Какие справки нужно выдать работнику при увольнении. Оформление документов при увольнении. Какие документы выдаются при увольнении

Перечень документов, которые работодатель обязан выдать сотрудникам при увольнении, одинаков для всех сотрудников независимо от основания увольнения.

Трудовая книжка

В день прекращения трудовых отношений с работодателем работник обязательно должен получить на руки свою трудовую книжку. В ней должна содержаться запись о приеме сотрудника на работу на определенную должность, записи о перемещениях в компании на разных должностях, если они имели место.

В конце – запись об увольнении с обязательным указанием статьи Трудового кодекса, являющейся основанием причины увольнения.

Сам сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Если сотрудник не может забрать трудовую книжку в день увольнения, то работодатель должен направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или по согласованию с работником отправить ее по почте.

Справка по форме 2-НДФЛ

Для получения справки по форме 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление.

Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказ работодателя в выдаче справки неправомерен. За отказ в выдаче справки по форме 2-НДФЛ работодатель может быть привлечен к ответственности.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению

Справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению, увольняющийся сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС.

Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого. При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по почте.

Сведения персонифицированного учета

С 2017 года сведений персонифицированного учета, которые работодатель должен выдавать работникам при увольнении, стало больше.

Выписка из отчетности по страховым взносам

Это раздел 3 заполненный в отношении увольняющегося сотрудника. При заполнении нужно указать код периода, в котором увольняется сотрудник.

В случае увольнения работника в 2017 году ему нужно выдать и сведения за все предыдущие периоды. То есть в момент увольнения в 2017 году работник получит на руки выписки из РВС-1 за 2016 и более ранние годы.

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ

По общему правилу отчет в ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ все работодатели впервые сдают за 2017 год в 2018 году (не позднее 1 марта). Однако в случае выхода сотрудника на пенсию в 2017 году по старости, СЗВ-СТАЖ надо сдать в ПФР досрочно, не позднее трех дней со дня обращения сотрудника за назначением пенсии. Это касается как работников по трудовым договорам, так и по гражданско-правовым договорам.

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ (выписку по конкретному работнику) работодатель обязан выдать на руки сотруднику, который увольняется без выхода не пенсию. Отчет предоставляют в день увольнения работника. Или в день расторжения гражданско-правового договора. Сдавать досрочный отчет в ПФР в таком случае не нужно.

Датируйте СЗВ-СТАЖ последним днем работы сотрудника. Тип отчета – «Назначение пенсии».

Далеко не все знают, какие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию должен выдать работодатель. Работодатель, согласно ст. 84.1 ТК РФ , должен выдать работнику копии всех документов, которые имеют отношение к работе данного сотрудника. Делается это в течение трёх дней после получения письменного заявления сотрудника о выдаче документов. Это кадровые бумаги, и выдаются они в отделе кадров.

Также при увольнении сотрудника по собственному желанию работодатель должен выдать ему справки, которые можно получить в бухгалтерии. Они также выдаются по письменному заявлению сотрудника.

Документы, которые обязан выдать работодатель

Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.

1. От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
2. Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
3. Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
4. Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
5. Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
6. Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
7. Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.

Работодатель обязан выдать следующие документы:

• трудовую книжку;
• справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
• иные документы по письменному заявлению от работника.

К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:

• приказ о приёме данного сотрудника на работу;
• приказы о повышении работника в должности;
• приказы о переводе работника в другие отделы;
• трудовой договор;
• допсоглашения, если они заключались;
• медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
• приказ об увольнении;
• трудовая книжка.

Работодатель должен выдать не оригиналы документов, а их копии. Только трудовая и медицинские книжки выдаются в оригинале.

Если увольняющийся работник является плательщиком алиментов, то в течение трёх дней после увольнения работодатель обязан сообщить судебному приставу сведения об увольнении. Эти же сведения он обязан сообщить и получателю алиментов. Уведомление приставам должно быть составлено в письменной, но произвольной форме. В нём нужно сообщить не только о факте увольнения, но и указать новое место работы или адрес, по которому проживает уволившийся работник. Если работодатель не сообщит эти сведения в установленный срок, то его можно привлечь к ответственности.

