Копия трудового договора заверенная работодателем образец. Как правильно заверить копию трудовой книжки – образец, для чего нужна копия, заверенная работодателем для банка? У кого есть право на заверение

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика м статьи 88, 93 НК РФ, во внебюджетные фонд ы статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах. » , для выдачи работника м ст. 62 ТК РФ, участника м п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее - Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе) п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

нотариус;

сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет - не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи и подп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта. утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8 .

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копи и статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1:

• главой местной администрации;
• специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан » Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009 .

Более современный документ в этой сфере - Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе р п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 .

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) п. 1 Указа № 9779-Х. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Как правильно заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию трудовой книжки? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку. Тем более что с 1 июля правила меняются - в связи со вступлением в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие нюансы надо помнить кадровику и как выглядит образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем?

Без заявления - никаких документов

Прежде чем рассказать про образец заверения копии трудовой книжки, напомним, что она является собственностью трудящегося, но временно находится у работодателя, который заносит в нее необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, надо не просто попросить сотрудника отдела кадров, а написать на имя начальства соответствующее заявление. Ниже вы можете увидеть образец заявления на выдачу копии трудовой книжки. Его форма не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы оно было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки



Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией трудовой книжки могут быть разными, но в заявлении трудящийся указывать их не обязан. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за ксерокопией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно.

Материалы по теме



С 1 июля меняется стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками

Ксерокопия трудовой, выданная по запросу работника, в нашем случае - это официальная бумага. Поэтому он должен соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку, а затем приведем образец заверенного бланка.

• Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
• Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
• Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
• Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
• Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
• Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
• Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в Постановлении Госкомстандарта № 65-ст на этот счет сказано, что это допускается, но не обязательно. Кроме того, в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими выписки будут иметь такую же силу.
• Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их.
• Важно помнить, что Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст действует до 01.07.2018. С этой даты вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Планировалось, что он вступит в силу с 01.07.2017, но Приказом от 25.05.2017 № 435-ст Росстандарт перенес дату вступления нового ГОСТа. Правила заверения работодателями документов можно посмотреть в п. 5.26 нового стандарта. В основном все сохраняется, за исключением небольшого нюанса. Чиновники требуют, чтобы дополнительно была надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за. год». Это необходимо для того, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала.
• В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Образец: как заверить трудовую книжку до 01.07.2018



С 01.07.2018 документ должен выглядеть иначе



В большинстве случаев неправильно распечатанную и оформленную ксерокопию работник приносит назад кадровику и тому приходится все переделывать. Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Трудовая книжка является достаточно важным документом, ведь там содержится вся необходимая информация о стаже и опыте работы человека. Эти сведения нужны как для успешного трудоустройства на новое место работы, так и для подведения итогов трудовой карьеры – пенсии. Именно поэтому следует сделать хотя бы одну копию трудовой книжки и трудового договора, который в любой момент может понадобиться. Как заверить копию трудового договора и для чего это нужно, расскажем в статье.



Случаи, при которых нужен трудовой договор

Работодателю заверение копии трудового договора, как правило, не требуется. Но с этой просьбой может обратиться сотрудник. Только правильно заверенный трудовой договор имеет реальную юридическую силу и может быть использован в жизни человека.

Наиболее распространенные цели использования копии договора:

• Получение ссуды или кредита в банке.
• Оформление документов на загранпаспорт или визу.
• Поступление на работу и оформление резюме.
• При судебных разбирательствах.
• Обращение в ФМС.
• При подсчете пенсии.

Порядок заверения копии трудовой книжки и трудового договора

В обязательном порядке трудовой договор должен быть составлен в соответствии с нормативными актами и положениями Трудового кодекса РФ, а только потом его можно правильно заверить.

Чтобы заверить трудовую книжку, необходимо сделать копии первой страницы и последней, при этом на каждой откопированной странице надо написать от руки дату заверения, подпись уполномоченного лица (с расшифровкой Ф.И.О.) и поставить печать предприятия-работодателя. Копию трудового договора должен заверить нотариус либо уполномоченные лица предприятия-работодателя:

• Главный бухгалтер.
• Директор,
• Кадровик.
• Собственник организации.

