Как выставить счет иностранному контрагенту образец. Инвойс. Когда нужен инвойс и как его заполнить. Описание товаров в инвойсе: на что обратить внимание

Международная коммерческая деятельность подразумевает умение участника ВЭД ориентироваться в большом количестве специализированной документации. Современный бизнесмен, занимающийся внешнеторговой деятельностью, обязан знать предназначение каждой бумаги и уметь её правильно оформлять.

Наша статья посвящена инвойсу и другому, похожему по названию документу: проформе-инвойсу. Для чего они нужны и какую информативную нагрузку они несут во внешнеторговых операциях.

Что собой представляет проформа-инвойс

Проформа-инвойс (proformainvoice) является предварительным счётом, выставленным за оплату товара поставщиком (экспортёром, продавцом, отправителем). После того, как суммы оплаты полностью согласованы и утверждены, можно выставить счёт-инвойс.

Если по условиям, предусмотренным в контракте, покупателю нужно выплатить аванс, то продавец также выписывает проформу-инвойс.

То есть, счет-проформа не является бумагой подтверждения оплаты товара покупателем, хотя в таком документе отображается ценовая информация, дающая предварительное представление покупателю о том, какую сумму следует уплатить за товар.
Для этого существуют другие документы: платежные поручения и .

Важно понять, что проформа-инвойс, в виде заполненного документа, подтверждает факт отгрузки товара продавцом покупателю, но не факт его продажи.

Проформа-инвойс описывает ситуацию, когда товар отправлен получателю на :

• консигнацию,
• международные выставки,
• экспертизы,
• аукционы,
• как давальческое сырье на переработку.

Проформа-инвойс и сам инвойс, практически идентичные друг другу документы. Разница между ними только в том, что в проформе-инвойсе данные о товарной поставке являются промежуточными, то есть изменения могут коснуться, как суммы, так и некоторых артикулов или моделей каких-либо конкретных товаров.

Что вписывается в проформу-инвойс :

• реквизиты продавца и покупателя;
• детали в описании товаров (модели/артикулы);
• количество товара и стоимость его единицы;
• сумма НДС, если он начислен;
• происхождение товара;
• условия ИНКОТЕРМС (на данный момент в редакции 2010 года): здесь может быть использован , ;
• общая цена поставки.

Проформа-инвойс — предварительный счёт на оплату товара.

Предназначение и характеристики инвойса

Инвойс (Invoice) — обязательный документ, сопровождающий внешнеэкономические сделки.

Чтобы быстро пройти таможенное оформление импортируемых товаров, необходим целый пакет документов. Первейшим по степени важности в этом перечне бумаг является коммерческий инвойс.

Те, кто до сих пор думал, что таким документом является контракт на поставку, глубоко заблуждался. Для сотрудников таможни важнее всего именно инвойс. Без него прохождение таможни, или по народному «растаможка» невозможна.

Начинающим предпринимателям в сфере внешней торговли, касательно инвойса, нужно запомнить следующее :

1. Инвойс это документ на товар;
2. Инвойс выписывается продавцом и передается покупателю одновременно с товаром;
3. Именно в этом документе описываются основные характеристики по качеству, количеству товара и другие формальные особенности изделий;
4. В инвойсе обязательно указывается окончательная стоимость партии товара;
5. В этой бумаге обязательно указывается собственник товара.

Каждый начинающий бизнесмен в России, решивший выбрать в качестве основной деятельности экспортно-импортные операции, должен знать несколько основных правил. Их точное соблюдение с самого начального этапа коммерческой деятельности даст возможность построить успешный бизнес и избежать проблем с законом.

Наиболее сложный этап во внешнеэкономической деятельности, это таможенное оформление товарно-материальных ценностей, перемещаемых через границу. В таком вопросе нет абсолютно никакой разницы, вывозится товар из страны или ввозится в нее, но вы можете обратиться за помощью (международному таможенному брокеру).

Большинство практиков в этой области считают, что из-за специфичности российского законодательства гораздо большее количество трудностей возникает перед компанией импортером продукции и товаров в РФ.

Инвойс – это документ, циркулирующий только в международной коммерческой деятельности. Понятие инвойса внутри России при осуществлении торгово-посреднической деятельности фактически отсутствует.

