Когда начинает формироваться дело в текущем делопроизводстве. Формирование дел. Оформление архивного дела. В качестве заключительной формулы вежливости в письмах к организациям используются
Принятие Федерального закона от 28.12.2013 N 421-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О специальной оценке условий труда" - один из важнейших этапов в развитии трудового законодательства и защиты прав работника.
Так, согласно ст. 19.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее по тексту - ТК РФ) отношения, возникающие на основании гражданско-правового договора, могут быть признаны трудовыми отношениями.
Таким образом, работодатель, заключая договор подряда, возмездного оказания услуг, агентский договор и иные договоры с физическим лицом, попадает в "группу риска": отношения, связанные с использованием личного труда, возникшие на основании гражданско-правового договора, но впоследствии признанные трудовыми отношениями, считаются возникшими со дня фактического допущения физического лица, являющегося исполнителем по указанному договору, к исполнению предусмотренных указанным договором обязанностей.
Обратимся к судебной практике. В каких случаях суд признает гражданско-правовые отношения трудовыми, а в каких не находит оснований?
Судебная практика. К. обратился в суд с иском к ООО "XXX" о признании договора возмездного оказания услуг трудовым договором, заключенным на неопределенный срок, обязании внести в трудовую книжку запись о приеме на работу в должности персонального менеджера, обязании заключить на неопределенный срок трудовой договор, взыскании компенсации морального ущерба.
Отказывая в удовлетворении заявленных по делу требований, суд первой инстанции пришел к выводу о недоказанности истцом трудовых отношений с ответчиком в связи с выполнением обязанностей агента, в частности недоказанности характера, условий и продолжительности таких отношений. Важно отметить, что при вынесении решения суд учитывал отсутствие со стороны истца обращений за защитой нарушенных прав, а также требований оформления трудовых отношений.
С 05.09.2014 К. выполнял обязанности агента в ООО "XXX" на основании агентского договора. Наименование должности в договоре не указано, условиями договора не предусматривалось подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, что свидетельствует об установлении между К. и ООО "XXX" гражданско-правовых отношений.
В судебном заседании апелляционной инстанции истец не отрицал того обстоятельства, что ответчик, как изначально, так и в последующем, не имел намерения заключать с ним трудовой договор.
Как показывает анализ данного спора, для суда основанием для отказа в удовлетворении требований К. послужило содержание самого агентского договора, а также отсутствие доказательств того, что при трудоустройстве сторонами были оговорены существенные условия трудового договора. Ответчик не вел учет его рабочего времени, не начислял и не выплачивал заработную плату за выполнение установленных норм выработки, а истец не выполнял трудовую функцию агента с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка (Апелляционное определение Ростовского областного суда от 30 мая 2016 г. по делу N 33-9036/2016).
В представленном ниже судебном Определении истец, заявивший в суд о признании трудовых правоотношений, в доказательство представил копии приказа "О графике приходов и уходов", приказа "О режиме рабочего времени, журнале учета рабочего времени", что, согласно выводам суда, не опровергает факт заключения между сторонами договора гражданско-правового характера.
Судебная практика. К.С. обратился в суд с иском к ООО "XXX" о признании отношений трудовыми, обязании заключить трудовой договор, взыскании заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск, компенсации морального вреда, судебных расходов.
Как установлено судом первой инстанции, 14.10.2014 между ООО "XXX" и К.С. был заключен договор на оказание услуг, по условиям которого истец обязался оказывать ответчику юридические консультационные услуги, а ответчик обязался оплатить соответствующие услуги.
Разрешая спор и отказывая в удовлетворении заявленных требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отказе в удовлетворении исковых требований К.С., поскольку доказательств возникновения именно трудовых отношений между сторонами при рассмотрении дела истцом не представлено.
Как установил суд, трудовой договор между сторонами не заключался, кадровых решений в отношении К.С. не принималось, приказов о приеме истца на работу и об увольнении не издавалось, а доказательств обратного материалы дела не содержат.
Достоверных доказательств, подтверждающих выполнение истцом трудовой функции по должности руководителя юридического отдела ООО "XXX", получение заработной платы, а не вознаграждения за выполненную работу по гражданско-правовому договору, суду представлено не было, в связи с чем отсутствуют основания для применения положений ст. 19.1 ТК РФ.
Апелляционным определением Московского городского суда от 24 марта 2016 г. по делу N 33-10084/16 Решение Перовского районного суда г. Москвы от 12 августа 2015 г. оставлено без изменения.
Принятие Федерального закона от 28.12.2013 N 421-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О специальной оценке условий труда" действительно имело большое значение в части усиления защиты прав работников, что, безусловно, правильно. Это повлекло необходимость проведения дополнительного внутреннего аудита кадровой документации в компаниях, глубокого анализа и оценки характера отношений между работником и работодателем.
Но вместе с тем мы стали замечать тенденцию, когда все чаще в судах стали появляться требования со стороны работников о признании отношений с работодателем трудовыми. Конечно, зачастую это связано с явными злоупотреблениями со стороны работодателей из-за желания "сэкономить". Но есть и другие примеры. Привлекает возможность получения дополнительных гарантий со стороны компании и государства. Некоторые работники подают в суд, не имея на то достаточных оснований. Приведенный случай это наглядно демонстрирует: отсутствие прописанной трудовой функции в договоре, отсутствие должности, необходимости выполнять конкретный вид работ, нет упоминаний о подчинении правилам внутреннего трудового распорядка организации, не указано вознаграждение за период. Гражданско-правовой договор предполагает выполнение конкретных работ (и с этим все более понятно) или оказание конкретных услуг (что не всегда ведет к получению вещественного результата как при договоре подряда).
Если говорить о заключении с работником договора гражданско-правового характера, то имеет смысл четко составлять документы, подтверждающие факт оказания услуг. Это могут быть задания заказчика, отчеты об оказанных услугах, акты оказания услуг или выполнения работ. Такие документы делают более понятным характер взаимоотношений между сторонами и могут послужить дополнительным доказательством в суде в случае возникновения споров.
Рассмотрим Решение Пермского краевого суда от 17 февраля 2016 г. по делу N 7-277-2016(21-171/2016) о признании отношений, регулируемых договором возмездного оказания услуг, трудовыми. Следует отметить, что ранее М. и работодателем был заключен трудовой договор, по которому она исполняла те же самые функции и должностные обязанности, предусмотренные договором об оказании услуг.