На практике, чаще всего заверяет трудовой договор именно кадровый работник, что ускоряет эту процедуру и не требует привлечения директора и иных лиц.

Чтобы заверить копию трудового договора, необходимо предоставить нотариусу оригинал трудового договора, оплатить данную услугу совместно с государственной пошлиной.

Срок действия заверенной копии ТД

Срок действия документа – это важнейший нюанс, поскольку по истечении срока документ не будет иметь юридической силы. Особенно это касается заверения на предприятии (в отделе кадров), где срок составляет всего 30 дней. А вот нотариальное заверение является бессрочным, что достаточно удобно. Один раз следует заверить копию трудовой, и она будет действовать на постоянной основе.

Важные нюансы заверения трудового договора:

• При внесении изменений в оригинал трудовой автоматически копия теряют свою юридическую силу.
• Копия трудового документа, которая нотариально заверена, приравнивается к оригиналу, однако если ее предоставляют более чем через месяц со дня заверения, большой риск того, что в учреждении потребуют оригинал ТД.

Пример заверения трудовой

Заверять копию документа необходимо ниже реквизита: поставить подпись заверителя с расшифровкой (уполномоченного лица) и надпись: «Копия верна». Далее необходимо поставить дату заверения. Если заверяет работодатель, то обязательно должна стоять печать предприятия, если нотариус – соответственно, он ставит свою печать.

Образец заверения трудового договора можно найти здесь.

При заверении трудовой книжки очень важно все сделать без ошибок и опечаток. Исправления тоже неприемлемы. Обязательно не стоит забывать о сроке действия копии трудового документа, подписи уполномоченного лица и ее расшифровки.



• Как заверить копию трудового договора
• Как оформить прекращение трудового договора
• Что нужно для взятия кредита
• — трудовой договор (оригинал и копия);
• — ксерокс;
• — шило, нитки, игла;
• — степлер;
• — печать организации.
• Трудовой кодекс РФ Раздел III. Трудовой договор
• заверяем копию трудового договора






При потере (порче) сотрудником или руководством трудовой книжки потребуется её восстановление. Процесс займет немного времени, если у вас «на руках» есть заверенная копия документа.

Где заверяют трудовую книжку?

От того, где трудовая книжка хранится, зависит место её заверки:

1. У работодателя . Выдача осуществляется по его приказу специалистом отдела кадров.
2. У нотариуса . Если гражданин не имеет официального трудоустройства и книжка находится у него на хранении.

Как сделать трудовую книжку? Как оформить трудовую книжку, если устраиваетесь впервые?

Заверенная копия с надписью «работает в настоящее время»

Формулировка «работает в настоящее время» указывается на последней странице трудовой книжки. Не допускается перефразирование или перестановка слов в записи. Она указывается специалистом кадрового отдела, рядом должна находиться дата её написания.

Важно, что в дубликат такая надпись не вносится. Копия достоверна, пока действителен оригинал.

Как правильно заверить трудовую книжку работодателю

Работодатель обязан на бесплатной основе выдать сотруднику копию трудовой книжки по запросу последнего.

Условия оформления и заверки:

3. Двустороннее ксерокопирование не допускается . Сведения о трудовой деятельности должны находиться только на одной стороне листа А4;
4. При оформлении документа и его удостоверении важно руководствоваться Указом ПВС №9779-Х от 2003 г.
5. Достоверность сведений на каждом листе подтверждается подписью уполномоченного работника и печатью (штампом) фирмы.

Образец заверенной копии трудовой книжки

Последовательность действий для работодателя: как оформить?

Работодатель в продолжение 3-х дней с момента передачи ему к рассмотрению заявления от работника обязан выдать последнему надлежаще заверенную копию.

6. Получение письменного запроса от сотрудника , где указываются такие сведения:
   1. Наименование организации, ФИО руководителя и занимаемая им должность;
   2. ФИО заявителя и занимаемая им должность;
   3. Просьба о выдаче ксерокопии трудовой книжки;
   4. Подпись заявителя и дата написания обращения.