Ошибочно предполагать, что аналогом инвойса внутри страны является счёт-фактура. Этот документ существует исключительно для целей налогообложения хозяйствующих субъектов.

В какой-то степени, близким по смыслу к инвойсу можно считать выписанный «счёт на оплату» товара покупателю. Но в такой бумаге, в отличие от инвойса, указан минимум информации.

Как правильно заполнить документ

Существуют определённые правила, которыми следует руководствоваться при заполнении бланка-инвойса.

В соответствии с ними в форме инвойса нужно указывать :

• номер с датой выписки документа;
• данные на Продавца, Грузоотправителя, Покупателя и Грузополучателя;
• данные по контракту (его номер и дату заключения);
• коммерческие условия торгового договора по ИНКОТЕРМС 2010;
• способы и сроки оплаты;
• название товара, его описание и кодировка ТН ВЭД;
• количество товара, стоимость единицы и контрактная стоимость всей партии товара;
• данные о том, где произведен товар.

Предпринимателям, решившим пойти по тернистому пути международной торговли, стоит учитывать, что внешнеэкономическая торгово-посредническая деятельность, это один из, безусловно, прибыльных, но в тоже время, трудных и рискованных видов бизнеса. Поэтому максимум теоретических знаний здесь важен уже на самом начальном этапе.

Умение великолепно ориентироваться в ценах на мировом рынке плюс знание текущей конъюнктуры на отечественном даёт основания прогнозировать прибыль от предстоящей сделки. Но этого всё же недостаточно. Для примера можно привести часто встречающуюся на рынке ситуацию.

Предприниматель предполагает ввезти в страну импортный товар. Уже подсчитаны все издержки, включительно и затраты на доставку товаров к себе на склад, и на оплату всех таможенных пошлин и сборов. Планируется реализовать импортируемый товар в течение месяца с наценкой в 5% на всю оптовую партию. Из-за недостатка собственных оборотных средств импортер заключает с коммерческим банком соглашение на получение кредита стоимостью 2% в месяц. Но!

Инвойс — это международное обозначение счета на оплату услуг или товаров. Здесь все так же, как и в России: вы выполняете услугу или поставляете товар для клиента, выставляете ему счет, клиент оплачивает.

Сложности начинаются, когда вы работаете с иностранным клиентом. Такие сделки государство считает внешнеэкономической деятельностью — то есть вы экспортируете свои услуги или товары за границу. Поэтому нужно проходить валютный контроль, и одного инвойса может оказаться недостаточно.

Счет-договор, инвойс и договор

Основным документом по сделке с иностранным клиентом может быть:

• инвойс;
• счет-договор;
• договор.

Инвойс подходит для разовых и небольших сделок. Например, веб-дизайнер сделал одностраничный сайт, выставил иностранному заказчику инвойс в 500 долларов, тот его оплатил. Все, сделка завершена.

Счет-договор быстрее и удобнее. В нем предприниматель прописывает основные условия сделки и кто сколько платит, но не уточняет все детали сделки. Счет-договор подписывает исполнитель, поэтому не надо ждать подписи от клиента. Но для крупных или специализированных сделок — например, если вы выполняете заказ на миллион или продаете лекарства, счет-договор не подходит. Еще он не подходит, если есть дополнительные документы, например, техническое задание на 30 страниц.

Валютный договор без ошибок

Договор нужен для крупных, специализированных сделок и работы на постоянной основе. Специализированные — это если вы продаете лекарства, бурите скважины, консультируете по финансам. В нем подробно прописываются суть и стоимость сделки, оценка качества, ответственность сторон на случай, если что-то пойдет не так.

К крупным сделкам другие требования. Крупными контракты считаются, когда вы переводите за границу больше трех миллионов рублей или вам платят иностранцы больше шести миллионов. Тогда договор обязателен — при валютном контроле банк поставит договор на учет и присвоит ему уникальный номер. Так банк контролирует крупные сделки.

