Какие документы оформляются при публичных закупках. Конкурсная документация госзакупок: какие документы и что в них содержится? Какие закупочные процедуры может использовать заказчик

Согласно законодательству РФ, при выборе поставщика услуг или товаров для государственных органов обязательно должны проводиться тендеры. Такие закупки можно считать взаимовыгодными: заказчик может выбрать контрагента, который предоставит товар либо услугу по выгодной цене, а исполнитель может подписать очень выгодный контракт на большой объем работ. Принять участие в конкурсе может любое предприятие, независимо от формы собственности. Все, что требуется, – это собрать документы для тендера и подать заявку.

Что требуется для участия в тендере?

Деятельность в сфере государственных закупок способно принести предприятию хорошую прибыль. Однако до сих пор совершенно не все успешные предприятия рискуют подавать заявки, потому что просто не знают, как это сделать правильно.

Документация

В большинстве случаев для участия в конкурсе требуется стандартный пакет документов. Однако заказчик может дополнительно потребовать дополнительную документацию. О том, что требуется представить дополнительные документы на участие в тендере, заявителя извещают в письменном виде.
Стандартный пакет бумаг включает в себя:

• заявку на участие (на ней обязательно должна стоять печать и подпись исполнительного органа);
• опись представляемых документов, подписанную руководителем предприятия-заявителя;
• список лиц, уполномоченных действовать от имени заявителя;
• заверенные копии приказов об их назначении;
• копию приказа о назначении на должность главного бухгалтера;
• выписку из ЕГРЮЛ, взятую не более чем за 15 дней до подачи документов;
• заверенные копии устава и учредительных документов компании-заявителя;
• заверенную копию свидетельства о регистрации юридического лица;
• копию свидетельства о постановке юридического лица на учет в налоговом органе;
• документацию, подтверждающую наличие опыта работы в качестве исполнителя по тендерам;
• справку из банка, который оказывает банковские услуги заявителю, о платежеспособности своего клиента;
• справку из налоговой, в которой подтверждается отсутствие задолженности по платежам;
• копии бухгалтерских отчетов за 3 последних отчетных периода, на которых стоит отметка налогового органа;
• копии бумаг с отметкой налогового органа, отражающих доходы и расходы за три последних отчетных периода.

Заказчик имеет право запросить у участников тендера лицензии на осуществляемую деятельность и другие разрешительные документы.

Чтобы получить гарантию высокого качества товаров либо услуг, заказчик имеет право требовать от потенциальных исполнителей приложить к основному комплекту документов копии сертификатов и дипломов специалистов компании, которые будут работать по тендеру.

Если компания-заявитель поставляет товары не собственного производства, то потребуется дополнительно предоставить свидетельство дилера.

В том случае, когда поставляемый товар должен быть сертифицирован, к заявке на участие прилагаются сертификаты и декларации соответствия на товар.

Порядок подачи документов

Чтобы принять участие в конкурсе, компании должны к заявке приложить все документы по тендеру, а также их опись. Все бумаги должны быть заверены у нотариуса.

1. Приняв решение участвовать в тендере, руководитель компании должен подать заявление на участие, в котором он своей подписью подтверждает, что принимает все условия, прописанные в государственном контракте, а также то, что его компания не имеет задолженностей по налоговым выплатам и не проходит процедуру ликвидации.
2. В том случае, если заказчик просит обеспечить заявку на участие в тендере, то руководитель компании-соискателя должен оплатить нужную сумму, а к заявке приложить соответствующие документы для участия в тендере. Если заявку не обеспечить, заказчик аннулирует ее, и компания к участию в торгах не допускается. Обычно размер денежного обеспечения может составлять до 5% от суммы будущего контракта. Поэтому заявитель должен быть готов к тому, что ему придется заплатить определенную сумму за участие в торгах.
3. Вся документация предоставляется на русском языке. Если заявку на участие в тендере подает иностранное предприятие, то бумаги составляются на русском языке и на языке предприятия-заявителя.
4. Все бумаги, поданные для участия в тендере, должны быть прошиты и опечатаны.
5. Заявка на участие подается в запечатанном конверте.
6. В документацию для тендеров разрешено вносить изменения до того момента, пока не истек срок их подачи.
7. Заявитель может отозвать или отменить заявку до того, как срок подачи документов истечет.
8. Если при проверке документации заказчик обнаруживает ошибки или нехватку какого-либо документа, он вправе отказать заявителю в принятии заявки. Иногда, когда ошибки присутствуют, но заказчик считает их несущественными, заявление на участие принимается.