Причину запроса копии работник не должен прописывать, а работодатель не вправе требовать её озвучивания. Однако при желании сотрудник может указать цель получения документа – на порядок его выдачи это не повлияет.

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Первая норма, к которой мы обратимся, - ст. 62 ТК РФ . В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:

Копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

Выписки из трудовой книжки;

Справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

Трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления - заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 №  152‑ФЗ «О персональных данных» .

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определения ВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу №  33‑4430/2015 , Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу №  33‑888/2015 ).

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ , но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу №  33‑6331/2017 ).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Нормативный акт	Документ
Закон РФ от 19.04.1991 № 1032‑1 «О занятости населения в Российской Федерации»	Справка о среднем заработке за последние три месяца
Федеральный закон от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»	Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой
Статья 230 НК РФ	Справка о доходах физического лица по форме 2‑НДФЛ
Федеральный закон от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»	Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц
Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»	Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже*

* Работникам, подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, работодатель обязан выдать сведения в течение десяти календарных дней со дня подачи заявлений. Всем остальным работникам - в день увольнения.

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, - документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

В основном - или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т. д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ , в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу №  33‑3912/2016 ).

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39 , согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были. Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов. Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов. Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его. Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких‑либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу №  33‑3359/2016 ).

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека - супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

Заявление, написанное работником;

Свой паспорт;

Доверенность.

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

Директору ООО «Ромашка»

И.  И. Зеленову

от менеджера Т.  Д. Красновой

Заявление

о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

- копию приказа о переводе на должность менеджера;

- копию трудового договора.

Краснова, 24.08.2017

Как правильно заверить копии документов для работника?

В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации. Остальные документы выдаются в копиях, которые должны быть надлежащим образом заверены.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Копии документов выдаются на бланках организаций.

Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 №  9779‑X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ №  9779‑X ). В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

• заверительную надпись «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения.

Приведем пример.

Верно.

Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко

24.08.2017

Обратите внимание на то, что ГОСТ 6.30‑2003 скоро утратит силу. Оформляя документы после 01.07.2018, мы должны будем учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97‑2016 . Правила заверения копий немного изменятся. В частности, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (на­именование организации) в деле №… за… год»), и заверяется печатью организации. При этом для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа №  9779‑X ).

Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.

Как заверять копию документа на нескольких листах?

Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).

Оформление выписки

Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, - штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т. п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.

Выписка - это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

(ООО «Ромашка»)

Выписка из приказа от 04.09.2017 №  37/у

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 №  2145, объяснительная Желтова М.  О. от 31.08.2017

Директор И.  И. Зеленов

Выписка верна

Секретарь Белова О.  Е. Белова

20.09.2017

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

(ООО «Ромашка»)

Выписка

из трудовой книжки серии XХ №  211111

Фамилия			Серов
Имя	Дмитрий
Отчество		Олегович
Дата рождения					14.02.1990
Образование				Среднее профессиональное
Профессия, специальность							техник
Дата заполнения						11.05.2012

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной
				ответственностью «Апрель»
				(ООО «Апрель»)
1	11	05	2012	Принят техником.	Приказ от 11.05.2017
					№ 11
2	04	09	2016	Переведен на старшего техника.	Приказ от 04.09.2016
					№ 60
Работает в ООО «Ромашка» в указанной должности в настоящее время.

Выписка верна.

Секретарь Белова О.  Е. Белова

20.09.2017

Если работнику нужна копия всей книжки, делается копия с каждого разворота. В правом верхнем углу каждого листа проставляется слово «Копия». Внизу под надписями согласно ГОСТ Р 6.30‑2003 и Указу №  9779‑X делается заверяющая отметка. На последней странице на полях трудовой книжки пишут от руки: «Работает по настоящее время. (должность, ФИО, дата, подпись)». Под датой ставится печать организации или отдела кадров.

Подведем итог

Напомним работодателям основные правила выдачи копий документов.

