгалтерским законодательством). В некоторых случаях сроки хранения бумаг организация устанавливает самостоятельно. Если вы хотели бы узнать точный срок хранения кассовых документов, имеющихся в вашей организации, - проконсультируйтесь у наших сотрудников.

Важные нюансы хранения кассовых документов

1. Бумаги должны сшиваться каждый рабочий день с учётом возрастания номеров лицевых счетов.
2. Контролировать процесс обязан или глава организации, или кассовый сотрудник.
3. После того, как срок хранения кассовых документов истёк, делается опись бумаг перед передачей в архив (и отправкой на утилизацию также).
4. Нужно следить не только за грамотным ведением учётных документов, но и их внешним видом. Книги, ведомости, ордера не должны намокать, быть потрёпанными и проч.
5. Административная ответственность за правильное хранение кассовых документов лежит на руководителе предприятия. В случае неправильного хранения бумаг выписывается штраф.

Итак, если у вас есть вопросы по поводу срока хранения кассовых документов в архиве организации, обращайтесь к нам.

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

… При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

Срок хранения кассовых документов на предприятии

Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Пунктом 4.4 Положения определено, что предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме. Записи в кассовой книге осуществляются на основании соответствующей информации из кассовых документов. Записи в кассовой книге должны осуществляться до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года . В случае распечатки «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатки в конце года - их общее количество за год.

Срок хранения документов в 2018 году (таблица)

После распечатки «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во «Вкладном листе кассовой книги». «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или в зависимости от потребности) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке . Общее количество листов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия - юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица). По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения согласно законодательству Украины.

Основными нормативными актами, регулирующими вопросы хранения бухгалтерских документов, являются:

- Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее - Закон № 996 );

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 (далее - Перечень ).

В частности, в п. 7 ст. 9 Закона № 996 указано, что предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока. Статьей 2 данного Закона определено, что под термином «предприятие» в этом Законе понимают всех юридических лиц, созданных согласно законодательству Украины, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и подавать финансовую отчетность согласно законодательству.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню . В соответствии с разд. 4 Перечня установлен трехлетний срок хранения учетных регистров (главная книга, журналы, разработочные таблицы и т. п.), первичных документов и приложений к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей в реестрах бухгалтерского учета и налоговых записях (кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и т. п.) при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства , а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, находящихся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, - ревизии.

Учет кассовых операций неизменно привлекает общее повышенное внимание, начиная от сотрудников предприятия, завершая проверяющими органами. И не удивительно, ведь там, где финансы чаще всего встречаются злоупотребления полномочиями. Кассовая документация предприятия или индивидуального предпринимателя должна оформляться в соответствии с установками законодательства. Формирование документов происходит вследствие передвижения финансовых средств. Корректное заполнение форм, а также правильное обеспечение их хранения – действительно серьезная цель бухгалтерского учета организации. В статье будет рассмотрено, как хранить кассовую книгу и другие кассовые документы.

Формы учета

Документы для учета кассовых операций обладают своими периодами хранения, которые отличны от периода сохранности иных форм документации.

Проведение кассовых операций сопровождается оформлением таких документов:

• Приходно-кассовый ордер (ПКО). Этот документ следует создавать в момент поступления финансовых средств в кассу организации. Разрешается формировать ПКО один раз в течение трудового дня, но в такой ситуации необходимо соблюдение условия. В таком случае приход финансовых средств должен сопровождаться кассовым чеком либо бланком строгой отчетности (БСО);
• Расходно-кассовый ордер (РКО). Его требуется создавать при финансовых выбытиях из кассы. Необходимо после проверки лица, получающего средства (по документу, удостоверяющему личность) выдать наличность и оформить РКО. Утверждает этот документ главный бухгалтер. Руководитель предприятия может подписать РКО, если должность главного бухгалтера не предусмотрена штатным расписанием;
• Кассовая книга. В этом регистре происходит отражение всех перемещений денежных средств. Каждый день, по окончании смены кассир отчитывается в кассовой книге, производит вывод финансовых средств и осуществляет перерасчет. Заполнение книги не требуется, когда в течение дня не было никаких движений в кассе;
• Книга учета. Ее наличие требуется, когда в штате организации предусмотрено более одного кассира. В этом регистре происходит фиксация перемещений финансовых средств между старшим и младшим работником кассы. Сведения требуется вносить в процессе смены и подтверждать подписями обоих кассиров;
• Платежные и расчетно-платежные ведомости формируются при перечислении финансов (оплата труда, стипендия и прочее) подчиненным лицам.

Кассовый учет может производиться двумя методами:

• В бумажном формате;
• В электронном виде.

Где хранить

Хранение документации должно производиться в соответствии с регламентами. В полномочиях руководителя предприятия создание места для хранения и условий сохранности на протяжении полного срока хранения кассовых документов, определенного законодательством.

Данные о сроках хранения кассовых документов в организации, а также регистров кассовой документации прописана в ФЗ РФ «О бухгалтерском учете». В случае окончания определенных периодов сохранности и при отсутствии споров и судебных тяжб, разрешено уничтожение бумаг.

В качестве места хранения документации может выступать архив предприятия либо специализированные фирмы, которые при сотрудничестве, призваны обеспечивать услуги по хранению. Сохранение кассовой документации требуется производить в соответствии с установленными нормами:

• Ежедневно, не позже начала следующей смены, требуется производить сшивание по разрезу;
• Внутреннее сшивание кассовой документации производится согласно возрастанию нумерации счетов бухучета. Сначала вносят счета по Дт, после по Кт;
• Листы, подлежащие сшиванию, обязательно нумеровать;
• Прибытие кассовых документов на сохранение в подраздел архивации производится по описи, в которой прописывается количество и названия сшивов. В этот момент может прописываться соответствующая статья, которая определена предприятием.

Период сохранности

По ст.23 НК РФ бухгалтерские и налоговые документы необходимо хранить 4 года. Аналогичный период устанавливается к расходной и приходной документации. Закон№402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждает, что срок хранения кассовой книги составляет пять лет, начиная со следующего отчетного года. Кроме того, законодательство обязывает руководителя предприятия обеспечивать сохранность бумаг.

Законом №125-ФЗ разрешается сохранение отчетности в архивах, которые самостоятельно организованы вне пределов предприятия.

Согласно приказа №588 от МК РФ, сохранность отчетности кассира должна производиться в течение 5 лет. Итак, учитывая, что максимальный период сохранности составляет 5 лет, то в течение этого срока документация подлежит хранению. Бумаги, отражающие перевод оплату труда различного типа, согласно приказу №588, должны сохраняться 75 лет, с начала следующего отчетного года.

Период действует, если не предусмотрено лицевых счетов.

Когда подобные документы задействованы в судебных разбирательствах, то период сохранности необходимо продлиться до завершения судебного дела.