Подготовка документов для проведения тендера

Все бумаги, объем которых более одного листа, должны быть прошиты. Тем, кто решил подготовить документацию самостоятельно, не будет лишним изучить информацию о том, как прошивать документы для проведения тендера.

Сшивание защищает документацию от подделки и уже давно признано самым надежным способом подтверждения подлинности многостраничных документов. Если документ очень объемный и состоит из большого количества листов, то его делят на небольшие стопки, которые сшивают по отдельности, а потом все стопки собираются в один документ, сбоку которого прикрепляется картонная корочка.

Чтобы сшить бумаги для проведения тендера, понадобится:

• шило или дырокол;
• печать;
• клей для бумаги;
• иголка и банковский шпагат (либо суровые нитки);
• печать;
• лист бумаги размером примерно 6х4 см.

Сам процесс сшивания несложен, но проводить его следует аккуратно, чтобы не повредить сам документ и не испортить его внешний вид. Неаккуратно сшитые и смятые листы, скорее всего, создадут у комиссии негативное представление о заявителе. Все листы должны быть пронумерованы в обязательном порядке. Если на них сохранились скрепки или скобки, их нужно удалить.

Примерно посередине левого поля шилом делается несколько отверстий. Они должны располагаться вертикально на одном уровне. Расстояние между проколами должно быть около 3 см. Затем листы прошиваются, а остаток нити выводится на обратную сторону последнего листа. Длина хвостика нити должна быть не менее 6 см. Концы нитей связываются на узел и прижимаются к бумаге. Сверху на них клеится лист неплотной бумаги, под которым должен отчетливо просматриваться узелок.

Вся закупочная документация заказчика может храниться как в электронном, так и в бумажном виде. При этом, в соответствии с действующим законодательством, есть список регистров организации-заказчика, подлежащих обязательной сохранности в бумажной форме.

В 44-ФЗ нет строгого регламента по сохранению всех закупочных регистров.Хранение документов по закупкам должно включать следующие оперативные материалы:

• конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017);
• документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся также в течение минимум 3 лет (ч. 13 ст. 90 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017).

Таким образом, минимальный срок хранения документов по закупке,в соответствии с 44-ФЗ, составляет три года. По истечении данного периода организация может либо продолжать хранить регистры, либо уничтожить их.

Порядок сохранности документальных материалов прописан также в следующих нормативно-правовых актах:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Министерства культуры № 558 от 25.08.2010.

В пунктах 272-279 Приказа Минкульта также затрагивается хранение документации по закупкам. Согласно данной норме, все закупочные регистры надлежит хранить минимум 5 лет, за исключением материалов по крупным и особо крупным заказам, которые должны сохраняться не менее 10 лет.

Таблица сроков хранения

Представляем данные о периоде сохранности документации госзаказа в таблице:

Как установить сроки

Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и период сохранности регистров госзаказа. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.

Период, в течение которого нужно хранить регистры госзаказа, не может быть меньше установленного в 44-ФЗ.

Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).

Также приказом утверждается перечень документации, которую будет хранить заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.

Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в документе ответственные лица должны поставить свои подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.

Закупки регулируются не только законами и подзаконными нормативными актами, но и внутренними документами компании. И для заказчика, и для поставщика важно уметь работать с этими документами и анализировать их для того, чтобы при закупках сотрудничество было взаимовыгодным и обходилось без конфликтов.

Знание о документах, регулирующих закупочную деятельность, необходимо для эффективного ведения бизнеса и заказчикам, и поставщикам. Заказчики должны понимать правила результативного и в то же время легального составления документов, позволяющих учесть специфику своей деятельности и использовать наиболее продуктивные закупочные инструменты. Поставщики со своей стороны имеют шанс расширить свой рынок сбыта в том случае, если знают, что и как читать в этих документах, иными словами, умеют находить и анализировать их. Не говоря уже о том, что почти любая компания в реальной жизни выступает и заказчиком, и поставщиком.

Однако для того, чтобы не запутаться в массиве внешне схожих бумаг, разговор о регулирующих закупки документах необходимо начать с разъяснений по крайней мере базовых моментов регулирования закупок в России.

Законодательство о закупках

Закупки в России, проводимые организациями, делятся на коммерческие и регулируемые. Коммерческие закупки проводятся в соответствии с общими нормами гражданского и антимонопольного права. Правила проведения регулируемых закупок установлены нормами специального законодательства.