Что должно быть в инвойсе

Чтобы банк принял инвойс и выдал вам деньги от заказчика, в инвойсе должны быть указаны:

• дата и номер инвойса. Номер можно поставить любой или вообще не ставить, хватит и даты;
• информация о заказчике: название компании и страны, юридический и почтовые адреса, ФИО клиента, правовая форма компании клиента;
• предмет инвойса и количество — за что платят исполнителю, и количество услуг или товаров. Если компания, например, разрабатывает сайты и получает почасовую оплату, то можно указать количество часов;
• цена и общая сумма счета с указанием валюты;
• реквизиты и срок оплаты;
• сроки и способ передачи предмета счета;
• штамп или печать компании, если они есть. Если нет — не страшно, для ИП это необязательно;
• подпись того, кто выставляет инвойс.

Пример инвойса

Тем, кто работает в услугах, можно не составлять и не пересылать друг другу акты. Достаточно указать в инвойсе такую формулировку: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». То есть, если заказчик оплатил работу по инвойсу — значит, она принята и претензий у него нет. Если инвойс выставляют на товары, то эта фраза не подойдет. Чтобы подтвердить получение товаров, понадобятся другие документы — они зависят от способа доставки.

В Модульбанке при разовых сделках можно пройти валютный контроль только по инвойсу. В других банках условия могут отличаться, поэтому лучше уточнить в поддержке.

Документальным подтверждением места оказания услуг являются контракт и документы, подтверждающие факт оказания услуг

01.12.2017

Организация, находящаяся на общей системе налогообложения, оказывает информационно-консультационные услуги по работе с программным обеспечением. Организация собирается оказать информационную услугу литовской организации (покупатель находится на территории Литвы).

НДС организация с данной продажи не уплачивает.

1. Как необходимо в данном случае выставить счет - с НДС "0" или без НДС?

2. Какие справки необходимо представить в налоговую инспекцию?

3. Нужно ли что-то подтверждать в налоговой инспекции?

4. Необходимо ли иностранному покупателю (резиденту Литвы) удерживать налог, взимаемый в соответствии с законодательством Литвы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Поскольку местом реализации информационно-консультационных услуг, оказанных покупателю - иностранной организации, зарегистрированному на территории Литвы, территория РФ не признается, то и реализация указанных услуг не является объектом обложения НДС в соответствии с положениями НК РФ.

В связи с этим организация-исполнитель оформляет документы, в том числе и счета, без указания НДС; при этом счет-фактура не составляется.

Документальным подтверждением места оказания услуг являются контракт с покупателем - иностранной организацией и документы, подтверждающие факт оказания услуг.

Кроме этого, о факте оказания услуг, местом реализации которых не признается территория РФ, организация уведомляет налоговый орган путем заполнения раздела 7 в составе декларации по НДС.

При этом доходы, полученные российской организацией от оказания информационно-консультационных услуг резиденту Литвы, подлежат обложению налогом на прибыль только на территории РФ. В силу положений действующего Соглашения иностранный покупатель (резидент Литвы) не должен удерживать налог, взимаемый в соответствии законодательством Литвы.

Обоснование вывода:

Для начала отметим, что статьей 7 НК РФ установлен приоритет международных договоров РФ, содержащих положения, касающиеся налогообложения, над соответствующими нормами НК РФ.

В настоящее время между РФ и Литовской Республикой (далее - Литва) действует Соглашение между Правительством Российской Федерации и Правительством Литовской Республики об избежании двойного налогообложения и предотвращении уклонения от уплаты налогов в отношении налогов на доходы и капитал (Москва, 29 июня 1999 г.) (далее - Соглашение).

Соглашение не регламентирует порядок взимания косвенных налогов по операциям между резидентами РФ и Литвы, поэтому в целях обложения реализации рассматриваемых услуг НДС российской организации следует руководствоваться только нормами НК РФ.

Так, в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ объектом налогообложения НДС признается реализация услуг на территории РФ. Порядок определения места реализации работ (услуг) в целях применения НДС установлен ст. 148 НК РФ, в соответствии с пп. 4 п. 1 которой местом оказания услуг, перечисленных в данном подпункте, признается территория РФ, только если покупатель таких услуг осуществляет деятельность в России. При этом, местом оказания услуг не признается территория РФ, если покупатель услуг, перечисленных в пп. 4 п. 1 ст. 148 НК РФ, не осуществляет деятельность на территории Российской Федерации (пп. 4 п. 1.1 ст. 148 НК РФ).