Судебная практика. М. обратилась о нарушении трудовых прав в Государственную инспекцию труда, в связи с чем была проведена проверка в отношении МАУ ДО г. Перми "XXX". По результатам проверки был составлен акт проверки, протокол об административном правонарушении, из содержания которых следует, что между МАУ ДО г. Перми "XXX" в лице директора Л. и М. был заключен договор возмездного оказания услуг на срок с 01.07.2015 по 31.07.2015 и с 01.09.2015 по 31.05.2016. Установив указанные обстоятельства, проанализировав представленные доказательства, как должностное лицо, так и суд пришли к выводу о том, что фактически между М. и МАУ ДО г. Перми "XXX" имеются трудовые, а не гражданско-правовые отношения. Формулировка договора об оказании услуг фактически означает, что М. должна выполнять работу по должности администратора, а также гардеробщика и вахтера, в учреждении велся табель учета рабочего времени (график сменности), оказываемые М. услуги предполагают ежедневное нахождение в МАУ ДО г. Перми "XXX". Договором не предусмотрено, что М. будет выполнять для заказчика разовую работу, в то время как отличительным признаком гражданско-правового договора является разовость оказания услуг, когда исполнитель по заданию заказчика обязуется оказать определенную услугу или работу, за что получает оплату.
Судом также указано, что о трудовом характере отношений между М. и МАУ ДО г. Перми "XXX" свидетельствует постоянное нахождение М. на работе, конкретный вид поручаемой ей работы, наличие сменного графика работы, дней отдыха, ведение учета рабочего времени, установление ежемесячной оплаты за выполненную работу, постоянное наличие совместно работающих с М. работников, существование необходимого для обеспечения деятельности МАУ ДО г. Перми "XXX" штата работников.
Совсем другой случай. Прежде всего бросается в глаза, что изначально с работником был заключен трудовой договор. Кроме того, наблюдается явное дублирование всех существенных условий, прописанных в трудовом договоре, в новый договор об оказании услуг. И тут мы видим прямое нарушение: прописана должность, ведется табель учета рабочего времени, установлена ежемесячная оплата за выполненную работу, отсутствует разовость оказания услуг.
В основе споров могут лежать различные виды гражданско-правовых договоров: договор подряда, договор возмездного оказания услуг, агентский договор, договор поручения. В договоре подряда действия как подрядчика, так и работника по трудовому договору могут быть направлены на достижение полезного результата. В приведенном ниже анализе Апелляционного определения Астраханского областного суда от 14 декабря 2015 г. по делу N 33-4392/2015 суд исследует природу обозначенного договора.
Судебная практика. П.В.О. обратился в суд с заявлением об оспаривании предписания Главного государственного инспектора труда Государственной инспекции труда в Астраханской области, заключающегося в возложении на заявителя обязанности оформить акт о несчастном случае на производстве, происшедшем с Б., работавшим у ИП П.В.О., выдать на руки оформленные акты о несчастном случае на производстве Б.; провести обсуждение обстоятельств несчастного случая, происшедшего с Б., со всеми работниками. Основанием для отмены заявитель полагает осуществление Б. работы по гражданско-правовому договору подряда, соответственно, трудовых прав Б. он не нарушал.
Принимая решение об отмене указанного предписания, суд первой инстанции согласился с доводами П.В.О. о регулировании данных правоотношений гражданским законодательством.
Не согласившись с вынесенным решением, Б. обратился с апелляционной жалобой, в которой ставит вопрос об отмене решения.
В ходе судебного заседания было установлено, что к работе Б. был допущен П.В.О. на основании договора подряда от 23 марта 2015 г., подписание которого заявитель отрицает. В соответствии с указанным договором Б. осуществлял монтаж и демонтаж строительных лесов.
26 мая 2015 г. с Б. на указанном выше строительном объекте при производстве работ произошел несчастный случай.
П.В.О. в судебном заседании апелляционной инстанции не отрицал, что Б. был допущен к работе без обучения его правилам по технике безопасности при производстве работ. У Б. отсутствовали специальная одежда и защитные приспособления.
Суд апелляционной инстанции, учитывая данные обстоятельства и принимая во внимание выводы государственного инспектора труда о наличии между Б. и ИП П.В.О. признаков трудовых отношений и трудового договора, вынес решение об отказе в удовлетворении требований П.В.О. об отмене предписания Главного государственного инспектора труда Государственной инспекции труда в Астраханской области.
Исходя из решения суда апелляционной инстанции, который признал выводы государственного инспектора труда о наличии трудовых отношений между работником и работодателем, все выглядит логично. Работодатель обязан обеспечить соблюдение правил техники безопасности в своей организации, обязан обучить работника и предоставить ему специальную одежду и средства защиты. Основной вопрос - как выглядел договор подряда, который, со слов П.В.О., был заключен, и каким образом он был составлен. Наличие данного документа отрицает Б. Если договор подряда не существовал и не был подписан Б., значит, фактически он выполнял трудовые функции, отношения с работодателем признаны трудовыми.
Судебная практика. В представленном анализе Постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22 июля 2015 г. (дело N А50-18407/2014) за возмещением судебных издержек на основе договора возмездного оказания услуг обратилось ООО "XXX". Представленный суду договор возмездного оказания услуг от 16.09.2014 заключен между ООО "XXX" (заказчик) и К.М.Н. (исполнитель), которая, согласно письму отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Пермскому краю, является сотрудником ООО "XXX" с 2004 г., о чем работодателем (страхователем) - ООО "XXX" в Пенсионный фонд подавались соответствующие сведения. Данный факт в суде не оспаривался.
Таким образом, представитель в суде, являющийся штатным работником организации, выполняет обязанности, возложенные на него работодателем, и получает в связи с этим вознаграждение.
В соответствии со ст. 106 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее по тексту - АПК РФ) к судебным издержкам, о распределении которых между участвующими в деле лицами может быть заявлено соответствующее требование, относятся расходы на оплату услуг адвокатов и иных лиц, оказывающих юридическую помощь. Выплата штатным работникам заработной платы, а также премий и иных выплат поощрительного характера в связи с исполнением ими трудовых обязанностей не отнесена АПК РФ к категории судебных расходов.
Суд апелляционной инстанции отклонил довод заявителя апелляционной жалобы о том, что юридические услуги не входят в обязанности К.М.Н. как финансового директора.
Как следует из материалов дела, К.М.Н. является единственным учредителем ООО "XXX", а также штатным работником этого общества. Заявителем жалобы не оспаривается то, что К.М.Н. имеет достаточную квалификацию для представления интересов ООО "XXX" при рассмотрении арбитражных споров.
Отказывая в удовлетворении заявленных требований, суд указал, что при таких обстоятельствах заключение ООО "XXX" со своим штатным работником договора возмездного оказания услуг и выплата денежных средств по этому договору являются злоупотреблением правом, направленным на осуществление выплаты поощрительного характера за счет другой стороны арбитражного спора.
К.М.Н. - штатный работник организации, что подтверждается сведениями, поданными в Пенсионный фонд РФ, и соответствующими отчислениями. Как штатный работник он получает заработную плату, ему могут производиться выплаты поощрительного характера, но за счет работодателя, а не за счет компенсации судебных издержек со стороны другой организации.
Вознаграждения, выплачиваемые на основании гражданско-правового договора, не являются для работника заработком в рамках трудовых отношений, что нередко становится спорным обстоятельством в суде.