В регулируемые закупки входят регулируемые государственные и муниципальные закупки (регулируемые закупки сегмента b2g) и регулируемые закупки социально значимых коммерческих организаций (регулируемые закупки сегмента b2b). Правила регулируемых закупок сегмента b2g установлены Законом о контрактной системе закупок для госнужд (Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее - Закон № 44-ФЗ)) и подзаконными нормативными актами, принятыми для его исполнения. Правила регулируемых закупок сегмента b2b определяются Законом о закупках товаров отдельными видами юрлиц (Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ (далее - Закон № 223-ФЗ)), принятыми для его исполнения подзаконными нормативными актами, а также корпоративными правилами проведения закупок. Документация каждой конкретной закупки регулируемого заказчика должна соответствовать правилам проведения регулируемых закупок, установленным перечисленными выше документами.

Важнейшими требованиями к регулируемым закупкам, предъявляемыми законодателем, являются:

• транспарентность;
• конкурентность.

Для обеспечения прозрачности все ключевые сведения о регулируемых закупках публикуются на официальном сайте www.zakupki.gov.ru . В частности, на этом сайте публикуются:

• корпоративные правила проведения закупок;
• документация каждой закупки;
• контракты, подписанные по результатам закупок.

Для обеспечения конкуренции каждая регулируемая закупка по умолчанию должна проходить посредством соревнования между потенциальными поставщиками за право заключить контракт с заказчиком (однако Законом № 44-ФЗ и корпоративными правилами проведения закупок предусматриваются отдельные исключения из этого требования). Соревнование между поставщиками проводится по определенными процедурам.

Для регулируемых закупок сегмента b2g установлено 12 видов таких процедур. Основными видами являются аукцион и конкурс. Победителем аукциона становится поставщик, запросивший самую низкую цену за свою поставку. Победителем конкурса становится поставщик, предложивший лучшие условия поставки. Аукционы используются в первую очередь для приобретения стандартизированной продукции, широко представленной на рынке. Конкурс используется для приобретения нестандартных товаров, работ или услуг, а также в том случае, когда для достижения цели закупки цена не является главным фактором. При закупках относительно небольших объемов в сегменте b2g используются упрощенные конкурсы и упрощенные аукционы.

В электронной форме в сегменте b2g в настоящее время проводятся исключительно аукционы. И лишь на пяти площадках, назначенных государством. В ближайшем будущем планируется проводить в электронной форме все конкурентные процедуры закупок сегмента b2g.

Для регулируемых закупок сегмента b2b используются десятки разновидностей процедур соревнований между потенциальными поставщиками, в том числе сложные и комбинированные процедуры. Каждая из этих процедур по желанию заказчика может быть проведена в электронной форме, и в настоящее время заказчик сам имеет право выбрать ту электронную площадку, на которой он будет проводить закупки в электронной форме. Для социально значимых коммерческих организаций Закон № 223-ФЗ и принятые для его исполнения подзаконные нормативные акты устанавливают базовые требования ведения закупочной деятельности, направленные:

• на эффективное расходование заказчиком своих закупочных бюджетов;
• развитие конкуренции между его поставщиками;
• поддержку малого бизнеса.

Конкретные механизмы исполнения этих правил коммерческие организации обязаны описать в своих корпоративных правилах проведения закупок. В них же определяются процедуры соревнования между поставщиками за право заключить контракт с заказчиком.

Документы по закупкам компании

Нормативные правовые акты, устанавливающие правила проведения закупок, определяются статусом заказчика. При этом каждая конкретная закупка регулируется еще и закупочной документацией, которую разрабатывает сам заказчик.

У большинства заказчиков документация должна соответствовать не только законодательству, но и корпоративному закупочному стандарту, который таким образом занимает в этой иерархии срединное положение между законодательством и собственно документацией о закупках. Для субъектов b2b корпоративный закупочный стандарт, который в их случае именуется положением о закупках, является обязательным.

Помимо закупочной документации и закупочного стандарта для любого хотя бы относительно крупного заказчика для полноценной и слаженной работы структурных подразделений необходимы внутренние регламентирующие документы, определяющие порядок проведения закупочной работы. Это может быть регламент согласования заявок на проведение закупки, регламент работы отдела закупок, положение о деятельности закупочной комиссии и т.п. В большинстве случаев разработка таких документов законодательством прямо не предписана, однако и не запрещена, а работу заказчика эти документы значительно облегчают.

В обобщенном виде иерархию документов, регулирующих закупочную деятельность, можно представить в виде таблицы (см. ниже).