Справки при увольнении

Также работник должен получить различные справки в бухгалтерии работодателя. Справка о заработке понадобится увольняющемуся работнику для того чтобы предъявить ее новому работодателю. На основании этих данных, новый наниматель будет рассчитывать различные пособия:

• по нетрудоспособности;
• по беременности и родам;
• по уходу за ребёнком.

В справке нужно указать:

• сведения о работодателе;
• сведения о работнике;
• выплаты работнику, на которые начисляли соц¬взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
• количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).

Ещё один документ - справка о среднем заработке за последние 3 месяца. Этот документ понадобится для постановки работника на учёт в центре занятости в качестве безработного.
Сведения персонифицированного учёта. Если работник настаивает, то работодатель должен дать ему 3 справки:

• по форме СЗВ - М;
• по форме СЗВ - СТАЖ;
• раздел 3 расчёта по страховым взносам.

Эти справки нужны для начисления пенсии работнику. Также работник имеет право запросить сведения для того, чтобы убедиться в правильности передачи данных в ПФР. Отчёты по форме СЗВ - М и СЗВ - СТАЖ формируются только по увольняющемуся сотруднику. Другие работники не упоминаются.

Важно! Работодатель должен получить от работника подтверждение того, что эти сведения персонифицированного учёта он получил.

Это можно сделать 2 способами:

• можно попросить его расписаться на экземплярах работодателя;
• можно завести отдельный журнал.

Справка по форме 2-НДЛФ о начисленных и уплаченных налогах. Работодатель обязан выдать такую справку работнику. В ней содержатся сведения не только о заработной плате, но и обо всех выплатах на которые начислялись страховые взносы, а также сведения о бывшем работодателе.

Эта справка применяется на новом месте работы, если работник имеет право на получение налогового вычета по основаниям ст. 218 - 220 НК РФ.

В поле «Признак» нужно указать:

• 1 - если НДФЛ был удержан со всех доходов увольняющегося работника;
• 2 - если у сотрудника был такой доход, с которого налог не был удержан.

Все документы выдаются в день увольнения работника. Они могут быть вручены как лично в руки, так и высланы работнику по почте. Для этого работник должен написать письменное согласие. Все копии документов должны иметь печать «копия верна» и быть заверены печатью работодателя. Все бухгалтерские справки также должны содержать печать работодателя. Без этого они не имеют своей законной силы. Работодатель не имеет права задерживать выдачу документов. Это может быть расценено как препятствие в трудоустройстве, и работник в таком случае имеет право обратиться в суд.

Что делать, если документы не выдают

В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые - по письменному заявлению работника.

Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.

Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.

Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.

Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:

• написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
• направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.

В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:

• написать жалобу в инспекцию по труду;
• написать жалобу в прокуратуру.

Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:

• при личном посещении;
• почтовым отправлением;
• через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.

Сейчас наиболее популярный способ подачи обращений от граждан - с помощью онлайн - приёмных через официальные сайты государственных органов. Срок рассмотрения обращения - 30 дней с момента регистрации документа. При подаче жалобы через интернет, датой регистрации является дата получения заявителем электронного уведомления.

В жалобе на работодателя необходимо указать причину её подачи. В данном случае стоит применить такую формулировку: «Прошу привлечь работодателя за нарушение трудового законодательства к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и выдать предписание о выдаче мне, в соответствии со ст. 62 ТК РФ, документов за период моей работы». Соответствующими надзорными органами будет проведена проверка. Если такое нарушение совершено впервые, то работодателю может быть вынесено только предупреждение или наложен минимальный штраф. Если же подобное происходит регулярно, и работодатель уже привлекался к ответственности со стороны инспекции или прокуратуры, то размер штрафа возрастает в несколько раз.

Выплаты при увольнении

При увольнении по собственному желанию работнику положены обязательные и необязательные компенсации. К обязательным относятся те, которые предусмотрены законодательством. К необязательным относятся те, которые предусмотрены локальными нормативными актами.