Судебная практика. Так, П.А. обратился в суд с иском к ОАО СК "XXX" о взыскании сумм невыплаченного выходного пособия и дополнительной компенсации за досрочное увольнение в связи с сокращением штата работников организации.
В обоснование предъявленных требований П.А. ссылался на то, что работал у ответчика с ** июня 2007 г. в различных должностях. ** ноября 2014 г. он был уволен с работы по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в связи с сокращением штата работников организации. В последний день работы с ним произведен расчет, всего выплачено ** руб.
П.А. не согласен с размером указанной выплаты, поскольку исходя из даты увольнения ** ноября 2014 г. расчет средней заработной платы должен быть произведен за 12 календарных месяцев с 1 ноября 2013 г. по 31 октября 2014 г. и составить ** руб. ** коп. исходя из среднего дневного заработка ** руб. ** коп.
Проверяя доводы истца о неправильном расчете его среднего заработка и всех полагающихся при увольнении выплат, суд, отказывая в удовлетворении предъявленных требований, указал на необоснованность включения истцом в расчет задолженности сумм, полученных им по агентскому договору (Апелляционное определение Московского городского суда от 10 сентября 2015 г., дело N 33-29609/2015).
В соответствии с Определением Конституционного Суда Российской Федерации от 19.05.2009 N 597-О-О суды общей юрисдикции, разрешая споры и признавая сложившиеся отношения между работодателем и работником либо трудовыми, либо гражданско-правовыми, должны не только исходить из наличия (или отсутствия) тех или иных формализованных актов (гражданско-правовых договоров, штатного расписания и т.п.), но и устанавливать, имелись ли в действительности признаки трудовых отношений и трудового договора, указанные в ст. ст. 15 и 56 ТК РФ.
Частью 4 ст. 11 ТК РФ закреплена норма о том что если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами, были признаны трудовыми отношениями, к таким отношениям применяются положения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Данная норма включена в Трудовой кодекс РФ с целью предотвращения нарушений со стороны работодателя и защиты прав работников.
Однако не всегда гражданско-правовые отношения представляют собой завуалированные трудовые отношения.
Как избежать судебного спора по признанию гражданско-правовых отношений трудовыми? Во-первых, провести анализ имеющихся договоров с физическими лицами. Как показывает судебная практика, суд исследует содержание гражданско-правового договора на предмет условий, характерных для гражданско-правовых отношений. Текст спорного договора, содержащий терминологию трудового законодательства, может указывать на наличие трудовых отношений.
Также особое внимание суд уделяет фактическому характеру отношений, которые сложились между сторонами. Из совокупного толкования норм трудового права следует, что к характерным признакам трудового правоотношения относятся: личный характер прав и обязанностей работника; обязанность работника выполнять определенную, заранее обусловленную трудовую функцию; подчинение работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда; возмездный характер (оплата производится за труд). Соответственно, данные факты могут указывать на наличие трудовых правоотношений.
А должная осмотрительность, проявленная при заключении соглашения, позволит избежать множества негативных последствий: неустранимые сомнения при рассмотрении судом споров о признании отношений, возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми отношениями толкуются в пользу наличия трудовых отношений.
Несомненно, бывают ситуации, в которых уместно заключать с исполнителями работ договоры не трудовые, а гражданско-правового характера. Но на практике по-прежнему весьма распространены незаконные попытки скрыть трудовые отношения и подменить трудовые договоры «ни к чему не обязывающими» гражданскими. Напомним, что в случае, если подмена обнаружится (а такое может произойти, если «работник» обратится в суд), гражданско-правовой договор, вполне вероятно, будет признан в судебном порядке трудовым. Поэтому так важно разграничивать эти договоры и четко понимать, при каких обстоятельствах должен быть заключен именно трудовой договор, а когда возможно оформление договора гражданского.
Трудовой договор - это, по сути, соглашение между работником и работодателем по вопросам регулирования отношений, связанных с использованием наемного труда. Однако это соглашение в значительной степени отличается от договоров гражданско-правового характера, в том числе и от тех из них, предметом которых также выступает выполнение определенной работы (например, договоры подряда, возмездного оказания услуг и т. п.).
В регулировании трудовых отношений принцип свободы договора носит гораздо более ограниченный характер, нежели в гражданско-правовых отношениях. Это связано с необходимостью правовой защиты наиболее слабой в экономическом отношении стороны договора - работника. В этой связи положения трудового договора могут расширять права и социальные гарантии работника, установленные трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями, но не могут их ограничивать.
Между тем существует порочная практика привлекать наемный персонал не на основании трудовых договоров, а по договору гражданско- правового характера. Работодателю это позволяет значительно «сэкономить»: не выплачивать отпускные, не оплачивать сверхурочную работу, не компенсировать работу в выходные и нерабочие праздничные дни, не выплачивать денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска при прекращении договора, избежать обязательных выплат при увольнении по отдельным основаниям, предусмотренным ТК РФ, и т. д.
Однако в некоторых ситуациях уместно и законно использовать именно гражданско-правовой договор.
Например, ТК РФ предусматривает возможность заключения срочного трудового договора для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы) (ч. 1 ст. 59 ТК РФ). Вместе с тем в данной ситуации вполне реально и заключение гражданско-правового договора.
При этом, конечно же, способы выполнения работы и оплаты труда в первом и во втором случаях будут различаться, о чем мы еще скажем ниже. В подобных ситуациях нужно быть крайне осторожным при выборе договора, поскольку ошибки могут привести к значительным «издержкам».
Нам требуется сотрудник на склад. В его обязанности должна входить работа с товарно-материальными ценностями. Кандидат предложил вместо заключения трудового договора оформить с ним гражданский договор. Директор вполне серьезно стал рассматривать такой вариант оформления: проконсультировался с юристом и считает, что организации выгоднее заключить именно договор возмездного оказания услуг, поскольку по гражданскому договору такой «работник» будет нести ответственность за причиненный ущерб в полном размере. Подскажите, так ли это, и чем мы рискуем, заключив с «кладовщиком» гражданский договор?
В первую очередь напомним, что договоры о полной материальной ответственности, т. е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться только с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество (ст. 244 ТК РФ).
Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 утверждены Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (далее - Перечень должностей и работ), и Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества.
Если в указанных перечнях отсутствует соответствующая профессия или работа, то заключение с данным работником договора о полной материальной ответственности не допускается. Как известно, в таком случае работодатель может рассчитывать лишь на возмещение вреда в размере среднего заработка работника (ст. 241 ТК РФ), да и то если докажет его вину (по договору о полной материальной ответственности, напротив, работник должен доказать свою невиновность).
Если же заключается договор гражданско-правового характера, то возмещение убытков будет производиться в полном размере, т. е. не только реального ущерба, но и упущенной выгоды (неполученных доходов) (ст. 15 Гражданского кодекса РФ; далее - ГК РФ).