Во-первых, если запрашиваемые документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации каких‑либо прав работника, выдавать эти документы работодатель не обязан.

Во-вторых, если документ, запрашиваемый работником, содержит персональные данные, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, нужно сделать выписку из него: копировать весь документ нельзя.

В-третьих, копии документов должны быть предоставлены работнику в течение трех рабочих дней с момента получения работодателем заявления с просьбой об этом.

Ну и конечно же, соблюдайте правила заверения копий.

«Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004‑ст.

Утеряны все трудовые договоры. Как работодателю можно их восстановить? Как правильно оформить дубликат трудового договора? Заключается ли трудовой договор заново? Работник обратился с просьбой заверить ему копию трудового договора. Как правильно эту копию заверить? Каких санкций ждать работодателю, не выдавшему на руки работнику экземпляра его трудового договора?

Утеряны все трудовые договоры. Как работодателю можно их восстановить?

В трудовом законодательстве напрямую не прописан порядок восстановления трудовых договоров. Поэтому работодатель может своими силами его разработать индивидуально для своей компании. К примеру, составить отдельный локальный нормативный акт, посвященный этому вопросу, внести соответствующую графу в Инструкцию по кадровому делопроизводству ().

Заранее можно оговорить, что если в силу каких-либо причин произойдет утрата оригинала трудового договора, оформляется его дубликат (ГОСТ Р 7.0.8-2013).Одновременно необходимо указать, на основании каких документов происходит оформление и в какие сроки.

К слову, работодатель может определить такой порядок: утерянные оригиналы трудовых договоров можно восстановить на основании экземпляров, имеющихся на руках у работников. Таким образом, если это право работодателя будет прописано во внутренних нормативных актах компании, законным будет в течение трех рабочих дней с момента обнаружения утери затребовать у сотрудников их трудовые договоры. Работодатель, руководствуясь ими, составит дубликаты и возвратит экземпляры сотрудникам. Подобные действия должны быть ограничены определенными временными рамками. К примеру, работодатель или кадровик как его представитель обязуется все сделать в течение рабочей недели.

Внимание!

В трудовом законодательстве не прописаны сроки для составления дубликата трудового договора. Срок, следовательно, может быть любым, но в пределах разумного, а не растянут на долгие месяцы.

Работодатель может дополнительно занести свои экземпляры трудовых договоров в электронную базу. Тогда в локальном нормативном акте можно прописать, что бумажные дубликаты договоров будут составляться на основании электронных документов. Значит, не придется требовать у сотрудников их экземпляры, что поможет заметно снизить бумажную волокиту.

Как правильно оформить дубликат трудового договора?

Если оба экземпляра трудового договора утеряны, как правильно оформить его дубликаты?

Повторимся, что в законодательстве нет установленного порядка оформления дубликата трудового договора. Работодатель оставляет за собой право самостоятельно создать его, прописав в локальном нормативном акте.

При создании порядка оформления дубликатов кадровик не должен забывать про следующие обстоятельства:

По правилам, подлинник трудового договора в письменной форме заключается в двух экземплярах, на которых каждая из сторон ставит свою подпись (). Значит, и дубликаты утерянных документов тоже должны быть оформлены и скреплены подобным образом. Кроме того, работник обязательно должен расписаться на дубликате работодателя, заверив этой подписью получение своего экземпляра документа.

Внимание!

Сведения, указанные в дубликате, должны соответствовать содержанию утерянного подлинника трудового договора. Необходимые для составления трудового договора сведения и условия, прописаны в Трудового кодекса.

Работодатель может также воссоздать эти сведения и условия, руководствуясь приказами о приеме на работу, почерпнув их из трудовой книжки, личной карточки или других находящихся в наличии документов сотрудника.

Заключается ли трудовой договор заново?

В отделе кадров завода утерян трудовой договор с работником, сотрудник также не нашел свой экземпляр. Можно ли заключить трудовой договор заново, не оформляя его дубликат?