При увольнении сотрудника по его собственной инициативе, работодатель должен ему выплатить:

• заработную плату за фактически отработанное до даты увольнения время;
• компенсацию за неиспользованный отпуск;
• пособие по нетрудоспособности, если работник заболел в период обязательной отработки.

Зарплата за фактически отработанное время считается за те дни в текущем месяце, которые ещё не были оплачены, и в течение которых увольняющийся работник фактически присутствовал на работе. Компенсация за отпуск полагается всем работникам, которые не успели использовать дни своего законного отдыха в текущем рабочем году вплоть до даты увольнения. Если работник отработал 11 месяцев перед увольнением и не ходил в отпуск, то он имеет право на получение компенсации в полном объёме.

По соглашению между работником и работодателем сотрудник может уйти в отпуск перед увольнением, используя накопившиеся у него дни. Если он их не отгуляет, то компенсацию нужно будет выплатить при увольнении. К необязательным выплатам относится выходное пособие, которое может быть предусмотрено коллективным договором. Его выплата - это исключительная инициатива работодателя. Но если она предусмотрена локальным нормативным актом, то выплатить её необходимо.

Размер выходного пособия определяется также самим работодателем. Он может быть установлен в фиксированной сумме или же напрямую зависеть от оклада увольняющегося.
Например, может быть прописано, что при увольнении работнику (вне зависимости от его должности и квалификации) выплачивается пособие в размере 50 000 рублей. Или же можно указать: «в размере трёх окладов». Все выплаты должны быть произведены в последний рабочий день увольняющегося работника. Об этом сказано в ст. 140 ТК РФ. Если работник, по каким-либо причинам (уважительным), отсутствует на рабочем месте в свой последний рабочий день, то выплаты производятся не позднее следующего дня. Средства могут быть выданы на руки или же переведены на банковскую карту работника.

Заключение

Выдача увольняющемуся сотруднику предусмотренных денежных средств и документов - это обязанность работодателя. При уклонении от её выполнения, работодателя можно привлечь к административной ответственности.

Увольнение сотрудника - это ответственная операция, как для самого работника, так и для работодателя.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

При осуществлении процедуры необходимо придерживаться четкой схемы, а также соблюдать все правила заполнения документов: как необходимых для ведения процесса, так и тех, что в последующем будут переданы сотруднику.

Порядок действий

Расторжение трудового договора может быть осуществлено по многим причинам.

Каждая из них включается в одну из нескольких групп:

• по собственному желанию;
• в результате ликвидации компании;
• нарушение одной из сторон условий, оговоренных в трудовом договоре;
• соглашение сторон;
• сокращение штата;
• перевод сотрудника на новое место работы или на новую должность;
• ликвидация компании;
• инициатива работодателя.

Также основанием для увольнения может послужить окончание действия трудового договора, но данный документ можно и продлить.

Однако, есть ситуации, при которых начало процесса увольнения не зависит ни от сотрудника, ни от руководителя компании:

• призыв работника в армию или на альтернативную службу;
• восстановление сотрудника на старой должности, по причине решения гос. инспекции или суда;
• судебный запрет на работу в конкретном учреждении;
• признание нетрудоспособности лица на основании медицинских заключений.

К независимым основаниям также можно отнести и форс-мажорные ситуации, при которых одна из сторон трудового договора погибла или признана пропавшей.

Правила оформления

1. Сотрудник подает заявление, в котором указывает причины, по которым он решил разорвать договор с работодателем.
2. Заполненное заявление передается руководителю компании или в отдел по работе с персоналом.
3. На основании полученного документа начальство издает приказ об увольнении работника.
4. Сотруднику предоставляют приказ об его увольнении, в случае соглашения с его условиями он должен поставить свою подпись в документе.
5. Приказ передается в отдел кадров и в бухгалтерию для начала сбора документов.
6. Далее следует отработка, занимающая 14 календарных дней.
7. В последний день отработки происходит увольнение.

До конца последнего дня работник должен получить все необходимые выплаты, а также пакет документов. Их наличие обязательно.