Документы, регулирующие закупки

Закупки без рисков

Независимо от уровня документа его содержание подчиняется общим законам юридической техники и логики нормативного регулирования. Разумеется, и тем и другим можно пренебрегать, но такое пренебрежение повышает риск неопределенности норм и их произвольного толкования. Это, в свою очередь, создает условия для злоупотреблений как со стороны заказчика, так и со стороны поставщиков. Оспоримость закупок и разбирательства по поводу их проведения в этом случае неизбежны.

Для минимизации таких рисков на стадии разработки документа важно помнить по крайней мере базовые правила юридической техники.

1. Иерархичность. Нормативный акт нижестоящего уровня не должен противоречить акту вышестоящего уровня. Акт нижестоящего уровня содержит специальные нормы по отношению к акту вышестоящего уровня, развивает и конкретизирует его положения.
2. Структурированность. Документ должен быть разбит на тематические пункты и подпункты. Пункты объединяются в разделы. Каждый структурный элемент документа должен содержать нормы, объединенные одной темой. Структурные элементы документа нумеруются, причем каждый уровень имеет свою нумерацию, позволяющую однозначно идентифицировать каждую норму (например, "подпункт "а" пункта 2.1 второго раздела").
3. Лаконичность. Для формулировки нормы необходимо использовать настолько простые и лаконичные термины и фразы, насколько это возможно без ущерба для ясности.
4. Ясность. Каждая норма должна иметь очевидное значение, и это значение должно быть одно и только одно. Двусмысленность нормы не допускается.
5. Единообразие. Каждый термин, используемый в документе, имеет одно и только одно значение. Каждое понятие в документе обозначается одним и только одним термином.

Любой конкурс сопровождается конкурсной документацией, которая представляет собой совокупность информации, необходимой потенциальным участникам для оформления и подачи заявки на участие. Цель документации: донести до потенциального участника условия проведения закупки, обозначить ее предмет и технические характеристики, информировать его о методах рассмотрения и оценки заявок и выявления победителя. Состав конкурсной документации в открытых запросах предложении достаточно стандартен, рассмотрим все ее элементы по порядку.

Извещение о проведении конкурса

Извещение – это документ, объявляющий конкурс. В нем содержатся основные сведения о конкретной закупке. Здесь указываются:

• номер закупки;
• название закупки;
• валюта конкурса;
• способ закупки;
• дата публикации;
• сведения об организаторе, в том числе наименование, тип, юридический и почтовый адреса, контакты ответственного лица;
• срок проведения процедуры, в том числе дата и время окончания срока приема заявок, их вскрытия и подведения итогов;
• предмет договора;
• начальная цена, ставка НДС, валюта;
• требования к денежному обеспечению заявки или исполнения договора;
• условия договора;
• имеющиеся ограничения по участию в конкурсе;
• сведения о заказчике, с которым подписывается договор (организатор и заказчик могут быть разными лицами или одним лицом);
• перечень товаров и указание их номенклатурной направленности.

Извещения на ЭТП формируется автоматически при заполнении организатором конкурса необходимой информации.

Документация по конкурсу

Сама документация по конкурсу обычно представляет собой инструкцию для участника, в которой рассматриваются следующие вопросы:

• описываются общие положения проводимой закупки (общие сведения, термины, требования к потенциальным участникам, прочие вопросы);
• приводится инструкция по участию в закупке (приводится общий порядок проведения конкурса, порядок публикации извещения и предоставления данной документации участникам, вопросы подготовки и подачи заявок возможными претендентами, вопросы проведения вскрытия заявок, их анализа и оценки, проведения процедуры уторговывания и последующего подписания договора);
• приводится инструкция по подготовке заявок участников (указывается перечень необходимых документов и требования к их заполнению и оформлению);
• представляется информационная карта конкурса (содержит информацию, аналогичную той, которая представлена в извещении);
• приводятся образцы всех форм, которые потенциальный участник должен заполнить и приложить к заявке;
• приводится проект договора (и при необходимости проект спецификации на поставку);
• указываются технические характеристики предмета закупки или иные требования, предъявляемые к нему;
• приводится методика оценки заявок потенциальных участников и выявления среди них победителя.

Документация по конкурсу – сводный документ, максимально раскрывающий все условия проведения закупки.