Таким образом, для того, чтобы оказание российской организацией услуг иностранной компании не облагалось НДС, должны одновременно выполняться два условия:

Организацией оказаны услуги, поименованные в пп. 4 п. 1 ст. 148 НК РФ;

Покупатель услуг не осуществляет деятельность на территории РФ.

В рассматриваемой ситуации услуги оказываются иностранной организации, не осуществляющей свою деятельность на территории РФ.

Отметим, что информационно-консультационные услуги по работе с программным обеспечением прямо не поименованы в пп. 4 п. 1 ст. 148 НК РФ. В то же время в пп. 4 п. 1 ст. 148 НК РФ указаны, в частности, следующие услуги, которые по своей сути наиболее близки к анализируемым:

Услуги (выполнение работ) по адаптации и модификации программ для ЭВМ и баз данных (программных средств и информационных продуктов вычислительной техники), за исключением услуг, указанных в п. 1 ст. 174.2 НК РФ;

Консультационные, юридические, бухгалтерские, аудиторские, инжиниринговые, рекламные, маркетинговые услуги, услуги по обработке информации, за исключением услуг, указанных в п. 1 ст. 174.2 НК РФ.

Необходимо учитывать, что в случае, если организацией оказывается несколько видов услуг и реализация одних услуг носит вспомогательный характер по отношению к реализации других услуг, местом реализации вспомогательных услуг признается место реализации основных услуг (п. 3 ст. 148 НК РФ, смотрите также письмо Минфина России 21.07.2014 N 03-07-08/35579).

Услуги по технической поддержке, доработке программного обеспечения, его модификации, адаптации, сопровождению, инсталляции (и прочие) программного обеспечения, а также информационные, технические, сервисные и иные услуги, оказываемые в связи с реализацией прав, обновление, техническую поддержку ПО подлежат обложению НДС на территории РФ, только если покупатель зарегистрирован в РФ (пп. 1 и 2 ст. 161, абзац пятый пп. 4 п. 1 ст. 148 НК РФ) (письма Минфина России от 12.01.2009 N 03-07-05/01, от 02.06.2008 N 03-07-08/134, от 21.02.2008 N 03-07-08/36, от 15.01.2008 N 03-07-08/07, УФНС России по г. Москве от 30.03.2012 N 16-15/27670, от 10.03.2009 N 16-15/020629, от 11.08.2008 N 19-11/75222).

В рассматриваемой ситуации российской организацией оказываются консультационные услуги иностранной организации, не осуществляющей деятельность на территории РФ. То есть фактическим покупателем информационно-консультационных услуг, оказываемых российской организацией, является иностранная организация, в связи с чем местом реализации указанных работ территория РФ не признается и, соответственно, такие работы НДС в России не облагаются (письма Минфина России от 30.05.2017 N 03-07-08/33135, от 15.07.2013 N 03-07-08/27581, от 09.04.2013 N 03-07-08/11612, от 17.12.2010 N 03-07-08/367).

В связи с этим, организация-исполнитель оформляет документы, в том числе и счета, без НДС. Обратите внимание, что при осуществлении операций, по которым отсутствует объект обложения НДС, счет-фактура не составляется (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ).

Документальное подтверждение

Нормами п. 4 ст. 148 НК РФ установлен перечень документов, подтверждающих место оказания услуг в рассматриваемой ситуации. Помимо контракта, в данный перечень включены документы, подтверждающие факт оказания услуг. В качестве таких документов можно назвать акты (иные документы), отражающие конкретные вопросы (расшифровки), по которым оказаны консультационные услуги.

Решение вопроса о том, будет ли местом реализации таких услуг признана территория РФ или нет, в рассматриваемом случае зависит от характера таких услуг, который определяется содержанием договора, заключенного между российской организацией и иностранной компанией. Поэтому для того чтобы избежать возможных споров с представителями налоговых органов, следует детально проработать характеристики услуг, названных в контракте (иных документах), чтобы привести их наименования в максимальное соответствие с нормами НК РФ, что позволило бы применить нормы пп. 4 п. 1.1 ст. 148 НК РФ.