Неправильно заполненные документы при увольнении могут помешать гражданину устроиться на новую работу.

Закон

Как и другие виды процессов, совершаемых во время трудовых отношений, увольнение регулируется Трудовым кодексом и Федеральными законами РФ.

При этом фигурирующий в нем пакет документов нуждается в дополнительном надзоре со стороны Налогового кодекса.

В итоге, перечень бумаг должен соответствовать:

• пункту третьему части 2 статьи 4.1 ;
• пункту четвертому статьи 11 ФЗ № 27;
• пункту третьему статьи 230 НК РФ;
• статье 84.1 ТК РФ.

Документы при увольнении

Для того чтобы увольнение прошло без задержек, необходимо соблюдать правила использования и заполнения документации. В процессе участвует приказ об увольнении сотрудника, составленный на основании того или иного документа. Здесь все зависит от конкретной ситуации.

В качестве основания может выступать , соглашение сторон и другие документы.

В случаях, когда сотрудника увольняют по причине того, что он нарушил условия договора, в качестве оснований предоставляются, так называемые, материалы расследования.

В них обычно вносят такие нарушения, как:

• злоупотребление рабочим положением;
• употребление алкоголя на работе и т. д.

При этом, в процессе могут участвовать и объяснительные от сотрудников, которые могут предотвратить увольнение.

При увольнении другими способами в качестве основания привлекаются иные документы. К примеру, можно рассмотреть несколько ситуаций расторжения трудового договора.

По собственному желанию

В 2020 документы при увольнении по собственному желанию оформляются на основании заявления от сотрудника. Законодательство позволяет оформлять бумагу в свободной форме.

Основными требованиями являются обращение к руководителю компании и краткое изложение причин для увольнения.

Также стоит отметить, что документ заполняется как в печатном, так и в письменном виде на листе бумаги формата А4.

После заполнения необходимо указать дату составления, а также личную подпись сотрудника. Далее документ передается в отдел кадров или руководителю, который обязан принять заявление, и начать процесс увольнения.

По соглашению сторон

В случае, если увольнение должно быть осуществлено , инициатором может выступать как работодатель, так и сотрудник. Последний может оповестить начальство о своем решении в письменном виде. В ходе беседы работник с начальником составляют соглашение.

Во время решения вопросов о проведении и итогах увольнения стороны могут составить документ о соглашении.

В него необходимо внести все оговоренные моменты, а также указать на наличие соглашения между сторонами. Обычно документ подтверждается подписями сторон, и одна из копий остается у работника на случай непредвиденных ситуаций.

После составления соглашения, работодатель на основании данного документа составляет приказ об увольнении, и начинает процесс по расторжению трудового договора.

По сокращению штата

В качестве основания для увольнения служит приказ о сокращении. В него вносится список лиц, которые подлежат увольнению.

Основное условие при таком способе расторжения трудового договора обязывает руководителя предупредить работников о готовящемся сокращении минимум за полгода до начала процесса увольнения с должностей.

Кроме того, работодатель должен по возможности представить сокращенным сотрудникам рабочие места в своей компании в качестве альтернативы.

Полное увольнение происходит в случае отсутствия таковых или отказа работника от предлагаемой должности.

Под сокращение чаще всего не попадают сотрудники, у которых есть разнообразные льготы. К примеру, никто не может увольнять беременных женщин или работников с многодетными семьями. Также мало кто станет расторгать договор с ценными сотрудниками, выполняющими поставленные трудовые задачи.

Какие должны выдать работнику?

В день увольнения работодатель обязан передать сотруднику , которые в дальнейшем могут помочь гражданину в трудоустройстве.

Среди них обязательно должна находиться трудовая книжка, а также справка 2-НДФЛ. Помимо них, могут быть вручены и другие документы, которые так или иначе связаны с работой.

Трудовая книжка

При выдаче трудовой книжки увольняющемуся работнику, в нее должна быть внесена определенная запись.

Она должна содержать статью (с точным упоминанием части и пункта), по которой было прекращено действие трудового договора с точной формулировкой из Трудового кодекса.