Проект договора

В документацию обязательно входит проект договора, с которым потенциальный участник должен ознакомиться. Практически всегда в документации есть пункт о том, что этот проект обязателен к подписанию поставщиков в случае его победы, поэтому ознакомиться с его текстом надо заранее. Если у вас есть какие-то возражения, то стоит рассмотреть вопрос либо об отказе от участия в конкурсе, либо попытаться решить имеющиеся противоречия с заказчиком.

Перечень позиций закупки

Перечень закупаемых товаров, работ, услуг присутствует в конкурсной документации обязательно, ведь это одна из основных частей конкурса. Здесь указывается: что хочет заказчик, в каком количестве, в какие сроки, с какими техническими характеристиками и другими условиями.

Проект спецификации на поставку

Проект спецификации обычно идет как приложение к проекту договора, здесь указывается перечень продукции, сроки и иные условия поставки. Проект спецификации может дополнять собой перечень позиций закупки или заменять его.

Техническое задание

Техническое задание – документ, содержащий технические требования заказчика к закупаемым товарам, работам, услугам. Здесь отражаются:

• общие требования;
• требования к стандартам на заявленные позиции и их сертификации;
• требования к безопасности и охране окружающей среды;
• требования к сопроводительной документации на товар, работы, услуги;
• требования к контролю качества продукции;
• требования к приемке продукции, ее транспортировке, хранению;
• условия поставки: условия, место, сроки поставки и грузополучатели;
• прочие условия, важные для заказчика.

Перечень лимитных цен

В конкурсах, по которым установлена лимитная сумма (максимальная сумма предложения потенциального участника с учетом НДС и всех расходов), конкурсная документация может содержать перечень лимитных цен попозиционно. В этом случае, в документации по конкурсу в требованиях к оформлению коммерческого предложения заказчик прописывает, что предложение участника не может превышать общую сумму лимита, в том числе отдельно по каждой позиции.

Методика анализа и оценки заявок

Методика включает в себя перечень критериев, по которым проводится оценка заявок, а также правила выставления оценок каждой заявке. В этой части конкурсной документации прописываются условия отклонения заявок и порядок выявления победителя среди тех, чьи заявки были допущены к оценке.

Приложения

В число приложений к конкурсной документации могут входить:

• формы документов, которые участник должен заполнить и приложить к заявке – они могут быть приведены по отдельности, в одном приложении или вставлены в документацию по конкурсу;
• форма уведомления о намерениях принять участие в закупке – документ, который необходимо заполнить и отправить заказчику, для выражения своих намерений стать участником конкурса. На ЭТП такое уведомление подается в электронном виде с помощью функционала площадки, никаких файлов заполнять не надо.
• схема оформления конверта – для закупок, проводимых в бумажном виде. Конверт с вашей заявкой должен быть оформлен надлежащим образом по образцу, чтобы заказчик мог идентифицировать его и принять.

Это основные элементы конкурсной документации практически всех закупок. При необходимости заказчик может добавить какие-либо другие документы, если они содержат важную информацию, необходимую для проведения конкурса.

Участие в тендере предполагает выполнение конкретного заказа, условия по которому расписаны в тендерной документации. К компаниям-участникам выдвигаются конкретные требования, в том числе к количеству и качеству необходимых работ, товаров или услуг. Чтобы заказчик смог оценить потенциального исполнителя, а также его предложение, участнику тендера необходимо собрать соответствующий пакет документов. Правильный перечень документов для участия в тендере, а также корректное их оформление - важнейшее условие для принятия участия в закупке. Так какие документы нужны для участия в тендерах госзакупки?

Особенности подаваемых документов

При проведении тендера Документооборот регулируется :

1. ФЗ №223 - закупки компаний, которые имеют государственное участие;

2. ФЗ №44 - государственные торги.

Регламентирование закупок частных компаний не осуществляется, поэтому перечень документов в указанном случае может быть различным.

В общем, список документов необходимых для отправки для участия в тендере в 2016 - 2017 году может состоять из двух частей:

1. предприятие в первой части подает заявление на участие, которое заверено печатью. Также подается коммерческое предложение, а также доказательства соответствия качества услуг, презентацию предлагаемых услуг или товаров;

2. во второй части указывается вся информация об участнике:

1) регистрационные данные;

2) лицензии, которые дают вести обозначенную деятельность;

3) государственные свидетельства и справки;

4) бухгалтерская отчетность;

5) предоставление финансового обеспечения и подтверждение предпринимательской состоятельности.

Заявление на участие должно включать согласие компании с условиями конкурса, в том числе быть оформлено на соответствующем фирменном бланке. К тому же должно быть заверение, что нет задолженностей или иных финансовых препятствий.