Данные о реализации товаров (работ, услуг), местом реализации которых не признается территория РФ в соответствии со ст.ст. 147, 148 НК РФ российская организация указывает в Разделе 7 налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость (далее также - Декларация) (п. 3 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, утвержденного приказом Федеральной налоговой службы от 29.10.2014 N ММВ-7-3/558@). При этом рассматриваемые операции указываются с кодом 1010812 "Реализация работ (услуг), местом реализации которых не признается территория Российской Федерации".

Отметим, что информация, отражаемая налогоплательщиком в разделе 7 Декларации, является справочной и не учитывается при определении суммы налога, подлежащей уплате в бюджет (возмещению из бюджета).

Удержание иных налогов

В соответствии с п. 1 ст. 7 Соглашения прибыль российской организации от предпринимательской деятельности, осуществляемой на территории Литвы (в том числе в виде оказания информационно-консультационных услуг резиденту Литвы), подлежит обложению налогом на прибыль только на территории РФ (то есть в соответствии с нормами НК РФ), если только российская организация не осуществляет предпринимательскую деятельность в Литве через находящееся там постоянное представительство.

То есть из дохода, выплачиваемого российской организации, литовская компания не должна удерживать иностранный налог на прибыль.

При определении налоговой базы по налогу на прибыль доходы, полученные российской организацией от источников за пределами РФ, учитываются в полном объеме с учетом расходов, произведенных как в России, так и за ее пределами. Расходы, произведенные российской организацией в связи с получением доходов от источников за пределами РФ, вычитаются в порядке и размерах, установленных главой 25 НК РФ (п. 1 ст. 311 НК РФ).

В случае, если литовская организация все же удержит из доходов российской организации налог на прибыль, сумму удержанного налога можно зачесть при уплате российской организацией налога на прибыль в РФ в порядке, установленном п. 3 ст. 311 НК РФ.

Порядок удержания иных налогов (не указанных в Соглашении) из сумм, выплачиваемых российской организации за оказываемые ею резиденту Литвы информационно-консультационные услуги, регулируется законодательством, применяемым на территории Литвы.

Отметим, что Россия не является членом Европейского Союза, а потому не применяет положения Директивы Совета Европейского Союза 2006/112/ЕС от 28.11.2006 об общей системе налога на добавленную стоимость, которые может применять контрагент из Литвы.

Отметим, что Глава 21 НК РФ не содержит норм, аналогичных установленным п. 3 ст. 311 НК РФ. Суммы НДС, удержанные контрагентами в соответствии с требованиями иностранного законодательства, вычету при исчислении суммы налоговых обязательств по НДС в соответствии с требованиями НК РФ не подлежат.

а) Должен ли я на территории РФ платить НДС?

в) Либо сам заказчик обязан удержать из моей прибыли сумму налогов в бюджет своей страны?

Инвойс для экспорта – это специальный документ, который применяется в международной коммерческой деятельности. Он предоставляется покупателю продавцом и содержит наименования товаров, количество единиц и стоимость, по которой они будут в дальнейшем переданы конечному покупателю. В инвойсе также учитываются технические особенности продукции, информация об отправителе и получателе, условия осуществления поставки.

Факт выписки инвойса подтверждает, что у покупателя возникает обязанность внесения оплаты за товар в рамках оговоренных условий. На территории России или Украины подобный инвойсу документ не применяется. По этой причине инвойс применяется только в ситуациях с международными поставками разного типа продукции. По характеристикам инвойс напоминает «счет на оплату».

Выписку документа осуществляет экспортер товаров одновременно с осуществлением отгрузки. Бумага направляется иностранным покупателям и служит основанием для осуществления денежного перевода. При согласовании в контракте предварительного авансового платежа экспортеры составляют проформу-инвойс. Составление документа выполняется на любом понятном для каждой из сторон языке. Наиболее распространенный вариант – английский.

Что такое коммерческий инвойс?

Коммерческий инвойс или счет-фактура – это документальное подтверждение сделки. Бумага отправляется иностранному покупателю вместе с отгруженным со склада товаром. В документе обязательно указывается перечень торговых позиций, количество единиц, стоимость и ряд других характеристик продукции. Также прописываются условия сделки, персональные данные импортера и отправителя груза.