С другой стороны, если работодатель злоупотребляет своим правом и заключает гражданско-правовой договор для того, чтобы избежать предоставления работнику предусмотренных трудовым законодательством прав и социальных гарантий, суд может применить норму ст. 11 ТК РФ. Согласно данному положению, если в судебном порядке будет установлено, что договором гражданско-правового характера фактически регулируются трудовые отношения, к таким отношениям будут применяться положения трудового законодательства. В этом случае окажется, что с работником не был заключен договор о полной материальной ответственности, хотя у работодателя была возможность это сделать, и суд откажет в возмещении реального ущерба в полном объеме.
Аналогичная ситуация стала предметом рассмотрения в суде.
СПК колхоз-племзавод обратился в суд с иском к Б. о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей. Б. работал старшим чабаном в бригаде, с ним был заключен договор подряда, в соответствии с которым Б. принял на себя ответственность за сохранность принятых материальных ценностей, в том числе 819 голов овец. Проведенная проверка выявила у Б. недостачу овец в количестве 109 голов, чем хозяйству был причинен ущерб в размере <...> руб. Согласно договору подряда Б. несет полную материальную ответственность за все материальные ценности, принятые по акту. В случае утраты овец он обязан возместить истцу фактическое поголовье утраченных животных либо выплатить денежную сумму, равную их рыночной стоимости.
На основе анализа трудовых обязанностей Б., характера выплаты ему вознаграждения (в деле имелась справка о его среднемесячном заработке, представленная истцом) суд пришел к выводу, что между сторонами имели место трудовые отношения, основанные на соглашении между работником Б. и работодателем СПК колхозом-племзаводом о личном выполнении работником за плату трудовой функции, подчинении работника правилам внутреннего распорядка при обеспечении работодателем надлежащих условий труда.
В тех случаях, когда судом установлено, что договором гражданско-правового характера фактически регулируются трудовые отношения между работником и работодателем, к таким отношениям применяются положения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.
В соответствии со ст. 238 и 241 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднемесячного заработка, если иное не предусмотрено действующим законодательством. Случаи полной материальной ответственности перечислены в ст. 243 ТК РФ. Доказательств того, что согласно перечисленным в этой статье случаям Б. должен нести материальную ответственность в полном размере за причиненный СПК колхозу-племзаводу ущерб, истец не представил.
В суде было установлено, что договор о полной материальной ответственности с Б. за вверенные ему материальные ценности истцом не заключался, хотя в соответствии со ст. 244 ТК РФ запрета для заключения с ним письменного договора о полном возмещении ущерба не было. Более того, работы по выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных включены в Перечень должностей и работ, при выполнении которых может вводиться полная материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества.
Суд постановил взыскать с ответчика материальную ответственность в размере его среднего заработка.
ПРИЗНАКИ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА
Важно выделить признаки трудового договора, позволяющие отличать его от смежных гражданско-правовых соглашений. Согласно Определению Конституционного Суда РФ от 19.05.2009 № 597-О-О суды общей юрисдикции, разрешая подобного рода споры и признавая сложившиеся отношения между работодателем и работником либо трудовыми, либо гражданско-правовыми, должны не только исходить из наличия (или отсутствия) тех или иных формализованных актов (гражданско-правовых договоров, штатного расписания и т. п.), но и устанавливать, имелись ли в действительности признаки трудовых отношений и трудового договора, указанные в статьях 15 и 56 ТК РФ.
В соответствии со ст. 56 ТК РФ трудовой договор - это соглашение, сторонами которого являются работодатель и работник, связанные взаимными обязанностями.
Обязанности работодателя:
- предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции;
- обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и самим трудовым договором;
- своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.
Обязанности работника:
- лично выполнять определенную договором трудовую функцию;
- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
Наибольшую близость к трудовым отношениям имеют те гражданско-правовые отношения, которые складываются в связи с выполнением определенных работ либо оказанием услуг. В качестве примера можно назвать отношения, возникающие из договоров подряда, возмездного оказания услуг. Как и трудовые, эти отношения возникают из договора, заключаемого равноправными сторонами, носят возмездный характер и связаны с трудом.
С другой стороны, основное их содержание составляют имущественные отношения, возникающие по поводу результата труда, тогда как трудовое право регулирует имущественные отношения лишь в качестве элемента трудовых отношений.
Фондом социального страхования РФ было подготовлено письмо от 20.05.1997 № 051/160-97 «О рекомендациях по разграничению трудового договора и смежных гражданско-правовых договоров». Согласно этим рекомендациям главным отличительным признаком трудового договора является зачисление работника по определенной должности или профессии в соответствии со штатным расписанием.
Прием на работу оформляется приказом работодателя, где указывается профессия или должность, размер заработной платы, дата начала работы и т. д., а также вносится запись о работе в трудовую книжку. Однако в ряде случаев работник может быть принят и на нештатную должность. В такой ситуации требуется анализ конкретных условий работы.
Какие условия договора могут свидетельствовать о возникновении между сторонами именно трудовых отношений?
Можно выделить следующие условия трудового договора, отличающие его от договора гражданско-правового характера (договора возмездного оказания услуг).
Условие 1. Прием работника на должность по определенной профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации.
Условие 2. Оплата процесса труда, а не его конечного результата в соответствии с установленным должностным окладом работника.
Условие 3. Обеспечение работнику соответствующих условий труда и условий обязательного социального страхования.
Условие 4. Соблюдение работником правил внутреннего трудового распорядка организации.
По этим признакам договоры, заключенные организацией с физическими лицами, могут быть квалифицированы как трудовые.
Основания для признания гражданско-правового договора трудовым
Можно назвать следующие признаки, которые позволят суду в случае спора переквалифицировать гражданско-правовой договор в трудовой.
Признак 1. Характер поручаемой работы.
Участники гражданско-правовых отношений выполняют индивидуально определенное задание, а не трудовую функцию. Так, по договору подряда, с которым в большинстве случаев приходится сталкиваться на практике, подрядчик обязуется выполнить по заданию заказчика обусловленную договором конкретную работу и сдать ее результат.
Д. обратилась в суд с иском к ООО о признании отношений трудовыми, выплате пособия по временной нетрудоспособности, восстановлении на работе и возмещении морального вреда в размере <...> руб., указав, что с 1 апреля 2002 г. работала по договорам подряда, заключаемым между ней и ООО. С указанного периода по 30 сентября 2002 г. договоры заключались нерегулярно. В дальнейшем, с 1 апреля 2003 г. по 18 февраля 2005 г., истица работала ежемесячно. Несмотря на то, что с ней заключались договоры подряда, считает отношения трудовыми, поскольку в течение длительного периода работы выполняла однообразную работу, подчинялась определенному графику работы и внутреннему трудовому распорядку ООО.