Запись должна быть заверена печатью компании, а также подписью сотрудника, вносившего ее в трудовую книжку работника.

Если в записи найдена ошибка, независимо от того, фактическая она или орфографическая - работник вправе потребовать ее исправления. Для этого вносится корректировочная запись, после чего снова прописываются причины увольнения, но уже в исправленном варианте.

Ни в коем случае нельзя корректировать запись путем перечеркивания или замазывания совершенных ошибок штрихом, так как в такой ситуации гражданину будет достаточно трудно найти новое место работы.

При получении трудовой книжки работник должен также расписаться в личной карточке, которая имеет унифицированную форму «Т-2».

2-НДФЛ

Помимо трудовой книжки, основным документом при увольнении является справка, оформляемая по форме 2-НДФЛ.

Если при увольнении данная справка не была выдана - то работник может составить письменное заявление на ее получение.

Справка должна быть вручена в день увольнения, однако, в некоторых случаях она может быть выписана позже и отправлена через почту. Но для этого потребуется согласие от самого работника.

Однако некоторые руководители выполняют свои обязанности недобросовестно и иногда забывают предоставить определенные документы при увольнении по собственному желанию , предназначенные именно для покидающего рабочий пост физического лица, которые могут ему потребоваться в различных жизненных ситуациях.

В связи с этим предлагаем обсудить в данной статье список документов, которые должны быть выданы при увольнении по собственному желанию.

А также поговорить о том, какие документы нужны при увольнении по собственному желанию от самого сотрудника.

Список документов от сотрудника для увольнения

Как известно, прекращать деловые отношения без определенных на это причин, регламентированных законодательными актами, запрещено.

Поэтому, если открыть Трудовой кодекс Российской Федерации и найти в нем третий пункт 77 статьи , то руководитель организации может обрести полную уверенность в том, что собственное желание работника служит достаточно весомым основанием для увольнения.

СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Для того чтобы разобраться со сроками предоставления документов при расторжении трудового соглашения по собственной инициативе сотрудника, а также другими правилами, относящихся к тому, как это правильно сделать, нужно ознакомиться со статьей под номером 80 , которая также находится в Трудовом кодексе.

Главным условием, которое необходимо для того, чтобы работник забрал, положенный ему при увольнении список документов, является предварительное получение руководителем некоторых деловых бумаг от него самого .

Таким образом, сначала сотрудник должен предоставить работодателю определенный пакет документов.

Какие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию ему нужно иметь на руках:

Какие документы должны выдать при увольнении по собственному желанию?

Подача физическим лицом всех требуемых для аннулирования трудового соглашения документов, на основании которых руководитель подготавливает все остальные бумаги и в последствие увольняет сотрудника, как правило, еще не является завершающим этапом и не дает право навсегда попрощаться сторонам, чьи деловые отношения были ранее скреплены с помощью договора.

Чтобы окончательно завершить процедуру увольнения, работодатель должен вернуть бывшему работнику все, полагающиеся ему документы . Вот почему важно знать какие документы нужно забрать при увольнении по собственному желанию, а также, какие справки должны выдать при увольнении по собственному желанию.

ВАЖНО! В обязанности работодателя входит оформление далеко не всех документов, которые выдаются при увольнении, некоторые из них сотрудник должен потребовать самостоятельно.

Предлагаем рассмотреть список документов, которые может получить работник непосредственно в день увольнения:

ВНИМАНИЕ! Вышеперечисленный список документа не является исчерпывающим. В исключительных случаях у физических лиц, расторгнувших трудовой договор, может возникнуть потребность в получении документа, предоставляющего данные о страховом стаже работника, или же справки, содержащей информацию за отчетный период об индивидуальном учете физического лица в системе государственного пенсионного страхования. Как вариант, сотруднику может даже понадобиться справка об увольнении по собственному желанию.

Такие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию бывший работник имеет право потребовать от работодателя в последний день его работы. Они могут быть необходимы при получении налоговых вычетов при покупке недвижимости, при расчете пособий в случае преждевременного выхода на пенсию, а также в некоторых других случаях.