Оригинальный инвойс, а также пять дополнительных копий следует прилагать к отправлению. Специальный экземпляр документа рекомендуется помещать внутрь упаковки. Коммерческий инвойс может применяться в качестве накладной на подлежащий перевозке товар. Одна из ключевых функций данного документа – определение величины таможенных сборов за импорт товаров. Исходя из приведенной в инвойсе информации проводятся расчеты НДС, который уплачивает импортер.

Для коммерческого инвойса допускается применение разных видов форматов. Чаще всего в международной деятельности применяется специальный корпоративный инвойс отправителя на основе выписанного им бланка. При отсутствии корпоративного бланка допускается использование фирменного бланка. Печать может осуществляться на стандартном листе бумаги.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс представляет собой предварительный документ, который продавец товаров высылает в ряде ситуаций: часть характеристик продукции или итоговая стоимость пока не согласованы до конца. После утверждения стоимости товаров в рамках двустороннего контракта высылается коммерческий инвойс. Также проформа-инвойс применяется в случаях, если контракт предусматривает перечисление со стороны покупателя авансового платежа.

Коммерческий инвойс и проформа-инвойс почти идентичные документы. Основная разница заключается в указании предварительных данных при составлении проформы. Документ носит преимущественно информационный характер и обеспечивает для покупателя возможность разобраться с тем, какую сумму в итоге необходимо будет внести при расчете за товары.

Инвойс-проформа применяется в ситуациях, когда установить точный вес товара перед погрузкой на транспортное средство невозможно. Примером являются сыпучие грузы и материалы. Таможенным органам в такой ситуации предоставляется проформа-инвойс, на основании которого позднее формируется коммерческий инвойс с точными данными, если таковые указаны в рамках заключенного контракта.

Какие сведения указываются в инвойсе?

При заполнении инвойса необходимо указывать только самые точные и достоверные сведения о продукции. Предусмотрены стандарты внесения данных в документы, которые помогают избежать ошибок и дальнейших проблем при прохождении таможни. В инвойс включаются следующие данные:

• Фамилия и инициалы, адрес отправителя грузов. Также обязательны номер телефона и имя контактного лица.
• Фамилия и инициалы, адрес получателя груза. Указывается страна назначения, почтовый индекс, контактные данные ответственного лица для связи.
• Проставляется дата.
• Отметка с номером инвойса или заказа в ситуациях, если это применимо.
• Фамилия и инициалы, адрес импортера товаров в том случае, если он не является прямым получателем продукции. Дополнительно указывается номер контактного лица.
• Подробное описание каждого предмета в партии. Указывается исходный материал, сфера применения, проставляются коды ТН ВЭД, страна производства и отправления продукции.
• Вносятся сведения о количестве единиц товаров в партии, итоговая стоимость каждого из имеющихся предметов. С целью таможенного оформления предметов или образцов, которые не представляют коммерческой ценности, следует отмечать фактическую рыночную стоимость.
• Указывается цена осуществления транспортировки и объявленная стоимость всего груза.
• Общая цена груза с отметкой валюты.
• Причины осуществления экспорта товаров, к которым относятся пересылка, продажа, ремонт и т.д.
• Основные условия сделки Инкотермс, в рамках которых устанавливается уровень сборов, которые включены в итоговую стоимость инвойса.
• Общий вес и число мест отправления груза.
• Печать, дата и подпись стороны отправителя продукции.

Данные пункты являются обязательными, которые необходимо включать в стандартное описание, однако сюда можно также вносить ряд других сведений о товаре. Конечная сумма должна указываться в той валюте, которая указана в заключенном двустороннем контракте на поставку продукции. Предусмотрена ситуация, при которой покупатель осуществляет оплату товаров не в той валюте, которая была предварительно обозначена условиями контракта. В такой ситуации в инвойсе необходимо указать наименование валюты, курс обмена, на какое число будет пересчитана общая сумма сделки.