В судебном заседании подтвердилось, что истица на протяжении длительного времени (с апреля 2002 г. по март 2005 г.) работала у ответчика в качестве рабочего по озеленению территории по ежемесячно заключаемым с предприятием договорам, что свидетельствует о постоянном характере ее работы.
В договорах подряда, заключенных с Д., не была указана индивидуально-определенная работа, ей вменялось в обязанность выполнять работы по озеленению территории, по благоустройству и ремонту дорог и тротуаров - в зависимости от времени года. При этом схем, в которых бы указывалось, где озеленитель должен работать, в договорах не содержалось.
Д. наравне с работниками, состоящими в штате предприятия, обеспечивалась рабочим инвентарем, средствами индивидуальной защиты, перед приемом на работу она проходила инструктаж по технике безопасности, что не оспаривалось ответчиком в суде.
Судебная коллегия по гражданским делам пришла к выводу о сложившихся трудовых отношениях между истицей и ответчиком.
Наличие именно трудовых отношений может быть подтверждено ссылками на тарифно-квалификационные характеристики работы, должностные инструкции и любым документальным или иным указанием на конкретную профессию, специальность, вид поручаемой работы.
Напротив, для обоснования правомерности заключения гражданско-правового договора работодатель должен представить доказательства, что исполнителю поручалось не выполнение определенной работы, а «заказ» конкретного результата труда (например, оформление клумб по конкретному адресу, формирование кроны деревьев на определенном участке посадок и т. д.). Подтверждением такого «заказа» служат акты выполненных работ, согласно которым исполнитель передает заказчику конкретный результат труда.
Признак 2. Конкретные условия труда.
Для гражданских отношений конкретные условия труда значения не имеют. Участники гражданско-правовых отношений самостоятельно организуют свою деятельность в соответствии с заключенным договором. От них не требуется соблюдения каких-либо правил внутреннего трудового распорядка, а за нарушение своих обязательств они несут не дисциплинарную, а гражданско-правовую ответственность (возмещение убытков).
Характерным признаком трудового договора служит установление для работников четких правил внутреннего трудового распорядка и обеспечение работодателем предусмотренных законодательством условий труда.
К. обратился в судебный участок мирового судьи г. Анадырь с иском о признании договоров возмездного оказания услуг недействительными, установлении наличия трудовых отношений с 1 марта 2005 г., внесении в трудовую книжку записи о работе у ответчика, предоставлении отпуска за отработанный период времени. В обоснование иска К. указал, что в период с 1 марта 2005 г. по 30 июня 2007 г. выполнял обязанности сторожа объектов гаража ООО по договорам возмездного оказания услуг. 31 мая 2007 г. он обратился с заявлением к руководителю ООО о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска за два года работы. 1 июня 2007 г. в предоставлении отпуска с оплатой проезда ему было отказано по той причине, что он работал не по трудовому договору, а по договорам гражданско-правового характера.
Решением мирового судьи г. Анадырь от 11 июня 2009 г. в удовлетворении исковых требований К. отказано. Апелляционным решением Анадырского городского суда от 10 ноября 2009 г. в удовлетворении исковых требований также отказано.
Президиум суда Чукотского автономного округа вышеназванные судебные решения отменил и удовлетворил требования К. Суд отметил, что согласно п. 1.1 договоров возмездного оказания услуг, заключаемых с истцом в обозначенный выше период, в его обязанности входило следующее:
- охрана производственных, складских, бытовых помещений гаража ООО в будние дни в ночное время с 18 ч 00 мин до 9 ч 00 мин следующего дня, в выходные и праздничные дни с 9 ч 00 мин до 9 ч 00 мин следующих суток;
- своевременное оповещение администрации филиала и, в необходимых случаях, соответствующих городских служб о непредвиденных происшествиях, составляющих угрозу системам жизнеобеспечения;
- поддержание чистоты и порядка в помещениях гаража;
- уборка прилегающей к гаражу территории.
К. по договорам возмездного оказания услуг выполнял работу в соответствии с графиками дежурств, составленными механиком гаража. В своей работе сторож подчинялся непосредственно заместителю директора или механику гаража.
Как усматривается из материалов дела, режим работы участка сторожевой охраны определен в п. 16 Правил внутреннего трудового распорядка для работников. Начало работы (передача смены) для работников этого участка определено в 9 ч 00 мин согласно графику сменности. При этом для данной категории работников введен суммированный учет рабочего времени.
Из представленных в деле договоров возмездного оказания услуг, заключенных между истцом и ответчиком, следует, что порученную работу по охране производственных, складских, бытовых помещений гаража, принадлежащих ответчику, истец выполнял не произвольно, в удобное для него время, а в строго установленные ответчиком часы.
Таким образом, истец, работая по договорам возмездного оказания услуг, выполнял обязанности сторожа, подчинялся графику работы, установленному работодателем, время начала и окончания работы также определялось работодателем. На этом основании суд пришел к выводу, что фактически имели место не гражданско-правовые, а трудовые отношения.
Особо отметим, что некоторые виды работ вообще не позволяют заключать гражданско-правовой договор вместо трудового в силу того, что требуют постоянного присутствия работника на рабочем месте.
Между сторонами был заключен договор подряда с 13 по 25 мая 2009 г., согласно которому М. принял на себя обязательства по охране объекта. Суд признал возникшие отношения трудовыми на том основании, что М. работает охранником в ООО с 2003 г. вахтовым методом: 15 суток работает, 15 суток отдыхает, во время отдыха уезжает в Республику Мордовия, где постоянно проживает. Вахтовый режим работы означает подчинение работника правилам внутреннего трудового распорядка и свидетельствует о наличии трудовых отношений.
В другом деле суд, напротив, отказался признать факт возникновения трудовых отношений, аргументируя это самостоятельным характером труда исполнителя.
Суд указал, что одним из основных критериев разграничения трудовых и гражданско-правовых отношений служит самостоятельность или несамостоятельность труда. При несамостоятельном труде работником управляет работодатель, который обеспечивает необходимые условия труда, предусмотренные ТК РФ, локальными нормативными актами организации. Работник в таких случаях обязан выполнять трудовую функцию лично, подчиняться принятым у данного работодателя правилам внутреннего трудового распорядка и нести дисциплинарную ответственность за их нарушение.
В рамках гражданско-правовых отношений лицо, являющееся подрядчиком, самостоятельно организует деятельность по выполнению предусмотренной договором подряда работы: определяет условия труда, планирует время, необходимое для выполнения работы, характер и объемы выполненных заданий и др. Лицо, выполняющее работы по гражданско-правовому договору, не обязано подчиняться действующим у заказчика правилам внутреннего трудового распорядка.