Копии и выписки, которые могут пригодиться в дальнейшем

Необходимо отметить, что физическое лицо, прекращающее свою трудовую деятельность в определенной организации по собственной инициативе, кроме получения основного пакета деловых бумаг, должно получить от руководителя копии и выписки из некоторых документов .

Помните, что выдача документов при увольнении по собственному желанию, необходимых физическому лицу входит в обязанность работодателей. Так какие документы нужно взять при увольнении по собственному желанию, помимо перечисленных в предыдущих разделах?

Статьей под номером 62 , входящей в состав Трудового Кодекса Российской Федерации, установлено, что руководитель обязан оформить и выдать, покидающему рабочий пост сотруднику, выписку из трудовой книжки, а также копии следующих документов :

• приказа, на основании которого физическое лицо было зачислено на работу и приступило к выполнению своих трудовых обязанностей.
• Приказа о прекращение деловых отношений между сторонами трудового договора.
• Приказа, содержащего распоряжение о переводе сотрудника на более высокооплачиваемую должность.
• Приказ, накладывающий на сотрудника определенные санкции за совершение дисциплинарного проступка.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если у сотрудника возникает необходимость в получении копий или выписок из каких-либо других документов, имеющих отношение к его трудовой деятельности, то работодатель обязан их предоставить. Для этого нужно составить заявление и указать в нем перечень всего пакета документов, из которого работнику требуются выписки, либо их копии.

Таким образом, ознакомившись с текстом данной статьи, вы имеете четкое представление о том, какие документы обязан предоставить работодатель, а какие можно потребовать самостоятельно. Помните также, что документы выдаваемые при увольнении по собственному желанию должны быть снабжены всеми необходимыми печатями, зарегисрированы и иметь исходящие номера.

Любому сотруднику, увольняющемуся с предприятия, где он был официально трудоустроен и получал «белую» зарплату, работодатель должен выдать целый комплект документов. В случае с «серой» зарплатой список обязательных к выдаче бумаг тот же, хотя в документации, касающейся заработков сотрудника, будет указана только их официальная часть.

При этом, как и во многих других областях жизни, наблюдается тенденция к росту роли бюрократии в жизни человека. С каждым годом количество документации, которой бухгалтер и кадровик должны снабдить увольняющегося работника, увеличивается. А ведь есть еще и те, которые к выдаче не обязательны, но должны предоставляться гражданину по первому его требованию.

Итак, разберемся, какие документы нужно выдать работнику при увольнении в 2018 году?

Краткий перечень бумаг

Каждому увольняющемуся нужно знать, что в любом случае - при расторжении трудового договора по взаимному согласию, по собственному желанию, в порядке сокращения и даже по статье за допущенное серьезное нарушение или дисциплинарный проступок список основополагающих документов неизменен. Любому сотруднику причитаются следующие документы при увольнении от работодателя в 2018 году:

• расчетный листок;
• медицинская книжка;
• справка о зарплате по форме 2-НДФЛ;
• справки о размерах заработной платы;
• информация о страховом стаже по новой форме СЗВ-М;
• выписка по форме СЗВ-Стаж;
• справка-расчет по страховым социальным взносам.

Выше перечислены только те документы, которые к выдаче обязательны. Если какая-либо справка из этого перечня не была выдана работнику, это является серьезным упущением. Но, кроме всего указанного, любой человек может запросить у работодателя ряд других документов, нужных ему по личным причинам. Отказать в их выдаче он не имеет права.

Разберем суть и назначение каждой бумаги.

Расчетный листок

Расчетный лист - это документ установленного образца, в котором указывается размер зарплаты, аванса, премии и всех удержаний (за испорченный инструмент, в порядке выплаты алиментов и т. п.) из дохода работника, если таковые были ему начислены в законном порядке. Расчетный лист согласно ТК должен выдаваться дважды в месяц, с авансом и основной частью зарплаты, хотя большинство работодателей в целях снижения бюрократических издержек печатают его только один раз в месяц.