Ответ утвердительный. При отсутствии в законодательстве норм по восстановлению утраченных трудовых договоров, работодатель свободен в своих действиях при решении подобной проблемы. Даже если исчезли оба экземпляра, руководитель вполне может создать и оформить новый трудовой договор с работником, не прибегая к изготовлению дубликата, однако не забывая при этом про сведения и условия, которые были прописаны в утерянном первом документе (ст.57 ТК РФ).

Дату ставим фактическую, на момент заключения и подписания договора, а отдельным пунктом, выносим дату приема сотрудника на работу. Настоятельно рекомендуется включить в текст нового договора пометку о том, что заключен и подписан он взамен утраченного.

Работник, потерявший свой экземпляр, просит работодателя выдать ему копию трудового договора. Обязана ли компания удовлетворить просьбу сотрудника?

Законодательно установлено, что на документы, связанные с работой, работодатель обязан выдать работнику копии по его письменному заявлению (). Так как перечень этих бумаг открыт, работник имеет право истребовать копию трудового договора. Работодатель обязан совершенно бесплатно в течение трех рабочих дней предоставить сотруднику такую копию после подачи заявления.

Совет

Может так получиться, что в отделе кадров совершенно случайно, по недоразумению, взяли у работника деньги за изготовление копии трудового договора. Тотчас же верните ему сумму с извинениями.

Работник обратился с просьбой заверить ему копию трудового договора. Как правильно это сделать?

Законодательно установлен порядок заверения копий (), значит выданная сотруднику копия трудового договора должна быть заверена надлежащим образом ().

Для правильного закрепления бумажной копии необходимо в нижней части листа после всех внесенных сведений написать слово «Верно» (без кавычек и прочих знаков препинания), указать должность уполномоченного лица, заверившего копию, попросить его поставить подпись и расшифровку, проставить дату заверения документа ().

Стоит ли проставлять на копии договора печать, решает работодатель, но, для придания документу юридической значимости, копия скрепляется печатью.

На требование сотрудника выдать ему нотариально заверенную копию трудового договора работодатель вправе ответить отказом. По трудовому законодательству (ст. 62 ТК РФ) он вовсе не обязан выдавать такие документы, если, конечно, подобное не прописано в локальном нормативном акте. При наличии такой записи работодатель должен выполнить требование сотрудника, при этом оплатить услуги нотариуса из своего кармана (ст. 62 ТК РФ).

Каких санкций ждать работодателю, не выдавшему на руки работнику экземпляр трудового договора?

Сотрудника приняли на работу, он подписал два экземпляра трудового договора, после чего документы были переданы руководителю на согласование. Прошло некоторое время, но сотрудник так и не получил обратно свой экземпляр договора. Грозит ли это наказанием работодателю?

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах. И если один документ находится на хранении у работодателя, то второй непременно передается на руки работнику ().

Нормы трудового законодательства обязательны к исполнению. Если работодатель нарушает существующее правило, вольно или невольно, он может подвергнуться административному наказанию (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях).

За подобное правонарушение грозит штраф, для должностных лиц - в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., организация, кроме штрафа от 30 тыс. до 50 тыс. руб., может быть подвергнута административному приостановлению деятельности на срок до 90 суток.

Должностное лицо, не передавшее сотруднику его экземпляр трудового договора и ранее совершавшее аналогичное правонарушение по данной статье, может быть подвергнуто дисквалификации на срок от года до трех лет.

Внимание!

Под совершением аналогичного правонарушения понимается не только повторная невыдача работнику его экземпляра договора, но и совершение иного нарушения трудового законодательства.

Последнее изменение: Март 2019

При подписании трудового соглашения второй экземпляр выдается работнику на руки. Бывает, что в государственный орган или кредитную организацию необходимо подать документ, подтверждающий трудовую деятельность. Оригинал предоставлять каждый раз проблематично. Потребуется заверить копию трудового договора, которая передается по запросу безвозвратно вместе с пакетом других бумаг. Важно оформить документ надлежащим образом. Поэтому стоит разобраться в процедуре заверения контракта.

В каких случаях нужна копия трудового договора?