Сведения о наименованиях использованных товарных позиций, стоимости и общем количестве вносятся на основе имеющихся в контракте данных. В процессе выполнения отправки товара с территории России при указании стоимости продукции и валюты выбранных цен применяется ОК 014-2000- (Общероссийский классификатор валют). В самом документе следует добавлять дату составления, подпись стороны продавца.

В подготовленной заранее главе выделяются все условия осуществления поставки товаров на основе классификатора INCOTERMS-2010. Соответствующие нормы прописаны в рамках Инкотермс. Там же указан регламент возможных затрат и рисков между сторонами покупателя и поставщика. В разделе «Условия платежа» следует вносить реквизиты финансовой организации, к числу которых относятся номер счета, наименование и расположение, персональный SWIFT-код, специальный номер корреспондентского счёта, время оплаты и другие необходимые сведения.

Проверка данных при заполнении

Следует обращать внимание, что информация об отправителе и получателе в инвойсе и накладной должна полностью совпадать. Прилагать инвойс необходимо на любые отправления, которые не относятся к документам. Это касается буклетов, книг, персональных удостоверений и аттестатов, дипломов и т.д., а также документы, общий вес которых превышает 5 кг. Заполнение инвойса выполняется строго на английском языке. Исключением из данного правила является подготовка отправлений в Молдову, Беларусь, Украину или Казахстан.

Юридическое лицо обязательно должно иметь печать и подписи генерального директора, а также уполномоченного лица. Для физических лиц используется подпись стороны отправителя на документе. При необходимости внесения большого количества данных, таблица в листе увеличивается и переносится на другой лист. Проставление печатей и подписей обязательно для каждой страницы.

Отправление электронных носителей требует предоставления специального гарантийного письма. Обязательным требованием является полнота сведений в инвойсе. Вносится максимально полная и развернутая информация о грузах без общих названий категорий. Исключено использование сокращений и аббревиатур. Указывается маркировка, наименование, исходный материал продукции.

Видео по теме: «Образец заполнения Инвойса»

В зарубежной практике распространено применение образцов такого документа, как инвойс. Он оформляется продавцом и предоставляются покупателю как основное подтверждение совершения покупки и перечисления денежных средств за нее. О том, как правильно его оформить, какие существуют аналоги в российском документообороте – в этой статье.

В дословном переводе на русский английское слово invoice означает «выставленный счет». По сути и отчасти по форме документ соответствует двум отечественным аналогам:

1. Счет-фактура тоже содержит описание поставляемых товаров, их штучность и т.п. Однако фактура предназначается только для налогового контроля, в то время как образец инвойса заполняется только для использования между продавцом и покупателем.
2. Счет-оплата в какой-то степени тоже соответствует инвойсу. При этом он может одновременно служить и офертой (если в нем есть все существенные условия).

Единого образца не существует, поэтому принято придерживаться правил, сложившихся в международной практике делового документооборота. Этот документ необходим только в тех случаях, когда отечественный продавец поставляет свои товары зарубежному покупателю. Его оформляет любой представитель компании в момент отправки груза за границу.

Основное назначение состоит в следующем:

1. Описать полный перечень товарно-материальных ценностей, которые отправляются за границу с указанием их количества и существенных характеристик (внешний вид, технические параметры и др.).
2. Зафиксировать документально факт отправки этих товаров зарубежному покупателю.
3. Зафиксировать намерение и обязательство зарубежного партнера оплатить товар в полном объеме.

Наряду с обычным (коммерческим) инвойсом существует и такая разновидность, как проформа-инвойс. Этот документ оформляют в тех случаях, когда зарубежный покупатель намерен внести только авансовый платеж – т.е. сделать предоплату. По образцу он полностью совпадает с обычным, но некоторые сведения в нем могут быть неокончательными.

Образец 2019 г.

В общем случае отечественные компании стараются придерживаться тех образцов, которые уже были разработаны зарубежным партнером. В случае первой отправки можно запросить предварительно пример заполнения по электронной почте – особенно, если предполагается регулярная поставка на довольно большие суммы.