В судебном заседании было установлено, что представленными истцом договорами подряда, заключенными с ответчиком, конкретные трудовые функции не определены: по договору от 27.01.2009 истец обязался по заданию заказчика выполнить плотницкие работы; по договору от 11.06.2009 - сборку деревянных конструкций. Выполняемая работа постоянного характера не носила. Имели место лишь разовые работы различного вида в целях выполнения строительных работ по различным объектам, которые исполнитель обязался выполнить в определенный срок. Конкретное рабочее место, на котором бы истец выполнял определенную работу, ни представленными договорами подряда, ни иным соглашением с ответчиком не предусмотрено.
В судебном заседании также установлено, что работы истцом выполнялись самостоятельно: с самостоятельной организацией процесса работы, условий труда, планирования времени. Судом установлено, что режим рабочего времени (начало и окончание рабочего дня, обеденный перерыв) истцом определялся самостоятельно. Правила внутреннего распорядка, которые бы определяли режим работы истца, у ответчика отсутствовали. Со стороны ответчика имело место лишь указание на объект, на котором должны быть выполнены работы, и принятие результата работ на этом объекте после его сдачи истцом.
Судом не установлено, что договорами гражданско-правового характера, заключенными между истцом и ответчиком, регулировались трудовые отношения как между работником и работодателем, поэтому к таким отношениям не должны применяться положения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Нарушений в действиях ответчика суд не обнаружил.
Признак 3. Порядок и форма оплаты труда.
По гражданско-правовым договорам цена выполненной работы (услуги), порядок ее оплаты определяются, как правило, по соглашению сторон и устанавливаются непосредственно в договоре, а выдача вознаграждения производится обычно после окончания работы. Допускаемая гражданским законодательством выдача аванса не изменяет характера таких договоров, так как окончательная оплата всегда производится после сдачи результатов труда заказчику, а выданный аванс может быть возвращен при определенных условиях.
Кроме того, законодатель не ограничивает минимальный размер вознаграждения по гражданско-правовому договору, который может и не достигать минимального размера оплаты труда (МРОТ).
Оплата же труда работника, работающего по трудовому договору, производится в порядке, установленном законом, т. е. не реже двух раз в месяц (ст. 136 ТК РФ), и не может быть меньше МРОТ, предусмотренного федеральным законом (ч. 1 ст. 133 ТК РФ).
Ш. обратилась в суд с иском к ЗАО о признании правоотношений трудовыми, внесении в трудовую книжку записи о приеме на работу, указав, что в августе 2008 г. она по объявлению о приеме на работу пришла в представительство ООО, где ей предложили работу в качестве специалиста по оформлению страховых полисов. Представители ответчика забрали у нее трудовую книжку и допустили к работе. Ей сказали, что оформление на работу будет произведено после окончания срока испытания. По истечении трех месяцев ей сообщили, что она принята на работу, но так ничего и не оформили. В декабре 2008 г. выяснилось, что она оформлена курьером по договору возмездного оказания услуг.
Суд признал, что гражданско-правовые договоры возмездного оказания услуг, заключенные между ЗАО и Ш., носили формальный характер, фактически между сторонами возникли трудовые правоотношения, к которым применяются нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. В обоснование такого вывода, помимо прочего, суд указал, что оплата труда истице производилась два раза в месяц (10-го и 25-го числа каждого месяца), акты об оказании услуг стороны не составляли и не подписывали, что свидетельствует о наличии трудовых отношений между истицей и ответчиком.
Таким образом, в тех случаях, когда оплата производится за фактически отработанное время, а не по результатам выполнения работ, есть основания полагать, что между сторонами сложились трудовые отношения. Приведем еще один пример из судебной практики.
Г. обратился в суд с иском к ООО о признании отношений трудовыми и взыскании заработной платы. Исковые требования мотивированы тем, что 1 июня 2010 г. между ним и ответчиком заключен договор на срок с 1 июня 2010 г. по 31 августа 2010 г., согласно которому он обязался предоставлять ответчику услуги по оказанию немедленной помощи людям, терпящим бедствие на воде.
Судом было установлено, что заказчик должен был оплачивать подрядчику за выполнение услуги денежную сумму из расчета <...> руб. за 1 час работы на основании актов выполненных работ; за качественно выполненную работу - дополнительное вознаграждение в размере 100 % от указанной суммы; за спасение утопающего - <...> руб.; за предотвращение несчастного случая - <...> руб. Денежные суммы подлежали выплате подрядчику за вычетом 13 % (НДФЛ) в течение пяти дней после подписания сторонами акта выполненных работ. Исходя из этого, суд признал вознаграждение по договору заработной платой и установил факт возникновения трудовых отношений.
Признак 4. Обязательное социальное страхование.
Принятие работодателем обязанности по обеспечению социального страхования работника косвенно свидетельствует о фактически сложившихся трудовых отношениях.
Гражданско-правовой договор не должен содержать условия об обеспечении социального страхования работника, иначе он может быть переквалифицирован в трудовой договор.
5 мая 2008 г. между ООО и Г. был заключен агентский договор, согласно которому ООО поручил, а Г. взял на себя обязательство совершать от имени и за счет ответчика фактические действия, выражающиеся в получении к реализации товарно-материальных ценностей со складов и передачи их в определенные торговые точки, а ООО - выплачивать агентское вознаграждение.
Рассматривая данное дело, суд отметил, что отличие гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг), от трудовых заключается и в том, что по договорам гражданско- правового характера одна сторона выполняет определенные в договоре виды работ или услуг (вне зависимости от квалификации или специальности, должности, без подчинения внутреннему распорядку организации и т. д.) для другой стороны (сторон) и не обеспечивается при этом различными видами пособий, предоставляемых работодателями наемным работникам, работающим на условиях трудовых договоров (оплата отпусков, больничных и т. д.).
Между тем из страхового медицинского полиса к договору обязательного страхования граждан, заключенному между ООО и ЗАО «Капитал Медицинское страхование», следует, что Г. имеет право получать медицинскую помощь по договору обязательного медицинского страхования граждан от 28.12.2007 на период действия договора в соответствии с программой обязательного медицинского страхования. Согласно ответу ЗАО «Капитал Медицинское страхование» от 14.04.2010 полис обязательного медицинского страхования на имя Г. выдан на основании представленного реестра застрахованных ООО.
Проанализировав все обстоятельства дела, суд пришел к выводу о фактическом возникновении трудовых отношений.
Выделенные нами признаки следует применять в совокупности, это позволит провести разграничение указанных договоров даже в сложных ситуациях.
Обратите внимание: нередко причины переквалификации гражданско-правового договора в трудовой могут быть и чисто формальные, т. е. текстуальные ошибки, например использование терминологии, характерной для трудового договора и трудовых отношений (рабочее время, работник, материальная ответственность и т. п.).
Для разработки интернет-сайта наша организация заключает договор подряда с физическим лицом. Подскажите, что нужно учесть при составлении такого договора, чтобы в случае возникновения спора его не признали трудовым?
Чтобы свести к минимуму риск признания гражданских отношений трудовыми, при составлении договора подряда следует учитывать следующие моменты.