Удостоверенная копия контракта может понадобиться как нанимателю, так и сотруднику.

Гражданин предоставляет документ:

• в банк при получении кредита;
• при обращении за визой;
• нанимателю, с которым заключается новый трудовой договор;
• в суд вместе с иском;
• в пенсионный фонд для оформления пенсии.

Работодатель заверяет копию контракта по запросу контролирующих органов и суда.

Кто заверяет документ?

Должностные лица, уполномоченные делать заверение копии трудового контракта, назначаются локальными актами компании.

На практике оформление документа поручают:

• руководителю фирмы на основании устава;
• должностному лицу, временно замещающего руководителя компании на основании доверенности;
• сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии в соответствии с приказами;
• арбитражному управляющему на основании решения суда о банкротстве.

Слудет знать! Разрешается заверять копию у нотариуса. Потребуется предъявить подлинный документ. Каждая страница подлинника должна быть подписана обеими сторонами контракта. Можно прошить соглашение и скрепить подписью в месте прошивки. Если этого не сделать, нотариус усомнится в подлинности договора и откажет в заверении.

Как заверить копию договора: пошаговая инструкция

Порядок заверения копий урегулирован пунктом 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Рассмотрим подробно, как оформляют копии трудового договора на практике.

Подготовка документов и инструментов (шаг 1)

Следует проверить оригинал документа на предмет наличия всех листов, подписей сторон и печати компании, правильности внесенных в него сведений о нанимателе и сотруднике. Затем с помощью ксерокса сделать копию всех страниц. Она должна быть хорошо читаемой, выполненной на одной стороне листа.

Для сшивания необходимо подготовить:

• шило;
• нитки черного или белого цвета;
• иголку;
• небольшой листок бумаги белого цвета;
• клей;
• печать организации.

Важно знать! Для проставления отметки о заверении разрешается использоваться штамп. Его можно заказать в специальной организации или сделать самостоятельно с помощью наборной печати.

Образец штампа

Сшивание страниц (шаг 2)

Все страницы документа складывают вместе по порядку, нумеруют. С левой стороны с помощью шила делают 2-3 отверстия. Далее соглашение прошивают нитками, концы выводят на оборотную сторону последней страницы, завязывают на несколько узлов.

На вытянутые концы ниток наклеивают лист белой бумаги. Нужно сделать так, чтобы концы не были полностью скрыты.

Проставление отметки (шаг 3)

На наклейке пишут слово «Верно» или проставляют штамп.

Затем вносят следующие сведения:

• наименование должности ответственного сотрудника;
• подпись заверителя;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату оформления.

Отметку заверяют печатью фирмы. Если копия делается для передачи в другую фирму, дополнительно указывают место хранения оригинала (наименование компании, номер дела).

Следует учесть! На практике бывает, что документ не прошивается, скрепляется с помощью степлера. В этом случае следует заверить каждый лист по отдельности. Отметка ставится на нижнюю часть каждой страницы. Допускается выполнить ее с помощью принтера, указав все необходимые сведения. Затем ответственный сотрудник подписывает надпись, заверяет ее печатью.

Образцы заверенной копии трудового договора:
Образец №1 - по новому госту
Образец №2

Какие ошибки можно допустить при заверении копии?

При заверении копии следует быть аккуратным, не допускать ошибок.

В документе не должно быть:

• дописок, сделанных карандашом или ручкой;
• размытого текста;
• нечетких подписей и штампа;
• печатей неверного образца.

Также следует внести все требуемые сведения, предусмотренные ГОСТом Р 7.0.97-2016. Иначе документ не будет иметь юридического значения.

Совет! В практике встречается вариант, когда документ скрепляют степлером, заклеивают место скрепления листом бумаги, делают отметку. Такой способ заверения недопустим. Листы легко раскрепить, заменить на другие.

Срок действия заверенной копии

Срок действия копии соглашения зависит от того, в какую организацию предоставляется. Например, при формировании пакета бумаг в пенсионный фонд на оформление пенсии прикладывают экземпляр с отметкой, выполненной не позднее 30 дней . Если документ будет передаваться в финансовое учреждение, документ действителен в течение двух недель .