Обычно документ составляют на английском языке (или на государственном языке страны, в которой находится партнер) и включают в него несколько разделов:

1. Дата отправки товара от продавца, сведения об отправителе груза – ФИО представителя компании, полное название, реквизиты и контакты компании (телефонные номера записываются в международном формате). Эти сведения заполняются на английском для покупателя, а для продавца – на русском (в другом экземпляре).
2. Сведения о получателе заполняют на его родном языке – аналогично название компании, контакты, реквизиты, ФИО, должность лица, которое должно получить груз или отвечает за покупку.
3. Информация о государствах:

• из которого были отправлены товары (export);
• в котором они были произведены (manufacture);
• и в которое их предполагается доставить (destination).

1. Затем в образце инвойса прописывают номер соответствующей транспортной накладной и указывают валюту страны, где находится покупатель.

В оставшейся части подробно описывают характеристики, внешний вид, состояние, количество и прочие параметры товара как материального объекта. Здесь важно учитывать, что описание проводится в точности по тем правилам, которые были приняты в стране получателя (или в его внутренних документах). По сути и по форме они не слишком отличаются от отечественных, но в некоторых случаях могут быть свои особенности, которые лучше уточнить у партнера заблаговременно:

1. Указывают тип упаковки в соответствии с системой, принятой в стране получателя (поддоны, паллеты, ящики, коробки и т.п.).
2. Описание каждого товара:

• наименование;
• количество и единицы измерения;
• область применения;
• габариты;
• материал изготовления;
• стоимость одной единицы и общая стоимость по каждому товару;
• общая стоимость всех товаров (в рублях и валюте страны по официальному или иному курсу на день соглашения или на иных условиях, согласованных в договоре).

1. Количество мест – т.е. количество упаковок.
2. Общий вес груза и его общая стоимость (в данном случае указывается в рублях).
3. Дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), печать.

Бланк, который также можно использовать как образец, представлен ниже.

Еще несколько реальных образцов различных заграничных компаний представлено далее.

Количество экземпляров

Составляется всегда в 6 экземплярах (или в большем количестве в особых случаях). Допускается составить один оригинал на государственном языке страны, где находится зарубежный покупатель, и сделать 5 копий к нему. Юридическая сила всех экземпляров одинакова, а их назначение описано в таблице.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поскольку речь идет о коммерческом документе, предназначенном для использования в другом государстве, перед отправкой товаров необходимо еще раз проверить, правильно ли был заполнен бланк, все ли требования учтены, на месте ли все 6 экземпляров. В особенности необходимо уделить внимание описанию товаров.

Описание товаров в инвойсе: на что обратить внимание

Описание товаров – это ключевое требование при оформлении инвойса вне зависимости от его образца. Конкретные правила заполнения могут отличаться по каждой конкретной иностранной фирме. Однако есть и законодательные нормы, которые касаются всего государства в целом. Например, в случае с Евросоюзом необходимо обратить внимание на корректное описание товаров особого назначения – наиболее распространенные примеры приведены в таблице.

биологические образцы	обязательно указываются: происхождение образцов – например, биоматериал человека (ткань, орган) животного, семенной материал растений, штамм микроорганизмов и т.п.; цель транспортировки – например, для проведения дополнительных лабораторных исследований; предельные сроки хранения; способ перевозки (например, во льду, в жидком азоте и т.п.).
любые химические вещества	приводится и название вещества, и его подробное описание (формула, концентрация, масса, физическое состояние – жидкость, твердое, газообразное), назначение; также прилагается заявление TSCA о полном соответствии вещества нормам безопасности.
сложносоставные товары	любой составной товар описывается с перечислением каждой части; например, часы в общем виде следует расписать так: корпус; механизм; гальванический элемент.
подарки	подробное описание, стоимость изделий; в большинстве случаев есть верхние ограничения по стоимости, при нарушении которых оплачиваются дополнительные таможенные пошлины; в транспортной накладной прописывают: «Unsolicited gift»
изделия текстильные	прописывается: состав и процентное соотношение всех компонентов; способ плетения (тканное или вязаное изделие); в случае с образцами тканей дополнительно указывают: «MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE»

Таким образом, корректное оформление документа – очень важная задача. Имеет смысл провести несколько проверок, запросить готовые примеры подобных бумаг, а также сделать грамотный профессиональный перевод на соответствующий язык.

Видео комментарий