1. Сторонами договора подряда являются «заказчик» и «исполнитель», а не «работодатель» и «работник».
2. Предмет договора - результат труда. Процесс труда в таком договоре не важен и не должен регламентироваться.
3. В качестве оплаты по договору определяется цена подлежащей выполнению работы. В договоре подряда может быть предусмотрена предварительная оплата выполненной работы или ее отдельных этапов. В случае отсутствия данного условия в договоре оплата производится заказчиком после окончательной сдачи результатов работы.
4. В договоре определяется срок выполнения работы.
5. Результат работы оформляется актом выполненных работ.
Помните, что в гражданско-правовом договоре не допускается привязка к каким-либо локальным нормативным актам организации, например правилам внутреннего трудового распорядка. Продолжительность работы подрядчика над созданием сайта для вашей компании не фиксируется в табеле учета рабочего времени. Не следует «привязывать» выплату вознаграждения за выполненную работу к дням выплаты заработной платы в организации.
Включение в гражданско-правовой договор, связанный с использованием результатов трудовой деятельности, условий, характерных для трудового договора, может послужить причиной переквалификации такого договора в трудовой.
Л., К. и П. - каменщики. В октябре 2009 г. они обратились в ООО с целью трудоустройства. C каждым из них был заключен договор подряда, после чего они были допущены к работе на объектах ООО.
Рассматривая данное дело, суд пришел к выводу, что договоры подряда, которые были заключены с истцами, содержат условия, характерные для трудовых договоров: в них содержатся сроки действия договора (п. 2), трудовая функция и условия оплаты труда (п. 3) (ст. 57 ТК РФ). При этом договор содержит условия о подчинении правилам внутреннего трудового распорядка и санкции за его неисполнение (п. 17), что характерно именно для трудовых отношений (ст. 15 и 21 ТК РФ). При таких обстоятельствах суд указал, что сложившиеся между сторонами отношения носят характер трудовых правоотношений и к возникшему спору должны быть применены положения ТК РФ.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НЕЗАКОННУЮ ПОДМЕНУ
Весьма интересным представляется вопрос о квалификации незаконной подмены трудового договора договором гражданско-правового характера. С позиции трудового и административного законодательства можно говорить о факте нарушения ст. 11 ТК РФ. Указанной нормой предусматриваются и последствия такого нарушения - применение к сложившимся отношениям положений трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.
Формирование дел –группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Все документы организации на бумажной основе группируются в дела.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются ответственные за делопроизводство лица, назначаемые руководителями структурных подразделений.
Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные документы;
помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
дело должно содержать не более 250листов.
Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности (в их сочетании).
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
Протоколы заседаний располагаются в хронологическом порядке, по номерам. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов заседаний.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Предложения, заявления, жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в самостоятельные дела. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования.
В небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе делопроизводства.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за работу с документами, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, элеваторных картотеках, обеспечивающих им полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой. Номенклатура (или выписка из номенклатуры дел) помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в рабочих столах запрещается.
Дела для работы используются работниками структурных подразделений. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Дела хранятся в структурных подразделениях для справочной работы. Дела постоянного и временного (свыше 10лет) хранения сдаются в ведомственный архив в течение двух лет после их завершения.
Дела со сроками хранения до 10лет включительно могут передаваться в ведомственный архив по согласованию с руководителями организации.
По окончании делопроизводственного года в номенклатуру дел заполняется итоговая запись и заверяется лицом, ответственным за делопроизводство. В итоговой записи указывается количество заведенных дел с постоянным, временным (свыше 10лет), временным (до10лет) сроком хранения, а также учитывается количество переходящих дел для включения в номенклатуру дел будущего года.
Дела организации подлежат оформлению при их заведении и окончательно оформляются по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; оставление заверительной надписи дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; описание дела на обложке.
Дела временного (до 10лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся на скоросшивателях.
Дела постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола в твердую об-ложку из картона или переплетаются с учетом возможности сво-бодного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (скрепки, булавки, сколки и т.п.) должны быть из дел удалены.
Если дело состоит из документов постоянного хранения, сформированных по видам и разновидностям (заголовок неполно раскрывает содержание), в начале дела помещается внутренняя опись, в которой перечисляются все документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и листов дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).
В конце дела на отдельном чистом листе ставится заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее сотрудником, с указанием его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись, зачеркивается.
По окончании делопроизводственного года в обложку дел вносятся необходимые уточнения; если название учреждения (его структурной части, вышестоящего ведомства) изменилось или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурную часть), на обложке дописывается новое название. В заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносятся их номера, указывается подлинность или копия документов. Если дело состоит из нескольких томов, то помимо общего заголовка по номенклатуре дел, к каждому тому дается уточненный дополнительный заголовок; для каждого тома уточняется дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются и на обложках дел, состоящих из одного тома, если это необходимо для обеспечения быстрого поиска документов. Начальной датой на обложке является дата самого раннего документа, конечной –дата последнего по времени документа (даты приложений во внимание не принимаются). Если в деле имеются документы-приложения за более ранние годы, чем год образования дела, на обложке под датой делается оговорка: "имеются документы за такие-то годы". Из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле. При внесении дел в опись на обложке дела проставляется номер дела по описи и по согласованию с ведомственным архивом номер описи и фонда.
Надписи на обложках следует писать четким почерком, светостойкими чернилами или тушью.
Листы в деле (за исключением листов с заверительной надписью и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными фотографиями и документами нумеруется как один лист. В заверительной надписи к делу указывается общее количество наклеенных фотографий и документов с указанием номеров листов, на которых они расположены.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, пришитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке или нумеруется как два листа. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложение пронумеровать нельзя (медали, ткани и т. п.), наличие их оговаривается в заверительной надписи.
В каждое дело подшиваются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Поэтому одним из обязательных условий составления номенклатуры дел является включение в неё всех документов организации. Если в течение года в организации появятся документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в отдельные дела. Для этого в номенклатуре дел принято оставлять резервные номера, под которыми проводится формирование тех документов, которые не могли быть учтены при ее составлении.
Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:
1) В дела подшиваются только исполненные документы. На документе должна быть отметка об исполнении . Неисполненные документы подшивать в дело запрещается. Не подшиваются в дела документы, подлежащие возврату (в этом случае, как исключение, в дело помещается его заверенная копия).
2) Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие и подлинность необходимых подписей, виз, регистрационного номера, дат, отметок о снятии с контроля и об исполнении.
3) Документы подшиваются в дела в день их исполнения. В случае если исполнитель находится в командировке или организация имеет большой документооборот, то в инструкции по делопроизводству должен быть установлен срок сдачи исполнителем законченных документов.
4) В дело подшиваются только подлинники документов в одном экземпляре. Для исходящих документов – их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного лица. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров.
5) Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела.
6) Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.