Сроки устанавливаются в связи с тем, что в трудовой договор могут быть внесены изменения путем заключения дополнительных соглашений. Это обяжет участников контракта снова снимать с него копию и делать заверение.

В каждом конкретном случае следует уточнять, в течение какого периода действительна копия контракта.

Как составить заявление о выдаче нанимателем копии?

Согласно статье 62 ТК РФ наниматель должен передать сотруднику документы, касающиеся трудовой деятельностью по его заявлению. На это отводится три рабочих дня. Копии заверяются ответственным работником, передаются безвозмездно.

На практике достаточно устного обращения гражданина. Сотрудники отдела кадров достают трудовой договор, снимают копию, заверяют ее.

Трудовая книжка является достаточно важным документом, ведь там содержится вся необходимая информация о стаже и опыте работы человека. Эти сведения нужны как для успешного трудоустройства на новое место работы, так и для подведения итогов трудовой карьеры – . Именно поэтому следует сделать хотя бы одну копию трудовой книжки и трудового договора, который в любой момент может понадобиться. Как заверить копию трудового договора и для чего это нужно, расскажем в статье.

Случаи, при которых нужен трудовой договор

Работодателю заверение копии трудового договора, как правило, не требуется. Но с этой просьбой может обратиться сотрудник. Только правильно заверенный имеет реальную юридическую силу и может быть использован в жизни человека.

Наиболее распространенные цели использования копии договора:

• Получение ссуды или кредита в банке.
• Оформление документов на загранпаспорт или визу.
• Поступление на работу и оформление резюме.
• При судебных разбирательствах.
• Обращение в ФМС.
• При подсчете пенсии.

Причем важно учесть, в государственных учреждениях (ФМС, паспортный стол) можно обойтись официально заверенной копией трудового договора, а в Пенсионном фонде требуют оригинал, и для этой цели работодатель должен его предоставить.

Порядок заверения копии трудовой книжки и трудового договора

В обязательном порядке трудовой договор должен быть составлен в соответствии с нормативными актами и положениями Трудового кодекса РФ, а только потом его можно правильно заверить.

Чтобы заверить трудовую книжку, необходимо сделать копии первой страницы и последней, при этом на каждой откопированной странице надо написать от руки дату заверения, подпись уполномоченного лица (с расшифровкой Ф.И.О.) и поставить печать предприятия-работодателя. Копию трудового договора должен заверить нотариус либо уполномоченные лица предприятия-работодателя:

• Главный бухгалтер.
• Директор,
• Кадровик.
• Собственник организации.

На практике, чаще всего заверяет трудовой договор именно кадровый работник, что ускоряет эту процедуру и не требует привлечения директора и иных лиц.

Чтобы заверить копию трудового договора, необходимо предоставить нотариусу оригинал трудового договора, оплатить данную услугу совместно с государственной пошлиной.

Срок действия заверенной копии ТД

Срок действия документа – это важнейший нюанс, поскольку по истечении срока документ не будет иметь юридической силы. Особенно это касается заверения на предприятии (в отделе кадров), где срок составляет всего 30 дней. А вот нотариальное заверение является бессрочным, что достаточно удобно. Один раз следует заверить копию трудовой, и она будет действовать на постоянной основе.

Важные нюансы заверения трудового договора:

• При внесении изменений в оригинал трудовой автоматически копия теряют свою юридическую силу.
• Копия трудового документа, которая нотариально заверена, приравнивается к оригиналу, однако если ее предоставляют более чем через месяц со дня заверения, большой риск того, что в учреждении потребуют оригинал ТД.

Пример заверения трудовой

Заверять копию документа необходимо ниже реквизита: поставить подпись заверителя с расшифровкой (уполномоченного лица) и надпись: «Копия верна». Далее необходимо поставить дату заверения. Если заверяет работодатель, то обязательно должна стоять печать предприятия, если нотариус – соответственно, он ставит свою печать.