При увольнении, перед выплатой расчета на руки или переводом положенной суммы на банковскую карту бухгалтерия обязана выдать гражданину последний расчетный лист. В нем будет подробно указано, сколько ему причитается заработной платы, и за какой срок работы (включая сверхурочные и другую переработку), какова величина пособия и т. д. Основание 136-я статья Трудового кодекса России.

Трудовая

По российскому законодательству это главный документ, удостоверяющий стаж и опыт работника. В него вносится и далее хранится информация о продолжительности работы гражданина на данном предприятии во всех занимаемых должностях, о предыдущих фирмах и компаниях, где он трудился, о полученных наградах и благодарностях, о взысканиях и выговорах. Трудовая книжка хранится у кадровика или в службе персонала организации, но при этом является личной собственностью трудящегося (притом, что оформляет ее всегда работодатель).

Согласно статье 80 ТК России работодатель обязывается выдавать трудовую на руки в день увольнения, в крайнем случае - на следующий день, если увольнение было неожиданным и оформлялось в течение нескольких часов до конца рабочего дня. Любая задержка в выдаче этого документа является нарушением и может привести даже к иску в адрес работодателя, т. к. без нее человек не устроится на другую работу. Если он понесет материальный ущерб по причине невозможности оформиться на новом месте из-за отсутствия трудовой, которую задержал работодатель, то суд может принудить последнего к выплате компенсации (основание - статья 234 ТК).

Если сотрудник не забрал трудовую книжку по своей инициативе, то работодатель обязан направить ему заказным письмом уведомление, в котором напомнить о забытом документе. Он имеет право предложить бывшему работнику отправить ему трудовую по почте. Но на почтовую пересылку трудовой книжки обязательно требуется письменное согласие ее владельца.

Выдается трудовая только под расписку в получении.

Медицинская книжка

Медкнижка для приема на работу требуется только некоторым категориям трудящихся. В основном это лица, занятые в пищевом производстве, а также продавцы продуктовых отделов и некоторые группы сравнительно редких профессий, для которых необходимо хорошее здоровье и общее самочувствие. Медкнижка также является личной собственностью своего хозяина, она должна быть возвращена ему при расчете с ним в последний день работы.

Справка по форме 2-НДФЛ

Какие справки выдаются работнику при увольнении в 2018 году? Основной по-прежнему является известная многим справка по форме 2-НДФЛ. Ее оформление обязательно по первому требованию увольняющегося. Основанием для выдачи служит написанное им заявление. Во многих серьезных организациях (в первую очередь бюджетных) такую справку выдают автоматически. Она требуется в основном для обращения в городскую службу занятости или в налоговую - для получения вычета, если таковой полагается. Следует учитывать, что за недостоверные сведения, внесенные в данный документ, юридическое лицо - работодатель будет оштрафовано.

Срок оформления справки по форме 2-НДФЛ может составлять до 2 недель.

«Зарплатные» справки

Здесь в первую очередь имеется в виду «Справка о сумме заработной платы, других выплат и вознаграждений» за 2 календарных года. В нее включаются сведения обо всех доходах, полученных на работе и облагаемых социальными страховыми взносами, за 2 календарных года. С 2018 года форма данного документа была изменена в соответствии с новым порядком перечисления взносов.

По причине того, что функции ФСС были существенно урезаны, и фактически за фондом осталась только страховка «на травматизм», был изменен ряд формулировок - теперь большая часть информации «по соцстраху» направляется в налоговую. Данная справка необходима для начисления выплат по нетрудоспособности, т. е. оплаты больничного. Должна быть выдана увольняющемуся в день увольнения. В крайнем случае допустима задержка со стороны работодателя на 3 дня.

Эта справка может быть выслана по почте вместе с трудовой, если уволившийся человек изъявил свое согласие на получение документа таким образом.

Кроме того, по требованию работника может быть выдана общая справка о зарплате за 3 последних месяца. В некоторых случаях она требуется при обращении на биржу труда, особенно если работник был уволен по сокращению, а значит, имеет право на пособие по безработице. В ней отражен средний заработок за месяц, который по определенному алгоритму рассчитывается на основе среднедневного заработка.

СЗВ-М и СЗВ-Стаж

Какие в 2018 году появились новые документы, которые бухгалтерия должна выдавать всем при увольнении? В первую очередь - это документация, связанная с новой формой СЗВ-М. В ней отражаются данные, имеющие значение для пенсионного фонда. Согласно закону № 27-ФЗ от 1 апреля 1996, начиная с 2017 года, в любой организации обязаны осуществлять выдачу увольняющемуся работнику выписки из формы СЗВ-М, которую, в свою очередь, он ежемесячно подает в ПФР на всех трудящихся у него сотрудников. Выписка делается за последний месяц работы,

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ (несмотря на то, что сама форма будет полностью введена в документооборот лишь с 2018 года) должна выдаваться, всем увольняющимся, которые не уходят после увольнения на пенсию. При выдаче этой выписки работодатель имеет право не сдавать за данного сотрудника досрочный отчет в ПФР.

Обе выписки гражданин должен получить в свое распоряжение непосредственно в день увольнения. При этом для получения справки СЗВ-М ему требуется написать заявление, датированное последним днем работы.

Расчет взносов на соцстрах

Этот документ являет собой выписку из формы «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», раздел 3 или, в случае, если требуются данные по периоду до 2017 года, часть 6 формы РСВ-1. В них вносятся сведения о взносах на социальную страховку, которые работодатель уплачивает за сотрудника (частью зарплаты они не являются). Расчет взносов на соцстрах также должен быть подготовлен ко дню увольнения трудящегося.

Иная документация

По особому запросу самого увольняющегося работодатель обязан предоставить ему копии других служебных документов, непосредственно освещающих нюансы его трудовой деятельности. Также правом запросить нижеперечисленные бумаги обладают государственные органы, в некоторых случаях - сотрудники отдела кадров или службы персонала той компании, куда перешел работать уволившийся.

Обратите внимание: получить какую бы то ни было информацию можно только в отношении самого себя. Даже из форм, которые заполняются массового на всех трудящихся в компании людей (СЗВ-М, расчеты по соцстраху и т. д.), для выдачи сведений на руки делается «выжимка», касающаяся только одного сотрудника - того, кто увольняется.

Статья 89 Трудового кодекса прямо указывает на то, что у каждого человека есть право запросить любую свою персональную информацию, которая нашла свое отражение в служебной документации. При этом на руки выдаются копии, оригиналы остаются у работодателя.

Это могут быть:

• копии производственных актов о произошедшем несчастном случае на производстве;
• выписки из личного дела;
• копии приказов о награждениях, поощрениях, переводах на другую должность и/или в другое место;копии приказов о выговорах и взысканиях (хотя они-то редко кому требуются);
• копии приказов о приеме и увольнении;
• справки о периодах работы в данной организации;
• справки о зарплате, в т. ч. обо всех отчислениях и удержаниях, которые делаются из нее на законных основаниях;
• сведения о штатном расписании организации (документ выдается только в отношении заявителя), и т. д.

Если вам не выдают какую-либо из этих бумаг, то вы вправе добиваться своего, ссылаясь на статьи 62, 69, 84.1 и 89 Трудового кодекса Российской Федерации. Невыдача или задержка хотя бы одной бумаги чревата для работодателя штрафными санкциями.

Дополнительные документы для пенсионеров

Если сотрудник увольняется, чтобы больше никогда не работать, а лишь пожинать плоды своего труда, то, как будущий пенсионер, он имеет право затребовать сведения, касающиеся собственного трудового стажа, по форме СЗВ-2. Это одна из форм, которая подается работодателем в Пенсионный фонд России. Основание для подачи - сам факт ухода одного из трудящихся на пенсию, неважно по какой причине - по старости, инвалидности или другой. Она имеет собственный бланк.

Человеку, уходящему на пенсию, по его требованию должны сделать копию с заполненного бланка, оригинал которого отправляется в ПФР.

Штрафные санкции

За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю - как организации, в целом, так и ее руководителю персонально - могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.