7) В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации (копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров); дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам.
8) Целесообразно и не противоречит правилам собирать документы при их незначительном количестве за ряд лет, оформив дело как переходящее с соответствующими отметками в номенклатуре дел за годы накопления документов в деле (как правило, не более 5 лет).
9) Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.
10) Каждое дело должно содержать не более 250 листов (4 см в толщину). Более объемные дела неудобны в пользовании. Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.
11) При формировании дел с перепиской, одним из решающих факторов является ее объем. При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. Прогнозируя рост объема переписки, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов. При дальнейшем возрастании объема переписки можно входящую и исходящую корреспонденцию разделить по видам документов: на письма и факсы. В некоторых учреждениях при формировании дел с перепиской практикуется подшивка писем-ответов вместе с письмами-запросами.
12) Документы в деле располагают в прямом хронологическом порядке (01.01.2008, 02.01.2008 и т.д.), а имеющие строгую порядковую нумерацию (например, приказы) – в возрастающем нумерационном (№ 1, № 2 и т.д.).
группировка документов в дела
* требования к , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации,
* ответственность к ведению кадровой документации
Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения
Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. И документы кадровой службы не исключение. Как организовать хранение кадровых документов? Документы по личному составу, создаваемые кадровой службой, имеют особое значение, ведь они содержат персональные данные работников, подтверждают их трудовой стаж со всеми его особенностями. Учитывая большую ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом. Более того: в части первой статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренных сроков хранения.Толковый словарь
Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п.3 ч.1 ст. 3 Закона об архивном деле).Дело – совокупность документов(или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 -98).
Основные правила формирования дел.
С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализованно, т. е. не в целом по организации, а в отдельных структурных подразделениях. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела кадровые документы. При этом в службе может быть работник, ответственный за формирование дел.
Зачем необходимо формировать документы в дела?
В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование. Согласитесь: гораздо легче найти документ, который подшит в хронологическом порядке в папку с определенным заголовком, чем если бы этот же документ годами хранился в большом массиве со всеми остальными бумагами, созданными по самым разным вопросам.
Кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив. Документы по личному составу, как правило, имеют длительный срок хранения - 75 лет, а значит, в определенный момент наступит необходимость готовить их к архивному хранению. И чем лучше будет проведена работа по оформлению текущих дел, тем меньше времени будет затрачено в будущем на их подготовку к длительному хранению.
Для того чтобы при передаче в архив не приходилось переформировывать и переоформлять дела, формируйте их по установленным правилам уже в делопроизводстве.
При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002). Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения. Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела. Поэтому, рассматривая технологию работы именно с кадровыми документами, во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами, в т. ч. в архивах, хранящих документы по личному составу.
Документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, хранятся в делах, в виде журналов (книг), в виде картотек.
Можно выделить несколько правил формирования дел.
Правило 1.
Документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации.
Напомним: при составлении номенклатуры дел и включении в нее заголовков дел, можно руководствоваться разными критериями. Например:
| Признак для формирования дел | Принцип формирования документов в дело | Пример оформления заголовка дела |
| Номинальный | По названию разновидности документов | |
| Предметно-вопросный | По содержанию документов | Документы по вопросам подбора и найма персонала (справки, объявления, списки) |
| Авторский | По автору документа. Предполагает группировку в дело документов одного автора | Протоколы заседаний аттестационной комиссии |
| Корреспондентский | Используется для группировки переписки. В заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса | Переписка с учебными заведениями о производственной практике студентов |
| Географический | Служит для объединения в одном деле нескольких корреспондентов | Переписка с организациями Восточной Сибири по вопросам организации работ вахтовым методом |
| Хронологический | Используется для группировки документов за какой-либо определенный период | Квартальные отчеты о работе отдела кадров в 2010 г. |
Правило 2. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа.
Правило 3. Одновременно с включением в дело документов оформляется его обложка.
Оформление обложки дела состоит в нанесении на нее определенной информации:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс (номер) дела;
- заголовок дела;
- срок хранения документов дела.
Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в точном соответствии с официально установленным названием.
Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров.
Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел.
Вопрос.
В начале осени организация сменила наименование. В текущем делопроизводстве находится множество дел, в т. ч. оформлены дела с документами по личному составу. При этом на всех обложках указано прежнее наименование организации. Требуется ли переоформлять все дела (менять обложки дел), имеющиеся в делопроизводстве организации?
Ответ: В рассматриваемой ситуации не требуется переоформлять обложки дел. При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается новое наименование этой организации, а прежнее наименование заключается в скобки.
Правило 4.
В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты.
Правило 5.
В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
Правило 6.
В дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев.
Дело может содержать копию документа тогда, когда подлинник отсылается в другую организацию (или гражданину), а у автора остается второй экземпляр (копия). В основном это касается переписки. Если в организации ведутся личные дела работников, то в них помещаются копии следующих документов:
- приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении, поощрении и др.);
- документы об образовании, повышении квалификации, присвоении разряда или второй профессии и др.
Большинство кадровых документов хранится именно в подлинниках: приказы по личному составу и другие распорядительные документы, локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и др.), личные карточки работников, учетные и регистрационные книги, журналы, служебные записки, трудовые договоры и др. Правило 7.
Не помещаются в дела проекты документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.
Правило 8.
Некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно.
Раздельно группируются:
документы постоянного и временного хранения;
разные виды распорядительных документов;
подлинники и копии документов;
годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
утвержденные документы и их проекты.
Правило 9.
В дело помещаются документы одного календарного года.
Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.
Правило 10.
В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4см). При большем количестве документов формируются тома (части) дел.
Правило 11.
Внутри дела документы располагаются в определенном порядке.
Документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию.
Группировка документов в дела.
| Документы | Правила группировки документов в дела |
| Входящие документы | Группируются в дела по датам поступления |
| Исходящие документы | Группируются в дела по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов |
| Локальные нормативные акты, утвержденные в качестве самостоятельных документов | Группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года |
| Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами | Являются приложениями к распорядительным документам (приказам, распоряжениям, решениям, постановлениям) и группируются в дела вместе с указанными документами |
| Приказы по основной деятельности | Группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров |
| Документы к приказам по основной деятельности | Группируются и подшиваются отдельно от приказов по основной деятельности и хранятся у лица, готовившего их проекты |
| Приказы по личному составу | Группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения |
| Переписка | Группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается в дело за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. |
| Протоколы | Располагаются в хронологическом порядке по датам их составления |
| Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению | Группируются в дела по направлениям деятельности организации |
| Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки | Группируются отдельно от их проектов |
| Плановые и отчетные документы | Хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления |
| Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет | Формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению этих планов - в деле последнего года |
| Документы в личных делах | Располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления |
| Личные карточки работников | Формируются в дело по алфавиту фамилий |
| Лицевые счета по заработной плате работников | Группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий |
